OBS! Applikationen uppdateras då och då vilket innebär att även instruktionen kan ändras något.

Transkript

1 Arrangemang via webb Arrangemang via webb eller Registrera arrangemang är en webbapplikation där cirkelledare samt utbildnings- och studieansvariga kan logga in och anmäla nya arrangemang samt anmäla deltagare. Detta istället för att fylla i ex. ett word-dokument, som sedan måste knappas in manuellt av en handläggare, i Studiefrämjandets rapporteringsprogram Gustav. Arrangemanget registreras sedan som ett preliminärt arrangemang i Gustav tills handläggaren godkänt det. OBS! Applikationen uppdateras då och då vilket innebär att även instruktionen kan ändras något. Till att börja med får du en webbinloggning av oss, skickad till din registrerade e-postadress, ungefär enligt bilden nedan. För att ditt konto ska vara komplett, behövs ett fullständigt personnummer samt e-postadress. Flöde E-lista på webben Logga in via Väl inloggad ser du en sida uppdelad i tre olika sektioner; Skapa nytt, ej slutförda samt slutförda arrangemang. I listan med Ej slutförda återfinns de arrangemang där du påbörjat din registrering av ett arrangemang, men inte slutfört, genom att gå igenom de tre stegen som registreringen omfattar. 1 (7)

2 Sektionen längst ned med slutförda arrangemang visar arrangemang som skickats till Studiefrämjandet. Sektionen har tre olika flikar; Redigerbara - arrangemang som ännu inte godkänts av Studiefrämjandet och som fortfarande är redigerbara från webben. Pågående - här syns de arrangemang som du skapat som också godkänts av Studiefrämjandet. Arrangemanget är här inte redigerbart längre, utan alla förändringar måste meddelas Studiefrämjandet på annat sätt. Slutförda här visas arrangemang som du skapat och som slutförts, dessa är inte redigerbara. Längst ner i alla bilder återfinns tre bilder som kan vara till hjälp. Frågetecknet - hur fungerar Registrera arrangemang? E-post - kontakta Studiefrämjandet Telefonen - kontakta Studiefrämjandet 2 (7)

3 För att skapa ett nytt arrangemang klickar du på någon av de tre knapparna längst upp i bild, beroende på vilken typ av arrangemang du vill registrera. Vyn för Skapa ny studiecirkel 3 (7)

4 Studieförbundets uppgifter; Välj kontor Beroende på vart du befinner dig i landet, kommer du här ha olika val. Välj det kontor där du har din kontakt alt. väljer du det översta som är avdelningsnamnet. Ansvarig för arrangemanget på Studiefrämjandet Här anger du din kontaktperson på Studiefrämjandet. Du kan ha flera i din lista, det styr din lokalavdelning. Välj samverkanspart Här står den förening eller grupp du tillhör. Tillhör du flera, kan du scrolla i listen och välja den förening arrangemanget gäller. Arrangemang; Fyll i arrangemangets namn och välj kommun. Välj målgrupp Är det inte ett arrangemang med en specifik målgrupp i listan, väljer du Ej målgrupp enligt tidigare definition Beskriv vad arrangemanget innehåller Material Saknas ditt material i en lista på vänster sida, eller saknas listan helt, som i detta fall, notera ett eventuellt material i textfältet på höger sida. Ämne väljer din handläggare. 4 (7)

5 Lokal och tid; Ange startdatum, starttid, sluttid och antal sammankomster. Ange antal studietimmar (á 45 min) per sammankomst: Anger du ex. tiden , kommer du bara att kunna ange max antal studietimmar 2, så listan ändras efter vilken start- och sluttid du anger. Obs! Du får ett felmeddelande om arrangemanget har färre än 3 sammankomster och är färre än 9 studietimmar eller har en inkorrekt beräkning mellan din tidsangivelse, antal sammankomster och antal studietimmar. Markera även de veckodagar arrangemanget genomförs. Kan det vara alla dagar - fyller du i alla dagar. Välj lokal eller om lokal saknas i listan, noterar du önskad lokal i textfältet bredvid. Steg 2 När du är färdig med steg 1 klickar du dig vidare längst ner på sidan till steg 2. Om du har missat obligatoriska uppgifter, kommer sidan att uppdateras med information om vad du behöver fylla i för att kunna fortsätta till steg 2. I och med att du klickar vidare dig till steg 2, sparas det du hittills registrerat per automatik och arrangemanget återfinns i listan för Ej slutförda arrangemang på första sidan. Om du vill se din startsida, alltså översikten över dina arrangemang, klickar du på Mina arrangemang, uppe i högra hörnet. 5 (7)

6 Lägga till ledare och deltagare genom att klicka på Lägg till och du hamnar i vyn nedan. Du söker efter ledare och deltagare via fullständigt personnummer. De senast använda visas i en lista nedanför för att man på ett enkelt sätt ska kunna välja dessa utan att söka. När alla ledare och deltagare valts går man vidare till steg 3. Här visas först en översikt över det som registrerats. Genom att klicka på skicka till studieförbundet sparas arrangemanget definitivt och skickas till Studiefrämjandet i avvaktan på godkännande därifrån. Här kan även översikten tillsammans med lista över alla ledare och deltagare skrivas ut. Obs! Detta ersätter inte den faktiska närvarolistan. 6 (7)

7 Om du valt en cirkelledare som har ett E-konto (en ledare som sköter sin rapportering digitalt), får ledaren arrangemanget i sin inloggning, efter att Studiefrämjandet godkänt arrangemanget. Har du valt en ledare, som inte har ett E-konto skickar Studiefrämjandet cirkellistan på papper via vanlig postgång till cirkelledaren eller dig beroende på vad som är överenskommet. Har du frågor kring applikationen, kontakta Studiefrämjandet på din ort. 7 (7)