Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer

Storlek: px
Starta visningen från sidan:

Download "Ärenderegistrering E-post & Internet. Riktlinjer 2010 2010-04-06"

Transkript

1 Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer

2 Innehållsförteckning Sammanfattning...3 Offentlighetsprincipen...3 Handlingar...4 Vad är en allmän handling?...4 Förvaras...4 Inkommen och upprättad...5 Arbetsmaterial...5 Elektroniska handlingar...5 Enskilda handlingar...5 Protokoll...5 Offentlighet och sekretess...6 Offentlighet, sekretess, sekretessmarkering...6 Vem tar ställning?...7 Beslut och överklagande...7 Får vi ta betalt?...7 Registrering av allmänna handlingar...8 Huvudregel, arkivlagen...8 Syfte, undantag och vad ska registret innehålla...8 Sekretessmarkerade handlingar och ärenderegistrering...9 Registreringsmetoder...9 Systematisk förvaring, diarieföring, objektsregistrering...9 Posthantering...10 Postlistor...10 E-post...11 Adressplan för e-post...12 Hantering av e-post...13 E-post och Allmänna handlingar...13 Handlingar som inte är allmänna...13 Bra att tänka på...14 Internetanvändning

3 Riktlinjer för ärenderegistrering och hantering av e-post och internet I kommunstyrelsen år 2002 fattades beslut om Riktlinjer för ärenderegistrering och e-posthantering i Falköpings kommun. I och med den nya offentlighet- och sekretesslagen som trädde i kraft i juli 2009 gjordes en översyn av hela dokumentet. Här ges en översikt om vad som gäller för allmänna och offentliga handlingar samt sekretess, om hur handlingar ska registreras, hur post och e-post ska hanteras samt användning av internet. Offentlighetsprincipen En viktig grund för den kommunala ärendehanteringen är offentlighetsprincipen. Med stöd av denna kan allmänheten kräva få ta del av allmänna handlingar. Kravet motiverar väl fungerande administrativa rutiner i form av ärenderegistrering, protokollföring, arkivering o.s.v. Offentlighetsprincipen innebär att allmänheten har rätt till fri insyn i de allmännas angelägenheter. Principen fyller tre huvudsyften. Rättssäkerhet och effektivitet ska garanteras i både förvaltning och folkstyre. 3 Allmänhetens förtroende för myndigheter ska främjas. De grundläggande reglerna om allmänna handlingars offentlighet finns i tryckfrihetsförordningen, andra kapitlet. Kommuninvånare och andra ska ges möjlighet till insyn i den kommunala verksamheten samt kontroll.

4 Handlingar Ibland är dock begreppet "förvaring" inte lika självklart. Det förekommer att handlingar finns på annan plats än hos myndigheten men att de ändå anses som förvarade hos myndigheten. Handlingar kan t.ex. vara utlånade eller tillfälligt utlånade till en politiker eller tjänsteman. Vad är en handling? Med handling avses alla typer av informationsbärare, d.v.s. inte bara skrivna pappersdokument utan också kartor, fotografier, ljudupptagningar, mikrofilm, e-post, sms eller annan upptagning som kommit till förvaltningen. Med en upptagning menas en sådan handling som inte kan uppfattas utan tekniskt hjälpmedel. Det kan också förekomma att exempelvis ett företag eller en konsult utför uppdrag för kommunens räkning och därigenom har lånat viss dokumentation som rör uppdraget. I dessa fall anses handlingarna ändå förvarade hos myndigheten ifråga. Detta problem löser man enklast genom att alltid endast låna ut kopior, så att originalhandlingarna alltid finns kvar på myndigheten. Vad är en allmän handling? En handling är allmän om den förvaras hos en myndighet och har inkommit till myndigheten eller upprättats där (se förklaring nedan). I tryckfrihetsförordningens andra kapitel definieras vidare vad som menas med allmän handling. Exempel på handlingar som inte är allmänna ges på sidan 13. När det gäller handlingar som lämnas till någon annan för teknisk bearbetning eller lagring, anses även dessa handlingar förvarade hos den myndighet som lämnat ut dem. Det kan gälla mikrofilmade handlingar som förvaras i klimatarkiv, t.ex. hos landsarkivet. Förvaras Det första kriteriet för om en handling ska anses som allmän är alltså att den förvaras hos myndigheten. I de flesta fall är detta okomplicerat. Finns handlingen i myndighetens lokaler och är upprättad eller inkommen, då är den allmän. En upptagning anses förvarad hos en myndighet om den är tillgänglig hos myndigheten, d.v.s. om den kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas. 4

5 Inkommen definition är endast sådana anteckningar som inte tillför något nytt till ärendet. Det kan t.ex. vara egna minnesanteckningar inför ett föredrag eller presentation. En handling anses inkommen till en myndighet så fort den anlänt dit med posten eller överlämnats till någon behörig representant för myndigheten. Observera att handlingen inte behöver vara diarieförd eller registrerad för att vara allmän. Arbetspapper, arbetsmaterial, utkast eller minnesanteckningar blir allmänna om de sedan ärendet avslutats, tas om hand för arkivering. Detta gäller även om handlingarna inte innehåller någon information som är viktig för ärendet. Tänk därför på att före arkivläggning rensa bort sådana handlingar som inte tillför sakuppgifter i ett ärende. Anbud och andra liknande tävlingshandlingar anses inte vara inkomna förrän vid den tidpunkt som har bestämts för öppnandet. Upprättad Elektroniska handlingar En handling anses upprättad när den är expedierad eller när det ärende den hör till har slutbehandlats hos myndigheten. Kommunens eget exemplar av t.ex. en utgående skrivelse är alltså en allmän handling så snart skrivelsen avsänts. Observera att när en handling skickas till en förvaltning eller annan enhet som inte lyder under den egna nämnden, är handlingen upprättad hos avsändaren och inkommen hos mottagaren och ska därför registreras hos båda. Notera dock vad som sägs om arbetsmaterial nedan. Elektroniska handlingar eller olika upptagningar, såsom bild- eller ljudupptagningar, blir allmänna handlingar på samma sätt som vanliga pappersdokument. En elektronisk handling anses vara expedierad och därmed allmän handling när informationen tekniskt har gjorts tillgänglig för utomstående. Det gäller både på bildskärm eller då databäraren exempelvis översänt ett USBminne med information till någon utanför myndigheten. Enskilda handlingar Om handlingen inte tillhör något speciellt ärende och inte heller ska expedieras är handlingen allmän när den har färdigställts, d.v.s. när behörig tjänsteman har godkänt innehållet. Detta kan gälla t.ex. fristående utredningar och promemorior. Tryckta skrifter, ljud- eller bildupptagningar eller andra handlingar som ingår i bibliotek eller som har överlämnats av enskilda, t.ex. privatpersoner eller föreningar, för förvaring i en myndighets arkiv är inte allmänna handlingar. Diarier, journaler och register där uppgifter förs in på löpande band blir upprättade och därmed allmänna så fort man börjat göra anteckningar i dem. Som allmänna handlingar räknas inte heller handlingar som har upprättats eller inkommit för att publiceras i någon skrift som myndigheten ger ut regelbundet, t.ex. personaltidning. Arbetsmaterial Protokoll Observera att man vid bedömningen om vad som är arbetspapper, arbetsmaterial, utkast eller minnesanteckning, måste utgå från de kriterier som finns i tryckfrihetsförordningen. En handling som är färdigställd och som inte tillhör något speciellt ärende är en allmän handling även om den är markerad som arbetsmaterial. Minnesanteckingar enligt tryckfrihetsförordningens Protokoll och till protokollen hörande handlingar blir allmänna när de har justerats hos myndigheten. Ett tjänsteutlåtande blir allmän handling när behörig nämnd/ styrelse har fattat avgörande beslut i det ärende det hör till, d.v.s. normalt sett när protokollet har justerats. 5

6 Offentlighet och sekretess Offentlighet Sekretessmarkering Allmänna handlingar är i de flesta fall också offentliga. Efterfrågade dokument ska lämnas ut utan onödigt dröjsmål. En person som kräver att få se en allmän handling behöver inte uppge sitt namn eller ange orsak för sitt intresse för en viss handling. Man kan förse sekretessbelagda handlingar med särskild markering som talar om att handlingen är sekretesskyddad. Det är dock viktigt att komma ihåg att en sådan stämpel endast ska betraktas som en varningssignal om att handlingen kan innehålla information som är sekretessbelagd. Varje gång en handling begärs utlämnad, är den tjänsteman som har hand om dokumentet på myndigheten, skyldig att pröva om handlingen kan lämnas ut. Om teknisk utrustning krävs för att ta del av handlingar är myndigheten skyldig att tillhandahålla sådan, t.ex. en persondator. Den som vill se en allmän och offentlig handling har också rätt att fotografera eller skriva av handlingen. Myndigheten eller förvaltningen har inte rätt att hemlighålla handlingar utan att göra en direkt hänvisning till den paragraf i OSL som är tillämplig. Om det inte finns någon paragraf som passar in i sammanhanget ska handlingen lämnas ut. Sekretess Handlingsoffentligheten får endast begränsas av bestämmelser i offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400, OSL, eller i annan lag som OSL hänvisar till). 6

7 Vem tar ställning? Får vi ta betalt? I första hand är det den tjänsteman som har hand om handlingen som tar ställning till om den ska lämnas ut eller inte. Det kan vara en handläggare eller registrator om handlingen finns i diariet. Varje myndighet ska ha en rutin för hur frågor som rör utlämnandet av allmän handling ska hanteras. Kommunen har inte rätt att ta betalt om en person vill ta del av en allmän handling på myndigheten/förvaltningen. Den som vill ha kopior av handlingar har rätt att få detta. Myndigheten har dock ingen skyldighet att kopiera kartor, ritningar, fotografier eller liknande om det är tekniskt besvärligt. Om du som tjänsteman vägrar lämna ut en handling är du samtidigt skyldig att hänvisa till den instans där vederbörande kan få ett beslut som kan överklagas. Detta framgår av förvaltningslagen 21. Elektroniska handlingar ska tillhandahållas i form av pappersutskrifter om så önskas. Det finns dock ingen skyldighet för en myndighet eller förvaltning att kopiera över informationen till exempelvis ett USB-minne. Om dokumentet sänds via e-post ska det vara skrivskyddat och i PDF-format. Beslut och överklagande Den person som blir nekad att ta del av en viss handling har rätt att få saken prövad i respektive nämnd eller styrelse. För att täcka kopieringskostnaden har kommunfullmäktige fastställt en avgift, se kommunal författningssamling (KFS), på och Taxa för avskrifter, kopior m.m. av allmänna handlingar.. Om nämnden inte har delegerat beslutanderätten till någon ledamot eller tjänsteman kan det bli nödvändigt att kalla in nämnden till ett extra sammanträde för att besluta om handlingen kan lämnas ut. Beslutet ska alltid vara skriftligt. Om beslutet innebär att handlingen inte ska lämnas ut, måste information ges om hur beslutet kan överklagas till Kammarrätten i Jönköping. Kontakta kommunjuristen om något är oklart kring ovanstående. 7

8 Registrering av allmänna handlingar Huvudregel Undantag Bestämmelserna om registrering av allmänna handlingar finns i 5 kap. OSL. Enligt huvudregeln ska handlingar som kommit in eller upprättats hos den kommunala myndigheten omedelbart registreras. OSL medger att man gör vissa undantag från registreringsskyldigheten: - om handlingarna hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas att de kommit in eller upprättats. (Observera att handlingar för vilka sekretess gäller, måste alltid registreras). Arkivlagen Även arkivlagen innehåller en bestämmelse om registrering. Där slås fast att myndigheterna är skyldiga att registrera på ett sådant sätt som underlättar arkivvården, framför allt vad gäller gallring och framtida återsökning. - om det är uppenbart att handlingen är av ringa betydelse för verksamheten. Exempel på handlingar av ringa betydelse är kursinbjudningar, reklam, cirkulär, författningar m.m. Syfte Syftet är att allmänheten med hjälp av register ska kunna ges möjlighet till insyn i verksamheten och kunna beställa fram de handlingar/ärenden som man vill ta del av. Förvaltningen har också ett praktiskt behov att hålla ordning på sina handlingar. Vad ska registret innehålla När allmänna handlingar registreras ska registret innehålla ett antal uppgifter enligt OSL, 5 kap. 2. 8

9 Registrator ska snabbt ha möjlighet att ta fram den information som efterfrågas när det gäller myndighetens allmänna handlingar. Sekretessmarkerade eller hemliga handlingar Sekretessbelagda handlingar ska alltid registreras (se registreringsmetoder nedan). Även om allmänheten inte får ta del av innehållet i alla handlingar måste det ändå redovisas att handlingarna finns. Registrator ska ha grundlig utbildning i offentlighet och sekretess för att kunna bedöma vad som är allmänna handlingar och om de är offentliga eller sekretesskyddade samt registrera dem på lämpligt sätt. Handlingen ska registreras på sådant sätt att inga sekretessbelagda uppgifter röjs. Varje nämnd ska ha ett nämndsdiarium där alla ärenden som ska behandlas i nämnden registreras. Här kan också handlingar registreras i ärenden som inte resulterar i beslut i nämnden. Det åligger tjänstemännen på förvaltningens avdelningar och enheter att tillse att registrator får tillgång till de aktuella handlingarna, som kan vara av intresse för allmänheten. Ärenderegistrering Beroende på myndighetens organisation ska en eller flera ansvariga utses för ärenderegistrering, s.k. registrator. Ersättare ska alltid finnas. Registreringsmetoder För en nämnd som ansvarar för flera skilda verksamheter kan det vara praktiskt att ha ett särskilt s.k. förvaltningsdiarium, för ärenden på förvaltningsnivå d.v.s. som inte resulterar i beslut i nämnden/styrelsen. Det finns olika sätt att registrera handlingar: Systematiskt förvaring Diarieföring Objektsregistrering Ärendets innehåll redovisas i en kortfattad rubrik. Den måste vara tydligt utformad så att alla kan förstå vad ärendet handlar om. Undvik att använda förkortningar, framför allt sådana som förekommer internt. I ärenderubriken bör ingå ett eller flera sökord. Systematisk förvaring Systematisk förvaring är ingen regelrätt registreringsmetod utan ett alternativ till registrering. Det innebär att handlingarna sorteras och förvaras på ett i förväg bestämt sätt. En naturlig ordning måste finnas t.ex. sortering på personnummer, fakturanummer eller namn. Handlingar som rör samma ärende förvaras i ett aktomslag. Oavsett om ett ärende löper under flera år, ska de handlingar som tillhör ärendet alltid läggas i samma aktomslag. Ärendeakten ska sorteras på det år då ärendet påbörjades. Diarieföring Huvudregeln är att alla ärenden som ska behandlas i den politiska nämnden diarieförs. Därutöver ska diarieföring ske av allmänna ärenden som är av vikt och där det finns behov av att kunna återsöka och bevara för framtiden. Objektsregistrering Objektsregistrering kan t.ex. vara att sortera per fastighet. 9

10 Posthantering offentlig eller om handlingen är sekretessskyddad. Även den bestämmelse i sekretesslagen som åberopas, ska anges innan handlingen vidarebefordras till registrator. Varje nämnd och förvaltning ska bestämma rutiner för sin posthantering. Rutinerna ska uppfylla följande krav: Handlingar behöver inte passera genom registratorn om det av myndighetens dokumenthanteringsplan framgår att de ska registreras och förvaras på annat sätt. Inkommande handlingar bör varje arbetsdag föras in i postlista hos mottagaren. Då handlingar ska registreras, ska detta ske utan dröjsmål. All inkommande skriftlig post ska stämplas med ankomstdatum. All post till förvaltningen, både skriftlig och e-post, ska öppnas dagligen. Rutiner ska finnas för att post och e-post till enskilda medarbetare blir öppnad även om de är frånvarande. Postlistor Post som kommer in centralt på myndigheten/förvaltningen och som inte diarieförs eller registreras där, bör innan den sänds ut till berörd handläggare, avdelning eller annan myndighet eller förvaltning, skrivas in som inkommen handling i en postlista. På respektive avdelning/förvaltning diarieför eller registrerar man sedan på det sätt som krävs enligt lag. Handlingar, post och e-post skickas ibland direkt till handläggare. Handläggaren ska då omgående göra en bedömning om handlingen tillhör ett ärende eller av annan anledning bör diarieföras /registreras, och snarast lämna handlingen till registrator. En postlista upprättas i ärendehanteringssystemet ÄHS då handlingarna också blir sökbara. Den kan också i undantagsfall upprättas i ett Open officedokument. Postlistan bör publiceras på kommunens hemsida så att allmänhet och press kan ta del av den där. Samma bedömning gäller för upprättade handlingar. Här ska handläggaren även ange om handlingen är allmän och (Dessa regler gäller tills dess att nytt kommunövergripande dokument- och ärendehanteringssystem är infört och i drift. Därefter kan rutinerna komma att ändras.) 10

11 E-post E-post ger oss möjligheter att på ett snabbt och enkelt sätt skicka och ta emot brev dels från vår egen organisation men också från världen utanför kommunens nätverk. För att korrekt kunna hantera den post som vi får och skickar är det viktigt att du känner till följande: Samma regler som för vanlig posthantering All information som skickas med e-post, eller är lagrad i enskilda medarbetares eller gemensamma brevlådor ska hanteras enligt samma offentlighets-, sekretess- och arkivregler som för konventionellt postbefordrade handlingar. Felaktig e-postadress kan försvinna Intern e-post kan skickas med "mottagarbevis". Det innebär att du kan få ett meddelande när ditt brev öppnats. För extern e-post är detta inte möjligt, vilket innebär att e-post som har en felaktig adress kan försvinna utan att du får vetskap om det. Som anställd i Falköpings kommun måste du iaktta följande regler vid elektronisk post. E-post klarar inte sekretesskravet Post som inkommer eller ska skickas utanför kommunens eget nätverk skickas i ett öppet nätverk som inte är krypterat. Det medför att e-posten inte uppfyller kraven för att skicka handlingar/uppgifter som är sekretessskyddade, eller kan komma att behandlas som sådana. 11 Alla inkomna och avsända dokument ska hanteras enligt de lagar och förordningar som finns gällande bl.a. offentlighet, arkivregler och sekretessregler. Som innehavare av elektronisk adress ska du minst en gång varje arbetsdag kontrollera om du fått någon post. Den post som bör diarieföras ska omedelbart vidarebefordras till enhetens registrator. Programmet som används för att hantera elektronisk post är Group Wise (GW). Inga andra alternativ är tillåtna.

12 Vid t.ex. tjänstledighet, semester eller sjukdom, ska e-post som kommer till medarbetarens egen e-postbrevlåda, öppnas av någon som fått fullmakt till e-postlådan. (Alternativet är att medarbetaren öppnar den själv även vid frånvaro.) Alla anställda och politiker ska ha en egen e-postadress i Falköpings kommun. I särskilda fall kan IT-avdelningen besluta att andra användare ska tilldelas kommunala e-postadresser. Myndigheter är skyldiga att besvara meddelanden från medborgarna. Svarstid och service ska vara lika hög oavsett på vilket sätt frågan kommer till myndigheten. Kommunens intranät, Falnet, är den huvudsakliga kanalen för att informera stora grupper av anställda. (För att använda e-post i Falköpings kommun krävs att du tagit del av detta dokumentet samt Säkerhetsinstruktioner för användare.) IT-avdelningen ansvarar för att e-postadress läggs in i systemet. Adressplan för e-post Falköpings kommun har en officiell e-postadress (myndighetsbrevlåda) och varje förvaltning har en egen adress. E-post som skickas till dessa adresser öppnas av respektive förvaltnings registrator. Officiell e-postadress Falköpings kommun kommunen@falkoping.se Brevlådor med registrator Kommunstyrelsen Valnämnden Socialnämnden Barn- och utbildningsnämnden Tekniska nämnden och byggnadsnämnden Kultur-och fritidsnämnden Kompetens-och arbetslivsnämnden Räddningstjänsten kskansli@falkoping.se valnamnden@falkoping.se social@falkoping.se barn.utb@falkoping.se samhallsbygg@falkoping.se kultur.fritid@falkoping.se kan@falkoping.se raddning@falkoping.se Personlig e-postadress Förnamn.efternamn@falkoping.se Personlig e-postadress med dubbelnamn förstanamnet.andranamnet.efternamn@falkoping.se eller förstanamnet.andranamnet.förstaefternamnet.andraefternamnet@falkoping.se Om det finns flera med samma namn byggs adressen på med på med en bokstav mellan för- och efternamn. Härefter kommer första lediga bokstav i alfabetet att användas för denna mellanbokstav. Ex. kent.x.johansson@falkoping.se Den e-post som kommer till en personlig e-postadress och som ska diarieföras skickas vidare till lämplig registratorsbrevlåda, se ovan. 12

13 E-post och allmänna handlingar En handling via e-post, är en allmän handling när den inkommit eller upprättats hos myndigheten och anses förvarad hos myndigheten. Handlingar som inte är allmänna Handlingar som överförs via e-post har inkommit när data som representerar handlingen har nått myndighetens tekniska funktion för att ta emot e-post, d.v.s. när handlingen inkommit i behörig tjänstemans e-postbrevlåda, registratorsbrevlåda eller myndighetens e-postbrevlåda Följande handlingar är inte allmänna: Handlingar som överförs elektroniskt anses upprättade när de expedierats d.v.s. sänts iväg. Att en allmän handling är förvarad innebär att dokumentet finns lagrat hos myndigheten för åtkomst. Kallelser till sammanträden inom förvaltningen, interna PM om olika sakförhållanden, minnesanteckningar från personalmöten m.m. blir allmänna handlingar endast om de arkiveras. Handlingar som inte är allmänna behöver inte lämnas ut till allmänheten eller registreras. De kan raderas (gallras) omgående. 13 Brev eller telegram som inte är avsedda för myndigheten utan endast ska vidarebefordras. Kursinbjudningar och reklam Handling som upprättats eller inlämnats hos myndigheten endast för offentliggörande i tidning/tidskrift som utges av myndigheten. Privata brev eller skrivelser som överlämnats till myndigheten. Promemorior och minnesanteckningar som inte tillför ett ärende några nya uppgifter (OBS! minnesanteckningar som av misstag arkiveras blir allmänna handlingar.)

14 Post till förtroendevalda som endast gäller interna partipolitiska frågor. Handlingar till kommunalråd, nämndsordförande eller annan förtroendevald som endast avser frågor med anknytning till den förtroendevaldes egenskap av företrädare för ett visst parti utan anknytning till något ärende. Om handlingen rör något ärende helt eller delvis är handlingen allmän. Post till anställda i sin roll som fackliga förtroendevalda. Under beredning eller samråd kan utkast skickas till någon på annan förvaltning för synpunkter utan att handlingen blir allmän. Till exempel när en myndighet begär in uppgifter under hand d.v.s. utan formell remiss. Alla allmänna handlingar som ska registreras (eller hållas ordnade så att de utan svårighet kan återfinnas) ska skrivas ut på papper, om inte annat finns föreskrivet inom nämndens dokumenthanteringsplan. Sekretessmarkerade handlingar ska alltid registreras. Allmänna handlingar som inte ska bevaras, ska gallras enligt myndighetens dokumenthanteringsplan. Alla allmänna och offentliga handlingar via e-post ska skyndsamt och i läsbar form lämnas ut till den som begär det. Den som vill ha kopior har rätt att få detta mot avgift som är fastställd av kommunfullmäktige. Se kommunal författningssamling, (KFS), Taxa för avskrifter, kopior av allmän allmänna handlingar. Digitala upptagningar tillhandahålls på papper. Om dokumentet sänds via e-post ska det vara skrivskyddat och i PDF-format. Huvudregeln är annars att handlingar som skickas till annan förvaltning är att jämställa med skrivelse till annan myndighet och blir allmänna då de expedieras respektive inkommer. Bra att tänka på vid hanteringen av allmänna handlingar via e-post Allmänna handlingar som bör diarieföras ska vidarebefordras till nämndens registrator för registrering. Övriga handlingar ordnas enligt nämndens dokumenthanteringsplan eller på sådant sätt att de utan svårighet kan återfinnas. 14

15 Internetanvändning Den som under arbetstid använder internet ska endast surfa på för arbetet relevanta sidor. Vid sidan av ordinarie arbetstid får medarbetare använda kommunens internetuppkoppling om det kan ske utan att kommunens verksamhet störs. Medarbetare får aldrig använda kommunens internetuppkoppling eller datorer för att surfa på sidor som är olagliga och väcker anstöt eller på annat sätt kränkande. Om så sker kommer polisanmälan att göras och eventuella arbetsrättsliga åtgärder att vidtas. Cookie- och globalfiler är allmänna handlingar. Reglerna i tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen och arkivlagen är tillämpliga på dessa filer. Varje nämnd ska i sin dokumenthanteringsplan ange när cookie- och globalfiler får gallras. Cookie- och globalfiler som är upprättade i tjänsten är allmänna handlingar. Vid en begäran om utlämnande ska särskilt beaktas om filen är upprättad i tjänsten eller vid sidan om tjänsten. Vid en begäran om utlämnande av cookie- och globalfiler ska behörig tjänsteman granska materialet enligt bestämmelserna om sekretess och personuppgiftsskydd för att avgöra vad som ska utlämnas. Text, bilder, dataprogram etc. på internet är skyddat av olika lagar om upphovsrätt. Det är därför inte tillåtet att kopiera eller ladda ner sådant material utan att upphovsmannen uttryckligen medgett att det är tillåtet. Nedladdning och kopiering av programvaror från internet kan ske endast efter godkännande från kommunens IT-avdelning. Detta gäller även program som benämns som freeware eller shareware. Om du har frågor, kontakta kommunjuristen tel

16 16

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer

Ärenderegistrering. Ärenderegistrering. E-post & Internet. Riktlinjer Ärenderegistrering E-post & Internet Riktlinjer Innehåll Ärenderegistrering Sammanfattning 3 Offentlighetsprincipen 3 Handlingar Vad är en allmän handling? 4 Förvaras 4 Inkommen och upprättad 5 Arbetsmaterial

Läs mer

LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN

LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN 1(9) RIKTLINJER FÖR ÄRENDEREGISTRERING OCH ELEKTRONISK POST I VÄNERSBORGS KOMMUN Antagen av kommunfullmäktige 1997-02-25, 14. LAGAR SOM STYR ÄRENDEREGISTRERINGEN OFFENTLIGHETSPRINCIPEN En viktig grund

Läs mer

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen. Fastställd av KS 120 Den 11 september 2001 Sida 1:1 Dessa riktlinjer utgör en del av kommunens Informations- och kommunikationsstrategi samt kommunens e-poststrategi och fastställs av Kommunstyrelsen.

Läs mer

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar

Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar Offentlighetsprincipen och allmänna handlingar 2010 07 01 Producerat av Avdelningen för juridik, Region Skåne Form: Christian Andersson, Region Skåne Tryck: Servicelaget i Kristianstad 2010 Offentlighetsprincipen

Läs mer

Regler för dokument- och ärendehantering

Regler för dokument- och ärendehantering Regler för dokument- och ärendehantering Beslutad av KS 2014-03-25 27/2014 2014-02-26 2 (5) Innehållsförteckning Inledning... 3 Bakgrund... 3 1. Vad är en allmän handling?... 3 1.1 En allmän handling kan

Läs mer

Regler för hantering av e-post

Regler för hantering av e-post 2008-09-30 1 (7) Kommunledningskontoret Antagen av kommunstyrelsen 186, 2008-11-11 Regler för hantering av e-post Rätten att ta del av allmänna handlingar är grundläggande i den kommunala verksamheten.

Läs mer

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62.

Härnösands kommun. Så använder Du. e-post i. Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag. Antagna av kommunstyrelsen 2004-04-06, 62. Så använder Du e-post i Härnösands kommun Bestämmelser om e-post för kommunala förvaltningar och bolag Antagna av kommunstyrelsen 00-0-06, 6. Innehåll Sid. Regler för e-post som alla måste följa E-postadresser

Läs mer

Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun

Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Karlsborgs... ' '\ 1' kommun Bilaga 12 KF 2012-03-26 Riktlinjer för post- och ärendehantering i Karlsborgs kommun Dokumenttyp: Riktlinjer Diarienummer: 287.2011 Beslutande: Kommunfullmäktige Antagen: 2012-03-26

Läs mer

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24

Riktlinjer. Dokumenthantering. Mariestad. Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Riktlinjer Dokumenthantering Mariestad Antaget av Kommunfullmäktige Mariestad 2012-09-24 Datum: 2012-01-24 Dnr: Sida: 2 (15) Riktlinjer för dokumenthantering Kommunfullmäktiges beslut 143/12. 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31

Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 REGLER OCH RUTINER FÖR POST OCH E-POST Antagen av kommunstyrelsen 2003-03-18 Reviderad 2011-05-31 2 Allmän handling En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun 2011-09-12 Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Valdemarsviks kommun Antagen av kommunstyrelsen 2011-10-10 INNEHÅLLFÖRTECKNING 1.1 INLEDNING... 3 1.2 SYFTE... 3 1.3 OMFATTNING... 3 2. ALLMÄN

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH BESLUT Högskoledirektör 18-10-03 Dnr. 18/554 Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH Innehållsförteckning Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH 2 1. Offentlighetsprincipen

Läs mer

Hur gör jag med dokumenten?

Hur gör jag med dokumenten? Hur gör jag med dokumenten? Registrering och hantering av allmänna handlingar HÄRNÖSANDS KOMMUN October 8, 2015 1. Därför ska allmänna handlingar registreras... 2 1.1 Härnösands kommuns IT-stöd för dokument-

Läs mer

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post

Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post 1(8) Tyresö kommuns riktlinjer för hantering av e-post Sammanfattning: Vid användning av e-post gäller samma lagar och regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling samt registrering,

Läs mer

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun

Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Författningssamling Antaget av kommunfullmäktige, 2004-09-30 159 Senaste ändring: 2008-09-25 134 Ärende- och dokumenthanteringspolicy i Nässjö kommun Syftet med denna policy är att skapa gemensamma rutiner

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar

Regler för hantering av allmänna handlingar Beslutad av: Administrativ chef : Reviderad: Dokumentet gäller för: Hallsbergs kommun Dokumentansvarig: Administrativa avdelningen : Regler för hantering av allmänna handlingar Regel Sätter exakta gränser

Läs mer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer

Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Att lämna ut en handling och att vägra. Regler, råd och riktlinjer Version 1.0 Upprättad av Stadsledningskontoret/Adm. Maj 2003 2 Allmänna handlingar och rätten att ta del av dem Offentlighetsprincipen

Läs mer

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving

Allmänna handlingar. Vänersborgs kommun. Revisionsrapport. Februari 2011. Staffan Löfving Allmänna handlingar Vänersborgs kommun Revisionsrapport Februari 2011 Staffan Löfving Inledning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Vänersborgs kommun har Komrev, inom PwC, granskat ärendehantering,

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun Riktlinjer för dokumenthantering i Mullsjö kommun 1. Inledning Offentlighetsprincipen utgör grund för kommunens dokumenthantering. Den innebär att allmänheten har rätt till insyn och kontroll av offentliga

Läs mer

Riktlinjer och taxa för begäran om allmänna handlingar

Riktlinjer och taxa för begäran om allmänna handlingar Riktlinjer och taxa för begäran om allmänna handlingar Riktlinjer och taxa för begäran om allmänna handlingar Datum för beslut: 2019-06-10 Kommunledningskontoret Reviderad: - Beslutsinstans: Kommunfullmäktige

Läs mer

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås

Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post vid Högskolan i Borås HÖGSKOLAN I BORÅS Enheten Verksamhetsstöd, stab Åsa Dryselius, jurist 2014-07-01 Dnr 516-07-10 Information om hantering av allmänna handlingar och rekommendationer avseende hantering av post och e-post

Läs mer

Regler och rutiner för post och e-post

Regler och rutiner för post och e-post Regler och rutiner för post och e-post Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Rutiner Kanslienheten Kommunstyrelsen Upprättad av Fastställd/upprättad Reviderad av Senast reviderad Namn 2003-03-18

Läs mer

Datum 2008-01-14 Kommunikationsavdelningen Södertälje kommuns riktlinjer för E-post Följande riktlinjer omfattar användningen av e-post i Södertälje kommun men omfattar inte elevers användning av e-post.

Läs mer

Riktlinjer för e-post

Riktlinjer för e-post Riktlinjer för e-post Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Diarienummer: KS/2016:805 Dokumentet är beslutat av: Kommunfullmäktige Dokumentet beslutades den: 2017-01-26 Dokumentet gäller för:

Läs mer

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB

Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB GranskningsPM Hantering av handlingar i Sandvikenhus AB och Sandviken Energi AB Sandvikens kommun Pär Månsson Hanna Franck Innehållsförteckning 1 Inledning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 1 1.3 Metod 1 2 Offentlighetsreglerna

Läs mer

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi

Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Borgholms kommun och Borgholm Energi Antagen av Kommunstyrelsen: 2013-03-14 52 Riktlinjer 2 Innehåll Inledning.. 3 Varför registrera och diarieföra... 3 Registrator..

Läs mer

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne

BESLUT. Datum Hantering av post inom Region Skåne Regiondirektören Jonas Rastad +46 44 309 39 25 +46 708 46 70 67 jonas.rastad@skane.se BESLUT Datum 2013-10-07 1 (5) Hantering av post inom 1 Postöppningsrutin 1.1 Inledning med underställda förvaltningar

Läs mer

Registrering och hantering av allmänna handlingar

Registrering och hantering av allmänna handlingar Registrering och hantering av allmänna handlingar Antagen av kommunstyrelsen 2010-10-19 119 Reviderad 2011-02-21 under punkt 2.1 och 3.4 2 Inledning Lessebo Kommun INNEHÅLL 1. Inledning... 5 2. Därför

Läs mer

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar

Riktlinjer för hantering av allmänna handlingar Kommunledningsförvaltningen STYRDOKUMENT Godkänd/ansvarig KLK 1(5) Riktlinje dnr KS 566/08 Uppdatering Riktlinjer för hantering av 2 Till Dig som är anställd vid Kramfors kommun Alla, som tar emot eller

Läs mer

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar

Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Revisionsrapport Hantering av offentlighetsprincipen registrering av allmänna handlingar Orsa kommun Februari 2008 Christina Norrgård Innehållsförteckning Innehållsförteckning...2 1 Sammanfattande bedömning

Läs mer

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m

Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019. Gäller fr.o.m Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 Gäller fr.o.m. 2019-04-05 Riktlinjer om e-post Dnr 1-202/2019 INNEHÅLL 1 Inledning... 1 2 E-post som arbetsverktyg och kommunikationskanal... 1 3 Funktionsbrevlådor...

Läs mer

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19

Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820. Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 1(9) Allmänna handlingar, diarieföring och arkivering vid KMH, dnr. 14/820 Beslutad av förvaltningschefen 2014-11-20, FC 2014:19 Innehållsförteckning 1. Offentlighetsprincipen 2 2. Allmänna handlingar

Läs mer

E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN. Antagen av KF , 8/11. Ockelbo Kommun, Ockelbo Södra Åsgatan 30 D

E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN. Antagen av KF , 8/11. Ockelbo Kommun, Ockelbo Södra Åsgatan 30 D E-POSTPOLICY FÖR OCKELBO KOMMUN Antagen av KF 2011-03-07, 8/11 Ockelbo Kommun, 816 80 Ockelbo Södra Åsgatan 30 D 0297-555 00 www.ockelbo.se Innehåll Inledning... 3 E-postbrevlådor... 4 Tjänstebrevlåda...

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun 1 (14) Dnr: 2006/378 Riktlinjer för dokumenthantering i Oskarshamns kommun Våren 2007 Oskarshamns 2 (14) Inledning Det är mycket viktigt att alla vi som finns i den kommunala organisationen har kunskap

Läs mer

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8)

Svedala Kommuns 1:29 Författningssamling 1(8) Författningssamling 1(8) Riktlinjer för posthantering och diarieföring antagna av kommunstyrelsen 2011-12-19, 404 Gäller från 2012-01-01 För kommunens myndigheter, (kommunfullmäktige, nämnder och styrelser)

Läs mer

Posthantering inom Örebro kommun.

Posthantering inom Örebro kommun. PROGRAM POLICY STRATEGI HANDLINGSPLAN RIKTLINJER Posthantering inom Örebro kommun. Örebro kommun 2014-09-24 Ks 730/2013 orebro.se 2 POSTHANTERING INOM ÖREBRO KOMMUN PROGRAM Uttrycker värdegrund och önskvärd

Läs mer

Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess

Dokumenthantering i EU-projekt. Lagar och regler - Offentlighet och sekretess Dokumenthantering i EU-projekt Lagar och regler - Offentlighet och sekretess OFFENTLIGHETSPRINCIPEN Forskning som bedrivs av myndigheter t.ex. statliga universitet och högskolor lyder under reglerna om

Läs mer

I '2'~~: ~D" '1Y~':''':

I '2'~~: ~D '1Y~':''': SÖDERTÄLJE KOMMUN ~ KOMMUNSTYRELSENS /5 Tjänsteskrivelse KONTOR 2008-01-10 I '2'~~: ~D" '1Y~':''': Monika Larsson _l.j. I 't Kommunikationsdirektör 08-550224 50 monika.larsson@sodertalje.se fsödertaue

Läs mer

Rutin för utlämnande och sekretessbedömning av allmän handling vid kommunstyrelsens förvaltning

Rutin för utlämnande och sekretessbedömning av allmän handling vid kommunstyrelsens förvaltning Rutin för utlämnande och sekretessbedömning av allmän handling vid kommunstyrelsens förvaltning Dokumentansvarig: Kanslichef Antaget: 2017-09-07 RUTIN 2(10) Innehåll Rutin för utlämnande och sekretessbedömning

Läs mer

Riktlinjer för hantering av e-post

Riktlinjer för hantering av e-post Riktlinjer för hantering av e-post Fastställd av kommunledningsgruppen den 31 oktober 2018 Planens namn Sida 2(6) Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Lagar och regler som reglerar e-posthantering...

Läs mer

Allmänna handlingar. Januari 2017

Allmänna handlingar. Januari 2017 Allmänna handlingar Januari 2017 Inledning Denna bildserie har till syfte att informera om hanteringen av allmänna handlingar inom Göteborgs Stad. När är de offentliga eller hemliga, när ska de lämnas

Läs mer

Granskning om registrering av inkommande handlingar

Granskning om registrering av inkommande handlingar www.pwc.se Revisionsrapport Fredrik Ottosson Cert. kommunal revisor, Sandra Marcusson Granskning om registrering av inkommande handlingar Sollefteå kommun Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell

Läs mer

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS Björn Jennbacken Offentlighetsprincipen HISTORIK Sverige föregångsland, År 1766 fick vi vår första TF SYFTE Främja rättssäkerheten Främja effektiviteten i folkstyret Främja effektiviteten

Läs mer

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden

Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Myndighet Kultur- och fritidsnämnd Verksamhet Kultur- och fritidsförvaltning Antagen 2013-10-01 Kultur- och fritidsnämnd 75 1 (6) Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsnämnden Vad är syftet med

Läs mer

Diarieföring av allmänna handlingar

Diarieföring av allmänna handlingar - Vad ska jag diarieföra och hur gör jag? Riktlinje Process: Administration/juridik Område: Administrativt stöd Giltig fr.o.m: Faktaägare: Annika Petersson, Registrator Fastställd av: Katarina Jonasson,

Läs mer

Offentlighet och sekretess. Rebecka Isaksson, kommunjurist

Offentlighet och sekretess. Rebecka Isaksson, kommunjurist Offentlighet och sekretess Rebecka Isaksson, kommunjurist Yttrandefrihet Tryckfrihet Meddelarfrihet Handlingsoffentlighet Centrala regelverk Offentlighetsprincipen Grundlag: regeringsformen (RF), yttrandefrihetsgrundlagen

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN 1(7) ARKIVREGLEMENTE FÖR LUNDS KOMMUN Antaget av kommunfullmäktige den 23 april 2015, 78 och ersätter tidigare arkivreglemente, fastställt den 29 februari 1996, 22 Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Vallentuna kommun

Regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Vallentuna kommun 1.1.9.1 Kommunal författningssamling Regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering i Vallentuna kommun Antagen av Kommunfullmäktige 2007-06-18, 29 1. Allmänna regler för offentlighet och sekretess

Läs mer

Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx

Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx Ärendehantering Dokumenttyp Dokumentägare Beslutsinstans Giltig till Dokumentets typ Verksamhet Kommunstyrelsen xxxx-xx-xx Upprättad av Fastställd/upprättad Reviderad av Senast reviderad Nämndskansliet

Läs mer

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie

Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie Hantering av allmänna handlingar så tillämpar du juridiken i praktiken Boel Burman huvudregistrator, arkivarie (boel.burman@solna.se) 2017-04-06 Det viktigaste i hanteringen av allmänna handlingar Göra

Läs mer

Riktlinjer för e-posthantering i Norrköpings kommun

Riktlinjer för e-posthantering i Norrköpings kommun Riktlinje Riktlinjer för e-posthantering i Norrköpings kommun KS 2016/1161 Fastställd av kommunstyrelsen den 2 maj 2017, 259. Ersätter Regler och riktlinjer för e-post och gruppkommunikation i Norrköpings

Läs mer

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun

Riktlinjer för dokumenthantering i Bengtsfors kommun Kommunledningskontoret, kanslienheten Sara Alberg, 0531-526014 sara.alberg@bengtsfors.se POLICY Antagen av KF 1(12) Riktlinjer för dokumenthantering i c:\users\annsan\appdata\local\microsoft\windows\temporary

Läs mer

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar.

Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Arkivreglemente för Bollnäs kommun Bilaga: Kommentarer och förklaringar. Antaget av kommunfullmäktige den 23 juni 2008, 224. 1. Tillämpningsområde Utöver de bestämmelser som anges i arkivlagen och arkivförordningen

Läs mer

Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden

Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden Riktlinje för användning av e-post, kalender och snabbmeddelanden Dokumenttyp: Riktlinje Beslutad av: Annbritt Ulfgren Gäller för: Varbergs kommun Dokumentnamn: Riktlinje för användning av e-post, kalender

Läs mer

Utlämnande av allmänna handlingar Detta dokument innehåller anvisning gällande utlämnande av allmänna handlingar i Region Norrbotten.

Utlämnande av allmänna handlingar Detta dokument innehåller anvisning gällande utlämnande av allmänna handlingar i Region Norrbotten. Styrande dokument Regeldokument Anvisning Sida 1 (7) Utlämnande av allmänna handlingar Detta dokument innehåller anvisning gällande utlämnande av allmänna handlingar i Region Norrbotten. Syfte Syftet med

Läs mer

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge

Kommunledningskontoret KS 278/12 Carl Henrik Ronge MÖLNDALS STAD Bilaga 1(4) Bilaga 1. Förslag till definition av begreppet Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig

Läs mer

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03. Huvudregistrator Jenny Åtegård

Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03. Huvudregistrator Jenny Åtegård Offentlighet och sekretess Utbildningstillfälle 2015-03-03 Huvudregistrator Jenny Åtegård Offentlighetsprincipen Yttrande- och meddelarfrihet Offentlighet vid beslutande församlingars sammanträden Allmänna

Läs mer

Dokumenthantering på fastighetskontoret

Dokumenthantering på fastighetskontoret Christina Moberg Administrativa avdelningen 08-508 270 24 Dokumenthantering på fastighetskontoret På fastighetskontoret inkommer och upprättas hundratals handlingar varje dag i form av brev, mejl, protokoll

Läs mer

Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen

Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen Granskningsrapport Tillämpning av Offentlighetsprincipen Avesta kommun KPMG AB Antal sidor 9 2017 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member

Läs mer

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS

OFFENTLIGHET OCH SEKRETESS OFFENTLIGHET OCH Juristprogrammet Termin 6 Vårterminen 2015 Lars Bejstam YTTRANDEFRIHET Information kan finnas lagrad på olika sätt, t.ex. skriftliga dokument upptagningar, t.ex. datalagrad information

Läs mer

Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan

Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan STYRDOKUMENT Diarienummer: Ö 2013/126 Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2013-06-05 Giltighetstid: 2 år Riktlinjer för e-post vid Gymnastik- och idrottshögskolan Gymnastik- och idrottshögskolan Lidingövägen

Läs mer

Riktlinjer för e-post för Markaryds kommun

Riktlinjer för e-post för Markaryds kommun Antagagandedatum: KS 2016-08-16, 124. Ersätter e-postpolicy, antagen av kommunfullmäktige 2010-09-30, 74 Gäller från: 2016-09-01 Ansvarig: Näringslivschef Revideras: Vid behov Riktlinjer för e-post för

Läs mer

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN

Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen. Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN Statlig förvaltning och statstjänstemannarollen Fredrik Qvist, Bolagsverket Mikael Norberg, Länsstyrelsen Petra Dalman, SPV Yohann Gilbert, CSN Presentation Programmet Statstjänstemannarollen Att handlägga

Läs mer

Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5)

Svedala Kommuns 1:24 Författningssamling 1(5) Författningssamling 1(5) Riktlinjer för användning av extern e-post antagna av kommunstyrelsens arbetsutskott 1997-04-08, 61 Inledning Elektronisk post eller e-post, är ett smidigt, snabbt och effektivt

Läs mer

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag

Allmänna handlingar. hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Allmänna handlingar hos kommunala och landstingskommunala företag Offentlighetsprincipen har mycket gamla anor i Sverige. Den infördes

Läs mer

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012

STADSLEDNINGSKONTORET JURIDISKA AVDELNINGEN SIDAN 1. och sekretess. September 2012 SIDAN 1 Samverkan, informationsutbyte tb t och sekretess Äldrecentrum September 2012 Regeringsformen Tryckfrihets- förordningen Yttrandefrihetsgrundlagen Offentlighet och sekretesslagen EG-RÄTT Hälso-och

Läs mer

Riktlinjer, regler och råd för allmänna handlingar i Östhammars kommun samt att lämna ut en handling och att vägra.

Riktlinjer, regler och råd för allmänna handlingar i Östhammars kommun samt att lämna ut en handling och att vägra. Sidan 1 av 16 Riktlinjer, regler och råd för allmänna handlingar i Östhammars kommun samt att lämna ut en handling och att vägra. Postadress Besöksadress/Reg.office Telefon Telefax Organisationsnummer

Läs mer

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304

Åstorps kommuns. Nämndadministration. Beslutat av Kommunfullmäktige Dnr 2014/304 Åstorps kommuns Nämndadministration Beslutat av Kommunfullmäktige 2014-12-15 218 Dnr 2014/304 2(8) Nämndadministration berör det fortlöpande arbetet som sker i anslutning till en nämnd. Nämnden är ett

Läs mer

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion

Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län 1 Tillämpningsområde 2 Arkivmyndighet 3 Central arkivfunktion LJ2012/301 1(6) Arkivreglemente för Landstinget i Jönköpings län I anslutning till bestämmelserna i Arkivlagen (SFS 1990:782) och Arkivförordningen (SFS 1991:446) ska följande föreskrifter gälla. 1 Tillämpningsområde

Läs mer

Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar

Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar Avgiftstaxa Avgifter för kopior och avskrifter av allmänna handlingar KS 2016/0882 Taxa för avgifter och kopior av allmänna handlingar beslutad av Kommunfullmäktige 2017-03-27. Taxan ska tillämpas för

Läs mer

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess

Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess RIKTLINJER Datum 2013-11-12 Reviderad datum 1(19) Sekretariatet Dokument- och ärendehantering Offentlighet och sekretess 2(19) Dokument- och ärendehantering Inledning En effektiv ärendehantering förutsätter

Läs mer

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar

Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar 1 INLEDNING En kommungemensam handbok för registrering och hantering av allmänna handlingar Handboken innehåller anvisningar om hur Härnösands

Läs mer

DIARIEFÖRING OCH DET JURIDISKA REGELVERKET. 2015-10-29 Version 0.1

DIARIEFÖRING OCH DET JURIDISKA REGELVERKET. 2015-10-29 Version 0.1 DIARIEFÖRING OCH DET JURIDISKA REGELVERKET 2015-10-29 Version 0.1 2 1. INTRODUKTION 1.1 INTRODUKTION I den här handboken finns anvisningar om hur Malmö högskola ska hantera och registrera allmänna handlingar.

Läs mer

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175

RIKTLINJE. Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun. Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Dokument- och ärendehantering i Nykvarns kommun Fastställd av kommunstyrelsen den 29 oktober 2013, 175 Innehållsförteckning Inledning... 2 Postöppning... 2 Personadresserad post... 2 E-post... 3 Registrering...

Läs mer

Avgiftstaxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar

Avgiftstaxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar Avgiftstaxa för kopior och avskrifter av allmänna handlingar Fastställt av: Kommunfullmäktige : 2014-12-17 Dnr: ATVKS 2014-00471 064 För revidering ansvarar: Kommunledningsförvaltningen Dokumentet gäller

Läs mer

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna

Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Borgholm Energi Elnät AB 2013-11-05 Borgholm Energi AB Lekmannarevisorerna Till Borgholm Energi Elnät AB Borgholm Energi AB För kännedom Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige Granskning av hantering av allmänna

Läs mer

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar

Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Kommunstyrelsens och barn- och utbildningsnämndens effektivitet och ändamålsenlighet i postöppning och registrering av allmänna handlingar Östersunds kommun Revisionsrapport November 2010 Tove Färje Innehållsförteckning

Läs mer

4 Diarium och arkiv HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Avsnitt 4.6

4 Diarium och arkiv HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Avsnitt 4.6 HANDBOK - ALLMÄN 1 (5) Dokumentidentifiering Dnr xx/2006 Gäller från och med 2008-xx-xx Godkänd av, datum Socialchef, 2008-xx-xx Rutinansvarig IFO-chef 4 Diarium och arkiv 4.6 Utlämnande av allmän handling

Läs mer

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF

PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF INSTRUKTION 1 (9) Datum Sven-Åke Lagerkvist, 0221-670010 sven-ake.lagerkvist@vmkfb.se PM rutinbeskrivning ärendehanteringen inom VMKF Inledning Västra Mälardalens Kommunalförbund har med sin nuvarande

Läs mer

DOKUMENTATIONS- SKYLDIGHET

DOKUMENTATIONS- SKYLDIGHET DOKUMENTATIONS- SKYLDIGHET -VARFÖR DOKUMENTERAR NI? -VAD HAR DOKUMENTATIONEN FÖR RÄTTSLIG STATUS? SKÄLTILL DOKUMENTATION RÄTTSSÄKERHETSSYNPUNKT BEVISA NÄR? VAR? HUR? VEM? INGÅR I PROFESSIONEN INGEN SAMMANFATTANDE

Läs mer

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 005.3

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 005.3 Bromölla kommun KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 005.3 Antagen/Senast ändrad Gäller från Dnr Kf 2004-08-30 88 2004-08-31 2004/273-008 RIKTLINJER FÖR IT-ANVÄNDNING Riktlinjer för IT-användningen i Bromölla

Läs mer

Dokumenthantering i Trosa kommun

Dokumenthantering i Trosa kommun Dokumenthantering i Trosa kommun Allmänna handlingar, sekretess, posthantering, registrering, arkiv och gallring 2014-08-19 Dokumentkategori: Förvaltningsdokument Dokumenttyp: Handbok Innehållsförteckning

Läs mer

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun

Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Riktlinjer för hanteringen av arkiv i Tyresö kommun Beslutad av kommunfullmäktige 2016-xx-xx xx Innehållsförteckning 1. Tillämpningsområde...3 2. Syfte...3 3. Vad är arkiv?...3 4. Arkivansvar...3 5. Redovisning

Läs mer

Riktlinjer för e-post

Riktlinjer för e-post Förvaltningen Chef Intendentur och service Fredrik Nilsson Arkivarie/Kvalitetshandläggare Birgitta Edenius STYRDOKUMENT Diarienummer: GIH 2018/244 Datum: 2018-06-05 Beslutat av: Rektor Beslutsdatum: 2018-06-13

Läs mer

Säkerhetsinstruktioner för användare av kommunens nätverk

Säkerhetsinstruktioner för användare av kommunens nätverk Säkerhetsinstruktioner för användare av kommunens nätverk SÄKERHETSINSTRUKTIONER FÖR ANVÄNDARE AV FALKÖPINGS KOMMUNS NÄTVERK 1 BAKGRUND...1 2 INLOGGNING...1 3 HANTERING AV INFORMATION...3 4 INTERNET...3

Läs mer

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1

SOLLENTUNA FÖRFATTNINGSSAMLING 1 FÖRFATTNINGSSAMLING 1 ARKIVREGLEMENTE FÖR SOLLENTUNA KOMMUN Antaget av fullmäktige 2000-05-15, 52 Förutom de i arkivlagen (1990:782) och arkivförordningen (1991:446) intagna bestämmelserna om arkivvård

Läs mer

VIKTIG INFORMATION!!!

VIKTIG INFORMATION!!! VIKTIG INFORMATION!!! Läs noga igenom bifogad information! Skriv på den bifogade ansvarsförbindelsen och skicka denna till IT-avdelningen. När behörig personal erhållit den påskrivna ansvarsförbindelsen

Läs mer

Avgift för kopia av allmän handling. Linköpings kommun linkoping.se

Avgift för kopia av allmän handling. Linköpings kommun linkoping.se Avgift för kopia av allmän handling Linköpings kommun linkoping.se Diarienummer: KS 2017-492 Datum: 2018-03-01 Handläggare: Sandra Bergström, Juridikfunktionen Organisation: kommunledningsförvaltningen

Läs mer

Riktlinjer. Administration, dokument- och ärendehantering Gäller fr.o.m Antagen av Kommunstyrelsen , xx

Riktlinjer. Administration, dokument- och ärendehantering Gäller fr.o.m Antagen av Kommunstyrelsen , xx Riktlinjer Administration, dokument- och ärendehantering Gäller fr.o.m. 2016-06-08 Antagen av Kommunstyrelsen 2016-06-08, xx Administration, dokument- och ärendehantering Innehållsförteckning Inledning...

Läs mer

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser

Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser Rekryteringsmyndighetens interna bestämmelser om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse RIB 2011:14 beslutade den 22 augusti 2011 Rekryteringsmyndigheten

Läs mer

1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument

1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering. Styrdokument 1(7) Riktlinjer för administration, dokument- och ärendehantering Styrdokument 2(7) Styrdokument Dokumenttyp Riktlinjer Beslutad av Kommunfullmäktige 2017-03-22 36 Dokumentansvarig Kommunchefen Reviderad

Läs mer

Regler för hantering av allmänna handlingar i Hallsbergs kommun

Regler för hantering av allmänna handlingar i Hallsbergs kommun Regler för hantering av allmänna handlingar i Hallsbergs kommun Beslutad av Kommundirektören: 2017-03-14 Dokumentet gäller för Hallsbergs kommun Dokumentsansvarig: Kvalitets- och administrativa avdelningen

Läs mer

Att styra kommunen 1

Att styra kommunen 1 Att styra kommunen 1 Lagstiftning grundlagar kommunallagen förvaltningslagen speciallagsstiftning I förvaltningslagen finns regler för hur ärenden ska handläggas för att garantera medborgarnas rättssäkerhet

Läs mer

Dnr 2018/248/003 Id Riktlinjer för e-post i Vimmerby kommun. Antagen av Kommunfullmäktige

Dnr 2018/248/003 Id Riktlinjer för e-post i Vimmerby kommun. Antagen av Kommunfullmäktige Dnr 2018/248/003 Id 60915 Riktlinjer för e-post Antagen av Kommunfullmäktige 2018-05-28 91 Innehållsförteckning INNEHÅLLSFÖRTECKNING... 2 INLEDNING... 3 E-POST... 3 KOMMUNICERA EFFEKTIVT MED E-POST...

Läs mer

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet

6. Gallring. Innehållsförteckning ARKIVHANDBOK 2010-04-30. Landstingsarkivet ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 6. Gallring Innehållsförteckning Gallring.....2 Gallra, rensa och gallringsfrist... 2 Rensning... 2 Gallring av allmänna handlingar... 3 Gallring vid överföring

Läs mer

Avgifter för kopior av allmänna handlingar för Hofors kommun och dess helägda bolag

Avgifter för kopior av allmänna handlingar för Hofors kommun och dess helägda bolag 1 (5) Avgifter för kopior av allmänna handlingar för Hofors kommun och dess helägda bolag Gäller fr.o.m. 2014-01-01 Fastställt av kommunfullmäktige 143/2013-12-16 2 (5) 1. Sammanfattning Hofors kommun

Läs mer

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN

ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN ARKIVREGLEMENTE FÖR HÄRRYDA KOMMUN Gällande från den 26 februari 2018 Fastställt av kommunfullmäktige den 26 februari 2018, 31 Arkivreglemente för Härryda kommun Förutom de i arkivlagen (SFS 1990:782)

Läs mer

Diarieföring, offentlighet- och sekretess Föredragande: Andreas Sjölin

Diarieföring, offentlighet- och sekretess Föredragande: Andreas Sjölin Diarieföring, offentlighet- och sekretess Föredragande: Andreas Sjölin Vad kommer vi att gå igenom? Vad är diarieföring? Vad ska diarieföras? Allmänna handlingar Sekretessbeläggning Hur ett ärende ska

Läs mer

Seminarium om allmänna handlingar

Seminarium om allmänna handlingar Seminarium om allmänna handlingar Upplägg 9.00 Juridiken kring allmänna handlingar 10.15 Vad är ett ärende? Vad, när, hur och varför ska jag diarieföra? 11.00 Hur ska handlingar förvaras och bevaras? 11.30

Läs mer