Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5)

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5)"

Berit Hansson
för 8 år sedan
Visningar:

1 Författningssamling 1(5) Riktlinjer för användning av extern e-post antagna av kommunstyrelsens arbetsutskott , 61 Inledning Elektronisk post eller e-post, är ett smidigt, snabbt och effektivt sätt att kommunicera externt och kompletterar eller ersätter andra former av kommunikation som telefax, telefon och traditionell papperspost. E-post är dock inte ett helt säkert kommunikationsmedel ännu. Det är t ex tekniskt möjligt, och inte särskilt svårt, för obehöriga att bereda sig tillträde till e- postsystem. Det är också möjligt att skicka e-post med falsk avsändaradress. Inför införandet av e-post i kommunen under våren 1997, har dessa regler för användning av extern e-post framtagits. Intern e-post skickas med cc:mail. För extern e-post används , vilket är integrerat med cc:mail Tillgång till e-post Tjänsteman som har behov av extern kommunikation ska få tillgång till e-post. Adress Adresseringsprincipen är följande: Struktur: förnamn. domän.land Exempel: anders.andersson@svedala.se I adresser tas alla ringar, streck och prickar bort i namn som innehåller å, ä, ö, é eller ü. Tilldelning av adresser ADB-samordnaren tilldelar e-postadress och lägger in sådan adress i e- postsystemet.

E-post är dock inte ett helt säkert kommunikationsmedel ännu. Det är t ex tekniskt möjligt, och inte särskilt svårt, för obehöriga att bereda sig tillträde till e- postsystem.

2 Författningssamling 2(5) Publicering av e-postadresser Generellt gäller att nämndernas/förvaltningarnas e-postadresser till myndighetsbrevlådan skall publiceras i brevpapper, telefonkataloger e dyl. Varje förvaltningschef får därför bestämma för sitt område i vad mån en mer generell publicering av e-postadresser skall göras. Tekniskt ansvarig för e-postsystemet ADB-samordnaren är ansvarig. Adresslista för e-post ADB-samordnaren publicerar adresspostlista på nätet. Listan nås på L:\lager\sysinfo\nätanv.doc. Brevlådor Följande brevlådor finns i e-postsystemet - Myndighetsbrevlåda. Hit sänder andra organisationer och enskilda sina meddelanden. Myndighetsbrevlådan finns hos diarieansvarig. Följande ska ha myndighetsbrevlådor: Byggnadsnämnden, skolstyrelsen, kultur- och fritidsnämnden, miljönämnden, kommunstyrelsen, kommunfullmäktige, revisionen, socialnämnden, tekniska nämnden, valnämnden, överförmyndarnämnden. Exempel på adress: kommunstyrelsen@svedala.se kulturfritidsnamnden@svedala.se I första hand bör post styras till respektive myndighet. Precis som med papperspost skall e-post också kunna ställas till Svedala kommun (Svedala kommun är formellt ingen myndighet utan en juridisk person). Adress: kommunen@svedala.se - Olika enheter som skola, daghem, va-verk m fl upprättar arbetsplatsbrevlådor för att vara nåbara via e-post. Uppläggning av adress för arbetsplatsbrevlåda kan göras om det finns mer än en pc på arbetsplatsen. Finns det bara en pc på arbetsplatsen, så används den individuella tjänstebrevlådan.

$Adresslista för e-post ADB-samordnaren publicerar adresspostlista på nätet. Listan nås på L:\lager\sysinfo\nätanv.doc. Brevlådor Följande brevlådor finns i e-postsystemet - Myndighetsbrevlåda.$

3 Författningssamling 3(5) Exempel på adress: Uppläggning av adress för arbetsplatsbrevlåda görs genom skriftlig beställning hos ADB-samordnaren. Som benämning används arbetsplatsens vanliga namn, d v s förkortning används inte. Det är viktigt vid beställningen att stavningen av namnet är korrekt. - Individuella tjänstebrevlådor för enskilda tjänstemän. Hit skickas e-post till enskilda tjänstemän under tjänstemannens e-postadress. Exempel på adress: anders.andersson@svedala.se Bevakning av brevlådor Bevakningsansvaret innebär genomgång av inkommen post, samt att göra en bedömning om posten utgör allmän handling som skall diarieföras. - Myndighetsbrevlådan bevakas av den diarieansvarige på respektive förvaltning. - Förvaltningschef skall utse bevakningsansvarig för arbetsplatsbrevlåda till resp arbetsställe. På varje förvaltning skall finnas en aktuell förteckning över arbetsplatsbrevlådorna och bevakningsansvariga. - De individuella tjänstebrevlådorna skall bevakas av sina innehavare. Ansvar för bedömning och hantering av handlingarna till dessa brevlådor åläggs innehavaren. Brevlådan skall tömmas lika ofta som innehållet i korgen med inkommande post, dvs dagligen. Icke öppnad e-post Har en postlåda inte öppnats inom 60 dagar raderas posten automatiskt. Detta innebär att post aldrig kan bli äldre än 60 dagar. Utprintning av e-post Inkommen e-post som skall diarieföras, printas ut och läggs till dagens post av diarieansvarig.

- Individuella tjänstebrevlådor för enskilda tjänstemän. Hit skickas e-post till enskilda tjänstemän under tjänstemannens e-postadress. Exempel på adress: anders.andersson@svedala.

4 Författningssamling 4(5) E-post ställd till resp. myndighet kan raderas efter någon dag sedan posten behandlats med eventuell diarieföring. E-post som kommer till en myndighet (nämnd, styrelse, kommunfullmäktige) När en myndighet öppnar brevlådan för extern e-post kommer dokument och meddelanden med olika status ur offentlighetssynpunkt att komma denna väg. Därför måste det finnas regler för hur den inkommande e-posten skall hanteras ur offentlighetsrättslig synpunkt och för hur den skall hanteras. Denna bedömning har gjorts i av kommunstyrelsen antagna riktlinjer för diarieföring. Bedömning av e-postmeddelandets status Huvudregeln är att handlingar som kommer in är allmänna. Elektroniska handlingar betraktas som inkommen när handlingen är tillgänglig för myndigheten. En god vägledning vid avgörande av om registrering skall ske eller ej, är att handling skall diarieföras, om den kan förväntas ligga till grund för beslut i nämnd, om den kan bedömas ha rättslig betydelse eller om den, eventuellt tillsammans med svarsskrivelse, i vart fall skall bli föremål för anmälan. All information som skickas med e-post och som finns i gemensamma eller individuella elektroniska brevlådor är underkastad samma offentlighet- och sekretessregler som vanliga postbefordrade handlingar. Icke allmän handling Följande är icke allmänna handlingar: - Handlingar som en person tar emot i egenskap av annan ställning, t ex rollen av politiker eller facklig förtroendeman - Handlingar som utvecklas som arbetsmaterial under ett ärendes beredning - Myndighetsinterna meddelanden och informationsmeddelanden - ADB-upptagning som ingår i myndighets bibliotek - Meddelanden av personlig karaktär Bedömning om allmän handling är offentlig eller kan bli föremål för sekretess Den i tryckfrihetsförordningen stadgade rätten att ta del av allmänna handlingar begränsas i sekretesslagen eller i annan lag som denna hänvisar till. En sekretessbedömning måste därför göras vid mottagandet av en allmän handling. Sekretessprövning ska kunna göras skyndsamt.

att komma denna väg. Därför måste det finnas regler för hur den inkommande e-posten skall hanteras ur offentlighetsrättslig synpunkt och för hur den skall hanteras.

5 Författningssamling 5(5) Allmänna handlingar som omfattas av sekretess Dessa handlingar skall inte förvaras i e-postsystemet utan skrivas ut på papper och tas ut ur systemet. Det skall lagras avskilt från icke sekretessskyddad information. Diarieföring av e-post Särskilda riktlinjer för diarieföring av bl a e-post har upprättats och godkänts av kommunstyrelsen, och hänvisas till. Sändning av sekretessbelagd eller integritetskänslig information Ingen sekretessbelagd eller integritetskänslig information t ex personuppgifter inom socialtjänsten eller sekretessbelagda handlingar som rör upphandlingsärenden, skall sändas med e-post. Distribution av dessa riktlinjer Dessa riktlinjer distribueras till samtliga som har e-post. Riktlinjer för användning av extern e-post finns i nätet på L:\LAGER\SYSINFO\EPOST.DOC.

Diarieföring av e-post Särskilda riktlinjer för diarieföring av bl a e-post har upprättats och godkänts av kommunstyrelsen, och hänvisas till.

Relevanta dokument

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)