Generera Lön (lönekörning) (TaxiLogg 2008 Shareware)

Transkript

1 Generera Lön (lönekörning) (TaxiLogg 2008 Shareware) Innehåll: punkt ämne 1-54 Lönekörning Verifiering av lön och generering av färdigt lönebesked Komplettera verifieringsunderlag Ersättningar, Traktamenten, Avdrag Semesterersättning Frånvaro Uppdatera verifieringsunderlag (efter komplettering) Acceptera färdigt lönebesked Ändra färdigt lönebesked Löpande registrering av frånvaro och semester RB-Lön (ResultatBaserad Lön) KI-format (skicka färdig lönelista till Internetbank)

2 För att underlätta förståelsen av anvisningarna i detta dokument, bör du parallellt starta demoversionen av Taxilogg. Demoversionen öppnas från Windows startmeny (TAXILOGG/Demo). 1. När menyn i demoversionen av Taxilogg öppnats, välj Granska Personal, tredje valet uppifrån. 2. Dialogen för Granska Personal öppnas (nedan) Dialogen Granska Personal är indelad i fyra olika flikar: Rapport, Lön Ver, Färdig Lön, Underlev. 4. Välj andra fliken Lön Ver. (Lön verifiering) markerade med siffran 4 ovan. Forts. nästa sida.

3 b 7a 5. I demo-versionen är lönerna färdiga fram t.o.m. månad 4 (april). Ändra värdet för utbet.nr (löneutbetalningsnummer) till 5, genom att klicka på index-pilen (markerad med siffran 5 på bilden ovan). Välj siffran 5 från listan som visas till vänster om index-pilen. Siffran 5 står för utbetalning av lön nr 5, den lön de anställda får i månad 5, dvs maj. Obs! i samband med att värdet i fältet för utbet.nr ändras, så ändras automatiskt även värdena i fälten, markerade med siffrorna 6-8 ovan. I normala fall, när man använder Taxilogg kontinuerligt, behöver värdet i fält 5 sällan ändras eftersom det automatiskt uppdateras med datorns klock- och datumfunktion. 6. Fältet markerad med siffran 6 ovan, visar utbetalningsdatum för den aktuella löneperioden. Normal utbetalningsdag i varje månad ställs in under Meny/Egna inställningar/invärden, men kan även manuellt ändras i (bl.a) den här dialogen vid varje enskild löneverifiering. 7. Fälten 7a och 7b visar start och slut för den period som ligger som underlag för aktuell utbetalning. 8. Listan markerad med siffran 8 visar alla förare med procent-lön som haft körningar under den period som ligger som underlag för aktuell löneutbetalning. Listan visar naturligtvis även anställda med hela eller del av lönen som fast månadslön. Generellt gäller att underlag för lön, som styrs av mängden arbetad tid, beräknas automatiskt i Taxilogg, förutsatt att korrekta inställningar gjorts för respektive anställd i Personalregistret. Forts. nästa sida.

4 Verifiering av lön och generering av färdigt lönebesked För att skapa färdiga lönebesked i Taxilogg krävs att varje enskild anställds löneunderlag verifieras inför varje löneutbetalning, dvs granskas och eventuellt kompletteras med t.ex. sjuklön (förare), sjukavdrag (kontor), uttag av semestersättning (förare), utbet. av semestertillägg (kontor), traktamenten, avdrag för klädespersedlar, avdrag för p-bot, avdrag för tel. kostnad etc. Nedan följer en steg för steg beskrivning av lönekörningsprocessen för den fiktive föraren Sune Doe, som har procent-lön, d v s storleken på hans lön styrs av hur mycket han kör in under löneperioden. Sune har dessutom RB-lön vilket innebär att även procentsatsen varierar beroende av den totala summan han kör in per dag Klicka på Sune Does namn i listan som är markerad med siffran 9 i bilden ovan. I listan syns från vänster Sunes taxi.leg.nr, förnam, efternamn och beteckningen RB (RB står för resultatbaserad lön vars funktion redovisas längre ner i detta dokument). 10. Klicka därefter på knappen som ar markerad med siffran 10. Nu öppnas ett verifieringsunderlag för Sunes lön nr 5. (det kan ibland ta lite tid en hel del beräkningar och uppdateringar utförs under den här öppningsprocessen ). Forts. nästa sida.

5 Verifieringsunderlaget visas. Klicka på knappen Lönekörning markerad med siffran 11 ovan Verifieringsdialogen som öppnas har två direkt redigerbara fält, utbet.datum markerad med siffran 12, om vi vill ändra default-värdet för utbetalningsdatum. 13. och noteringsfältet markerad med siffran 13, om vi vill lägga till en kommentar i noteringsfältet. 14. Om det skulle vara så, att vi ansåg att alla övriga uppgifter var korrekta kunde vi nu trycka på Accept knappen, markerad med siffran 14. och ett färdigt lönebesked skulle skapas 15. Men i det här, steg för steg, exemplet gör vi inte det! Sune har nämligen fått en p-bot (500kr), vilket vi skall lägga in som andra nettoavdrag (se nertill i kolumnen längst till vänster ovan) genom att klicka på ers.trakt knappen markerad med siffran 15 ovan. Dialogen för ers.trakt öppnas...

6 16a 16b 16c 16. Fyll i summan för p-boten i fältet för Andra Nettoavdrag, markerat med siffran 16a ovan. Fyll i bekrivningen av vad avdraget gäller i fältet för Notering, markerat med siffran 16b ovan. Klicka därefter på Stäng, markerat med siffran 16c ovan. Vi kommer tillbaka till verifieringsdialogen Eftersom vi gjort förändringar i underlaget för verifiering är det nu inte längre möjligt att klicka på Accept knappen, vi måste först klicka på Uppdatera, markerat med siffran 17 ovan. Men innan vi gör det, skall vi göra lite fler ändringar i underlaget 18. Sune som vet med sig att lönen inte kommer att bli så stor den här månaden, har begärt utbetalning av innestående semesterersättning. Vi klickar därför på semester knappen, markerad med siffran 18 ovan. En dialog med rubriken Semester Edit Förare öppnas

7 Dialogen visar oss hur mycket Sune har innestående från tidigare år, i fältet markerat med siffran 19 ovan. 20. I fältet markerat med siffran 20 visas hur mycket Sune tjänat in fram t o m löneperioden för aktuell lön dvs t o m april. 21. I fältet markerat med siffran 21 visas hur mycket som betalats ut vid tidigare löner i år. 22. I fältet markerat med siffran 22 visas hur mycket som för närvarande kommer att betalas ut vid aktuell löneutbetalning. 23. I fältet markerat med siffran 23 visas saldot efter aktuell löneutbetalning. Som nu, innan du gjort några ändringar, visar kr. 24. I fältet markerat med siffran 24, som visar uttag i denna löneperiod, kan du därför skriva in 16269kr. 25. När du skrivit in värdet, trycker du på Return (om du gjort rätt, kopieras värdet ner till den lilla gråade rutan under inmatningsfältet) därefter trycker du på knappen Uppdatera, markerad med siffran 25 ovan. Dialogen uppdateras och ser nu ut som nedan. Forts nästa sida.

8 Fälten som är markerade med siffrorna 22 och 23 är nu uppdaterade. Klicka på Stäng knappen, markerad med siffran 26 ovan. Du kommer tillbaka till verifieringsdialogen nedan Innan vi klickar på uppdatera i verifieringsdialogen skall vi lägga in de sjukdagar Sune haft under löneperioden. Demo AB betalar ut sjuklön till förare, med procent-lön, om de varit frånvarande p g a sjukdom under schemalagd tid. Klicka på frånvaro knappen, markerad med siffran 27. Dialogen för frånvaro öppnas Forts. nästa sida.

9 I fältet för Sjuklön/dag, markerat med siffran 28 ovan, ser vi vilket belopp Sune får per dag i sjuklön. 29. Sunes sjuklön baseras på det belopp han kört in under de tre föregående månaderna innan lön. Taxilogg beräknar ett snitt/dag som används som sjuklönegrundande belopp. För att se beräkningsunderlaget, klicka på Sjuklön? knappen, markerad med siffran 29 ovan. Dialogen för sjuklön som visar beräkningsunderlaget öppnas Beloppet som är markerad med siffran 30 visar summan av Sunes bruttolön fr om februari t o m april. 31. Värdet markerat med siffran 31 ovan visar Antal arbetsdagar som Sune utfört körpass fr o m februari t o m april. 32. Beloppet markerat med siffran 32 ovan visar Bruttolön för underlagsperioden delat med antal dagar. 33. Beloppet markerat med siffran 33 ovan visar Sjuklön/dag d v s 80% av bruttolön/dag,. 34. Stäng dialogen för sjuklön genom att klicka på Stäng knappen, markerad med siffran 34 ovan. Du kommer tillbaka till dialogen för frånvaro.

10 Nu skall vi ange startdagen för Sunes sjukfrånvaro. Klicka i fältet, markerat med siffran 35 ovan. en kalenderdialog öppnas. Klicka på 19 april. 36. Ange slutdagen för Sunes frånvaro. Klicka i fältet, markerat med siffran 36 ovan. en kalenderdialog öppnas. Klicka på 21 april. 37. Om sjuklönen skall reduceras med karens, låt bocken i rutan, markerad med siffran 37 ovan, vara kvar. Om inte, klicka på rutan, så försvinner karensavdraget. 38. Avsluta med Return, summan av ant tim visas i fältet markerad med siffran 38 ovan. 39. Klicka på Uppdatera knappen, markerad med siffran 39 ovan I fältet längst ner, markerad med siffran 40 ovan, ser vi nu Sunes sjuklön: (3 * bruttolön/dag * 80%) - karens =( 3 * 991 * 80%) = 1585 kr. 41. Klicka på Stäng knappen, markerad med siffran 41 ovan. Frånvarodialogen stängs och du kommer tillbaka till verifieringsdialogen

11 Vi är nu färdiga med kompletteringen av underlaget för Sunes lön. Det är dags att uppdatera verifieringsunderlaget. Klicka på Uppdatera knappen, markerad med siffran 42 ovan. Programmet läser på nytt in underlaget för verifiering. Beroende av hur mycket som skall uppdateras, kan det ibland ta lite olika lång tid När verifieringsunderlaget är färdiguppdaterat, ser vi att en hel del av värdena i dialogen ändrats. Fälten för andra nettoavdr. och notering, markerade med siffran 43 ovan, har kompletterats med värdet för p-boten vi la in tidigare. 44. Fälten för utbet.sem.ers och semester ers/uttag i period, markerade med siffran 44 ovan, har kompletterats med summan vi angav för utbetalning till Sune. 45. Fältet för frånv.avdrag/sjuklön och frånvaro sjukl/summa, markerade med siffran 45 ovan, har kompletterats med summan för Sunes sjuklön. 46. Alla värden ser nu okej ut, så det är dags att godkänna verifieringsunderlaget. Klicka på Accept knappen, markerad med siffran 46 ovan. Verifieringsunderlaget och dialogen stängs

12 Vi är nu tillbaka på Lön Ver.-fliken i Granska - Personal dialogen. Lägg märke till att Sunes namn inte längre syns i listan, markerad med siffran 47 ovan. 48. Klicka på fliken Färdig Lön, markerad med siffran 48 ovan Sunes namn har flyttats över till listan för färdiga lönebesked, markerad med siffran 49 ovan. 50. Klicka på Sunes namn, därefter på Granska knappen, markerad med siffran 50 ovan. Sunes färdiga lönebesked visas

13 51 Ändra färdigt lönebesked 51. Om man vill ändra på ett färdigt lönebesked, skall man klicka på ÄndraFärdigLön knappen, markerad med siffran 51 ovan. En dialog med rubriken Ta bort registrerad lön? öppnas Om du klickar på släng knappen, markerad med siffran 52 ovan, så öppnas en dialog med en kontroll fråga (skall posten tas bort?)

14 Om du klickar på Ja knappen, markerad med siffran 53 ovan, raderas Sunes färdiga lönebeskedet och du kommer tillbaka till Färdig Lön fliken i Granska Personal dialogen Lägg märke till att Sunes namn inte längre finns med i listan med färdiga lönebesked, markerad med siffran 54 ovan. 55. Klicka på Lön Ver fliken, markerad med siffran 55 ovan. Sunes namn har flyttas över till listan för ej verifierade löneunderlag på Lön Ver fliken.

15 Löpande registrering av frånvaro och semester Istället för att vänta till lönekörningen, kan registreringen av frånvaro (förare/kontor), semester (kontor), ers.trakt (förare/kontor) utföras löpande. D v s samma dag som det inträffar, och därmed betydligt minska risken för missar. Löpande registrering görs via Lön Ver -fliken i Granska Personal dialogen, nedan För att lägga in en registrering löpande, markera personens namn i listan, markerad med siffran 56 ovan. 57. Om registreringen gäller frånvaro, klicka på frånvaro knappen, markerad med siffran 57 ovan. 58. Om registreringen gäller semester, klicka på semester knappen, markerad med siffran 58 ovan. 59. Om registreringen gäller ersättning, traktamenten eller avdrag, klicka på ers.trakt. knappen, markerad med siffran 59 ovan.

16 RB-Lön (ResultatBaserad Lön) I Taxilogg finns en helt automatiserad funktion för at hantera RB-Lön (resultatbaserad lön). Om förare med RB-Lön kör in ett belopp per dag (multipla körpass beaktas) större än ett angivet brytvärde erhåller föraren en högre procentsats i ersättning för den dagen. I demoversionen är funktionen aktiverad. Funktionen aktiveras/avaktiveras generellt (d.v.s. för alla förare) under Egna Inställningar/Provision. Här anges även aktuellt brytvärde, som alltså är samma för alla förare med RB-Lön Rutan för att aktivera/avaktivera RB-Lön, markerad med siffran 60 ovan. 61. Ange brytvärde/gränsvärde för RB-lön i fältet markerat med siffran 61 ovan. I demoversonen ör gränsvärdet satt till 1999kr vilket innebär att förarna måste köra in mer än 1999kr per dag för att erhålla den högre provisionen (Extra) annars utgår den lägre provisionen (Ordinarie). Forts. nästa sida.

17 Förutsättningen för att RB-Lön-funktionen skall aktiveras för en förare med procentlön är följande: I personalregistret kan man för varje förare med procentlön ange två provisionsnivåer: Ordinarie och Extra. för Förare som dessutom skall ha RB-Lön måste båda nivåerna vara angivna d.v.s. en specifik ordinarie och en extra procentsats. Dessutom måste rutan för RB-Lön vara ikryssad Ordinarie provision anges i fältet markerat med siffran 62 ovan. 63. Extra provision anges i fältet markerat med siffran 63 ovan. 64. RB-Lön aktiveras/avaktiveras för en specifik förare m h a rutan markerad med siffran 64 ovan. Den automatiska beräkningen av vilka dagar föraren skall ha ordinarie eller extra provision görs normalt i samband med öppnandet av verifieringsunderlaget vid lönekörning. Om man vill kontrollera hur utfallet är för en specifik förare innan lönekörning kan man göra en kontroll via Granska Personal dialogen under fliken Lön ver. Se nedan. Forts. nästa sida

18 Klicka på den förares namn i listan, markerad med siffran 65 ovan, för vilken utfallet av RB-lön skall kontrolleras. 66. Klicka därefter på RB-Lön u.lag knappen, markerad med siffran 66 ovan. Ett beräkningsunderlag för RB-Lön öppnas Kolumnen och värdet, markerat med siffran 67 ovan, visar vad utfallet blir med ordinarie provision varje dag. 68. Kolumnen och värdet, markerat med siffran 68 ovan, visar vad utfallet av RB-lön blir. 69. Kolumnen och värdet, markerat med siffran 69 ovan, visar vilka dagar som gav extra provision och summan av dessa 70. Kolumnen och värdet, markerat med siffran 70 ovan, visar vilka dagar som gav ordinarie provision och summan av dessa

19 KI-format (skicka färdig lönelista till Internetbank) (OBS! Funktionen är tillgänglig först när/om du registrerat din licens.) När alla löner är verifierade och alla lönebeskeden är klara kan man skriva ut lönelistan till KI-format (BGCs specifika format för elektronisk överföring av kontoinbetalningsorder). Lönelista i KI-format krävs om du vill ladda upp den färdiga lönelistan som fil till din Internetbank. Du slipper därmed stansa in varje enskild anställds lön som kontoinbetalningsorder/leverantörsbetalningsorder via din Internetbanks funktion för betalningar/överföringar. 71. Öppna Granska Personal -dialogen och välj flik Färdig Lön, se bild nedan Välj KI Bankfil, markerad med siffran 72 ovan. 73. Klicka på knappen till Bankfil, markerad med siffran 73 ovan. Lönelistan skrivs ut till en txt-fil med KI-format. Filen hamnar i mappen Taxilogg KI Bankfil som du återfinner på Skrivbordet, markerad med siffran 74 nedan Om du önskar kontrollera att lönelistan har rätt innehåll, klicka på Granska, markerad med siffran 75 ovan. När det är dags att skicka filen till banken går du in på Internetbankens sida för filöverföring, väljer Skicka ny fil. Därefter anges vilken fil som skall skickas: välj hämta från skrivbordet och dubbelklicka på mappen Taxilogg KI Bankfil. I mappen finns endast en fil: Taxilogg_KI_Bankfil.txt, välj denna och skriv in (i Internetbankens fält för Egen filbeskrivning ) en lätt identifierbar beskrivning av filen (t.ex lön-datum). Avsluta med att klicka på Skicka. Mer kom igång hjälp finns på: