FRIDA Modul Miljöredovisning

Transkript

1 FRIDA Modul Miljöredovisning Lathund för Trafikföretag Januari 2019 A Förändringar sker kontinuerligt i FRIDA så de skärmbilder och arbetsflöden som visas i denna lathund kommer så småningom att avvika från hur FRIDA ser ut i verkligheten. Hör gärna av dig till oss på support@nordicport.se om du har problem att följa instruktionerna. Sida 1 (10)

2 1 Modulen Miljöredovisning och dess övergripande flöde Med modulen Miljöredovisning (MR) i FRIDA kan trafikbeställare (TB) årligen följa upp hur trafikföretag (TF) som är avtalsparter på ett eller flera avtal jobbar med miljörelaterade frågor i sin verksamhet. Detta görs genom att avtalsparten en gång per år och avtal svarar på en blankett med miljöfrågor som därefter granskas av trafikbeställaren. Frågorna kan dels vara standardfrågor från branschens miljökravsbilagor, dels frågor som trafikbeställaren skapat. Nedanstående skiss visar det övergripande flödet i modulen som därefter förklaras mer detaljerat. Huvudflöde - Miljöredovisning i FRIDA 2 Under avtalsperioden 1 ggr/år /avtal FRIDA (via systeminst) Rapporteringsperiod öppnar Påminnelser skickas - baserat på tid till stängning Löpande summering & beräkning av genomförda och obesvarade MR Rapporteringsperiod stänger Ja TB/Frågande part Administration MR Administration behörigheter MR Koppla MR-blankett till avtal Granskning genomförs och sparas Nej Granskning klarmarkerad? Ja Någon fråga återöppnad? Nej Utfall MR Bekräftelsemeddelande: MR Klar för granskning TF/Svarande part Ev. Administration behörigheter MR Påminnelsemeddelande Dags att besvara MR MR-Blankett besvaras och sparas Nej MR Klarmarkerad? JA Bekräftelsemeddelande: Granskning klarmarkerad (oavsett utfall) Utfall MR Statusförändringar Status för Besvara (TF) Status för Granska (TB) Sida 2 (10)

3 2 Konfiguration Inför miljöredovisningen behöver man se över hur den är konfigurerad i modulen System. 2.1 Periodinställningar På sidan Periodinställningar framgår mellan vilka datum det är möjligt att besvara miljöredovisningar för avtal. Trafikbeställaren kan justera dessa datum. 2.2 Ansvariga hos avtalspart för varje avtalsområde Den användare hos ett trafikföretag som har rollen Ansvarig för modulen Miljöredovisning i det (eller de) avtalsområde(n) som ett avtal (där aktuellt trafikföretag är avtalspart) är kopplat till är den som kan besvara miljöredovisningen. Behörigheter administreras vanligtvis av trafikbeställaren, men om det finns en behörighetsansvarig på trafikföretaget kan denne själv dela ut rättigheter per modul och eventuellt per avtalsområde (AO). Säkerställ att det finns en ansvarig för modulen Miljöredovisning enligt följande: 1. Klicka på trafikföretagets namn i tabellen på sidan Trafikföretag a. Om inloggad användare tillhör ett samverkansbolag finns även dess medlemsföretag valbara i listan över trafikföretag. 2. Klicka på fliken Ansvar 3. Säkerställ att det finns en ansvarig i kolumnen för modulen Miljöredovisning och att det är korrekt person. a. Beroende på vald metod för rättighetssättning för trafikföretaget sätts antingen en ansvarig per avtalsområde och modul, eller så sätts en ansvarig per modul (och den är då per automatik ansvarig i alla avtalsområden) Observera att miljöredovisningen av ett trafikår sker i efterhand, dvs när trafikåret är avslutat. Miljöredovisningen för ett trafikår måste genomföras under närmast efterföljande kalenderår. Sida 3 (10)

4 3 Besvara en miljöredovisning b. Fliken Status besvara och granska visar aktuell statusinformation om trafikföretagets/avtalspartens svar på valt avtals miljöredovisning samt trafikbeställarens granskning. Här visas även de på blanketten ingående frågorna, eventuella svar och aktuell granskningsstatus för varje fråga. Observera att det inte är möjligt att besvara frågor här, utan detta är en läsvy som ger möjlighet för alla som har tillgång till miljöredovisningen att se detaljer kring valt avtal. 3.1 Sidan Besvara och granska De miljöredovisningar som ska genomföras återfinns på sidan Besvara och granska under sektionen Inrapportering I tabellen till vänster finns kortfattad information om respektive avtal och dess miljöredovisningsstatus. 2. I detaljfönstret till höger på sidan finns detaljerad information om valt avtals miljöredovisning både avseende besvara och granska. a. Fliken Allmänt redovisas faktauppgifter om själva miljöredovisningen och avtalet c. Fliken Historiklogg visar loggposter för varje gång en miljöredovisning sparas eller klarmarkeras av avtalspart eller trafikbeställare. 3. För att få möjlighet att svara på frågorna i miljöredovisningen behöver man klicka på knappen Besvara. a. Knappen Besvara är endast tillgänglig för användare med behörighet att besvara miljöredovisningar. Sida 4 (10)

5 3.2 Besvara en miljöredovisningsblankett När man tryckt på knappen Besvara visas det i tabellen valda avtalets blankett. 4. När blanketten har sparats eller klarmarkerats uppdateras status på besvarandet av miljöredovisningen. a. Status framgår av ikonen längst till vänster i tabellen. b. Status framgår även i detaljfönstret till höger under fliken Status besvara och granska 1 4a 4b 2 5. En klarmarkerad miljöredovisning medför att ett meddelande skickas till trafikbeställaren som en signal på att avtalets miljöredovisning är redo för granskning 3 5 Gå igenom varje enskild fråga och besvara dem på lämpligt sätt. 1. I de fall dokument kan bifogas en fråga visas en blå dokumentlänk som används för att lägga till ett eller flera dokument till svaret, alternativt visa redan bifogade dokument. 2. Frågor som är obligatoriska att besvara är markerade med en asterisk (*) efter frågan 3. När alla frågor (eller åtminstone alla obligatoriska frågor) är besvarade klickar man på Jag är klar a. Det är möjligt att välja Spara och stäng om man inte kan slutföra miljöredovisningen vid ett och samma tillfälle. Sida 5 (10)

6 3.3 Hämta svar från tidigare år Om samma blankett används två år efter varandra på ett visst avtal får man möjlighet att hämta svaren från föregående års miljöredovisning. Om man väljer Utgå från föregående år hämtas svaren på de frågor som då besvarades, väljer man istället Nej får man en obesvarad blankett. Efter detta steg görs eventuella justeringar och kompletteringar innan miljöredovisningen sparas/klarmarkeras enligt ovan. 3.4 Kopiera svar från annat avtal med samma blankett Denna funktionalitet är inte implementerad i skrivande stund, men är planerad att bli tillgängligt i FRIDA under januari Om två avtal med samma avtalspart har samma blankett kopplad till sig får man möjlighet att kopiera svar samt eventuella dokument från en redan klarmarkerad miljöredovisning till en annan eller flera andra. Efter detta steg görs eventuella justeringar och kompletteringar innan varje avtals miljöredovisning sparas/klarmarkeras enligt ovan. Sida 6 (10)

7 4 Trafikbeställare granskar svar från avtalspart När avtalspart har klarmarkerat en miljöredovisning är det möjligt för trafikbeställaren att granska inlämnade svar Granskningen klarmarkeras med knappen Jag är klar när alla frågor är granskade. a. Det är möjligt att välja Spara och stäng om granskningen inte kan slutföras vid ett och samma tillfälle. 3. En klarmarkerad granskning medför även att ett meddelande skickas till det trafikföretag som är avtalspart som en signal på att avtalets miljöredovisning har granskats. a. Meddelandet går till den eller de som har möjlighet att besvara avtalets miljöredovisning hos trafikföretaget b. I meddelandet framgår resultatet på granskningen och om det krävs kompletteringar från avtalspartens sida Granskning görs genom att svaret på varje fråga bedöms med ett av 4 alternativ: Alternativ Innebörd OK Frågans svar godkänns Underkänn Frågans svar underkänns Sätt bara som granskad Frågans svar bedöms inte som godkänt eller underkänt, men svaret har granskats Öppna för redigering Frågans svar behöver justeras eller kompletteras. Blanketten kommer att återöppnas för avtalspart som behöver besvara frågan på nytt. Sida 7 (10)

8 4.1 Status på granskning Efter granskningens klarmarkering gör systemet en bedömning av miljöredovisningens granskningsstatus. I samtliga fall förutom när minst en fråga öppnats för redigering avslutas nu också flödet En eller flera frågor öppnade för redigering Om en eller flera frågor har öppnats för redigering vid granskning återöppnas blanketten för att kunna besvaras på nytt På sidan syns detaljerad information om granskningen totalt sett samt per fråga 1. Kolumnen Granska har fått en färgad statusikon 2. Statusinformationen i detaljfönstret uppdateras med slutlig status 3. I blankettens läsvy framgår varje frågas granskningsstatus, dvs här kan man se hur trafikbeställaren bedömt svaret på varje enskild fråga a. Med knappen Visa/Dölj svar kan man välja att visa/dölja svaret på varje fråga 1. Kolumnen Besvara får en gul statusikon i tabellen till vänster (efter att den tidigare varit grön) för aktuellt avtal 2. Vilka frågor som återöppnats framgår av granskningsstatus i blankettens läsvyn 3. Klicka på knappen Besvara för att komplettera den eller de frågor som återöppnats och klarmarkera därefter blanketten på nytt. a. Trafikbeställaren behöver då granska frågans svar på nytt Sida 8 (10)

9 5 Uppföljning Nedan följer en kort sammanfattning av de uppföljningsmöjligheter som finns i modulen miljöredovisning. 5.2 Tidigare svar per avtal Möjlighet att se hur svaren på miljöredovisningar för olika år har sett ut per avtal. 5.1 Sammanfattning per trafikföretag En årsvis sammanställning av status på samtliga miljöredovisningar för respektive trafikföretag. Den grafiska presentationen överst i bild visar status för de avtal där miljöredovisning krävs. Därefter visas mer detaljerad statistik för respektive trafikföretag. Inloggad trafikföretagsanvändare ser endast det egna trafikföretaget i denna vy. Sida 9 (10)

10 6 Sammanfattning av status Det finns ett antal olika status i miljöredovisningen. Nedan följer en sammanställning av dessa. 6.1 Besvara per avtal (Status på trafikföretagens arbete) Ikon Innebörd Period för att besvara blankett ej öppen Inga frågor besvarade Vissa frågor återstår att besvara och/eller blanketten inte klarmarkerad Alla frågor besvarade och blanketten klarmarkerad Klarmarkerad och granskning pågår 6.2 Granskning per avtal (Status på trafikbeställarens arbete) Ikon Innebörd Inväntar klarmarkering // Klarmarkerad men granskning ej påbörjad Granskning pågår Alla svar är granskade och godkända (Kan även finns frågor som är markerade som Endast granskade ) Alla svar är granskade. Ett eller flera svar är underkända. Alla svar är granskade. Alla frågor är enbart markerade som granskade. 6.3 Granskning per fråga (Baserat på trafikbeställarens bedömning) Ikon Innebörd Ej granskad Godkänd Underkänd Återöppnad för redigering Endast granskad Sida 10 (10)