Lindas produkter säljs världen över

Transkript

1 tidningen för dig som vill förenkla ditt företagande Nr Nu jagas sista bokförings spöket bort Lindas produkter säljs världen över Företagsskolan: Bara nöjda kunder räcker inte

2 Jobba alltid var du vill! kr/mån * MEST NÖJDA KUNDER Mobilt bredband företag Enligt SKI 2009 För ett fast pris om 199 kr per månad kan medarbetare effektivsera arbetsdagen och bättre utnyttja sin tid. Tjänsten heter Telia Mobilt bredband Företag Alltid och ger surfhastigheter på upp till 6 Mbit/s. Det hjälper er till bättre affärer så gott som överallt. Välkommen till Telias butiker, våra återförsäljare eller telia.se/kampanjer eller ring *För dig som surfar regelbundet och vill ha ett pålitligt mobilt bredband med bra täckning och bra hastighet är Mobilt bredband Företag Alltid rätt lösning. Använder du tjänsten mycket och vill ha riktigt bra hastigheter (upp till 10 mbit/s) väljer du istället Mobilt bredband Företag Extra. Engångsavgift 200 kr. Modem ingår vid minst 18 månaders bindning (värde kr). Telia förbehåller sig rätten att begränsa accesshastigheten till 120 Kbit/s om användandet överstiger 10 GB/mån. Hastigheten i Telias ca surfzoner påverkas inte. Priserna gäller inom Sverige och är exkl moms. Vid uppkoppling utomlands via våra roamingpartners tillkommer trafikavgifter. För utlandspriser se telia.se/utomlands.

3 Det våras för företagandet Nr 67 mars 2010 Den längsta vintern på åratal är snart över. Det går mot vår i hela landet i flera bemärkelser. Det våras nämligen för företagandet också. Vårtecknen är redan många. Ett är att varannan människa i vårt land numera kan tänka sig att starta eget. Så många har aldrig tidigare varit intresserade av entreprenörskap som livsstil och inkomstkälla. Ett annat gott tecken är att nyföretagandet ökat varje månad det senaste halvåret. Från det att ljusningen i konjunkturen började anas i höstas har nya företag startats, fler än förra vintern (perioden september februari). För alla nyföretagare finns fler goda nyheter. Det är visserligen tufft att dra igång och få ihop till den första egna lönen, men läget är inte lika utsatt som förra året. Ett tecken på det är att konkurserna minskar. Fler goda tecken framöver finns i det politiska klimatet. I höst är det val och redan nu märks att företagandet både det nya och det befintliga kommer att finnas högt på agendan i valrörelsen. Numera har ju faktiskt alla partier kommit fram till att fler små företag kommer att vara den främsta drivkraften för ökad sysselsättning i alla delar av landet. Med andra ord är det ett mycket bra läge att påminna de som kandiderar till riksdagen i höst att alltfler av deras väljare är eller kommer att vara egenföretagare. Från kundsynpunkter till nya funktioner 14 Ises knäckebröd en smakfull nystartartrend 16 Nu jagas sista bokföringsspöket bort 10 Vinna eller försvinna för Monicas butik 12 Bland många positiva signaler på ökat intresse att förverkliga egna idéer i egen verksamhet är att fler och fler kvinnor startar eget. Andelsmässigt är faktiskt ökningen av nya företagare störst bland tjejer i alla åldrar. I det här numret möter du tre kvinnor som startat eget Linda, Ise och Monica. Av dem finns mycket att lära, precis som det gör av alla som tagit steget. Våra experter svarar på företagarfrågor Böcker och blommor till 25 jubileumsvinnare I höstas startade vi på Visma Spcs kampanjen Nu startar vi om Sverige. Du hittar en artikel om den kampanjen, som i högsta grad lever vidare, i tidningen också. Vad det i hög grad handlar om är att berätta att det är kul och utvecklande att driva eget. Som företagare eller som anställd i ett mindre företag har du och tiotusentals andra mycket inspiration att bidra med på det området. Glöm inte att just du är en god förebild för väldigt många andra. Lär dig ännu mer och följ vår kampanj för fler nya företag på alltid i Du&Datorn 8 Administrationstips: Bli ännu mer effektiv i din vardag 20 Löneskolan: Ta ditt lönearbete till en ännu smidigare nivå 22 Företagsskolan: Bara nöjda kunder räcker inte del 2 i serien om kundvård! 24 Sex sidor frågor, svar och tips om dina program och tjänster 30 Utbildningar hos Visma Spcs våren Krysset Omslaget: När Linda Sätterström inte hittade vad hon sökte i butikerna designade hon egna barnprodukter till dottern Elodie. I dag driver hon framgångsrika Elodie Details AB med allt från nappar till åkpåsar, haklappar och mössor i sortimentet. Foto: Emma Cajnerud. lars.fredell@visma.se, redaktör Du&Datorn ges ut av Visma Spcs AB, Växjö. Utgivare: Rolf Dahlberg. Redaktion: Emma Cajnerud, Lars Fredell (redaktör), Filip Lendahls och Therese Palm. Grafisk produktion: Giv Akt Information AB, Växjö. Tryck: VTT Grafiska AB, Vimmerby. Tidningen trycks på 80 gram Grapho Cote. Adress: Du&Datorn, Visma Spcs AB, Växjö. Annonsbokning: Adressändring: ISSN Eftertryck av text och bilder förbjuds. Redaktionen svarar inte för insänt icke beställt material. Allt redaktionellt material producerat för Du&Datorns räkning lagras elektroniskt och kan komma att publiceras på Vismas webbplatser eller i annan digital kommunikation utan att särskilt meddelande lämnas eller särskild överenskommelse görs angående sådan publicering. Externa medarbetare måste meddela eventuella förbehåll mot detta. I princip publiceras inte material med förbehåll mot elektronisk publicering. E-post: duochdatorn@visma.se. Visma Du&Datorn nr 67 mars

4 Lindas babyprodukter sprids över världen Nyblivna mamman Linda Sätterström hade svårt att hitta bebisprodukter som var både snygga och funktionella. Då designade hon dem själv och började sälja på nätet. Fem år senare driver hon framgångsrika Elodie Details med återförsäljare i 35 länder. Linda Sätterström går igenom nattens webbutikordrar när Du&Datorn kommer på besök. Just den här morgonen kommer beställningar från Kanada, Australien och Frankrike. Många av kunderna finns på andra sidan jordklotet. De flesta som handlar i vår webbutik gör det från länder utanför Europa, och den genomsnittliga ordern ligger på 600 kronor, säger Linda, och berättar samtidigt att webbutiken endast står för fem procent av den totala omsättningen. Det har successivt blivit så att merparten av försäljningen sker via distributörer och agenter i stället. Men vår hemsida är viktig för oss, inte minst för varumärkesbyggandet och för att nå ut med produktnyheter. Det är också ett bra sätt att få ut produkterna i respektive land och öka efterfrågan där. Företagare och förälder Linda Sätterströms arbetsrum och kontor har tillfälligtvis flyttats hem till villan i Tyresö. Linda har precis fått sitt andra barn, och kombinerar föräldraledigheten med att driva företag. Det är ett pussel, men det funkar ganska bra. Det här var den smidigaste lösningen. Min sambo Fredrik är föräldraledig två dagar i veckan och de dagarna är jag supereffektiv. Hon är utbildad inom formgivning och sömnad, och har också mångårig yrkeserfarenhet av branschen. Innan Linda startade sitt företag jobbade hon med produktion och kvalitetsutveckling på klädjätten H&M, varav flera år stationerad utomlands, i Shanghai och Bangladesh. Starka färger Arbetsrummet går i vitt, vitt, men färgstarka nappar, filtar, mössor och nappflaskor pockar på uppmärksamheten från prydliga hyllor och ställ. Samtliga produkter är designade av Linda under egna varumärket Elodie Details. Våra produkter känns igen av många, inte minst för att vi brukar sätta samma mönster på allt från nappar till väskor, åkpåsar och mössor. En av fördelarna med det är att det ser väldigt snyggt ut i butik produkterna är lätta att matcha med varandra. FORTS. PÅ NÄSTA uppslag Linda Sätterström visar sin allra första produkt, napphållaren. Vi säljer ungefär napphållare om året. Det är fortfarande den produkt som säljer bäst och som också signalerar varumärket allra mest. Nappar, nappflaskor, napphållare, haklappar, åkpåsar, väskor. Några av produkterna som Linda designat och produktutvecklat. 4 Visma Du&Datorn nr 67 mars 2010

5 fakta Elodie Details AB Omsätter 8,5 miljoner. 35 procent inom Sverige, 50 procent inom EU, och resten till länder utanför Europa. Har tre anställda, och återförsäljare i 35 länder. Lager finns i Täby. Ekonomiprogram: Visma Administration 2000 Internet Visma Du&Datorn nr 67 mars

6 Forts. från förra uppslaget Varför är design viktigt? Jag tycker att allt runtomkring oss ska vara vackert det påverkar vårt välbefinnande mer än vi tror. Jag själv gillar inte att lägga pengar på saker som inte tilltalar rent estetiskt. Kommunicerar via nätet Tillverkningen sker i Asien, av fabriker som hon själv varit och besökt. Linda visar på datorskärmen hur hon kommunicerar med en kinesisk leverantör via ett enkelt chatt-program. Det är en fördel att prata den vägen, inte minst eftersom tidsskillnaden är ganska stor. Vid lunchtid i Sverige är det kväll i Kina, så våra leverantörer brukar finnas uppkopplade till tiden någon gång. Någon enstaka gång har det hänt att Linda och en leverantör missförstått varandra, och det har gjort att hon numera är särskilt noga med att dubbelkonfirmera sådant som till exempel kvantiteter, priser och leveransdatum via e-post. Vid ett tillfälle bestämde jag med en leverantör att det skulle vara grön bandkantning på en haklapp, men när kollektionsprovet kom var kantningen svart. Då kunde jag gå tillbaka i historiken, kopiera vad leverantören hade sagt och skicka som bevis på att hon faktiskt hade godkänt min beställning. Det slutade med att leverantören fick göra om haklappar, som de fick stå för. Väckte habegär Det var när Linda Sätterström väntade sitt första barn, hösten 2004, som idén om Elodie Details föddes. Hon letade i butikerna efter bebisprylar som var både funktionella och snygga att se på, men hittade bara det förstnämnda. Första produkten var en napphållare i tyg. En enkel uppfinning som förenklade vardagen för henne och för dottern, Elodie, och som väckte habegär hos såväl familj och vänner som hos okända mammor och pappor på stan. Snart började Linda ta upp beställningar via en enkel hemsida på nätet. Därefter beslutade hon sig för att försöka sälja in napphållarna till butiker. Första butiken jag visade mina napphållare för köpte in stycken direkt. Efter två Säkerheten är viktig. Vi jobbar efter EN-standard för att säkerställa kvalitet och säkerhet på alla produkter. Produkterna testas och certifieras på ett institut, som kontrollerar allt från hur produkterna är utformade till hur medföljande etiketter och instruktioner ser ut, säger Linda Sätterström. veckor ringde butiksägaren och sa att hon sålt slut på allihop och att hon ville beställa fler! Så efter det tog jag kontakt med en säljagent och visade upp mina produkter, och på den vägen var det. Sedan dess har hon hunnit mönsterskydda sin första produkt och skapat en hel mängd nya. Med hjälp av ekonomiprogrammet Visma Administration 2000 tar Linda och hennes två kollegor fram statistik, och får på så sätt överblick över vilka produkter som säljer bäst i olika länder. Vi jobbar med väldigt stora kvantiteter eftersom fabrikerna i Kina kräver det. Detta gör visserligen att vi kan hålla ner kostnaderna, men det kräver också mer av oss. Tack vare Visma Administration kan vi hålla koll på vilka mönster och varor som säljer och inte, och så anpassar vi våra order efter det. Text och foto: Emma Cajnerud 6 Visma Du&Datorn nr 67 mars 2010

7 Sänk aktiekapitalet för ett par tusen! Den 1 april 2010 sänks gränsen för minsta tillåtna aktiekapital i svenska aktiebolag från kr till kr. Det innebär lägre privat insats för den som tänker starta ett nytt aktiebolag. Dessutom kan ägare av befintliga bolag plocka ut en del av tidigare satsat aktiekapital ur sina bolag, om pengarna inte längre behövs i bolaget. Varför ska man då sänka aktiekapitalet? Ja, den främsta orsaken är helt enkelt att aktieägarna vill förstärka sin privata kassa och ta tillbaka en del av de pengar som en gång satsats i aktiebolaget. Har man därtill planer på att så småningom göra sig av med bolaget, blir det antagligen enklare att i framtiden hitta köpare som vill ge fullt betalt för ett kronorsbolag än för ett bolag med större aktiekapital än det lägsta tillåtna. Det finns dock inga riktigt enkla administrativa sätt att minska aktiekapitalet i ett bolag, exempelvis från kr till kr. Aktiebolagslagen innehåller en hel del regler som måste följas om en sådan sänkning ska göras, och det har inte införts några lättnader i dessa regler med anledning av att lägsta tillåtna kapitalet sänks 1 april. En lång procedur För att få minska sitt aktiekapital måste ett bolag först upprätta ett förslag till minskning av kapitalet. Sedan ska både styrelsen i bolaget liksom bolagets revisor yttra sig över förslaget. Därefter är det dags för bolagsstämman att fatta beslut om sänkningen. Innan bolaget kan återbetala den del av aktiekapitalet som inte längre ska finnas kvar, måste bolaget dessutom ansöka om tillstånd till en sådan utbetalning hos Bolagsverket. Hela proceduren beräknas ta åtminstone tre månader att genomföra innan några pengar kan betalas ut från bolaget till aktieägarna. Det är alltså en mängd handlingar som ska upprättas, men det finns konsulter att ta hjälp av. En av de större aktörerna i den bransch som arbetar med bolagsbildningar är Svenska Standardbolag, som för ett arvode på kronor plus moms erbjuder sig att hjälpa till med att ta fram alla handlingar som behövs, förutom revisorns yttrande. Satsar på masshantering Vi räknar med att kunna bygga upp en masshantering. Det är därför vi kan sätta ett så lågt pris, säger man från Svenska Standardbolag, som ligger klart lägre i pris på denna tjänst än de konkurrenter som vi på Du&Datorn fått prisuppgifter ifrån. Bolagsverket tar också betalt vid en sänkning av aktiekapitalet och deras räkning ligger normalt på kronor. Totalt blir det utgifter på kronor plus moms om man exempelvis anlitar Svenska Standardbolag, en kostnad som blir avdragsgill för bolaget som sänker sitt aktiekapital. Om du är intresserad av att sänka bolagets aktiekapital är det säkerligen billigast att få nödvändiga intyg från bolagets revisor, om sänkningen sker i samband med att det årliga bokslutet tas fram och ordinarie årsstämma hålls. Då bör ett extra intyg från revisorn knappast kosta något extra. Om sänkningen däremot ska beslutas vid en extra bolagsstämma vid ett särskilt tillfälle under räkenskapsåret, måste revisorn antagligen göra ett delårsbokslut och då blir det säkert extra kostnader utöver de kronor som bolagskonsulten och Bolagsverket tar ut. Fler svar på företagarfrågor hittar du på sidan 18. Företagartips Jan-Erik W Persson Var med och dela på minst 50 miljarder kronor. Med vår Vismakoppling och SEO-optimerade webbshopslösning kan vi hjälpa dig att öka din försäljning. Vill du veta mer? Ring: Just nu får du som Vismakund 15 % rabatt på alla nya beställningar av våra e-handelspaket. Kampanjen gäller tom den 31:a maj Ange kampanjkod: visma vid beställningen. Visma Du&Datorn nr 67 mars

8 Bli ännu mer effekti Du kan sannolikt både spara tid och minska risken för fel genom att skicka, ta emot och hämta filer i dina ekonomiprogram från Visma Spcs. Skicka betalfiler till banken med automatisk återrapportering är ett exempel, elektronisk skattedeklaration ett annat. I den här artikeln hämtar Ulla Lindblad känd från många år som lärare på Visma Spcs kurser sina exempel från Visma Administration. Trots att möjligheten att exportera och importera filer har funnits länge är min erfarenhet att många företag inte använder sig av den. Det kan bero på att man inte vet att funktionerna finns eller att man tror att det är svårt och krångligt. Här kommer några exempel på utmärkta funktioner som kommer att effektivsera ditt dagliga arbete. In- och utbetalningar I företagsunderhållet gör du inställningar för in- och utbetalningar. Om du, hos din bank, tecknar tjänsten Återrapportering av utförda betalningar till leverantörer och/eller tjänsten Återrapportering av betalda kundfakturor, ska du här välja var du vill spara de filer du hämtar från din bank. Standardförslaget är mappen C:\SPCSfiler som automatisk skapas när du installerar programmet. Längst ner väljer du betalsätt, så att pengarna registreras på rätt konton i bokföringen. När du byter till Utbetalningar i navigeringsträdet visas de val du ska göra om du ska skicka en fil med leverantörsbetalningar. Jag har gått direkt till flik 3. LB-rutin, eftersom det är vanligast att företag tecknar ett LB-avtal med sin bank. LB står för leverantörsbetalningar. Om du väljer att skicka utbetalningsfilen till Bankgirot måste du ha en extra programvara, exempelvis Visma BG-link, som du utan kostnad får från Visma Spcs. Annars är det enkelt att sända över filen till bankens hemsida. Skicka betalfil till banken I arbetet med utbetalningar markerar du de fakturor du ska skicka för betalning och använder sedan kommandot Skicka betalfil. Återrapportering av betalda leverantörsfakturor Via återrapporteringen i arbetet med utbetalningar läser du in redovisningsfilen från banken. Du kan ändra sökvägen om du vill spara dina filer i en annan mapp. Byt till Inbetalningar i navigeringsträdet för att göra inställningar för återrapportering av kundinbetalningar. Filen kan hämtas från Plusgirot och Bankgirot eller som på bilden direkt från banken via internet. Här kan du välja mellan Handelsbanken, Nordea/Plusgirot och Annan bank. Om du väljer Annan bank ska du skriva sökvägen till din bank, till exempel för SEB. En fil skapas och om du lagt in sökvägen till bankens hemsida, öppnas den. Du kan nu hämta in filen du skapat och godkänna den för betalning. Om du har Handelsbanken eller Nordea behöver du inte manuellt hämta filen. Alla banker har olika rutiner men principen är densamma. Så här informerar Handelsbanken sina kunder: Leverantörsfakturorna markeras som betalda och du behöver bara skriva ut och godkänna utbetalningsjournalen och bokföringsunderlaget. Om du valt automatisk överföring av journalers bokföringsunderlag slipper du också att registrera bokföringsunderlaget som en manuell verifikation. Återrapportering av kundinbetalningar Med tjänsten återrapportering av kundinbetalningar kan du gå in på bankens hemsida och hämta filer som innehåller redovisning av betalda kundfakturor. Filen, som du läser in under Arbeta med Kundreskontra Inbetalningar Återrapportering av kundinbetalningar, markerar kundfakturorna som betalda. Nu är det klart att skriva ut och godkänna inbetalningsjournalen och bokföringsunderlaget. Det är lättare att stämma av kundreskontran i bokföringen om du skriver ut en 8 Visma Du&Datorn nr 67 mars 2010

9 v i din vardag journal per inbetalningsdatum, även om du samtidigt har hämtat flera återrapporteringsfiler med olika datum. Momsrapporten som eskd För att använda Skatteverkets e-tjänst för skattedeklaration krävs att du har e-legitimation. När du har skaffat den, exempelvis via aktiverar du funktionen under Företagsinställningar Bokföring och väljer var momsfilen ska placeras. När du skriver ut och godkänner momsrapporten skapas samtidigt en fil som du laddar upp på Skatteverkets hemsida. Därmed slipper du fylla i, skriva ut och posta blanketten. Import av SIE-fil SIE-filer är mycket användbara för att spara, hämta, överföra och skicka information från ett program till ett annat (läs mer i faktarutan). Under Företagsunderhåll Import av verifikationer / SIE4 anger du Program, fyller i filnamn och väljer mapp att hämta från genom att klicka på knappen Bläddra. Du kan också välja att spara verifikationerna i olika verifikationsserier. Om du markerar rutan Automatik visas information när det finns filer att läsa in. Du sparar tid och minskar risken för fel om du läser in bokföringsunderlaget från ditt löneprogram, särskilt om du bokför lönerna på resultatenheter och projekt. Export av SIE-fil I stället för att skriva ut en total huvudbok till revisorn när det är dags för bokslut, kan du under Arkiv Export SIE ta ut en SIE 4 fil. Filen, som du enklast mejlar till din revisor, kan läsas in i boksluts- och skatteprogram. Skattereduktion för husarbete Den 1 juli 2009 ändrades reglerna för husavdrag, det vill säga avdrag för hushållsnära tjänster och för om- och tillbyggnadsarbeten på bostäder. Säljaren av tjänsterna får i det nya systemet dels betalt från kunden, dels från Skatteverket. Från och med version 4.6 av Visma Administration finns en funktion för hantering av den här skattereduktionen. Här kan du som fakturerar hustjänster skriva ut ett underlag för att fylla i Skatteverkets ansökningsblankett. Från och med version 5.01 är funktionen påbyggd, så att du nu kan skicka din ansökan som fil i stället för att fylla i, skriva ut och skicka in skatteverkets blankett. Du sparar tid och förhoppningsvis får du också dina pengar snabbare. När du ska göra din ansökan väljer du e- tjänsten Husarbete på Skatteverkets hemsida och loggar in med din e-legitimation. Jag påminner också om ytterligare bra funktioner som handlar om att flytta information/data med filer Skicka och hämta dokument med tjänsten Visma efaktura (EDI, elektronisk dokumenthantering) Skapa Excel-, pdf- och textfiler av utskrifter Importera order- och fakturaunderlag från Visma Tid. Ju mer du använder möjligheterna att automatisera flödena i dina program, desto mer förenklar du ditt administrativa arbete. Det brukar resultera i mer tid för annat och det är ju aldrig fel. administrationstips Det här är SIE Ulla Lindblad SIE är en standard för datorprogram som vill prata med andra datorprogram. Med SIE är det enkelt att flytta redovisningsdata mellan olika program, oavsett från vilka leverantörer programmen kommer. Du kan välja mellan fyra olika SIE-format när du exporterar från Visma Administration. Det finns stöd för den nya reviderade SIE4-standarden, som benämns 4B, i version 5.0 av Visma Administration. Så här står det på SIE-gruppens hemsida om användningsområden för SIE. SIE4 är gränssnitt för: Utbyte av redovisningsdata mellan bokföringsprogram Import av data från försystem såsom fakturerings och lönesystem Export av bokföring till boksluts och inkomstdeklarationsprogram Återföring av bokslutstransaktioner till bokföringsprogram. SIE är en förkortning för Standard Import Export. Visma Du&Datorn nr 67 mars

10 Fakturera och betala över internet med nya Avendo eekonomi Visma Spcs har nu tagit steget fullt ut för dem som vill administrera sitt företag på webben. Med det nya programmet Visma Avendo eekonomi kan småföretagaren fakturera och sköta sina bankbetalningar var som helst där det finns en internetansluten dator. Avendo eekonomi utgår från företagarens vardag. Han eller hon kan fullt ut ägna sig åt sin verksamhet och sköta både fakturering och bankaffärer på nätet. Bokföringen tar programmet hand om i bakgrunden, säger Rolf Dahlberg, vd i Visma Spcs. Det här är en lösning som många företagare inom exempelvis informations- och tjänstenäringarna vill ha. De som inte har något lager att hålla reda på och som vill kunna fakturera sina jobb där och när det passar dem bäst. Det ska vara enkelt, det ska fungera och det ska vara tillgängligt överallt. Så har målet i vårt utvecklingsarbete för det här programmet sett ut, säger Rolf Dahlberg. Guide hjälper igång En guide hjälper användaren att komma igång med Avendo eekonomi på några minuter. Det är vad det tar att registrera sig som användare, lägga in uppgifterna om det egna företaget och börja jobba. Programmet är helt och hållet skapat för webben och utnyttjar den senaste tekniken, som i det här fallet är Microsofts plattform Silverlight. Det är dessutom inte beroende av vilken dator användaren har. Avendo eekonomi fungerar lika bra på en Mac som på en dator med Windows. Det gör att vi också når en för oss ny kundgrupp. Mac-användare har i flera år ställt frågor till oss om bokförings- och faktureringsprogram. Nu får även de tillgång till ett lättanvänt och modernt program från den största leverantören på den svenska marknaden, säger Rolf Dahlberg. I det internetbaserade ekonomiprogrammet Visma Avendo eekonomi visas affärshändelser och kontoställningar i ett överskådligt diagram på programmets startsida. Med Visma Avendo eekonomi har företagaren direktkontakt med sin internetbank och kopplar ihop rätt transaktion med rätt faktura. På det viset får man korrekta avstämningar mot bokföringen. Koppling till internetbanken För det flesta småföretagare är det viktigt att få två saker att fungera: faktureringen och betalningarna. Eftersom Avendo eekonomi har en koppling till internetbanken bokförs in- och utgående betalningar utan att användaren behöver lyfta ett extra finger. På samma smidiga sätt görs avstämningar mellan programmet och bankkontot. I takt med att nya affärshändelser inträffar uppdateras dessutom programmets startsida med en grafisk presentation av hur företaget ligger till. Här är Handelsbanken först ut med en koppling. Vi har fortsatt på vår linje att automatisera så mycket som möjligt av det som många upplever som den krångliga bokföringen, säger Rolf Dahlberg. Med Avendo eekonomi tar vi bort bokföringsspökena och ger småföretagarna en krångelfri vardag med kontroll och mer tid för det viktigaste jobbet att driva och utveckla sina företag. Text: Lars Fredell 10 Visma Du&Datorn nr 67 mars 2010

11 Mer på webben från Visma Spcs Avendo eekonomi är den senaste i en lång rad produkter och tjänster som företagen kan använda över internet. Flera av dem används för att effektivsera och förenkla arbetet med lokalt installerade program från Visma Spcs. Visma Backup ger alla avtalskunder hos Visma Spcs en säker lagringsyta på 100 MB helt kostnadsfritt. Visma Sms för leveransbesked till kunder, information till medarbetare eller bokningar av möten direkt från datorn i stället för från mobilen. Visma Kreditupplysning för finansiell information om både privatpersoner och företag bästa och billigaste sättet att försäkra sig om kundernas betalningsförmåga. Visma Reseräkning medarbetaren gör sina reseräkningar i ett webbfönster och den som sköter lönerna hämtar in det attesterade underlaget direkt i löneprogrammet. Visma Stämpla medarbetarna rapporterar arbetstider och frånvaro direkt på internet och den som sköter lönerna får automatiskt in uppgifterna i löneprogrammet. Visma Hemsida ett lättanvänt verktyg för att skapa, publicera och underhålla företagets egen hemsida i färdiga eller egna designmallar. Visma Webbshop hemsidan kompletterad med en nätbutik som kan integreras med artiklar, kunder och försäljning i exempelvis Visma Administration. Visma Inköpsrabatt ger företaget tillgång till rabattavtal som bara stora aktörer annars kan få, till exempel på kontorsvaror, drivmedelsavtal och hotell. Visma Kundfaktura för dig som sköter faktureringen själv och låter redovisningsbyrån ta hand om bokföringen och kundreskontran. Visma Ekonomiöversikt en tjänst som ger en överskådlig presentation av företagets ekonomi direkt från redovisningsbyrån. Visma WebbTid tidrapportering över internet med koppling till projekten i Visma Tid och faktureringen i ditt Visma-program. Läs mer och se filmerna om Vismas internettjänster på Visma Du&Datorn nr 67 mars

12 Vinna eller försvinna för Monicas butik Klädbutiken Stor och fin i Bollnäs hade på tok för låg omsättning och hotades av nedläggning. Dessutom hade butiksägaren Monica Pehrson svårt att hitta balans mellan jobb och privatliv. Lösningen kom när hon fick hjälp av experterna i tv-programmet Vinna eller försvinna. I tv-serien, som producerades av Utbildningsradion och sändes hösten 2009, fick tittarna följa svenska småföretagares kamp mot allehanda problem. Av programledarna, Anders Andersson och Eva-Britt Hult, fick deltagarna peppning, goda råd och hjälp med att lösa allt från ofokuserade affärsidéer till icke fungerande webbplatser och obefintliga budgetar. För Monicas del var deltagandet något av en sista utväg. Hon säger själv att hon inte hade kunnat fortsätta driva butiken om hon inte hade fått hjälp där och då. Jag jobbade jämt, kände mig väldigt sliten och utarbetad och tog inte ut en krona i lön. Jag kände att jag inte hade någon att rådfråga och därför sökte jag till programmet. En av de utvalda När Utbildningsradion ringde och berättade att Monica var en av sju utvalda deltagare blev hon jätteglad. Det kändes pirrigt, men var samtidigt en riktig lättnad. Jag tänkte att nu har jag chans att fixa det här, säger hon och beskriver det allra första mötet med programledarna och övriga filmteamet som en aha-upplevelse. De såg att jag jobbade alldeles för mycket, och på fel sätt, och ställde krav på mig att ändra på det. Tillsammans tog de sedan fram verktyg för att hantera såväl företagets ekonomi som Monicas eget välbefinnande. Jag fick hjälp på många sätt, bland annat med att se över min budget och med att ändra mina rutiner. Vi tog också fram ett bra arbetsschema som jag förhåller mig bra till än i dag. Tidigare hade Monica inget ekonomiprogram, men på inrådan av programledaren Anders Andersson införskaffades Visma Enskild Firma. Med programmet kunde hon plötsligt samla hela firmans administration på ett och samma ställe. Det underlättade verkligen otroligt mycket och sparade en hel del tid. Nu lägger jag till exempel in fakturorna löpande i stället och slipper vara ute i sista stund. Programmet ger dessutom en bra uppföljning på allt ekonomiskt. Satsning på webben Något annat som fick en rejäl uppfräschning var butikens hemsida. Den gav inte kläderna full rättvisa och det gick inte att handla direkt via webbplatsen. En helt ny hemsida, inklusive webbshop, togs fram och Monica fick lära sig att fotografera kläderna så att de skulle tilltala kunderna bättre. Det blev en enorm skillnad bara genom att jag fotade kläderna mot en enkel fond, väldigt ljust och fräscht. Först hade jag lite farhågor att jag inte skulle fixa det här med kameror, bländare och inställningar, men det var faktiskt inte så svårt, säger hon. Numera fotar hon alltid kläderna på levande modeller, på en och samma dag i veckan. Vi fotar på torsdagar. Tidigare hade vi inga direkta rutiner för detta utan fotade i takt med Monica använder sig bland annat av sociala medier, som Facebook och You Tube, för att marknadsföra och nå ut med sina produkter. att kläderna kom in till butiken. Ibland hade vi ingen person att sätta på kläderna och då använde vi vanliga galgar i stället. Förutom att det var ineffektivt så blev det inte några bra foton. Programmet har skapat positiva effekter på många plan. När man är med i ett tvprogram så syns man och folk kommer ihåg en och det ger helt nya möjligheter. Tidigare var vi en liten, ensam butik en bit från city, och plötsligt så fanns vi på kartan. Det finns många bitar i det här. Viktig förändring I dag tar Monica ut en liten lön, hon är bättre på att säga nej till saker och tar ledigt när hon känner att hon behöver det. Butiken går bättre, och kunderna har blivit fler. Det vänder inte på en natt, men vi ser en ljusning och säljer mer på internet precis som vi hoppades. Det gör också att jag vågar beställa in lite tuffare kläder till butiken. Tidigare köpte jag mer säkra kort. En av stamkunderna är artisten Kicki Danielsson, som bor i trakten. Hon kom bara in i butiken en dag, och nu köper hon i praktik alla sina scenkläder här hos. Det är verkligen jättekul. Text: Emma Cajnerud Foto: Annelie Svensson Tre tips från Monica Pehrson 1. Skapa ett arbetsschema och utgå från det. Då blir det enklare att säga nej till uppgifter. 2. Våga delegera ansvaret och ta ett par dagar ledigt när det blir för mycket. 3. Skaffa ett ekonomiprogram redan när du drar igång verksamheten. Den kostnaden är en liten summa om man ser till hur mycket tid och pengar du sparar in. 12 Visma Du&Datorn nr 67 mars 2010

13 Stor och fin Butiken säljer kläder i lite större storlekar både på nätet och i butiken i Bollnäs. Monika öppnade butiken för tre år sedan när hon och familjen flyttade upp till Bollnäs från. Butiken har två deltidsanställda, förutom Monica. Ekonomiprogram: Visma Enskild Firma Internet Deltagandet i tv-programmet blev en aha-upplevelse för Monica Pehrson, som i dag har funnit en balans mellan jobb och privatliv. Jag har insett att om jag går under så gör företaget det också. Det är mycket roligare att vara företagare i dag. Färska fakta. Snabba svar. Dygnet runt. Sök företagsfakta I affärer är det viktigt att veta vem du har att göra med. För att göra trygga affärer är det bra att kolla fakta om företaget. I vår nya e-tjänst Sök företagsfakta laddar du ner registreringsbevis, årsredovisningar och bolagsordningar till ett betydligt lägre pris än vad de kostar att beställa i pappersformat. Du betalar med kontokort och produkterna levereras direkt till din e-postadress. Visma Du&Datorn nr 67 mars

14 Från synpunkt till verklighet s Vi vill minimera väntetiderna Anna-Lena Skeppstedt supportansvarig för löneprogrammen Här på supporten talar vi dagligen med hundratals användare av Visma Spcs program. Självklart får vi också in många synpunkter. Alla synpunkter läggs in i vårt ärendehanteringssystem, som jag använder mig av när jag sammanställer önskemålen från kunderna. Jag kan bland annat sätta status på önskemålen. Det kan till exempel handla om att åtgärda ett problem som många ringer om. På det sättet kan vi identifiera och förenkla funktioner, så att kunderna kanske inte behöver ringa om just dessa. Jag gör också en uppskattning av tiden, vad vi och kunderna tjänar på att införa en funktion. När önskemålen och synpunkterna är sorterade går jag igenom listan med löneseriens produktansvarige, Andreas. Varje år framförs tusentals synpunkter och önskemål kring Visma Spcs program och tjänster. Alla är viktiga i utvecklingsarbetet. Men vad händer egent- Alla synpunkter och önskemål registreras, läses och prioriteras, säger Andreas Stensson, produktansvarig för Visma Spcs löneprogram. Mängden önskemål och synpunkter gör att vi inte har möjlighet att återkoppla till alla som har varit vänliga att ge oss dem. Men våra kunders önskemål är mycket viktiga för oss och vi gör vårt bästa för att tillmötesgå så många som möjligt. Verkligheten är sådan att vi av olika skäl inte kan genomföra alla önskemål. Ett års framförhållning Det är mitten av februari månad och arbetet med att få in funktioner och ändringar i de nya versionerna av löneprogrammen är i full gång. Vi börjar jobba med en ny version mer än ett år före släppet. Jag startar med att uppdatera den åtgärds- På en undersökning kan vi få 300 synpunkter Anna Lövgren ansvarig för kundundersökningar Införandet av nya funktioner är ett ständigt pågående arbete Andreas Stensson produktansvarig för Visma Spcs löneprogram För att vi även ska nå de kunder som inte själva hör av sig till oss gör vi kundundersökningar. Det är ett annat sätt att få in synpunkter på våra produkter och ett komplement till hanteringen av supportärendena. Oftast är det den produktansvariga som beställer undersökningarna och för löneprogrammen görs en årlig uppföljning av hur förbättringar och ändringar har slagit igenom hos kunderna. Men det handlar också om att få in synpunkter om programmen i sin helhet eller om enskilda funktioner. Vi eftersträvar att få en så nyanserad bild av verkligheten som möjligt, vi vill inte styra vem som får undersökningen och därför är urvalet slumpmässigt. Alla som svarar på undersökningarna är anonyma. En vanlig produktundersökning ger oss mellan 500 och 600 svar. Ungefär hälften av de svarande lämnar också så kallade öppna svar, exempelvis med förslag till nya funktioner eller allmänna förslag till företaget. Alla synpunkter tas om hand. Kommentarer som inte direkt berör det specifika programmet förmedlar jag alltid vidare till berörda personer. Jag lägger in alla synpunkter och önskemål från supporten och från våra undersökningar i ett särskilt ärendehanteringssystem. Därefter gör jag en grov prioritering av vilka funktioner som ska utvecklas under året och hur lång tid det tar att utveckla dem. Högsta prioritet har alltid nya lagar och regler men jag tar också hänsyn till exempelvis hur många som har önskat en viss funktion, hur många som har användning av funktionen och hur avancerad den är att genomföra. Vi arbetar i något som kallas för timeboxar. Det är utvecklingsperioder om åtta veckor som ska täcka specificering av funktioner, programmering och tester (se illustrationen). Ett år är indelat i sex sådana utvecklingsperioder. Vi jobbar på samma sätt med alla produkter och därför är det också mycket lättare för oss att samordna arbetet. Om en ny funktion även påverkar andra program planerar vi att göra ändringar och utveckling under samma period i båda programmen. 14 Visma Du&Datorn nr 67 mars 2010

15 å tar vi hand om dina önskemål ligen med alla synpunkter och önskemål? Hur hanteras de och hur hamnar de i programmen och tjänsterna? lista jag har, en slags prioriteringslista som innehåller mer än 500 åtgärder som jag skulle vilja genomföra i programmen, berättar Andreas. Vad har kunderna ringt om? Vilka problem har de? Vilka prioriteringar och önskemål har återförsäljare, redovisningsbyråer, lärare och partners? Vad händer på marknaden just nu och vilka lagförändringarna är på gång? När listan är uppdaterad påbörjas arbetet med att införa de funktioner vi väljer. Utgångspunkten för de nya funktionerna är att de ska komma till nytta för majoriteten av våra kunder. Under året dyker det också upp nya önskemål eller krav från myndigheter som gör att prioriteringen av vad som ska införas förändras. Text: Therese Palm Några siffror om Visma Spcs Foto: Filip Lendahls = antalet kunder = antalet supportsamtal på telefon (2009) = antalet besök på supportwebben (2009) Både manuella och automatiska tester Henrik Samuelsson testledare Varje utvecklingsperiod (timebox) avslutas med två veckors test av de funktioner som har utvecklats. Min uppgift är att samordna testbiten under året, att fokusera på rätt saker och komma fram till hur testen ska genomföras. För att få bästa resultat är jag delaktig tidigt i processen. Jag tittar på vilka krav funktionerna har, försöker hitta funktionskrav som ingen har tänkt på, ser om de är testbara och skapar därefter så kallade testfall. Det finns både automatiska och manuella tester. I de manuella går vi igenom ett visst antal steg för att nå ett visst resultat. På vägen noteras även förbättringsområden som exempelvis färgval och storlek på text. Om vi hittar fel får programmeraren i uppgift att förbättra funktionen. Går testet bra klassas funktionen som kvalitetssäkrad, den uppfyller de krav vi har och kan implementeras i programmet. Vi har ett tätt samarbete Viktigt att vara med från början Malin Sjösten designer och produktspecialist Tommy Karlsson utvecklare och programmerare Mitt jobb som designer är att specificera och beskriva funktionerna i programmet. Specifikationen är egentligen en beskrivning på hur funktionen ska se ut och hur den ska fungera. Tillsammans med en programmerare, och ibland även externa experter, diskuterar jag utformningen av funktionen. Det är viktigt att den som sedan ska skriva koden är med från början. Då får den personen en klar bild av funktionens betydelse för programmet, jag får hjälp med den tekniska biten och vi minimerar antalet felkällor. Designspecifikationen skrivs under timeboxens två första veckor. Samtidigt börjar testledaren att skapa testfall för de funktioner som ska implementeras. För att den tekniska aspekten ska finnas med från början är programmeraren med under hela processen. Det finns ingen designspecifikation i världen som täcker hela området utan det dyker upp frågeställningar under resans gång som man måste ta ställning till just då. Har man som programmerare varit med från start är det lättare att sätta sig in i situationen. I slutet av designveckorna, de två första veckorna i en timebox, är det programmerarens uppgift att uppskatta hur lång tid det kommer att ta att bygga funktionerna. Därefter är det dags att sätta sig ner och skriva kod. Beroende på funktionens storlek byggs den under en och samma period eller så delas den upp i flera delaktiviteter. Efter fyra veckor har vi kodstopp. Det som inte är färdigt då flyttas till nästa timebox. Visma Du&Datorn nr 67 mars

16 Ise gör succé med gotländskt knäckebröd Drivkrafterna bakom gott entreprenörskap kan vara väldigt varierande. En dålig fot tvingade gotländska Ise Ljungqvist att ändra riktning. Hon startade eget för att kunna anpassa arbetsplatsen efter sina egna behov. Efter drygt 20 år i klädbutik bestämde sig Ise för att satsa på något nytt. I dag driver hon ett småskaligt bageri och bakar sitt eget knäckebröd på heltid. Långa dagar i en lokal med hårda betonggolv gjorde att jag helt enkelt fick alltför ont i foten. När jag väl hade slutat i butiken började jag ganska snabbt fundera på att starta eget, berättar Ise. Vännernas besök sådde ett frö Nyfikenhet, en stark vilja och förmåga att omsätta sina idéer i företagande är några av ingredienserna i Ises framgångsrecept. Men det var ingen självklarhet att hon skulle satsa på just knäckebröd. Först kretsade tankarna kring att öppna en garnaffär i Visby, eftersom hon själv saknade en välsorterad sådan på Gotland. De planerna sprack när hon inte kunde hitta en lämplig lokal att driva verksamheten i, vilket Ise absolut inte ångrar i dag. För i stället väcktes idén om ett eget bageri efter ett besök av goda vänner från fastlandet. De hade med sig ett tunt knäckebröd som de verkligen höjde till skyarna. Samtidigt undrade de varför ingen bakade något liknande till försäljning på Gotland. Där och då såddes det ett frö till en ny företagsidé hos mig. När sambon fyllde 50 och firade med stor fest passade Ise på att göra ett stort knäckebrödsbak som gästerna fick provsmaka. Responsen blev över förväntan. Hembakat knäckebröd hade, som Ise uttrycker det, hög impfaktor. Sedan ringde jag runt till butiker och berättade om planerna på att starta ett litet bageri för närproducerat knäckebröd. Merparten var positiva och flera av dem kunde tänka sig att bli återförsäljare. Produkten var testad och terrängen sonderad. Så småningom bestämde sig Ise för att låna pengar och bygga sitt bageri i anslutning till hemmet. I slutet av förra sommaren registrerade hon sitt företag Hejde Knäcke. Lantlig idyll utanför Visby När Du&Datorn besöker Ise i Hejde cirka tre mil söder om Visby har det gått ett halvår sedan företagsstarten. Vintern har ön i ett fast grepp och ett tjockt snötäcke har lagt sig på fälten kring gården. Vitt, stilla och vackert. Platsen är utan överdrift en äkta landsbygdsidyll. Bageriet ligger i en utbyggnad på sidan av boningshuset. Ise är mitt i ett bak och öppnar dörren med förkläde runt midjan och en röd sjal som täcker håret. Hon har en digital timer i handen för att hålla koll så att inte knäckebröden i ugnen bränns vid. Det är noga med tiden, tre minuter på varje sida ska de gräddas. Än så länge har jag arbetat fram två olika smaker i mitt sortiment. Ett knäckebröd med solrosfrön och kummin och ett med solrosfrön och linfrön. Men jag har flera nya på gång. Växande leveranser Första tiden som egen företagare har varit ganska hektisk. Ise har lyckats etablera Hejde Knäcke och har fått en hel del uppmärksamhet på vägen. I slutet av augusti låg de första påsarna med mitt knäcke bröd ute i butikshyllorna. Beställningarna ökade efterhand och i dag levererar jag till tretton olika mat- och delikatessbutiker. Allt från Ica Maxi, som är min största kund, till den lilla lokala lanthandlaren. Under hösten vann Ise Vismapriset på kronor som instiftades för att uppmärksamma nystartade småföretag som på olika vis förnyar och utvecklar företagandet. Priset delades ut på Trendgalan i och direkt efter hemkomsten följde intervjuer i både radio och tidningar. Just den dagen var jag nog Gotlands kändaste person. Ise menar att det växande utbudet av tidskrifter om mat och matprogram på teve också ger extra skjuts åt affärerna. Brödet finns i smakerna solros/kummin och solros/linfrö. En omgång med 20 plåtar bakar Ise på två och en halv timme. Nu har det varit trendigt med knäckebröd ett tag. De som skriver om mat spär på den känslan och lyfter fram knäckebröd som ett nyttigt alternativ. Jag framhåller hellre att det håller så mycket längre än mjukt bröd. Bakar upp ett lager Hittills håller foten bra och det trots att december bjöd på en ordentlig julrusch då Ise jobbade mer än hon någonsin gjort förut. Hon styr själv sina tider och skiftar mellan fyra olika par skor för att avlasta foten. Den största fördelen med att driva eget är att jag kan anpassa verksamheten helt efter mina egna behov. Dessutom gillar jag ansvaret gentemot kunderna, 16 Visma Du&Datorn nr 67 mars 2010

17 Baka Hejde Knäcke Ingredienser cirka 60 handflatestora bröd: 50 g jäst 1,5 msk salt 5 dl ljummet vatten 6 dl grovt rågmjöl 6 dl vetemjöl 2 dl grovt malda solroskärnor 1 dl grovt malda linfrön Lös upp jästen i det ljumma vattnet, tillsätt resten av ingredienserna, blanda väl, gärna i maskin. Låt jäsa cirka min. Dela degen i mindre bitar. Sedan är det bara att kavla så mycket man orkar, avsluta med kruskavel så det blir riktigt tunt. Lägg på plåtar för att jäsa en gång till i min. Värm under tiden ugnen till ungefär grader. Grädda cirka 3 min på varje sida tills de är gyllenbruna, passa noga. Låt svalna på galler, förvara torrt, gärna i papperspåse. fakta Hejde Knäcke Drivs av: Ise Ljungqvist Bransch: Bageri Ekonomiprogram: Visma Enskild Firma Internet Ise stansar ut så många runda kakor som möjligt ur degen. som följer av att det faktiskt är mina egna produkter jag säljer. För tillfället kan affärerna skötas i ett lite lugnare tempo. Därför försöker Ise hinna med att baka upp ett lager, något hon inte haft tid till hittills. Normalt levererar hon några hundra påsar i veckan som sedan säljs för mellan kronor ute i butikerna. Men trycket lär öka framåt påsk och sedan ännu mer när sommarsäsongen drar igång. De sista plåtarna i baket är precis färdiggräddade och vi lämnar det kummindoftande bageriet för att slå oss ner i köket och provsmaka. Ise dukar upp med knäckebröd, gotländska ostar och stora koppar te samtidigt som hon berättar om framtidsplanerna för Hejde Knäcke. Ett första steg är att utöka sortimentet. Jag håller ju som sagt på att experimentera med nya smaker och kommer troligtvis att inleda ett samarbete med en lokal örtagård. På väg mot fastlandet I nuläget säljs Ises knäckebröd enbart på Gotland, men det finns förfrågningar från fastlandet. Enda problemet är att det förmodligen bara skulle bli smulor kvar om brödet transporterades i papperspåsarna precis som de är. Där kommer pengarna från Vismapriset lägligt in. Jag tänker använda dem till att utveckla en förpackning som tål att transporteras lite längre sträckor. Efter en omfattande provsmakning med flera omtagningar är det bara att hoppas på en snabb lösning på transportproblemet. Till dess får alla fastlänningar hålla till godo med receptet ovan. Text: Filip Lendahls Foto: Filip Lendahls, Stig Hammarstedt Visma Du&Datorn nr 67 mars

18 Har du en kompis som funderar på att bli företagare? Då har vi tipset du kan ge honom eller henne: Gå in på På den här webbplatsen har vi samlat det mesta av det bästa en nystartare behöver för att få inspiration, kunskap och vägledning. Mycket av innehållet är självfallet även användbart för dig som redan driver eller jobbar i ett mindre företag. På inspirationsområdet möter du företagare i olika branscher som i reportageform berättar om sina verksamheter och delar med sig av sina egna tips. Ise Ljungqvist, som du även möter på mittuppslaget i den här tidningen, är en av dem. Svar från experter På vägledningsområdet beskriver vi på ett pedagogiskt och enkelt sätt proceduren för att starta ett företag från affärsidé till registrering. Och på kunskapsområdet kan du ställa frågor till våra experter på de här områdena: Arbetsrätt och löner Försäljning och kundvård Bokföring och redovisning PR och mediekontakter Säljande hemsidor Företagarens skatter Finansiering Värdering och försäljning Kredit och fakturering Här bjuder vi på ett litet urval av de frågor experterna svarat på. Fråga: Kan jag sätta vilken lön jag vill på de jag anställer eller finns det några regler som bestämmer hur hög lönen ska vara? Svar: Det beror på om du har ett kollektivavtal eller inte. Om du inte har ett kollektivavtal behöver du bara förhandla med varje anställd om lönens storlek. Det står ingenstans i någon lag vad som är skäligt att betala i månadslön eller timlön för en viss typ av arbete. Många arbetsgivare brukar dock följa den lönesättning som gäller för branschen. Den enda beräkning av lön som regleras av lagen är semesterlön. I semesterlagen står det att semesterlönen ska utgöra tolv procent av arbetstagarens lön. I övrigt finns det inga belopp eller procentsatser fastställda. I diskrimineringslagen, som är en tvingande lag, står det bland annat att en arbetsgivare inte får ge olika lön till kvinnor och män, som utför likvärdiga arbeten. Inte heller är det tillåtet att diskriminera någon på grund av personens etniska tillhörighet, sexuella läggning eller ålder. Lönesättningen ska vara saklig. Om ditt företag tillhör en arbetsgivarorganisation, som har ett kollektivavtal med en arbetstagarorganisation, är du skyldig att följa kollektivavtalets löner. Ulla Lindblad Fråga: Måste jag verkligen spara alla papper? Svar: Ja, allt som hör till bokföringen måste du spara. Börja med att skaffa dig en rejäl pärm med kraftfull låsmekanism (du kommer att öppna och stänga den här pärmen ofta). Sätt in ett flikregister av plast, uppdelat I den här pärmen sätter du varje dag in dina verifikationer (underlaget till din löpande bokföring). Töm alla fickor, bil, plånbok och kalender på alla kvitton och andra handlingar som du tror kommer att behövas i företagets bokföring. Så här får du ordning och reda i dina handlingar även om du kanske inte registrerar dem i din bokföring mer än en gång per vecka. Torulf Jönsson Fråga: Hur viktigt är det egentligen att jag har en hemsida om mitt företag, räcker det inte att finnas i telefonkatalogen? Svar: Att ha en hemsida betyder att dina kunder kan läsa om och beställa dina produkter och tjänster när det passar dem. Dessutom på ett sätt som kanske passar dem bättre än att prata med en säljare. Många människor vill bilda sina egna uppfattningar om vad de behöver och då är en bra gjord hemsida perfekt som informationskanal. Jag är helt övertygad om att den som inte finns representerad på nätet med en hemsida kommer att hamna långt bakom konkurrenterna i en nära framtid. Men det måste vara en bra hemsida en där kunderna och de möjliga kunderna får det de kom för att få. Stefan Ekberg Fråga: Vad kostar det mig att driva ett inbetalningsärende till inkasso? Svar: Du kan välja att driva ett ärende till inkasso i egen regi eller anlita dig av ett inkassoföretag. Fördelen med att anlita ett inkassobolag är att de har upparbetade rutiner och en snabbare hantering än om du vill driva ärendet själv. I de allra flesta fall betalar du arvoden och kostnader till inkassobolaget om ditt ärende inte blir betalt, dvs om inkassobolaget inte kan driva in pengarna. Blir ärendet betalt behöver du inte ersätta något och inkassobolaget behåller arvoden såsom påminnelseavgift och inkassoarvoden som ersättning för sitt arbete. Karl Wenehed Fråga: Hur får jag lokaltidningen att skriva om mitt företag? Svar: Lokaltidningen är alltid på jakt efter bra nyheter att skriva om. Men för att få tidningen att skriva om just ditt företag måste du kunna erbjuda journalisten en intressant nyhetsvinkel. Fundera därför på vad du har för möjliga nyheter som skulle kunna intressera läsarna. Några bra exempel på nyheter som du troligen redan har är ekonomiska resultat, nyanställningar, samarbetsavtal, nysatsningar, uppköp och kampanjer. Om du inte har en bra nyhet finns det goda möjligheter att skapa en. Några exempel på nyheter du kan skapa är utmärkelser, egna undersökningar och ompaketerad myndighetsstatistik på länseller kommunnivå. Patrik Westander Fråga: Hur mycket måste jag tjäna för att kunna ta ut kronor netto som månadslön från min enskilda firma? Vilka summor/egenavgifter/skatter tillkommer? Svar: Om du vill göra ett privat uttag från firman på kronor varje månad och inte har några löneinkomster i övrigt, behöver du ha en vinst i firman på cirka per månad för att även kunna betala skatt och egenavgifter på uttaget. Inkomstskatten är då cirka kronor och egenavgifterna cirka kronor. Det förutsätter att du betalar fulla egenavgifter som är cirka 30 procent och skatten är beräknad på en kommunalskatt på 32 kronor. Det blir alltså nästan lika mycket att betala i skatt och avgifter som ditt eget nettouttag för privat bruk. Är du under 26 år betalar du bara ca 15 procent i egenavgifter och då räcker det att du har en vinst på cirka kronor per månad för att kunna betala skatt och egenavgifter på kronor i nettouttag per månad. Skatten blir då cirka och egenavgifterna knappt kronor. Jan-Erik W Persson Fotnot: Du hittar ännu fler svar på företagarfrågor inom olika områden på webbadressen nedan. 18 Visma Du&Datorn nr 67 mars

19 Kunniga kunder i Vismas jubileumstävling I december fyllde Visma Spcs 25 år. Det firade vi bland annat med en jubileumstävling i förra numret av Du&Datorn. Vi fick massor av bidrag och blev djupt imponerade av kundernas kunskaper om företaget. Tävlingen bestod dels av en frågedel, dels av en uppgift som gick ut på att beskriva upplevelsen av Visma Spcs med högst 25 ord. Hela 75 procent av tävlingsdeltagarna hade alla rätt på frågorna. Bland dessa hade sedan redaktionen en lika svår som spännande uppgift att utse 25 vinnare utifrån berättelserna om relationen till företaget. Uttryck som bra support, prisvärda program, hög kvalitet och förenkling förekom i många av bidragen. Eleonor Jakobsson i Sorsele, som blev en av bokpaketsvinnarna, berättade att hon och hennes familj startat sitt företag utan någon som helst erfarenhet av vare sig bokföring eller marknadsföring och skrev sedan så här: I dag lever vår familj av företaget, vi bokför i Visma Administration 1000 och säljer via Vismas webbshop. Från glesbygd når vi hela landet. Toppen! Bengt Göran Bengtsson i tar fasta på supporten i sitt tävlingsbidrag: Snabb och professionell support håller mina kostnader nere, vilket är ett stort plus när man använder sig av Visma Spcs produkter. Anna Malmquist i Askim den tredje bokpristagaren fokuserar på förhållandet pris och prestanda: Visma Spcs-programmen är så bra och billiga att vi alla blir smålänningar det vill säga smarta och ekonomiska! Svaren på frågorna Här är alla vinnarna 1. Visma Spcs första program var ett ordbehandlingsprogram, som lanserades Hur många exemplar såldes av detta? Rätt svar: (X). 2. Visma Lön 300 ingår i vår nya serie moderna och lättanvända löneprogram. Hur många anställda kan hanteras i Visma Lön 300? Rätt svar: 20 (X) 3. Visma Kreditupplysning är en av Visma Spcs internettjänster. Med tjänsten kan du bland annat göra anmärkningskontroller. Vad kostar en sådan? 5 kronor (1) 4. På webbplatsen www. nustartarviomsverige.se kan du bland annat ställa frågor om företagande till våra experter. Vem svarar på frågor i ämnet arbetsrätt och löner? Rätt svar: Ulla Lindblad (2) 5. Vad är telefonnumret till Nyföretagartelefonen? Du hittar svaret på samma webbplats, (1) Bokpaket Anna Malmquist, Askim Bengt Göran Bengtsson, Eleonor Jakobsson, Sorsele Blomstercheckar Erika Olson, Markaryd Gunnel Sandell, Nittorp Jonnie Hedström, Höör Karin Grundtman, Rättvik Katarina Kostic, Köping Kenneth Håkansson, Sofia Apoy, Alingsås Biocheckar Ann-Sofie Karlsson, Kalmar Camilla Leveau, Visby Bertil Granberg, Kristianstad Margaretha Smedberg, Gävle Maria Larsson, Usb-minnen Anette Vingren, Alvesta Anna Segelström, Odensbacken Christina Jacobsson, Askersund Jan Boström, Linköping Jimmy Evaldsson, Kvänum Monika Eriksson, Malmbäck Sig-Britt Skur, Bollnäs Tomas Nielsen, Boden Ulf P Olenius, Hedemora Ulrika Ryskåsen, Värmdö E-fakt Kan det bli bättre! E-fakt Det mest användarvänliga systemet på marknaden för hantering av leverantörsfakturor. Elektroniskt eller inscannade. Du hyr E-fakt Låga driftskostnader Åtkomst via Internet Kort utbildningstid Passar alla ekonomisystem Vi eller Du scannar fakturan Netrix e-handelssystem En komplett e-handelslösning integrerad med Visma Administration. Och som dessutom kan anpassas till just ditt företags behov! NDA Nordisk Data AB Tel: support@nordiskdata.se Sickla Industriväg Nacka tel info@netrix.se Visma Du&Datorn nr 67 mars

20 Ta ditt lönearbete till en Precis som när det gäller bokföringen och faktureringen (se artikeln på sidan 8-9) kan du både arbeta mer effektivt och mer säkert genom att skicka och hämta filer i ditt löneprogram från Visma Spcs. I det här avsnittet av Löneskolan får du ett antal användbara tips av vår expert Ulla Lindblad. Både i det löpande lönearbetet och i rutiner som du utför mer sällan, ibland bara en gång per år, kan du spara mycket tid genom att använda löneprogrammets import och export av filer/data. Jag kommer kortfattat att beskriva olika alternativ. I programmets Hjälp finns detaljerad information, använd F1 för att få veta mer. Bilderna i artikeln är från Visma Lön 600, men de flesta funktionerna finns även i Visma Lön 300. Företagsinställningar Det finns två ställen i företagsinställningarna, där du ska göra inställningar innan du börjar. Under inställningar för utbetalning väljer du utbetalningssätt och anger i vilken mapp du vill spara den bankfil som programmet skapar. Du kan importera data från Visma Reseräkning och Visma Stämpla. Som alternativ till Visma Stämpla kan företaget använda Visma Tid eller annat tidsredovisningssystem på marknaden. Kontakta Visma Spcs om du har frågor om detta. Lönespecifikationer När lönekörningen är skapad och alla avvikelser har registrerats är det dags att skriva ut och skicka lönespecifikationerna. I stället för att skriva ut på skrivare, stoppa i kuvert, frankera och posta kan du skicka lönespecifikationerna via e-post. Det finns färdiga kopplingar till Swedbank, Handelsbanken och Nordea. För övriga banker får du själv lägga in sökväg. Under Import/ Export har du fler inställningar. Löpande lönearbete Så här kan du underlätta förarbetet till lönekörningen: Personalen registrerar sina reseräkningar i Visma Reseräkning och du hämtar in dem direkt på rätt lönespecifikation när det är dags att skapa lönekörningen. Personalen stämplar till exempel närvaro, övertid och frånvaro i Visma Stämpla. Du synkroniserar stämplingarna till löneprogrammet. Personalen registrerar arbetad tid på olika projekt och även frånvaro med mera i Visma Tid. Du importerar uppgifterna till löneprogrammet. Du fyller i e-postadresserna i anställningsregistret och anger vilka som vill ha sina lönespecifikationer den vägen. De som inte vill eller kan ta emot lönespecifikationen på det här sättet får den i stället utskriven på papper. Om du valt att du vill ha kopior för exempelvis arkivering, får du även kopior på de lönespecifikationer som skickats med e-post. Markera de funktioner du vill använda. De sökvägar som ligger som förslag följer standarden för Windows. Om du vill ha andra, kanske kortare sökvägar, klickar du på knappen till höger i respektive fält och byter till en annan mapp. Utbetalning och bokföringsunderlag Nästa steg är att betala ut lönerna. Om du använder filöverföring av utbetalningen slipper du registrera varje lönebelopp manuellt på bankens hemsida. Det går snabbt och banken bevakar att lönerna sätts in på personalens konton på rätt utbetalningsdatum. Risken för att det blir fel belopp minskar. Du måste ha ett avtal med banken för att kunna betala på detta sätt. Inställningarna i Tillval är 20 Visma Du&Datorn nr 67 mars 2010