Genomlysning Styrning & Ledning Förvaltningen för Äldreomsorgen Kungsbacka kommun Lillemor Berglund

Transkript

1 Genomlysning Styrning & Ledning Förvaltningen för Äldreomsorgen Kungsbacka kommun Lillemor Berglund

2 Innehållsförteckning Inledning Syfte och mål Bakgrund och omfattning Vision och Värdegrund Valfrihet Vad är bra Nämndens uppdrag och styrning Ledningsgrupp Ledarskap Bemanning Kultur Kommunikation och Information Resultat Slutsatser & Rekommendationer Vår diagnos Ledningens utmaning Organisation och Kompetens Rekommendationer Styrning och Ledning

3 Syfte och resultat Genomlysning och analys av Kungsbacka kommuns förvaltning för Äldreomsorg med fokus på styrning, ledning och samverkan Syfte På ett metodiskt sätt samla in, sammanställa, analysera och redovisa information från politiken, chefer, fackliga representanter och övriga nyckelpersoner för att få en bild av hur styrning, ledning och samverkan mellan Nämnden och Förvaltningsledningen uppfattas Resultat Nulägesanalys, önskat läge, samt gapanalys i relation till hur ledning, styrning och samverkan skall hanteras inom förvaltningen med syfte att nå uppsatta verksamhetsmål och den övergripande visionen Presentation av åtgärdsförslag Upprättande av handlingsplan

4 Bakgrund & omfattning Metod På ett metodiskt sätt gm intervjuer, inläsning av material, samla in, sammanställa, analysera och redovisa information från chefer, politiker, fackliga företrädare och enskilda medarbetare, med målet att ge beslutsunderlag för Äldreomsorgens fortsatta ledarskap och ledning & styrning. Totalt har 22 intervjuer genomförts. Vidare har vi läst in oss på 2014 års Medarbetarundersökning såväl vad gäller chefer som medarbetare. Sammanställning och Analys Analysera intervjuresultatet och det insamlade materialet samt presentera en så objektiv bild som möjligt och ge förslag till förändringar Resultat Avrapportering sker i form av en sammanställning som redovisas till TF Förvaltningschefen. Därutöver till Nämnden, Förvaltningsledningen samt Intervjuade. Mål för fortsatt arbete Bestäms ihop med er

5 Vision & Värdegrund Vision Kungsbacka skall utvecklas till en ekonomisk och socialt hållbar kommun Kungsbacka skall ligga i spetsen och erbjuda nya möjligheter till information, insyn och demokrati Vi har nolltolerans mot för hårt språk, våld, kriminalitet och nonchalans Värdegrund BITT Bemötande, Inflytande, Tillgänglighet, Trygghet Alla ledare och medarbetare har ett ansvar för att vi gemensamt når visionen Kungsbacka kommun ska upplevas som en attraktiv arbetsplats av medarbetare

6 Valfrihet Ur Nämndens omvärldsanalys: Bedömningen är att förutsättningarna för att skapa en god och säker omsorg och vård är väl tillgodosedda inom äldreomsorgen. Brukardelaktighet i genomförandeplan ska öka. Förvaltningen ges i uppdrag att implementera för att de som använder hemtjänst i möjligaste mån ska kunna bestämma vad som ska utföras och hur det ska göras. Förvaltningen ges i uppdrag att upprätta en plan på vad i verksamheten som lämpligen kan konkurrensutsättas.

7 Vad är bra? Allmänna observationer Görs ett gott arbete i stort Stort engagemang och vilja att göra gott för brukarna Vi lever i det stora hela upp till BITT Samverkansgruppen fungerar bra Bra Äldreomsorg och god måluppfyllelse Bra funktionell kompetens i organisationen Brukarna bedömer ÄO som bra och god Förvaltningen fungerar bra i stort Hög arbetstillfredsställelse Medarbetarundersökning Chefer 12 områden ökat i värde 1 minskat i värde 1 oförändrat 5 områden bättre än kommunsnittet Medarbetarundersökning Medarbetare 12 områden ökat i värde 1 minskat i värde 1 oförändrat 9 områden bättre än kommunsnittet

8 Vår diagnos Äldreomsorgen Kungsbacka Otydligt gränssnitt mellan nämnden och förvaltning Oklara roller/ansvar i linjen Hög chefsomsättning Låg strategisk kapacitet Reducerat ledarskap Okoordinerat handlande Osäkerhet mellan nämnden och förvaltningen Intern ineffektivitet Fortsatt arbete med värdegrunden Otydlighet mellan Vad och Hur Otydlig linje i förvaltningen Osäkra chefer Kortsiktigt agerande Få tar ansvar för helhet Instabil organisation Bristande kontinuitet Oklar kommunikation och information

9 Ledningens utmaning: Från Till Nämnd och förvaltningsledning Stuprör Operativ Oklara roller Kortsiktigt Nämnd tillsammans förvaltningsledning Hängrännor Strategisk Förtydligade roller Långsiktigt Lågt förändringstryck Ökat förändringstryck

10 Organisation och Kompetens Vad vi hört: Stort engagemang och hög kompetens Utveckla/justera, förtydliga befintlig organisation Våra rekommendationer Stärk Funktionsövergripande samverkan Se över antalet chefer Se till att chefernas roller klaras ut, liksom deras ansvar Bättre balans mellan helhet och delar Otydliga roller, ansvar och mandat Följ upp fattade beslut omprövas alltför ofta. För lite samarbete för många stuprör Alldeles för stora personalgrupper för cheferna Ad Hoc driven organisation Citat Gå från stuprör till hängrännor Ingen gemensam nämnare för helheten Riv reviren Modellen beställare och utförare är otydlig

11 Styrning och Ledning Vad vi hört: Ansvarsfördelning nämnd/förvaltning måste klarläggas Våra rekommendationer Implementera Styrning och Ledningsmodellen hela vägen ut Tydliggör roller, ansvar och befogenheter Tydliggör Nämnd & Förvaltningsuppdraget Nämndens och förvaltningens olika roller måste fastställas Nämnden blir operativ i Huret Ledning och cheferna blir osäkra på sitt mandat och agerar kortsiktigt Otydliga beslutsprocesser Organisationen vänder sig till nämnden Glapp mellan chefsnivåerna Citat Här finns många informella ledare..saknar struktur springer på allt En reducerad ledningsorganisation som sysslar med detaljer och inte framtidsfrågor Se över förvaltningens representation i nämnden Händelsestyrt istället för långsiktighet

12 Nämndens uppdrag och styrning Nämnden visar viss otrygghet och går därför in i HUR-frågorna Nämnden uppfattar att återkopplingen är dålig från verksamheten AU har ett eget reglemente Våra rekommendationer Tydliggör nämndens och förvaltningens uppdrag, vad och hur Ökad dialog och samspel mellan nämnd och förvaltning. Återställ förtroendet för förvaltningen Se över nämndens organisation, Nämnd, Presidium, AU. Se över ledningssystemet för nämnden: nämnd, presidiet, AU Viss dissonans i relation mellan delar av ledamöterna Nämnden behöver en gemensam bild av uppdraget Förbättra konsekvensanalysen innan aktivitet/beslut Hög detaljeringsnivå i nämndens/au:s beslut/förslag till beslut Citat Nämnden är med fingrarna I syltburken Kan ej skilja på vad och hur Medborgarnas påtryckningar gör att nämnden ger sig in i huret Man går små omvägar för att göra nämnden nöjd Ställ krav på politikerna Nämndens mål till förvaltningen är ibland svåra att genomföra

13 Ledningsgrupp Vad vi hört: FLG ej lojal mot fattade beslut Beställare och utförare i LG Våra rekommendationer Starta ett Ledningsutvecklingsarbete FLG behöver bli mer strategisk Gemensam agenda FLG behöver samverka för helheten FLG borde bli mer samspelt Mera driftsfrågor än strategi Rapportmöten snarare än ledningsmöten Borde kompletteras med sjukvårdskompetens Stabilitet efterfrågas i FLG och chefsgruppen Mer strategiska resonemang i FLG Mer styrande ledarskap från F-chefen Citat egenregin är representerad men inte entreprenaden Borde bli mer strategisk Sätt ner flaggan långt fram och stanna kvar En reducerad ledningsorganisation som sysslar med detaljer och inte framtidsfrågor

14 Ledarskap Vad vi hört: Ledarskapet för mycket Ad Hoc - brandkårsutryckningar För att utveckla helheten krävs ett förändrat ledarskap Våra rekommendationer Definiera framtida behov av ledarskap Etablera en stabil ledarskapsmodell Utvärdera nuvarande ledarkapacitet Skapa en stabil och permanent FLG Bemanna vakanser Ett uthålligt och framtidsinriktat ledarskap behövs Ledarskapet är ej strategiskt och långsiktigt Reducerat ledarskap på FLG-nivå Mer strategisk kapacitet på kommande chefer Citat Informella chefer har stort inflytande det finns kotterier Brist på uthållighet i ledarskapet Brister i kravställande och uppföljning Många nonchalerar tagna beslut Sätt ner flaggan långt fram och stanna kvar

15 Bemanning Vad vi hört: Saknas Verksamhetschef på HSL Saknas verksamhetschef kvarboende/särskilda uppdrag Våra rekommendationer Bemanna med myndighetsbehörig kompetens Gör en gapanalys, nuläge önskat läge Se över demografi och kompetens Ta fram en personalförsörjningsplan Alldeles för hög chefsomsättning Tillsätt vakanta chefstjänster Tillsätt chefer med omsorg och långsiktighet Vi saknar specifika kompetenser som bla kurator och logopeder Varit svårt att rekrytera chefer Citat Vi lappar och lagar En reducerad ledningsorganisation som sysslar med detaljer och inte framtidsfrågor dålig demografisk omvärldanalys för planerad prsonalförsörjning

16 Kultur Vad vi hört: ÄO består av flera småföretag som måste fås att fungera ihop Våra rekommendationer Genomför en workshop om organisationens kultur - dess brister, konsekvenser och förtjänster. Fortsatt värdegrundsarbete Tystnadskultur Rundningskultur Toppstyrt inom vissa verksamheter Engagemang men ej gemensamt fokus Citat Det råder en tystnadskultur Sköt dig själv.. ok att runda cheferna och ringa nämnden

17 Kommunikation och Information Vad vi hört: Våra rekommendationer Arbeta fram en kommunikationsplan Fortsätt att hålla APT Kommunikationen mellan nämnd och förvaltning har brister Kommunikationen i linjen brister pga. för stora personalgrupper För stort fokus på vad pressen skriver Viktigt med APT mer frekvent för att hålla ihop organisationen Vi måste bli mycket bättre på att informera genom hela styrsystemet Mörkar problem Citat Vissa personalgrupper är tysta Man mörkar problem det råder mediaskräck i förvaltningen

18 Slutsatser Äldreomsorgen levererar tjänster av hög kvalitet till brukarna/kunderna Effektivitetsbristerna finns internt och gäller roll- och ansvarsförhållandena Oklarheterna har delvis lett till en bristande förståelse mellan nämnd och förvaltning Tydligt fokus på drift och detaljer Stuprörstänkande Finns en rollförskjutning mellan Nämnden och FLG Saknas dialog kring de strategiska utmaningarna i FLG Operativa och organisatoriska förtydliganden bör göras Saknas långsiktigt arbete med Attraktiv arbetsgivare för att behålla medarbetare i organisationen

19 Rekommendationer Gränssnittet mellan nämnd och förvaltningsledning måste klarläggas. Stärka relationen till nämnden genom att förtydliga Vad och Hur Implementera styrmodellen hela vägen ut som på ett effektivt sätt bistår ledningen i arbetet med att planera, genomföra och följa upp verksamheten Tydliggöra strategi, mål och en roadmap sammanfattade i en verksamhetsplan Se över ledningsgruppens sammansättning med tanke på eventuell kompetensbrist Ta fram och sjösätt en strategisk personalförsörjningsplan Fler chefer måste till för att minska personalgrupperna, rapporteringsspannet och arbetsbelastningen- Kravet på linjechefernas roll och ansvar på de olika nivåerna måste klarläggas Skapa samsyn och delaktighet i ledarskapet Skapa aktiviteter för att förbättra kommunikation och information Stärk och utveckla ledarskapet för att kunna leverera mot uppsatta mål Fortsätta pågående värdegrundsarbete

20 Att tänka på Utifrån genomlysningen går det att formulera ett antal utmaningar kring ledningens vilja och förmåga att skapa en positiv utvecklingsriktning. Oklarhet om situationens allvar det kan vara svårt att bedöma komplexa organisationsfenomen och det finns en allmän tendens i ledningssammanhang att tänka att det nog inte är så allvarligt och det löser sig nog av sig självt. Problemen underskattas och åtgärderna blir ineffektiva. Bristande ansvarstagande även om situationen är väl förstådd gäller det också att ta ansvar för att komma tillrätta med problemen, oavsett om man är upphov till dem eller inte. De som har makten och förfogar över resurserna behöver ta sin del av ansvaret. Samspelet mellan helhet och delar det är helt naturligt att delarna strävar efter självständighet och centrum strävar efter kontroll. Ledning är att få ut en kreativ och konstruktiv dynamik av detta för helheten. Om centrum eller delar är för svaga förlorar helheten. Starka delar som bildar en stark helhet är det som alla vinner på över tid. Samspelet mellan kort och lång sikt man kan tycka att summan av all kort sikt blir lång sikt men så enkelt är det inte. Varje organisation behöver en stadig blick på horisonten för att navigera rätt. En organisation utan långsiktigt fokus blir lätt reaktiv och hyperaktiv. Talangflykt och rekryteringssvårigheter i ett scenario av stora organisatoriska problem är det de mest värdefulla medarbetarna som också lämnar först. De har nämligen alternativ. Över tid förlorar organisationen sin leveransförmåga och sin attraktivitet.