Riktlinjer och struktur för hantering av elektronisk post i Svenljunga kommun

Transkript

1 Styrdokument Dokumenttyp: Riktlinjer Beslutat av: Kommunfullmäktige Fastställelsedatum: Ansvarig: Kanslichef Revideras: Vart fjärde år Följas upp: Vart fjärde år Riktlinjer och struktur för hantering av elektronisk post i Svenljunga kommun Riktlinjerna innehåller följande avsnitt: Offentlighetsprincipen (ger offentlighetsrättslig bakgrund till riktlinjerna) E-postsystemets struktur ur offentlighetsrättslig synvinkel (anger vilken struktur e- postsystemet ska ha för att vi ska uppfylla offentlighetsrättsliga krav) Innehåll och kommunikation (anger vad som är viktigt att tänka på när jag skriver e- postmeddelanden) E-post och hemsida, brev, blanketter, annonser mm Teknik och säkerhet Sammanfattande riktlinjer för användandet av e-post (ger snabbt en uppfattning om vad som gäller avseende e-post) Offentlighetsprincipen Allmänt E-post, som är lagrad i gemensamma eller personliga brevlådor, är handlingar och därmed underkastade samma regler om offentlighet och sekretess som traditionella handlingar. Grundprincipen är att du ska hantera e-posten offentlighetsrättsligt som du hanterar pappershandlingar. Var och en i myndigheten som sänder eller tar emot information via e- post måste alltså avgöra om informationen är att betrakta som allmän handling enligt reglerna i tryckfrihetsförordningen. Varje beslutande kommunal församling utgör en myndighet d v s varje nämnd och styrelse. Inkommen e-post är allmän handling, även den som skickas mellan nämnder och styrelser. E-post som upprättas inom en myndighet är också att betrakta som en allmän handling hos myndigheten, när den har expedierats, d v s avsänts till enskild eller annan myndighet. Skickas en handling, t ex med e-post, från barn- och utbildningsnämnden till socialnämnden så blir det en allmän handling hos bägge nämnderna och handlingen skall diarieföras/registreras om den inte är av ringa betydelse. Du kan läsa mer om ringa betydelse under avsnittet om registrering av allmänna handlingar. En handling som inte expedieras anses som upprättad när det ärende till vilket det hör har slutbehandlats hos myndigheten. Hör inte handlingen till ett visst ärende anses den som upprättad när den har justerats av myndigheten eller på annat sätt färdigställts. Inkomna handlingar som inte är allmänna Utkast, koncept, minnesanteckningar och dylikt är allmänna handlingar först när de tagits om hand för arkivering. Den regeln gäller enligt rättspraxis oavsett var handlingen befinner sig och möjliggör därmed t ex för två nämnder att skicka ett utkast för samråd mellan sig s k mellanprodukter utan att de blir allmän handling. Det måste dock skiljas från ett formellt 1 (7)

2 remissförfarande d v s att en nämnd skickar över en handling till en annan nämnd och formellt anhåller om att de ska yttra sig över den. Den handlingen blir allmän hos bägge nämnderna i och med översändandet. Skickas utkast över till en annan nämnd i informationssyfte så blir utkastet också en allmän handling. Syftet med översändandet är alltså avgörande. Handlingar som en person tar emot i egenskap av annan ställning t ex i rollen av politiker eller fackligt förtroendevald och som är avsedda för mottagande endast som innehavare av annan anställning är inte allmänna. Registrering av allmänna handlingar Enligt sekretesslagen skall en allmän handling som kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. Exempel på sådana handlingar är tidningar, reklam, kursinbjudningar, cirkulär, statistiska meddelanden, anonyma skrivelser med meningslöst eller obegripligt innehåll, kallelser till träffar, svar på enkla förfrågningar, meddelanden om önskad tid för möte m fl handlingar av liknande karaktär. För att klara de offentlighetsrättsliga kraven när det gäller e-post så är det viktigt att skapa klara riktlinjer och arbetsrutiner som gör det möjligt att diarieföra och skyndsamt tillhandahålla e-post som är allmän handling i läsbar form på stället eller i form av pappersutskrift eller kopia. E-postsystemets struktur ur offentlighetsrättslig synvinkel E-postsystemets struktur för att uppfylla offentlighetsrättsliga krav: E-postsystemets loggfunktion Förvaltningsbrevlådor Funktionsbrevlådor Personliga brevlådor E-postsystemets loggfunktion Genom loggfunktionen registreras datum, tid, avsändare, mottagare, ärende samt om det finns eventuellt bifogade filer. Förvaltningsbrevlådor På myndigheter som använder ADB-upptagning för sin verksamhet, i vilka allmänna handlingar lagras, ställs krav på god offentlighetsstruktur i sekretesslagen 15 kap Det innebär bl a att allmänna handlingar ska hållas skilda från övriga handlingar, det ska vara möjligt att sekretesspröva de allmänna handlingarna och att skyndsamt kunna tillhandahålla e-post som är allmän handling. För att kunna tillgodose det kravet ska det finnas minst en förvaltningsbrevlåda per nämnd. Till förvaltningsbrevlådorna skall e-post styras som är ställd till myndigheten och som är allmän handling som ska diarieföras. De som har personliga brevlådor och/eller ansvarar för funktions- eller projektbrevlådor ska ha sådan kunskap om offentlighetslagstiftningen så att när de ser att de har fått e-post som är allmän handling lägger de över den i förvaltningsbrevlådan för diarieföring. 2 (7)

3 Observera att e-post som upprättas inom myndigheten och expedierats (avsänts) till enskild eller myndighet också är allmän handling och ska lämnas till registrator för diarieföring. Förvaltningsbrevlådan ansvarar registratorn (den/de som diarieför) vid varje nämnd för. De diarieför e-post och lägger utskrift i akten (kommunen har inte ett elektroniskt slutarkiv). Respektive nämnds dokumenthanteringsplan talar om vad som ska bevaras, hur det ska vara sökbart samt vad som kan gallras. E-post som kan bli föremål för sekretess bör hållas skilda från övriga handlingar. Detta är svårt att uppnå med hundraprocents säkerhet varför handlingar som kan bli föremål för sekretess inte bör sändas med e-post. För förvaltningsbrevlådorna upprättas webmailadresser för bevakning av e-post under semestern (ex. semkansli ) till vilka personliga- och funktionsbrevlådor kopplas vid längre semesterfrånvaro. Vid kortare och enstaka frånvaro kopplas brevlådorna direkt till förvaltningsbrevlådan. Följande förvaltningsbrevlådor har fastlagts för Svenljunga kommun och är förvaltningens officiella adress: Kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och kommunledningsförvaltningen/tekniska enheten kansliet@svenljunga.se kompletteras med: tekniska@svenljunga.se Barn- och utbildningsnämnden och barn- och utbildningsförvaltningen barnutbildning@svenljunga.se Socialnämnden och socialförvaltningen socialforvaltningen@svenljunga.se Miljö- och byggnämnden och miljö- och byggenheten miljobygg@svenljunga.se Kultur- och fritidsnämnden och kultur- och fritidsenheten kulturfritid@svenljunga.se Funktionsbrevlådor Med funktion avses här en avgränsbar enhet inom kommunens organisation. Det är viktigt för bevakningen av e-postbrevlådorna att strukturen inte splittras ytterligare. Efter särskild bedömning kan ett avgränsbart projekt för en begränsad och angiven tid, ges en särskild e- postadress. Brevlådan upphör vid en från början angiven tid. Ansökan om projektbrevlåda görs av ansvarig förvaltningschef hos IT-enheten. Förvaltningschefen ska då ange vem som ska vara ansvarig för brevlådan. Funktionsbrevlådorna är namngivna enligt principen: funktion@svenljunga.se Följande funktionsbrevlådor finns: Kommunledningsförvaltningen kommunchef@svenljunga.se 3 (7)

4 Samhällsbyggnadsförvaltningen Socialförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen För varje funktionsbrevlåda måste det finnas en ansvarig person. Brevlådan ska hanteras som de personliga brevlådorna samt enligt de sammanfattande riktlinjerna. Personliga brevlådor Post som ska till myndigheten och som vi vet är allmänna handlingar som ska diarieföras ska inte skickas till de personliga brevlådorna. Vid förfrågan om e-postadress uppge adressen till förvaltningsbrevlådan. Det kan gälla remisser, yttranden, tjänsteansökningar m m. Får du sådan post i din personliga brevlåda ska den läggas över i förvaltningsbrevlådan. Är du tveksam rådgör med den som är registrator vid din nämnd. Exempel på e-post som ska ställas till de personliga brevlådorna är t ex bokning av tid för möten, inställande av möten, enkla förfrågningar m m. Med de personliga brevlådorna uppstår samma problem som med personligt adresserad post när personen ifråga är på tjänsteresa, är sjuk eller har semester. Av den anledningen ska de personliga brevlådorna vid frånvaro kopplas till förvaltningsbrevlådan för att kunna uppfylla offentlighetslagstiftningens krav. För personliga e-postadresser gäller principen fornamn.efternamn@svenljunga.se. (Detta innebär att namngivningsprincipen även gäller för samtlig personal inom skolan.) På specialtecken som åäö, tas prickar och ringar bort men bindestreck bibehålls. Vid dubbelnamn med mellanslag emellan används punkt, allt enligt grundprincipen. Exempel: arne.skog@svenljunga.se arne.skog.andersson@svenljunga.se vid Arne Skog Andersson arne.skog-andersson@svenljunga.se vid Arne Skog-Andersson Om namnet är upptaget läggs första tecknet i mellannamnet till enligt följande exempel: fornamn.x.efternamn@svenljunga.se där x symboliserar mellannamnets första bokstav. Exempel: Arne Ingvar Skog blir arne.i.skog@svenljunga.se Inga smeknamn är tillåtna, endast namn som är angivna i folkbokföringsregistret. Innehåll och kommunikation Officiell e-post E-postkommunikation är att betrakta som en skriftlig dialog mellan två eller flera parter, om än i snabbare och i många fall i mer lättsam ton. All e-postkommunikation genom 4 (7)

5 kommunens är att betrakta som ett meddelande till eller från Svenljunga kommun, d v s har en officiell karaktär, vilket är viktigt att tänka på när du formulerar dina e-postmeddelanden. Kvalitet, tillgänglighet och bemötande Kvalitetsundersökningar har genomförts avseende kommunens e-posthantering och där har bl a framkommit vikten av att e-post alltid besvaras och dessutom snabbt. Kommunens servicegaranti avseende att svar ska ges inom 5 arbetsdagar gäller naturligtvis även e-post. E-postmeddelande ska alltid avslutas med en avsändarsignatur. Avsändarsignaturen i e- postmeddelanden som skickas till extern part ska minst innehålla namn/befattning /förvaltning/enhet/kommun/telefonnummer/mobiltelefonnummer/e-postadress / Fastslagen är: Med vänlig hälsning Förnamn Efternamn Befattning Xförvaltningen/Xenheten Svenljunga kommun Telefon xx Mobil xx xx e-post: fornamn.efternamn@svenljunga.se Vid internationella kontakter i tjänsten kompletteras denna med en engelsk version. När det gäller typsnittet i e-postmeddelandena är det Arial som ska användas. Kvalitetsundersökningen visar att det finns en förkärlek för att använda kursiv stil i e-post vilket ur läsbarhetssynpunkt är direkt olämpligt och inte ska användas. Rör en fråga i ett e-postmeddelande flera förvaltningar så ska svaret till frågeställaren alltid samordnas. Massutskick E-post är ett arbetsverktyg och ska användas i arbetssyfte. E-post som verktyg för att skicka ut allmänna meddelanden (massutskick) ska användas mycket restriktivt. Vi vet alla hur snabbt våra brevlådor fylls och hur det påverkar vår arbetssituation och ökar risken för att viktig post missas. Här måste varje användare ta ett ansvar och använda e-postens möjligheter med sunt förnuft. E-post och hemsida, brev, blanketter, annonser mm På anges e-postadresser till förvaltningsbrevlådor samt strukturen för de personliga adresserna. Dessutom anges många personliga e-postadresser genom länkar i kontaktuppgifterna vilket ligger helt i linje med att uppnå en hög tillgänglighet och ett gott bemötande. I och med det öppnar vi upp många ingångar för post till kommunen vilket understryker vikten av dessa riktlinjer och en god kunskap hos personalen om de offentlighetsrättsliga kraven som vi var och en måste uppfylla. På blanketter, i brevfot, annonser m m ska förvaltningsbrevlådans adress anges. Det gör att vi styr post som ska diarieföras direkt till ansvarig registrator. 5 (7)

6 Teknik och säkerhet E-postadress beställs genom respektive förvaltningsledning på användarblanketten som finns på IT-enhetens hemsida på intranet. En ansvarig person /tjänst ska finnas för varje e- postadress. Denna person får sedan instruktioner av närmsta chef om hur e-posten skall skötas utifrån dessa riktlinjer. E-post är inte lämpligt att använda när det gäller sekretessbelagd information som skall skickas. Patientinformation eller annan information som berör personers integritet skall inte heller skickas med e-post. Det är enkelt att göra misstag när man använder e-post. Felstavningar, mellanslag o s v, gör att meddelandet inte kommer fram utan att avsändaren blir uppmärksam på detta. Svenljunga kommun har ett s k Spam-filter installerat (se gallringspolicyn). Detta innebär att e-postreklam och andra oönskade massutskick som cirkulerar på internet skall minimeras i våra system. Dessa meddelanden granskas och sparas i 3 veckor innan de raderas. Sammanfattande riktlinjer för användandet av e-post Offentlighetsrättsligt gäller samma regler för e-post som för pappershandlingar. Grundprincipen är därför att hantera e-post som du hanterar pappershandlingar sett ur offentlighetsrättslig synvinkel. Vid förfrågan om e-postadress uppge förvaltningsbrevlådans adress för post som ska till myndigheten och inte är personlig. Får du ändå post i din personliga brevlåda som ska till myndigheten så ska du lägga över det i din nämnds förvaltningsbrevlåda. Är du tveksam rådgör med den som är registrator vid din nämnd. E-post som upprättas inom myndigheten och expedierats (skickats) till enskild eller myndighet, som t ex remissvar, är allmän handling och ska lämnas till registrator för diarieföring. Registratorn/registratorerna vid respektive nämnd ansvarar för nämndens förvaltningsbrevlåda. De ska diarieföra e-post samt lägga utskrift i akten. Utskrift är viktigt bl a för att tillgodose förvaltningslagens krav på partsinsyn och kommunikation samt för att tillgodose kravet på arkivering. Handling som kan antas bli föremål för sekretess eller innehåller integritetskänslig information skall av säkerhetsskäl inte skickas med e-post. Myndighetsbeslut skall inte expedieras med e-post eftersom ingen garanti finns för att meddelandet når rätt mottagare och att innehållet i det är oförvanskat. Var noggrann när du väljer eller skriver in en e-postadress så att rätt person blir mottagare. Förvaltnings-, funktions- och personliga brevlådor skall öppnas och posten läsas varje dag. När tjänsteman har semester, är på tjänsteresa eller dylikt bevakar registrator, eller den som är ålagd att öppna posten, dennes brevlåda samt hanterar inkommen post. En överenskommelse (skriftlig fullmakt, se bilagd mall) kring detta ska ha gjorts med 6 (7)

7 varje tjänsteman. Fullmakten ska vara påskriven innan personlig e-postadress delas ut. E-postadressen delas endast ut till de som skriver på fullmakten eftersom adressen endast skall användas i tjänsten. För att registrator ska kunna bevaka e- posten ska den vidarebefordras till förvaltningsbrevlådan vid frånvaro. All e-postkommunikation genom kommunens är att betrakta som ett meddelande till eller från Svenljunga kommun, d v s har en officiell karaktär, vilket är viktigt att tänka på när du formulerar dina e-postmeddelanden. Kommunens servicegaranti avseende att svar ska ges inom 5 arbetsdagar gäller även e-post. E-postmeddelande ska alltid avslutas med en avsändarsignatur, se sidan 5. Använd typsnitt Arial när du skriver. Använd inte kursiv stil vilket försämrar läsbarheten. Rör en fråga i ett e-postmeddelande flera förvaltningar så ska svaret till frågeställaren alltid samordnas. På blanketter, i brevfot, annonser m m ska förvaltningsbrevlådans adress anges. Det gör att vi styr post som ska diarieföras direkt till ansvarig registrator. Copyright ska beaktas. Precis som vid pappershantering är det inte tillåtet att kopiera texter och bilder för massdistribuering utan upphovsmannens tillstånd. Städa och rensa din brevlåda regelbundet. Samma regler som gäller för e-post gäller för information som mottas eller sänds per fax och sms. 7 (7)