Barn och utbildningsnämnden

Transkript

1 Kallelse Föredragningslista Barn och utbildningsnämnden 1(3) Sammanträde Barn och utbildningsnämnden Plats och tid Sammanträdesrum Kompassen kl. 08:30 torsdagen den 15 december 2016 Ordförande Sekreterare Cecilia Sandberg Pernilla Gustafsson Föredragningslista Föredragande 1. Upprop och val av justerande samt bestämmande av tid för justering Dnr BUN I tur att justera: Camilla Olsson (C) Beräknad tid för justering: måndagen den 19 december 2. Information till nämnd Dnr BUN 2016/ Uppföljning och analys av näringsriktigheten i skolmåltider samt huvudmannens mål om ekologiska livsmedel 2. Redovisning av forskningsresultat gällande samverkansarbete skola och socialtjänst för ett förstärkt och samordnat familjestöd Internkontrollrapport 2016 och internkontrollplan Digital arbetsmiljö för lärare och elever 5. Rapport arbetsmiljö 08:40-09:10 Simone Saul 09:10-09:40 Sevtap Gurdal HV Anette Bolin HV 10:10-11:10 Monica Nilsson 11:15-11:30 Lise-Lotte Bengtsson 13:30-14:00 Arinette Jonshamre

2 Kallelse Föredragningslista Barn och utbildningsnämnden 2(3) Föredragningslista Föredragande 3. Information Förvaltningschef Dnr BUN 2016/ Lokalfrågor - Ändrat upptagningsområde: Unnerödsskolan, Norrskolan - Styrning av blivande 7:or från Sommarhemmet till Linneaskolan 2. Barn och utbildningsnämndens årshjul Inspektionsärenden 4. Arbetsmiljö 14:05-14:30 Hans-Lennart Schylberg 15:00-15:15 Hans-Lennart Schylberg 15:15-15:30 Lise-Lotte Bengtsson 15:30-15:45 Hans-Lennart Schylberg 4. Information - Ordförande Dnr BUN 2016/ Information från Fyrbodal 15:45-16:00 Beslutsärenden 13:00 5. Internkontrollrapport 2016 och internkontrollplan 2017 Dnr BUN 2016/ Kommunstyrelsens remiss angående Överenskommelse om samverkan med idéburen sektor Dnr BUN 2016/ Upphävande av uppdrag - Samlokalisering Sinclair och kulturskolan Dnr BUN 2016/ Almanara pedagogisk omsorg AB - Ansökan om att bedriva enskild verksamhet, pedagogisk omsorg Dnr BUN 2016/ Barn och utbildningsnämndens deltagande på Skolriksdagen april 2017 Dnr BUN 2016/00785 Thomas Davidsson Lena-Maria Vinberg Hans-Lennart Schylberg Mirsada Slijepcevic Pernilla Gustafsson

3 Kallelse Föredragningslista Barn och utbildningsnämnden 3(3) Föredragningslista 10. Anmälan av beslut fattade på nämndens vägnar Dnr BUN 2016/ Anmälan till huvudman enligt 6 kap 10 Skollagen - barn/elev som känner sig kränkt Dnr BUN 2016/00036 Föredragande Pernilla Gustafsson Pernilla Gustafsson 12. Övriga frågor Dnr BUN Ledamot och ersättare som är hindrad att delta i sammanträdet ska anmäla detta till respektive gruppledare. Tänk på att visa hänsyn vid mötet och använd inte parfym, rakvatten eller andra starkt doftande hygienartiklar.

4 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN Upprop och val av justerande samt bestämmande av tid för justering Sammanfattning Upprop förrättas, justerande väljs och tid för justering bestäms. I tur att justera är Camilla Olsson (C). Beräknad tid för justering är måndagen den 19 december Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att välja Camilla Olsson (C) till justerande samt att justering äger rum måndagen den 19 december 2016 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

5 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2016/ Information till nämnd Uppföljning och analys av näringsriktigheten i skolmåltider samt huvudmannens mål om ekologiska livsmedel 2. Samverkansarbete skola och socialtjänst för ett förstärkt och samordnat familjestöd Sevtap Gurdal och Anette Bolin, Högskolan Väst redovisar forskningsresultat 3. Internkontrollrapport 2016 och internkontrollplan Digital arbetsmiljö för lärare och elever 5. Rapport arbetsmiljö Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

6 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(1) Dnr BUN 2016/00013 Handläggare Förvaltningssekreterare Pernilla Gustafsson Telefon Information till nämnd Uppföljning och analys av näringsriktigheten i skolmåltider samt huvudmannens mål om ekologiska livsmedel 2. Samverkansarbete skola och socialtjänst för ett förstärkt och samordnat familjestöd Sevtap Gurdal och Anette Bolin, Högskolan Väst redovisar forskningsresultat 3. Internkontrollrapport 2016 och internkontrollplan Digital arbetsmiljö för lärare och elever 5. Rapport arbetsmiljö

7 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2016/ Information - Förvaltningschef Lokalfrågor - Ändrat upptagningsområde: Unnerödsskolan, Norrskolan - Styrning av blivande 7:or från Sommarhemmet till Linneaskolan 2. Barn och utbildningsnämndens årshjul Inspektionsärenden 4. Arbetsmiljö Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

8 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(1) Dnr BUN 2016/00014 Handläggare Förvaltningssekreterare Pernilla Gustafsson Telefon Information Förvaltningschef Lokalfrågor - Ändrat upptagningsområde: Unnerödsskolan, Norrskolan - Styrning av blivande 7:or från Sommarhemmet till Linneaskolan 2. Barn och utbildningsnämndens årshjul Inspektionsärenden 4. Arbetsmiljö

9 UDDEVALLA KOMMUN Barn och utbildning /Hans-Lennart Schylberg =>Uppföljning ekonomi och verksamhet =>Arbetsmiljö, brukarundersökning, LUPP, sjukfrånvaro => Planering ekonomi och verksamhet =>Gymansieskolans utbud => Uppföljning enligt skollagens krav på huvudmannens systematiska kvalitetsarbete =>Lokalfrågor =>Hållbar utveckling, EMAS 2017 Typ Jan Febr Mars April Maj Juni Juli Aug Sept Okt Nov Dec Beslutsärenden Rapport arbetsmiljö Bokslut 2016 med verksamhetsberättelse Planeringsprocess, steg 1: Verksamhetsplan år med budget år 2018 inkl. investeringsbudget (inför budgetdialog) ÅRSHJUL - Planeringsöversikt - BUN 2017 Delårsrapport T1 Majoritetens presskonferens inför KS-beslut om budget Internkontroll-rapport 2017 delrapport Rapport arbetsmiljö Delårsrapport T2 Verksamhetsplan år med budget år 2018 (beslut) Investeringsbudget 2018 Gymnasieskolans utbud 2018/2019 Internkontroll 2017 (rapport) Styrkort BUN - Internkontroll 2018 justering av uppdrag (plan) och målnivåer (beslut) Informationsärenden Bokslut med verksamhetsberättelse (delrapport) Verksamhetsberättelse (varje VC 15 min + tid för frågor) Ekonomisk uppföljning jan-febr Brukarundersökning Redovisningsdatum ej klart. Kompletteras med LUPP? Rapport arbetsmiljö (centralt perspektiv) Controllerrapport Central Barns och elevers Förslag anslagsbindningsnivåer arbetsmiljö (anmälda tillbud och skador) inklusive anmälda kränkningar till huvudmannen, ärenden från BEO och Skolinspektionen samt uppföljning och analys av det förebyggande arbetet (VC) Controllerrapport och ekonomisk uppföljning jan-okt Rapport arbetsmiljö (Verksamheternas arbetsmiljöarbete, VC) Uppföljning och Uppföljning och analys av synpunkter analys av anmälda genom kommunens kränkningar till klagomålssystem huvudmannen, samt genom egna ärenden från BEO undersökningar (VC) och Skolinspektionen (VC) Uppföljning och analys av resultat och likvärdig bedömning, samt förutsättningar för måluppfyllelse (VC) Avstämning lokalprocess (lokalplanerare) Uppföljning och Uppföljning och analys av arbetet analys av sjukfrånvaro och arbetet med elever i behov av särskilt stöd samt med handlingsplaner det förebyggande och utifrån medarbetarundersökning (VC) främjande arbetet, inklusive hur man arbetar inkluderande (VC Fsk, Gsk, barnoch elevhälsa) Uppföljning och analys av skolornas arbete med hållbar utveckling och EMAS (VC, miljösamordnare) Uppföljning och analys av resultat och likvärdig bedömning, samt förutsättningar för måluppfyllelse (VC) Uppföljning och och analys av studie- och yrkesvägledning (VC, SYV ) Uppföljning och analys av näringsriktigheten i skolmåltider samt huvudmannens mål om ekologiska livsmedel (Kostchef) Gymnasieskolans utbud Kommunens aktivitetsansvar Arbetsmöten Datum?: Arbetsmöte kring planeringsförutsättningar Lokalvandring/ studieresa??? Datum? 08:30-12:00 Verksamhetsplan år med budget år : Översyn styrkort inkl. Målnivåer Utbildningsdagar Datum?: Utvecklingsdag (BUN+FVL-SG- FC+Chefer) Tema:? Datum?: Utvecklingsdag (BUN+FVL-SG- FC+Chefer) Tema:???

10 Skrivelse Barn och utbildning 1(11) Dnr BUN 2016/00028 Pågående ärenden myndigheter 2016 Skolinspektionen enskilda elever Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Beslut att lämna Svar skickas till över anmälan till Uddevalla klagande kommun Skolinspektionen :1106 Anmälan om elevs skolsituation vid Ljungskileskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00132) Skolinspektionen :1192 Anmälan om situation vid Uddevalla gymnasieskola i Uddevalla kommun (BUN 2016/00138) Skolinspektionen :1059 Anmälan om elevens rätt till särskilt stöd vid Västerskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00156) Skolinspektionen :1617 Anmälan om skolsituationen för elever vid Norgårdenskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00244) Skolinspektionen : Anmälan av familjedaghemsverksamheten Centrum i Uddevalla kommun (BUN 2016/00258) Skolinspektionen :2732 Anmälan om pälsdjursallergi vid Herrestadsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00267) Begäran om yttrande Beslut att avskriva ärendet Beslut om föreläggande, svar senast Beslut att avskriva och avvisa ärendet Beslut att lämna över anmälan till Uddevalla kommun Beslut att lämna över anmälan till Uddevalla kommun yttrande med BJ skickas Utredning och svar till anmälare Svar skickas till anmälare

11 Skrivelse Barn och utbildning 2(11) Dnr BUN 2016/00028 Skolinspektionen :2057 Anmälan om elevs skolsituation vid Lane-Rys skola i Uddevalla kommun (BUN 2016/00325) Skolinspektionen :3039 Anmälan om elevs skolsituation vid Herrestadsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00500) Skolinspektionen :6608 Anmälan skolsituationen för en elev vid Västerskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00547) Skolinspektionen :3919 Anmälan om skyldigheten att motverka kränkande behandling av elev vid Västerskolan i Uddevalla (BUN 2016/00548) Skolinspektionen :8754 Anmälan angående elevens rätt till stöd och särskilt stöd vid Sandersdalsskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00751) Beslut att lämna över anmälan till Uddevalla kommun, svar senast 8 juni Begäran om yttrande yttrande daterart och BJ skickas Svar på kommunens yttrande Beslut om föreläggande, svar senast 9 januari Begäran om yttrande Beslut om att avsluta ärendet Beslut att inte framställa skadeståndsanspråk Beslut att Skolinspektionen avskriver ärendet Beslut om föreläggande, svar senast 27 februari Begäran om yttrande Yttrande skickas till anmälare och Skolinspektionen Kompletterande svar skickas Yttrande daterat och BJ skickas Yttrande skickas med beslutsjournal

12 Skrivelse Barn och utbildning 3(11) Dnr BUN 2016/00028 Skolinspektionen :8938 Anmälan om situationen för barn vid förskolan Linet, avdelningen Diamanten i Uddevalla kommun (BUN 2016/00762) Skolinspektionen :9148 Anmälan angående elevens rätt till stöd och särskilt stöd vid Västerskolan i Uddevalla kommun (BUN 2016/00779) Barn och elevombudet enskilda elever Beslut att lämna anmälan till Uddevalla kommun för utredning Begäran om yttrande yttrande skickas till anmälare Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Barn och elevombudet :7930 Anmälan om kränkande behandling vid Begäran om yttrande Begäran om komplettering yttrande skickas med beslutsjournal Unnerödsskolan, Uddevalla kommun (2016/00707) Underrättelse från BEO : Underrättelse (2016/00738) Barn och elevombudet : Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun (BUN 2016/00763) Barn och elevombudet :8921 Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun (BUN 2016/00764) Begäran om yttrande inkommen Begäran om yttrande Komplettering av anmälan

13 Skrivelse Barn och utbildning 4(11) Dnr BUN 2016/00028 Barn och elevombudet :8357 Anmälan om kränkande behandling vid Herrestadsskolan, Uddevalla kommun T.G. (BUN 2016/00768) Begäran om yttrande Komplettering av anmälan Skolväsendets överklagandenämnd Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Skolinspektionen riktad tillsyn Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Skolinspektionen kvalitetsgranskning Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Information Beslut Äsperöds inkommen och Norgårdens förskolor Verksamhetsrapport Äsperöds Verksamhetsrapport Norgårdens förskola inkommen förskola Rättad verksamhetsrapport Äsperöds förskola Skolinspektionens granskning rörande förskolans arbete med jämställdhetsuppdraget (BUN 2016/00150) Skolinspektionen - Kvalitetsgranskning av utbildning på språkintroduktion (BUN 2016/00226) Information inkommen Skolinspektionens beslut Verksamhetsrapport uppföljning med BJ skickas

14 Skrivelse Barn och utbildning 5(11) Dnr BUN 2016/00028 Skolinspektionens kvalitetsgranskning Fördelning av lärarresurser i Uddevalla kommun (BUN 2016/00606) Skolinspektionen beslut friskolor Uddevalla Gymnasieskola Informationsbrev begärda handlingar skickas Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Skolinspektionen :173 Återkallande av Beslut inkommit godkännande för praktiska Sverige AB som huvudman för den fristående gymnasieskolan Gnesta Praktiska Gymnasium i Gnesta kommun (BUN 2016/98) Remiss från Skolinspektionen Dnr :823 Ansökan från Dinglegymnasiet AB om godkännande som huvudman för en nyetablering av en fristående gymnasieskola vid Dinglegymnasiet AB i Munkedals kommun från och med läsåret 2017/2018 (BUN 2016/00152) Ansökan inkommen Beslut att godkänna ansökan Beslutet expedierat Remiss från Skolinspektionen Dnr :832 Ansökan från Thoren Innovation School AB om godkännande som huvudman för utökning av en befintlig fristående gymnasieskola vid Thoren Innovation School Uddevalla i Uddevalla kommun från och med Ansökan inkommen Beslut att avslå ansökan Beslutet expedierat

15 Skrivelse Barn och utbildning 6(11) Dnr BUN 2016/00028 läsåret 2017/2018 (BUN 2016/00147) Remiss från Skolinspektionen Dnr :859 Ansökan från Ljud och bildskolan AB om godkännande som huvudman för utökning av en befintlig fristående gymnasieskola vid LBS Trollhättan i Trollhättans kommun från och med läsåret 2017/2018 (BUN 2016/00144) Remiss från Skolinspektionen Dnr :862 Ansökan från Drottning Blankas Gymnasieskola AB om godkännande som huvudman för utökning av en befintlig fristående gymnasieskola vid Drottning Blankas Gymnasieskola Trollhättan i Trollhättans kommun (BUN 2016/00141) Skolinspektionens remiss Dnr :867 Ansökan från Dalslands Naturbruksgymnasium om godkännande som huvudman för en nyetablering av fristående gymnasieskola vid Dalslands Naturbruksgymnasium AB i Vänersborgs kommun fr.o.m. läsåret 2017/2018 (BUN 2016/00140) Ansökan inkommen Ansökan inkommen Ansökan inkommen Beslut att avslå ansökan Beslut att godkänna ansökan beslut att avslå ansökan Beslutet expedierat Beslutet expedierat Beslutet expedierat Skolinspektionens remiss Dnr : Ansökan beslut att avslå Beslutet

16 Skrivelse Barn och utbildning 7(11) Dnr BUN 2016/00028 Ansökan från Dalslands Naturbruksgymnasium om godkännande som huvudman för en nyetablering av fristående gymnasiesärskola vid Dalslands Naturbruksgymnasium AB i Vänersborgs kommun fr.o.m. läsåret 2017/2018 (BUN 2016/00139) Skolinspektionen 2015:9700 Regelbunden tillsyn av den fristående skolan Plusgymnasiet i Uddevalla kommun (BUN 2016/00511) Domstolar inkommen ansökan expedierat Förfrågan inkommen Beslut inkommit Svar skickas Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Överklagan av beslut om tilläggsbelopp till Move & Walk Skola i Sverige AB (BUN 2015/00048) Överklagan inkommen Missiv skickas till Förvaltningsrätten Underrättelse från Förvaltningsrätten kompletterande yttrande skickas till Förvaltningsrätten Underrättelse från Förvaltningsrätten Dom från förvaltningsrätten att avslå överklagandet kompletterande yttrande skickas till Förvaltningsrätten

17 Skrivelse Barn och utbildning 8(11) Dnr BUN 2016/00028 Mål nr Överklagan av beslut om ersättning enligt lag om kommuners ansvar att svara för elevresor (BUN 2016/00083) Förvaltningsrätten i Göteborg - Överklagan av beslut om skolplacering A.K. mål nr (BUN 2016/00055) Förvaltningsrätten i Göteborg - Överklagan av beslut om skolplacering N.C. mål nr (BUN 2016/00055) Förvaltningsrätten i Göteborg - Överklagan av beslut om skolplacering E.Q. mål nr (BUN 2016/00055) Förvaltningsrätten i Göteborg - Överklagan av beslut om skolplacering M.T. mål nr (BUN 2016/00055) Förvaltningsrätten i Göteborg - Överklagan av beslut om skolplacering A.F. mål nr (BUN 2016/00055) Anmodan från förvaltningsrätten Anmodan inkommen Anmodan inkommen Förvaltningsrättens dom att avslå överklagandet Förvaltningsrättens dom att avslå överklagandet Anmodan inkommen Anmodan inkommen Anmodan inkommen Förvaltningsrätten avskriver målet pga. tillbakadragen överklagan Kompletterande yttrande skickas till förvaltningsrätten Svar skickat Anslagsbevis skickas Svar skickat Anslagsbevis skickas Anslagsbevis skickas Anslagsbevis skickas Pågående ärenden från 2015 Skolinspektionen enskilda elever Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling

18 Skrivelse Barn och utbildning 9(11) Dnr BUN 2016/00028 Skolinspektionen :7145 Anmälan om elevens rätt till stödinsatser samt skyldigheten att motverka kränkande behandling vid Ljungskileskolan i Uddevalla kommun (BUN 2015/211) Skolinspektionen :3192 Anmälan om skolsituationen för en elev vid Uddevalla Gymnasieskola i Uddevala kommun (BUN 2015/401) Barn och elevombudet enskilda elever Barn och elevombudet :8133 Anmälan om kränkande behandling vid Äsperödsskolan (BUN 2015/846) Begäran om yttrande Yttrande och BJ skickas Beslut, föreläggande att svara senast 1 juli Beslut att avsluta ärendet Beslut att lämna över anmälan till Uddevalla kommun för utredning Yttrande skickas Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Begäran om Beslut att avsluta Yttrande skickas yttrande ärendet yttrande skickas Beslut, föreläggande att svara senast 2 juni Skolväsendets överklagandenämnd Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Skolinspektionen riktad tillsyn

19 Skrivelse Barn och utbildning 10(11) Dnr BUN 2016/00028 Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Regelbunden yttrande skickas tillsyn av den fristående skolan Thoren Innovation School i Uddevalal kommun Skolinspektionen /8542 Regelbunden tillsyn av den fristående skolan Thoren Innovation School i Uddevalla kommun (BUN 2015/186) Skolinspektionen : Regelbunden tillsyn av den fristående skolan Uddevalla Praktiska Gymnasium (BUN 2015/94) Skolinspektionen kvalitetsgranskning Skolinspektionen : Pilotgranskning rörande platsgaranti och kvalitet i förskolans uppdrag (BUN 2015/545) Regelbunden tillsyn av den fristående skolan Uddevalla Praktiska Gymnasium yttrande skickas Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Information gällande granskning Skolinspektionen beslut friskolor Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Domstolar Ärende Historik Senast inkommen handling Senast utgående handling Förvaltningsrätten i Göteborg mål nr skolskjutsärende (BUN 2015/748) Överklagan inkommen Överklagan med Förvaltningsrätten avslår överklagandet Kompletteringar skickas

20 Skrivelse Barn och utbildning 11(11) Dnr BUN 2016/00028 Missiv skickas Föreläggande inkommen Yttrande skickas Begäran om kompletterande uppgifter

21 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2016/ Information - Ordförande Information från Fyrbodal Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

22 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(1) Dnr BUN 2016/00015 Handläggare Förvaltningssekreterare Pernilla Gustafsson Telefon Information - Ordförande Information från Fyrbodal

23 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2016/ Internkontrollrapport 2016 och internkontrollplan 2017 Sammanfattning Det primära syftet med internkontroll är att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. Internkontroll utgör ett ledningsverktyg för såväl den politiska nämnden och tjänstemännen. I den interna kontrollen ingår att skapa ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner. Samtidigt ska en rättvisande och tillförlitlig redovisning samt information om verksamheten i övrigt säkras. Det ingår också att säkerställa att lagar, policy, reglementen m.m. tillämpas och att man skyddar sig mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda. Det handlar om att säkra att det som ska göras blir gjort, på det sätt som det är tänkt. Intern kontroll är det samlade begreppet för den organisering och de system, processer och rutiner som bidrar till detta. I praktiken innehåller den interna kontrollen flera processer och moment: tydlig ansvarsfördelning riskbedömning och riskhantering faktiska kontrollaktiviteter av olika slag information och kommunikation uppföljning och utvärdering för lärande och förbättring. Under 2016 har förvaltningen fortsatt att kontrollera efterlevnad av rutiner, riktlinjer och processer för ökad måluppfyllelse. Internkontrollplan för 2017 ska fastställas. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Bilaga 1 Internkontrollplan 2016 uppföljning dec Bilaga 2 Internkontrollplan 2017 Bilaga 3 Risk och väsentlighetsanalys 2017 Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att godkänna årsredovisningen avseende 2016 års internkontroll att anta den föreslagna planen för internkontroll 2017 samt att återrapportering och beslut om internkontrollplan 2017 ska ske senast i december 2017 Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

24 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(2) Dnr BUN 2016/00130 Handläggare Chefsekonom Thomas Davidsson Telefon Internkontrollrapport 2016 och internkontrollplan 2017 Sammanfattning Det primära syftet med internkontroll är att de av fullmäktige fastställda målen uppfylls. Internkontroll utgör ett ledningsverktyg för såväl den politiska nämnden och tjänstemännen. I den interna kontrollen ingår att skapa ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner. Samtidigt ska en rättvisande och tillförlitlig redovisning samt information om verksamheten i övrigt säkras. Det ingår också att säkerställa att lagar, policy, reglementen m.m. tillämpas och att man skyddar sig mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar. Intern kontroll handlar om tydlighet, ordning och reda. Det handlar om att säkra att det som ska göras blir gjort, på det sätt som det är tänkt. Intern kontroll är det samlade begreppet för den organisering och de system, processer och rutiner som bidrar till detta. I praktiken innehåller den interna kontrollen flera processer och moment: tydlig ansvarsfördelning riskbedömning och riskhantering faktiska kontrollaktiviteter av olika slag information och kommunikation uppföljning och utvärdering för lärande och förbättring. Under 2016 har förvaltningen fortsatt att kontrollera efterlevnad av rutiner, riktlinjer och processer för ökad måluppfyllelse. Internkontrollplan för 2017 ska fastställas. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Bilaga 1 Internkontrollplan 2016 uppföljning dec Bilaga 2 Internkontrollplan 2017 Bilaga 3 Risk och väsentlighetsanalys 2017 Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att godkänna årsredovisningen avseende 2016 års internkontroll att anta den föreslagna planen för internkontroll 2017 samt

25 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 2(2) Dnr BUN 2016/00130 att återrapportering och beslut om internkontrollplan 2017 ska ske senast i december 2017 Ärendebeskrivning Granskning har utförts och dokumenterats enligt Barn och utbildningsnämndens internkontrollplan för år 2016 (bilaga 1). Verksamheterna har granskats enligt kontrollplanen. Avvikelser finns inom ett flertal av de kontrollerade områdena. För det mesta av det granskade materialet är kontrollen god. Åtgärder Följande åtgärder bedöms nödvändiga för att säkerställa god kontroll av verksamheten: Utarbeta administrativa riktlinjer som stöd för verksamheterna i sitt arbete. Informera och utbilda inom de olika områdena för att stärka den allmänna kompetensen. Kontinuerligt kontakta berörda vid upptäckt av avvikelser. Projektarbete för punkter med omfattande avvikelser. Information om årets interkontroll skall ske i verksamheternas ledningsgrupper. Internkontrollplan 2017 De punkter som föreslås ingå i internkontrollplanen för 2017 framgår av bilaga 2. Risk och väsentlighetsanalys till grund för interkontroll 2017 enligt bilaga 3. Hans-Lennart Schylberg Skolchef Thomas Davidsson Chefsekonom Expediera till Kommunstyrelsen

26 Bilaga 1 Dnr: BUN 2016/ (19) Handläggare Chefsekonom Thomas Davidsson Uppföljning Internkontrollplan Granskning av upphandling Uttag har gjorts på två olika sätt ur Raindance för att granska avtalstroheten. I den ena rapporten granskas de företag där kommunen har avtal och om inköpen har gjorts på avtalade varor eller inte. Resultatet av denna rapport ger att inköpen till 85 % är gjord på avtalade varor där beställningar gjorts via Raindance (e-handel). I den andra rapporten görs utdrag från huvudboken på baskonto mellan och för tiden mellan juni och mitten på oktober. Bara fakturor på totalt över 5.000:- har tagits med i sammanställningen. Resultatet av denna granskning visar att inköp gjorts till 87 % från företag som finns med i kommunens avtalskatalog och som kommunen då har olika typer av avtal med. Resultaten av de olika uttagen ger ingen helhetsbild av avtalstroheten inom förvaltningen då inköp får göras från företag utan avtal om varorna inte finns med i ramavtalen. Indikationen är dock att det finns stor förbättringspotential. 2 Avdragsförbudet Kontroll av deltagarförteckning, syfte och moms har skett av fakturor avseende representation mm. Fakturor granskats med urval för tid mellan maj - september. Fakturor med baskonto mellan har sökts ut för att täcka in det som rör representation. Hanteringen av dessa fakturor har avsevärt förbättras sedan förgående uppföljning. Betydande förbättringar har skett avseende alla fyra delar i kontrollen. De fakturor som behandlas rätt i alla fyra led har ökat från 35 % till 67 %. Det återstår en viss felmängd främst vad gäller momshantering som behöver säkerställas innan vi nått en acceptabel felmängd. Fortsatt kontroll och insatser skall säkerställa att redovisningen förbättras succesivt. Fortsatt information kring hanteringen av representation bör ske samtidigt som ekonomiavdelningen nu gör ett större arbete kring regler och förhållningssätt. Tanken är att förenkla och förtydliga regler samt göra enklare beskrivningar av hur moms mm ska hanteras i ekonomisystemet. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd Administrativ enhet POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX BANKGIRO UDDEVALLA Stadshuset Varvsvägen 1 E-POST barnutbildning@uddevalla.se

27 Dnr: BUN 2016/ (19) 3 Att driftsredovisningen inte belastas med investeringar Kontroll har gjorts av fakturor över 80 tkr inom kontogrupperna 40,41,61,64,65,66,och 67. Av det genomgångna underlaget har två avvikelser hittats inom IT och inventarier. Avvikelserna är korrigerade. Vid den månatliga genomgången av månadens investeringar sker en stor gallringsprocess för att säkerställa en korrekt redovisning vilket bidrar till att avvikelserna är färre. 4 Kontroll av bidrag till fristående verksamhet Grundbelopp, särskild hantering av lokalkostnad samt tilläggsbelopp har granskats. Även kommunala enheters tilläggsbelopp har kontrollerats. Vid årets andra kontroll är inga felaktiga registreringar funna. Vid avstämningen för junirapporteringen fanns två beslut om tilläggsbelopp som hade fel i beslutsunderlaget. Besluten som läggs in i vårt verksamhetssystem Extens måste stämmas av årligen för att kontrollera att inga registreringar i systemet avviker mot beslutsunderlag. 5 Efterlevnad av delegationsordning samt dokumentation av beslut på rätt sätt Avgränsning sker på så sätt att åtta rektorer (fyra från grundskolan och fyra från gymnasieskolan) fått lämna in samrådsprotokoll eller motsvarande. Rektorerna har valts ut. Ingen av rektorerna var utvalda vid föregående års granskning. Granskningen krävde minst 15 protokoll. Fler än 15 har lämnats och granskats. Dokumentationen begärdes in via mail. Efter genomgång har kompletterande telefonsamtal skett med varje rektor. Följande kan konstateras: Underlag har lämnats in från samtliga rektorer. Dokumentationen sker i PMO. I ett fall har dokumentet skapas i annat system för att därefter scannas in i PMO. Vid kontroll uppger rektor att detta beror på att PMO inte alltid fungerar på skolan. Mötesanteckningar där vårdnadshavare och personal deltar dokumenteras enhetligt. Underlag har lämnats från några rektorer där internt möte hålls för genomgång av pågående elevärenden. Dokumentationen är lätt att följa. I ett ärende beskrivs att en elev utsätter andra elever för kränkningar. Vid kontroll har anmälan om utredningar till huvudmannen skett. Vid genomgång av dokumentation samt samtal med rektorer framkommer värdefull information kring hur skolor arbetar med elever i behov av stöd. Enligt skollagen ska en elevs behov av stöd utredas skyndsamt. Att en elev är i behov av stöd är i de flesta fall klart från skolans sida. Olika faktorer gör dock att det kan ta tid att komma fram till elevens kunskapsnivå och stödbehov. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

28 Dnr: BUN 2016/ (19) Upphandling av nytt dokumentationssystem håller på att ske för elevhälsans dokumentation. Vid denna kommer bland annat intervjuer med användare att ske för att upphandlingsunderlaget ska bli så bra som möjligt. Fortsatta utbildningar för att säkerställa god kvalité i dokumentationen och att dokumentationen sker på rätt sätt Systemförvaltare och IT-avdelning får i uppdrag att kontrollera varför PMO inte fungerar tillfredsställande på en av de granskade skolorna Punkten kvarstår även i internkontrollplanen 2017 för att kontrollera att kvaliteten bibehålls. Den behöver även kvarstå eftersom kommunen ibland får kritik från Skolinspektionen och Barn- och elevombudet för bristande dokumentation i elevärenden. 6 Utdrag ur belastningsregister vid anställning Lagstiftningen om registerkontroll syftar till att stärka barns och ungas skydd mot sexuella övergrepp och andra grova brott. Registerkontroll ska därför göras på personer som erbjuds anställning inom de verksamheter som täcks av registerkontrollen. Verksamheterna som omfattas är förskola, förskoleklassen, fritidshemmet, grundskolan, grundsärskolan och annan pedagogisk verksamhet. Den som inte har lämnat registerutdrag får inte anställas. Bestämmelser om detta finns i skollagen (2010:800). Registerkontroll av personal: 2 kap Den som inom ett år erbjuds en förnyad anställning hos samma arbetsgivare får anställas utan att han eller hon lämnat ett nytt registerutdrag. En ny lag om registerkontroll av personer som ska arbeta med barn, utfärdades under november Den nya lagen kompletterar bestämmelserna för förskola och grundskola, genom att den ger rätt för arbetsgivare (men inte skyldighet) att inhämta registerutdrag vid rekrytering av personal till gymnasieskola och gymnasiesärskola. Efter beslut av gymnasieskolans verksamhetschef omfattas även Gymnasieskolan numera av kontrollen. Här har inte arbetsgivaren rätt att samla in registerutdraget utan en notering ska ske att arbetsgivaren sett utdraget. Noteringen ska ske på anställningsbeslutet där en ny ruta numera finns för notering av detta. På ett (1) av anställningsbesluten på gymnasieskolan var rutan ikryssad men inget datum för utfärdande angivet. BUNs rekryteringsannonser har numera en informationstext om kravet om att lämna ett giltigt utdrag ur polisens belastningsregister innan anställning, detta förmodligen underlättat arbetet med att få in utdrag. I rutinen framgår det att den som erbjuds anställning ska visa utdrag i original. Kontroll ska göras och kopia av utdraget ska förvaras i personakten. Därefter görs en notering i det kommungemensamma IT- verktyget Medvind. Här ses vid kontrollen att notering i Medvind inte alltid utförs även om utdraget är inhämtat. Detta innebär att bevakning på utgångna utdrag försvåras. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

29 Dnr: BUN 2016/ (19) En annan åtgärd var att anställningsbeslut inte skulle lämnas ut innan belastningsutdrag visades upp, en tredje var att kontroll ska ske med arkivpersonal om utdragen finns i personalakten innan anställningsbeslutet tas. HR-partner har informerat och haft diskussion med representanter för administratörer inom BUN, angående hanteringen av belastningsregister. Grundskolans administrativa chef har informerat och haft diskussion med grundskolans rektorer om det. Här finns fortsatta brister då fyra (4) personer har ett tidigare anställningsdatum än vad registerutdraget visar. Periodens internkontroll omfattar följande verksamheter: Förskola Grundskola, grundsärskola, för tidigare åldrar (åk F-6), fritidshem samt barn- och elevhälsan Grundskola grundsärskola, för senare åldrar (åk 7-9) Gymnasieskolan, gymnasiesärskola BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

30 Dnr: BUN 2016/ (19) Slutsats och rekommendationer I resultatet kan ses att rutinen inte följs. Samtliga verksamheter har mindre eller större svårigheter att hantera registerutdragen. Att just gymnasiet inte når upp till fullt resultat kan bero på att rutinen inte är genomarbetad i verksamheten. Eftersom rutinerna förfinats genom åren t ex genom att checklistor alternativt introduktionsplaner uppdateras och tydliggjorts, har det framgått tydligt vad som måste vara kontrollerat i samband med att en anställning erbjuds. Vid denna mätning upptäcktes att 30 % av stickproven inte hade utdrag alternativt aktuellt utdrag, vilket är en mycket stor ökning från förra mätningen. Periodens låga resultat kan möjligen även denna gång förklaras dels med tidsbrist och ovana chefer och administratörer. Bristen på vikarier i grundskolan gör att när en anställning sker är det i tidspress och kontrollen kan missas. Men även här har rutinen förfinats och bör ha lett till ett bättre resultat än visat t ex uppmanas vikarien att lämna in utdraget i samband med sin intresseanmälan att arbeta som vikarie hos oss. Vilket i sin tur leder till snabbare hantering av tillsättningen av vikariat om utdragen redan är kontrollerade. Samtidigt är pressen hög på både chefer som administratörer inom grundskolan har det en period varit omsättning av både chefer och administratörer, det kan vara en del av förklaringen till resultatet. Informationen till grundskolans rektorer gjordes i mitten slutet av september. De flesta av de kontrollerade anställningarna inom grundskolan har ingåtts innan rektorerna fick uppdaterad information om rutinen. Det faktum att behörig personal är svår att få tag i kan förmodligen göra att överenskommelse om anställning sker innan utdraget har lämnats in. Cheferna vill inte riskera att personen försvinner till ett annat arbete, men cheferna har påtalats att utdrag ska lämnas in innan anställning ingås. De verksamheter som har bristande rutiner enligt internkontrollen har informerats om att de saknar belastningsuppgifter. HR delger verksamhetscheferna resultatet och uppmanar dem att att förbättra och tydliggöra rutiner checklistor och introduktionsplaner samt synliggöra dem för chefer och administratörer. Samtidigt kommer HR arbeta för att förenkla rutinbeskrivningen. Löneenhetens rutiner för registerutdrag kommer inför 2017 att förändras på så sätt att utdragen inte kommer att förvaras i original i personalakten längre, endast en tjänsteanteckning kommer att göras i Medvind. Avdelningscheferna behöver därför tillsammans med verksamheternas administrativa chefer införa ny rutin för registerkontroll. 7 Barnomsorg enligt behov/skollag Kontroll har skett på så sätt att uppgifter om antalet födda barn under perioden juni augusti 2016 har tagits fram. Antalet är 175. Kontroll har sedan skett av de familjer som har syskon till de nyfödda barnen och som är i åldrarna 1-12 år. Deras placeringar har gåtts igenom. Detta resultat har kontrollen visat: Av de 175 nyfödda barnen har 96 syskon i åldrarna 1-12 år. Antalet syskon är vårdnadshavare utnyttjar rätten till avgiftsfri allmän förskola BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

31 Dnr: BUN 2016/ (19) 25 vårdnadshavare utnyttjar rätten till 15 timmars placering per vecka på grund av föräldraledighet 2 vårdnadshavare utnyttjar rätten till 15 timmars placering per vecka på grund av arbetslöshet 10 vårdnadshavare utnyttjar heltidplacering på förskola utan giltig anledning 5 vårdnadshavare utnyttjar heltidplacering på fritidshem utan giltig anledning 6 syskon har placering på fritids på grund av att deras vårdnadshavare arbetar eller studerar (delad vårdnad) 4 syskon har placering på grund av kap.8 5 och 7 skollagen (2010:800) Övriga 57 barn/elever har ingen placering. Av dessa är 17 förskolebarn, 12 barn i åldrarna 1-2 år och 5 barn i åldrarna 3-5 år (har rätt till allmän förskola). Slutsats Granskningen visar att kontinuerlig kontroll av placeringar behövs för att rätta till eventuella felaktigheter. I de fall där det inte finns giltiga anledningar för placeringar kommer förvaltningen att meddela ansvariga huvudmän och för att rättelse ska kunna ske. Kontroll bör ske så att de vårdnadshavare som har barn som har rätt till allmän förskola har fått information om denna rättighet. 8 Rektors pedagogiska ledarskap Kontrollpunkten avser undersöka rektors förutsättningar att fullgöra sitt uppdrag som pedagogisk ledare. Kontrollen görs i form av ett antal påståenden som rektor ska ta ställning till på skalan 1-5. En enkät har skickats till samtliga 39 rektorer inom förvaltningen. 24 svar inkom: 14 av 26 av rektorerna från grundskolan/grundsärskolan och 2 av 3 från vuxenutbildningen har svarat. Från gymnasieskolan/gymnasiesärskolan har 8 av 11 rektorer svarat. Svaren redovisas i resultatet tillsammans med 2013, 2014 och 2015 års medelvärde. Jag har förutsättningar att ägna mig åt mitt pedagogiska ledarskap: Verksamhet Instämmer helt Instämmer till stor del Varken eller Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej Inte svarat Medelvärde 2013 Medelvärde 2014 Medelvärde 2015 Medelvärde 2016 BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

32 Dnr: BUN 2016/ (19) Alla verksamheter ,8 2,8 2,7 Grundskola ,9 2,9 2,9 2,7 Gymnasiet ,0 2,5 2,6 2,8 Vuxenutbildningen ,3 2,7 3,0 Jag är förtrogen med verksamheten och den dagliga undervisningen (t.ex. genom planerade eller spontana lektionsbesök eller genom samtal om undervisningsnära frågor): Verksamhet Instämmer helt Instämmer till stor del Varken eller Instämmer till viss del Instämmer inte alls Alla verksamheter ,8 3,4 3,4 3,8 Grundskola Gymnasiet Vuxenutbildningen Vet ej Inte svarat Medelvärde 2013 Medelvärde 2014 Medelvärde ,0 3,4 3,8 3, ,4 3,2 2,6 3, ,7 4,5 Medelvärde 2016 Jag deltar regelbundet i diskussioner tillsammans med lärarna om vad som genererar framgångsrik undervisning: Verksamhet Instämmer helt Instämmer till stor del Varken eller Instämmer till viss del Instämmer inte alls Alla verksamheter ,8 3,5 3,7 3,9 Grundskola Vet ej Inte svarat Medelvärde 2013 Medelvärde 2014 Medelvärde ,7 3,5 3,9 4,1 Gymnasiet ,8 3,1 3,2 3,3 Vuxenutbildningen ,7 4,0 5,0 Medelvärde 2016 Jag analyserar tillsammans med lärarna samband mellan skolans resultat, undervisningsmönster samt elevers utveckling och lärande: Verksamhet Alla verksamheter Grundskola Gymnasiet Vuxenutbildningen Instämmer helt Instämmer till stor del Varken eller Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej Inte svarat Medelvärde 2013 Medelvärde 2014 Medelvärde ,8 3,5 3,5 3, ,8 3,5 3,7 3, ,6 3,1 2,9 3, ,7 4,3 5,0 Medelvärde 2016 Genom uppföljning och analys av skolans kunskapsresultat i alla ämnen och årskurser får jag en helhetsbild av inom vilka områden skolan lyckats väl, liksom viktiga förbättringsområden. Verksamhet Instämmer helt Instämmer till stor del Varken eller Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej Inte svarat Medelvärde 2013 Medelvärde 2014 Medelvärde 2015 Medelvärde 2016 BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

33 Dnr: BUN 2016/ (19) Alla verksamheter Grundskola Gymnasiet Vuxenutbildningen ,7 3,7 3,8 3, ,0 3,8 4,1 4, ,1 3,3 3,0 3, ,7 4,3 4,5 Skolans förbättringsarbete präglas av delaktighet och inflytande med tydliga roller och ansvar avseende det gemensamma professionella uppdraget: Verksamhet Instämmer helt Instämmer till stor del Varken eller Instämmer till viss del Instämmer inte alls Alla verksamheter ,6 3,5 3,8 4,0 Grundskola Gymnasiet Vuxenutbildningen Vet ej Inte svarat ,5 3,3 4,0 4, ,6 3,5 3,3 3, ,3 4,0 4, Medelvärde Medelvärde Medelvärde Medelvärde 2016 Jag använder kompetensutveckling som en hävstång i skolans förbättringsarbete: Verksamhet Alla verksamheter Grundskola Gymnasiet Vuxenutbildningen Instämmer helt Instämmer till stor del Varken eller Instämmer till viss del Instämmer inte alls Vet ej Inte svarat Medelvärde 2013 Medelvärde 2014 Medelvärde ,6 3,8 3,9 3, ,9 4,1 4,2 3, ,9 3,2 3,0 3, ,3 4,3 4,0 Medelvärde 2016 Sammanfattning av resultatet Rektors förutsättningar för att ägna sig åt det pedagogiska ledarskapet har försämrats sedan Årets internkontroll visar att grundskolans resultat försämrats sedan 2015 medan gymnasiet och vuxenutbildningens resultat förbättrats. Rektors förtrogenhet med verksamheten och den dagliga undervisningen har förbättrats och ligger nu på samma nivå som Förbättringen avser samtliga verksamheter. Rektorers deltagande i diskussioner med lärarna om vad som genererar framgångsrik undervisning visar i år på en ökning jämfört med Jämfört med 2015 har resultatet förbättrats för samtliga verksamheter. Rektors analys av samband mellan resultat, undervisning samt elevers utveckling av lärande har ökat för samtliga verksamheter sedan Resultatet är dock ännu inte i nivå med resultatet BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

34 Dnr: BUN 2016/ (19) Rektors helhetsbild av vilka områden skolan lyckats väl inom liksom viktiga förbättringsområden ligger kvar på samma nivå som Resultatet har ökat inom grundskola och gymnasium och ligger kvar på samma nivå för vuxenutbildningen. Delaktighet och inflytande avseende det professionella uppdraget har ökat sedan Resultatet har ökat inom grundskola och gymnasium och ligger kvar på samma nivå för vuxenutbildningen. Rektors användande av kompetensutveckling som en hävstång i skolans förbättringsarbete ökade fram till Årets internkontroll visar på försämrat resultat där grundskolans och vuxenutbildningens resultat minskar medan gymnasieskolans ökar. Det bör noteras att gymnasieskolan är den skolform med lägst resultat inom sex av sju områden i denna undersökning. Även grundskolan låga svarsfrekvens bör tas i beaktande då enbart ca hälften av grundskolans rektorer svarat på enkäten jämfört med gymnasiet och vuxenutbildningens där två av tre rektorer svarat. Slutsatser och rekommendationer Vad fungerar bra? (medelvärde 4-5) Vuxenutbildningen är förtrogen med verksamheten och den dagliga undervisningen. Grundskola och vuxenutbildning deltar regelbundet i diskussioner tillsammans med lärarna om vad som genererar framgångsrik undervisning. Vuxenutbildningen analyserar tillsammans med lärarna samband mellan skolans resultat, undervisningsmönster samt elevers utveckling och lärande Grundskolan och vuxenutbildningen har en helhetsbild av inom vilka områden skolan lyckats väl, liksom viktiga förbättringsområden. Grundskolans och vuxenutbildningens förbättringsarbete präglas av delaktighet och inflytande med tydliga roller och ansvar avseende det gemensamma professionella uppdraget. Vuxenutbildningen använder kompetensutveckling som hävstång i förbättringsarbetet. Vad kan förbättras? (medelvärde 1-3) Förutsättningar för det pedagogiska ledarskapet för grundskola och gymnasium. 9 Elevers resultatutveckling Kontrollpunkten avser resultatsammanställning, analys och åtgärdsplan inom grundskola och gymnasieskola på huvudmannanivå. Med huvudman menas i denna granskning alla nivåer över rektorsnivån. Granskningen avser resultat på nationella prov samt satta betyg våren BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

35 Dnr: BUN 2016/ (19) Frågeställningarna vad gäller resultatsammanställningar och analys är: Finns sammanställning av resultat på nationella prov lå 2014/2015 för skolformen uppdelad per kön, enhet och ämne? Finns dokumenterad analys av resultat på nationella prov lå 2014/2015 för skolformen som tar sin utgångspunkt i enheternas resultat? Finns sammanställning av betygsresultat våren 2015 för skolformen uppdelad per kön, enhet och ämne? Finns dokumenterad analys av betygsresultat våren 2015 för skolformen som tar sin utgångspunkt i enheternas resultat? Kontrollen visar att det inom grundskolan finns sammanställningar av nationella prov och betygsresultat uppdelat per kön, enhet och ämne. Analys av resultat återfinns i grundskolans verksamhetsberättelse för läsåret. Denna säger dock inget om orsaker till skillnader i resultat mellan enheter, ämnen eller kön, som kan ligga till grund för åtgärderna. Inom gymnasieskolan finns inga sammanställningar av resultat på nationella prov 2014/2015 på huvudmannanivå. Följaktligen saknas även analys av nationella prov på huvudmannanivå för gymnasieskolan 2014/2015. Statistikverktyget IST-analys är under utveckling och gymnasieskolan avvaktar med att använda verktyget tills man kan kvalitetssäkra den statistik som kan tas fram som underlag för analys och åtgärder. För att kunna göra en korrekt jämförelse behöver gymnasieskolan därför invänta officiell statistik. Eftersom redovisningen av den officiella statistiken ligger så sent på året är både gymnasieskolan och grundskolan hänvisade till föregående års statistik. Förutsättningarna för gymnasieskolan att förbättra sitt arbete på verksamhetsnivå förväntas öka med hjälp av analysverktyget och den möjlighet det skapar för att jämföra resultat mellan yrkesprogram och mellan högskoleförberedande program. Däremot finns inom gymnasieskolan sammanställningar av betygsresultat för skolformen uppdelad per enhet och kön. Statistik finns dock inte uppdelat per ämne. Analys av betygsresultat återfinns i gymnasiets verksamhetsberättelse för 2014/2015. Könsperspektivet i analysen saknas dock, liksom orsaker till skillnader i resultat mellan enheter och ämnen som kan ligga till grund för åtgärder. De två sista frågeställningarna som ställs i undersökningen är huruvida handlings-/åtgärdsplaner upprättats efter huvudmannens analys av nationella prov och betygsresultat? Om så är fallet ska arbetet med handlingsplanen redogöras. Slutsatser och rekommendationer Båda skolformerna svarar att handlingsplaner upprättas efter analys. Verksamheternas vidtar åtgärder enligt: Åtgärder efter analys av resultat på nationella prov 2014/2015 BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

36 Dnr: BUN 2016/ (19) Grundskolan för dialog och diskussion förs i rektorsgruppen. Arbetet med åtgärderna ligger på rektors och enhetens ansvar. Verksamhetschef har resultat och kunskapsuppföljning som stående punkt på medarbetarsamtal. Alla rektorer har fått processtöd kring det systematiska kvalitetsarbetet. Verksamhetsledningen har tillsammans med rektorerna fastlagit kommunövergripande utvecklingsområden i syfte att långsiktigt arbete med högre måluppfyllelse. Inom gymnasieskolan sker uppföljning utifrån att rektor får resultatsammanställning för att se över likvärdig betygsättning. Jämförelse görs med satta kursbetyg. Nationella prov jämförs med riket utifrån detta syfte. Gymnasieskolans analys sker på programnivå varför jämförelsen med motsvarande program i riket blir viktigt. Yrkesprogram och högskoleförberedande program gör inte alltid samma nationella prov t ex i matte, då kursens upplägg skiljer sig åt beroende på vilket program eleverna går. Åtgärder efter analys av resultat på betygsresultat våren 2015 Enheterna inom grundskolan beskriver enhetens resultat och åtgärder som vidtas framåt med anledning av analysen i sina verksamhetsberättelser. Varje rektorsenhet inom gymnasieskolan följer upp kunskapsresultat inom sitt systematiska kvalitetsarbete. Handlingsplanen utgår ifrån följande frågor: 1. Kommentera avikelser och trender 2. Gör jämförande analys mot UG o riket 3. Beskriv utvecklingsåtgärder Svaren ovan visar att det inte finns några specifika åtgärdsplaner på huvudmannanivå som en direkt konsekvens av den analys som gjorts av nationella prov och betygsresultat för 2014/2015. Det är rektor som upprättar handlingsplan och arbetar med åtgärderna. Däremot fungerar huvudmannen som ett stöd för rektorerna i detta arbete. På huvudmannanivå finns mer långsiktiga och övergripande handlingsplaner och åtgärder för förbättrat måluppfyllelse inom båda skolformerna, exempelvis genom arbetet med de prioriterade läroplansmålen för läsåret. Sammanfattning Det saknas fullständiga resultatsammanställningar av nationella prov och betygsresultat inom gymnasieskolan som underlag för huvudmannens analys. Det saknas både inom grundskola och gymnasieskola helt eller delvis analys av orsaker till skillnader i resultat av nationella prov och betyg mellan enheter, ämnen och kön som kan ligga till grund för åtgärder. Det finns inga specifika åtgärdsplaner på huvudmannanivå som en direkt konsekvens av den analys som gjorts av nationella prov och betygsresultat för perioden. På huvudmannanivå finns mer långsiktiga och övergripande handlingsplaner och åtgärder för förbättrat måluppfyllelse inom båda skolformerna, exempelvis genom arbetet med de prioriterade läroplansmålen för läsåret. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

37 Dnr: BUN 2016/ (19) 10 - Systematiskt kvalitetsarbete Används Stratsys för arbete med verksamhetsberättelse samt uppföljning av mål och aktiviteter? Enligt nämndens rutiner och riktlinjer för skolans systematiska kvalitetsarbete ska förskolechefer och rektorer (enheter) samt verksamhetschefer och barn och utbildningsnämnden (huvudmannen) sköta all sin planering, uppföljning och rapportering i Stratsys IT-verktyg för skolans systematiska kvalitetsarbete. Denna granskning kontrollerar följande: Har enheterna lagt in sin planering för 2016/2017 i Stratsys med deadline 30 sept Har enheterna följt upp, utvärderat och rapporterat under läsåret 2015/2016. Enheternas planering 2016/2017 Sammanställningen nedan visar huruvida enheterna har planerat aktiviteter till nämndens prioriterade läroplansmål, samt huruvida enheten har planerat något ytterligare mål (utöver nämndens) med tillhörande aktivitet. Sammanställningen utgår från kontrolltillfälle 18 november Förskola: 11 av 25 enheter har dokumenterat sin planering av aktiviteter till nämndens prioriterade mål. 9 enheter har gjort en komplett planering med aktiviteter till nämndens mål samt eget mål med tillhörande aktivitet. Förskolan lägger in enhetens egna mål efter analys i bargruppen som enligt deras rutin görs i oktober. Vid kontrolltillfället har 19 enheter lagt in eget mål med aktivitet. Grundskola: 17 enheter har arbetat med sin planering i systemet. 5 enheter har gjort en komplett planering med aktiviteter till nämndens mål samt eget mål med tillhörande aktivitet. 17 enheter har prioriterat eget läroplansmål med tillhörande aktivitet. Grundsärskola: Ingen enhet har lagt in en komplett planering med aktiviteter till nämndens mål samt eget mål med tillhörande aktivitet. En enhet har prioriterat eget läroplansmål med aktivitet. Gymnasieskola: Alla 21 enheter har arbetat med sin planering i systemet. Samtliga 21 enheter har gjort en komplett planering med aktiviteter till nämndens mål samt prioriterat minst ett eget mål. 11enheter har planerat in eget prioriterat läroplansmål med tillhörande aktivitet. Gymnasiesärskola: Enheten har ännu inte lagt in en komplett planering med aktiviteter till nämndens mål samt eget mål med tillhörande aktivitet. Vuxenutbildningen: tre av fem enheter har lagt in en komplett planering med aktiviteter till nämndens mål samt eget mål med tillhörande aktivitet. Övriga enheter saknar eget prioriterat mål med tillhörande aktivitet. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

38 Dnr: BUN 2016/ (19) Enheternas planering och uppföljning av mål och aktiviteter läsåret 2015/2016 Tidigare granskning av det systematiska kvalitetsarbetet för läsåret 2014/2015 visade på omfattande brister i dokumentationen av planeringen av det systematiska kvalitetsarbetet, liksom i den kontinuerliga dokumentationen av uppföljningen av aktiviteter. Inom grundsärskola, gymnasieskola och gymnasiesärskola var dokumentationen i stort sett obefintlig. Senaste delårsrapporten visade på avsevärd förbättring av dokumentationen både vad gäller planering och uppföljning. Granskningen vid kontrolltillfälle 18 november visar på ytterligare förbättring vad gäller både planering, uppföljning och rapportering för läsår 2015/2016. Enheternas utvärdering och rapportering av mål och aktiviteter läsåret 2015/2016 Samtliga enheter har i år dokumenterat och rapporterat sin verksamhetsberättelse i Stratsys. Dock kvarstår att förbättra det systematiska arbetet kring att varje enhet följer upp sina aktiviteter inför varje tertial. Slutsatser och rekommendationer Sammanfattningsvis kan konstateras att dokumentationen av planeringen 2016/2017 behöver förbättras både inom samtliga verksamheter förutom gymnasieskolan. Det prioriterade läroplansmålet lärande inom hållbar utveckling visar på avsevärd förbättring vad gäller enheternas planering. Att ange den förväntade effekten av det egna målet i planeringsfasen är fortsatt ett stort utvecklingsområde för samtliga verksamheter. Har man inte definierat vad det är man vill åstadkomma under läsåret är det svårt att vid läsårets slut följa om förväntade effekter uppnåtts. Förslag till åtgärder Den centrala introduktionen för nya rektorer och förskolechefer på området behöver fortsatt förstärkas. Fortsätta med forum för stöd i den kontinuerligen uppföljningen under läsåret. Skolutvecklingsgruppens månatliga möten behöver fortsätta. Skolutvecklingsgruppen behöver arbeta fram rutiner och strukturer för planering, uppföljning och rapportering så att förskolechefer och rektorer upplever Stratsys som ett pedagogiskt verktyg. Förstärka kompetensen vad gäller att dokumentera förväntad effekt kopplat till analys i planering och uppföljning. Fortsatt stärkt stöd av förvaltningens miljösamordnare vad gäller prioriterat läroplansmål för lärande inom hållbar utveckling Finansieringsperspektiv i nämndbeslut Med finansieringsperspektiv i beslut menas att nämndärende belyser de ekonomiska apsekterna på ett fullständigt sätt samt att åtagandet ryms inom nämndens budget. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

39 Dnr: BUN 2016/ (19) Budgetprocessens årliga cykel fångar upp de flesta större förändringarna och lyfter dem för finansiering inom ramen för nämndens budget. Under året hanterar nämnden en mångfald av ärenden som i vissa fall innebär större förändringar av organisation, arbetssätt och kvalité. Att dessa ärenden innehåller finansiering är av yttersta vikt för att nämnden inte skall tappa sin ekonomiska balans. Följden kan annars bli att den planerade utvecklingen får stå tillbaka för att finansiera tidigare tagna ofinansierade beslut. Av de kallelser som granskats är det tre ärenden som saknar finansieringsperspektiv i tillräcklig omfattning. Samtliga berör lokalprocessen. I de kallelser som granskats under andra halvåret kan inga avvikelser återfinnas. Finansieringsperspektiv i beslut Finansierings perspektiv Avvikelse information Konsekvens 2016 Budget 2017 Finansiering Förhyrning extern lokal (Praktiska) Nej Nej ja Avvikelse åtagande Anskaffa modul till Västerskolan Nej Nej Nej Skansen åtagande Hyreskontrakt I17 Bryggan Nej Nej Nej Avvikelse åtagande Det är av vikt att väsentliga förändringar lyfts som beslutsärende till nämnden och att nämnden beslutar om finansiering i alla ärenden. Konsekvensen kan annars bli att de tänkta framtida budgetsatsningarna uteblir (alternativt effektiviseringar) pga. att ett eventuellt ekonomiskt utrymme redan är intecknat i tidigare ofinansierade beslut. 12 Garanterad undervisningstid Denna kontrollpunkt fanns 2015 och då framkom vissa oklarheter gällande vissa klassers/ kursers schemans överensstämmelse med gällande timplaner/kursbeskrivningar. De delar i kontrollen som föranledde påpekanden 2015 kontrolleras Gymnasiesärskolan har insänt erforderligt material och erforderliga svar på påpekandena. Avseende grundsärskolan så har erforderliga svar insänts till dags dato på samtliga punkter utom på anmodan att inlämna en av verksamhetschef beslutad timplan för såväl grundsärskolan inriktning ämnen som för inriktning ämnesområden. Man framför att man avser att i dagarna fatta ett nytt beslut om timplan utifrån att det kommit direktiv om utökad matematikundervisning inom skolformen med inriktning ämnen. Slutsatser och rekommendationer Gällande gymnasiesärskolan så har rektor beskrivit vilka ändringar de gjort gällande såväl ändring av schema samt tydliggörande av information till elever så att detta nu 2016 uppfyller de krav som ställts vid internrevisionen 2015 och Ärendet bör avskrivas och betecknas som att kraven är uppfyllda. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

40 Dnr: BUN 2016/ (19) Gällande grundsärskolan så har rektorerna framfört att det även där gjorts de förtydliganden i scheman som efterfrågats. Rektor på Sommarhemsskolan anför att mycket skolarbete sker i tema och då ser han svårigheter med att beräkna exakt hur många timmar per ämne som det undervisas i inom ramen för temat. Rekommendationen är att det i Sommarhemsskolans schema ska finnas ett grundschema för klasser/elever där ämnen är utlagda i förhållande till timplanen för varje klass samt att verksamheten utifrån det grundschemat planerar innehåll i teman med hänsyn taget till olika ämnens omfattning i schemat. Om ett grundschema finns kan man lättare flytta lektioner med ämnen som ingår alternativt inte ska ingå i temat och ändå ha kvar överblicken över att garanterad undervisningstid erbjuds eleverna. Gällande verksamhetschefens för särskola beslut om timplan för grundsärskolans båda inriktningar enligt Skolförordningens 10 kap 3 och punkt 18:8 i delegationslistan så har ingen grundsärskoleverksamhet kunnat uppvisa en sådan timplan där det framgår att verksamhetschef beslutat om densamma. Verksamhetschefen har uppgett att han står i begrepp att fatta ett beslut om timplaner inom kort. Rekommendationen blir att timplanen bifogas detta granskningsprotokoll i efterhand så snart det inkommer. 13 Förebyggande elevhälsoarbete Skolinspektionen 2013 riktade kritik till Uddevalla kommun för att det hälsofrämjande och förebyggande elevhälsoarbetet inte var tillräckligt. Man pekade på att den låga bemanningen av psykologer inte gav förutsättningar för att de skulle kunna arbeta förebyggande och hälsofrämjande. Fokus har varit att kritiskt granska hur elevhälsan lever upp till skollagens krav på förebyggande och hälsofrämjande arbete. Inga avgränsningar. Kontrollen har skett genom att Barn-och elevhälsans yrkesgrupper har haft uppdrag att definiera det främjande och förebyggande arbete som görs inom elevhälsan, den egna professionsgruppen och på skolorna där man är verksam. Samtliga professioner har kompetensutvecklats inom området genom litteraturstudier och föreläsningar. Elevhälsans hälsofrämjande och förebyggande roll har förtydligats i skollagen och Barn och elevhälsan i Uddevalla uppfyller väl det uppdraget. Psykologbemanningen inom grundskola/grundsärskola har under perioden förstärkts från 2,5 tjänst till 5,0 tjänst. En fördubbling. Gymnasiet har motsatt läge, då 1,0 tjänst minskat till 0,5 tjänst under samma period Tillämpas checklista för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Enligt nämndens rutin och riktlinjer för det systematiska arbetsmiljöarbetet ska rektor/förskolechef/enhetschef tillsammans med skyddsombud fylla i den årliga uppföljningen i arbetspyramiden. Den årliga uppföljningen är en sammanställning över årets arbetsmiljö arbetet. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

41 Dnr: BUN 2016/ (19) Alla enheter ska från den första november fylla i den årliga uppföljningen. Resultatet visar en sammanställning hur det systematiska arbetsmiljöarbetet har fungerat under året. Respektive verksamhet redovisar verksamhetscheferna på nämndens möte 15 december Barn och elevhälsa +första hjälpen och krisstöd fungerar väl + dialog kring hälsa- och arbetsmiljö görs regelbundet - det finns inte tillräckliga resurser för att utföra uppdraget - fysisk skyddsrond genomförs ej Förskolan förskolor av 24 har svarat. + fysiska skyddsronden fungerar väl -ej tillräckliga resurser och förutsättning för att utföra uppdraget. -arbetsmiljöarbetet fungerar inte tillfredställande hos alla enheter. Grundskolan/Särskolan 5 skolor av 17 har svarat /grundskolekonteret - Saknar rutiner för ensamarbete Gymnasiet + väl fungerande arbetsmiljöarbete Vuxenutbildningen - Chef och skyddsombud har inte deltagit i den systematiska arbetsmiljöutbildningen de senaste fyra åren. Hörselundersökningar har erbjudits de arbetstagare som tillhör riskgruppen för bullerexponering. Erbjudandet har inte startat. Det är första året som samtliga enheter har genomförts årliga uppföljningen. Resultatet visar att arbetsmiljöarbetet behöver förbättras på många enheter. Verksamhetscheferna redovisar arbetsmiljöarbetet på nämnden två gånger per år. Chefer behöver ta ett större ansvar för det systematiska arbetsmiljöarbetet. Arbetsmiljön behöver följas upp under året APT. Medarbetarna behöver vara mer delaktiga i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Deadline för inlämning av det systematiska arbetsmiljöarbetet bör respekteras bättre IKT Anpassas undervisningens innehåll och upplägg till att barnen/eleverna har digitala lärverktyg Uppföljning på ämnesindelad enhetsnivå saknas för grundskola och gymnasieskola. Delrapport för verksamheterna är lämnad i juni. Slutrapportering enligt kontrollpunkt sker i juni Förskola BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

42 Dnr: BUN 2016/ (19) Från och med augusti 2014 har den kommunala förskolan och pedagogisk omsorg ett IKT-program med mål och strategier för vårt arbete med digitala verktyg mm. Utifrån detta program genomförs årligen en självskattningsenkät som sedan ligger till underlag för att kartlägga hur vi kan utveckla IKT-användningen pedagogiskt. Till vårt IKT-program följer en Handlingsplan för IKT som skall revideras minst vart annat år. Då varje förskola/enhet själva får ansvara för anskaffande av digital utrustning kan det se något olika ut, men ett riktmärke är en ipad per samt 1-2 datorer per avdelning. Vårens enkät syftar till att utvärdera i vilken grad de digitala verktygen bidrar till det dagliga pedagogiska arbetet i barngruppen. Vi har valt att via enkäter ta reda på Hur, När och vid vilka tillfällen man använder de digitala verktygen inom förskolan och vilken kompetens man anser att man besitter som pedagog inom respektive område. Kompetens bland pedagoger I dagsläget är den digitala kompetensen varierande bland personalen. Vi har ett antal pedagoger med mycket god kompetens, men även ett antal med mer begränsade kunskaper, trots flera tillfällen för kompetensutveckling. Användning Vi har utläst en variation i hur mycket och hur ofta man använder de digitala lärverktygen, som en naturlig del i den dagliga undervisningen med barnen. Vi kan inte se något geografiskt samband då det gäller kompetens eller användande av digitala verktyg. I enkätsvaren svarar några av personalen att man inte låter barnen vara delaktiga i att skapa filmer, böcker mm. men i deras svar i fritext framkommer dock att de faktiskt arbetar regelbundet med detta på många avdelningar. Tillgång till digitala verktyg I vår enkät kan vi utläsa att vi inte uppfyller de mål vi har satt som riktmärken för antal datorer eller lärplattor per förskola. Tillgång till digitala verktyg påverkar naturligtvis graden av användande och utveckling. På de förskolor man har fler verktyg kan man se ett visst mönster i att barnen får fler tillfällen att använda sig av de digitala verktygen och att barnen får vara delaktiga i större utsträckning. Hittills har förskolorna, var för sig, utan långsiktighet, köpt sina egna datorer och framför allt lärplattor. Många av våra lärplattor har nu några år på nacken och kan inte längre uppdateras utan behöver bytas ut relativt omgående. Barnenkät En gruppenkät har även gått ut till barnen inom förskolorna. På frågan om barnens delaktighet i dokumentation mm kan vi utläsa att nästan 55 % av barnen svarar att tillgången till de digitala verktygen är bra. 58 % av barnen svarar att man använder dessa digitala verktyg dagligen. Flera av barngrupperna svarar däremot även att man får vänta länge på sin tur, då det inte finns så många verktyg. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

43 Dnr: BUN 2016/ (19) Uppföljning av IKT-handlingsplan Även då det gäller revidering av handlingsplaner för IKT varierat detta mycket mellan de olika förskolorna. En andledning till detta kan vara arbetsbördan och även de organisatoriska förändringar som skett i förskolechefsgruppen under verksamhetsåret. Slutsatser och rekommendationer Utifrån vår enkät kan vi se att förskolorna inte kommit lika långt i att låta barnen vara producenter som konsumenter då det gäller de digitala verktygen. Det man använder de digitala verktygen till idag är framförallt till att ta kort eller att använda olika spel/appar. 90 % av barnen använder lärplatta till att ta egna bilder. Då det gäller huruvida barnen själva får skapa filmer böcker mm är det få som uppger att barnen får gör detta, vilket vi ser som ett utvecklingsområde. Arbetet med att öka den digitala kompetensen bland pedagogerna bör och kommer att fortsätta. Dels behövs mer kunskap bland pedagogerna i hur man hanterar nya digitala verktyg men även hur och varför man arbetar med dessa tillsammans med barnen i pedagogiskt syfte. Skolutvecklare och IKTutvecklare kommer att arbeta medvetet med detta tillsammans med förskolechefer. Detta kommer att ske via kompentensutveckling i form av EKO-processen, Mötesplats ShowIT, Nätverksträffar samt kompetensutvecklingsdagar. I Uddevalla kommun finns en målsättning att ha mindre barngrupper och detta har under hösten 2016 till viss del åstadkommits genom att skapa nya grupper på förskolorna med hjälp av bidrag. Fler grupper bidrar till att vi också behöver utöka antalet digitala verktyg inom verksamheten. Till viss del har man använt delar av bidragspengarna för att köpa lite fler verktyg. Men vi har även gammal utrustning som behöver bytas ut och förnyas. Vår förhoppning är att det kommer att finnas ekonomiska förutsättningar för dessa investeringar framgent. Vilka slutsatser har dragits av granskningen och vilka rekommendationer ges för fortsatt arbete utifrån resultatet från granskningen. Exempelvis: ytterligare kontroller i nästa års internkontroll, säkrat upp rutiner för ökad efterlevnad osv. Nationell IT-strategi och ny formulering i Läroplan för förskolan 2017 Regeringen gav den 24 september 2015 Statens skolverk i uppdrag att föreslå nationella IT-strategier för skolväsendet (U2015/04666/S). Strategierna ska bidra till ökad måluppfyllelse och likvärdighet genom att den strategiska potential som IT har tillvaratas i hela skolväsendet. Skolverket har funnit att 2022 är en rimlig tidsram för att säkerställa likvärdiga förutsättningar i hela skolväsendet. Förslaget som ligger under riktlinjen att Alla i skolväsendet har likvärdig tillgång till digitala verktyg innebär att kommunerna får följande uppdrag att uppfylla: Barn i förskolan och elever i förskoleklass har tillgång till digitala verktyg motsvarande minst ett verktyg på fem barn/elever (1:5) inom fyra år. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

44 Dnr: BUN 2016/ (19) Personal som arbetar med barn på förskolor har tillgång till digitala verktyg motsvarande ett personligt verktyg per anställd (1:1) inom fyra år. Utifrån förskolorna i Uddevallas inventering av antal befintliga digitala verktyg ser vi att detta kommer innebära en stor ekonomisk konsekvens för verksamheten. Kommunfullmäktiges styrkort I Kommunfullmäktiges styrkort för Uddevalla kommun står följande; En jämlik skola för alla genom till exempel ett livslångt lärande, god utbildning och kvalitet. Med utgångspunkt i detta har Barn- och utbildningsförvaltningen fått i uppdrag att stärka barn och elevers delaktighet och inflytande. Verksamhetschef för förskolan har valt att göra en satsning på digital kompetens som förväntas öka barns delaktighet och inflytande. IKT erbjuder barn olika möjligheter att lära, kommunicera och utvecklas, ur ett demokratiskt perspektiv Direktupphandling efterlevnad av ny rutin En ny rutin har införts i kommunen avseende hantering av direktupphandlingar mellan ett prisbasbelopp 44,400:- och 534,000:-. Dessa ska nu ske i direktupphandlings-modulen Visma för att säkerställa de administrativa rutinerna. Vissa avgränsningar har gjorts direkt i Raindance såsom hyra, städ, hänsynsposter, IKE och bidrag till fristående mm. Fakturor som sedan inte kontrollerats är där avtal med leverantör funnits för vald period eller där kunskap om andra avtal och beslut finns. I urvalet blev det 64 fakturor kvar att stämma av och av dessa var 5 direktupphandlingar gjorda i Visma. Därmed har inköp gjorts på 55 st. fakturor där någon direktupphandling i Visma ej genomförts. Direktupphandling borde ha gjorts i betydligt fler fall än vad som genomförts samtidigt som man kan konstatera att i flera fall borde kommunen ha avtal att beställa från. I de fall där direktupphandlingsmodulen använts finns dokumentationen i alla fallen sparade där och direktupphandlingarna är under gränsen för direktupphandlingsvärdet. Förvaltningen behöver fortsätta arbeta med att föra ut kunskapen om inköp och gränser mm för när direktupphandling ska göras samt vilka regler som gäller kring direktupphandling samt att förvaltningen behöver arbeta för mer kunskap och information kring att upphandlade avtal ska följas. Man kan också konstatera att fler ramavtal bör upphandlas och göras tillgänglig i Raindance så beställare lätt kan hitta avtalade varor och enkelt kan beställa. BILAGA 1 - INTERNKONTROLLPLAN 2016 UPPFÖLJNING DEC/Sbd

45 Bilaga 2 PM 1 (4) Handläggare Chefsekonom Thomas Davidsson Internkontrollplan 2017 Process/rutin 1. Granskning av upphandling Kontroll ansvar. Ekonom Kontrollmoment Kontrollmedel Frekvens Rapport till Att vi följer upprättade ramavtal vid inköp. 2. Avdragsförbudet Ekonom Kontroll av att rätt moms är bokförd + övriga krav uppfyllda enligt checklista från ekonomiavdelningen 3. Att driftsredovisning inte belastas med investeringar 4. Kontroll av bidrag till fristående verksamhet 5. Efterlevnad av delegationsordning samt dokumentation av beslut på rätt sätt 6. Utdrag ur belastningsregister vid anställning Ekonom Ekonom Administrativ chef HR-partner Genomgång av fakturor på över 80 tkr i driften Genomgång att utbetalningar överensstämmer med beslut Granskning av att fattade beslut följer skollag vad gäller dokumentation, diarieföring och registrering i PMO. Genomgång av anställningar Utdrag ur ekonomisystem. Utdrag ur ekonomisystem. Utdrag ur ekonomisystem Utdrag ur ekonomisystem Ska ske genom att minst 15 protokoll från samrådsmöte krävs in Inkräva kopia av utdrag i ärenden INTERNKONTROLLPLAN 2017 BILAGA 2/Sbd Administrativ enhet POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON TELEFAX BANKGIRO UDDEVALLA Stadshuset Varvsvägen 1 E-POST barnutbildning@uddevalla.se 40 stickprov Nämnd och verksamhetslednings grupp 40 stickprov Nämnd och verksamhetslednings grupp Minst 20 stickprov Minst 20 stickprov 8 olika rektorer (4 grundskola, 4 gymnasiet) Nämnd och verksamhetslednings grupp Nämnd och verksamhetslednings grupp Nämnd och verksamhetslednings grupp 30 stickprov Nämnd och verksamhetslednings grupp

46 2 (4) 7. Barnomsorg enligt behov/skollag Administrativ chef Genomgång av placeringar i kommunal och fristående verksamhet Inkräva kopia av utdrag i ärenden Minst 2 gånger per år Nämnd och verksamhetslednings grupp 8. Rektors/förskolechefs Pedagogiskt ledarskap Utredare Uppföljning av det pedagogiska ledarskapet Enkät till samtliga rektorer och förskolechefer En gång per år. Nämnd och verksamhetslednings grupp 9. Elevers resultatutveckling 10 Systematiskt kvalitetsarbete 11. Finansieringsperspektiv i beslut 12. Garanterad undervisningstid 13. Förebyggande elevhälsoarbete 14. Tillämpas checklista för uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Utredare/ Utvecklare Utredare Ekonom Administrativ chef Elevhälsa Utredare Granskning av resultatsammanställning, analys och åtgärdsplan huvudmannanivå Används Stratsys för arbete med verksamhetsberättelse samt uppföljning av mål och aktiviteter Innehåller beslut (nämnd/delegation) finansieringsperspektiv där så erfordras. Genomgång av schema och kursplaner samt hur de genomförs Genomgång av aktiviteter och åtgärder inom området Används av hur många enheter samt vad visar sammanställningen för status? Handlingsplan? Insamling av underlag för de olika kontrollmomenten Insamling av underlag för de olika kontrollmomenten Genomgång av protokoll och delegationsbeslut Insamling av underlag för de olika kontrollmomenten Insamling av underlag för de olika kontrollmomenten Insamling av underlag för de olika kontrollmomenten 1 ggr per år Grundskola, gymnasieskola Samtliga enheter Minst 5 nämnds protokoll Grundsärskola Gymnasiesärskola Samtliga verksamheter Stickprov - 25 enheter inom nämndens samtliga verksamheter Nämnd och verksamhetslednings grupp Nämnd och verksamhetslednings grupp Nämnd och verksamhetslednings grupp Nämnd och verksamhetslednings grupp Nämnd och verksamhetslednings grupp Nämnd och verksamhetslednings grupp Administrativ enhet INTERNKONTROLLPLAN 2017 BILAGA 2/Sbd

47 3 (4) 15. IKT Anpassas undervisningens innehåll och upplägg till att barnen/eleverna har digitala lärverktyg Utredare Hur har undervisningen anpassats utifrån att barnen/eleverna fått tillgång till digitala lärverktyg Enkät - urval av enheter inom förskola/grundskola och gymnasieskola 25 enheter ämnesindelad för grundskola och gymnasieskola Nämnd och verksamhetslednings grupp 16. Incident- och avvikelserapportering: a) arbetsmiljö b) miljö Respektive förvaltnings: a) HRansvarig b) miljösamordnare a) Har tillbud, arbetsskador rapporterats enligt rutin? b) Har avvikelser inom miljöområdet rapporterats enligt rutin? a) Utdrag av inrapporterade tillbud och arbetsskador ur system för tillbud. b) Utdrag av inrapporterade avvikelser ur systemet för avvikelsehantering. a+b) Uppföljningsfråga med vald arbetsgrupp ((uppföljningsfråga skickas till kontrollansvarig). a) Samtliga inrapporterade tillbud och arbetsskador för en vald avdelning/arbetsgrupp samt uppföljning med avdelningen/arbetsgru ppen utifrån resultatet. b) Samtliga inrapporterade avvikelser för en vald avdelning/arbetsgrupp samt uppföljning med avdelningen/arbetsgru ppen utifrån resultatet. Till nämnd i samband med återrapportering av 2017 års internkontrollplaner samt till kommunstyrelsens möte uppsiktsplikt hösten Administrativ enhet INTERNKONTROLLPLAN 2017 BILAGA 2/Sbd

48 4 (4) 17. Representation efterlevnad av nya riktlinjer. Ekonom 1. Har chefer (motsv.) kunskap om riktlinjerna? 2. Tillämpas riktlinjerna? 3. Redovisas syfte och deltagare? 3. Sker attest av rätt befattningshavare? 4. Fungerar rapporteringen med de verktyg (blanketter) som finns? 1. Kontroll med ett urval av befattningar som har rätt att representera. 2. Kontroll av fakturor och övriga redovisningar. 1. Någon gång under året göra en kunskapsinventering hos ett urval av befattningshavare som har rätt att representera. 2. Löpande kontroll av 20 % av fakturor och befattnings-havares ev. egna redovisningar. Nämnd och verksamhetslednings grupp. Administrativ enhet INTERNKONTROLLPLAN 2017 BILAGA 2/Sbd

49 Bilaga 3 Dnr: BUN 2016/00130 Risk- och väsentlighetsanalys - Barn och utbildningsnämnden Grunden för en risk- och väsentlighetsanalys är att bedöma risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse uppstår. I bedömningen måste även hänsyn tas till den egna kostnaden för den interna kontrollen. Det får inte bli orimligt dyrt eller ett självständigt ändamål i förhållande till vad den ger i resultat, utan det måste vägas mot de konsekvenser som blir om fel uppstår. Centrala punkter Fjolårets kommungemensamma punkt utgår (rutin direktupphandling) och ersätts med två nya interkontrollpunkter, 16 och 17 (incident och avvikelserapportering, efterlevnad av nya riktlinjer för representation) i nämndens interkontrollplan Förändringar 2017 Inga nya punkter i övrigt föreslås till De punkter som finns i nuvarande plan bör kvarstå för att säkerställa att negativa konsekvenser inte uppstår.

50 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2016/ Kommunstyrelsens remiss angående Överenskommelse om samverkan med idéburen sektor Sammanfattning Ett utvecklingsarbete mellan den idéburna sektorn och Uddevalla kommun, har lett fram till att ett förslag till skriftlig överenskommelse nu kan hanteras i ett remissyttrande. Överenskommelsen, ÖK idé, har nu sänts ut till kommunala och idéburna instanser för synpunkter och behov av komplettering/förtydliganden. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse KLK Tjänsteskrivelse - Social ekonomi - Överenskommelse om samverkan med idéburen sektor, Remiss ÖK idé Följebrev till remiss gällande överenskommelse om samverkan med idéburen sektor och Uddevalla kommun ÖK idé - Förslag till överenskommelse om samverkan mellan den idéburna sektorn och Uddevalla kommun Kommunstyrelsens ordförandes delegation nr 8, Överenskommelse om samverkan med idéburen sektor, skickas på remiss Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att godkänna förslag till överenskommelse om samverkan med idéburen sektor enligt tjänsteskrivelse Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

51 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(2) Dnr BUN 2016/00686 Handläggare Verksamhetschef förskola Lena-Maria Vinberg Telefon Kommunstyrelsens remiss angående Överenskommelse om samverkan med idéburen sektor Sammanfattning Ett utvecklingsarbete mellan den idéburna sektorn och Uddevalla kommun, har lett fram till att ett förslag till skriftlig överenskommelse nu kan hanteras i ett remissyttrande. Överenskommelsen, ÖK idé, har nu sänts ut till kommunala och idéburna instanser för synpunkter och behov av komplettering/förtydliganden. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse KLK Tjänsteskrivelse - Social ekonomi - Överenskommelse om samverkan med idéburen sektor, Remiss ÖK idé Följebrev till remiss gällande överenskommelse om samverkan med idéburen sektor och Uddevalla kommun ÖK idé - Förslag till överenskommelse om samverkan mellan den idéburna sektorn och Uddevalla kommun Kommunstyrelsens ordförandes delegation nr 8, Överenskommelse om samverkan med idéburen sektor, skickas på remiss Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att godkänna förslag till överenskommelse om samverkan med idéburen sektor enligt tjänsteskrivelse Ärendebeskrivning Den nationella Överenskommelsen är samverkan mellan regeringen, Sveriges kommuner och landsting, samt idéburna organisationer inom det sociala området. Syftet är att stärka de idéburna som röstbärare och öka mångfalden av utförare och leverantörer inom hälso- och sjukvård samt omsorg. Utöver den nationella överenskommelsen finns en motsvarande formulerad av Västra Götalandsregionen med visionen: Genom samarbete och aktiv dialog skapa ett hållbart samhälle med nya förutsättningar för utveckling av Det goda livet i Västra Götaland. Ett utvecklingsarbete mellan den idéburna sektorn och Uddevalla kommun, har lett fram till att ett förslag till skriftlig överenskommelse nu kan hanteras i ett remissyttrande.

52 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 2(2) Dnr BUN 2016/00686 Överenskommelsen, ÖK idé, har nu sänts ut till kommunala och idéburna instanser för synpunkter och behov av komplettering/förtydliganden. ÖK Idé har tagits fram i ömsesidig dialog mellan representanter för kommunen och deltagare från olika idéburna organisationer. Under arbetet med att ta fram överenskommelsen har två stordialoger genomförts med deltagare från ett stort antal idéburna organisationer och kommunala förvaltningar. En arbetsgrupp med representanter från kommunens förvaltningar samt deltagare från idéburna organisationer har, med stöd av en processledare samt en politisk styrgrupp, under året arbetat fram det dokument som nu sänds ut till kommunala och idéburna instanser för synpunkter och behov av komplettering/förtydliganden. Representant från barn- och utbildningsförvaltningen i framtagandet av förslaget till ÖK idé har varit verksamhetschef Lena-Maria Vinberg. Hans-Lennart Schylberg Skolchef Lena-Maria Vinberg Verksamhetschef förskola Expediera till

53 Tjänsteskrivelse (2) DnrKS Handläggare Anders Brunberg Chef Tillväxtavdelningen Telefon Social ekonomi- Överenskommelse om samverkan med ideburen sektor, Remiss ÖK Ide Sammanfattning Ett utvecklingsarbete mellan den ideburna sektorn och Uddevalla kommun, har lett fram till att ett fårslag till skriftlig överenskommelse nu kan hanteras i ett remissyttrande. Arbetet, organiserat utifrån Tillväxtavdelningens folkhälsouppdrag och dess folkhälsoutvecklare, har inneburit särskilda arbetsgrupper och med kontinuerlig koppling till styrgrupp representerad av särskilt utvalda politiker och tjänstemän. Syftet med överenskommelsen är att tillsammans med den ideburna sektorn, kunna fårädla samarbetet får bättre vältard, rikare fritid, stärkt demokrati och minskat utanförskap i Uddevalla kommun. Ett fårslag till skriftlig överenskommelse tillsammans med civilsamhället/ideburna sektorn finns nu och dokumentet behöver nu prövas i ett bredare sammanhang, allt enligt tjänsteskrivelsen förslag till remissinstanser. För att kunna hanteras på bästa sätt och ge utrymme för delaktighet, föreslås att en kompletterande stordialog gentemot den ideburna sektorn, genomförs under november månad. Inriktningen är att remissen behandlas i kommunstyrelsen mars 2017, samt föreslås att beslutas om i april2017, i Kommunfullmäktige. Beslutsunderlag Remissversion Överenskommelse ÖK Ide Tjänsteskrivelse ÖK ide Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar att enligt tjänsteskrivelsens beskrivning, genomföra remissarbetet får beslut i Kommunfullmäktige, våren Ärendebeskrivning ÖK Ide har tagits fram i ömsesidig dialog mellan representanter för kommunen och deltagare från olika ideburna organisationer. Under arbetet med att ta fram överenskommelsen har två stordialoger genomförts med deltagare från ett stort antal

54 Tjänsteskrivelse 2(2) DnrKS ideburna organisationer och kommunala förvaltningar. En arbetsgrupp med representanter från kommunens förvaltningar samt deltagare från ideburna organisationer har, med stöd av en processledare samt en politisk styrgrupp, under året arbetat fram det dokument som nu sänds ut till kommunala och ideburna instanser för synpunkter och behov av komplettering/förtydliganden. styrgruppens förslag, vilka som skall ha möjligheten att besvara remissen är: Kommunens nämnder (och därmed förvaltningar) Partigrupperna Bolagen Ungdomsfullmäktige Kommunala rådet för äldre och personer med funktionsnedsättning Politiska ungdomsförbunden Ideburna organisationer, frivillig/friluft/studieförbund/samfund, idrott m.fl. Facken för information på CSG (Central samverkansgrupp). styrgruppen har föreslagit att det ska anordnas en presskonferens gemensamt för arbetsgrupp och styrgrupp när remissen skickas ut. Arbetsgruppen är positiv till det. F örslaget är att arbetsgruppen och styrgruppen representerar överenskommelsen och utser deltagare. Inkomna synpunkter kommer att hanteras av arbetsgruppen bestående av representanter från såväl kommunen som ideburna sektorn för att därefter i form av att ett fårdigt förslag lämnas till kommunfullmäktige för beslut. Efter godkännande i kommunfullmäktige kommer erbjudande om anslutning till ÖK Ide att skickas ut till de ideburna organisationerna. /:~c~~:?"~~~=) c. ' - i--- And rs Brunberg Chef Tillväxtavdelningen (/2 / J:ii{_~--- Peter Larsson Kommundirektör Expediera till

55 Brev 1(2) Dnr KS 2016/00483 Handläggare Chef Tillväxtavdelningen Anders Brunberg Telefon Följebrev till remiss gällande överenskommelse om samverkan med idéburen sektor och Uddevalla kommun De idéburna organisationerna är en viktig resurs för Uddevalla som plats att bo och leva på. Genom ett starkt och positivt samarbete mellan kommun och idéburna organisationer kan vi nå bättre välfärd, rikare fritid, stärkt demokrati och minskat utanförskap i Uddevalla. Politikerna i Uddevalla har efter förslag från idéburen sektor gett förvaltningen i uppdrag att i samverkan med idéburna organisationer ta fram en skriftlig överenskommelse kring samarbete. Överenskommelsen, ÖK Idé, består av gemensamt överenskomna spelregler och åtaganden som underlättar samverkan och skapar ett gott samarbetsklimat. ÖK Idé har tagits fram i ömsesidig dialog mellan representanter för kommunen och deltagare från olika idéburna organisationer. Under arbetet med att ta fram överenskommelsen har två stordialoger genomförts med deltagare från ett stort antal idéburna organisationer och kommunala förvaltningar. En arbetsgrupp med representanter från kommunens förvaltningar samt deltagare från idéburna organisationer har, med stöd av en processledare samt en politisk styrgrupp, under året arbetat fram det dokument som nu sänds ut till kommunala och idéburna instanser för synpunkter och behov av komplettering/förtydliganden. Inkomna synpunkter kommer att hanteras av arbetsgruppen bestående av representanter från såväl kommunen som idéburna sektorn för att därefter i form att ett färdigt förslag lämnas till kommunfullmäktige för beslut. Efter godkännande i kommunfullmäktige kommer erbjudande om anslutning till ÖK Idé att skickas ut till de idéburna organisationerna. Kommunledningskontoret Postadress Uddevalla Besöksadress Stadshuset Varvsvägen 1 Telefon Fax E-post kommunledningskontoret@uddevalla.se

56 Brev 2(2) Dnr KS 2016/00483 De som bestämmer sig för att ingå i överenskommelsen väljer att delta i ett närmare utvecklingsarbete kring samverkan och erbjuds mötesforum, utbildningar och deltagande i olika samverkansformer. De idéburna organisationer som vill ansluta sig till ÖK Idé måste ställa sig bakom överenskommelsens värdegrund för samverkan, principer och åtaganden. Konkreta samarbeten i enlighet med ÖK Idé kan ske genom samarrangemang, gemensam verksamhet, partnerskap eller liknande. Kopplat till överenskommelsedokumentet ska årliga aktivitetsplaner tas fram med utgångspunkt i överenskommelsens principer och åtaganden. Synpunkter önskas senast till nedanstående adress: kommunledningskontoret@uddevalla.se eller Uddevalla kommun Kommunledningskontoret Anna-Lena Lundin Uddevalla Frågor kan ställas till personer i styrgruppen Evy Gahnström (v) evy.gahnstrom@uddevalla.se Stefan Skoglund (s) stefan.skoglund@uddevalla.se Gunilla Magnusson (mp) gunilla.a.magnusson@uddevalla.se Camilla Josefsson (m) camilla.josefsson@uddevalla.se Anders Brunberg Chef Tillväxtavdelningen, anders.brunberg@uddevalla.se Frågor kan också ställas till personer i arbetsgruppen Bjarne Rehnberg Birgitta Wahlberg Mathilda Isaksson Pia Strömsholm Håkan Chalto Ingvar Humlén Maria Lehto Lena-Maria Vinberg Kerstin Wennebro Simone Olofsson Frivilligcentrum Friluftsfrämjandet Socialtjänsten Kommunledningskont. ABF Sv. Kyrkan Kultur och fritid Barn och utbildning Vuxenskolan Folkets hus Med vänlig hälsning Ingemar Samuelsson (S) Evy Gahnström (V) Carin Ramneskär (M) Bilagor Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Förslag till överenskommelse om samverkan med idéburen sektor

57 ÖK Ide- Överenskommelse om samverkan mellan den ideburna sektorn och Uddevalla kommun Framtagen i dialog mellan ideburen sektor och Uddevalla kommun Godkänd av Uddevalla kommunfullmäktige 20XX-XX-XX INLEDNING Vår kommun vilar på fyra delar; det offentliga samhället, ideburen sektor, näringslivet och den privata sfären. Alla delar behöver fungera och ha förutsättningar för att utvecklas både var för sig och tillsammans. Genom dialog mellan företrädare för de olika delarna skapas förutsättningar för en långsiktigt hållbar social, ekologisk och ekonomisk utveckling. De ideburna organisationerna är en viktig resurs för Uddevalla som plats att bo och leva på. Genom att vara en utvecklingskraft, en röst i det offentliga rummet, en skolning i demokrati, aktivitetsanordnare och skapare av gemenskap och mening för många mäniskor bildar de en social plattform. Kommunen och ideburna sektorn har olika utgångspunkter och förutsättningar. De ideburna organisationerna består av frivilligt engagerade människor och varje enskild organisation har sitt eget syfte och inriktning. Många av de ideburna organisationerna bärs av medlemmarnas ideella engagemang och styrs av en vald styrelse, ibland finns även anställda. Kommunen har många olika uppdrag, ansvar och skyldigheter som bestäms av kommunallagen. Politiker väljs vart fjärde år och de styr kommunen genom planer och beslut. TJänstemän och andra anställda ansvarar för verksamheten utifrån de förtroendevaldas inriktning. Gemensamt för såväl kommunen som ideburna organisationer är strävan efter livskvalitet för befolkningen i Uddevalla. Samverkan mellan kommunen och den ideburna sektorn samt mellan olika ideburna organisationer kan ske inom många olika områden, i olika former och på olika nivåer. ÖK IDE Uddevallas överenskommelse, ÖK Ide, är en skriftlig avsiktsförklaring kring samarbete mellan kommunen och ideburen sektor. ÖK Ide består av gemensamt överenskomna spelregler och åtaganden som underlättar samverkan och skapar ett gott samarbetsklimat ÖK Ide bygger på ömsesidighet vilket innebär att alla parter som skrivit under denna är överens om dess formuleringar och kan bära värderingarna vidare i det framtida samarbetet. Genom gemensamma forum knutna till ÖK Ide byggs kunskap och tillit som skapar grund för samarbeten mellan ideburna organisationer och Uddevalla kommun samt mellan olika ideburna organisationer. Syftet med ÖK Ide är att tillsammans framgångsrikt kunna arbeta för bättre välfärd, rikare fritid, stärkt demokrati och minskat utanförskap i Uddevalla.

58 De som bestämmer sig för att ingå i överenskommelsen väljer att delta i ett närmare utvecklingsarbete kring samverkan och erbjuds mötesforum, utbildningar och deltagande i olika samverkansformer. Konkreta samarbeten i enlighet med ÖK Ide kan ske genom samarrangemang, gemensam verksamhet, avtal/partnerskap eller liknande. Kopplat till överenskommelsedokumentet ska årliga aktivitetsplaner tas fram med utgångspunkt i överenskommelsens principer och åtaganden. ÖK Ide är godkänd av Uddevalla kommunfullmäktige 20XX-XX-XX. De ideburna organisationer som vill ansluta sig till ÖK Ide måste ställa sig bakom överenskommelsens värdegrund för samverkan, principer och åtaganden. DEFINITIONER Överenskommelse Överenskommelser med ideburen sektor finns på nationell, regional och i många fall på lokal nivå. Information om den nationella överenskommelsen finns på Den lokala överenskommelsen mellan kommunen och ideburen sektor i Uddevalla heter ÖK Ide. Ideburen sektor Ideburen sektor kan även benämnas civilsamhäll e, social ekonomi, tredje sektorn eller folkrörelse. Den ideburna sektorn består av organisationer som har samhällsnytta och medlemsnytta som främsta mål samt tar tillvara befolkningens och samhällets intressen utan ekonomisk vinst. Begreppet ska ses som ett samlingsbegrepp och avser fåreningsliv, trossamfund, ideburna företag, folkbildning och stiftelser men också aktörer utan formell organisation t. ex. olika nätverk. Uddevalla kommun I överenskommelsen ÖK Ide står Uddevallas befolkning i fokus och överenskommelsen begränsas till organisationer inom kommunens geografiska gränser. Uddevalla kommun som organisation och dess förvaltningar, verksamheter och bolag är en av parterna i överenskommelsen. Parter Parter i Uddevallas ÖK Ide är kommunen samt de ideburna organisationer som väljer att ansluta sig. Såväl de ideburna organisationerna som kommunorganisationen arbetar får Uddevallas bästa. IOP- Ideburet offentligt partnerskap Ett JO P-avtal är en samverkansmodell mitt emellan normerade bidrag och upphandling som innebär att den ideburna organisationen bidrar till samhällsutvecklingen på ett mer konkret sätt än vad bidragen ger utrymme får, men som inte bygger på marknadsmekanismer och kommersiella kontrakt. Ett JOP-avtal kan ingås när:

59 Verksamheten sker på initiativ av den ideburna organisationen. Verksamheten är ett led i att förverkliga ett politiskt program eller plan, där de ideburna organisationerna särskilt nämns. Verksamheten inte kan ses som en del av det normerade föreningsbidraget Det inte finns en marknad eller en konkurrenssituation att vårda. Bägge parter är med och finansierar verksamheten (pengar eller andra insatser). Verksamheten inte detaljregleras från kommunens sida. Sociala företag Sociala företag är företag vars verksamhet och mål handlar om att skapa samhällsnytta, är fristående från den offentliga sektorn och som i huvudsak återinvesterar sina vinster i den egna eller liknade verksamheter. Ett vanligt syfte med sociala företag är att integrera människor som har svårigheter att få och/eller behålla ett arbete, i arbetsliv och samhälle.

60 VÄRDEGRUND FÖR SAMVERKAN Den lokala värdegrunden bygger på den nationella överenskommelsen och är förankrad i lokal samverkan. Den beskriver ett gemensamt förhållningssätt och viktiga principer. Ett samhälle där människors ideella och ideburna engagemang tillvaratas är grunden för en stark demokrati. Det är i vardagen som de mänskliga rättigheterna förverkligas och överenskommelsens parter arbetar i ord och handling för att respektera människors lika värde, rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuellläggning eller ålder. Principer För samverkan mellan Uddevalla kommun och ideburen sektor gäller f6ljande principer: Dialog En kontinuerlig dialog mellan kommunen och ideburna organisationer är grundläggande för att vi tillsammans ska kunna arbeta för kommunmedborgarnas bästa. För en god dialog krävs kunskap, engagemang och förståelse för varandras uppgift, villkor och förutsättningar. Dialogen ska: bygga på tillit, respekt och förtroende präglas av ansvar utgå från och tillvarata båda parters perspektiv och kompetens vara framtids- och lösningsfokuserad Helhetssyn Genom helhetssyn och gemensamma mål använder vi varandras olika styrkor och kompetenser för Uddevallas invånares bästa. Såväl ideburen sektor som kommunorganisationen har olika uppdrag och perspektiv som sammanförs genom ÖK Ide för att skapa nödvändig helhetssyn. För att åstadkomma helhetssyn krävs kontinuerlig, kreativ och målmedveten dialog inom och mellan parterna, inte minst för att dela kunskap och analys kring vår närvärld och omvärld. Kvalitet Kvalitet i den verksamhet som bedrivs är viktig för såväl ideburen sektor som kommunen. Kvalitet och kvalitetssäkring handlar om att utgå från kunskap om verksamhetsområdet att kunna följa upp och redogöra för verksamheten kontinuerlig utveckling I samverkan mellan kommun och ideburen sektor ska uppföljning och utvärdering ingå. Långsiktighet Långsiktighet är en förutsättning för att kunskap och erfarenhet ska utvecklas och tillvaratas.

61 En långsiktig samverkan kräver bred och formell förankring hos såväl ideburna organisationer som kommunen. För att bägge parter ska känna trygghet behövs förutsägbara villkor och former för formaliserad samverkan i form av avtal, partnerskap eller liknande. Mångfald Alla i Uddevalla bidrar till det gemensamma samhället, oavsett var i livet man är, vilken livssituation och bakgrund man har. Mångfalden berikar redan idag och ambitionen är att lyfta den inom fler områden. Mångfalden blir synlig och tas till vara genom dialog och möjlighet till inflytande. Genom att vara kommunikativt tydliga, lyhörda, bejaka olikheter och att erbjuda öppna arenor skapas även en mångfald av aktiviteter och möjligheter. Självständighet och oberoende Genom ÖK Ide möts ideburen sektor och kommunen som jämbördiga parter med olika roller. Jämbördigheten innebär att samverkan ska präglas av ömsesidighet och respekt för de olika rollerna. De ideburna organisationerna ska kunna vara kritiskt granskande och verka självständigt i förhållande till kommunen och andra ideburna organisationer. Öppenhet och insyn Öppenhet och insyn mellan och inom parterna behövs för att ta långsiktigt hållbara beslut för Uddevalla och dess invånare. Grundläggande i framtagandet av ÖK Ide har varit öppenhet och vilja till gemensam insyn i varandras verksamheter. Denna kultur ska genomsyra även det framtida samarbetet mellan kommunen och ideburen sektor.

62 UDDEVALLA KOMMUNS Å TAGANDEN OCHÅTGÄRDER FÖR SAMVERKAN Kommunens åtaganden gäller gentemot samtliga demokratiska föreningar och organisationer med Uddevalla som verksamhetsområde. I Uddevalla kommuns vision beskrivs utgångspunkten att mångfald och tolerans stimulerar utveckling. Visionen siktar på att Uddevallas invånare ska må bra, vara stolta, ha framtidstro och lust att utveckla sig själva och sin omgivning. Olika mötesplatser ska inspirera och bidra till utveckling av den kreativa förmågan. Kommunen vill genom ÖK Ide bekräfta att den ideburna sektorn är viktig for att förverkliga visionen och bidra till livskvalitet, välfärd och utveckling i Uddevalla. l. Kommunen ska i mötet med ideburna organisationer utgå från värdegrunden öppenhet, respekt och professionalitet. 2. Det ska vara enkelt att kontakta kommunen och finnas tydlighet kring kontaktpersoner och kontaktvägar. 3. Kommunen åtar sig att finansiera en 20% processledare för kommunen och en 20% processledare för de ideburna organisationerna. 4. Kommunen åtar sig att finansiera verksamhetsmedel för verkställande och utveckling av ÖK Ide. 5. Kommunens processledare ansvarar för att i samverkan med de ideburnas processledare regelbundet kalla till stordialoger för kunskapsutbyte, dialog och utveckling av konkret samverkan. 6. Kommunens processledare ansvarar för att tillsammans med ideburnas processledare i dialog med parterna ta fram och folja upp årliga aktivitetsplaner. 7. Kommunen åtar sig att utveckla befintliga och nya långsiktiga former för samverkan och stöd till ideburna organisationer som bidrag, ideburet offentligt partnerskap, offentlig upphandling och socialt företagande. 8. Kommunen ska informera om vilka former av stöd och samverkan som finns och ha tydliga och rättvisariktlinjer. 9. Kommunen åtar sig att utveckla dialogen med ideburna organisationer utifrån det av kommunfullmäktige antagna systematiska arbetssättet för medborgardialog. 10. Kommunens samverkan med den ideburna sektorns organisationer ska finnas med som en del av kommunens övergripande styrkort 11. Kommunen ska verka för att göra denna överenskommelse känd bland kommunens anställda och Uddevallas invånare.

63 IDEBUREN SEKTORS ÅTAGANDEN OCH ÅTGÄRDER FÖR SAMVERKAN l. De ideburna organisationerna ska i mötet med kommunen utgå f! ån värdegrunden och principerna i ÖK Ide. 2. De ideburna organisationerna åtar sig att aktivt delta i utvecklingsarbetet kring ÖK Ide. 3. De ideburna organisationerna åtar sig att följa de inom ÖK Ide upparbetade kontaktvägarna. 4. De ideburna organisationerna åtar sig att utse och ta arbetsgivaransvar för de ideburna organisationernas 20 % processledare. Processledarens faktiska lönekostnader finansieras av Uddevalla kommun enligt särskilt avtal. 5. De ideburnas processledare ansvarar för att i samverkan med kommunens processledare regelbundet kalla till stordialoger för kunskapsutbyte, dialog och utveckling av konkret samverkan. 6. De ideburnas processledare ansvarar för att tillsammans med kommunens processledare att i dialog med parterna ta fram och följa upp årliga aktivitetsplaner. 7. De ideburna organisationerna åtar sig att regelbundet uppdatera sina kontaktuppgifter till processledarna. 8. De ideburna organisationerna ansvarar för att göra denna överenskommelse känd bland andra ideburna organisationer, medlemmar och samverkansorganisationer. UPPFÖLJNING OCH REVIDERING Processledarna ansvarar gemensatl1tför att årligen efter verksamhetsårets slut sammanställa en uppföljning av denna överenskommelse som tillhandahålles parterna. För kommunens verksamheter sker uppföljningeninom styr- och verksamhetskorten. ÖK Ide ska utvärderasochrevideras senast under NamnNamn Ordf. Uddevalla kommunfullmäktige NamnNamn Ordf. Organisation XY

64 Delegationsbeslut Kommunledningskontoret 1(1) Dnr KS 2016/00483 Handläggare Registrator Anna-Lena Lundin Telefon Kommunstyrelsens ordförandes delegation nr 8, ärendet 2016/483 Överenskommelse om samverkan med idéburen sektor, skickas på remiss till samtliga nämnder, kommunala bolag, ungdomsfullmäktige, partigrupper samt ett antal föreningar enligt lista. Sammanfattning De idéburna organisationerna är en viktig resurs för Uddevalla som plats att bo och leva på. Genom ett starkt och positivt samarbete mellan kommun och idéburna organisationer kan vi nå bättre välfärd, rikare fritid, stärkt demokrati och minskat utanförskap i Uddevalla. Politikerna i Uddevalla har efter förslag från idéburen sektor gett förvaltningen i uppdrag att i samverkan med idéburna organisationer ta fram en skriftlig överenskommelse kring samarbete. Överenskommelsen, ÖK Idé, består av gemensamt överenskomna spelregler och åtaganden som underlättar samverkan och skapar ett gott samarbetsklimat. Synpunkter på överenskommelsen önskas senast till e-post: kommunledningskontret@uddevalla.se eller till: Uddevalla kommun Kommunledningskontoret Anna-Lena Lundin Uddevalla Beslut Kommunstyrelsen beslutar att skickat ärendet KS/2016/483 Överenskommelse om samverkan med idéburen sektor, på remiss till samtliga nämnder, bolag, ungdomsfullmäktige, partigrupper, föreningar enligt lista. Ingemar Samuelsson Kommunstyrelsens ordförande

65 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2016/ Upphävande av uppdrag - Samlokalisering Sinclair och kulturskolan Sammanfattning Frågan om samlokalisering av kulturskolan med estetiska programmet i Sinclair varit aktuell under flera år. I dagsläget finns ett uppdrag till kultur- och fritids- och barn och utbildningsförvaltningarna att utreda förutsättningarna för denna samlokalisering. Utvecklingen under det senaste året med bl.a. gymnasieskolans volymtillväxt och utredningen om ett kulturhus gör att frågan behöver övervägas på nytt. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Barn och utbildningsnämndens beslut , 153 Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Kommunfullmäktiges beslut Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse KS 2013/ Kommunfullmäktiges beslut Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse KS 2013/ Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att avbryta uppdraget att samlokalisera av kulturskolan och estetiska programmet i Sinclair. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

66 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(3) Dnr BUN 2016/00766 Handläggare Skolchef Hans-Lennart Schylberg Telefon Upphävande av uppdrag - Samlokalisering Sinclair och kulturskolan Sammanfattning Frågan om samlokalisering av kulturskolan med estetiska programmet i Sinclair varit aktuell under flera år. I dagsläget finns ett uppdrag till kultur- och fritids- och barn och utbildningsförvaltningarna att utreda förutsättningarna för denna samlokalisering. Utvecklingen under det senaste året med bl.a. gymnasieskolans volymtillväxt och utredningen om ett kulturhus gör att frågan behöver övervägas på nytt. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Barn och utbildningsnämndens beslut , 153 Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Kommunfullmäktiges beslut Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse KS 2013/ Kommunfullmäktiges beslut Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse KS 2013/ Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att avbryta uppdraget att samlokalisera av kulturskolan och estetiska programmet i Sinclair. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens ordförande föreslog komunfullmäktige, enligt tjänsteskrivelse KS 2013/493, bland annat, att uppdra åt kultur- och fritidsnämnden och barnoch utbildningsnämnden att samlokalisera kulturskolans verksamhet i Sinclair. I kommunfullmäktige beslöts i stället att ärendet skulle återremitteras till kommunstyrelsen för: - att ta reda på de beräknade lokalkostnaderna som flytten och ombyggnaden innebär och hur den skall finansieras, - att utreda trafiksäkerheten kring Sinclair, - att utreda möjligheterna och kostnaderna av en tillgänglighetsanpassning av nuvarande kulturskola,

67 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 2(3) Dnr BUN 2016/ att få in en lokalutredning för en samlokalisering från barn och utbildningsnämnden och identifiera behovet av lokaler när gymnasieskolans årskullar ökar, samt - att utreda arbetsmiljöaspekten vid en samlokalisering Återremissen besvarades av dåvarande kommunstyrelsens ordförande enligt kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Återigen anfördes samma förslag till beslut som framförts i tjänsteskrivelse Kommunfullmäktige beslutade i enlighet med förslaget i handlingarna, nämligen: - att uppdra åt kultur och fritidsnämnden och barn och utbildningsnämnden att samlokalisera kulturskolans verksamheter i Sinclair, - att lokalerna för kulturutövande i Sinclair ska vara möjliga att hyra ut till föreningar. Beslut om uthyrning ska fattas av barn och utbildningsnämnden i samråd med kultur och fritidsnämnden, - att hyreskostnaderna för kulturskolans nuvarande lokaler efter kulturskolans avflyttning ska belasta tekniska nämndens budget inom dess befintliga ram, - att barn och utbildningsnämnden ska ansvara för hyreskontraktet för lokalerna i Sinclair gentemot tekniska nämnden. Barn och utbildningsnämnden ska debitera kultur och fritidsnämnden hyra efter överenskommelse, samt - att samverkan avseende lokalbokning ska ske för samtliga av kommunen förhyrda lokaler i Sinclair. Dåvarande opposition, (S)- och (V)-grupperna, reserverade sig mot beslutet med hänvisning till att ärendet inte hade blivit behandlad utifrån de skäl som angavs i återremissen. I dagsläget är (S), (V) och (MP) i majoritet i kommunfullmäktige. Med de skäl som reservationen ovan anger föreslog kultur och fritidsnämndens och barn och utbildningsnämndens ordföranden därför att inför genomförandet av uppdraget från kommunfullmäktiges beslut göra de utredningar som återremissen angav. Barn och utbildningsnämnden beslutade därför : att inför genomförandet av uppdraget från kommunfullmäktiges beslut genomföra följande åtgärder: a) ta reda på de beräknade lokalkostnaderna som flytten och ombyggnaden innebär och hur den skall finansieras, b) utreda trafiksäkerheten kring Sinclair, c) utreda möjligheterna och kostnaderna av en tillgänglighetsanpassning av nuvarande kulturskola,

68 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 3(3) Dnr BUN 2016/00766 d) få in en lokalutredning för en samlokalisering från barn och utbildningsnämnden och identifiera behovet av lokaler när gymnasieskolans årskullar ökar, samt e) utreda arbetsmiljöaspekten vid en samlokalisering Motsvarande beslut fattades av kultur och fritidsnämnden hösten Under det senaste året har flera förhållanden som påverkar lokalplaneringen inträffat. Volymtillväxten inom gymnasieskolan, främst IM, har lett till att man behövt ta i bruk fler lokaler i Sinclair redan nu. Dessutom kommer elevantalet att öka varje år under överskådlig tid. En utredning om ett nytt kulturhus pågår, vilket kan påverka kulturskolans framtida lokalisering. Den politiska majoriteten i Kultur och fritidsnämnden har gett besked till förvaltningschefen för kultur och fritid att avsluta uppdraget. Det finns därför skäl avbryta planerna på samlokalisering av kulturskolan och estetiska programmet. Hans-Lennart Schylberg Skolchef Expediera till Kommunstyrelsen Kultur och fritidsnämnden

69 Protokollsutdrag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2013/00775 Ändrad organisatorisk tillhörighet för kulturskolan Sammanfattning Kommunstyrelsens ordförande föreslog komunfullmäktige, enligt tjänsteskrivelse KS 2013/493, bland annat, att uppdra åt kultur- och fritidsnämnden och barn- och utbildningsnämnden att samlokalisera kulturskolans verksamhet i Sinclair. I kommunfullmäktige beslöts i stället att ärendet skulle återremitteras till kommunstyrelsen för: 1. att ta reda på de beräknade lokalkostnaderna som flytten och ombyggnaden innebär och hur den skall finansieras, 2. att utreda trafiksäkerheten kring Sinclair, 3. att utreda möjligheterna och kostnaderna av en tillgänglighetsanpassning av nuvarande kulturskola, 4. att få in en lokalutredning för en samlokalisering från barn och utbildningsnämnden och identifiera behovet av lokaler när gymnasieskolans årskullar ökar, samt 5. att utreda arbetsmiljöaspekten vid en samlokalisering Återremissen besvarades av dåvarande kommunstyrelsens ordförande enligt kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Återigen anfördes samma förslag till beslut som framförts i tjänsteskrivelse Kommunfullmäktige beslutade i enlighet med förslaget i handlingarna, nämligen: att uppdra åt kultur och fritidsnämnden och barn och utbildningsnämnden att samlokalisera kulturskolans verksamheter i Sinclair, att lokalerna för kulturutövande i Sinclair ska vara möjliga att hyra ut till föreningar. Beslut om uthyrning ska fattas av barn och utbildningsnämnden i samråd med kultur och fritidsnämnden, att hyreskostnaderna för kulturskolans nuvarande lokaler efter kulturskolans avflyttning ska belasta tekniska nämndens budget inom dess befintliga ram, att barn och utbildningsnämnden ska ansvara för hyreskontraktet för lokalerna i Sinclair gentemot tekniska nämnden. Barn och utbildningsnämnden ska debitera kultur och fritidsnämnden hyra efter överenskommelse, samt att samverkan avseende lokalbokning ska ske för samtliga av kommunen förhyrda lokaler i Sinclair. Dåvarande opposition, (S)- och (V)-grupperna, reserverade sig mot beslutet med hänvisning till att ärendet inte hade blivit behandlad utifrån de skäl som angavs i återremissen. I dagsläget är (S), (V) och (MP) i majoritet i kommunfullmäktige. Med de skäl som reservationen ovan anger föreslår kultur och fritidsnämndens och barn och utbildningsnämndens ordföranden därför att inför genomförandet av uppdraget från Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

70 Protokollsutdrag Barn och utbildningsnämnden Forts. 153 kommunfullmäktiges beslut göra de utredningar som återremissen angav. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse KS 2013/ Kommunfullmäktiges beslut Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse KS 2013/ Kommunfullmäktiges beslut Yrkanden Magnus Jacobsson (KD), Ingela Ruthner (M), Anna-Malin Björk Joelsson (C) och Daniel Brattberg (FP): avslag på förslaget i handlingarna. Propositionsordning Ordförande ställer proposition på förslaget i handlingarna mot Magnus Jacobsson (KD), Ingela Ruthner (M), Anna-Malin Björk Joelsson (C) och Daniel Brattberg (FP) avslagsyrkande och finner barn och utbildningsnämnden bifalla förslaget i handlingarna. Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att inför genomförandet av uppdraget från kommunfullmäktiges beslut genomföra följande åtgärder: 1. ta reda på de beräknade lokalkostnaderna som flytten och ombyggnaden innebär och hur den skall finansieras, 2. utreda trafiksäkerheten kring Sinclair, 3. utreda möjligheterna och kostnaderna av en tillgänglighetsanpassning av nuvarande kulturskola, 4. få in en lokalutredning för en samlokalisering från barn och utbildningsnämnden och identifiera behovet av lokaler när gymnasieskolans årskullar ökar, samt 5. utreda arbetsmiljöaspekten vid en samlokalisering Reservation Magnus Jacobsson (KD), Ingela Ruthner (M), Anna-Malin Björk Joelsson (C) och Daniel Brattberg (FP) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

71 Protokollsutdrag Barn och utbildningsnämnden Forts. 153 Vid protokollet Pernilla Gustafsson Justerat Cecilia Sandberg (S), Birgitta Pelli (S) Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Pernilla Gustafsson Expedierat Kommunstyrelsen Kultur och fritidsnämnden Verksamhetschef gymnasiet Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

72 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(2) Dnr BUN 2013/00775 Handläggare Skolchef Hans-Lennart Schylberg Telefon Ändrad organisatorisk tillhörighet för kulturskolan Sammanfattning Kommunstyrelsens ordförande föreslog komunfullmäktige, enligt tjänsteskrivelse KS 2013/493, bland annat, att uppdra åt kultur- och fritidsnämnden och barnoch utbildningsnämnden att samlokalisera kulturskolans verksamhet i Sinclair. I kommunfullmäktige beslöts i stället att ärendet skulle återremitteras till kommunstyrelsen för: - att ta reda på de beräknade lokalkostnaderna som flytten och ombyggnaden innebär och hur den skall finansieras, - att utreda trafiksäkerheten kring Sinclair, - att utreda möjligheterna och kostnaderna av en tillgänglighetsanpassning av nuvarande kulturskola, - att få in en lokalutredning för en samlokalisering från barn och utbildningsnämnden och identifiera behovet av lokaler när gymnasieskolans årskullar ökar, samt - att utreda arbetsmiljöaspekten vid en samlokalisering Återremissen besvarades av dåvarande kommunstyrelsens ordförande enligt kommunledningskontorets tjänsteskrivelse Återigen anfördes samma förslag till beslut som framförts i tjänsteskrivelse Kommunfullmäktige beslutade i enlighet med förslaget i handlingarna, nämligen: att uppdra åt kultur och fritidsnämnden och barn och utbildningsnämnden att samlokalisera kulturskolans verksamheter i Sinclair, att lokalerna för kulturutövande i Sinclair ska vara möjliga att hyra ut till föreningar. Beslut om uthyrning ska fattas av barn och utbildningsnämnden i samråd med kultur och fritidsnämnden, att hyreskostnaderna för kulturskolans nuvarande lokaler efter kulturskolans avflyttning ska belasta tekniska nämndens budget inom dess befintliga ram, att barn och utbildningsnämnden ska ansvara för hyreskontraktet för lokalerna i Sinclair gentemot tekniska nämnden. Barn och utbildningsnämnden ska debitera kultur och fritidsnämnden hyra efter överenskommelse, samt att samverkan avseende lokalbokning ska ske för samtliga av kommunen förhyrda lokaler i Sinclair. Dåvarande opposition, (S)- och (V)-grupperna, reserverade sig mot beslutet med hänvisning till att ärendet inte hade blivit behandlad utifrån de skäl som angavs i återremissen. I dagsläget är (S), (V) och (MP) i majoritet i kommunfullmäktige. Med de skäl som reservationen ovan anger föreslår kultur och fritidsnämndens och barn och

73 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 2(2) Dnr BUN 2013/00775 utbildningsnämndens ordföranden därför att inför genomförandet av uppdraget från kommunfullmäktiges beslut göra de utredningar som återremissen angav. Beslutsunderlag Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse KS 2013/ Kommunfullmäktiges beslut Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse KS 2013/ Kommunfullmäktiges beslut Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar att inför genomförandet av uppdraget från kommunfullmäktiges beslut genomföra följande åtgärder: a) ta reda på de beräknade lokalkostnaderna som flytten och ombyggnaden innebär och hur den skall finansieras, b) utreda trafiksäkerheten kring Sinclair, c) utreda möjligheterna och kostnaderna av en tillgänglighetsanpassning av nuvarande kulturskola, d) få in en lokalutredning för en samlokalisering från barn och utbildningsnämnden och identifiera behovet av lokaler när gymnasieskolans årskullar ökar, samt e) utreda arbetsmiljöaspekten vid en samlokalisering Hans-Lennart Schylberg Skolchef Expediera till

74 Protokoll Kommunfullmäktige KS Dnr 2013/00493 Uppdrag i flerårsplan att utreda förutsättningar för att åstadkomma en samlokalisering av kulturskolan med barn och utbildningsnämndens lokaler i Sinclair Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan att uppdra åt barn och utbildningsnämnden att utreda förutsättningar för att åstadkomma en samlokalisering av kulturskolan med barn och utbildningsnämndens lokaler i Sinclair. Ärendet har beretts av barn och utbildningsnämnden samt kultur och fritidsnämnden. Kultur och fritid visar i sin utredning att de ytor som Sinclair erbjuder väl täcker de behov kulturskolan har. Man ser också, förutom samutnyttjande av lokaler fördelar i form av tillgång till resurser man i dag saknar i form av tekniker, inspelningsstudio, större konsertlokal samt Östraboteatern. Utredningen pekar också på ett antal risker med en lokalisering i Sinclairhuset i form av främst högre lokalkostnader och trafiksäkerhet. Vid kommunfullmäktiges sammanträde återremitterades ärendet av en minoritet. Återremissen motiverades med att ytterligare kostnadsberäkningar för lokaler och finansiering av eventuella ökade lokalkostnader ska göras, att trafiksäkerhetsfrågor, möjligheter till, och kostnader för, tillgänglighetsanpassning av kulturskolans nuvarande lokaler, barn- och utbildningsnämndens framtida behov av lokaler för gymnasieskolan och arbetsmiljöaspekter vid samlokalisering, ska utredas ytterligare. Majoriteten bedömer att det material som kommunstyrelsens förslag till fullmäktige den 9 april baseras på redan nu utgör ett beslutsunderlag som väl visar på de fördelar en samlokalisering skulle innebära. Som svar på de frågor som lämnas i motiven till återremissen lämnas dock följande kompletteringar: Trafiksäkerheten vid lämning av hämtning av deltagare i kulturskolans verksamhet säkras genom att angöring av huset kommer att ske via Klintvägen. Deltagarna avses då också använda denna del av hus som entré. Kommunen har nyligen hållit möte med hyrevärden där också bl.a. representanter för barn och utbildningsnämnden/förvaltningen och kultur och fritidsnämnden medverkade. Vid detta möte framkom att kommunen har möjlighet att förhyra ytterligare lokalyta i byggnaden, bestående av den del som tidigare var högskolans bibliotek, samt utrymmen på källarplan. Gymnasieskolans bedömning är att vid förhyrning av även dessa lokaler täcks behovet av undervisningslokaler både på kort sikt och vid framtida beräknade volymökningar, även vid en samlokalisering med kulturskolan. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

75 Protokoll Kommunfullmäktige forts. 92 Anpassning av lokalerna i Sinclairhuset kommer att krävas vid. Lokalerna är dock i behov av renovering oavsett om samlokalisering sker eller ej. Samtidigt är kulturskolans nuvarande lokaler på Skolgatan i behov av omfattande, både renovering och tillgänglighetsanpassning. Någon redovisning av kostnader för vad den del av ombyggnationen i Sinclair som krävs för inflyttning av kulturskolan kan dock inte ges i dagsläget. Sammantaget är dock bedömningen att det är effektivare att koncentrera ombyggnation och renovering i en byggnad än i flera. Vad gäller arbetsmiljöaspekten har centrala samverkansgruppen (CSG) den 25 mars erhållit skriftlig information om förslaget och med tillhörande beslutsunderlag. CSG fick samtidigt information i vilken förvaltningsledningen påtalade vikten av att huvudskyddsombuden ges möjlighet till delaktighet redan inledningsvis i planeringsfasen, samt att frågan återförs till CSG när verksamheterna genomfört riskoch konsekvensanalyser, dvs innan genomförandet. Denna ordning gäller fortfarande och säkerställer att arbetsmiljöfrågorna kommer att belysas genom hela processen. Sammanfattningsvis föranleder inte återremissen någon annan bedömning än den som kommunstyrelsen tidigare redovisat. Inte heller synes något behov av att inhämta ytterligare synpunkter i ärendet från berörda nämnder. Magnus Jacobsson (KD), Anna-Lena Heydar (S), Henrik Sundström (M), Cecilia Sandberg (S), Annelie Högberg (S) och Lars-Olof Laxrot (V) yttrar sig i ärendet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll Kommunstyrelsens ordförandes tjänsteskrivelse Kommunfullmäktiges protokoll Kommunstyrelsens ordförande tjänsteskrivelse Barn och utbildningsnämndens protokoll Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Kultur och fritidsnämndens protokoll Kultur och fritids tjänsteskrivelse Kultur och fritidsnämndens protokoll Kultur och fritids tjänsteskrivelse Yrkanden Magnus Jacobsson (KD) och Henrik Sundström (M): bifall till kommunstyrelsens förslag. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

76 Protokoll Kommunfullmäktige forts. 92 Cecilia Sandberg (S), Annelie Högberg (S) och Lars-Olov Laxrot (V): i första hand återremiss med hänvisning till att ärendet inte har blivit behandlat utifrån de skäl som angavs i den förra återremissen, och i andra hand avslag. Propositionsordning Kommunfullmäktige godkänner följande propositionsordning: 1. avgörande idag ställs mot återremiss, 2. om avgörande idag vinner, ställs bifall mot avslag. Ordförande ställer först proposition på avgörande idag mot återremiss och finner kommunfullmäktige besluta avgöra ärendet idag. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande propositionsordning. Ja-röst för avgörande idag. Nej-röst för återremiss. Omröstningsresultat Med 30 ja-röster för avgörande idag och 29 nej-röster för återremiss, 1 frånvarande utan ersättare och 1 vakant plats, beslutar kommunfullmäktige avgöra ärendet idag. Ja Sture Svennberg (M) Ingela Ruthner (M) Niklas Moe (M) Björn Skår (M) Zeidi Ström (M) Johan Wiktorsson (M) Henrik Sundström (M) Johanna Ramneskär (M) Majvor Abdon (M) Mikael Staxäng (M) Roger Ekeroos (M) Said Olsson (M) Birgit Olofsson (M) Maj Olsson (M) Margareta Lundh (M) Tage Nolstedt (C) Justerandes signatur Nej Alf Gillberg (S) Birgitta Pelli (S) Per-Erik Holmberg (S) Simone Olofsson (S) Jan-Olof Andersson (S) Tobias Andreasson (S) Annelie Högberg (S) Marie-Louise Ekberg (S) Petra Ekerum (S) Sonny Persson (S) Kenneth Olsson (S) Lina Larsson (S) Anna-Lena Heydar (S) Per-Arne Andersson (S) Nora Åkare (S) Cecilia Sandberg (S) Utdragsbestyrkande

77 Protokoll Kommunfullmäktige Lilian Lindström (C) Ingemar Samuelsson (S) Elving Andersson (C) Paula Berger (S) Ralph Steen (FP) Tommy Strand (S) Siv Pettersson (FP) Carina Antonsson (S) Berit af Geijerstam (FP) Stefan Skoglund (S) Erik Bergman (FP) Taisir Kassem (S) Marie Henriksen (KD) Christer Johansson (V) Christina Nilsson (KD) Lars-Olof Laxrot (V) Magnus Jacobsson (KD) Salah Abuarisheh (V) Marina Ekström (KD) Reine Johansson (-) Anna Tora Jonsson (MP) Thommy Karlin (SD) Gunilla Magnusson (MP) Kent Karlsson (UP) Kjell Grönlund (MP) Ulf Fagerberg (UP) Jarmo Uusitalo (MP) Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

78 Protokoll Kommunfullmäktige forts. 92 Ordförande ställer därefter proposition på kommunstyrelsens förslag mot Cecilia Sandbergs (S) m.fl. avslagsyrkande och finner kommunfullmäktige bifalla kommunstyrelsens förslag. Beslut Kommunfullmäktige beslutar att uppdra åt kultur och fritidsnämnden och barn och utbildningsnämnden att samlokalisera kulturskolans verksamhet i Sinclair, att lokalerna för kulturutövande i Sinclair ska vara möjliga att hyra ut till föreningar. Beslut om uthyrning ska fattas av barn och utbildningsnämnden i samråd med kultur och fritidsnämnden, att hyreskostnaderna för kulturskolans nuvarande lokaler efter kulturskolans avflyttning ska belasta tekniska nämndens budget inom dess befintliga ram, att barn och utbildningsnämnden ska ansvara för hyreskontraktet för lokalerna i Sinclair gentemot tekniska nämnden. Barn och utbildningsnämnden ska debitera kultur och fritidsnämnden hyra efter överenskommelse, samt att samverkan avseende lokalbokning ska ske för samtliga av kommunen förhyrda lokaler i Sinclair. Reservation (S)-gruppen och (V)-gruppen reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Ralph Steen, Elving Andersson, Ulf Fagerberg Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Expedierat Barn och utbildningsnämnden Kultur och fritidsnämnden Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

79 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 1(3) Dnr KS 2013/00493 Handläggare Utredare Markus Hurtig Telefon Ändrad organisatorisk tillhörighet för kulturskolan samt uppdrag i flerårsplan att utreda förutsättningar för att åstadkomma en samlokalisering av kulturskolan med barn och utbildningsnämndens lokaler i Sinclair (Svar på återremiss) Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan att uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att utreda förutsättningar för att åstadkomma en samlokalisering av kulturskolan med barn- och utbildningsnämndens lokaler i Sinclair. Ärendet har beretts av barn- och utbildningsnämnden samt kultur- och fritidsnämnden. Kultur- och fritidsförvaltningen visar i sin utredning att de ytor som Sinclair erbjuder väl täcker de behov kulturskolan har. Man ser också, förutom samutnyttjande av lokaler fördelar i form av tillgång till resurser man i dag saknar i form av tekniker, inspelningsstudio, större konsertlokal samt Östraboteatern. Utredningen pekar också på ett antal risker med en lokalisering i Sinclairhuset i form av främst högre lokalkostnader och trafiksäkerhet. Vid kommunfullmäktiges sammanträde återremitterades ärendet av en minoritet. Återremissen motiverades med att ytterligare kostnadsberäkningar för lokaler och finansiering av eventuella ökade lokalkostnader ska göras, att trafiksäkerhetsfrågor, möjligheter till, och kostnader för, tillgänglighetsanpassning av kulturskolans nuvarande lokaler, barn- och utbildningsnämndens framtida behov av lokaler för gymnasieskolan och arbetsmiljöaspekter vid samlokalisering, ska utredas ytterligare. Majoriteten bedömer att det material som kommunstyrelsens förslag till fullmäktige den 9 april baseras på redan nu utgör ett beslutsunderlag som väl visar på de fördelar en samlokalisering skulle innebära. Som svar på de frågor som lämnas i motiven till återremissen lämnas dock följande kompletteringar: Trafiksäkerheten vid lämning av hämtning av deltagare i kulturskolans verksamhet säkras genom att angöring av huset kommer att ske via Klintvägen. Deltagarna avses då också använda denna del av hus som entré. Kommunen har nyligen hållit möte med hyrevärden där också bl.a. representanter för barn- och utbildningsnämnden/förvaltningen och kultur-och fritidsnämnden medverkade. Vid detta möte framkom att kommunen har möjlighet att förhyra

80 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 2(3) Dnr KS 2013/00493 ytterligare lokalyta i byggnaden, bestående av den del som tidigare var högskolans bibliotek, samt utrymmen på källarplan. Gymnasieskolans bedömning är att vid förhyrning av även dessa lokaler täcks behovet av undervisningslokaler både på kort sikt och vid framtida beräknade volymökningar, även vid en samlokalisering med kulturskolan. Anpassning av lokalerna i Sinclairhuset kommer att krävas vid. Lokalerna är dock i behov av renovering oavsett om samlokalisering sker eller ej. Samtidigt är kulturskolans nuvarande lokaler på Skolgatan i behov av omfattande, både renovering och tillgänglighetsanpassning. Någon redovisning av kostnader för vad den del av ombyggnationen i Sinclair som krävs för inflyttning av kulturskolan kan dock inte ges i dagsläget. Sammantaget är dock bedömningen att det är effektivare att koncentrera ombyggnation och renovering i en byggnad än i flera. Vad gäller arbetsmiljöaspekten har centrala samverkansgruppen (CSG) den 25 mars erhållit skriftlig information om förslaget och med tillhörande beslutsunderlag. CSG fick samtidigt information i vilken förvaltningsledningen påtalade vikten av att huvudskyddsombuden ges möjlighet till delaktighet redan inledningsvis i planeringsfasen, samt att frågan återförs till CSG när verksamheterna genomfört riskoch konsekvensanalyser, dvs innan genomförandet. Denna ordning gäller fortfarande och säkerställer att arbetsmiljöfrågorna kommer att belysas genom hela processen. Sammanfattningsvis föranleder inte återremissen någon annan bedömning än den som kommunstyrelsen tidigare redovisat. Inte heller synes något behov av att inhämta ytterligare synpunkter i ärendet från berörda nämnder. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ordförandes tjänsteskrivelse Kommunfullmäktiges protokoll Kommunstyrelsens ordförande tjänsteskrivelse Barn- och utbildningsnämndens protokoll Barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämndens protokoll Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämndens protokoll Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta

81 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 3(3) Dnr KS 2013/00493 att uppdra åt kultur- och fritidsnämnden och barn- och utbildningsnämnden att samlokalisera kulturskolans verksamhet i Sinclair. att lokalerna för kulturutövande i Sinclair ska vara möjliga att hyra ut till föreningar. Beslut om uthyrning ska fattas av barn- och utbildningsnämnden i samråd med kulturoch fritidsnämnden. att hyreskostnaderna för kulturskolans nuvarande lokaler efter kulturskolans avflyttning ska belasta tekniska nämndens budget inom dess befintliga ram. att barn- och utbildningsnämnden ska ansvara för hyreskontraktet för lokalerna i Sinclair gentemot tekniska nämnden. Barn- och utbildningsnämnden ska debitera kultur- och fritidsnämnden hyra efter överenskommelse. att samverkan avseende lokalbokning ska ske för samtliga av kommunen förhyrda lokaler i Sinclair Henrik Sundström (M) Kommunstyrelsens ordförande Expediera till Kultur- och fritidsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Tekniska nämnden

82 Protokollsutdrag Kommunfullmäktige KS Dnr 2013/00493 Uppdrag i flerårsplan att utreda förutsättningar för att åstadkomma en samlokalisering av kulturskolan med barn och utbildningsnämndens lokaler i Sinclair Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan att uppdra åt barn och utbildningsnämnden att utreda förutsättningar för att åstadkomma en samlokalisering av kulturskolan med barn och utbildningsnämndens lokaler i Sinclair. Kultur och fritidsnämnden behandlade ärendet Kultur och fritid visar i sin utredning att de ytor som Sinclair erbjuder väl täcker de behov kulturskolan har. Man ser också, förutom samutnyttjande av lokaler fördelar i form av tillgång till resurser man i dag saknar i form av teknisker, inspelningsstudio, större konsertlokal samt Östraboteatern. Utredningen pekar dock på ett flertal risker med en lokalisering i Sinclairhuset i form av främst högre lokalkostnader och trafiksäkerhet. Kommunstyrelsens ordförande har på delegation beslutat om remiss om ändrad organisatorisk tillhörighet för kulturskolan till barn och utbildningsnämnden och kultur och fritidsnämnden. Syftet med initiativet var att genom att organisatoriskt flytta kulturskolan till barn och utbildningsnämnden vinna samordningsfördelar inom såväl personal- som lokalområdet. Både kultur och fritidsnämnden ( ) och barn och utbildningsnämnden ( ) beslutade att i sina remissvar inte förorda en organisatorisk överföring av kulturskolan till barn och utbildningsnämnden. Barn och utbildningsnämnden beslutade samtidigt att bl.a. ge uppdrag om samverkan avseende lokalerna i Sinclair. Vid kultur och fritidsnämndens handläggning av ärendet förde nämndens ordförande fram motsvarande förslag som beslutades i barn och utbildningsnämnden. Majoritetens vilja är således att kulturskolans nuvarande organisatoriska tillhörighet bibehålls, men att en samlokalisering sker mellan barn och utbildningsnämndens verksamhet i Sinclair och kulturskolan. Annelie Högberg (S), Magnus Jacobsson (KD), Cecilia Sandberg (S), Lars-Olof Laxrot (V), Jan Gunnarsson (S), Elving Andersson (C), Stefan Skoglund (S), Gunila Jivén (M) och Henrik Sundström (M) yttrar sig i ärendet. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

83 Protokollsutdrag Kommunfullmäktige Beslutsunderlag Kommunstyrelsens protokoll Kommunstyrelsens ordförande tjänsteskrivelse Barn och utbildningsnämndens protokoll Barn och utbildnings tjänsteskrivelse Kultur och fritidsnämndens protokoll Kultur och fritids tjänsteskrivelse Kultur och fritidsnämndens protokoll Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

84 Protokollsutdrag Kommunfullmäktige forts. 66 Kultur och fritids tjänsteskrivelse Yrkanden Annelie Högberg (S), Cecilia Sandberg (S), Lars-Olof Laxrot (V): återremiss till kommunstyrelsen för: - att ta reda på de beräknade lokalkostnaderna som flytten och ombyggnaden innebär och hur den skall finansieras, - att utreda trafiksäkerheten kring Sinclair, - att utreda möjligheterna och kostnaderna av en tillgänglighetsanpassning av nuvarande kulturskola, - att få in en lokalutredning för en samlokalisering från barn och utbildningsnämnden och identifiera behovet av lokaler när gymnasieskolans årskullar ökar, samt - att utreda arbetsmiljöaspekten vid en samlokalisering. Magnus Jacobsson (KD): avslag på Annelie Högbergs (S) m.fl. yrkande och bifall till kommunstyrelsens förslag. Jan Gunnarsson (S): avslag på kommunstyrelsens förslag och bifall till Annelie Högbergs (S) m.fl. yrkande. Propositionsordning Ordförande ställer först proposition på avgörande idag mot återremiss och finner att kommunfullmäktige beslutar avgöra ärendet idag. Omröstning begärs. Kommunfullmäktige godkänner följande propositionsordning. Ja-röst för bifall till kommunstyrelsens förslag. Nej-röst för bifall till återremiss. Omröstningsresultat Med 31 ja-röster för bifall till kommunstyrelsens förslag och 27 nej-röster för bifall till återremiss, 2 avstår samt 1 frånvarande utan ersättare beslutar kommunfullmäktige att återremittera ärendet. Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

85 Protokollsutdrag Kommunfullmäktige Ja Nej Sture Svennberg (M) Alf Gillberg (S) Ingela Ruthner (M) Birgitta Pelli (S) Gösta Dahlberg (M) Per-Arne Andersson (S) Björn Skår (M) Kenneth Olsson (S) Zeidi Ström (M) Jan-Olof Andersson (S) Majvor Abdon (M) Tobias Andreasson (S) Christer Hasslebäck (M) Annelie Högberg (S) Henrik Sundström (M) Tommy Strand (S) Gunila Jivén (M) Petra Ekerum (S) Carin Ramneskär (M) Sonny Persson (S) Niklas Moe (M) Åke Granath (S) Johanna Ramneskär (M) Nora Åkare (S) Roger Ekeroos (M) Anna-Lena Heydar (S) Birgit Olofsson (M) Krister Kronlid (S) Staffan Cronholm (M) Jan Gunnarsson (S) Margareta Lundh (M) Cecilia Sandberg (S) Anita Olsson (C) Ingemar Samuelsson (S) Stig Olsson (C) Paula Berger (S) Elving Andersson (C) Kenneth Engelbrektsson (S) Ralph Steen (FP) Carina Antonsson (S) Siv Pettersson (FP) Stefan Skoglund (S) Berit af Geijerstam (FP) Taisir Kassem (S) Christer Oltegen (FP) Christer Johansson (V) Marie Henriksen (KD) Lars-Olof Laxrot (V) Christina Nilsson (KD) Salah Abuarisheh (V) Magnus Jacobsson (KD) Reine Johansson (-) David Sahlsten (KD) Thommy Karlin (SD) Ann-Margret Mossberg (MP) Gunilla Magnusson (MP) Kjell Grönlund (MP) Jarmo Uusitalo (MP) 2 avstår, 1 frånvarande utan ersättare Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

86 Protokollsutdrag Kommunfullmäktige Beslut Kommunfullmäktige beslutar att, då minst en tredjedel av ledamöterna begär det, återremittera ärendet till kommunstyrelsen för att ta reda på de beräknade lokalkostnaderna som flytten och ombyggnaden innebär och hur den skall finansieras, utreda trafiksäkerheten kring Sinclair, utreda möjligheterna och kostnaderna av en tillgänglighetsanpassning av nuvarande kulturskola, få in en lokalutredning för en samlokalisering från barn och utbildningsnämnden och identifiera behovet av lokaler när gymnasieskolans årskullar ökar, samt att utreda arbetsmiljöaspekten vid en samlokalisering. Vid protokollet Annica Åberg Justerat Ralph Steen, Henrik Sundström, Birgitta Pelli Justeringen tillkännagiven på anslagstavlan intygar Annica Åberg Expedierat Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

87 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 1(4) Dnr KS 2013/00493 Handläggare Utredare Markus Hurtig Telefon Ändrad organisatorisk tillhörighet för kulturskolan samt uppdrag i flerårsplan att utreda förutsättningar för att åstadkomma en samlokalisering av kulturskolan med barn- och utbildningsnämndens lokaler i Sinclair Sammanfattning Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan att uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att utreda förutsättningar för att åstadkomma en samlokalisering av kulturskolan med barn- och utbildningsnämndens lokaler i Sinclair. Kultur- och fritidsnämnden behandlade ärendet Kultur- och fritidsförvaltningen visar i sin utredning att de ytor som Sinclair erbjuder väl täcker de behov kulturskolan har. Man ser också, förutom samutnyttjande av lokaler fördelar i form av tillgång till resurser man i dag saknar i form av teknisker, inspelningsstudio, större konsertlokal samt Östraboteatern. Utredningen pekar dock på ett flertal risker med en lokalisering i Sinclairhuset i form av främst högre lokalkostnader och trafiksäkerhet. Kommunstyrelsens ordförande har på delegation beslutat om remiss om ändrad organisatorisk tillhörighet för kulturskolan till barn- och utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden. Syftet med initiativet var att genom att organisatoriskt flytta kulturskolan till barn- och utbildningsnämnden vinna samordningsfördelar inom såväl personal- som lokalområdet. Både kultur- och fritidsnämnden ( ) och barn- och utbildningsnämnden ( ) beslutade att i sina remissvar inte förorda en organisatorisk överföring av kulturskolan till barn- och utbildningsnämnden. Barn- och utbildningsnämnden beslutade samtidigt att bl.a. ge uppdrag om samverkan avseende lokalerna i Sinclair. Vid kultur- och fritidsnämndens handläggning av ärendet förde nämndens ordförande fram motsvarande förslag som beslutades i barn- och utbildningsnämnden. Majoritetens vilja är således att kulturskolans nuvarande organisatoriska tillhörighet bibehålls, men att en samlokalisering sker mellan barn- och utbildningsnämndens verksamhet i Sinclair och kulturskolan.

88 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 2(4) Dnr KS 2013/00493 Beslutsunderlag Kommunstyrelsens ordförande tjänsteskrivelse Barn- och utbildningsnämndens protokoll Barn- och utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämndens protokoll Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Kultur- och fritidsnämndens protokoll Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteskrivelse Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att uppdra åt kultur- och fritidsnämnden och barn- och utbildningsnämnden att samlokalisera kulturskolans verksamhet i Sinclair. att lokalerna för kulturutövande i Sinclair ska vara möjliga att hyra ut till föreningar. Beslut om uthyrning ska fattas av barn- och utbildningsnämnden i samråd med kulturoch fritidsnämnden. att hyreskostnaderna för kulturskolans nuvarande lokaler efter kulturskolans avflyttning ska belasta tekniska nämndens budget inom dess befintliga ram. att barn- och utbildningsnämnden ska ansvara för hyreskontraktet för lokalerna i Sinclair gentemot tekniska nämnden. Barn- och utbildningsnämnden ska debitera kultur- och fritidsnämnden hyra efter överenskommelse. att samverkan avseende lokalbokning ska ske för samtliga av kommunen förhyrda lokaler i Sinclair. Ärendebeskrivning Uppdrag i flerårsplan Kommunfullmäktige beslutade i flerårsplan att uppdra åt barn- och utbildningsnämnden att utreda förutsättningar för att åstadkomma en samlokalisering av kulturskolan med barn- och utbildningsnämndens lokaler i Sinclair. Kultur- och fritidsnämnden behandlade ärendet Kultur- och fritidsförvaltningen visar i sin utredning att de ytor som Sinclair väl täcker de behov kulturskolan har. Man ser också, förutom samutnyttjande av lokaler fördelar i form av tillgång till resurser man i dag saknar i form av teknisker, inspelningsstudio, större konsertlokal samt Östraboteatern. Utredningen pekar dock på ett flertal risker med en

89 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 3(4) Dnr KS 2013/00493 lokalisering i Sinclairhuset. Problemen handlar om högre lokalkostnader, risk för problem med ljudnivåer för andra hyresgäster, otillräckliga förrådsytor, otillräckliga personalutrymmen, trafiksäkerhets- och parkeringsproblem, risk för schemakrocker, risk att verksamheten inte upplevs sammanhållen då verksamheten kommer att få bedrivas i flera plan, risk att lokalerna inte kommer att räcka vid framtida utökningar inom gymnasieskolan och risk att den ideella föreningen Studio 32 som nu delar lokal med delar av kulturskolan i framtiden inte kommer att klara sin hyreskostnad. Man betonar också risken för dubbla difts- och underhållskostnader de första åren efter en eventuell flytt. Kultur och fritidsnämnden beslutade att inte förorda en samlokalisering. Barn- och utbildningsnämnden behandlade frågan i samband med remiss från kommunstyrelsen om kulturskolan organisatoriska tillhörighet (se nedan). Remiss från kommunstyrelsen om ändring av kulturskolans organisatoriska tillhörighet Kommunstyrelsens ordförande beslutade, med stöd av delegation nr 8, i november 2013 att remittera frågan om ändrad organisatorisk tillhörighet för kulturskolan till barn- och utbildningsnämnden och kultur- och fritidsnämnden. Syftet med initiativet var att genom att organisatoriskt flytta kulturskolan till barn- och utbildningsnämnden vinna samordningsfördelar inom såväl personal- som lokalområdet. En utgångspunkt för förändringen skulle vara att kommunfullmäktige i samband med budgetbeslut särskilt anger att en viss del av barn- och utbildningsnämndens kommunbidrag ska användas till kulturskoleverksamhet för att på så sätt säkra framtida drift. Enligt remissen skulle berörda nämnder, utifrån en konsekvensbeskrivning där både positiva och negativa aspekter belyses, ta ställning till förslaget att flytta kulturskolans organisatoriska tillhörighet från kultur- och fritidsnämnden till barn- och utbildningsnämnden. Både kultur- och fritidsnämnden ( ) och barn- och utbildningsnämnden ( ) beslutade att i sina remissvar inte förorda en organisatorisk överföring av kulturskolan till barn- och utbildningsnämnden. Barn- och utbildningsnämnden beslutade samtidigt att bl.a. ge uppdrag om samverkan avseende lokalerna i Sinclair. Vid kultur- och fritidsnämndens handläggning av ärendet förde nämndens ordförande fram motsvarande förslag som beslutades i barn- och utbildningsnämnden. Majoritetens ståndpunkt Majoritetens vilja är således att kulturskolans nuvarande organisatoriska tillhörighet bibehålls, men att en samlokalisering sker mellan barn- och utbildningsnämndens verksamhet i Sinclair och kulturskolan.

90 Tjänsteskrivelse Kommunledningskontoret 4(4) Dnr KS 2013/00493 Henrik Sundström (m) Kommunstyrelsens ordförande Expediera till Kultur- och fritidsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Tekniska nämnden

91 Protokollsförslag Barn och utbildningsnämnden Dnr BUN 2016/ Almanara pedagogisk omsorg AB - Ansökan om att bedriva enskild verksamhet, pedagogisk omsorg Sammanfattning Maya Faseia, bedriver sedan 2014 enskild pedagogisk omsorg i Uddevalla kommun. Hennes enskilda firma Regnbåge pedagogisk omsorg, beviljades bidrag Verksamheten kommer att tas över av Almanara Pedagogisk omsorg AB, varför bolaget ansöker om beviljade av bidrag. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse Ansökan från Almanara pedagogisk omsorg AB Beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar Att Almanara Pedagogisk omsorg AB, , beviljas bidrag för att bedriva enskild pedagogisk omsorg i Uddevalla kommun att beslutet gäller under förutsättning att verksamheten bedrivs i enlighet med ansökan, gällande lagstiftning och tillämpliga regelverk från kommun och andra myndigheter att beslutet gäller under förutsättning att Almanara Pedagogisk omsorg AB överta den av Regnbåge bedrivna pedagogiska omsorgen i Uddevalla kommun senast ett år efter att beslutet fattats att beslutet gäller tills vidare under förutsättning att verksamheten startas senast ett år efter att beslutet fattats Justerandes signatur Utdragsbestyrkande

92 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 1(3) Dnr BUN 2016/00697 Handläggare Tillsynssamordnare Mirsada Slijepcevic Telefon Almanara Pedagogisk omsorg AB - Ansökan om att bedriva enskild verksamhet, pedagogisk omsorg Sammanfattning Maya Faseia, bedriver sedan 2014 enskild pedagogisk omsorg i Uddevalla kommun. Hennes enskilda firma Regnbågen pedagogisk omsorg, beviljades bidrag Verksamheten kommer att tas över av Almanara Pedagogisk omsorg AB, varför bolaget ansöker om beviljade av bidrag. Beslutsunderlag Förvaltningens tjänsteskrivelse Ansökan från Almanara pedagogisk omsorg AB Förslag till beslut Barn och utbildningsnämnden beslutar Att Almanara Pedagogisk omsorg AB, , beviljas bidrag för att bedriva enskild pedagogisk omsorg i Uddevalla kommun att beslutet gäller under förutsättning att verksamheten bedrivs i enlighet med ansökan, gällande lagstiftning och tillämpliga regelverk från kommun och andra myndigheter att beslutet gäller under förutsättning att Almanara Pedagogisk omsorg AB övertar den av Regnbågen enskild firma bedrivna pedagogiska omsorgen i Uddevalla kommun senast ett år efter att beslutet fattats att beslutet gäller tills vidare under förutsättning att verksamheten startas senast ett år efter att beslutet fattats Ärendebeskrivning Almanara Pedagogisk omsorg AB, organisationsnummer , har i enlighet med 25 kap. 10 skollagen ansökt om bidrag för att bedriva enskild pedagogisk omsorg. Bolaget ägs och bedrivs av Maya Faseia, och Monwar Shaat,. Båda arbetar i verksamheten som verksamhetschef respektive dagbarnvårdare. Beräknad start är enligt ansökan januari Verksamheten ska bedrivas i lokaler på Södergatan 20 i Uddevalla kommun. Verksamheten kommer att ha ca 34 platser för barn i åldrarna 1 5 år.

93 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 2(3) Dnr BUN 2016/00697 Maya Faseia bedriver sedan 2014 enskild pedagogisk omsorg i Uddevalla kommun. Hennes enskilda firma Regnbågen pedagogisk omsorg, beviljades bidrag Verksamheten har ändrat bolagsform från enskild firma till AB , varför den nya huvudmannen, i enlighet med kommunens regelverk, ansöker om beviljade av bidrag. Aktiebolaget kommer att överta den enskilda firmans verksamhet i januari Lagstiftning Enligt 25 kap. 2 skollagen (2010:800) ska pedagogisk omsorg som erbjuds i stället för förskola eller fritidshem genom pedagogisk verksamhet stimulera barns utveckling och lärande och förbereda barnen för fortsatt lärande. Enligt 7 ska en sådan verksamhet bedrivas i ändamålsenliga lokaler i grupper med lämplig sammansättning och storlek. För bedrivande av verksamheten ska det finnas personal med sådan utbildning eller erfarenhet att barnens behov av omsorg och en god pedagogisk verksamhet kan tillgodoses. Enligt 10 har enskild som bedriver pedagogisk omsorg rätt till bidrag om 1. Huvudmannen har förutsättningar att följa de föreskrifter som gäller motsvarande offentlig verksamhet 2. Verksamheten inte innebär påtagliga negativa följder för kommunens motsvarande verksamhet 3. Verksamheten är öppen för alla barn 4. Avgifterna inte är oskäligt höga Med föreskrifter anses samtliga regler i lagar, förordningar och myndighetsföreskrifter som gäller för den aktuella verksamheten. Huvudmannen har det yttersta ansvaret för att verksamheten arbetar mot de nationella målen, har likvärdig kvalitet och uppfyller kraven i författningarna. Huvudmannen har också ett ansvar för att utveckla verksamheten för att öka måluppfyllelsen. Om verksamheten ska förändras i större omfattning, ska barn och utbildningsförvaltningen kontaktas omgående för att avgöra om förändringen kräver ett förnyat beslut om rätt till bidrag. (Regelverk om ansökan om bidrag för enskild pedagogisk omsorg i Uddevalla kommun, ) Pedagogiskt innehåll Den sökande beskriver i sin ansökan att Lpfö 98 (reviderad 2010), Skolverkets allmänna råd om pedagogisk omsorg, barnkonventionen och skollagen kommer att utgöra grunden för verksamheten. Barnets välbefinnande, trygghet, utveckling och lärande kommer att prägla verksamheten. Värdegrundsfrågor och föräldrasamarbete kommer att läggas stor vikt vid. För mer information om den pedagogiska verksamheten se ansökan.

94 Tjänsteskrivelse Barn och utbildning 3(3) Dnr BUN 2016/00697 Omfattning Enligt ansökan kommer verksamheten att omfatta 2 avdelningar med ca 34 barn organiserade i fyra grupper i åldrarna mellan 1-5 år. Bolaget har 11 anställda varav 7 dagbarnvårdartjänster (4 barnskötare, 2 undersköterskor, en dagbarnvårdare med erfarenhet). En dagbarnvårdare som är utbildad kock arbetar en viss procent av sin tjänst som kockerska. Utöver pedagogisk personal finns ett köksbiträde, två chaufförer och en vaktmästare. Huvudman Verksamhetschef Maya Faseia har en barnskötarutbildning och flera år erfarenhet som barnskötare. Hon har arabiska som modersmål och talar svenska flytande. Föräldraavgift Ingen föräldraavgift kommer att tas ut. Lokaler Verksamheten kommer att bedrivas i befintliga lokaler på Södergatan 20 i Uddevalla kommun. Budget Registreringsbevis finns som bilaga till ansökan. Registreringsbevis och eventuella anmärkningar har kontrollerats hos Skatteverket. Inga skatteskulder har funnits. Budget har kontrollerats av förvaltningens ekonom. Inga anmärkningar har framkommit vid kontrollen. Konsekvenser för den kommunala verksamheten Utgångspunkten vid bedömningen är att Regnbågen pedagogisk omsorg övertas av Almanara pedagogisk omsorg AB med oförändrad verksamhet och att det totala antalet barn i befintliga verksamheten kvarstår. Ändringen av bolagsform får inte sådana negativa konsekvenser för den kommunala verksamheten som anses i skollagen. Ansökan bör därför beviljas. Hans-Lennart Schylberg Skolchef Mirsada Slijepcevic Tillsynssamordnare Expediera till Almanara Pedagogisk omsorg AB Förskolekontoret

95 Þ,N aoa/a rr a:a Bo[agsverket Sundsvall Tfn: REGISTRERINGSBEVIS AKTIEBOLAG Oeenistionsnummer ObjeK ts r gistßringsdatum Ookumêntêt skâpât 2076-] :33 Nuvårånd6 f rnâs registreringsdetum 2076-!0-]-4 Sda 2 (3\ Org. nummer : Firma: Adress: s _5 Almanara Pedagogisk omsorg AB C/O Maya Faseia Visvägen 22 Iqln 1-I0 45I 17 UDDEVALLA Säte: Regi- strerings län: Anmärkning: Västra Götalands 1än, Uddevalla kommun Detta är ett privat aktiebolag. BII,DÀT DATI'M _6 SÀ}r!Ì'fAIiISTAILNING AV AI(T IEKAPI TAL Aktiekapital Lägst Högst Antal akti-er: Lägst...: Höqst...: sek sek SEK STY-RELSELEDÀ}IOTER Fasela, Maya, Visvägen 22 Lq}l 1101, 457 '77 UDDEVALLA I S TYRE L SE SUP PT.F.AIiITER Shaat, Monwar, Kopparmyntsgatan 30 Lqh 1102, UDDEVALLA FIRMATECKNING Fj-rman tecknas av styrelsen J FÖRE sig,id.t OM ÀIiTTÀI, STn.ELSEI.ED.aT'íÓTER/ STY.RELSE SUPPLEÀIi TER Styrelsen skal1 bestå av 1ägst 1 och högst 5 ledamöter med högst 2 suppleanter. BOI,AGSORDNING Datum för senaste ändringen: röneugålr,/a\ /rkelser/vr LLKoR r Bor,AcsoRDNrNcEN Hembuds förbehå1f Förköps förbehåii