KOM IGÅNG MED FRIDA. Maj Nordic Port AB Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 1 (20) GÖTEBORG

Transkript

1 KOM IGÅNG MED FRID Maj 2018 Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 1 (20)

2 FRID ffärskoordinatorer VT Innehållsförteckning 1 Inledning FRID och FRID Inloggning Ändra Inloggningsuppgifter Inställningar Navigering Startsidan Filtrera och exportera vtalets livscykel i FRID Månadsrapporten Rapportpaketet Fordonsplan enbart BUSS dministration avtal vtalskrav (Miljö/Funktion) vtalsuppföljning Årlig granskning avtal vtal i organisationsstrukturen Fordonsmodulen Besiktningstjänsten Fordonsrapporter Fordonskontroll Trafikhändelser Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 2 (20)

3 FRID ffärskoordinatorer VT 1 Inledning FRID och FRID 2 FRID 2.0 innebär ingen revolution utan skall vara starten i en evolution av nästa generation FRID. Innehållsmässigt ska FRID 2.0 ha samma eller motsvarande funktionalitet som dagens FRID, men paketeringen ser annorlunda ut och sättet att använda systemets funktioner kan ha justerats. Bra att notera är att fordonsgas numera registreras i Kg istället för i NM3. Det som i FRID tidigare kallades Organisationsnod kallas numera för ett vtalsområde, ett fordon tillhör ett avtalsområde. Varje avtalsområde kan ha flera avtal. Ett Trafikföretag kan ha olika roller på olika avtal, avtalspart och underentreprenör. Om ett Trafikföretag har trafikföretag som är medlemsföretag så kallas det ett Samverkansbolag. Om ett trafikföretag är ett samverkansbolag kan de få rättigheten att administrera sina medlemsföretags fordon. Trafikbeställaren kan hjälpa till att sätta upp Samverkansbolag och medlemsföretag. Det kan vara olika kombinationer på olika avtal. Mail som rör t ex Fordonskontrollen skickas både till vtalspart och Fordonsägare om det finns personer som har ansvar för t ex Fordonskontroll. 2 Inloggning Om man glömmer sitt lösenord, kan man begära ett nytt lösenord genom att klicka på Glömt lösenord. FRID inloggningen låser sig efter 3 försök om felaktigt lösenord anges vid inloggning och är då låst i 30 minuter. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 3 (20)

4 FRID ffärskoordinatorer VT 2.1 Ändra Inloggningsuppgifter Man kan ändra sina inloggningsuppgifter när man har loggat in i FRID. 1. Klicka på ditt inloggningsnamn längst upp i höger hörna. 2. Välj Mina inställningar 3. Klicka på Byt lösenord Här kan man se andra användare och dess kontaktuppgifter; dock kan man aldrig se andra personers lösenord. Lösenordet måste innehålla minst en siffra (0-9). Lösenordet måste innehålla minst 6 tecken. Lösenordet måste innehålla minst en liten bokstav. Lösenordet måste innehålla minst en stor bokstav Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 4 (20)

5 FRID ffärskoordinatorer VT 2.2 Inställningar I FRID kan man om man är avtalsansvarig sätta att man önskar mail gällande Fordonskontroller och THR-händelser på de avtal som man är avtalsansvarig för. Detta skall redan vara satt för ffärskoordinatorer. Önskar man sätta andra intresseområden för t ex olika filtreringar i Fordonskontrollen kan man göra detta genom att ändra detta under Mina inställningar. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 5 (20)

6 FRID ffärskoordinatorer VT 3 Navigering 3.1 Startsidan Startsidan i FRID visar de moduler som du som inloggad användare har tillgång till 1. Modulväljare Möjlighet att välja Modul i en lista alltid synlig var du är navigerat i FRID 2. Favoriter Här hittar man de favorit-sidor man har markerat, se mer nedan hur man lägger till en favorit. 3. Egna inställningar Möjlighet att byta lösenord och se sina behörigheter 4. Moduler Fordon, vtal, Miljöredovisning, Fordonskontroll, THR, System, Dokument och information 5. Meddelanden som också kommer som mail kan ses i Frida när man loggar in, dessa kan ses som en att göra lista som användaren kan klarmarkera när man utfört/rättat/fyllt i - genom att sätta status Utförd 6. Hem Huset klickar man på denna symbol så kommer man alltid till startsidan Har man väl navigerat in i en modul kan man antigen använda sig av menyraden för att klicka sig vidare eller startsidans länkar. För att skapa en favorit klickar man på flaggan. Favoritsidan återfinnes nu i Favoritlistan Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 6 (20)

7 FRID ffärskoordinatorer VT På många av sidorna i FRID är det en tabell på högra sidan och om man klickar på en rad så öppnar sig ett fönster till vänster med detaljer för gällande markering. Om man önskar ändra förhållandet på fönstren kan man dra i delaren med musmarkören. Om man vill dölja detaljfönstret helt eller ta fram det klicka på knappar som visar/döljer detaljsidan. 3.2 Filtrera och exportera I alla de listor som visas i FRID kan man filtrera och sortera. Exempelvis Fordonsregister. Det finns olika filterfunktioner. Om man vill kan man sedan exportera till Excel. Klickar man på en rubrik ändrar man sorteringen. I FRID kan man nu också ändra urvalet av vilka fordon man vill se, det gör man via tratten eller välja olika filter i kolumnhuvudet. På många sidor i FRID gällande Uppföljning så anger man i dialogrutor inställningar gällande urval som sedan sparas. Önskar man sedan ändra detta så klickar man som användare på tratten Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 7 (20)

8 FRID ffärskoordinatorer VT Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 8 (20)

9 FRID ffärskoordinatorer VT 4 vtalets livscykel i FRID Ett vtal i FRID har olika lång livslängd men livscykeln ser likadan ut för alla vtal. Detta dokument hanterar aktiviteter som genomförs under vtalsperioden. Både TB och TF kan ta fram samma rapporter och uppföljningar inför månadsavstämningar, dessa rapporter återfinns också i Navet där Trafikföretagen kompletterar med ev. analyser. Följande kommer att tas upp i detta dokument: Månadsrapporten - Rapportpaketet Fordonsplan enbart Buss o Hela avtalsperioden o Just nu o Månad vtalskrav o Miljö o Funktion o Val av period vtalsuppföljning o År o Kvartal dministration avtal o Planerat antal fordon o Kvalitetsgranskning Fordonsmodulen o Temp-id o Inrapportering o Kvalitetsgranskning Fordon o Besiktningstjänsten Fordonskontroll o Underkända efterkontroller o Efterkontroller Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 9 (20)

10 FRID ffärskoordinatorer VT 4.1 Månadsrapporten Rapportpaketet De rapporter som ligger till grund för del av månadsrapporten kommer ifrån FRID, observera att detta kan variera beroende på trafikslag. Rapportpaketet hittar man under modulen rapporter 4.2 Fordonsplan enbart BUSS Fordonsplan visar planerade fordon på ett avtal, dvs. det huvudavtal som Trafikföretaget har satt på ett fordon. Fordonsplan hittar man under modulen vtal. Planen visar hela avtalperioden och alla fordon som haft, har eller planeras få avtalet som huvudavtal. Vill man se hur fordonen som finns på Fordonsplan möter ålderskraven just nu kan man ta fram detta genom att klicka på tratten och välja Just nu, man kan även välja annat datum är dagens datum. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 10 (20)

11 FRID ffärskoordinatorer VT Vill man hellre se en specifik månad, kan man välja detta genom att klicka på Månad och sedan tratten om man vill byta månad Det finns möjlighet att se om ett fordon tagits ur trafik, bytt huvudavtal under perioden eller om ett temporärt id används, förklaringarne finns längst ned i planen. 4.3 dministration avtal Om antal planerade fordon ändras kan ni som ffärskoordinatorer uppdatera detta på de avtal som ni är ansvariga för. Navigera till vtalsregistret i FRID enligt följande: vtal vtalsregister Sök upp avtalet ni önskar ändra på och klicka på fliken Fordon, under Personkilometer och Planering kan ni ändra antal fordon per år. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 11 (20)

12 FRID ffärskoordinatorer VT 4.4 vtalskrav (Miljö/Funktion) Det finns möjlighet att se hur Trafikföretagen uppfyller ställda krav gällande Funktion och Miljö, inte enbart via Månadsrapporten. Navigera till vtalskrav(miljö/funktion) i vtalsmodulen. Via filter i dialogruta kan användaren välja period och vtalsområde. Som standard visas Funktionskrav men användaren kan byta till att visa Miljökrav Önskar man ta redan på mer detaljer kring vilka fordon som ligger bakom utfallet, kan användaren välja att göra en vtalsuppföljning. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 12 (20)

13 FRID ffärskoordinatorer VT 4.5 vtalsuppföljning Det finns möjlighet att göra en vtalsuppföljning och ta fram per avtal t ex Drivmedelsförbrukning, genom att navigera till vtal Uppföljning vtalsuppföljning kommer en dialog upp, där man anger vtalspart och vtal. Man kan själv välja vad man önskar följa upp genom att klicka på Uppföljning av och välja vad man önskar följa upp t ex Drivmedelskrav. Eller så kan man använda sig av mallar som skapats för uppföljning, dessa återfinnes under Mallar. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 13 (20)

14 FRID ffärskoordinatorer VT Vill man som användare skapa en egen mall efter att man hämtat in det man önskar följa upp via Uppföljning av. Klicka på Mallar och skriv in namnet på mallen och välj sedan att Spara som ny mall. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 14 (20)

15 FRID ffärskoordinatorer VT 4.6 Årlig granskning avtal I FRID finns det stöd för att årligen genomföra en granskning av avtal som gäller föregående år. Processen innebär att trafikföretaget får ett mail med uppmaning att granska och digitalt ange att man tittat över avtalet och anser sig har rapporterat korrekt. Nästa steg är att vtalsansvarig hos trafikbeställaren får samma uppmaning. Den Årliga granskningen finner man som avtalsansvarig här i modulen vtal: 4.7 vtal i organisationsstrukturen Om man vill se vilka avtal som är kopplade till respektive vtalsområde kan man navigera till följande sida, Organisationsstruktur vtal. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 15 (20)

16 FRID ffärskoordinatorer VT 5 Fordonsmodulen Det finns möjlighet att se om allt är rapporterat på fordonen både produktionsdata och andra attribut tex Destinationsskylt, m något saknas som Västtrafik angivit som obligatorisk är fordonen Röda om något saknas som ej är obligatoriskt men som Västtrafik önskar få ifyllt är fordonet Gult om allt är rapporterat är fordonet Grönt. Genom att klicka på Rättning ser man vad som är felaktigt. Om ett fordon har ett Temorärt-ID dvs. Trafikföretaget har inte fått registreringsnummer än så visas det en grå ikon istället för en röd, gul eller grön markering. Den dagen som fordonet går i trafik och det saknas giltigt registreringsnummer så kommer marekeringen för fordonet att bli röd. Följa upp Inrapporterad data via Kvalitetsgranskningsfunktionen. Navigera till Fordon Uppföljning Kvalitetskontroll fordon. Här ser man fordon som alternativt saknar obligatorisk data eller om FRID upptäcker andra felaktigheter. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 16 (20)

17 FRID ffärskoordinatorer VT 5.1 Besiktningstjänsten Besiktningstjänsten i FRID visar precis som tidigare om ett fordon (Personbil och Buss) har tillstånd för yrkesmässig trafik och om fordonet har en giltig besiktning. Mail skickas till vtalsansvarig om något av detta inte skulle uppfyllas. Som standard visas de fordon som har godkända besiktningar men som skall besiktiga inom 30 dagar alternativt har fordon som saknar Tillstånd för yrkesmässig trafik men antal dagar utan tillstånd. För att ändra urvalet till att visa ev. körförbud eller om fordonet saknar tillstånd för yrkesmässigtrafik, klickar man på rutan nedan och väljer Passerat datum. För att se Historik väljer man menyn Historik Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 17 (20)

18 FRID ffärskoordinatorer VT 5.2 Fordonsrapporter En användare kan ta fram egna Fordonsrapporter med de fordon som finns registrerade i FRID eller använda redan färdiga mallar. Rapporterna kan tas ut i Excel. Navigera till Fordon Rapporter Fordonsrapporter. Genom att klicka på Kolumner kan användaren lägga till vilka fordonsfält som skall vara med i rapporten. Vill man sedan spara framtagen rapport som en mall, klicka på Mall och välja Egen mall, som enbart kan användas av användaren som skapat mallen, val kan bero på behörighet. Exportera för att få ut till Excel. När man klickar på kolumner kan man välja att ang t ex Buss som trafikslag då visas enbart attribut som används för bussar i FRID. Markera sedan attribut och välja Flytta valda. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 18 (20)

19 FRID ffärskoordinatorer VT 6 Fordonskontroll I modulen Fordonskontroll kan man ta fram olika rapporter t ex Underkända efterkontroller och Efterkontroller. Efterkontroller används för det interna målkortet för Västtrafik och Underkända efterkontroller är vitesunderlag för de avtal som använder viten i Fordonskontrollen. I rapporten Underkända efterkontroller kan man via tratten byta månad. Figur 1 Underkända efterkontroller I rapporten Efterkontroller kan man klicka på siffrorna till höger för att ta fram vilka fordon det gäller, efter det att man angivit typ av kontroll, kontroll underkänd vid och trafikföretag. Det är 3 parametrar som skall anges innan rapporten visas. Klicka på tratten om urval skall ändras. Figur 2 Efterkontroller Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 19 (20)

20 FRID ffärskoordinatorer VT 7 Trafikhändelser För att titta på Trafikhändelser klickar man sig in i THR-modulen, man kan titta både på Uppföljning och Rapporter. Nordic Port B Mölndalsvägen 93 Tfn: Sida 20 (20)