Tertialrapport för överförmyndarnämnden

Transkript

1 Överförmyndarförvaltningen Dnr: /2016 Sid 1 (37) ÖFN Handläggare Yvonne Zellman Telefon: Till Överförmyndarnämnden Tertialrapport för överförmyndarnämnden Förslag till beslut 1. Tertialrapport 2 per den 31 augusti 2016 med prognos för 2016 godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. 2. Nämnden begär extra medel om 0,7 mnkr. 3. Paragrafen justeras omedelbart. Håkan Andersson Förvaltningschef Överförmyndarnämnden

2 Sid 2 (37) Innehållsförteckning Sammanfattande analys... 3 Uppföljning av kommunfullmäktiges inriktningsmål Ett Stockholm som håller samman Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Ett klimatsmart Stockholm Energianvändningen är hållbar Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Stockholm är en företagsvänlig stad Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Ett demokratiskt hållbart Stockholm Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Stockholm är en tillgänglig stad för alla...33 Uppföljning av ekonomi Uppföljning av driftbudget...34 Särskilda satsningar...35 Synpunkter och klagomål... 35

3 Sid 3 (37) Sammanfattande analys Människor som har svårt att sköta sin ekonomi på grund av sjukdom, ålder eller något annat skäl kan få hjälp av en god man eller en förvaltare. I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller överförmyndarnämnd som ser till att kommunens gode män och förvaltare sköter sina uppdrag. Överförmyndaren ska särskilt se till att personens tillgångar används för hens nytta och att tillgångarna i övrigt är placerade på ett tryggt sätt som ger en rimlig avkastning. Överförmyndaren ser också till att föräldrar och förmyndare tar hand om barns tillgångar på ett säkert sätt till dess att barnet blir myndigt. Bestämmelserna om överförmyndarnas verksamhet finns i föräldrabalken och förmyndarskapsförordningen. Många av dem som har behov av stöd är gamla, personer med olika funktionsnedsättningar samt ensamkommande flyktingbarn. Allvarlig kritik har under 2016 ännu en gång riktats mot nämndens verksamhet från bland annat länsstyrelsen i en rapport den 29 april 2016 och i stadsrevisionens årsrapport nr 32 som inkom den 16 mars Det är brister som även massmedia uppmärksammat. Arbetet under 2016 präglas av en ambition att i detalj gå igenom de anmärkningar som länsstyrelsen och revisorerna pekat på och att åtgärda dessa så långt möjligt med befintliga personalresurser. Bristerna är dock så stora att det beräknas ta flera år att åtgärda allt. Nämnden måste klara följande fyra utmaningar om de brister som påtalats ska kunna åtgärdas: Överförmyndarnämndens första utmaning är att hinna med att hantera inkommande ärenden i rimlig tid. Så har inte varit fallet under flera år. Överförmyndarnämndens andra utmaning är att klara den volymökning av antalet huvudmän och ställföreträdare som skett under Orsaken är det stora antalet ensamkommande flyktingbarn som nu fått god man. Den tredje utmaningen är att nämnden har tagit med sig stora negativa ärendebalanser in i Det vill säga att det finns många uppgifter som borde utförts 2015 men som inte hunnits med på grund av underbemanning. Det handlar bland annat om svar på klagomål, omprövning av förvaltarskap, huvudmän som väntar på att få en, eller byta en, ställföreträdare. Överförmyndarnämndens fjärde utmaning är att komma tillrätta med stora kvalitetsbrister i förvaltningens diariesystem Wärna och i pappersakter, brister som byggts upp under många år. Betydande framsteg har nåtts under årets första två kvartal men stora brister återstår. Det gäller främst brist på ställföreträdare, för många ärenden per handläggare, inga utbildningsinsatser kan genomföras för ställföreträdare som har andra huvudmän än ensamkommande barn, mycket städarbete återstår i akter och ärendehanteringssystem, fortfarande eftersläpande balanser från tidigare år, dvs. ärenden som borde handlagts föregående år kvarstår att åtgärda.

4 Sid 4 (37) Budgettillskott För att underlätta nämndens möjligheter att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister höjde kommunfullmäktige nämndens budget med 8,4 mnkr jämfört med 2015, från 36,4 mnkr till 44,8 mnkr. Därefter har fullmäktige i ärendet avstämning av mål och budget 2016 höjt budgeten med ytterligare 8 mnkr till 52,8 mnkr, även denna gång för att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister. Vid behandling av tertialrapport 1 höjde kommunfullmäktige budgeten med ytterligare 8,5 mnkr till 61,3 mnkr på grund av ökade kostnader för arvoden, i huvudsak till gode män för ensamkommande barn. Nämndens budget för 2016 efter budgetjusteringar kan jämföras med nämndens ekonomiska utfall i bokslut för 2015 som var 46,2 mnkr. I ärendet "Nyanlända och asylsökande i Stockholms stad" som remitterats ut till bl.a. överförmyndarnämnden för synpunkter föreslår stadsledningskontoret att överförmyndarnämnden tilldelas 2,6 mnkr till förstärkt utbildning för gode män samt 5,0 mnkr till förstärkning av handläggning, det vill säga sammanlagt 7,6 mnkr för Skulle fullmäktige besluta i enlighet med stadsledningskontorets förslag ökar nämndens budget för 2016 till 68,9 mnkr. Beslut kommer att fattas under hösten. Nämnden har från kommunstyrelsen, inom ramen för arbetet med digital förnyelse, ansökt om 1,5 mnkr till en förstudie om hur verksamheten ska kunna digitaliseras. Förstudien beräknas pågå 1/ till 31/ Kommunstyrelsen ska enligt tidigare besked från stadsledningskontoret fakturera överförmyndarnämnden för det extra stöd stadsledningskontoret ger överförmyndarförvaltningen. Överförmyndarnämnden ska sedan begära tilläggsanslag från kommunstyrelsen i tertialrapport 2 för att täcka stadsledningskontorets kostnader. Stadsledningskontorets controller har meddelat att kontoret har för avsikt att fakturera nämnden 0,7 mnkr. Tilläggsanslag begärs därför i tertialrapport 2 för stadsledningskontorets stödinsatser med 0,7 mnkr. Nämnden förväntas överskrida sin nuvarande budget med 2,0 mnkr. Detta beror delvis på att förvaltningen har valt att ha rekrytera medarbetare och att ha kvar den inhyrda personalen längre än förväntat. Om nämnden ska kunna genomföra utbildningar för cirka gode män till ensamkommande barn under 2016, i enlighet med stadsledningskontorets förslag, måste tillräckligt många anställda finnas på plats. Detta har skett då förvaltningen förväntas få mer pengar i samband vid fullmäktiges behandling av ärendet Nyanlända och asylsökande i Stockholms stad. Nämnden har därmed bundit upp sig för kostnader mot en förväntad intäkt. Överdraget beror även på ökade kostnader för arvode till ställföreträdare. Om kommunfullmäktige beslutar bevilja medel i enlighet med stadsledningskontorets förslag i ärendet Nyanlända och asylsökande i Stockholms stad kommer inte nämnden att göra något budgetöverskridande. Orsaken till nämndens kraftiga underbudgetering när det gäller kostnader för ensamkommande barn beror dels på att flertalet barn kom i slutet av 2015 när budgetunderlaget redan lämnats till stadsledningskontoret, och dels på att nämnden under 2015 inte haft tillgång till någon ekonom som haft möjlighet att göra bra ekonomiska prognoser.

5 Sid 5 (37) Stöd från stadsledningskontoret Överförmyndarnämnden är föremål för en särskild stödinsats från stadsledningskontoret under Stadsledningskontoret har ställt en HR-konsult på deltid till förfogande. Kommunikations- och omvärldsavdelningen vid stadsledningskontoret bistår förvaltningen i arbetet med att förbättra informationen på webben och intranätet samt se över den årliga information som skickas ut till ställföreträdare. Stadsledningskontorets insats i denna del håller nu på att avslutas och rekrytering av en kommunikatör till förvaltningen pågår. Slutligen har stadsledningskontorets avdelning för digital förnyelse anställt en it-projektledare som ser över nämndens itbehov. Omfattande förändringsarbete Nämnden har inlett ett omfattande förändringsarbete för att komma tillrätta med de brister som bland annat länsstyrelsen, revisionen, justitieombudsmannen, justitiekanslern och stadsarkivet pekat på. Organisatoriska förändringar: En ledningsgrupp har inrättats som styr och följer upp verksamheten med minnesanteckningar som är tillgängliga för alla anställda. APT-möten hålls nu regelbundet en gång i månaden med dagordning och minnesanteckningar som är tillgängliga för alla anställda. En förvaltningsgrupp för samverkan med fackliga organisationer har inrättats med möte en gång i månaden med kallelser och protokoll som är tillgängliga för alla anställda. Förvaltningen deltar numera vid funktionshindersrådets möten. Funktionshindersrådet har även träffat nämnden. Ett nytt arbetssätt infördes den 1 september kallat "Ax till limpa" där handläggarna får ett personligt ansvar för ett antal huvudmän. Den 1 april inrättades en särskild funktion som bara arbetar med ensamkommande flyktingbarn. En ny funktion kallad "Direktservice" infördes 1 september. Syftet är att snabbare kunna svara myndigheter och andra som inte kan få svar från Kontaktcenter utan behöver prata med en handläggare. Förberedelser pågår för införandet av enheter med enhetschefer från och med den 1 januari Kompetenshöjning: Varje torsdag har alla anställda en timmes lektion som hålls av erfarna handläggare. Alla anställda har fått handböcker i hantering av förmynderskapsärenden. Krav på högskoleutbildning och ett antal tester krävs vid nyanställningar. Alla nyanställda får ett introduktionsprogram och en fadder.

6 Sid 6 (37) Många anställda går kurser efter behov. Rekryteringar av ställföreträdare: Rekryteringsbrev har skickats till de politiska partierna, svenska kyrkans församlingar i Stockholms stad, pensionärsorganisationerna och funktionshindersorganisationer. Annonser med rubriken "Vi behöver fler vardagshjältar - bli god man" har tagits fram. Annonsering sker ibland annat i Situation Stockholm, Dagens nyheter, Pensionärernas riksorganisations tidning, Aktieägarnas tidning, Mitt i tidningarna, på Facebook och på Linkedin. Intervjuer med ställföreträdare har gjorts för publicering på hemsidan, intranät och Stockholmstidningen i syfte att få fler att vilja bli gode män och förvaltare. Kommunikation med ställföreträdare: Ett intensivt samarbete pågår med stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning med översyn av information på webb, intranät, mallar, blanketter, rutiner med mera. Förstärkning av administrationen: En kvalificerad utredare har anställts som bland annat fungerar som nämndsekreterare, ILS-ansvarig och Risk-ansvarig. Arbetar även med att utveckla styrning och uppföljning. Fungerar som sekreterare i ledningsgruppen och på APT-möten samt gör allmänna utredningar. En controller har anställts som arbetar med ekonomiska analyser och uppföljning, återsöker arvoden från Migrationsverket, ser över ekonomirutiner och utvecklar internkontrollen. En HR-konsult har anställts som håller i arbetet med förvaltningsgruppen, arbetsmiljöfrågor, gjort en löneöversyn, reviderat flextidsavtalet, tagit fram nya lönekriterier, ser över tjänstebeteckningar, tagit fram introduktionsprogram för nyanställda, inlett ett samarbete med företagshälsovården, ger stöd till långtidssjukskrivna. Rekrytering av en kommunikatör pågår som ska fortsätta det arbete stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning inlett med översyn av förvaltningens informationsmaterial. Registratur och arkiv En erfaren arkivarie och registrator har anställts. Huvuduppgiften är inledningsvis att åtgärda de brister som bland annat revisorerna och stadsarkivet pekat på. Digitalisering En översyn av förvaltningens behov av it-stöd har genomförts av en särskild it-projektledare som tillhandhålls av stadsledningskontorets avdelning för digital förnyelse. Målet är att digitalisera hela verksamheten och införa e-tjänster. En ansökan om för-

7 Sid 7 (37) studie har skickats in till stadsledningskontoret. En konsolidering av befintlig IT-miljö har genomförts. Ordning och reda En handläggare har fått i uppgift att vara systemförvaltare för diarie- och ärendehanteringssystemet Wärna. Målet är att ta fram gemensamma definitioner av begrepp, ta fram riktlinjer för hur information registreras, följa upp att riktlinjerna följs. Samtliga aktomslag har bytts ut i arkivet mot hela och mer lättlästa. En långtidsarbetslös som praktiserar på förvaltningen gör enklare rensnings- och insorteringsjobb för att få bättre ordning i akterna. Produktionsplanering och effektiviseringar Ett arbete med att lista och gå igenom förvaltningens processer har inletts. Befintliga rutiner gås igenom och nya upprättas där det saknas. Ledningsgruppen har nu fastställt ett stort antal nya rutiner som syftar till att kvalitetssäkra handläggningen och ge likvärdiga bedömningar. Uppföljning av kommunfullmäktiges inriktningsmål KF:s inriktningsmål: 1. Ett Stockholm som håller samman

8 Sid 8 (37) Förklaring Diagrammet visar en jämförelse mellan hur många aktiva akter som nämnden utövade tillsyn över vid fem olika datum. För datumen , och redovisas samma siffror som visades i tertialrapport Sammanlagt har förvaltningen den 1 september tillsynsärenden. I stort sett varje tillsynsärende har en fysisk akt kopplad till ärendet. I varje tillsynsärende kan det finnas en eller flera typer av handläggningsåtgärder som förvaltningen behöver vidta. Det kan till exempel handla om att granska redovisningshandlingar som inkommit i ärendet, handlägga en begäran om byte av ställföreträdare eller utreda om tillstånd till en fastighetsförsäljning bör lämnas. Kategorierna Kategorin godmanskap och förvaltarskap visar antalet pågående tillsynsärenden gällande godmanskap och förvaltarskap på grund av hälsoskäl, där tingsrätten utser en god man eller förvaltare, och tillfälliga godmanskap, där nämnden utser en god man. Kategorin EKB visar antalet pågående tillsynsärenden gällande ensamkommande barn, där barnet har en god man eller en särskilt förordnad vårdnadshavare utsedd för sig. Kategorin övriga ärenden visar antalet övriga ärenden som nämnden utövar tillsyn i. Där ingår bland annat ärenden gällande tillsyn över föräldrars ekonomiska förvaltning av barns tillgångar samt tillsyn över särskilt förordnade vårdnadshavare och förmyndare (observera dock att ärenden gällande särskilt förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisas i kategorin EKB). I verksamhetsberättelsen för 2015 redovisades endast ärenden gällande gode män för ensamkommande barn i kategorin EKB, ärenden gällande särskilt förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn redovisades i kategorin Övriga ärenden (föräldraförvaltning m.m.). Genomgång av länsstyrelsens och revisionskontorets rapporter Arbetet under 2016 präglas av en ambition att i detalj gå igenom de anmärkningar som länsstyrelsen och revisorerna pekat på och att åtgärda dessa så långt möjligt med befintliga personalresurser. Bristerna är dock så stora att det beräknas ta flera år att åtgärda allt. Samarbete med stadsdelsförvaltningarna Förvaltningen avser att under året strukturera och upparbeta ett fungerande arbetssätt i förhållande till stadens fjorton stadsdelsförvaltningar och kommer att utse en kontaktperson för varje stadsdelsförvaltning bland förvaltningens handläggare. Utbildning av ställföreträdare Behovet av gode män och andra ställföreträdare är stort och förväntas dessutom öka. Uppdraget är närmast ideellt och omfattning och svårighetsgrad varierar stort beroende på den enskilde huvudmannens situation. Överförmyndarförvaltningen har hitintills inte kunnat erbjuda ställföreträdarna det stöd och den utbildning som är önskvärd och rimlig. Förvaltningen håller i dagsläget en introduktionsföreläsning om tre timmar för nya ställföreträdare, innan de får sitt första uppdrag. Vid detta tillfälle går förvaltningen igenom grunderna i uppdraget. Denna in-

9 Sid 9 (37) troduktion är för närvarande den enda egentliga utbildning som ställföreträdarna får inför och under sitt uppdrag. Förvaltningen menar att det finns ett behov av att kunna erbjuda ställföreträdarna återkommande utbildningstillfällen och träffar för fortbildning och information om nyheter inom lagstiftningen och annat. Utöver den första introduktionen medverkar överförmyndarförvaltningen vid godmanföreningens årliga konferens, vilket förvaltningen och nämnden även gjort i år. Innevarande år har förvaltningen till och med den 31 augusti utbildat 431 nya ställföreträdare vid tio utbildningstillfällen. Förvaltningen har tillsammans med stadsledningskontorets kommunikations- och omvärldsavdelning börjat uppdatera det utbildningsmaterial som förvaltningen använder vid utbildning av ställföreträdare. Arbetet ska utmynna i att det utöver de sedvanliga informationsträffarna för personer som vill bli ställföreträdare kommer att hållas utbildningstillfällen för personer som ska bli ställföreträdare. Omprövning av förvaltarskap Ett av överförmyndarnämndens lagreglerade uppdrag är att årligen ompröva nämndens 849 ärenden med förvaltarskap. Under 2015 var detta ett arbete som inte hanns med av förvaltningen, vilket är allvarligt och har renderat kritik från bland andra stadens revisorer och länsstyrelsen. Förutsättningarna för att denna uppgift ska kunna genomföras 2016 ser betydligt bättre ut, och förvaltningen räknar med att kunna ägna hösten åt att bland annat ompröva aktuella förvaltarskap. Inför detta arbete behöver blanketterna för omprövning revideras och en översyn av dessa och av ett informationsbrev har påbörjats, tillsammans med en skriftlig rutin för omprövning av förvaltarskap för 2016 och en skriftlig rutin för omprövning av förvaltarskap för Ambitionen är att under september 2016 påbörja omprövningen av alla förvaltarskap så att detta arbete kan slutföras före årsskiftet. Ambitionen vid framtagandet av rutiner är också att 2017 höja kvaliteten och rättssäkerheten på omprövningarna. Fram till den 31 augusti har 195 omprövningar av förvaltarskap skett. 654 förvaltarskap återstår att ompröva. Förvaltningen har under förberedelserna för omprövningar av förvaltarskap uppmärksammat att det tidigare antalet om cirka 700 förvaltarskap numera uppgår till 849 förvaltarskap. Granskning av årsredovisningar och vitesföreläggande Målet att 75 procent av årsräkningarna ska granskas och arvoderas innan den 1 juli uppnåddes tack vare den extra resurs förvaltningen anlitade för detta arbete. Totalt har årsräkningar inkommit till 1 september. Förvaltningen har fram till den 31 augusti 2016 granskat årsräkningar varav årsräkningar där ställföreträdaren ska ha arvode. Förvaltningen har 700 årsräkningar kvar att granska. Närmare 96 procent av de årsräkningar där ställföreträdaren ska ha arvode är granskade och arvode är utbetalt Detta har kunnat ske dels tack vare att den personal som anlitas via bemanningsföretag arbetade kvar till och med augusti, dels att fler tillsvidareanställda handläggare/jurister har anställts under våren. Det innebär att hösten i huvudsak kan ägnas åt andra angelägna uppgifter, exempelvis omprövningen av förvaltarskap enligt ovan. Om ställföreträdaren inte lämnar in årsredovisning i tid, trots påminnelser, går förvaltningen vidare och föreslår nämnden att hos

10 Sid 10 (37) tingsrätten begära föreläggande om vite. Innan detta sker kontakter förvaltningen berörda ställföreträdare per telefon. Nya rutiner har tagits fram för vitesförelägganden. Samtliga ställföreträdare som inte har lämnat in årsredovisning för 2015 kommer att vitesföreläggas Brist på gode män för andra än ensamkommande barn Den 31 augusti 2016 hade förvaltningen 473 hjälpbehövande personer att hitta en god man eller förvaltare för. För 348 av dessa personer har det gått mer än 60 dagar sedan förvaltningen påbörjat rekryteringen av en ställföreträdare. Det innebär att förvaltningen inte i tid kan tillgodose behovet av nya ställföreträdare för de huvudmän som har ställföreträdare som misskött sig, vilket kan leda till ekonomisk skada för alla de huvudmän vars ställföreträdare inte lämnat in årsräkning. Nämndens mål om att en god man i nya ärenden ska tillsättas inom 90 dagar och byten av ställföreträdare ska ske inom 60 dagar uppnås inte för närvarande. KF:s mål för verksamhetsområdet 1.2 Tidiga sociala insatser skapar jämlika livschanser för alla Ensamkommande barn ensamkommande barn hade god man den 1 september. Under året har Stockholm tagit emot 579 ensamkommande barn som behöver ställföreträdare. Det har även kommit in 704 överflyttade ärenden från andra kommuner. I flertalet av dessa ärenden finns det en god man förordnad, även om många av dessa av olika skäl är intresserade av att bli entledigade. Hittills under 2016 har beslut fattats om att tillsätta god man för ensamkommande barn, inklusive byten. Rekryteringsläget är gott. Intresset för att bli god man är stort och under 2016 har nämnden hittills fått in cirka intresseanmälningar för att få bli god man för ensamkommande flyktingbarn. Stor andel omflyttningar Nämnden har under året hanterat en stor del in- och utflyttningar mellan olika kommuner. De ensamkommande barn som finns i Sverige har en tendens att flyttas mellan olika boenden som också ligger i olika kommuner, vilket innebär att den administrativa delen för nämnden blir stor i dessa ärenden. Utöver detta så finns det ett par orosmoment att belysa. Akter som skickas till annan överförmyndare överflyttas i original. Nämnden har uppmärksammat att dessa ibland kommer till fel adresser eller inte kommer fram alls. Detta gäller både akter som skickats från nämnden som inte når sin mottagare och akter som ska ha skickats från andra kommuner till Stockholm men som nämnden inte erhåller. Vid överflytt av akt ska god man skicka sin redogörelse till den nya kommunen, som ska betala ut arvode. Det medför att det blir svårt att prognosticera arvoden för framtiden men även

11 Sid 11 (37) överklaganden som rör arvodesregler ökar, då alla kommuner har sin egen arvodesmodell. Stockholms överförmyndarnämnd ansvarar för de barn som avvikit runt om i landet och som saknar känd vistelseadress. Detta har uppmärksammats av andra kommuner, som nu i större utsträckning börjar skicka sina avvikna barn till nämnden för arvodering. Extra anslag från kommunstyrelsen Nämnden förväntas få ett extra anslag om 7,6 miljoner, medel som är avsatta för de ensamkommande barnen. Huvuddelen av dessa pengar kommer att användas för att rekrytera handläggare, i syfte att öka kompetensen och tillgängligheten för huvudmän och gode män. Resurser kommer även att satsas på att ge befintliga gode män en bredare utbildning. Utbildningssatsningar är inplanerade längre fram i höst och kommer att erbjudas en stor del av de gode män som under 2016 fått sina första uppdrag. Syftet med dessa utbildningar är att öka kunskapen och insikten om barnens situation. Organisatoriska förändringar Under 2016 har förvaltningen tagit in konsulter från bemanningsföretag för att komma till rätta med de balanser som funnits när det gäller ensamkommande barn. En rekryteringsprocess pågår för att ersätta den tillfälliga personalen med fasta handläggare. Rekryteringsprocessen är grundläggande och kraven på de sökande är höga. Nya rutiner för posthantering och diarieföring Under tertial två har en arkivarie anställts vid nämndens registratur och arkivfunktion. Ett arbete har påbörjats med att se över och kvalitetssäkra gällande rutiner. Samtidigt har nya rutiner tagits fram som ett led i en övergripande komptensutveckling kring allmänna handlingar. Under tertial två har en översyn av hanteringsanvisningarna gjorts. Ett årshjul har tagits fram med aktiviteter som ska utföras under 2016 med fokus på arkiv och gallring. Nämnden fick efter stadsarkivets inspektion 2015 en rad förelägganden att åtgärda. Under tertial två har samtliga förelägganden påbörjats och flertalet har åtgärdats. Inflödet av handlingar till nämnden presenteras nedan i två olika grafer. Graf 1.1 visar på inkommande handlingar som avser pågående individärenden, alltså den pågående kärnverksamheten. Graf 1.2 visar en bild över de handlingar som tillhör det allmänna diariet. Den ökning som syns i graf 1.2 är en stark indikator på att nämnden nu har rutiner för vilka handlingar som diarieförs i det allmänna diariet.

12 Sid 12 (37) Graf 1.1 Graf 1.2

13 Sid 13 (37) Exempel på vad som utförts under tertial 2, dvs. från 1/5 till 31/8 Hanterade tillståndsärenden En stor del av de tillstånd som nämnden hanterar för uttagstillstånd, köp eller försäljning av fastigheter och samtycke till arvskiften. Tabellen visar antalet sådana tillståndsärenden där beslut har fattats under perioden. Granskning Tabellen visar hur många redovisningshandlingar som granskats totalt under perioden. Antal granskade redogörelser för ensamkommande barn redovisas särskilt. Förordnande av ställföreträdare Gemensamt för posterna under rubriken är att nämnden i större eller mindre utsträckning har varit delaktig i att hitta en lämplig ställföreträdare. I samtliga ärenden (möjligtvis med undantag för ett fåtal ärenden som flyttas över från någon annan överförmyndare under utredningstiden) har nämnden prövat lämpligheten hos den ställföreträdare som sedan utsetts av nämnden eller tingsrätten. I ärendena gällande förordande av god man för ensamkommande barn och byten av ställföreträdare är nämnden ansvarig för ärendet från början till slut. I ärenden där tingsrätten har beslutat om anordnande av god man eller förvaltare på grund av hälsoskäl varierar nämndens inblandning i ärendets utredning. I vissa ärenden hämtar nämnden in kompletterande utredning och lämnar förslag på ställföreträdare, i andra yttrar sig nämnden endast över redan inhämtad utredning och prövar en föreslagen ställföreträdares lämplighet. Förvaltningen ser över möjligheten att mer i detalj mäta mängden ärenden där nämnden har en mer aktiv respektive passiv roll. Förändring av redovisning gällande posten Beslut om byte av ställföreträdare I tertialrapport 1 för 2016 redovisades antal beslut om byte av ställföreträdare inte på rätt sätt. Det som redovisades var hur många beslut om byten som expedierats, inte hur många beslut som fattats. Sättet att redovisa har därför förändrats till tertialrapport 2, nu redovisas det faktiska antalet beslut som har fattats under perioden. För att kunna jämföra den faktiska förändringen i antal beslut om byte av ställföreträdare mellan T1 och T2 redovisas här nedan siff-

14 Sid 14 (37) rorna för det nya och det tidigare sättet att räkna, för båda perioderna T1 och T2. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Överförmyndarnämnden och stadsdelsnämnderna ska utveckla samarbetet rörande tillsättande av särskilt förordnade vårdnadshavare, gode män och förvaltarskap Överförmyndarnämnden ska genomföra utbildnings och informationsinsatser för ställföreträdare Överförmyndarnämnden ska ta fram indikatorer och nyckeltal som mäter kvalitet, tillgänglighet och brukarnas uppfattning Överförmyndarnämnden ska ta fram nya rutiner för posthantering och diarieföring Nämndmål I kontakten med verksamheten erbjuds god service och ett respektfullt bemötande Förklaring Diagrammet visar hur många aktiva uppdrag som god man eller förvaltare varje fysisk person, som är ställföreträdare för ärenden som Stockholms överförmyndarnämnd utövat tillsyn över, hade , , , och Alla typer av godmanskap, alltså godmanskap enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och godmanskap för ensam-

15 Sid 15 (37) kommande barn, samt förvaltarskap ingår i beräkningen. Siffrorna inuti staplarna visar hur många personer som hade de antal uppdrag som respektive kategori representerar. Den vågräta axeln visar den procentuella sammansättningen av hur många uppdrag varje person har. Observera att axeln börjar på 84 procent av det totala antalet uppdrag, så hela axelns längd visas inte i diagrammet. Om hela stapeln hade visats hade den blå delen varit betydligt längre. Kategorierna Kategorierna är förhoppningsvis relativt självbeskrivande. Exempelvis visar kategorin 1-3 uppdrag (med blå färg) hur många fysiska, unika personer som hade mellan ett och tre pågående uppdrag som god man eller förvaltare hos nämnden. Kommentar Den genomsnittlige personen som har uppdrag som god man eller förvaltare och som Stockholms överförmyndarnämnd utövar tillsyn över har två uppdrag. Drygt 2 procent av personerna som har uppdrag har fler än tio uppdrag. Sedan nämnden infört begränsningar gällande hur många uppdrag som en ställföreträdare maximalt får ha är det färre personer som har fler än 20 uppdrag. Nämnden har inte aktivt entledigat ställföreträdare som har fler än 20 uppdrag, men utser dem inte för fler uppdrag och föreslår dem heller inte till tingsrätten. I och med att ställföreträdarskapen upphör eller ställföreträdarna blir entledigade från uppdragen innebär det att färre och färre ställföreträdare har fler än 20 aktiva uppdrag. I några fall har dock tingsrätterna bedömt en ställföreträdare med fler än 20 uppdrag som lämplig för uppdraget och utsett den, trots att nämnden har motsatt sig det. Granskning av årsräkningar Indikatorn att 75 procent av årsräkningarna ska granskas och arvoderas innan den 1 juli uppnåddes tack vare den extra resurs förvaltningen anlitade för detta arbete. Totalt har årsräkningar inkommit till 1 september. Förvaltningen har fram till den 31 augusti 2016 granskat årsräkningar varav årsräkningar där ställföreträdaren ska ha arvode. Förvaltningen har 700 årsräkningar kvar att granska. Närmare 96 procent av de årsräkningar där ställföreträdaren ska ha arvode är granskade och arvode är utbetalt. Antal uppdrag per ställföreträdare En ökning sker av fall där tingsrätterna bedömer att ställföreträdare med fler än 20 uppdrag är lämpliga för uppdraget och utser dem, trots att nämnden har motsatt sig det. Detta är en följd av att förvaltningen inte kan finna ställföreträdare i tid men också av att huvudmannen har önskat en specifik ställföreträdare, som tingsrätten därför väljer att utse. Ett av de fall som aktualiserats under andra tertialen har rört en mångförmyndare som har fler än 60 uppdrag. Förvaltningen har överklagat tingsrättens beslut att ge mångförmyndaren ytterligare uppdrag. Hovrätten har meddelat prövningstillstånd.

16 Sid 16 (37) Kontaktcenter Överförmyndarförvaltningen använder stadens kontaktcenter som ingång när någon söker kontakt med förvaltningen. Vid jämförelse med inflödet under 2015 är inkommande samtal till kontaktcenter fortsatt högt. Detta kan förklaras med att förvaltningen fortsatt har ärendebalanser gällande till exempel byten av ställföreträdare. Vidare har många tagit kontakt med förvaltningen i ärenden som handlar om ensamkommande barn. En annan aspekt som påverkar inkommande samtal är att förvaltningen rekryterat många helt nya ställföreträdare, vilket genererar fler frågor vid uppstarten av att hen fått sitt första uppdrag. Direktservice Som ett led i att förbättra förvaltningens tillgänglighet gentemot allmänheten infördes direktservice från och med den 1 september. Det innebär att kontaktcenter kopplar fram de samtal som inte kan lösas inom ramen för deras funktion. Samtalen kopplas då till en svarsgrupp inom förvaltningen som bemannas av två handläggare. Förvaltningen har under tertial två arbetat med förberedelserna för den här funktionen. Det har bland annat inneburit att förbereda en väl fungerande tekniklösning, bemanningsplanering samt tydlig information till berörda handläggare. Vidare har förvaltningen påbörjat ett samarbete med företagshälsovården så att handläggarna ska få stöd i att hantera samtal som kan vara svåra. Förvaltningen har under augusti månad genomfört auskultation hos kontaktcenter. Detta så att handläggarna kan få en bättre inblick i vilka frågor som det kan handla om, men också för att lära av goda exempel genom kontaktcenters bemötandemodell. Förväntat resultat God man tillsätts inom 90 dagar från det att ansökan kommit in under förutsättning att behov finns. Huvudmän (den enskilde), ställföreträdare och andra som har kontakt med nämnden upplever att de blir väl bemötta.

17 Sid 17 (37) Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Prognos helår Årsmål KF:s årsmål Period 75 % av årsräkningarna där arvode begärs som är granskade och arvoden ska vara utbetalade senast 1 juli 95,62 % 100 % 75 % Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Rutiner för synpunkts- och klagomålshantering tas fram och implementeras Nämndmål Informationen är korrekt och lättillgänglig Översyn av information Transparens, tydlighet och tillgänglighet är viktiga ledord i förvaltningens strävan att komma till rätta med de brister som påtalats genom åren. Stadsledningskontorets kommunikationsoch omvärldsavdelning har under en tid varit förvaltningen behjälplig med att förbättra framför allt den externa informationen och kommunikationen. Detta samarbete, där även en språkkonsult är inkopplad, har lett till att följande har uppnåtts under andra tertialen: Hemsidan har omarbetats med information som förtydligar skillnaderna mellan att ansöka och anmäla behov av godmanskap och förvaltarskap. Även nya blanketter som förtydligar skillnaden mellan ansökan och anmälan har tagits fram. Ett introduktionspaket för ställföreträdare som precis påbörjat sitt uppdrag har färdigställts. En plan och strategi för uppdatering av alla sidor på gällande godmanskap och förvaltarskap har tagits fram. Rådgivning vid presskontakter. Utbildningsmaterial i form av power points för föreläsningar för ställföreträdare har reviderats. Mallar för förvaltningens skrivelser med anledning av organisationsförändringen den 1 september tas fram. Information om skillnaderna mellan bytes- och klagomålsprocesserna har publicerats på hemsidan tillsammans med aktuella blanketter. Tidningsartiklar och intervjuer med gode män i syfte att finna fler ställföreträdare som vill åta sig nya uppdrag.

18 Sid 18 (37) Förväntat resultat Allmänhet och ställföreträdare upplever informationen på hemsidan som aktuell och användbar, vilket minskar belastningen på förvaltningen. Förvaltningen uppfattas som lättillgänglig. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Utveckla och uppdatera informationen på Stockholms stads hemsida och andra informationskanaler Utveckla och utvärdera ett effektivt sätt att kommunicera med omvärlden med hjälp av kontaktcenter KF:s mål för verksamhetsområdet 1.3 Stockholm är en stad med levande och trygga stadsdelar Överförmyndarnämnden ansvarar för en verksamhet som är viktig för många människor i samhället - personer som av olika skäl behöver stöd i sin livsföring. Stödet ges genom ställföreträdare, och nämndens uppgift är att rekrytera, arvodera och utöva tillsyn gentemot dessa ställföreträdare. Det är viktigt att detta sker på ett rättssäkert sätt, så att inte den enskilde som behöver samhällets stöd lider skada materiellt eller på annat sätt. Överförmyndarnämndens funktion är därför betydelsefull i stadens arbete för att skapa en trygg miljö för sina invånare. De förstärkningar som överförmyndarnämnden fått innebär bland annat att förvaltningen nu även kan arbeta, på en grundläggande nivå, med frågor som rör risk, säkerhet och krisledning. Under hösten ska förvaltningens ledningsgrupp genomgå en utbildning i risk och sårbarhet samt genomföra en övning. En risk- och sårbarhetsanalys kommer att tas fram under året. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Prognos helår Årsmål KF:s årsmål Period Andel genomförda åtgärder inom ramen för risk och sårbarhetsanalys (RSA) 100 % 2016 Kommentar En risk- och sårbarhetsanalys kommer att tas fram under året. När en analys är framtagen, med angivande av åtgärder, kan också ett årsmål sättas.

19 Sid 19 (37) KF:s mål för verksamhetsområdet 1.7 Alla äldre har en trygg ålderdom och får en äldreomsorg av god kvalitet Ett viktigt led i stadens strävan att ge de äldre stockholmarna en trygg ålderdom är att se till att de som av olika skäl, oftast demens, inte längre kan sörja för sin egen person, förvalta sin egendom eller bevaka sin rätt, får hjälp och stöd i dessa delar. Här träder överförmyndarnämnden in och utreder behovet av godmanskap, förmedlar en god man eller förmyndare, samt bevakar att dessa sköter sitt uppdrag gentemot den äldre. Nämndmål Alla äldre som behöver det ska få hjälp och stöd av en god man Äldre stockholmare som av något skäl kan behöva hjälp med ett eller flera av kriterierna sörja för person, bevaka rätt eller förvalta egendom ska snarast möjligt, dock längst inom 90 dagar från anmälan, få en ställföreträdare utsedd för sig. Att få hjälp i dessa delar är en rättighet och utgör en viktig del i att kunna känna en grundläggande trygghet i vardagen. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Prognos helår Årsmål KF:s årsmål Period Andel äldre över 70 år som anmält behov av ställföreträdare och som har fått det inom 90 dagar 100 % 100 % Tertial Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Utveckla insatserna för att rekrytera ställföreträdare Nämndmål Öka antalet ställföreträdare bland yngre pensionärer Behovet av att rekrytera ställföreträdare, som gode män eller förvaltare, är stort. För närvarande behöver nämnden rekrytera omkring 500 nya ställföreträdare. Nyblivna pensionärer är en grupp som nämnden särskilt ska vända sig till för att väcka intresse att åta sig uppdrag.

20 Sid 20 (37) Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Prognos helår Årsmål KF:s årsmål Period Antalet nytillkomna ställföreträdare bland yngre pensionärer 100 st Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Riktade rekryteringsinsatser till pensionärsorganisationerna KF:s inriktningsmål 2. Ett klimatsmart Stockholm Överförmyndarnämnden bidrar till ett klimatsmart Stockholm genom att i största möjliga utsträckning handla miljömärkta varor och tjänster. KF:s mål för verksamhetsområdet 2.1 Energianvändningen är hållbar Överförmyndarnämndens energianvändning är begränsad till den som används vid förvaltningskontoret. I så hög utsträckning som möjligt används energisnål belysning. Nämndmål: Kravmärkta produkter används så långt som möjligt Kaffe, thé och frukt som förvaltningen köper är kravmärkt. Förvaltningen sorterar miljöfarligt avfall samt fraktionerna glas, metall, hårdplast, kartong och papper. Resor i tjänsten ska, i enlighet med förvaltningens resepolicy, ske på ett miljömässigt hållbart sätt. Vid bokning av konferensanläggning efterfrågas alltid miljöcertifiering. Förväntat resultat 75 % av all materialinköp ska vara miljömärkt.

21 Sid 21 (37) KF:s inriktningsmål 3. Ett ekonomiskt hållbart Stockholm Överförmyndarnämnden har tilldelats utökade medel för att kunna ta sig an volymökningar men också för att åtgärda kvalitetsbrister. Ett omfattande arbete har påbörjats för att kunna möta den ökande ärendemängd som framförallt de ensamkommande flyktingbarnen utgör, men också för att komma till rätta med de ärendebalanser som byggts upp under många år. För att staden ska kunna uppfylla sina åligganden gentemot de stockholmare som behöver stöd i form av god man eller förvaltare är det av yttersta vikt att nämnden ges de resurser som krävs, för att på sikt kunna åtgärda de brister som inte minst framkommit i den omfattande kritik som under flera år lämnats från revisorer, länsstyrelse och JO. En fungerande förmynderskapsverksamhet är en trygghet för stockholmarna och bidrar till ett långsiktigt ekonomiskt hållbart Stockholm. Nämnden bidrar till stadens mål om fler jobb genom att ta emot aspiranter från Jobbtorg Stockholm och ungdomar som behöver sommarjobb. Målet om att vara en företagsvänlig stad berör överförmyndarnämnden i så måtto att nämnden hanterar ansökningar från omyndiga som vill driva företag. KF:s mål för verksamhetsområdet: 3.2 Stockholm är en företagsvänlig stad Överförmyndarnämnden bidrar till stadens mål om en företagsvänlig stad genom att på ett rättssäkert sätt handlägga frågor om tillstånd för huvudmän som bedriver näringsverksamhet. Nämndmål Nämnden har en positiv syn på ungt företagande Ansökningar från omyndiga som vill driva företag påbörjas inom 14 dagar. Om förvaltningen beviljar en komplett ansökan sker även detta inom denna tidsrymd. Ansökningar som ska överlämnas till nämnd för beslut eller där kompletteringar behöver begäras in kan påbörjas men hinner normalt inte slutföras inom 14 dagar. Under perioden maj-augusti 2016 har fem ansökningar om att driva rörelse lämnats in. I två av ärendena pågår handläggning, två ärenden har återkallats och i ett av ärendena har nämnden avslagit ansökan. Nämnden har under året sammanlagt avslagit två ansökningar om tillstånd för underårig att driva rörelse. Förväntat resultat Ansökningar från omyndiga som vill driva företag hanteras inom 14 dagar.

22 Sid 22 (37) KF:s mål för verksamhetsområdet 3.3 Fler jobbar, har trygga anställningar och försörjer sig själva Uppfylls delvis Förvaltningen samarbetar med Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning i urval och anställning av feriearbetande skolungdom. Under 2016 har förvaltningen tagit emot en skolungdom under tre veckor, med arbetsuppgifter inom registratur/arkiv. Med hänsyn tagen till den situation som förvaltningen befinner sig i, med pågående omorganisationsarbete och ett relativt stort antal nyanställda, har förvaltningen bedömt det realistiskt att kunna ta emot en sommarungdom under Därutöver har förvaltningen två behovsanställda studerande som arbetar deltid. Förvaltningen har tagit emot en aspirant från Jobbtorg Stockholm, och har ambitionen att ta emot ytterligare en aspirant. Aspiranten har en kommunal visstidsanställning vid Hässelby- Vällingby stadsdelsförvaltning. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Prognos helår Årsmål KF:s årsmål Period Antal aspiranter som fått kommunala visstidsanställningar Antal praktiktillfällen som genomförs inom stadens verksamheter av de aspiranter som Jobbtorg Stockholm matchar 0 st. 0 st. 0 st. 750 st. Tertial st. 1 st. 1 st. 2 st. 500 st. Tertial Antal tillhandahållna platser för feriejobb 0 st st Antal tillhandahållna platser för kommunala visstidsanställningar 0 st. 0 st. 0 st. 800 st. Tertial Antal ungdomar som fått sommarjobb i stadens regi 1 st. 0 st. 2 st st Analys Förvaltningen har haft en sommarjobbande ungdom anställd Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Arbetsmarknadsnämnden ska i samråd med stadens nämnder och bolag utveckla ett utbud av platser för kommunala visstidsanställningar som motsvarar behoven hos aspiranterna. Stadens nämnder och bolag ska medverka i arbetet med att bereda platser för visstidsanställda

23 Sid 23 (37) KF:s mål för verksamhetsområdet 3.5 Stockholms stads ekonomi är långsiktigt hållbar Uppfylls delvis Behovet av ställföreträdare ökar då antal stockholmare ökar. Nämnden bedömer också att behovet av ställföreträdare kommer att öka som ett resultat av prejudicerande domslut. Om inget oförutsett inträffar beräknas dock antalet ställföreträdare för ensamkommande asylsökande barn komma att minska kraftigt under perioden Verksamheten är i stort behov av digitalisering och nämnden saknar medel för att själv finansiera en sådan. Förvaltningen saknar även egen kompetens i dessa frågor och har därför stöd från stadsledningskontoret i form av en projektledare. Arbetet med digitalisering inleds med en ansökan till Digital förnyelse om finansiering av en förstudie, till en beräknad kostnad av 1,6 mnkr. Förstudien ska visa vilka förutsättningar som krävs för att få ett verksamhetssystem som stöder e-tjänster, e-arkiv och större processer. De direkta kostnaderna för ett nytt verksamhetssystem med tillhörande e-tjänster är sannolikt högre än kostnaderna för det nuvarande systemet. Vinsten med digitalisering ligger i stället i ökad produktivitet, rättsäkerhet och service till berörda kommunmedlemmar. Arvoden och kostnadsersättning som betalas ut till ställföreträdarna är den största osäkerhetsfaktorn. Nämndens budget är liten och även små procentuella förändringar av utbetalda arvoden betyder skillnaden mellan överskott och underskott. Det som påverkar storleken på dessa kostnader är antalet huvudmän, antalet ställföreträdare som vill ha betalt, antalet huvudmän som inte har råd att betala sin egen ställföreträdare samt svårighetsgraden av ställföreträdarens uppdrag. För att uppnå en långsiktigt hållbar ekonomisk situation bör kostnaderna för arvoden och kostnadsersättning separeras från nämndens övriga budget. Denna åtgärd minskar inte stadens kostnader, men innebär att nämnden skulle slippa genomföra besparingar varje år enbart för att arvodeskostnaderna ökar. En budget med en prestationsbaserad ersättning kan samtidigt vara svår att hantera, då den situationen kan uppstå att det totala antalet ställföreträdare minskar men antalet ställföreträdare som ska ha betalt av Stockholms stad ökar. Osäkerheten gällande ensamkommande barn år 2017 har blivit större i och med regeringens förslag på nya regler gällande bidrag och vart barnen ska placeras. Det är idag mycket svårt att veta hur det nya systemet kommer påverka de barn som redan idag finns i boenden i kommunen. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Prognos helår Årsmål KF:s årsmål Period Nämndens budgetföljsamhet efter resultatöverföringar Nämndens budgetföljsamhet före resultatöverföringar Nämndens prognossäkerhet T2 103,26 % 113,51 % 100 % 100 % Tertial ,26 % 113,5 % 100 % 100 % Tertial % +/-1 % +/- 1 % 2016

24 Sid 24 (37) Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Överförmyndarnämnden ska bedriva ett aktivt förändringsarbete för att uppnå ökad tillgänglighet, rättsäkerhet och en effektivare organisation Nämndmål Nämndens budget är i balans Uppfylls delvis För att underlätta nämndens möjligheter att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister höjde kommunfullmäktige nämndens budget med 8,4 mnkr jämfört med 2015, från 36,4 mnkr till 44,8 mnkr. Därefter har fullmäktige i ärendet avstämning av mål och budget 2016 höjt budgeten med ytterligare 8 mnkr till 52,8 mnkr, även denna gång för att ta sig an volymökningar och kvalitetsbrister. Vid behandling av tertialrapport 1 höjde kommunfullmäktige budgeten med ytterligare 8,5 mnkr till 61,3 mnkr på grund av ökade kostnader för arvoden, i huvudsak till gode män för ensamkommande barn. Nämndens budget för 2016 efter budgetjusteringar kan jämföras med nämndens ekonomiska utfall i bokslut för 2015 som var 46,2 mnkr. I ärendet "Nyanlända och asylsökande i Stockholms stad" som remitterats ut till bl.a. överförmyndarnämnden för synpunkter föreslår stadsledningskontoret att överförmyndarnämnden tilldelas 2,6 mnkr till förstärkt utbildning för gode män samt 5,0 mnkr till förstärkning av handläggning, det vill säga sammanlagt 7,6 mnkr för Skulle fullmäktige besluta i enlighet med stadsledningskontorets förslag ökar nämndens budget för 2016 till 68,9 mnkr. Nämnden har från kommunstyrelsen, inom ramen för arbetet med digital förnyelse, ansökt om 1,5 mnkr till en förstudie om hur verksamheten ska kunna digitaliseras. Förstudien beräknas pågå 1/ till 31/ Kommunstyrelsen ska enligt tidigare besked fakturera överförmyndarnämnden för det extra stöd stadsledningskontoret ger överförmyndarförvaltningen. Överförmyndarnämnden ska sedan begära tilläggsanslag från kommunstyrelsen i tertialrapport 2 för att täcka stadsledningskontorets kostnader. Stadsledningskontorets controller har meddelat att kontoret har för avsikt att fakturera nämnden 0,7 mnkr. Tilläggsanslag begärs därför i tertialrapport 2 för stadsledningskontorets stödinsatser med 0,7 mnkr.

25 Sid 25 (37) Förvaltningen förväntas överskrida sin nuvarande budget med 2,0 mnkr. Detta beror delvis på att förvaltningen har valt att ha rekrytera medarbetare och att ha kvar den inhyrda personalen längre än förväntat. Om nämnden ska kunna genomföra utbildningar för ca 2000 gode män till ensamkommande barn under 2016, i enlighet med stadsledningskontorets förslag, måste tillräckligt många anställda finnas på plats. Detta har skett då förvaltningen förväntas få mer pengar i samband vid fullmäktiges behandling av ärendet Nyanlända och asylsökande i Stockholms stad. Nämnden har därmed bundit upp sig för kostnader mot en förväntad intäkt. Överdraget beror även på ökade kostnader för arvode till ställföreträdare. Om kommunfullmäktige beslutar bevilja medel i enlighet med stadsledningskontorets förslag i ärendet Nyanlända och asylsökande i Stockholms stad kommer inte nämnden att göra något budgetöverskridande. Med det förväntade tillskottet på 7,6 mnkr förväntas nämnden att hålla sin budget. Orsaken till nämndens kraftiga underbudgetering när det gäller kostnader för ensamkommande barn beror dels på att flertalet barn kom i slutet av 2015 när budgetunderlaget redan lämnats till stadsledningskontoret, och dels på att nämnden under 2015 inte haft tillgång till någon ekonom som haft möjlighet att göra bra ekonomiska prognoser. Kostnaden ökar för ställföreträdare för ensamkommande asylsökande barn men minskar för de barn som har fått permanent uppehållstillstånd. Migrationsverket har tagit längre tid på sig än beräknat att utreda och bevilja permanent uppehållstillstånd. Arvodeskostnaden för de andra typerna av ställföreträdare har ökat markant. Ökningen med 3,9 mnkr beror delvis på att nämnden har betalat ut arvoden som rör år 2014 och tidigare. Det är en konsekvens av förvaltningens arbete med att komma ikapp. Det beror även på att fler arvoden ska betalas ut av överförmyndarnämnden och inte från respektive huvudman.

26 Sid 26 (37) KF:s inriktningsmål 4. Ett demokratiskt hållbart Stockholm Överförmyndarnämndens uppdrag är att ge alla som behöver det, oavsett kön, ålder, sexuell läggning, funktionsnedsättning eller härkomst, det stöd hen behöver i enlighet med föräldrabalken och förmynderskapsförordningen. Vartefter nämndens verksamhet stärks, med fler fast anställda medarbetare, ökar också möjligheterna att på sikt komma tillrätta med de obalanser som under många år rått inom verksamheten, och därmed också överförmyndarnämndens möjligheter att ge brukarna, det vill säga huvudmännen, det stöd de har rätt till. Det ökar huvudmännens möjligheter att efter sin förmåga delta i samhället, nyttja sina demokratiska rättigheter, göra sin röst hörd och nyttja sin rösträtt. Även den som har god man och förvaltare har rätt att delta i allmänna val. En god man eller förvaltare får dock inte rösta åt sin huvudman. KF:s mål för verksamhetsområdet 4.1 Stockholm är en jämställd stad där makt och resurser fördelas lika Överförmyndarnämnden arbetar kontinuerligt med frågor kring jämställdhet och mångfald, för att motverka diskriminering och kränkande särbehandling. Under 2016 har nämnden tagit fram en jämställdhets- och mångfaldsplan för perioden och ambitionsnivån i jämställdhets- och mångfaldsarbetet konkretiserades för första gången. Implementeringen av den nya planen har inletts under året. Inför 2016 års löneöversyn genomfördes en lönekartläggning där eventuella löneskillnader baserat på kön undersöktes. Resultatet tyder på att det inom överförmyndarnämndens verksamhet inte finns några osakliga löneskillnader baserat på kön. Utöver lön kartläggs och analyseras även sjukfrånvaron, samt analyseras även resultatet från medarbetarenkäten utifrån kön. Rätt till god man, förvaltare eller annan ställföreträdare har alla som bedöms ha ett behov av det. Detta regleras i föräldrabalken, och kön, ålder, sexuell läggning, funktionsnedsättning eller härkomst får inte påverka. Inom nämnden finns en levande diskussion om vikten av att inte låta andra faktorer än huvudmannens behov påverka handläggningen. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Överförmyndarnämnden ska mäta och analysera den statistik som relaterar till individer uppdelad efter kön Överförmyndarnämndens verksamhet ska jämställdhetsintegreras i syfte att synliggöra effekten av nämndens beslut och resursfördelning utifrån kön

27 Sid 27 (37) KF:s mål för verksamhetsområdet 4.2 Stockholms stad är en bra arbetsgivare med goda arbetsvillkor Den 1 januari 2016 hade nämnden 22 tillsvidareanställda. Den 31 augusti var antalet 36, en ökning med närmare 64 procent. De tolv konsulter från bemanningsföretag som anlitats fram till 31 augusti har nu avslutat sina uppdrag. Förutom 36 tillsvidareanställda har förvaltningen fem visstidsanställda och två timanställda, det vill säga sammanlagt 42 anställda den 1 september. Målet är att ersätta kvarvarande visstidsanställda och timanställda med fast anställda. Rekrytering pågår av tre handläggare, en kommunikatör och fyra enhetschefer. De utökade ekonomiska resurser som nämnden beviljats under 2016 har möjliggjort personalökningen och inneburit att nämnden kunnat stärka viktiga funktioner. Den stora andelen nyanställda ställer höga krav på en god introduktion och att de nyanställda slussas in i verksamheten på ett bra sätt. Introduktionsprocessen har därför setts över. Nämnden arbetar vidare på att skapa ett positivt arbetsklimat och en arbetsmiljö som ger förutsättningar för ett långsiktigt hållbart arbetsliv. Centrala faktorer för att lyckas i detta arbete är framförallt att antalet anställda anpassas till nämndens uppdrag, att organisation, arbetssätt, processer och rutiner är effektiva, att medarbetarnas roller och beslutsmandat är tydliga samt att kompetenshöjande insatser genomförs. Inom samtliga områden pågår olika aktiviteter. Ett nytt samverkansavtal har fastställts i förvaltningsgrupp den 29 augusti 2016 och gäller från och med den 1 september En översyn av processen och dokumentationen av det systematiska arbetsmiljöarbetet har påbörjats och ska slutföras under hösten. Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och social arbetsmiljö har som mål att minska den arbetsrelaterade ohälsan och ställer tydliga krav på arbetsgivaren när det gäller arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling. Frågan om kränkande särbehandling kommer att vara en av programpunkterna vid förvaltningens personalkonferens den september. Frågan har även tagits upp på en arbetsplatsträff före sommaren. Nämnden har ett nära samarbete med företagshälsovården, bland annat i rehabiliteringsärenden, men även i övrigt när det gäller den sociala, psykiska och fysiska arbetsmiljön. Under hösten ska en ergonomisk undersökning genomföras. Friskvård på arbetstid erbjuds en timme per vecka och medarbetarna har möjlighet att söka friskvårdsbidrag. Sjukfrånvaron per rullande 12-månadersperiod uppgår per den 31 juli till 8,3 procent. Den svarar nu för 5,9 procent (4,3 procent 2015) av den totala sjukfrånvaron. Det handlar dock inte om en ökning av antalet personer. Rehabiliteringsinsatser är ett viktigt verktyg för att få långtidssjukskrivna medarbetare åter i arbete.

28 Sid 28 (37) Utvecklingsarbete inom HR-området Under 2016 har hittills följande åtgärder genomförts inom HR-området. Samverkansarbetet har strukturerats med regelbundna arbetsplatsträffar, sammanträden i förvaltningsgruppen och utvecklingssamtal med medarbetarna. En mångfalds- och jämställdhetsplan, inklusive rutiner för att motverka trakasserier och kränkande särbehandling, har fastställts av nämnden. Löneprocessen har setts över. Lönekriterier för kommande år har tagits fram och de aktiviteter som ingår i stadens löneprocess har genomförts i årets löneöversyn. Ett nytt flextidsavtal har tagits fram, samverkats och trätt i kraft den 8 april De påpekanden inom HR-området som stadsarkivet framförde vid sin arkivinspektion har i huvudsak åtgärdats. Hanteringsanvisningarna för personalhandlingar har uppdaterats. Resultatet från medarbetarenkäten 2015 har samverkats med medarbetare och fackliga organisationer. Två halvdagar kring psykosociala arbetsmiljöfrågor har genomförts. Processen och materialet för introduktion av nyanställda har styrts upp och kompletterats. Förslag till nytt samverkansavtal har tagits fram och behandlats i förvaltningsgrupp och på arbetsplatsträff. En genomgång och dokumentation av det systematiska arbetsmiljöarbetet har påbörjats och ett antal rutiner har tagits fram. Företagshälsovården är behjälplig vid införandet av telefonlinjen Direktservice som införs den 1 september. Personalen får utbildning och stöd i hur de kan hantera och bemöta svårare samtal och besvara samtal på ett professionellt sätt. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Prognos helår Årsmål KF:s årsmål Period Aktivt Medskapandeindex Andel medarbetare som inte upplever sig diskriminerade på sin arbetsplats % 100 % 2016 Index Psykosocial arbetsmiljö Index Bra arbetsgivare fastställs 2016 fastställs 2016 Sjukfrånvaro 8,3 % 6,5 % 9 % 6 % tas fram av nämnden Tertial

29 Sid 29 (37) Nämndmål Ledarskapet präglas av tydlighet, öppenhet och delaktighet Följande har genomförts under 2016: En ledningsgrupp har inrättats som styr och följer upp verksamheten med minnesanteckningar som är tillgängliga för alla anställda. APT-möten hålls nu regelbundet en gång i månaden med dagordning och protokoll som är tillgängliga för alla anställda. En förvaltningsgrupp för samverkan med fackliga organisationer har inrättats med möte en gång i månaden med kallelser och protokoll som är tillgängliga för alla anställda. Förvaltningen är indelad i tre funktioner med en samordnare för varje grupp. Varje funktion har veckomöten där personalen diskuterar hur de dagliga arbetsuppgifterna ska lösas och har möjlighet att ta hjälp av varandra. Personalen är med och diskuterar hur nämndens mål i verksamhetsplanen ska uppnås och hur de brister som länsstyrelsen och revisorerna pekat på i sina rapporter ska lösas. Nämndmål Medarbetarna erbjuds självständiga och varierande arbetsuppgifter med tydliga förväntningar. Den 1 september infördes ett nytt arbetssätt kallat Ax till Limpa. Varje handläggare får då ett personligt ansvar för ett antal huvudmän. Syftet är göra arbetet mer intressant och varierat. Målet är också att inget ansvar och inga arbetsuppgifter ska falla mellan stolarna. Det ska ge både huvudmän och ställföreträdare bättre stöd. Genom att fler kan mer om olika arbetsmoment blir det lättare att ersätta varandra vid sjukdom, semestrar och annan frånvaro. Det blir också lättare att gå in och ta över en annan persons uppgifter när någon slutar. Utvecklingssamtal kommer att hållas med samtliga medarbetare före årsskiftet. Då fastställs individuella mål och utvecklingsplaner. Förväntat resultat Alla medarbetare har individuella mål i sina personliga utvecklingsplaner. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Strukturer för internt lärande och annan kompetensutveckling skapas

30 Sid 30 (37) KF:s mål för verksamhetsområdet 4.3 Stockholm är en stad som lever upp till mänskliga rättigheter och är fritt från diskriminering Till det mest grundläggande i en människas liv torde höra att kunna sörja för sin ekonomi och att kunna tala för sig i olika sammanhang, inte minst i myndighetskontakter. Den som av olika skäl inte i alla delar klarar detta på grund av sjukdom, ålder, psykisk eller fysisk funktionsnedsättning, missbruk eller annat ska ha rätt till stöd från samhällets sida. Stödet kan bestå av många olika insatser, beroende på hjälpbehovet, men en del bidrar stadens överförmyndarverksamhet med att se till att god man eller förmyndare förordnas när behov av det föreligger. Ställföreträdarens uppgift är att bevaka att huvudmannens mänskliga rättigheter tillgodoses. Om så inte sker ska ställföreträdaren, den gode mannen eller förmyndaren, företräda sin huvudman. Detta betonas också från nämndens sida i den information som nya ställföreträdare får inför sitt uppdrag. Nämndmål Anställa handläggare med kompetens inom området mänskliga rättigheter för att utbilda ställföreträdare och anställda Det är angeläget att de mänskliga rättigheterna säkerställs för nämndens målgrupper. I detta syfte planerar förvaltningen att anställa handläggare med kompetens i dessa frågor. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Prognos helår Årsmål KF:s årsmål Period Antal anställda med kompetens inom området mänskliga rättigheter 0 st. 1 st. 1 st Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Genomföra utbildningar inom området mänskliga rättigheter för ställföreträdare och anställda

31 Sid 31 (37) KF:s mål för verksamhetsområdet 4.4 Stockholm är en stad som respekterar och lever upp till barnets rättigheter i enlighet med FN:s barnkonvention Anskaffning av och tillsyn över gode män för ensamkommande flyktingbarn har kommit att bli en allt viktigare uppgift för överförmyndarnämnderna. Stockholms överförmyndarnämnd hanterar för närvarande godmanskap för ensamkommande barn. Till skillnad mot gode män och förvaltare för övriga kategorier så är det fortfarande enkelt att få tag på personer som vill ta på sig uppdraget som god man för ensamkommande flyktingbarn. Förvaltningen anordnar en tre timmars introduktion för den som anmält sitt intresse för ett sådant uppdrag. Förvaltningen deltar också aktivt i det utvecklingsarbete som leds av stadsledningskontoret kring frågor som rör flyktingmottagandet i staden. Stadens barnombudsman har på ett APT-möte utbildat all personal i barns rättigheter. Under hösten anställs en handläggare med specialistkompetens inom barnområdet. Handläggaren kommer delvis att arbeta med utbildning av handläggare och gode män i frågor som rör barns rättigheter samt vikten av att ha ett barnperspektiv. Nämndmål Tillsynen över förmyndarna följer likhetsprincipen

32 Sid 32 (37) Förklaring Diagrammet visar hur många ställföreträdare som fanns registrerade i pågående tillsynsärenden den 31 december år 2013 till 2015 samt den 30 april och 31 augusti Diagrammet är indelat per kategori av ställföreträdare. Om en fysisk person har tio uppdrag som förvaltare räknas den personen tio gånger i kategorin GM och FV. Om samma person dessutom har ett uppdrag som god man för ensamkommande barn räknas personen också en gång i kategorin GM och SFV EKB. I vissa fall kan en person ha ett delat uppdrag, där personen både är god man och förvaltare på grund av hälsoskäl. Ett sådant uppdrag räknas bara en gång, eftersom nämndens tillsyn sker på samma sätt som om personen bara hade varit god man eller förvaltare. I vissa pågående tillsynsärenden kan det finnas flera olika personer registrerade som ställföreträdare. Om exempelvis en huvudman och dennes ordinarie gode man är delägare i samma dödsbo, kan en tillfällig god man behöva utses. Både den ordinarie och den tillfälliga gode mannen räknas en gång var i kategorin GM och FV. Diagrammet visar bland annat hur många potentiella handläggningsärenden som kan aktualiseras hos nämnden. Om till exempel alla gode män och särskilt förordnade vårdnadshavare för ensamkommande barn skulle begära sitt entledigande samtidigt den 31 december 2015, skulle nämnden ha ärenden gällande byte av ställföreträdare att registrera och hantera. Kategorierna Kategorin GM och FV visas hur många gode män enligt 11 kap. 1-4 föräldrabalken och förvaltare som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd Kategorin GM och SFV EKB visar hur många gode män och särskilt förordande vårdnadshavare för ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Kategorin SFV, SFF och med-fm visar hur många särskilt förordnade vårdnadshavare, särskilt förordnade förmyndare och medförmyndare för andra barn än ensamkommande barn som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Här ingår alltså de förmyndare och vårdnadshavare som blivit utsedda till det genom särskilt beslut, till skillnad från förmyndare som blir det därför att de är föräldrar för sina barn. Kategorin FM visar hur många förmyndare, där det är en förälder som är förmyndare, som finns registrerade i pågående tillsynsärenden hos Stockholms överförmyndarnämnd. Förväntat resultat Uttagsmedgivanden i förmyndarskapsärenden hanteras inom 14 dagar

33 Sid 33 (37) KF:s mål för verksamhetsområdet 4.6 Stockholm är en tillgänglig stad för alla Målet är att nämndens anställda och ställföreträdare ska ha grundläggande kunskap om olika funktionsnedsättningar och funktionsnedsattas rättigheter så att man kan ge huvudmän med funktionsnedsättning bästa möjliga stöd. Det är också viktigt hinder tas bort och stöd ges så att personer med funktionsnedsättning kan vara anställda på överförmyndarförvaltningen och kan vara ställföreträdare. Kunskap om, och egen erfarenhet av, ett funktionshinder eller funktionsnedsättning kan här vara en tillgång i mötet med huvudmän. Nämndmål Alla ensamkommande barn med funktionsnedsättning som har ställföreträdare ska få den hjälp de har rätt till Ensamkommande flyktingbarn har inte sällan en bakgrund med svåra upplevelser, såväl i sitt hemland som under flykten. Barn kan av olika skäl ha behov av särskilt stöd, vare sig det beror på traumatiserande upplevelser eller att de har en funktionsnedsättning av något slag. Det är viktigt att de gode män staden anlitar för ensamkommande barn har kännedom om de speciella stödbehov dessa barn kan ha. Indikator Periodens utfall Utfall män/ pojkar Utfall kvinnor/ flickor Periodens utfall VB 2015 Prognos helår Årsmål KF:s årsmål Period Andel ställföreträdare som har tagit del av informationen i denna del 100 % 2016 Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Information om ställföreträdarnas ansvar i denna del ska ingå i samtliga utbildningar Nämndmål Informationen om överförmyndarens verksamhet ska vara lättillgänglig Rekrytering av en kommunikatör pågår. En uppgift blir att se till att den information nämnden publicerar är lätt att förstå och tillgänglig även för den som har en funktionsnedsättning.

34 Sid 34 (37) Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Anställa en kommunikatör Nämndmål Lokaler för utbildning av ställföreträdare ska vara tillgängliga Förvaltningen genomför regelbundet informations- och utbildningstillfällen för intresserade och blivande ställföreträdare. Ett krav vid bokning av lokal för dessa tillfällen är att den är tillgänglig för alla. Aktivitet Startdatum Slutdatum Avvikelse Säkerställa att lokaler för utbildning av ställföreträdare är tillgängliga vid bokning Uppföljning av ekonomi Uppföljning av driftbudget Överförmyndarnämnden fick i samband med verksamhetsplan 2016 en budgetökning på 4,1 miljoner kronor jämfört med slutgiltig budget år 2015 (slutgiltig budget år 2015 var 40,7 mnkr, budget för 2016 var 44,8 mnkr i verksamhetsplanen). För år 2016 har nämnden tilldelats ytterligare 8 miljoner kronor från centrala medelsreserven i samband med kommunstyrelsens avstämningsärende (från 44,8 mnkr till 52,8 mnkr). I samband med tertialrapport 1 har nämnden begärt ytterligare 8,5 mnkr i budgetförstärkning och en omslutningsförändring på 46,3 mnkr. Dessa har beviljats. Det finns ett förslag om att anslå ytterligare 7,6 mnkr år 2016 för ensamkommande asylsökande barn. Nämndens arbete med kvalitetshöjning och produktionsökning hade inte varit möjlig utan det utökade stöd som nämnden fått del av under Regeringen har föreslagit förändringar av regler gällande ensamkommande barn som kommer införas 1 juli Dessa förändringar gör det idag svårt att bedöma hur nämndens behov av finansiering kommer se ut år För att kunna utöva tillsyn av nya och befintliga ställföreträdare behöver nämnden öka sina insatser i denna del. Detta kan antingen åstadkommas genom en ökning av antalet handläggare, genom en ökning av produktiviteten eller en kombination av båda. Antalet medarbetare har ökat sedan början av år Varje ny handläggare innebär en ökad kapacitet, men med befintliga lokaler finns det en begränsning i hur många medarbetare förvaltningen kan ha.

35 Sid 35 (37) Förvaltningen arbetar med att effektivisera sina arbetssätt, processer och organisation. I april inrättades en ny funktion för att effektivisera hanteringen av ställföreträdare för ensamkommande asylsökande barn. Den 1 september ändrades arbetssättet för samtliga handläggare som arbetare med ställförträdare. Handledningar ses över och kompletteras. Statistik och data om verksamheten tas fram och används i den löpande styrningen och uppföljningen. Nämnden arbetar intensivt med att synliggöra samtliga sina kostnader och att sänka de kostnader som går att påverka. Vissa kostnader ökar då antalet medarbetare ökar och andra kostnader ökar på grund av ökad produktion, till exempel kostnaden för kuvert och porto. En del kostnader ökar som ett resultat av åtgärder vidtagna för att öka produktiviteten. Ett sådant exempel är kostnaden för kontaktcenter. Handläggarna blir mer produktiva då standardfrågor besvaras av kontaktcenter, men kostnaden ökar ju fler samtal som kontaktcenter besvarar. Nämnden har analyserat och omstrukturerat sina köp av tjänster från HCL (tidigare Volvo IT). Särskilda satsningar Förstudie för digitalisering av överförmyndarförvaltningens verksamhet Överförmyndarnämnden har den 23 augusti beslutat lämna in en ansökan om medel till en förstudie inom ramen för kommunstyrelsens satsning på Digital förnyelse. Under perioden 18 april till 15 juli 2016 har en projektledare från stadsledningskontoret undersökt förutsättningarna för en digitalisering av överförmyndarförvaltningens verksamhet. Undersökningen visar att it-förvaltningen är ordentligt eftersatt, att det befintliga verksamhetssystemet inte klarar en digitalisering samt att den e-tjänst och det verksamhetsstöd, som förvaltningen med centrala medel har utvecklat, inte kan driftsättas. För att möjliggöra en digitalisering av verksamheten behövs därför ett nytt verksamhetsstöd. Förstudien ska utreda verksamhetens och andra intressenters behov, inventera och granska befintliga lösningar samt beskriva stadens it-krav och gemensamma it-miljö. Även lagkrav och eventuella andra kravställningar behöver definieras och hanteras. I ansökan kommer medel sökas för att personer från verksamheten ska kunna delta och för konsulttjänster. Förstudien ska pågå mellan 1 oktober och 31 december 2016 och leverera ett förslag på hur digitaliseringen kan införas samt en detaljerad tidsplan och kostnadsberäkning. Synpunkter och klagomål Rutin för synpunkter och klagomål implementerades på förvaltningen under tertial 1. Under tertial två har rutinerna utvecklats genom att en matris tagits fram för att säkerställa att samtliga synpunkter och klagomål följs upp samt åtgärdas. De synpunkter och klagomål som redovisas nedan är de som registrerats i förvaltningens allmänna diarium. Tabell 1.1 visar på antal inkomna synpunkter och klagomål per månad. Tabell 1.2 redovisar inkomna synpunkter och klagomål kategoriserade i huvudområden.

36 Sid 36 (37) Tabell 1.1 Tabell 1.2