Handbok för Transport och Terminal DB SCHENKERcoldsped

Transkript

1 Handbok för Transport och Terminal DB SCHENKERcoldsped

2 2

3 Innehållsförteckning Temperatur under transport och terminalhantering 4 7 Transport 8 15 Kalibrering 17 Terminal Säkerhet/Underhåll 19 Handboken är ett verktyg för DB Schenkers arbete enligt HACCP-principerna samt enligt BRC livsmedelsstandard. För att säkerställa att arbetsinstruktionerna i handboken efterlevs används DB Schenkers Leverantörsbedömning. 3

4 1. Temperatur under transport och terminalhantering Nedanstående temperaturer är rekommendationer för inställning av termostat. Godset ska transporteras i det temperaturintervall som anges på transportdokumentet. Anges inget intervall gäller maxtemperatur +8 C för kylda livsmedel och -18 C för djupfrysta livsmedel. Godsslag Temperatur Termostati lastutrymmet inställning Kylt gods max +8 C +4 till +8 C +6 C Kylt gods, oemballerat kött till +4 till +6 C +5 C styckningsfirmor Kylt gods max +4 C (t ex kött- +0 till +4 C +2 C beredningar, fjäderfä, flytande ägg) SAMLASTNING kylt gods +0 till +4 C +2 C Kylt gods som är extra känsligt för +0 till +2 C +1 C värme (t ex blod, ätliga organ) Djupfryst gods -18 C eller kallare -20 C Viktigt är att förångarens returluft och utblåsöppningar hålls helt fria från gods för att förhindra/minska risken för frostskador vid termostatinställning nära 0 C. 4

5 1.1 Temperaturkontroll Vid lastning ska regelmässigt temperaturkontroll göras och om möjligt tillsammans med avsändaren. Vid avvikelse kontakta avsändaren samt se Åtgärder vid temperaturavvikelse på sidan 6. Observera att kunden/varuägaren kan ha avtalat andra temperaturintervall, dessa finns i så fall noterade på transportdokument. Notera eventuell temperaturavvikelse på transportdokumentet samt att denna ska signeras av avsändaren. Instickstermometer ska finnas i varje fordon. Mätmetoder Innan mätningen påbörjas ska temperaturgivaren förkylas, t ex genom att givaren placeras mellan förpackningar på annat ställe än det avsedda mätningsstället. Observera att IR-mätare eller lasermätare inte får användas. Mätning av djupfrysta produkter Som regel gäller att temperaturen ska mätas/registreras mellan översta och näst översta kartonglagret i hörnet på pallen. Temperaturen bör också mätas i centrum för att få en klar bild av godsets temperatur. Observera att hela givaren ska föras in mellan kartongerna. Vid djupfrysta produkter ska det avlästa värdet minskas med 2 C för att kompensera för temperaturskillnaden mellan produkt och förpackningsyta. T ex ett termometervärde på -17 C motsvarar en temperatur på -19 C. Mätning av kylda produkter Kontrollen ska alltid göras genom mätning mellan de enskilda förpackningarna. Öppna en enskild samlingskartong eller skär ett hål i densamma. Termometern placeras mellan två innerförpackningar i mitten av kartongen. Observera att det inte får bli hål i inneremballaget. Efter mätningen återförsluts den öppnade kartongen. 5

6 1.2 Personlig renlighet & hygien Vid hantering av emballerat gods: Använd alltid hela och rena arbetskläder, tvättning ska ske vid planerade intervall. Tvätta alltid händerna efter toalettbesök. Rökförbud gäller på alla livsmedelsanläggningar. Åtgärder vid temperaturavvikelse Om uppmätt temperatur avviker från temperaturintervallet som finns i tabellen på sidan 4 ska ytterligare mätningar utföras. Vid hantering av oemballerat gods ska (förutom ovanstående krav), hela och rena skyddskläder, handskar och huvudbonad/hjälm användas. Vid avvikelse ska närmaste DB Schenkerkontor kontaktas som i sin tur kontaktar varuägaren för att besluta om godset ska lastas eller ej. 6

7 1.3 Rengöringsrutin fordon Rengöringsschema ska kunna uppvisas vid kontroll och ska sparas av åkeriet i sex månader. Har produkterna längre hållbarhetstid än sex månader ska rengöringsschemat sparas i mer än sex månader. Rengöringsschemat ska visa när rengöring har skett och vilken slags rengöring samt signatur av chauffören. Chauffören ansvarar för att lastutrymmet är rengjort. Vid transport av emballerade produkter ska städning i form av sopning ske dagligen samt spolning med varmt vatten och tvättmedel en (1) gång/vecka. Viktigt är att lastutrymmet torkar och vädrar ut ordentligt innan lastning sker. I slutet av veckan ska spolning med varmt vatten och tvättmedel göras. Viktigt är att lastutrymmet får luftas ut och torka ordentligt innan nästa lastning. Därför rekommenderar vi att tvättning med tvättmedel görs innan helgen så att lastutrymmet får torka och luftas ut över helgen. Torsdag Fredag Spolning kan som regel ske i närheten av lastnings- och lossningsplatser. Kontakta närmaste DB Schenkerkontor för mer information. 1.4 Hygienregler på anläggningen Chauffören tar reda på och anpassar sig efter rådande hygienregler vid ankomst till anläggning. Vid transport av oemballerade produkter ska lastutrymmet efter lossning spolas med varmt vatten så att lastutrymmet är rent till nästa lastning. 7

8 2. Transport 2.1 Före lastning Kontrollera att lastutrymmet är nedkylt/uppvärmt till den temperatur godset ska ha. En användbar tumregel för nedkylning är: 1 tim körtid av aggregatet för 5 graders temperaturjustering. Kontrollera att kylaggregatets termostat är inställd på samma temperatur som godset har. Kontrollera att utrustningen för temperaturregistrering fungerar. Fordon med ej fungerade aggregat får inte lämna åkeriet eller uppställningsplats. Kontrollera att lastutrymmet är helt invändigt och rengjort från skräp och främmande lukt. Kontrollera att gummilister runt dörrar är hela och sitter fast. 2.2 Lastning Öppna inte skåpets dörrar förrän godset finns tillgängligt för lastning. Aggregatet ska alltid vara avstängt med öppna dörrar. Avsändaren ansvarar för att godset vid lastning har den temperatur som godset ska transporteras under. Vid misstänkt avvikelse, t ex om godset står ute på kajen ska temperaturen på varorna kontrolleras tillsammans med avsändaren. Notera eventuell temperaturavvikelse på transportdokumentet. Se vidare under 2.4 rubriken Kontroll av gods på sidan 10. Luftcirkulationen i lastutrymmet måste vara tillfredsställande. Luftspalter ska finnas utefter samtliga invändiga ytor, ingen lastning ovanför lasthöjdlinjen MAX. Pallarnas gaffelfickor måste rensas om de är svepta med plastfilm, eftersom dessa är skåpets undre luftkanaler. 8

9 Luftcirkulationen är absolut nödvändig för att hela skåpet ska kylas ned till vald termostatinställning. Temperaturkänsliga kylvaror ska lastas med god marginal från aggregatets utblås eller eventuellt uppsatt mellanvägg. Otempererat gods, returgods och emballage ska alltid lastas avskilt från tempererat gods med mellanvägg eller liknande för att inte kontaminera och påverka det tempererade godset. Tänk på att aggregatet är konstruerat för att underhålla den temperatur som godset har vid lastningen och att det inte är ett infrysningsaggregat. Lastning av oemballerade produkter Oemballerade produkter som är känsliga ska inte transporteras tillsammans med andra produkter. I de fall DB Schenker transporterar öppna livsmedel, dvs oemballerade produkter, ska lastutrymmet vara väl rengjort, se rengöringsrutin för transport av oemballerade produkter, 1.3 på sidan 7. Chauffören ska följa rutinerna för personlig hygien. Oemballerade produkter ska hållas avskilt från övrigt gods med mellanvägg. Träemballage/träpall får ej förekomma i samma lastutrymme som oemballerade produkter. 9

10 2.3 Samlastning i skåp med flera temperaturzoner Vid lastning av produkter med krav på olika temperaturer i samma skåp ska dessa lastas i skåp med extra förångare och med mellanvägg. Mellanväggar ska användas för att dela av lastutrymmet, som ska vara korrugerade på ömse sidor för att säkerställa erforderlig luftcirkulation. Temperaturregistrering ska ske i varje temperaturzon. 2.4 Kontroll av gods Vid lastning ska kontroll av godset alltid göras. Vid avvikelse se rubrik till höger Åtgärd vid avvikelse lastning. Kontroller som ska utföras är: 1. Antal kolli. Plastad pall räknas som ett kolli. 4. Volym ska anges i antal pallplatser eller flakmeter. 5. Synliga skador eller synlig manko i kolli (uppbruten kartong ska alltid anmärkas). 6. Renlighet och lukt. Godset får inte vara smutsigt eller lukta illa. 7. Temperaturkontroll ska göras vid misstanke om temperaturavvikelse. Transportören ska då kontakta arbetsledaren på anläggningen för att gemensamt kontrollera temperaturen. Se 1.1 rubrik Åtgärder vid temperaturavvikelse sidan 6. Åtgärd vid avvikelse lastning Avvikelse ska noteras på transportdokumentet eller särskild blankett, dessa ska signeras av avsändaren. Vid oklarheter ska närmaste DB Schenkerkontor kontaktas för vidare instruktion. 2. Godsmärkning temperaturkrav på godset samt tydlig adress. 3. Bruttovikt. 10

11 11

12 2.5 Temperaturregistrering Transport Transportutrymmets lufttemperatur ska registreras under hela transporten. Registreringsutrustningen ska ha tre mätpunkter i kylaggregatets utblås och returluft samt i taket cirka en meter från bakdörren. Dubbla förångare innebär en ökning av antal mätpunkter. Mätningen ska ske: Minst var 5:e minut vid förvaringstider på 0 24 timmar. Minst var 15:e minut vid förvaringstider på 24 timmar till 7 dagar. 2.6 Under transport Chauffören ska kontrollera skåptemperaturen regelbundet, returluftstemperaturen ska aldrig avvika mer än +/-2 grader från termostatinställningen, se även 2.8 rubriken Åtgärd vid kylaggregathaveri, sidan 15. Avvikelser beror huvudsakligen på följande: Läckande och otätt skåp Otillfredsställande luftcirkulation Aggregatproblem Fel temperatur på lastade varor Mätutrustningen ska vara försedd med identifikation: Bilens/släpets registreringsnummer, datum och tidpunkt. Mätningen bör ingå i egenkontrollprogrammet och resultaten ska arkiveras minst ett (1) år. Mätresultatet ska på anmodan lämnas till DB Schenker inom 48 timmar. Observera. Om produkterna har en hållbarhet på mer än 12 månader ska mätresultatet sparas i mer än 12 månader. 12

13 13

14 Lossning Om kunden begär kontroll av produkttemperaturen ska denna göras i fordonets skåp direkt efter att dörrarna öppnats. Visa temperaturdiagram om du har sådan utrustning som kan visas på plats. Eventuell avvikelse noteras på transportdokumentet av kunden och bevittnas av dig med signatur. Anmärkning om skada på gods som uppkommit till följd av att lastutrymmet ej hållit avtalad temperatur ska göras när kunden tar emot godset. Aggregatet ska alltid vara avstängt när dörrarna öppnas, gäller även för fordon med draperier. Med aggregatet igång innebär det att uteluften omgående fyller skåpet. Dörrarna ska vara öppna kortast möjliga tid. Varje minut dörrarna är öppna ger de ökade driftskostnader samt avsevärt försämrar kvaliteten på godset. Varor som är känsliga för väderpåverkan som regn och snö ska ej lossas vid port/kaj utan tak om inte kunden tar på sig ansvaret för varorna. Om mottagare inte tar på sig ansvaret ska varorna återvända till avsändaren. 2.8 Haveri Vid haveri ska chauffören ringa sitt åkeri samt meddela närmaste DB Schenkerkontor om haveriet och uppskattad omfattning. DB Schenkerkontoret ska kontakta varuägare och försäkringsbolag. Om DB Schenkerkontoret inte har öppet och kunden har angivit jourtelefon på transportdokumentet för att få information om haveri, ska chauffören ringa detta nummer och meddela vad som har hänt. Åtgärd vid fordonshaveri Felet på fordonet ska försöka åtgärdas av åkeriet genom att åkeriet skickar ut egen eller extern fordonsreparatör till plats, om bilen inte kan köras till en verkstad.

15 Vid ett komplicerat fordonshaveri ska åkeriet ansvara för att varorna lastas om till annan bil för vidare färd. Incidenter samt korrigerade åtgärder som vidtas ska dokumenteras. Åtgärd vid kylaggregathaveri Om kylaggregatet av någon anledning stannat eller skåptemperaturen börjar avvika från en tidigare stabil temperatur gäller följande: Stäng av aggregatet. InfoLarm Ring alltid 112 innan du ringer InfoLarm Öppna inte dörrarna för att se hur det ser ut, detta innebär bara att skåptemperaturen blandas upp med lufttemperaturen utanför skåpet. Kontakta åkeriet och närmaste DB Schenkerkontor. Om kontoret inte har öppet och kunden har angivit jourtelefon på transportdokumentet för att få information om kylaggregatshaveri ska chauffören ringa detta nummer och meddela vad som har hänt. Ta dig så snabbt som möjligt fram till lossningsplatsen eller närmaste terminal för omlastning. Kontrollera temperaturen på godset när det lossas. Om haveri uppmärksammas i samband med lastning ska lastningen omedelbart upphöra. Aggregatet ska antingen repareras eller så ska godset lastas om på fordon med fungerande aggregat. Vi ansvarar för temperaturen i lastutrymmet. Beroende på yttertemperatur och tid till lossning ska chaufför tillsammans med åkeriet eller DB Schenkerkontoret bedöma åtgärd. Det kan ibland vara bättre att köra direkt till mottagaren och lossa varorna än att göra en omlastning. (Incidenter samt korrigerade åtgärder som vidtas ska dokumenteras.) 15

16 16

17 3. Kalibrering För samtliga använda mätinstrument, registrerande såväl som indikerande, gäller att de ska kalibreras med 12 månaders intervall. 3.1 Kalibrering av termometer För att säkerställa att mätutrustningen visar rätt mätvärden ska den kalibreras mot en certifierad termometer med jämna tidsintervall enligt Djupfrysningsbyråns regler. Detta gäller alla typer av mätutrustning. Ansvaret för att kalibrering utförs ligger hos åkeriet. 3.2 Kalibrering av fordonets utrustning för registrering av temperatur Minimikravet på kalibrering är att temperaturskrivarens returluftsensor kalibreras en gång per år vid 0 C, och för multitemperaturaggregat gäller att varje förångares returluftsensor kalibreras. Schema för kalibrering bör upprättas i samråd med tillverkaren av termometern eller instrumentet eller med dennes representant. Detta schema ska kunna uppvisas vid förfrågan tillsammans med kalibreringsresultat. 17

18 4. Terminal 4.1 Ankommande/Avgående Terminal Vid lossning/lastning ska kontroll av godset alltid göras. De kontroller som ska utföras är: 1. Antal kolli. Plastad pall räknas som ett kolli. 2. Godsmärkning temperaturkrav på godset samt tydlig adress. 3. Bruttovikt. 4. Volym ska anges i antal pallplatser eller flakmeter. 5. Synliga skador eller synlig manko i kolli. (Uppbruten kartong ska alltid anmärkas.) 6. Renlighet och lukt. Godset får inte vara smutsigt eller lukta illa. 7. Temperaturkontroll ska göras vid misstanke om temperaturavvikelse. Transportören ska då kontakta arbetsledaren på anläggningen för att gemensamt kontrollera temperaturen, se 4.2 rubrik Åtgärder vid avvikelse. 8. Vid lastning/lossning verkar chauffören aktivt för att dörrar och portar i möjligaste mån hålls stängda. 4.2 Åtgärder vid avvikelse Avvikelse ska antecknas på transportdokumentet och blanketten Intern Reklamationsanmärkning. Dessa två dokument ska lämnas till kundservice. DB Schenkers kundservice ska kontakta varuägaren och meddela om avvikelsen och varuägaren får ta beslut om åtgärd. Om varuägare väljer att vi ska fortsätta hantera gods trots avvikelse ska detta meddelande komma skriftligen från varuägare (via e-post eller fax). I meddelandet ska det framgå vilket transportdokument/följesedel avvikelsen avser, vem hos varuägaren som tagit beslutet samt datum och tidpunkt. Ett exemplar av blanketten Intern reklamationsanmärkning går till DB Schenkers reklamationsavdelning som registrerar den i REKO. 18

19 4.3 Temperaturregistrering Terminal Terminalutrymme större än 10 m 3 ska vara utrustat med mätutrustning för lufttemperatur vilken automatiskt registrerar mätvärdena. Temperaturen bör registreras en gång per timme. Mätningarna ska ingå i egenkontrollprogrammet och mätresultaten ska sparas i två år. Beroende på lagrets storlek ska temperaturen mätas på mer än ett ställe, se tabellen nedan. Terminalstorlek i m 3 Antal mätpunkter Säkerhet/Underhåll Chauffören tar reda på och följer de säkerhetsregler som råder på anläggningen, samt vilka utrymmen som får beträdas. Åkeriet ansvarar för underhåll av utrustning och fordon. Terminalen ansvarar för utrustning tillhörande terminalen. Chauffören ansvarar för och har uppsikt över sitt gods för att förhindra eventuell skada eller sabotage. 19

20 Schenker AB Division Land Göteborg Art.nr 1114 ASR Reklambyrå April 2010