FRIDA FÖR TRAFIKFÖRETAG. Nordic Port AB Sida 1 (36)

Transkript

1 FRIDA FÖR TRAFIKFÖRETAG Nordic Port AB Sida 1 (36)

2 Innehållsförteckning 1 Inledning FRIDA och FRIDA Inloggning Ändra Inloggningsuppgifter Behörighetsansvarig Navigering i FRIDA Startsidan Filtrera och exportera Trafikföretag (TF) registrerar och kvalitetssäkrar fordon Inrapportering Skapa, komplettera eller justera fordonsflotta Lägg till med giltigt Fordons ID Lägg till temporärt ID Lägg till återanvänt Fordons-ID Kopiera Ta ur trafik Ta i trafik Flytta Byta huvudavtal på ett fordon Inrapportering status på fordon Rapportera för Samverkansbolag Kontrollera datakvalitet på befintliga fordon Inrapporteringens vy: Rättning Kvalitetskontroll: Felaktiga data och felaktiga fordon Nordic Port AB Sida 2 (36)

3 4.5 Fordonsregister Historiklogg Fordonsrapporter Årlig kvalitetsgranskning avtal Rapporter och Nyckeltal Avtalsrapporter Nyckeltal Fordonskontroll Status & Översikt genomförda kontroller Meddelande till kontrollant Miljöredovisning THR trafikhändelserapportering Vid frågor Nordic Port AB Sida 3 (36)

4 1 Inledning FRIDA och FRIDA 2 Sedan 2012 har arbetet med nästa generation FRIDA, FRIDA2, pågått och nu är systemet färdigt för att gå i drift. Som användare kommer du att märka skillnad redan vid inloggning och på sättet du navigerar i systemet. Ambitionen är att FRIDA2 ska vara mer användarvänligt, lättnavigerat och bättre rustat för framtiden jämfört med den tidigare generationen FRIDA, dagens FRIDA. FRIDA 2.0 innebär ingen revolution utan skall vara starten i en evolution av nästa generation FRIDA. Innehållsmässigt ska FRIDA 2.0 ha samma eller motsvarande funktionalitet som dagens FRIDA, men paketeringen ser annorlunda ut och sättet att använda systemets funktioner kan ha justerats. Bra att notera är att fordonsgas numera registreras i Kg istället för i NM3. Det som i FRIDA tidigare kallades Organisationsnod kallas numera för ett Avtalsområde, ett fordon tillhör ett avtalsområde. Varje avtalsområde kan ha flera avtal. Detta dokument har som syfte att stötta dig som Trafikföretag när du ska rapportera in fordon och produktionsdata. Trafikföretag är den part som levererar beställd eller upphandlad trafik och som rapporterar in trafik- och fordonsrelaterad information i FRIDA på uppdrag från en Trafikbeställare. Ett Trafikföretag kan ha olika roller på olika avtal och det finns dessutom olika kategorier av Trafikföretag beroende på hur de samarbetar med andra Trafikföretag. Avtalspart och underentreprenör, om avtalspart är trafikföretaget övergripande ansvarig för avtalet gentemot Trafikbeställaren. Om avtalsparten har underentreprenörer som är medlemsföretag så kallas det ett Samverkansbolag. Om ett trafikföretag är ett samverkansbolag kan de få rättigheten att administrera sina medlemsföretags fordon. Trafikbeställaren kan hjälpa till att sätta upp Samverkansbolag och medlemsföretag. Det kan vara olika kombinationer på olika avtal, om ni känner er osäkra kontakta Trafikbeställaren. Mail som rör t ex Fordonskontrollen skickas både till Samverkansbolag och Medlemsföretaget om det finns personer som har ansvar för t ex Fordonskontroll. Inrapporteringen för föregående år stänger den 31:a januari nytt år, men datum för inrapportering kan förlängas av Trafikbeställaren. Om ett år är stängt och man behöver registrera kontakta Trafikbeställaren. Nordic Port AB Sida 4 (36)

5 2 Inloggning Du loggar in med de användaruppgifter som du erhållit från Trafikbeställaren, klicka på Logga in (1) och skriv in Användarnamn och lösenord (2). Om man har glömt sitt lösenord, klickar man på Glömt lösenord så får man via mail instruktioner om nytt lösenord och hur man byter det (3). Efter 3 misslyckade försök låses inloggningen i 30 minuter, sedan kan man pröva igen Nordic Port AB Sida 5 (36)

6 2.1 Ändra Inloggningsuppgifter Man kan ändra sina inloggningsuppgifter när man har loggat in i FRIDA. 1. Klicka på ditt inloggningsnamn längst upp i höger hörna. 2. Välj Mina inställningar 3. Klicka på Byt lösenord 1 2 Här kan man se andra användare på trafikföretaget och dess kontaktuppgifter; dock kan man aldrig se andra personers lösenord. Lösenordet måste innehålla minst en siffra (0-9). Lösenordet måste innehålla minst 6 tecken. Lösenordet måste innehålla minst en liten bokstav. Lösenordet måste innehålla minst en stor bokstav 3 Nordic Port AB Sida 6 (36)

7 2.2 Behörighetsansvarig Om du är behörighetsansvarig har du möjlighet att lägga till och ta bort personer som skall arbeta i FRIDA. Det innebär att man kan ge olika behörigheter eller redigera i de behörigheter som Trafikbeställaren har tilldelat olika personer i organisationen. Är du osäker på behörigheten kontakta Trafikbeställaren. Klicka på Modulen System och Välj Trafikföretagsanvändare. Där väljer man lägg till och anger användarnamn och lösenord mm. 1 2 Nordic Port AB Sida 7 (36)

8 3 Navigering i FRIDA 3.1 Startsidan Startsidan i FRIDA visar de moduler som du som inloggad användare har tillgång till Modulväljare Möjlighet att välja Modul i en lista alltid synlig var du är navigerat i FRIDA 2. Favoriter Möjlighet att skapa favoriter för att förenkla navigering till de sidor man använder ofta 3. Egna inställningar Möjlighet att byta lösenord och se sina behörigheter 4. Moduler Fordon, Avtal, Miljöredovisning, Fordonskontroll, THR, System, Dokument och information 5. Meddelanden som också kommer som mail kan ses i Frida när man loggar in, dessa kan ses som en att göra lista som användaren kan klarmarkera när man utfört/rättat/fyllt i - genom att sätta status Utförd 6. Hem Huset klickar man på denna symbol så kommer man alltid till startsidan Nordic Port AB Sida 8 (36)

9 Har man väl navigerat in i en modul kan man antigen använda sig av menyraden (1) för att klicka sig vidare eller startsidans länkar (2). 4 3 För att skapa en favorit klickar man på flaggan (3). Favoritsidan återfinnes nu i Favoritlistan (4) Nordic Port AB Sida 9 (36)

10 3.2 Filtrera och exportera I alla de listor som visas i FRIDA kan man filtrera och sortera. Exempelvis Fordonsregister. Det finns olika filterfunktioner. Om man vill kan man sedan exportera till Excel (1). Klickar man på en rubrik ändrar man sorteringen. I FRIDA kan man nu också ändra urvalet av vilka fordon man vill se, det gör man via tratten (2) 2 1 Nordic Port AB Sida 10 (36)

11 4 Trafikföretag (TF) registrerar och kvalitetssäkrar fordon Trafikföretagsanvändare som är avtalspart eller underentreprenör på ett eller flera avtal skall registrera fordon på de avtalsområden dit avtal är kopplade. Det måste finnas avtal kopplade till ett visst trafikslag för att ett fordon av detta trafikslag ska kunna läggas till. Det är Trafikbeställarens ansvar. Avtalsområde har ersatt tidigare benämning Organisationsnod. Rättighet som krävs: TF-användare med skrivrättighet i Fordonsmodulen i de AO där avtal med detta TF som avtalspart eller underentreprenör finns. 4.1 Inrapportering Skapa, komplettera eller justera fordonsflotta För att hålla fordonsflotta uppdaterad finns ett antal operationer som Trafikföretaget ska genomföra. Navigera till Inrapporteringen via Fordon Inrapportering. Om man som Trafikföretagsanvändare tillhör ett Samverkansbolag och skall administrera ett medlemsföretags fordon navigera via Fordon Rapportera för och välj vilket av medlemsföretagen man önskar administrera för. Det kan gälla att lägga till fordon, ta fordon ur trafik, flytta fordon eller rapportera produktionsdata. Rörlig data har bytt namn till produktionsdata. 1 Nordic Port AB Sida 11 (36)

12 4.1.1 Lägg till med giltigt Fordons ID När ett helt nytt fordon ska börja användas i trafik ska funktionen Lägg till användas. Obs! Lägg aldrig till nytt fordon genom att byta FordonsID på ett befintligt fordon! Om ett fordon byts ut mot ett nytt så tas istället det gamla fordonet ur trafik och sedan använder man funktionen Lägg till. 1. Välj Lägg till och ange trafikslag och FordonsID. a. För trafikslagen buss och personbil görs slagning mot Transportstyrelsen och vissa uppgifter om fordonet hämtas baserat på det FordonsID som anges b. Ange trafikstartsdatum samt vilket Avtalsområde fordonet ska användas på c. Ange vilket Huvudavtal fordonet ska ha, dvs. vilket avtal i FRIDA förväntas fordonet huvudsakligen trafikera 2. När fordonet har skapats: Se över samtliga flikar i detaljfönstret och fyll i de uppgifter som efterfrågas a. Allmänt i. Om fordonet är Specialfordon ange detta ii. Internnummer iii. Fordonstatus iv. Förväntad avtalstillhörighet: Om fordonet förväntas användas på fler avtal än det avtal som står som Huvudavtal ska dessa avtal läggas till under Avtal 2 och Avtal 3. b. Tekniska data i. Fyll i alla efterfrågade uppgifterna. ii. Om svarsalternativ saknas finns möjlighet att skicka förfrågan till TB c. Produktion i. Se över eventuella schabloner (volym/mil) samt uppgifter om blandade drivmedel ii. Per trafikeringsperiod: Körsträcka eller timmar samt eventuell drivmedelsförbrukning fylls i en gång per inrapporteringsperiod, dvs. en gång per kvartal/tertial/halvår beroende på TBs systeminställning. Nordic Port AB Sida 12 (36)

13 4.1.2 Lägg till temporärt ID I de fall ett nytt fordon ännu inte fått ett giltigt FordonsID/registreringsnummer kan fordonet läggas till med Temporärt ID. Detta kan dock endast göras för fordon med trafikstart framåt i tiden, dvs. senare än idag, eftersom fordon i trafik idag ska ha ett giltigt Fordons-ID. 1. Följ stegen för Lägg till fordon enligt kapitel men ange Temporärt ID 2. När fordonet fått sitt giltiga Fordons-ID ska detta registreras på fliken Allmänt. Detta Fordons-ID ersätter då det Temporära IDt OBS! Produktionsdata per trafikeringsperiod kan inte registreras för fordonet förrän det fått sitt giltiga Fordons-ID Nordic Port AB Sida 13 (36)

14 4.1.3 Lägg till återanvänt Fordons-ID 1 I de fall ett nytt fordon har ett Fordons-ID som redan finns på ett fordon i FRIDA kommer Lägg till-dialogen visa information om det fordon som redan finns registrerat i FRIDA och är taget ur trafik. Utifrån denna information kan användaren bestämma om det är det befintliga fordonet som ska återtas i trafik, eller om det är ett nytt fordon som ska läggas till, dvs om Fordons-ID:t har återanvänts på annat fordon. Om ett nytt fordon läggs till görs slagning mot Transportstyrelsen och vissa uppgifter om fordonet hämtas baserat på det FordonsID som anges. 1 Ny funktionalitet i FRIDA 2 Nordic Port AB Sida 14 (36)

15 4.1.4 Kopiera I de fall fler fordon ska ha i stort sett samma egenskaper som ett annat fordon kan man använda funktionen Kopiera 1. Välj originalfordon genom att klicka i kryssrutan framför raden och därefter Kopiera 2. Fyll i grunduppgifter om kopian ange Regnummer Alla uppgifter exklusive fordonsunika uppgifter samt uppgifter om produktionsdata kopieras till det nya fordonet 3. Komplettera det nyskapade fordonet med uppgifter som saknas Nordic Port AB Sida 15 (36)

16 4.1.5 Ta ur trafik Om ett eller flera av befintliga fordon inte längre ska köra för ett TF ska fordonet tas ur trafik. Det finns också möjlighet att byta Avtalsområde om man har registrerat på felaktigt Avtalområde dvs. innan man har registrerat produktionsdata. Det som händer är att fordonet flyttas till annat AO med samma startdatum. 1. Välj ett eller flera fordon och därefter Ta ur trafik, det finns också möjlighet att se knappen Ta ur trafik på fliken Allmänt. 2. Ange sista trafikeringsdatum för fordonet/n Fordon som lagts till för mindre än 30 dagar och endast har en trafikeringsperiod och ingen produktionsdata kan i detta steg raderas. 3. Sista trafikeringsdag blir slutdatum på den trafikeringsperiod som är öppen Fordon som tagits ur trafik är nu tillgänglig för att tas i trafik av samma eller annat TF vid senare tillfälle OBS! Säkerställ att produktionsdata är ifylld för den trafikeringsperiod som avslutades i och med att fordonet togs ur trafik. OBS! Om inte mer än 30 dagar har gått sedan registreringen av fordonet kan fordonet raderas via Ta ur trafik 1 1 Nordic Port AB Sida 16 (36)

17 4.1.6 Ta i trafik I de fall ett fordon som tidigare använts i FRIDA ska återtas i trafik kan funktionen Ta i trafik användas. 1. Välj fordon att ta i trafik genom att ange Fordons-ID och trafikstartsdatum alternativt välj trafikslag och trafikstartsdatum för att välja från lista med fordon som tagits ur trafik Lista finns endast tillgänglig om TB har valt detta som inställning OBS! listan visar endast fordon som tagits ur trafik de senaste 12 månaderna 2. För trafikslagen buss och personbil görs slagning mot Transportstyrelsen och vissa uppgifter om fordonet hämtas baserat på det FordonsID som anges/väljs Nordic Port AB Sida 17 (36)

18 4.1.7 Flytta I de fall ett fordon ska trafikera avtal som finns i andra avtalsområden än de som de tidigare har trafikerat kan funktionen Flytta användas. OBSERVERA att ni som Trafikföretag nu kan ta Ur trafik samma dag vilket innebär att ni slipper rapportera 1 km för att slippa felaktigheter. 1. Välj fordon och därefter Flytta 2. Ange vilka uppgifter som ska gälla efter flytt Ny trafikeringsperiod skapas för fordonet på det nya avtalsområdet OBS! Säkerställ att produktionsdata är ifylld för den trafikeringsperiod som avslutades i och med flytten. OBS! Om man önskar byta Avtalsområde på ett fordon kan man ändra det på fordonet enligt nedan, dock kan man inte flytta ett fordon till ett annat Avtalsområde om man har rapporterat in Produktionsdata. Nordic Port AB Sida 18 (36)

19 Nordic Port AB Sida 19 (36)

20 4.1.8 Byta huvudavtal på ett fordon I de fall fordon skall fortsätta köra på ett nytt avtal i FRIDA alternativt skall byta huvudavtal skall man som Trafikföretag uppdatera detta i FRIDA. Om avtalet finns i ett annat Avtalsområde skall fordonet flyttas och det gör man enligt tidigare instruktioner i kapitel Om det nya avtalet finns tillgängligt i samma Avtalsområde som tidigare avtal byter man Avtal 1 Huvudavtal enligt nedan: Navigera till Inrapporteringssidan och markera fordonet. Klicka fliken Allmänt och expandera rubriken Förväntad avtalstillhörighet Klicka på knappen Lägg till och välj datum för byte av Huvudavtal, observera att man inte kan välja ett datum bakåt i tiden utan enbart framåt i tiden Välj sedan Vilket avtal som skall vara det planerade Huvudavtalet. Nordic Port AB Sida 20 (36)

21 4.2 Inrapportering status på fordon För att TF snabbt ska få överblick över statusen på de fordon som finns registrerade finns det en statussymbol i tabellen med fordon på sidan Inrapporteringen. Statussymbolen avser aktuellt inrapporteringsår, dvs. det inrapporteringsår som användaren valt i sidans filter i det fall det finns fler än ett år öppet. OBS! Statusikonen uppdateras i sin helhet efter att en systemberäkning gjorts. Det kan därför dröja från det att fordonets uppgifter har kompletterats till det att statusikonen justeras. Grön ikon Inga uppgifter saknas om fordonet Gul ikon Systemet förväntar sig att data ska rapporteras inom en viss tid, men det är ännu inte ett fel att data saknas. Tex när produktionsdata ska rapporteras efter att en inrapporteringsperiod är slut men datumet för sista tillåtna rapportering inte har passerat. Röd ikon Det saknas obligatoriska uppgifter om fordonet alternativt har ifyllda uppgifter gett upphov till fel Ikon med utropstecken Fordon med Temporärt ID, dvs fordon som ännu inte har fått sitt FordonsID. Dessa fordon kan inte användas i trafik innan FordonsID registrerats. Ikon med frågetecken Fordon som ännu inte har genomgått en systemberäkning och därmed inte har fått en status enligt ovan. Nordic Port AB Sida 21 (36)

22 4.3 Rapportera för Samverkansbolag Om Trafikföretaget är ett Samverkansbolag efter överenskommelse med Trafikbeställaren, kan Samverkansbolaget administrera medlemsföretagens fordon och det är överenskommet med Trafikbeställaren. Samverkansbolaget väljer då istället Rapportera för istället för Inrapportering och väljer det Medlemsföretag (Trafikföretag) vars fordon man önskar administrera. Önskar man byta Medlemsföretag så klickar man på tratten och väljer ett annat Trafikföretag. 4.4 Kontrollera datakvalitet på befintliga fordon För ett TF finns det olika sätt att få överblick på de data som finns om fordonen samt vilka eventuella fel som finns och behöver rättas. Det naturliga valet är att TF hela tiden ser till att fordonen i listan på sidan Inrapportering har en grön statusikon. I de fall det finns fordon med annan statusikon bör åtgärder vidtas. Nordic Port AB Sida 22 (36)

23 4.4.1 Inrapporteringens vy: Rättning I vyn Rättning på sidan Inrapportering visas endast de attribut som gett upphov till ett fel. TF kan här snabbt få överblick på samtliga fel som finns på ett fordon och kan även rätta alla fel samtidigt. Vid så kallade sambandsfel, dvs flera uppgifter om fordonet är inblandade i bedömningen som gett den aktuella felkoden, kan uppgifter som ser korrekta ut visas i Rättningsvyn. Detta på grund av att systemet inte alltid kan veta vilken/a av ingående uppgifter som är felaktig/a innan en beräkning av inrapporterad data har gjorts. Nordic Port AB Sida 23 (36)

24 4.4.2 Kvalitetskontroll: Felaktiga data och felaktiga fordon Det är också möjligt att utifrån organisationsstrukturen kontrollera hur kvaliteten på fordonsdata ser ut, antingen per felkod eller per fordon. I båda fallen kan TF-användaren nå fordonet som ger upphov till felet genom att klicka på länken Detaljer som leder till rättningsvyn enligt ovan. Vy: Felaktiga data visar antalet fel av varje felkod, hur många fordon som har detta fel i vald del av organisationsstrukturen, vilka fordonsindivider som har felet. För varje fordonsindivid finns en länk till rättningssida. Nordic Port AB Sida 24 (36)

25 Vy: Felaktiga fordon visar alla fordon som har något fel, vilka felen är samt en länk till fordonsindividens rättningssida. Nordic Port AB Sida 25 (36)

26 4.5 Fordonsregister Historiklogg I Fordonsregistret finns nu möjlighet att se en Historiklogg över när fordonet har uppdaterats och av vem. Nordic Port AB Sida 26 (36)

27 4.6 Fordonsrapporter En användare kan ta fram egna Fordonsrapporter med de fordon som finns registrerade i FRIDA eller använda de rapporter Trafikbeställaren skapat. Rapporterna kan tas ut i Excel. Navigera till Fordon Rapporter Fordonsrapporter. Genom att klicka på kolumner (1) kan användaren lägga till vilka fordonsfält som skall vara med i rapporten. Vill man sedan spara framtagen rapport som en mall, klicka på Mall (2) och välj Intern eller Egen mall. Intern mall kan alla på Trafikföretaget använda och Egen kan enbart användas av användaren som skapat mallen. Exportera för att få ut till Excel Nordic Port AB Sida 27 (36)

28 5 Årlig kvalitetsgranskning avtal Varje år skall avtalen ni har med Trafikbeställaren granskas, den användare som är ansvarig för Avtalsmodulen hos avtalspart kommer att få mail och meddelande om detta. Om avtalspart är Samverkansbolag kommer mail enbart att gå till Ansvarig i avtalsmodulen för hos samverkansbolaget. 6 Rapporter och Nyckeltal Som trafikföretag kan man logga in i FRIDA och ta de fram olika rapporter och uppföljningar för att se hur man uppfyller kraven som ställts i upphandlingen. Nordic Port AB Sida 28 (36)

29 6.1 Avtalsrapporter Som trafikföretag har ni möjlighet att göra en Avtalsuppföljning dvs. se om ni följer de avtalskrav som Trafikbeställaren har lagt in i FRIDA. För att navigera till Uppföljning per Kontrakt för ett år Avtal Uppföljning Avtalsuppföljning Det första man får göra är att välja vilka avtal man vill titta på, beroende på om man är avtalspart eller underentreprenörkan man se olika avtalsparter. Välj avtalspart och avtal och klicka på OK. Nu kan man se vilka avtal som klarar kraven på avtalet under förutsätning att avtalsparten har valt att lägga till krav för uppföljning. Kontakta Trafikbeställaren om ni har frågeställningar kring avtalsuppföljning. Nordic Port AB Sida 29 (36)

30 6.2 Nyckeltal För att se nyckeltal kring Fordon och Miljö för de fordon som ligger inne i Frida navigera till Nyckeltal Fordon Nyckeltal Nordic Port AB Sida 30 (36)

31 7 Fordonskontroll Om en kontroll genomförs av Trafikbeställaren på ett fordon och kontrollen blir underkänd dvs. någon eller några punkter måste åtgärdas så skickas precis som tidigare ett mail till den hos Trafikföretaget som har ansvar för Fordonskontroll. När ansvarig hos Trafikföretaget loggar in i FRIDA syns ett meddelande om att det finns Meddelande om underkänt fordon. Klickar man upp meddelandet kan man komma direkt till kontrollen och om man sedan vill ändra status på meddelandet kan man göra detta. Om man ändrar status på meddelandet till Utförd så innebär det enbart att meddelandet släcks, inte att det går ett meddelande till Fordonskontrollanten om att åtgärd är utförd. Meddelanden är enbart som en kom ihåg lista Nordic Port AB Sida 31 (36)

32 Status & Översikt genomförda kontroller För att få en sammanställning över de senaste kontrollerna navigera till Fordonskontroll Uppföljning Status & Översikt. Om man önskar ändra period klicka på den lilla tratten (1) och välj annan period. I dialogrutan (2) kan man också göra andra val av vad man vill titta på. Genom att klicka på protokoll-id numret öppnas protokollet. Det finns många fler uppföljningssidor där man kan filterar fram sina protokoll och även exportera ut till Excel. 1 2 Nordic Port AB Sida 32 (36)

33 7.1 Meddelande till kontrollant För att meddela kontrollanten när man har åtgärdat felet på fordonet navigera till Fordonskontroll Fordonskontroller Efterkontroller. Sök fram fordonet och klicka på Skicka meddelande till kontrollant (1). Om den högra sidan inte visar protokoll enligt nedan, klicka på knapparna som delar skärmen i två delar (2). Man kan skicka meddelande flera gånger om det är olika saker som åtgärdas. Meddelandehistorik finns på samma ställe. 2 1 Nordic Port AB Sida 33 (36)

34 8 Miljöredovisning När ansvarig hos Trafikföretaget får mail om att Miljöredovisning skall redovisas skall ansvarig logga in i FRIDA och klicka på Miljöredovisning Välj Inrapportering Besvara och granska Välja avtal och klicka på Besvara en dialogruta öppnas med ett frågeformulär. 1 Nordic Port AB Sida 34 (36)

35 9 THR trafikhändelserapportering För att rapportera in en händelse manuellt i FRIDA välj Inrapportering Trafikhändelser 1 2 Nordic Port AB Sida 35 (36)

36 10 Vid frågor Detta dokument ger dig den start som behövs för att komma igång med FRIDA. Om du har några frågor kring behörigheter eller andra FRIDA relaterade frågor kontakta Trafikbeställaren. Nordic Port AB Sida 36 (36)