Är smartphones alltid det bästa alternativet?

Transkript

1 Är smartphones alltid det bästa alternativet?

2 Är smartphones rätt val för alla anställda? Det ligger en stor utmaning i att använda konsumentprodukter såsom smartphones som professionella arbetsverktyg, beroende på vilken verksamhet som bedrivs. BYOD (Bring Your Own Device), blir alltmer förekommande där syftet med att använda konsumentinriktade smartphones självklart är att nå högre produktivitet och lägre kostnader. Vi menar dock att anslutning och driftsättning av fel enhet kan ha precis motsatt effekt - förlust av produktivitet och högre kostnader. Är konsumentinriktade smartphones rätt val för alla anställda? Det är en kritisk fråga som alla organisationer måste våga ställa. I vissa branscher finns det ett stort antal anställda för vilka en smartphone inte alls är rätt val, som exempel kan nämnas: arbetet sker till största delen inom en byggnad eller ett begränsat område och den anställde har ingen fast arbetsplats. Skrivbord eller fast bordstelefon används sällan. arbetsuppgiften kräver en mobil kommunikationsenhet, dels för sedvanlig röstkommunikation men kanske också som ett krav för den specifika arbetsmiljön. En lösning som inte är 100% tillförlitlig kan ha en omedelbar och betydande inverkan på produktivitet och/eller säkerhet. Som exempel på sådan användare kan nämnas en sjuksköterska som behöver röra sig fritt på ett sjukhus eller vårdinrättning, i en detaljhandel med butikspersonal, eller en produktionsingenjör på en produktionslinje. Användaren behöver en mobil kommunikationsenhet som kan hantera de påfrestningar och krav som ställs i den specifika miljön, enheter med specialanpassade funktioner och egenskaper, vilket smartphones helt enkelt inte är konstruerade för. Det behövs i stället mobila enheter som är utformade för att möta de unika behoven hos dessa arbetsgrupper. användaren behöver inte vara nåbar utanför arbetstid och operatörskostnader kan inte motiveras. Trådlös anslutningen för en mobil enhet kan i stället ske via ett befintligt nätverk eller via DECT. man använder funktionstelefoner, ofta vid skiftarbete eller funktionsindelat arbete, där en mobil enhet används av flera anställda och kanske används 24 timmar om dygnet 7 dagar i veckan. arbete sker i tuffa miljöer, våta och dammiga förhållanden, hårda cementgolv, eller där krav på rengöring av telefoner med kemikalier och rengöringsmedel finns. krav eller behov finns att skydda personal, kanske från våld eller hot om våld och man behöver produkter som är speciellt utformade för det ändamålet. Design och funktioner ska inkludera utmärkt röstkvalitet, omfattande batteritid med lång samtalstid och/eller lätt utbytbara batterier och robust konstruktion. Enheterna ska ha många års livslängd och därigenom en bättre TCO, utökad säkerhet, hanterbarhet och integration med viktiga applikationer såsom larmsystem och ekonomisystem. Det finns fem områden som noggrant behöver analyseras när övervägande görs om införande av mobila enheter som en del av den egna infrastrukturen: Sekretess och säkerhet Integration och förvaltning Samtals- och telefonkvalitet Användarens produktivitet Total Cost of Ownership ( TCO )

3 Sekretess och säkerhet Säkerheten är den största källan till oro i den alltmer utbredande smartphone utvecklingen, ofta driven av företeelsen BYOD. Nästan hälften av de företag som tillåter att medarbetarna ansluter mobila enheter till företagets nätverk har drabbats av att data ofrivilligt hamnar utanför företaget, så kallat dataläckage, detta enligt en undersökning omfattande 400 IT-proffs utförd av Decisive Analytics. Smartphones är konstruerade för att komma åt och dela data vilket ökar risken för att uppgifter lätt kopieras och flyttas mellan olika applikationer. Det är svårt att kontrollera att enheter som exempelvis har tillgång till patientdata, samtidigt skyddar den personliga integriteten och uppfyller de kraven på sekretess som finns. För anställda inom detaljhandeln är stöld och distraktion en stor utmaning. Inom tillverkande industri kan förlust eller stöld av en enhet innebära allvarlig förlust av immateriella rättigheter. Det finns även rent kriminella inslag riktade mot konsumentprodukter genom principen enklaste vägen in som kan leda till intrång i företags system genom plantering av skadlig kod eller stöld av vital och kritisk information. Ett annat stort problem är försvunna, stulna eller borttappade enheter. Deltagarna i nämnd undersökning identifierade borttappade eller stulna enheter som det vanligaste problemet, 43,5% av alla beslutsfattare bekräftade att deras företag upplevt detta som ett problem under det senaste året. Med en on-site trådlös telefon kan den här typen av problem och risker nästan helt undvikas på ett enkelt och säkert sätt, enheten har helt enkelt inget värde utanför arbetsplatsen. I exempelvis en sjukhusmiljö kan en lokal trådlös handenhet ge privat och tillförlitlig trådlös kommunikation mellan vårdgivare och stödpersonal samtidigt som den tillgodoser krav enligt HIPAA. Konfidentiella uppgifter kan nås via mobila enheter inom byggnaden men inte när enheten lämnar det trådlösa nätverket och det finns inga data som lagras på själva enheten. Det är svårt att genomdriva en policy för företagets mobila arbetssätt för användare som använder personliga enheter. Om en anställd lämnar företaget gör enheten det också, och organisationen kan vara oförmögen att radera eller återfå känsliga data. Överensstämmelse med industristandarder och lokala bestämmelser eller lagar skapar en tung börda för IT-ansvariga. För de flesta organisationer är det viktigt att säkerställa att rätt information når rätt användare. Att kunna identifiera anställda och regelbundet kontrollera deras access till information och elektronisk kommunikation, allt läggs till den overhead som är associerad med smartphones. Integration och hantering Företag och organisationer som är villiga att låta de anställda välja sin önskade smartphone, har en stor utmaning i att hantera mångfalden av flera produkter och olika tekniska plattformar. Medan anställda finner ökad tillfredsställelse, hamnar problemen hos IT-avdelningen, med ständigt inflöde av nya telefoner, nya firmware-uppdateringar och frekventa buggkorrigeringar. On site trådlösa telefoner är enkla att hantera eftersom de: Inte lämnar huset Inte lagrar data som kan komma i orätta händer Är konstruerade för att vara robusta och har en lång livslängd Är mindre benägna att tappas bort eller stjälas, eftersom de inte används och inte fungerar utanför arbetsplatsen

4 Samtals- och telefonkvalitet Att ringa och ta emot samtal kan vara den primära användningen för on site mobilkommunikation, men det kan också vara det sekundära. Om man tittar på en sköterskas eller ett vårdbiträdes arbetssituation är det primära att kunna ta emot larm från patienter. Avbrutna eller tappade samtal kan dock skapa frustration för medarbetare, kunder och patienter. Det är kritiskt att leverera motsvarande röstkvalitet, tillförlitlighet och funktion som förväntas från en trådbunden telefon. En av de största utmaningarna för smartphones i inomhusmiljöer är att leverera acceptabel ljudkvalitet när de används i en organisations inomhussystem tillsammans med WiFi-nätverk. Smartphones är främst avsedda för cellulära röstsamtal och data. De flesta stöder WiFi funktionalitet men detta stöd är optimerat för data, inte röst, och vanligtvis saknas nyckelfunktioner som Quality of Service (QoS) dvs stöd för prioritering av röstpaket. Voice har en mycket låg tolerans för nätverksfel och/eller fördröjningar. Tidsluckor på bara några hundra millisekunder ger direkt en påtagligt försämrad röstkvalitet. Specialbyggda, VoWLAN eller DECT telefoner är utformade för att ge en kontinuerlig och pålitlig anslutning för en användare inom hela byggnaden eller området där han eller hon rör sig. En användare kan helt problemfritt förflytta sig under ett pågående samtal från exempelvis receptionen till patientrummet och sen till mötesrummet, att roama från en WiFi- eller DECT-åtkomstpunkt till en annan under övergång, utan förlust av paket eller försämring av ljudkvalitet är precis vad den typen av system är konstruerade för att hantera. Användarens produktivitet Den personliga användningen av mobila enheter i arbetet kan skapa distraktion. Sjuksköterskor, butiksassistenter och arbetstagare inom tillverkning har lättare för att bli distraherade om de använder sina egna smartphones på jobbet, då bristande uppmärksamhet minskar effektivitet och produktivitet. Hanteringen av känsliga uppgifter kan också vara ett problem med smartphones. Genom att bilder och texter delas med andra kan den personliga integriteten hämmas eller kränkas. Erbjuds användning av smartphones för alla anställda bidrar företaget till en möjlighet att använda internet och surf under arbetstid som kan leda till en minskad effektivitet. En undersökning utförd av International Data Corporation ( IDC ) avseende anställdas produktivitet kom fram till följande: 30 till 40 % av all internettrafik går till icke arbetsrelaterad surf 60 % av alla inköp online görs under arbetstid 64 % av de anställda uppger att de använder internet för personligt intresse under arbetstid 41 % av de anställda medger att de lägger mer än tre timmar på personligt surfande per vecka Ett företag med internetanvändare kan förlora uppemot 200 miljoner kronor i minskad årlig produktivitet bara från en timmes dagligt webbsurfande av varje anställd. TCO, Total Cost of Ownership (ägandekostnaden över livstiden) När och om man överväger att införa smartphones i en organisation bör man även titta på dolda kostnader. Dessa kan inkludera hållbarhet, potentiell stöldrisk, krav på support och tillbehör som krävs för att göra en konsumentinriktad telefon lämplig för yrkesmässig användning. Man bör titta på den totala kostnaden för en smartphone under dess livstid, inte bara de initiala kostnaderna vid anskaffning. Det finns rapporter som vittnar om att utbytesgraden kan uppgå till 60 procent vid användning av smartphones, detta per år och orsakat av skador, andra fel eller rena förluster av enheter. Varje organisation måste noggrant bedöma de risker som en trasig enhet kan medföra; det kanske kan äventyra ett projekt, en försäljning eller riskera ett liv. Skyddande fodral kan ge extra skydd till konsumentinriktade enheter, men också till en extra kostnad. Laddare och extra batterier adderar ännu mer kostnader och vissa smartphones är slutna enheter som inte ens tillåter batteribyte vilket leder till ytterligare kostnader och komplexitet avseende framförallt support. För att behålla användarnas produktivitet, måste det säkerställas att de anställda alltid kan få en ersättningsenhet när en enhet inte fungerar, oavsett orsak. Detta innebär normalt att det lokalt måste finnas ett lager med extra telefoner som kan ersätta de som är ur drift på grund av urladdat batteri eller som har skadats på grund av tapp, stötar, damm eller fukt. Eftersom smartphones är små och lätta är de också lätta att tappa bort, de är åtråvärda och är därför också ett tydligt mål för stöld. Konsumentinriktade smartphones har normalt korta livscykler, ofta mätt i månader, innan en ny förbättrad version finns tillgänglig. Dessa förändringar är i allmänhet av mindre betydelse och har inte något egentligt syfte som förbättrar användarens yrkesmässiga produktivitet. Byte av lika-till-lika telefoner kan vara omöjligt då äldre versioner helt enkelt inte finns kvar på marknaden. Nyare versioner av enheter kan ha en annan formfaktor eller använda nytillkomna tillbehör, som kräver ytterligare oplanerade investeringar.

5 Många smartphones har skapat sina egna ekosystem på eftermarknaden och nya funktioner kan göra en telefon mycket anpassningsbar för särskilda användningsområden och miljöer. Dessa kan addera nyckelfunktionalitet såsom industriella streckkodsläsare eller magnetiska kortläsare. Men ett stort antal av dessa tillägg kan snabbt göras föråldrade genom en enkel förändring av fysisk dimension eller förändring av telefonens anslutningskontakt. Slutsats Smartphones kommer att fortsatt utvecklas och efterfrågas av allt fler användare. Därför blir det allt viktigare att förstå att smartphones inte alltid är det rätta valet för alla miljöer och för alla användare. Inom vertikala nischer såsom hälsovård, säkerhet, detaljhandel och tillverkningsindustri kan det vara en klar fördel att använda specialbyggda handenheter som är utvecklade och tillverkade med avseende på den miljö som dom avses för. När det gäller företag och organisationer som har en stor andel rörliga medarbetare som i huvudsak rör sig inom en byggnad, eller på en plats, inom ett hus eller en begränsad yta är det lätt att se fördelarna med specialbyggda enheter. COBS har smarta lösningar som är både säkra och kostnadseffektiva, kontakta oss för mer information COBS AB info@cobs.se