Minnesanteckningar från Vallentuna IP-råd

Transkript

1 SID 1/5 Minnesanteckningar från Vallentuna IP-råd Närvarande: Mattias Staaf, Vallentuna Damfotboll Johan Svärd, VBK Fotboll Lars Lundkvist, VBK Fotboll Håkan Björk, Ormsta HC Jerri Bergström, Vallentuna Konståkningsklubb Shervin Aghilipour, Vallentuna Konståkningsklubb Ulrika Skarin, Korpen Vallentuna Per Tollefors, Vallentuna Friidrottsklubb Tommy Eckelöv, fritidsnämnden Pernilla Järveroth, fritidsförvaltningen Ola Nilsson, fritidsförvaltningen Emilia Ruokamo, fritidsförvaltningen Åsa Borglund, fritidsförvaltningen Saknas: Företrädare för VBK Hockey samt Bällsta FF 1. Fritidsförvaltningens tf chef Pernilla Järveroth, som i dagarna efterträtt Mats Lennerthson, hälsade välkommen och presenterade sig själv. Kort presentationsrunda. Tommy Eckelöv informerar om att han nu lämnar sitt uppdrag i fritidsnämnden. 2. Info om ny organisation; fritid- och kulturförvaltningarna slås 1 juli 2013 ihop till en organisation, nämnderna är kvar oförändrade. Mats har i samband med detta valt att sluta sin anställning och Pernilla är tf fritidschef sedan måndag 3 juni. Roligt uppdrag och ser fram emot att jobba tillsammans. Efterlyser feedback om hur det funkar, både positivt och negativt! Ett antal vakanser nu som ska tillsättas, har stått lite stilla p g a organisationsförändringar.

2 SID 2/5 3. Föreningarna efterlyst besked om hur de ska gå tillväga/ vilka kanaler man ska använda sig av i vilka frågor. Vissa pågående ärenden: Förlängd issäsong Ola övertar från Mats Investering omklädnadspaviljong Anders Cederblad Förvaltningen åtar sig att till nästa IP-möte ta fram en årsplan med info om vilken typ av information/ besked som förvaltningen efterfrågar vid olika tidpunkter, samt presentera sina tankar kring vem som har ansvar för diverse övriga frågor såsom t ex översyn avtal, investeringar etc Bokningen sköts sedan den 1 maj endast av Emilia. Maila dock alltid lokalbokning@vallentuna.se som vittjas även vid Emilias frånvaro för att kunna hantera akuta frågor. 4. Idrottens dag (från föregående minnesanteckningar) Korpen informerar att 24 augusti Idrottens dag på IP. Öppet hus 10-16, allt gratis prova på. Nygård på plats och säljer mat denna gång. Scen/ mittpunkt och ngn form av dragplåster. I dagsläget Korpen, Tennisklubben och VBK Hockey, men intresse även från flera andra. Kommer ha ett första infomöte 10 juni kl , till vilket alla idrottsföreningar är inbjudna. Deltagande fr FF blir Ida och Ola Nilsson (Åsa bortrest). Ev. måste ett antal fotbollsmatcher flyttas, föreningarna kollar och hör av sig till Emilia om behövs. 5. Caféverksamhet (från föregående minnesanteckningar) Saknas gemensam målbild om vilket utbud som ska finnas. Svårt med befintliga avtal och byggnader Behövs först få ihop alla föreningar, vilket kommer att ta tid, och därtill ställas krav från förvaltningen. Behövs separat möte om detta. 6. Orienteringstavla/ anslagstavla/ matchinfo (från föregående minnesanteckningar) Förslag delas ut, 2x3 meter. Tänkt placering en vid lyktstolpe vid infart och en utanför Korpen (där det nu finns

3 SID 3/5 handskrivna skyltar etc, receptionsskylten kommer tas ner.) Bygglov söks nu, sätts sedan upp med tillägg från mötet: - fotbollsplanerna numreras också - du är här - gärna ett par gubbar på planen och bilar på parkeringen ;) 7. Återigen framförs önskemål om Välkommen till Vallentuna IP! och föreningarnas skyltar på ishallens långsida. Frågan har tidigare skjutits vidare till ansvariga för marknadsansvariga i kommunen. Först målning, sedan skylt. FF tar kontakt igen med SBF. 8. Behov av tränarrum framförs. Bör ligga i anslutning till verksamhetsytorna. Finns med i ritning för paviljongen? Eller endast 4 omklädningrum, toaletter och kiosk? Ola: vi är trångbodda på vintern så svårt att lösa i dagens läge. Men, allt är bättre är inget så även baracken kunde vara en lösning? Ola undersöker. 9. Bokningsrelaterad information Endast Emilia är lokalbokare. Ingen/ alltid telefontid när arbetstid. Nyckelutlämning med generösare öppettider, torsdagar fram till kl 20. Inomhushallstiderna läggs nu sista handen vid. Lena har gjort detta och Emilia kommer skicka ut före midsommar. Alla föreningar ombeds att meddela den interna fördelningen till Emilia när den är klar. Påminnelse om att avboka tider som inte nyttjas, i så god tid som möjligt! 10. Strul med faktureringsrutiner Emilia kollar upp vad som gäller månads-, eller säsongsfakturering. Återkommer med besked vid nästa mötestillfälle. Dubbelkollar också att ingen fakturerats för isiga planer. 11. Om marknadsföring av verksamheter Påminnelse om att använda de kanaler som finns genom kommunen; monitorer i fönstret på Kulturhuset och andra skyltfönster, samt evenemangskalender på

4 SID 4/5 webben. Kontakt vid frågor eller idéer eller TV-pucken (från föregående minnesanteckningar) Ola äger frågan och har kontakt med VBK Hockey. 13. Synpunkt om att lilla slänten/ backen från Östra mot damernas omklädningsrum är hal på vintern, behöver sandas! 14. Fritid informerar om att statistik under en period förs över föreningarnas de facto nyttjande av IP. 15. Uppdatering investeringar Info om att konstgräs på Bällstaberg 2014 ligger med i kallelsen till kommunstyrelsens möte (igår ) och alltså föreslås beslutas om i kommunplanen. I samma underlag har IP i södra Vallentuna strukits (!) men kommer bevakas av förvaltningen i kommande processer. Konstgräs på Össeby IP planerat till Även kommunfullmäktige ska sedan fatta beslut om kommunplanen inkl. investeringar. Önskemål framförs från föreningarna om att byta ordning på Bällstabergsplanen och omklädnadspaviljongen (för vilken finns medel för 2013). Alltså tidigarelägga Bällstabergsplanen redan till hösten 2013, så att står klar inför säsongen Lasse Lundkvist (VBK Fotboll) sätter ihop en skrivelse och skickar in om detta. 16. Fråga från VBK Fotboll om man kan gjuta fast bänkar i slänten mellan Östra och Västra planen? Liknande det som finns vid Östra. Ola tar med sig detta. 17. VBK kommer spela vänskapsmatch mot sockenlagen i sommar, 27 juli, intäkterna går till Linas livsglädjefond. Möjligt att ta hit någon som kritar gräsplanen?! Ola tar med sig frågan till Peter. Lasse återkommer till Emilia med bokningsförfrågan.

5 SID 5/5 18. Finns vissa önskemål om att kunna spela fotboll på IP även under juli då IP i princip är stängt. Oklart vad man kan förvänta sig och inte under denna period. FF pratar ihop sig om detta och Emilia åtar sig att maila information till alla om vad som gäller. 19. Förvaltningen informerar om att en HLR- och hjärtstartarutbildning anordnats på föreningarnas begäran, men att endast en (1) deltagare dykt upp, vilket mötet var överens om inte är acceptabelt. Fritid kommer överväga att på sikt kräva deltagande i HLR-utbildning. 20. Friidrotten framfört att - föreningens logga saknas på den skylt som nu finns Välkommen till Vallentuna IP - högtalarna vid naturgräset är inställda endast för fotbollspublik och inte funkar för utrop vid t ex löpartävlingar - även strålkastarna vid naturgräset är inställda endast för fotboll - taket över läktaren skyddar inte mot regn. 21. Pernilla tackade för ett bra möte. Tid för nästa möte meddelas i samband med utskick av minnesanteckningar. Vid pennan, Åsa Borglund