The State of Business IT

Transkript

1 The State of Business IT Marknadsundersökning från 3stepIT IT LIVSCYKELHANTERING: FINANSIERING, ANVÄNDNING OCH ÅTERTAG 3STEPIT.SE ELLER RING

2 Innehåll 03 Introduktion 08 Säkerhet Om 3stepIT Metodik Kostnader Produktivitet och användarnöjdhet 06 Hållbarhet 14 Sammanfattning 2

3 Introduktion De viktigaste anledningarna till att byta ut IT-utrustning Våra arbetssätt förändras allt snabbare. I och med upptåget av mobiler, surfplattor och laptops, blir det klassiska 9 till 5 jobbet utbytt mot en flexibel och rörlig arbetsplats. Datasekretess och informationssäkerhet är inte längre valbart, utan snarare ett måste efter en flodvåg av regulationer och policys. Det medför att företag ligger under allt större press från både kunder och medarbetare att driva en hållbar och ansvarsfull verksamhet. 59% Säkerhet 57% Produktivitet 49% Effektiv support Samtidigt har våra köpvanor även förändrats privat. När det gäller bilar, elektronik och fastigheter går vi alltmer mot åtkomst, framför att köpa något och äga det själv. Hur ser det då ut på företagssidan? 48% Användarnöjdhet 47% Tidsbesparing För att ta reda på det, har vi pratat med 1000 seniora yrkespersoner från fem Europeiska länder om hur de anskaffar, använder och ersätter sin IT-utrustning. Resultatet visar att vi är i en tid av stor förändring i IT-branschen, men också att många företag har ett underskott av den expertis och kunskap som krävs för att göra förändringen. 46% Hållbarhet 41% Minska kostnader Deltagarna kunde svara ja på fler alternativ 3

4 Om 3stepIT stepIT grundades 3stepIT grundades år 1997 i Finland. Vi är ett internationellt företag vars fokus ligger på hållbar IT-livscykelhantering. Vi har över 4000 kunder världen över och hjälper dem anskaffa, hantera och ersätta sin IT-utrustning på ett effektivt, säkert och hållbart sätt. Vi räknar in den totala kostnaden av utrustningen från köp till återtag, vilket ger IT-och finansteamen chansen att planera och upprätthålla en IT-park som är optimerad för deras behov. Detta, kombinerat med vår långa erfarenhet, gör att vi kan komma med de nya och effektiva lösningar, allt för att våra kunder ska ha en så effektiv ITlivscykelhantering som möjligt. 4,000 kunder 2,200,000 hanterade enheter totalt 501,000 rekonditionerade enheter under % av enheterna som återtas efter en leasingperiods slut kommer till återanvändning 4

5 Metodik The State of Business IT 2019 är en årlig marknadsundersökning som undersöker vilken kunskap, vilka funderingar och vilka processer som finns hos användare som köper och hanterar IT-utrustning hos företag. Vårt urval för undersökningen har varit 1000 seniora personer inom IT, finans och HR i företag med minst 150 anställda. Gruppen var uppdelad i två olika geografiska områden, hälften från Norden (Danmark, Norge, Sverige och Finland och andra hälften från Storbritannien. 1,000 deltagare i seniora roller inom IT finans och HR Undersökningen gjordes mellan den 23 Januari och 11 Februari år 2019 av Censuswide och innehöll 19 frågor vars syfte var att undersöka IT-livscykelhantering med fokus på hållbarhet, säkerhet, kostnader och produktivitet/användarnöjdhet. Rapporten inkluderar en sammanfattning av resultatet och en analys av alla frågor. Vi kommer även undersöka alla ämnen i detalj under året, så håll utkick efter mer information inom kort! från företag med minst 150 anställda uppdelade på två geografiska områden, Norden (Danmark, Finland, Sverige och Norge) och Storbritannien. 5

6 Hållbarhet 6

7 Hållbarhet Hållbarhet har blivit en allt viktigare fråga när det gäller hur företag driver sin verksamhet idag. Över 70 % av deltagarna i undersökningen har upprättat eller planerar att upprätta hållbar ITlivscykelhantering inom två år. Det är dock en obalans mellan vad företag anser hållbart och vad de faktiskt gör. Vår undersökning visar att 23,9 % av deltagarna skrotar en del av sin utrustning, trots att 92 % av dem tyckte att det är viktigt att bidra till cirkulär IT och att reducera koldioxidavtrycket! Resultatet antyder att företagen underskattar effekten ITutrustningens livscykel faktiskt har på miljön I våra diskussioner med kunder och analytiker får vi höra ungefär samma sak: diskussionerna cirkulerar kring att reducera energianvändningen, medan produktionen och avyttringen (den största källan till utsläpp och avfall) av utrustning blir förbisedd. Att sälja gamla enheter till en återvinningsspecialist är det vanligaste sättet IT-utrustning avyttras enligt undersökningen. Även om processen faktiskt reducerar avfall, betyder det inte nödvändigtvis att CO2 utsläppen reduceras. Därför, är en effektiv hantering av gammal IT utrustning en perfekt möjlighet för företag att göra en insats för miljön! 14.8% har redan det 29.2% kommer inte göra det inom 2 år 56% kommer redan implementera inom två år När planerar företagen att implementera en hållbar IT-livscykelhantering? 7

8 Hur IT-utrustning avyttras Hållbarhetsrevolutionen kommer, men företag har fortfarande mycket 45% hämtas av specialister mot betalning 44.3% Säljs till specialister 38.7% Förstörs att lära. Hur ser framtiden ut? 23.9% 1.2% 1.5% Skrotas Låses in i förråd Osäker/annat Deltagarna kunde svara ja på flera alternativ När hållbarhet och den cirkulära ekonomin är i fokus, i kombination med Europeiska regulationer som kräver att företag ser över sina processer och återförsäljare mer noggrant, måste företag förnya sina processer för att reducera avfall och CO2-emissioner. i takt med att folk blir allt mer uppmärksamma på den klimatpåverkan många processer har, byts det gamla uttrycket köp,slit,släng mot återanvänd och återvinn, vilket är lösningen som faktiskt genererar den största minskning av koldioxidutsläpp på lång sikt. 8

9 Säkerhet 9

10 Analysis: Säkerhet En av de viktigaste faktorerna att ta hänsyn till vid anskaffning av IT-utrustning är informationssäkerhet, och företag sätter idag stor vikt på just det när det gäller sin IT-park. Det är inte så konstigt, men tanke på GDPR-förordningarna som trätt i kraft under Maj 2018 som ger hårda finansiella påföljer vid en överträdelse. Dock ser vi att många pratar om det, men att det inte alltid är alla som konkret gör något åt saken. Överväldigande 95 % av deltagarna i studien uttryckte att informationssäkerhet och GDPR-förordningarna är viktiga aspekter att tänka på när man gör sig av med gammal ITutrustning. Ändå gör 24 % av deltagarna sig av med delar av sin utrustning genom att slänga den på soptippen. 4,4 % (44 deltagare i studien) använde skrotning som sin enda metod för avyttring av sin utrustning, Av dessa, var 95 % väldigt säkra eller ganska säkra på att deras känsliga företagsdata hade raderats på ett säkert sätt. 45% Ganska viktigt 3% Inte så viktigt Hur viktig är 1% Inte viktigt alls informationssäkerheten och GDPR-regelverket vid avyttring av IT-utrustning 0.4% Inte tillämpbart 50% Väldigt viktigt 10

11 Hur IT-utrustning avyttras hos företagen som ser informationssäkerhet och GDPR som viktiga aspekter 76.5% andra metoder 19.1% en del av utrustningen skrotas Säkerhet först osäker avyttring kan bli dyrt. Hur ser framtiden ut? Precis som för studiens resultat gällande hållbarhet, är avyttringsprocessen en möjlighet för hundratals företag att förbättra sina säkerhetsprocedurer och att undvika GDPR-överträdelser. 4.4% all utrustning skrotas När GDPR redan ger miljontals euro i böter för företag som har osäkra affärsprocedurer, ser vi att IT, säkerhet och legala avdelningar jobbar närmare varandra än någonsin, allt för att försäkra sig om att känslig data inte hamnar i fel händer. 11

12 Kostnader 12

13 Kostnader Enligt 58 % av deltagarna, är höga kostnader den vanligaste anledningen till att organisationer inte byter ut sin IT-utrustning. Även om ITfinansierings-och leasingmöjligheter finns tillgängligt för att sprida kostnaden och att minimisera påverkan på kassaflödet, används det bara av 1/8 företag. Historiskt sett har leasing varit ett smutsigt ord när det gäller IT, vilket gör att många företag är ovilliga att använda sig av IT-finansiering. Dock verkar trenden vända. Deltagarna i studien säger att leasing av IT hjälper dem att hålla bättre kostnadskontroll och att man lättare kan hantera kassaflöden. En större proportion av dem som köper sin IT-utrustning själva (38 %) eller har en mixad lösning mellan leasing och ägande (44 %) säger att deras IT-kostnader ökade, om man jämför med dem som leasar sin utrustning (29 %). Anledningen till att leasing ökar i popularitet handlar inte bara om att minska kostnaderna för IT support, utan också om att man minskar initialkostnaderna och att man kan ha flexibla avtalslösningar. 44% Företag som både leasar och köper utrustning till samma grad 29.2% Företag som leasar sin utrustning Kostnaden för IT support ökar för: 38% Företag som köper sin utrustning 13

14 Främsta anledningarna till att företag leasar IT-utrustning Att köpa eller att inte köpa? 39% Avtalsflexibilitet 34% Användarnöjdhet 27% Låga initialkostnader Topp tre anledningar till att företag inte byter ut sin IT-utrustning regelbundet Avbrott i arbetet (55%) Deltagarna kunde svara ja på flera alternativ Höga kostnader (58%) Osäkerhet gällande hur man gör sig av med gammal utrustning informationssäkert (35%) Hur ser framtiden ut? Finansieringslösningar blir allt mer flexibla, kostnadseffektiva och transparenta, och resultatet blir att leasing får ett bättre rykte än det tidigare haft. Nu när nästan hälften av alla företag prioriterar åtkomst över ägandeskap, förväntar vi oss att leasing och finansiering kommer bli den dominerande metoden för IT-anskaffning och inte ett undantag. 14

15 Produktivitet och användarupplevelse 15

16 Produktivitet och användarupplevelse Våra undersökningar visar, glädjande nog, att användare generellt sett är nöjda med sin IT-lösning på jobbet. Majoriteten svarade att de antingen är tillfredställda eller att kvalitén är under förbättring. Det finns dock en minoritet som uttryckte att deras användarnöjdhet minskar när det gäller organisationens utrustning. Efter att ha tittat närmare på data kan man se varför: Företaget använder samma enheter för länge. Bland företagen som byter ut sina datorer var tredje år, uppger 50 % att deras användarnöjdhet ökar, medan endast 3 % uppger en minskning. Det är en stor kontrast till företag som byter ut sin utrustning var sjätte år (eller mer sällan), där endast 36 % anger att användarnöjdheten förbättras och 22 % säger att den sjunker. Svaren är likbördiga oavsett om det gäller utbyten av datorer, surfplattor eller mobiltelefoner. Detta pekar på att användare blir mer missnöjda ju äldre deras enheter blir, i och med att de blir långsammare och generellt fungerar sämre. Effekterna av det kan vara avsevärda när det gäller produktivitet, då en 10 sekunders skillnad i uppstartstid på en dator kan innebära tusentals timmar förlorad arbetstid för ett stort företag. Vad företag säger om användarnöjdheten när det gäller sin IT-utrustning 95% Den förbättras/är på en stabil nivå 5% Den blir sämre/har inte avmätts 16

17 Hur påverkar utbytet av IT-utrustning användarnöjdheten Förbättras Försämras Ny teknik = gladare medarbetare 3% 36% 22% 50% Hur ser framtiden ut? Företag övergår redan till medarbetarfokuserade strategier såsom BYOD (bring your own device) och CYOD (choose your own device) för att öka produktivitet och attrahera nya, kunniga medarbetare Vår undersökning visar dock att det kan vara minst lika kraftfullt att ersätta sin utrustning regelbundet. Vi ser att företag går mot mer flexibla ITlivscykelstrategier för att hantera utbytet av utrustning på ett effektivt sätt. Var tredje år 6 år eller längre mellan utbyten 17

18 Sammanfattning Under 2019 har intresset för den cirkulära ekonomin ökat markant, samtidigt som GDPR lagstiftningen följs upp allt mer. Företag behöver nu en IT-park som inte bara är kostnadseffektiv och informationssäker, men också hållbar och som främjar produktivitet. Dessa mål hamnar ofta utanför den traditionella IT-avdelningen, vilket gör att IT-hanteringen måste uppdateras för att kunna hantera de nya utmaningarna. Att köpa enheter, använda dem tills de går sönder och sedan kasta iväg dem har blivit en belastning, snarare än en fördel. Resultatet av vår undersökning pekar åt ett håll att det är fördelaktigt att inte längre anskaffa IT på det traditionella viset, utan snarare att använda sig av en heltäckande IT-livscykelhantering som kan uppfylla alla företagets behov Vad är då vår prognos för framtiden? Vi tror att IT-finansieringen kommer ta allt större roll i anskaffning av IT, mestadels på grund av de finansiella fördelarna; lägre initialkostnader och förbättring i kassaflödet. Andra fördelar som definitivt också bär en grund till skiftet är hållbarhetaspekten, informationssäkerhetsaspekten och högre produktivitet bland medarbetare 18

19 Copyright 3stepIT Step IT Sweden AB Drottninggatan Linköping Sverige sweden@3stepit.com 3stepit.se