Dokumenthanteringsplan

Transkript

1 Dokumenthanteringsplan Handlingar som i W3D3 registreras med de beteckningar som anges i vänstra kolumnen. Samma beteckningar används för handlingar som arkiveras och redovisas i arkivförteckningen oavsett om de är diarieförda eller ej. Arkivhandlingar arkiveras vid den enhet som upprättat dem. Minnesanteckningar, internt arbetsmaterial, rutinmässiga förfrågningar och liknande ska inte arkiveras eller diarieföras. Version 1. Verksamhet/ 1 Leda verksamhet 1.1 Genomföra beslutsmöten Beslutsprotokoll i kronologisk ordning 1.2 Upprätta och förändra Ex. föreskrifter, riktlinjer, delegationsordningar, styrdokument handlingsplaner 1.3 Hantera budget samt Verksamhetsberättelser och -planer, verksamhetsredovisning och -planering budgethandlingar m.m. 1.4 Inrätta, förändra och avveckla Beslut, konsekvensbeskrivning, organisatoriska enheter konsekvensanalys m.m. 1.5 Hantera utvärderingar, Övergripande utvärderingar, dokumentation av uppföljningar och kvalitetsarbete kvalitetsarbete, korrespondens med Ex. Konsistoriets, fakultetens och institutionsstyrelsens protokoll Obs. att studenters kursvärderingar ingår i och 3.3.2, Genomföra program/kurs Högskoleverket m.m. 1.6 Hantera styrelsers och andra organs Beslut om ledamotskap sammansättning 2. Stödja verksamhet 2.1 Hantera övergripande ärenden inom Ärendedokumentation Samordning, generella frågor m.m. området verksamhetsstöd 2.2 Hantera ekonomi Hantera ansökningar om medel Ansökningar och beslut Ex. ansökan om bidrag till lokalhyra eller för särskilda ändamål evenemang. Ansökningar rörande Hantera revision Revisionshandlingar, ex. rapporter, skrivelser ang. granskning av erhållna forskningsmedel m.m Hantera upphandling 1 Underlag och beslut samt vinnande anbud eller tävlingsbidrag. Gallringsbara handlingar: se anmärkning forskningsprojekt arkiveras under Adresslistor, ej antagna anbud och försäkringsbevis får gallras efter tidigast två år 1 Se Bevarande och gallringsplan. Handlingar som uppkommer vid upphandling (uadm.uu.se/juridiska/eira/uppsala-universitets-arkiv/foreskrifter/) för detaljerade regler.

2 2.2.4 Hantera donationer och sponsring Donationshandlingar, beslut om mottagande, avtal Hantera stipendier Annons om utlysning, ansökningshandlingar, beslut om tilldelning Hantera bokföring och övrig ekonomi Kungörelse samt dokumentation över vilka som sökt och vilka som beviljats stipendium Beviljade ansökningar gallras efter 10 år, ej beviljade efter 2 år 2 Dokumentation av ekonomiska transaktioner Fakturor gallras efter 10 år. Huvudböcker bevaras Somliga institutioner arkiverar handlingar rörande egna stipendier som inte ingår i stipendiekansliets hantering Bevaras vid Ekonomiavdelningen. Ekonomiska transaktioner dokumenteras i Raindance 2.3 Hantera infrastruktur Hantera fastigheter Handlingar rörande nybyggnads- och ombyggnadsärenden m.m Hantera lokaler Hyresavtal, lokalförsörjningsplan m.m. Hyresavtal gallras 10 år efter avtalets upphörande Rutinmässiga förfrågningar och ärenden ej Hantera IT Avtal, underhållsplaner m.m. rörande universitetets IT-infrastruktur Rutinmässiga förfrågningar och ärenden ej Hantera annan infrastuktur Avtal m.m. rörande ex. lokalvård, tryckeri och verkstäder Leasingavtal och liknande gallras 10 år efter avtalets Rutinmässiga förfrågningar och ärenden ej upphörande 2.4 Hantera personalfrågor Rekrytera, befordra och utnämna Annonser, ansökningar, yttranden, utlåtanden, beslut, överklaganden, förklaringar m.m Hantera pågående anställning Personalmatriklar, anställningsavtal, dokumentation av uppdrag och förhandlingar Avtal, dock ej som inskannat dokument. Ansökningshandlingar från andra än den anställde och ev. överklagande återsänds vid begäran eller gallras 2 år efter att beslutet om anställning vunnit laga kraft. 3 vid Personalavdelningen I W3D3 finns underbeteckningar för universitetets 3 vetenskapsområden samt för universitetsförvaltningen och institutionshandlagda tjänstetillsättningar Pappershandlingar bevaras i Personalavdelningens personalakter. Uppgifter finns i Primula 2 Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2011:2 3 Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2004:1

3 2.4.3 Avsluta anställning, pension Dokumentation av förhandlingar, pensionsgrundande handlingar m.m. Förhandlingsdokum., dock ej som inskannat dokument vid Personalavdelningen Pappershandlingar bevaras i Personalavdelningens personalakter. Uppgifter finns i Primula 2.5 Hantera juridiska ärenden Hantera utredningar, tvister och Anmälningar, begäran om utredning, skrivelser, processer beslut, rättegångshandlingar Hantera avtal Avtal. Jfr dock anmärkning Se även avtal i övriga processer Ärenden angående Anmälningar, skrivelser, beslut Personuppgiftslagen (PUL) Disciplinära ärenden Anmälningar, skrivelser, beslut Arvoden till juridisk person m.m. Anhållan, beslut 2.6 Hantera jämställdhets- och lika Ärendedokumentation villkorsärenden 2.7 Hantera arbetsmiljö, miljö och Ärendedokumentation säkerhet 2.8 Hantera remisser Remisser, yttranden, remissvar 2.9 Hantera allmänna handlingar Arkivbildningsplaner, Arkivförteckningar m.m Hantera utmärkelser, akademiska högtider och evenemang Arkivförfrågningar m.m. Beslut om utmärkelse Publikationer och dokumentation av evenemang Rutinmässiga förfrågningar ej 3 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå 3.1 Hantera övergripande ärenden inom Ärendedokumentation Samordning, generella frågor m.m. området utbildning 3.2 Planera/revidera utbildningsutbud Inrätta, revidera och avveckla utbildningsprogram och huvudområde 4 Förslag till inrättande eller avvecklande av utbildningsprogram/huvudområde samt beslut Utbildningsplaner 4 Riktlinjer för inrättande, uppföljning och avveckling av utbildningsprogram och huvudområden. UFV 2011/1986.

4 3.2.2 Inrätta, revidera och avveckla Kursplaner och litteraturlistor kurs 3.3 Genomföra utbildning Genomföra program Programinformation Viktig programinformation arkiveras Genomföra kurs Kursinformation, t.ex. diskussionsunderlag m.m. som delats ut till studenterna. Tentamensfrågor. Egna upprättade kurskompendier med artiklar och/eller övningar vid institutionen. Veckoscheman gallras när de inte längre behövs Undertecknade betygslistor ur UPPDOK Underlag för registrering av betyg. vid institutionen Gallras vid inaktualitet Betygslistor arkivläggs efter examinationsdatum, ej efter utskriftsdatum Kursvärderingar, sammanställningar av kursvärderingar Sammanställningar Inlämnade kursvärderingar gallras efter två år under förutsättning att sammanställning gjorts. Sammanställningar arkiveras Utbilda student Anta student Överklagande av antagningsbeslut och dokumentation av andra individärenden i samband med antagning Hantera studentärenden Begäran/ansökan och beslut om t.ex. anstånd att senarelägga studiestart, tillgodoräknanden, omprövning av betyg, byte av studieort, studieavbrott, studieuppehåll samt antagning på senare del av utbildningsprogram Studentens ansökan bevaras i NyA. Antagning registreras i UPPDOK 5 Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2011:2.

5 3.4.3 Examinera student 6 Inlämnade provsvar, inlämningsuppgifter, laborationsrapporter och studenters rapporter från praktik eller verksamhetsförlagd utbildning Återlämnas till studenten efter registrering av betyget i UPPDOK. Ej återlämnade gallras 2 år efter betygssättning Handledarrapporter Gallras 2 år efter avslutad delkurs/utbildning. Gallras ej om de legat till grund för betyg som inte registrerats i UPPDOK Uppsatser Examens-, masters-, c- och d-uppsatser arkiveras. Uppsatser i kurser på 40 p/60 hp får gallras efter 5 år. De som anses vara av värde för forskningen eller av allmänt intresse kan bevaras Uppsatser arkiveras efter överenskommelse med universitetsarkivet digitalt genom DIVA. I annat fall på papper. Förteckning över uppsatser upprättas Tentamensanmälningar, kodlistor, toalettlistor och liknande Utfärda examensbevis Ansökan med bilagor om examens-/kursbevis samt utfärdade bevis Gallras vid inaktualitet Handlingar rörande avslag och överklagande. Ansökan registreras vid examensenheten. Får gallras två år efter utfärdandet. 7 Kopia av examensbevis arkiveras vid Examensenheten 4 Bedriva utbildning på forskarnivå 4.1 Hantera övergripande ärenden inom området utbildning på forskarnivå Ärendedokumentation Samordning, generella frågor m.m. 6 Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2011:2. 7 Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2011:2.

6 4.2 Planering/revidering av forskarutbildningsutbud Inrätta, revidera och avveckla Beslut och allmänna studieplaner ämne på forskarnivå Inrätta, revidera och avveckla Beslut och kursplaner kurs på forskarnivå 4.3 Genomföra kurs på forskarnivå Kurskompendier m.m. vid institutionen 4.4 Utbilda student på forskarnivå Anta student på forskarnivå Utlysning av möjlighet att söka till utbildningen Om det gäller anställning, använd vetenskapsområdets beteckning under 2:4:1 i DD-planen för anställningshandlingar Ansökningshandlingar Ansökan gallras 2 år efter beslut om antagning under förutsättning att ansökan registrerats i UPPDOK Hantera studentärenden på forskarnivå Beslut om antagning Individuella studieplaner. Begäran/ansökan och beslut om t.ex. studieuppehåll, studieavbrott, tillgodoräknande eller byte av handledare Handlingar i ärende om utbildningsbidrag Dokumentation av vilka som sökt och beslut om vilka som beviljats bidrag Beviljad ansökan gallras efter 10 år, ej beviljad efter 2 år 11 8 Riktlinjer för utbildning på forskarnivå vid Uppsala universitet. UFV 2009/1993, s. 4, Arbetsordning för Uppsala universitet. UFV 2011/1724, s. 13, Dokumentation av uppgifter om doktorander vid Uppsala universitet. Rektor 20/6 1995, Antagningsordning och föreskrifter för betyg inom utbildning på forskarnivå vid Uppsala universitet (AFUU). UFV 2010/472, s. 5, Riktlinjer för utbildning på forskarnivå vid Uppsala universitet. UFV 2009/1993, s. 3, 5 f. 10 Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2011:2. 11 Riksarkivets författningssamling (RA-FS) 2011:2.

7 4.4.3 Examinera student på forskarnivå Undertecknade betygslistor ur UPPDOK vid institutionen Betygsnämndens protokoll vid fakulteten Avhandlingar vid institutionen Utfärda examensbevis Ansökan med bilagor om examensbevis samt I regel inte Ansökan och kopia av utfärdade bevis examensbevis arkiveras vid Examensenheten 5 Bedriva forskning 5.1 Hantera övergripande ärenden inom Ärendedokumentation Samordning, generella frågor m.m. området forskning 5.2 Genomföra seminarier Seminarieprotokoll i kronologisk ordning vid institutionen 5.3 Hantera forskningsprojekt 12 Kan även helt eller delvis utgöras av doktorandprojekt Initiera, administrera och redovisa Anslagsansökningar, projektbeskrivningar Handlingar Alla ansökningar om projektmedel hålls registreras i KDB ordnade. Beslut om anslag/avslag Korrespondens med tillståndsgivande myndigheter (ansökningar och beslut) Ex. etikprövningsnämnd, miljöprövande instanser Del- och slutrapporter Forska Forskningsdokumentation, primärmaterial /hålls ordnat vid institutionen. Primärmaterial får i regel gallras efter 10 år Publicera och tillgängliggöra Publicerade texter Arkivexemplar vid institutionen 12 Dokumentation inom verksamheten 5.3 bygger här på Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial (uadm.uu.se/juridiska/eira/uppsala-universitetsarkiv/foreskrifter/). 13 Se närmare Bevarande- och gallringsplan för forskningsmaterial.

8 6 Samverka med det omgivande samhället 6.1 Hantera internationalisering och övergripande ärenden 6.2 Samarbeta med aktörer utanför universitetet 6.3 Kommunicera och informera Eget upprättat informationsmaterial, kommunikation med media och allmänhet, avtal m.m. Ärendedokumentation Samordning, generella frågor m.m. Ex. samarbetsavtal Avtal och viktig korrespondens 6.4 Hantera uppdragsutbildning Ex. avtal 6.5 Hantera uppdragsforskning och Ex. avtal innovationsstöd 6.6 Hantera alumnverksamhet Ex. anmälningar, inbjudningar, informationsmaterial, alumnenkäter Avtal och viktig korrespondens 6.7 Hantera och tillgängliggöra universitetets samlingar Ex. avtal, utställningsdokumentation Avtal och viktig korrespondens 6.8 Hantera konferenser och besök Konferens- och besöksdokumentation Inbjudan till egna arrangerade konferenser samt viktig korrespondens Diarieförda handlingar och informationsmaterial arkiveras Inbjudan, program, deltagarlista och konferensbidrag arkiveras. Viktig korrespondens rörande externa besök arkiveras