Anvisning för e-posthantering

Transkript

1 Anvisning för e-posthantering Anvisning Ingår i Kungälvs kommuns författningssamling enligt beslut KF 315/2015 KS2015/1382 Diarienummer: Dokumentansvarig: Beslutad av: Ersätter tidigare beslut Datum för beslut: Giltighetstid: Handläggare: KS2016/1380 Mariella Sivertstrand Kommunstyrelsen KS 14/ Magnus Engvall 1

2 2(10) 1. Inledning Standardformat för e-postadresser och e-postkonton Personliga brevlådor Myndighets- och funktionsbrevlådor Åtkomst och tillgänglighet av e-postkonton E-post och allmänna handlingar Vad är en handling? Vad är en allmän handling? När blir e-post allmän handling? Bevakning, postöppning och besvarande av e-post Diarieföring, arkivering och gallring av e-post Sekretesskyddade handlingar Hantering av e-post och e-postkonton Den enskildes ansvar Massutskick Bifogade filer Signaturer Automatisk eftersändning Utskrifter Datasäkerhet, spam och virus Allmänna råd för e-posthantering Utskick Säkerhet... 10

3 1. Inledning Här presenteras de regler som gäller för användandet av e-post för anställda och politiker med uppdrag i Kungälvs kommun. - Kom ihåg att samma regler gäller för e-post som för vanlig post. 3(10) 2. Standardformat för e-postadresser och e-postkonton E-postadresser på standardformat ser ut så här: förnamn.efternamn@kungalv.se Följande typer av adresser används inom Kungälvs kommun: Personliga adresser är knuten till en unik person Gruppadresser - går till alla medlemmar i en grupp Funktionsadresser sköter en viss funktion Följande typer av brevlådor används i Kungälvs kommun: Personliga brevlådor adresser kopplade till enskilda personer, anställda och förtroendevalda Funktionsbrevlådor adresser kopplade till enheter och verksamheter Myndighetsbrevlådor - obligatoriska adresser för respektive nämnd Det ska finnas en tillgänglig kommungemensam brevlåda, som kan tillämpas när avsändaren inte känner till kommunens organisation. Kungälvs kommun har en officiell kommunbrevlåda med följande adress: Kommun@kungalv.se 2.1 Personliga brevlådor För att vara berättigad till ett serverkonto och e-postadress ska personen vara anställd inom eller ha ett förtroendeuppdrag i Kungälvs kommun som avser uppdrag i kommunfullmäktige, kommunal nämnd eller styrelse samt styrelseuppdrag i kommunalt bolag. När en anställning eller uppdrag upphör ska detta meddelas kommunens IT-avdelning. E-postkontot ska därefter tas bort. 2.2 Myndighets- och funktionsbrevlådor Varje nämnd ska ha en myndighetsbrevlåda tillgänglig för e-post. Till myndighetsbrevlådorna bör all e-post styras som är ställd till myndigheten och som är allmänna handlingar som ska registreras eller diarieföras.

4 Registrator vid varje nämnd ansvarar för varje myndighetsbrevlåda. Vid registrators frånvaro ska det finnas ersättare som kontrollerar denna dagligen. Samtliga nämnd- och funktionsbrevlådor ska ha personer utsedda för regelbunden bevakning. Dessa personer ska vara kunniga i de regler och rutiner som gäller för hantering av allmänna handlingar. 4(10) 2.3 Åtkomst och tillgänglighet av e-postkonton E-postkonton inom Kungälvs kommun ska vara möjliga att nå från alla datorer med Internetuppkoppling, vilket innebär en platsoberoende tillgänglighet. Åtkomstmetoder kan ske genom Windowsklient, webbklient, synkronisering och nerladdning via handdator eller mobiltelefon, åtkomst från andra e-postläsare än den kommunen tillhandahåller (exempelvis via POP eller IMAP4) eller som e-postfunktion via portal. 3. E-post och allmänna handlingar Inom myndigheter som använder ADB-upptagningar i sin verksamhet och där allmänna handlingar lagras, ställs det krav på god offentlighetsstruktur. Huvudreglerna för offentlighetsprincipen finns formulerade i tryckfrihetsförordningen (TF). Undantag och vissa kompletterande regler återfinns i sekretesslagen (SekrL 15 kap 9-13 ) och sekretessförordningen. Enligt TF har allmänheten rätt att ta del av allmänna handlingar under förutsättningen att de inte är hemliga (2 kap 2 ) 3.1 Vad är en handling? Enligt TF (2 kap 3 ) är en handling en framställning i skrift eller bild samt upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel. 3.2 Vad är en allmän handling? Enligt TF är utgör allmän handling de handlingar som förvaras hos myndigheten och som anses inkomna eller upprättade hos myndigheten (2 kap 6-7 ). Reglerna i TF (2 kap 3-11 ) är tillämpbara även för e-post. Enligt TF är en handling allmän om den är: Förvarad hos myndigheten Anses som inkommen eller Är upprättad hos myndigheten 3.3 När blir e-post allmän handling? Ett e-postmeddelande, som rör ett ärende eller en fråga som hör till myndighetens område, blir allmän så snart den nått någon av myndighetens adresser. Det finns inget krav på att e-posten ska vara utskriven eller diarieförd för att den ska betraktas som allmän handling.

5 Personligt adresserad e-post är att anse som allmän handling om det gäller ett ärende eller annan fråga som rör kommunens verksamhet. Avgörande för om en handling är allmän eller inte är innehållet, inte vem den är adresserad till. Ett meddelande som sänts med e-post till en extern adressat anses i allmänhet som upprättad och expedierad. Interna e-postmeddelande kan bli allmänna handlingar om meddelandet tillför ett ärende sakuppgift eller är av betydelse för ärendet. Meddelandet blir en allmän handling när den expedierats eller arkiverats, vilket innebär att ett meddelande kan bli allmän handling när det skickats mellan verksamhetsgrenar som kan anses som självständiga i förhållande till varandra eller då det inordnats systematiskt. 5(10) Ett meddelande som sänts från kommunen till en extern adress anses i regel som expedierat och blir därmed en allmän handling. Observera att särskilda bestämmelser gäller för handlingar i kallelser till styrelser och nämnder. Förteckning över inkommande och utskickade handlingar (e-postlistor) är allmänna och offentliga handlingar. Handlingar är inte allmänna om de är: Minnesanteckningar, vilket innebär att de hör till ett ärende utan att tillföra ärendet sakuppgift, undantaget om de expedierats eller arkiverats. Utväxlas inom myndigheten som arbetsmaterial under ett ärendes beredning. Är myndighetsinterna meddelanden och informationsmeddelanden. Meddelande av tillfällig eller ringa betydelse, exempelvis bokning av tider. Är rent personliga meddelanden och av uppenbart privat karaktär. Tas emot av en person i egenskap av annan ställning, exempelvis intern partipost till politiker eller post till facklig förtroendeman. 4. Bevakning, postöppning och besvarande av e-post All inkommen post, såväl papperspost som e-post, ska öppnas utan dröjsmål. Detta gäller både personadresserad post till myndigheter, kommunala verksamheter, enskilda tjänstemän och förtroendevalda. För att undvika att inkommen e-post förblir oöppnad under en längre tid är den som ansvarar för en personlig brevlåda skyldig att löpande bevaka denna. Kontroll av e-postbrevlådan bör ske dagligen. Detta gäller även för dem som utsetts som ansvariga för myndighets- och funktionsbrevlådorna. E-postbrevlådorna bevakas av sina innehavare, som vid planerad frånvaro ansvarar för att inkomna meddelanden sänds vidare till funktions- eller myndighetsbrevlåda alternativt annan person eller att avsändaren omgående får ett meddelande om frånvaron. Vid oplanerad frånvaro ansvarar närmaste chef för bevakning. Myndighets- och förvaltningsbrevlådor ska vid ordinarie innehavares frånvaro ställas till annan person inom förvaltningen.

6 Svar eller bekräftelse på att e-postmeddelande inkommit ska ske inom två dagar, vid bekräftelse ska svar skickas så snart det låter sig göras med hänsyn till arbetet som krävs för att sammanställa svaret. Mottagaren av e-post ska kontrollera att inkomna meddelanden är läsliga, i annat fall ska kommunens ITavdelning kontaktas. E-post som kommit till fel instans sänds vidare elektroniskt och mottagaren bör meddela den ursprungliga avsändaren att berörd myndighet eller verksamhet tagit emot meddelandet. 6(10) 5. Diarieföring, arkivering och gallring av e-post Användande av e-post ska alltid följa gällande regler för registrering. Det är en grundläggande princip att allmänhetens rätt till insyn enligt offentlighetsprincipen inte försämras när e-post används. Registrator bedömer e-posten i myndighetsbrevlådan. Allmänna handlingar som inkommit till den personliga brevlådan, ansvarar den enskilda innehavaren för. Vid osäkerhet på om en handling ska diarieföras eller inte, ska registrator tillfrågas. Bedömer registrator att meddelandet ska diarieföras, kan meddelandet efter diarieföring gallras ur den personliga e-postbrevlådan. E-postmeddelanden som enligt gällande dokumenthanteringsplan kan gallras omedelbart eller efter ett par år, kan lagras elektroniskt fram till gallring. Är meddelandet del av ett diariefört ärende eller finns registrerat i det elektroniska ärendehanteringssystemet, lagras även den elektroniska filen där. Långsiktig lagring i form av arkivering och aktbildning sker genom att handlingar skrivs ut och bevaras i pappersform. Målsättningen är att säkra de elektroniska dokumenten genom digital långtidslagring. Handlingar som överförts till en annan medieform, exempelvis papper, kan raderas. Handlingar som överförts till fel handläggare eller myndighet kan raderas efter det att handlingen överförts till rätt mottagare. Allmänna handlingar av ringa eller tillfällig betydelse kan gallras löpande utan annan åtgärd. Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse kan vara uppgifter som ersätter ett telefonsamtal och som inte tillför något i ett sakärende, pressmeddelande, cirkulär, reklam, med mera. Denna typ av handling behöver inte registreras eller diarieföras. Så kallade cookiefiler, globalfiler och e-postlistor utgör allmänna handlingar. Cookiefiler och globalfiler utgör loggar över besökta webbsidor på Internet. E-postlistor är sammanställningar över inkommande och utgående e-post. De är att betrakta som ett handlingsslag av ringa eller tillfällig betydelse och kan gallras vid inaktualitet. 6. Sekretesskyddade handlingar E-postsystemet ska inte användas för överföring av sekretessbelagda handlingar om inte detta sker med stöd av särskilda skyddsåtgärder såsom kryptering. När en inkommen handling kan bli föremål för sekretesskydd skrivs den ut på papper och lämnas till registrator för bedömning. Handlingen ska därefter raderas ur e- postsystemet. Allmänna handlingar med sekretessuppgifter måste registreras (SekrL 15 kap 1-2 ). Övriga handlingar som inte behöver registreras ska hållas ordnade så att utomstående utan svårighet kan fastställa att handlingen har inkommit till eller upprättats vid myndigheten. Sekretesskyddade uppgifter ska aldrig förekomma i ämnesrubriken.

7 7(10) 7. Hantering av e-post och e-postkonton Huvudkanalen för den interna och externa informationen är kommunens intranät respektive hemsida. Det är främst dessa verktyg som ska användas för olika former av masskommunikation och spridande av digitala filer. Vid utskick av e-postmeddelanden ska personen som ansvarar för utskicket bedöma innehållets betydelse för mottagande part och därmed undvika onödiga utskick. 7.1 Den enskildes ansvar För hanteringen av personliga e-postkonton ansvarar den enskilde. E-postsystemet får inte användas på ett olagligt eller oetiskt sätt. E-postsystemet bör inte användas i affärsändamål av privat karaktär. Anslutning till e-postlistor eller diskussionsgrupper får endast göras om det är motiverat i tjänsten. Personliga meddelande som inte kan relateras till tjänsten eller uppdraget inom Kungälvs kommun, ansvarar den enskilde för. Gemensamt för Kungälvs kommuns IT-resurser är att datorerna är kommunens egendom och ska användas i tjänsten för att underlätta arbete och kommunikation. 7.2 Massutskick Massutskick ska endast ske undantagsvis och endast då meddelandet är av larmkaraktär. Vid masskommunikation eller kommunikation inom arbets- eller projektgrupper ska hemsidan eller intranätet användas. En länk till informationen kan med fördel skickas med e-post till de berörda. 7.3 Bifogade filer Bifogade digitala filer tynger kommunens e-postsystem och riskerar att blockera in- och utgående meddelanden. För att undvika onödig belastning bör istället länkar till dokument skickas till berörda personer. 7.4 Signaturer Signaturer i e-postmeddelande ska formuleras med avseende på innehåll och syfte. Signaturen bör innehålla uppgifter om namn, titel, enhet, adress, telefonnummer och e-post. Signaturer bör inte utformas så att de påverkas negativt för mottagaren, exempelvis genom att den generar en bifogad fil. Den grafiska profilen ska följas enligt befintlig mall. En gemensam signatur för anställda i Kungälvs kommun har tagits fram och skall så långt som möjligt utformas som nedan.

8 8(10) Förnamn Efternamn titel Kungälvs kommun Enhet Sektorn Kungälv tel xx xx xx mobil. xxxx-xx xx xx e-post. 7.5 Frånvarohantering Bevakning av personliga brevlådor kan ske av den enskilde även under frånvaro genom platsoberoende tillgänglighet via webbklienten. Vid frånvaro där den personliga bevakningen inte är möjlig tillämpas två principer. Antingen ska automatiskt svar kopplas in med dels meddelande om när personen återkommer, dels med uppmaning till avsändaren att istället sända post till myndighets- eller funktionsbrevlåda. Alternativt ska inkommen post vidarebefordras till annan personlig brevlåda, myndighets- eller funktionsbrevlåda. Det bör finnas generella anvisningar över hur signaturer och frånvaromeddelanden utformas. En gemensam standard för frånvaromeddelande för anställda i Kungälvs kommun har tagits fram och skall så långt som möjligt utformas som nedan. Jag är inte i tjänst för tillfället och kommer alt1/alt 2 Alt 1. inte att läsa min e-post förrän xx/xx 20xx då jag är åter Alt 2. endast att läsa min e-post sporadiskt fram till den xx/xx 20xx då jag är åter. Är ditt ärende brådskande ber jag dig kontakta person/enhet via telefonnummer 0303-xx xx xx eller e-post namn.namn@kungalv.se Hälsningar Förnamn Efternamn titel Kungälvs kommun 7.6 Automatisk eftersändning E-post som är att betrakta som allmän handling får inte eftersändas till en adress utanför Kungälvs kommun om detta sker i strid mot lagen (1994:1383) om överlämnande av allmänna handlingar till andra organ än myndigheten för förvaring eller arkivlagen (1990:782). Automatisk eftersändning rekommenderas inte om detta sker utanför kommunen e-postsystem, då detta kan innebära en risk för informationsförlust och minskad säkerhet. 7.7 Utskrifter Utskrifter på papper av inkommande och utgående e-postmeddelande bör endast ske om detta är motiverat för ärendets handläggning. Rutinmässiga och tillfälliga meddelanden bör inte skrivas ut på papper. En minskad andel utskrifter begränsar de negativa miljökonsekvenserna samt bidrar till att minska kostnaderna för papper och skrivare.

9 8. Datasäkerhet, spam och virus I e-postsystemet finns en loggningsfunktion som noterar inkommande och utgående meddelanden. Genom loggningsfunktionen kan alla meddelanden spåras genom att datum, tid, avsändare och mottagare registreras. Loggningslistor är att betrakta som allmän handling och kan skrivas ut vid behov. 9(10) E-post är den största källan till spridning av datorvirus. Detta gör det viktigt att alla datorer har modern antivirusprogramvara med uppdaterade virusdefinitioner. Detta gäller även för privata datorer som används för åtkomst av e-postadresser. För att undvika spridandet av virus i e-postsystemet måste även den enskilde ta detta i beaktande. På grund av riskerna med virus ska inte e-postmeddelanden öppnas om det finns starka skäl att misstänka att det innehåller virus eller liknande. Kommunen kan komma att ta del av de uppgifter som finns i ett privat e-postmeddelande om det är nödvändigt med hänsyn till informationssäkerheten, exempelvis vid virus- och hackerangrepp eller för att utreda och förhindra brott. Intrång i personliga e-postkonton ska föregås av information till den enskilde. Vid skälig misstanke om brott kan e-post och loggningsinformation knuten till ett visst e-postkonto lämnas ut till rättskipande myndighet utan att kontoinnehavaren meddelas. Det är kommunens ansvar att vidta nödvändiga säkerhetsåtgärder för att upprätthålla ett fungerande e- postsystem. Kungälvs kommun tillämpar så kallade spam- och virusfilter. Detta kan innebära att inkommande e-post automatiskt bedöms som spam eller virus och sätts i karantän. Finns det misstanke att e-post inte nått mottagaren bör kommunens IT-avdelning kontaktas.

10 10(10) 9. Allmänna råd för e-posthantering E-postkontot är personligt. Kontoinnehavaren är skyldig att löpande rensa i sin inkorg. En överfull brevlåda kan innebära svårigheter att motta inkommande e-post. Glöm inte heller att regelbundet rensa bland e-post som sparats som skickad eller borttagen e-post (motsvarande papperskorg). För att skapa rutiner kring hantering av in- och utgående e-post är det lämpligt att dela upp e-post som utgör allmänna handlingar i en särskild underkatalog. Det är även lämpligt att särskilja post som är privat eller som rör annat uppdrag, exempelvis fackliga och förtroendeuppdrag. Sekretessbelagda uppgifter ska inte skickas om det inte sker med särskilda skyddslösningar. Förekommer sekretesskyddade uppgifter ändå, bör dessa tas ut i pappersform, varpå det digitala meddelandet raderas ur inkorgen. Alla sekretessbelagda allmänna handlingar ska registreras. 9.1 Utskick Rubriken ska vara kort och informativ. Mottagaren ska kunna bedöma innehållet utan att öppna brevet. Undvik att skriva känsliga uppgifter i ärenderubriken. Allt som skrivs med Kungälvs kommun som avsändare uppfattas som kommunens ansikte utåt. Skicka interna meddelanden endast till dem de berör. Undvik för mycket layout, då detta ser olika ut i olika datorer och kan påverka läsbarheten. 9.2 Säkerhet Använd lösenord av god kvalité och byt dessa regelbundet. Helst bör ett lösenord innehålla en blandning av stora och små tecken, bokstäver och siffror, ett exempel på sådant lösenord är: Hf34Um8X Förvara inte lösenordet i direkt närhet till datorn. Håll dig informerad om riskerna med datavirus. Hantera externa dokument och filer med försiktighet och använd de hjälpmedel som finns för att skydda den egna datorn mot virus. Skicka inte vidare kedjebrev, virusvarningar eller rykten. Denna typ av meddelanden fyller snabbt upp inkorgen och kan utgöra källa till spridande av felaktig information. För att undvika spam bör personliga adresser inte finnas tillgängliga direkt på hemsida eller motsvarande. Använd i dessa sammanhang helst kontaktformulär styrda till funktionsbrevlådor. Om hotelsebrev förekommer, radera inte dessa innan rättslig åtgärd vidtagits.