Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer"

Transkript

1 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer

2 Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial 5 Elektroniksa handlingar 6 Enskilda handlingar 6 Protokoll 6 Offentlighet och sekretess 6 Offentlighet och sekretess 6 Sekretessmarkering 7 Vem tar ställning? 7 Beslut och överklagande 7 Får vi betalt? 7 Registrering av allmänna handlingar 8 Huvudregel, arkivlagen 8 Syfte, undantag 8 Vad ska registret innehålla 9 Sekretessmarkerade handlingar och 9 ärenderegistreting Registreringsmetoder 9 Systematisk förvaring 9 Diarieföring 9 Objektsregistrering 10 Posthantering 10 Postlistor 11 E-post 11 Adressplan för e-post 13 Hantering av e-post 13 E-post och Allmänna handlingar 14 Handlingar som inte är allmänna 15 Bra att tänka på 16 Internetanvändning 17 Dokumenttyp Antagen av Dokumentansvarig Riktlinje Kommunstyrelsen Thomas Hjert 2

3 Riktlinjer för ärenderegistrering och hantering av e-post och internet I kommunstyrelsen år 2002 fattades beslut om Riktlinjer för ärenderegistrering och e-post-hantering i Falköpings kommun. I och med den nya offentlighet- och sekretesslagen som trädde i kraft i juli 2009 gjordes en översyn av dokumentet. Under år 2014 uppmärksammades ytterligare behov av uppdateringar. En förnyad översyn genomfördes som utmynnade i det nuvarande dokumentet. Här ges en översikt över vad som gäller för allmänna och offentliga handlingar samt sekretess, om hur handlingar ska registreras, hur post, e-post och SMS ska hanteras samt hur internet ska användas inom kommunen. Offentlighetsprincipen En viktig grund för den kommunala ärendehanteringen är offentlighetsprincipen. Med stöd av denna kan allmänheten kräva att få ta del av allmänna handlingar. Kravet motiverar väl fungerande administrativa rutiner i form av ärenderegistrering, protokollföring, arkivering o.s.v. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt till fri insyn i de allmännas angelägenheter. Principen fyller tre huvudsyften. Rättssäkerhet och effektivitet ska garanteras inom kommunens verksamhetsområden. Allmänhetens förtroende för myndigheter ska främjas. Kommuninvånare och andra ska ges möjlighet till insyn i den kommunala verksamheten. De grundläggande reglerna om allmänna handlingars offentlighet finns i 2 kap. tryckfrihetsförordningen. 3

4 Handlingarubrik 1 gul Vad är en handling? Med handling avses alla typer av informationsbärare, d.v.s. inte bara skrivna pappers-dokument utan också kartor, fotografier, ljudupptagningar, mikrofilm, e-post, sms eller annan upptagning som kommit till förvaltningen. Med en upptagning menas en sådan handling som inte kan uppfattas utan tekniskt hjälpmedel. Vad är en allmän handling? En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och har inkommit till myndigheten eller upprättats där (se förklaring nedan). I 2 kap. tryckfrihetsförordningen definieras vidare vad som menas med allmän handling. Exempel på handlingar som inte är allmänna ges på sidan 13. Förvaras Det första kriteriet för om en handling ska anses som allmän är alltså att den förvaras hos myndigheten. I de flesta fall är detta okomplicerat. Finns handlingen i myndighetens lokaler och är upprättad eller inkommen, då är den allmän. Ibland är dock begreppet förvaring inte lika självklart. Det förekommer att handlingar finns på annan plats än hos myndigheten men att de ändå anses som förvarade hos myndigheten. Handlingar kan t.ex. vara tillfälligt utlånade till en politiker eller tjänsteman. Det kan också förekomma att exempelvis ett företag eller en konsult utför uppdrag för kommunens räkning och därigenom har lånat viss dokumentation som rör upp-draget. I dessa fall anses handlingarna ändå förvarade hos myndigheten ifråga. Detta problem löser man enklast genom att alltid endast låna ut kopior, så att original-handlingarna alltid finns kvar på myndigheten. När det gäller handlingar som lämnas till någon annan för teknisk bearbetning eller lagring, anses även dessa handlingar för-varade hos den myndighet som lämnat ut dem. Det kan gälla mikrofilmade handlingar som förvaras i klimatarkiv, t.ex. hos landsarkivet. En upptagning anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig hos myndigheten, d.v.s. om den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. 4

5 Inkommen En handling anses inkommen till en myn-dighet så fort den anlänt dit med posten eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Observera att handlingen inte behöver vara diarieförd eller registrerad för att vara allmän. Anbud och andra liknande tävlingshandlingar anses inte vara inkomna förrän vid den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Upprättad En handling anses upprättad när den är expedierad eller när det ärende den hör till har slutbehandlats hos myndigheten. Kommunens eget exemplar av t.ex. en utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen avsänts. Observera att när en handling skickas till en förvaltning eller annan enhet som inte lyder under den egna nämnden, är handlingen upprättad hos avsändaren och inkommen hos mottagaren och ska därför registreras hos båda. Notera dock vad som sägs om arbetsmaterial nedan. Om handlingen inte tillhör något speciellt ärende och inte heller ska expedieras är handlingen allmän när den har färdigställts, d.v.s. när behörig tjänsteman har godkänt innehållet. Detta kan gälla t.ex. fristående utredningar och promemorior. Diarier, journaler och register där uppgifter förs in på löpande band blir upprättade och därmed allmänna så fort man börjat göra anteckningar i dem. Arbetsmaterial Observera att man vid bedömningen om vad som är arbetspapper, arbetsmaterial, utkast eller minnesanteckning, måste utgå från de kriterier som finns i tryckfrihetsför-ordningen. En handling som är färdigställd och som inte tillhör något speciellt ärende är en allmän handling även om den är mar-kerad som arbetsmaterial. Minnesanteckingar enligt tryckfrihetsförordningens definition är endast sådana anteckningar som inte tillför något nytt till ärendet. Det kan t.ex. vara egna minnesanteckningar inför ett föredrag eller presentation. Arbetspapper, arbetsmaterial, utkast eller minnesanteckningar blir allmänna om de sedan ärendet avslutats, tas om hand för arkivering. Detta gäller även om handlingarna inte innehåller någon information som är viktig för ärendet. Tänk därför på att före arkivläggning rensa bort sådana handlingar som inte tillför sakuppgifter i ett ärende. 5

6 Elektroniska handlingar Elektroniska handlingar eller olika upptagningar, såsom bild- eller ljudupptagningar, blir allmänna handlingar på samma sätt som vanliga pappersdokument. En elektronisk handling anses vara expedierad och därmed allmän handling när informationen tekniskt har gjorts tillgänglig för utomstående. Det gäller både på bildskärm eller då databäraren exempelvis översänt ett USB-minne med information till någon utanför myndigheten. Enskilda handlingar Tryckta skrifter, ljud- eller bildupptagningar eller andra handlingar som ingår i bibliotek eller som har överlämnats av enskilda, t.ex. privatpersoner eller föreningar, för förvaring i en myndighets arkiv är inte all-männa handlingar. Som allmänna handlingar räknas inte heller handlingar som har upprättats eller inkommit för att publiceras i någon skrift som myndigheten ger ut regelbundet, t.ex. personaltidning. Protokoll Protokoll och till protokollen hörande handlingar blir allmänna när de har justerats hos myndigheten. Ett tjänsteutlåtande blir allmän handling när behörig nämnd/ styrelse har fattat avgörande beslut i det ärende det hör till, d.v.s. normalt sett när protokollet har justerats. Offentlighet och sekretess Offentlighet Allmänna handlingar är i de flesta fall också offentliga. Efterfrågade dokument ska lämnas ut utan onödigt dröjsmål. En person som kräver att få se en allmän handling behöver inte uppge sitt namn eller ange orsak för sitt intresse för en viss handling. Om teknisk utrustning krävs för att ta del av handlingar är myndigheten skyldig att tillhandahålla sådan, t.ex. en persondator. Den som vill se en allmän och offentlig handling har också rätt att fotografera eller skriva av handlingen. Sekretess Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400), OSL, eller i annan lag som OSL hänvisar till. 6

7 Sekretessmarkering Man kan förse sekretessbelagda handlingar med särskild markering som talar om att handlingen är sekretesskyddad. Det är dock viktigt att komma ihåg att en sådan stämpel endast ska betraktas som en varningssignal om att handlingen kan innehålla information som är sekretessbelagd. Varje gång en handling begärs utlämnad, är den tjänsteman som har hand om dokumentet på myndigheten, skyldig att pröva om handlingen kan lämnas ut. Myndigheten eller förvaltningen har inte rätt att hemlighålla handlingar utan att göra en direkt hänvisning till den paragraf i OSL som är tillämplig. Om det inte finns någon paragraf som passar in i sammanhanget ska handlingen lämnas ut. Vem tar ställning? I första hand är det den personen som har hand om handlingen som tar ställning till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare, en förtroendevald eller en registrator om handlingen finns i diariet. Varje myndighet ska ha en rutin för hur frågor som rör utlämnandet av allmän handling ska hanteras. Om du som anställd eller förtroendevald vägrar lämna ut en handling är du samtidigt skyldig att hänvisa till den instans där vederbörande kan få ett beslut som kan överklagas. Detta framgår av 21 förvaltningslagen. Beslut och överklagande Den person som blir nekad att ta del av en viss handling har rätt att få saken prövad i respektive nämnd eller styrelse. Om nämnden inte har delegerat beslutanderätten till någon ledamot eller tjänsteman kan det bli nödvändigt att kalla in nämnden till ett extra sammanträde för att besluta om handlingen kan lämnas ut. Beslutet ska alltid vara skriftligt. Om beslutet innebär att handlingen inte ska lämnas ut, måste information ges om hur beslutet kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Kontakta kommunjuristen om något är oklart kring ovanstående. Får vi betalt? Kommunen har inte rätt att ta betalt om en person vill ta del av en allmän handling på myndigheten/förvaltningen. Den som vill ha kopior av handlingar har rätt att få detta. Myndigheten har dock ingen skyldighet att kopiera kartor, ritningar, fotografier eller liknande om det är tekniskt besvärligt. 7

8 Elektroniska handlingar ska tillhandahållas i form av pappersutskrifter om så önskas. Det finns dock ingen skyldighet för en myndighet eller förvaltning att kopiera över informationen till exempelvis ett USB-minne. Om dokumentet sänds via e-post ska det vara skrivskyddat och i PDF-format. För att täcka kopieringskostnaden har kommunfullmäktige fastställt en avgift, se kommunal författningssamling (KFS), på och Taxa för avskrifter, kopior m.m. av allmänna handlingar. Registrering och allmänna handlingar Huvudregel Bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar finns i 5 kap. OSL. Enligt huvudregeln ska handlingar som kommit in eller upprättats hos den kommunala myndigheten omedelbart registreras. Arkivlagen Även arkivlagen innehåller en bestämmelse om registrering. Där slås fast att myndigheterna är skyldiga att registrera på ett sådant sätt som underlättar arkivvården, framför allt vad gäller gallring och framtida återsökning. Syfte Syftet är att allmänheten med hjälp av register ska kunna ges möjlighet till insyn i verksamheten och kunna beställa fram de handlingar/ärenden som man vill ta del av. Förvaltningen har också ett praktiskt behov att hålla ordning på sina handlingar. Undantag OSL medger att man gör vissa undantag från registreringsskyldigheten: Om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att de kommit in eller upprättats. (Observera att huvudregeln är att handlingar för vilka sekretess gäller, ska registreras). Om det är uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för verksamheten. Exempel på handlingar av ringa betydelse är kursinbjudningar, reklam, cirkulär, författningar m.m. 8

9 Vad ska registret innehålla När allmänna handlingar registreras ska registret innehålla ett antal uppgifter enligt 5 kap. 2 OSL. Sekretessmarkerade eller hemliga handlingar Sekretessbelagda handlingar ska som huvudregel registreras (se registrerings-metoder nedan). Även om allmänheten inte får ta del av innehållet i alla handlingar måste det ändå redovisas att handlingarna finns. Handlingen ska registreras på sådant sätt att inga sekretessbelagda uppgifter röjs. Ärenderegistrering Beroende på myndighetens organisation ska en eller flera ansvariga utses för ärenderegistrering, s.k. registrator. Ersättare ska alltid finnas. Registreringsmetoder Det finns olika sätt att registrera handlingar: Systematisk förvaring Diarieföring Objektsregistrering Systematisk förvaring Systematisk förvaring är ingen regelrätt registreringsmetod utan ett alternativ till registrering. Det innebär att handlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämt sätt. En naturlig ordning måste finnas t.ex. sortering på personnummer, fakturanummer eller namn. Diarieföring Huvudregeln är att alla ärenden som ska behandlas i den politiska nämnden diarieförs. Därutöver ska diarieföring ske av allmänna ärenden som är av vikt och där det finns behov av att kunna återsöka och bevara för framtiden. Registrator ska snabbt ha möjlighet att ta fram den information som efterfrågas när det gäller myndighetens allmänna handlingar. Registrator ska ha grundlig utbildning i offentlighet och sekretess för att kunna bedöma vad som är allmänna handlingar och om de är offentliga eller sekretesskyddade samt registrera dem på lämpligt sätt. 9

10 Varje nämnd ska ha ett diarium där alla ärenden som ska behandlas i nämnden registreras. Här kan också handlingar registreras i ärenden som inte resulterar i beslut i nämnden. Det åligger förtroendevalda och de anställda på förvaltningens avdelningar och enheter att tillse att registrator får tillgång till de aktuella handlingarna, som kan vara av intresse för allmänheten. För en nämnd som ansvarar för flera skilda verksamheter kan det vara praktiskt att ha ett särskilt s.k. förvaltningsdiarium, för ärenden på förvaltningsnivå d.v.s. som inte resulterar i beslut i nämnden/styrelsen. Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad rubrik. Den måste vara tydligt utformad så att alla kan förstå vad ärendet handlar om. Undvik att använda förkortningar, framför allt sådana som förekommer internt. I ärenderubriken bör ingå ett eller flera sökord. Handlingar som rör samma ärende förvaras i ett aktomslag. Oavsett om ett ärende löper under flera år, ska de handlingar som tillhör ärendet alltid läggas i samma aktomslag. Ärendeakten ska sorteras på det år då ärendet påbörjades. Objektregistrering Objektsregistrering kan t.ex. vara att sortera per fastighet. Posthantering Varje nämnd och förvaltning ska bestämma rutiner för sin posthantering. Rutinerna ska uppfylla följande krav: Inkommande handlingar bör varje arbetsdag föras in i postlista hos mottagaren. Då handlingar ska registreras, ska detta ske utan dröjsmål. All inkommande skriftlig post ska stämplas med ankomstdatum. All post till förtroendevalda och förvaltningen, både skriftlig och e-post, ska öppnas dagligen. För att underlätta hanteringen av utlämnande av allmänna handlingar bör du som förtroendevald samtycka till att registratorn vid det kommunala organ som du har förtroendeuppdrag hos får öppna och läsa dina brev och din e-post i din bortavaro. För dig som anställd bör registratorn eller en annan kollega ha motsvarande möjligheter. En sådan ordning kan du möjliggöra genom att tilldela den aktuella personen en fullmakt att vid behov öppna dina brev och gå in på ditt e-postkonto i syfte att söka upp allmänna handlingar för utlämnande när en sådan begäran har framställts. Vänd dig till IT-avdelningen för information om hur du praktiskt ska gå till väga för att tilldela någon fullmakt gällande din e-post. 10

11 Handlingar, post och e-post skickas ibland direkt till handläggare. Handläggaren ska då omgående göra en bedömning om handlingen tillhör ett ärende eller av annan anledning bör diarieföras/registreras, och snarast lämna handlingen till registrator. Samma bedömning gäller för upprättade handlingar. Här ska handläggaren även ange om handlingen är allmän och offentlig eller om handlingen är sekretessskyddad. Även den bestämmelse i sekretesslagen som åberopas, ska anges innan handlingen vidarebefordras till registrator. Handlingar behöver inte passera genom registratorn om det av myndighetens dokumenthanteringsplan framgår att de ska registreras och förvaras på annat sätt. Postlistor Post som kommer in centralt på myndigheten/förvaltningen och som inte diarieförs eller registreras där, bör innan den sänds ut till berörd handläggare, avdelning eller annan myndighet eller förvaltning, skrivas in som inkommen handling i en postlista. På respektive avdelning/förvaltning diarieför eller registrerar man sedan på det sätt som krävs enligt lag. En postlista upprättas i ärendehanteringssystemet Ciceron där handlingarna också blir sökbara. Den kan också i undantagsfall upprättas i ett Worddokument. Postlistan bör publiceras på kommunens hem-sida så att allmänhet och press kan ta del av den där. E-post E-post ger oss möjligheter att på ett snabbt och enkelt sätt skicka och ta emot brev dels från vår egen organisation men också från världen utanför kommunens nätverk. För att korrekt kunna hantera den post som vi får och skickar är det viktigt att du känner till följande: Samma regler som för vanlig posthantering All information som skickas med e-post, eller är lagrad i enskilda medarbetares eller gemensamma brevlådor ska hanteras enligt samma offentlighets-, sekretessoch arkiv- regler som för konventionellt postbefordrade handlingar. E-post klarar inte sekretesskravet Post som inkommer eller ska skickas utanför kommunens eget nätverk skickas i ett öppet nätverk som inte är krypterat. Det medför att e-posten inte uppfyller kraven för att skicka handlingar/uppgifter som är sekretesskyddade, eller kan komma att behandlas som sådana. 11

12 E-post kan försvinna Intern e-post kan skickas med mottagarbevis. Det innebär att du kan få ett meddelande när ditt brev har öppnats. För extern e-post är detta inte möjligt, vilket innebär att e-post där t.ex. en felaktig adress har angivits kan försvinna utan att du får vetskap om det. Som anställd eller förtroendevald i Falköpings kommun måste du iaktta följande regler vid elektronisk post. Kommunens e-postsystem är ett arbetsverktyg. Det ska användas utan att lagar, förordningar eller Falköpings kommuns interna regler överträds. E-postsystemet får inte brukas på ett sätt som inkräktar på arbetet, medför kostnader eller annan skada för kommunen. E-postadressen ska inte registreras för eller användas som identifikation för inloggning till applikationer eller system som inte har anknytning till ditt uppdrag inom kommunen. Falköpings kommun avråder från automatisk vidarebefordran av e-post från kommunala e-postadresser till andra e-postadresser. Om du i strid mot vår avrådan ändå vidarebefordrar till annan e-postadress ska detta meddelas registratorn vid det kommunala organet som du är verksam inom. Observera att e-post som vidarebefordras riskerar att inte komma fram. Alla inkomna och avsända dokument ska hanteras enligt gällande lagar, förordningar och kommuninterna rutiner som finns. Som innehavare av elektronisk adress ska du minst en gång varje arbetsdag kontrollera om du fått någon post. Den post som bör diarieföras ska omedelbart vidarebefordras till enhetens re-gistrator. Programmet som används för att hantera elektronisk post är Group Wise (GW). Inga andra alternativ är tillåtna. Vid t.ex. tjänstledighet, semester eller sjukdom, ska e-post som kommer till medarbetarens egen e-postbrevlåda, öpp-nas av någon som fått fullmakt till e-postlådan. (Alternativet är att medarbeta-ren öppnar den själv även vid frånvaro.) OBS! Endast autosvar med information om frånvaro är en otillräcklig åtgärd. 12

13 Alla anställda och politiker ska ha en egen e-postadress i Falköpings kommun. I särskilda fall kan IT-avdelningen besluta att andra användare ska tilldelas kommunala e-postadresser. IT-avdelningen ansvarar för att e-postadress läggs in i systemet. Myndigheter är skyldiga att besvara meddelanden från medborgarna. Svarstid och service ska vara lika hög oavsett på vilket sätt frågan kommer till myndigheten Kommunens intranät, Falnet, är den huvudsakliga kanalen för att informera stora grupper av anställda. (För att använda e-post i Falköpings kommun krävs att du tagit del av detta dokumentet samt Säkerhetsinstruktioner för användare.) Adressplan för e-post Falköpings kommun har en officiell e-postadress (myndighetsbrevlåda) och varje förvaltning har en egen adress. E-post som skickas till dessa adresser öppnas av respektive förvaltnings registrator. Officiell e-postadress Falköpings kommun Brevlådor med registrator Kommunstyrelsen Valnämnden Socialnämnden Barn- och utbildningsnämnden Tekniska nämnden Kultur-och fritidsnämnden Kompetens-och arbetslivsnämnden Räddningstjänsten Byggnadsnämndensta

14 Personlig e-postadress Personlig e-postadress med dubbelnamn eller Om det finns flera med samma namn byggs adressen på med på med en bokstav mellan för- och efternamn. Härefter kommer första lediga bokstav i alfabetet att användas för denna mellanbokstav. Ex. Den e-post som kommer till en personlig e-postadress och som ska diarieföras skickas vidare till lämplig registratorsbrevlåda, se ovan. E-post och allmänna handlingar En handling via e-post, är en allmän handling när den inkommit eller upprättats hos myndigheten och anses förvarad hos myndigheten. Handlingar som överförs via e-post har inkommit när data som representerar handlingen har nått myndighetens tekniska funktion för att ta emot e-post, d.v.s. när handlingen inkommit i behörig tjänstemans e-postbrevlåda, registratorsbrevlåda eller myndighetens e-post-brevlåda Handlingar som överförs elektroniskt anses upprättade när de expedierats d.v.s. sänts iväg. Att en allmän handling är förvarad innebär att dokumentet finns lagrat hos myndigheten för åtkomst. Kallelser till sammanträden inom förvaltningen, interna PM om olika sakförhållanden, minnesanteckningar från personalmöten m.m. blir allmänna handlingar endast om de arkiveras. 14

15 Handlingar som inte är allmänna Handlingar som inte är allmänna behöver inte lämnas ut till allmänheten eller registreras. De kan raderas (gallras) omgående. Följande handlingar är inte allmänna: Brev eller e-post som inte är avsedda för myndigheten utan endast ska vidarebefordras. Kursinbjudningar och reklam Handling som upprättats eller in-lämnats hos myndigheten endast för offentliggörande i tidning/tidskrift som utges av myndigheten. Privata brev eller skrivelser som överlämnats till myndigheten. Promemorior och minnesanteckningar som inte tillför ett ärende några nya uppgifter (OBS! minnesanteckningar som av misstag arkiveras blir allmänna handlingar.) Post till förtroendevalda som endast gäller interna partipolitiska frågor. Handlingar till kommunalråd, nämnds-ordförande eller annan förtroendevald som endast avser frågor med anknytning till den förtroendevaldes egenskap av företrädare för ett visst parti utan anknytning till något ärende är inte allmänna handlingar. Om handlingen rör något ärende helt eller delvis är handlingen allmän. Post till anställda i sin roll som fackliga förtroendevalda. Under beredning eller samråd kan utkast skickas till någon på annan förvaltning för synpunkter utan att handlingen blir allmän. Till exempel när en myndighet begär in uppgifter under hand d.v.s. utan formell remiss. Huvudregeln är annars att handlingar som skickas till annan förvaltning är att jämställa med skrivelse till annan myndighet och blir allmänna då de expedieras respektive inkommer. 15

16 Bra att tänkta på vid hantering av allmänna handlingar via e-post Allmänna handlingar som bör diarie-föras ska vidarebefordras till nämndens registrator för registrering. Övriga handlingar ordnas enligt nämndens dokumenthanteringsplan eller på sådant sätt att de utan svårighet kan återfinnas. Alla allmänna handlingar som ska registreras (eller hållas ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas) ska skrivas ut på papper, om inte annat finns föreskrivet inom nämndens dokumenthanteringsplan. Sekretess-markerade handlingar ska alltid registreras. Allmänna handlingar som inte ska bevaras, ska gallras enligt myndighetens dokumenthanteringsplan. Alla allmänna och offentliga handlingar via e-post ska skyndsamt och i läsbar form lämnas ut till den som begär det. Den som vill ha kopior har rätt att få detta mot avgift som är fastställd av kommunfullmäktige. Se kommunal författningssamling (KFS), Taxa för avskrifter, kopior m.m av allmänna handlingar. www. falkoping.se Digitala upptagningar tillhandahålls på papper. Om dokumentet sänds via e-post ska det vara skrivskyddat och i PDF-format. 16

17 Internetanvändning Den som under arbetstid använder internet ska endast surfa på för arbetet relevanta sidor. Vid sidan av ordinarie arbetstid får medarbetare använda kommunens internetuppkoppling om det kan ske utan att kommunens verksamhet störs. Medarbetare får aldrig använda kommunens internetuppkoppling eller datorer för att surfa på sidor som är olagliga och väcker anstöt eller på annat sätt är kränkande. Om så sker kommer polisanmälan att göras och eventuella arbetsrättsliga åtgärder att vidtas. Cookie- och globalfiler är allmänna handlingar. Reglerna i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen är tillämpliga på dessa filer. I dokumenthanteringsplanen ska det anges när cookie- och globalfiler får gallras. Cookie- och globalfiler som är upprättade i tjänsten är allmänna handlingar. Vid en begäran om utlämnande ska särskilt beaktas om filen är upprättad i tjänsten eller vid sidan om tjänsten. Vid en begäran om utlämnande av cookie- och globalfiler ska behörig anställd eller förtroendevald granska materialet enligt bestämmelserna om sekretess och personuppgiftsskydd för att avgöra vad som ska utlämnas. Text, bilder, dataprogram etc. på internet är skyddat av olika lagar om upphovsrätt. Det är därför inte tillåtet att kopiera eller ladda ner sådant material utan att upphovsmannen uttryckligen medgett att det är tillåtet. Nedladdning och kopiering av programvaror från internet kan ske endast efter godkännande från kommunens IT-avdelning. Detta gäller även program som benämns som freeware eller shareware. Om du har frågor, kontakta kommunjuristen tel

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06

Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer 2010 2010-04-06 1 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen

Läs mer

LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN

LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN 1(9) RIKTLINJER FÖR ÄRENDEREGISTRERING OCH ELEKTRONISK POST I VÄNERSBORGS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 1997-02-25, 14. LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN OFFENTLIGHETSPRINCIPEN En viktig grund

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

Posthantering inom Örebro kommun.

Posthantering inom Örebro kommun. PROGRAM POLICY STRATEGI HANDLINGSPLAN RIKTLINJER Posthantering inom Örebro kommun. Örebro kommun 2014-09-24 Ks 730/2013 orebro.se 2 POSTHANTERING INOM ÖREBRO KOMMUN PROGRAM Uttrycker värdegrund och önskvärd

Läs mer

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller

Läs mer

Registrering och hantering av allmänna handlingar

Registrering och hantering av allmänna handlingar Registrering och hantering av allmänna handlingar Antagen av kommunstyrelsen 2010-10-19 119 Reviderad 2011-02-21 under punkt 2.1 och 3.4 2 Inledning Lessebo Kommun INNEHÅLL 1. Inledning... 5 2. Därför

Läs mer

Datum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post.

Läs mer

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2013-10-07 1 (5) Hantering av post inom 1 Postöppningsrutin 1.1 Inledning med underställda förvaltningar

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med

Läs mer

Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess

Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess Dokumenthantering i EU-projekt Lagar och regler - Offentlighet och sekretess OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Forskning som bedrivs av myndigheter t.ex. statliga universitet och högskolor lyder under reglerna om

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx

Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx Ärendehantering Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx Upprättad av Fastställd/upprättad Reviderad av Senast reviderad Nämndskansliet

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Diarieföring av allmänna handlingar

Diarieföring av allmänna handlingar - Vad ska jag diarieföra och hur gör jag? Riktlinje Process: Administration/juridik Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: Faktaägare: Annika Petersson, Registrator Fastställd av: Katarina Jonasson,

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary

Läs mer

Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden

Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Annbritt Ulfgren Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Riktlinje för användning av e-post, kalender

Läs mer

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Björn Jennbacken Offentlighetsprincipen HISTORIK Sverige föregångsland, År 1766 fick vi vår första TF SYFTE Främja rättssäkerheten Främja effektiviteten i folkstyret Främja effektiviteten

Läs mer

Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan

Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan STYRDOKUMENT Diarienummer: Ö 2013/126 Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2013-06-05 Giltighetstid: 2 år Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Granskning om registrering av inkommande handlingar

Granskning om registrering av inkommande handlingar www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor, Sandra Marcusson Granskning om registrering av inkommande handlingar Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell

Läs mer

I '2'~~: ~D" '1Y~':''':

I '2'~~: ~D '1Y~':''': SÖDERTÄLJE KOMMUN ~ KOMMUNSTYRELSENS /5 Tjänsteskrivelse KONTOR 2008-01-10 I '2'~~: ~D" '1Y~':''': Monika Larsson _l.j. I 't Kommunikationsdirektör 08-550224 50 monika.larsson@sodertalje.se fsödertaue

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge MÖLNDALS STAD Bilaga 1(4) Bilaga 1. Förslag till definition av begreppet Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig

Läs mer

Regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Vallentuna kommun

Regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Vallentuna kommun 1.1.9.1 Kommunal författningssamling Regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Vallentuna kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2007-06-18, 29 1. Allmänna regler för offentlighet och sekretess

Läs mer

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012 SIDAN 1 Samverkan, informationsutbyte tb t och sekretess Äldrecentrum September 2012 Regeringsformen Tryckfrihets- förordningen Yttrandefrihetsgrundlagen Offentlighet och sekretesslagen EG-RÄTT Hälso-och

Läs mer

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS OFFENTLIGHET OCH Juristprogrammet Termin 6 Vårterminen 2015 Lars Bejstam YTTRANDEFRIHET Information kan finnas lagrad på olika sätt, t.ex. skriftliga dokument upptagningar, t.ex. datalagrad information

Läs mer

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga

Läs mer

VIKTIG INFORMATION!!!

VIKTIG INFORMATION!!! VIKTIG INFORMATION!!! Läs noga igenom bifogad information! Skriv på den bifogade ansvarsförbindelsen och skicka denna till IT-avdelningen. När behörig personal erhållit den påskrivna ansvarsförbindelsen

Läs mer

Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Rådhuset 011-15 00 00 kommunstyrelsen@norrkoping.se

Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-post Norrköpings kommun Rådhuset 011-15 00 00 kommunstyrelsen@norrkoping.se REGLER FÖR E-POST 1(9) 2011-05-09 KS-267/2011 Handläggare, titel, telefon Peter Fagerlund, Systemansvarig 011 15 3430 Regler och riktlinjer för e-post och gruppkommunikation i Norrköpings kommun Fastställda

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

Dokumenthantering på fastighetskontoret

Dokumenthantering på fastighetskontoret Christina Moberg Administrativa avdelningen 08-508 270 24 Dokumenthantering på fastighetskontoret På fastighetskontoret inkommer och upprättas hundratals handlingar varje dag i form av brev, mejl, protokoll

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

Avgiftstaxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar

Avgiftstaxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar Avgiftstaxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar Fastställt av: Kommunfullmäktige : 2014-12-17 Dnr: ATVKS 2014-00471 064 För revidering ansvarar: Kommunledningsförvaltningen Dokumentet gäller

Läs mer

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304 Åstorps kommuns Nämndadministration Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-15 218 Dnr 2014/304 2(8) Nämndadministration berör det fortlöpande arbetet som sker i anslutning till en nämnd. Nämnden är ett

Läs mer

DIARIEFÖRING OCH DET JURIDISKA REGELVERKET. 2015-10-29 Version 0.1

DIARIEFÖRING OCH DET JURIDISKA REGELVERKET. 2015-10-29 Version 0.1 DIARIEFÖRING OCH DET JURIDISKA REGELVERKET 2015-10-29 Version 0.1 2 1. INTRODUKTION 1.1 INTRODUKTION I den här handboken finns anvisningar om hur Malmö högskola ska hantera och registrera allmänna handlingar.

Läs mer

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03. Huvudregistrator Jenny Åtegård

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03. Huvudregistrator Jenny Åtegård Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03 Huvudregistrator Jenny Åtegård Offentlighetsprincipen Yttrande- och meddelarfrihet Offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden Allmänna

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 005.3

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 005.3 Bromölla kommun KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 005.3 Antagen/Senast ändrad Gäller från Dnr Kf 2004-08-30 88 2004-08-31 2004/273-008 RIKTLINJER FÖR IT-ANVÄNDNING Riktlinjer för IT-användningen i Bromölla

Läs mer

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun

S Arkivreglemente för Hässleholms kommun www.hassleholm.se S Arkivreglemente för Hässleholms kommun Innehåll Tillämpningsområde (1 och 2a AL)... 2 Definitioner... 2 Arkivbildningens syfte (3 AL)... 2 Myndighetens arkivansvar (4 AL)... 2 Arkivmyndigheten

Läs mer

4 Diarium och arkiv HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Avsnitt 4.6

4 Diarium och arkiv HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Avsnitt 4.6 HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Dokumentidentifiering Dnr xx/2006 Gäller från och med 2008-xx-xx Godkänd av, datum Socialchef, 2008-xx-xx Rutinansvarig IFO-chef 4 Diarium och arkiv 4.6 Utlämnande av allmän handling

Läs mer

Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5)

Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5) Författningssamling 1(5) Riktlinjer för användning av extern e-post antagna av kommunstyrelsens arbetsutskott 1997-04-08, 61 Inledning Elektronisk post eller e-post, är ett smidigt, snabbt och effektivt

Läs mer

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess RIKTLINJER Datum 2013-11-12 Reviderad datum 1(19) Sekretariatet Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess 2(19) Dokument- och ärendehantering Inledning En effektiv ärendehantering förutsätter

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

Kommunens författningssamling

Kommunens författningssamling Kommunens författningssamling Arkivreglemente ÖFS 2010:1 Fastställd av Kommunfullmäktige 1991-12-16, 156 Historik: Kommunfullmäktige1995-12-11, 200, 2000-08-14, 69, 2006-11-27, 98, 2010-04-12, 51 (Dnr

Läs mer

IT riktlinjer vid användandet av Elektronisk post

IT riktlinjer vid användandet av Elektronisk post IT riktlinjer vid användandet av Elektronisk post Upprättad av: Johan Israelsson Godkänd av: Lennart Käll Godkänd av: Daniel Hellstrand Godkänd av: Henrik Jakobsson Sig.: Johan Israelsson Sig.: Lennart

Läs mer

Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar

Avgift för elektroniskt utlämnande av allmän handling remissvar SOCIAL- OCH ÄLDREOMSORGSFÖRVALTNINGEN TJÄNSTEUTLÅTANDE DATUM DIARIENR SIDA 18 augusti 2014 AN-2014/271.184 1 (3) HANDLÄGGARE Lars Axelsson 08-535 312 27 Lars.Axelsson@huddinge.se Äldreomsorgsnämnden Avgift

Läs mer

Arkivreglemente. Styrdokument

Arkivreglemente. Styrdokument Arkivreglemente Styrdokument Styrdokument Dokumenttyp: Reglemente Beslutad av: Kommunfullmäktige 2012-02-29, 27 Dokumentansvarig: Kommunchefen Reviderad av: - 2 Innehållsförteckning Arkivreglemente...

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Linn Kempe, Bolagsverket Sandra Åström Bodin, CSN Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga

Läs mer

DOM. 2009-08- 2 8 Meddelad i Göteborg. ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Styrelsen för NU-sjukvårdens beslut den 10 februari 2009, dm 2008/92:347, se bilaga A

DOM. 2009-08- 2 8 Meddelad i Göteborg. ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Styrelsen för NU-sjukvårdens beslut den 10 februari 2009, dm 2008/92:347, se bilaga A < KAMMARRÄTTEN GÖTEBORG Avdelning 1 I DOM 2009-08- 2 8 Meddelad i Göteborg Sida 1 (5) Mål m 1372-09 KLAGANDE Uddevalla kommun 451 81 Uddevalla ÖVERKLAGAT AVGÖRANDE Styrelsen för NU-sjukvårdens beslut den

Läs mer

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Till Borgholm Energi Elnät AB Borgholm Energi AB För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av hantering av allmänna

Läs mer

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen

Information till nyanställda inom barn- och utbildningsförvaltningen Nämndsekreterare 1 (5) Information till nyanställda inom barn- och Myndighet Myndigheter är de organ som ingår i den statliga och kommunala förvaltningen. Barn- och utbildningsnämnden är en myndighet som

Läs mer

Säkerhetsinstruktioner för användare av kommunens nätverk

Säkerhetsinstruktioner för användare av kommunens nätverk Säkerhetsinstruktioner för användare av kommunens nätverk SÄKERHETSINSTRUKTIONER FÖR ANVÄNDARE AV FALKÖPINGS KOMMUNS NÄTVERK 1 BAKGRUND...1 2 INLOGGNING...1 3 HANTERING AV INFORMATION...3 4 INTERNET...3

Läs mer

Riktlinjer för användande av kommunens datorer och Internet för anställda och förtroendevalda i Laholms kommun

Riktlinjer för användande av kommunens datorer och Internet för anställda och förtroendevalda i Laholms kommun Fastställd av kommunstyrelsen 2012-11-13 Dnr 2012-259 Riktlinjer för användande av kommunens datorer och Internet för anställda och förtroendevalda i Laholms kommun Användningen av IT-stöd i vårt dagliga

Läs mer

Övriga områden. (Dnr 5807-2007) Initiativet

Övriga områden. (Dnr 5807-2007) Initiativet Övriga områden Initiativärende mot en kommun i anledning av att det på kommunens hemsida har angetts privata e-postadresser till vissa nämndledamöter. Fråga om rutiner för hantering av e- postmeddelanden

Läs mer

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6

Grästorps kommun Offentlighet och arkivering. Granskningsrapport. KPMG 2002-11-06 Antal sidor: 6 ering KPMG Antal sidor: 6 Innehåll 1. Inledning 1 1.1 Revisionsmål 1 2. Genomförande 1 3. Resultat 2 3.1 Kommunstyrelsen som arkivmyndighet 2 3.1.1 Kommunens arkivstruktur 2 3.1.2 Arkivrutiner 2 3.1.3

Läs mer

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson

Olofströms kommun. Granskning av hanteringen av allmänna handlingar. Revisionsrapport. KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Granskning av hanteringen av allmänna handlingar Revisionsrapport KPMG AB 9 juni 2009 Fredrik Ottosson Innehåll 1. Bakgrund 1 2. Syfte, frågeställningar och metod 1 3. Regler som styr hanteringen av allmänna

Läs mer

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport

Söderhamns kommun. Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur. Revisionsrapport Granskning av kommunens rutiner för att upprätthålla en god offentlighetsstruktur KPMG Bohlins AB Datum Antal sidor: 10 Innehåll 1. Sammanfattning och rekommendationer 1 2. Uppdrag 3 3. Bakgrund 3 4. Revisionsmål

Läs mer

DOKUMENTATIONS- SKYLDIGHET

DOKUMENTATIONS- SKYLDIGHET DOKUMENTATIONS- SKYLDIGHET -VARFÖR DOKUMENTERAR NI? -VAD HAR DOKUMENTATIONEN FÖR RÄTTSLIG STATUS? SKÄLTILL DOKUMENTATION RÄTTSSÄKERHETSSYNPUNKT BEVISA NÄR? VAR? HUR? VEM? INGÅR I PROFESSIONEN INGEN SAMMANFATTANDE

Läs mer

Ärendehandbok. Piteå kommun

Ärendehandbok. Piteå kommun Ärendehandbok Piteå kommun Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Ärendehandbok Riktlinjer 2010-01-25, 7 Kommunstyrelsen Dokumentansvarig/processägare Version Senast reviderad Giltig

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun

Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun 2010-11-02 Kommunstyrelsen Riktlinjer för sociala medier inom Kumla kommun Antogs av kommunstyrelsen 2 november 2010, 335 2(11) 1. Inledning I Kumla kommun finns ett intresse från verksamheten att kunna

Läs mer

Förslag till riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e- post i Mjölby kommun

Förslag till riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e- post i Mjölby kommun Missiv 1(2) Kommunstyrelsens förvaltning Datum Diarienummer 2017-04-19 KS/2017:145 Handläggare Tfn 0142-851 56 Kommunstyrelsen Förslag till riktlinjer för telefoni, mobila enheter och e- post i Mjölby

Läs mer

Ny i nätverket kontoansökan och information till tillfälliga användare

Ny i nätverket kontoansökan och information till tillfälliga användare ASKERSUNDS KOMMUN Ny i nätverket kontoansökan och information till tillfälliga användare Januari 2009 IT-Avdelningen Regler och anvisningar för användare av Askersunds datanät Syfte Denna skrift är till

Läs mer

Riktlinjer sociala medier. Antagen i kommunstyrelsen den

Riktlinjer sociala medier. Antagen i kommunstyrelsen den Riktlinjer sociala medier Riktlinjer - Användning av sociala medier Syftet med att använda sociala medier i Smedjebackens kommun är i första hand för att ha en plats för dialog, nå nya och redan etablerade

Läs mer

Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014

Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014 Lokala rutiner för Lex Sarah Mars 2014 Beslutade av Älvsjö stadsdelsnämnd xxxxx stockholm.se 2 (11) Innehåll Lokala rutiner för Lex Sarah 3 Inledning 3 Vem är rapporteringsskyldig? 3 Vad ska rapporteras?

Läs mer

Riktlinjer vid användning av e-post i

Riktlinjer vid användning av e-post i 1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Slutversion 2015-12-17 1.0 Dnr RS 3069-2014 Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra

Läs mer

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN 2007 02 24 Direktiv för hantering av arkiv i Gotlands kommun Med bra rutiner och en effektiv dokumenthantering får alla mer tid över

Läs mer

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer!

En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! En kort utbildning i dokumenthantering för dig som vill veta mer! Mängden information i världen fördubblas var sjätte månad. Vi ägnar upp emot 60% av vår arbetstid åt att återställa, ändra och leta efter

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län

Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län 1 Dokumenthanteringsplan för Regionförbundet i Kalmar län Syfte Dokumenthanteringsplanen ska vara ett hjälpmedel för den som framställer och arkiverar handlingar. Den bygger på en inventering av förekommande

Läs mer

BESLUT. Datum 2013-09- 25. Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar

BESLUT. Datum 2013-09- 25. Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna handlingar JO wu.: RIKSDAGENS W OMBUDSMAN BESLUT Justitieombudsmannen Lilian Wiklund Datum 2013-09- 25 Dnr 2214-2013 Sid l (3) Kritik mot Bildningsnämnden i Linköpings kommun för dröjsmål med registrering av allmänna

Läs mer

Offentlighet, jäv m.m. Information till förtroendevalda Motala kommun

Offentlighet, jäv m.m. Information till förtroendevalda Motala kommun Offentlighet, jäv m.m. Information till förtroendevalda 2015-01-30 Motala kommun KOMMUNAL KOMPETENS vad får kommunen syssla med enligt kommunallagen? Allmänt intresse Anknytning till kommunens område eller

Läs mer

Förslag till taxa för utlämnande av allmänna handlingar

Förslag till taxa för utlämnande av allmänna handlingar Förslag till taxa för utlämnande av allmänna handlingar 1 Taxa för utlämnande av allmänna handlingar 1 Allmänt om allmänna handlingar Med allmän handling menas framställning i skrift eller bild samt upptagning

Läs mer

Sociala medier + juridik = sant. Johan Bålman, E-delegationen

Sociala medier + juridik = sant. Johan Bålman, E-delegationen Sociala medier + juridik = sant Johan Bålman, E-delegationen I stora drag. 1. Klargöra ändamålet 2. Myndigheten Anställda 3. Identifiera rättsliga krav Åstadkomma en god offentlighetsstruktur Gränsen mellan

Läs mer

Sociala medier ur ett rättsligt perspektiv. Johan Bålman, E-delegationen

Sociala medier ur ett rättsligt perspektiv. Johan Bålman, E-delegationen Sociala medier ur ett rättsligt perspektiv Johan Bålman, E-delegationen I stora drag. 1. Klargöra ändamålet 2. Myndigheten Anställda 3. Identifiera rättsliga krav Åstadkomma en god offentlighetsstruktur

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m.

Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. Utgivare: Kommunledningsenheten Gäller från: 1 januari 2007 Antagen: KF 246/2006 STYRDOKUMENT Riktlinjer för posthantering och diarieföring m.m. 1 Ansvar Riktlinjerna för posthantering och diarieföring

Läs mer

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam.

forskningens behov Detta reglemente skall gälla även för de aktiebolag som kommunen äger ensam. Sida 1/8 Arkivreglemente för Kungsbacka kommun Förutom de i arkivlagen (AL; SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS 1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård gäller för den kommunala arkivvården inom

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Sida 1 (5) ARKIVREGLEMENTE FÖR ÖSTERSUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige 2016-02-11, 12 att gälla från och med den 1 januari 2016. Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782) och arkivförordningen (SFS

Läs mer

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år. O KS-närarkiv Pärm Bevaras 4 år 1 God revisionssed (tryckt handling) O KS-närarkiv 10 år --------- KS = Kommunstyrelsen Granskningsmaterial, fördjupad O KS-närarkiv 10 år --------- granskning Granskningsmaterial, årlig granskning Konsultrapporter

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR STOCKHOLM Utgiven av KF/KS kansli 2007:26 Arkivregler för Stockholms stad Kommunfullmäktiges beslut den 17 september 2007 (Utl 2007:102) (Ersätter Kfs 1995:50) Innehållsförteckning

Läs mer