Granskning av kommunens engagemang i Fanerduns etablering

Transkript

1 1(20) Revisionsrapport Granskning av kommunens engagemang i Fanerduns etablering Kalmar kommun Februari 2009 Olle Nilsson Pär Sturesson

2 2(20) Olle Nilsson Senior Manger Pär Sturesson Certifierad kommunal revisor

3 3(20) Innehållsförteckning 1 Bakgrund, revisionsfrågor och revisionsmetod Iakttagelser Händelseförlopp Organisation och ansvarsfördelning Riskanalyser Avtal mellan Kalmar kommunen och bolag ingående i Fanerduns koncern Kommunens bolag och dess roll i etableringen av Fanerdun Andra aktörers roll Ekonomi Revisionell bedömning Har Kalmar kommun skött etableringen av Fanerdun på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen varit tillräcklig Kontrollfrågor Erfarenheter och förbättringsområden...19

4 1 Bakgrund, revisionsfrågor och revisionsmetod I Kalmar har en kinesisk investerare påbörjat en etablering av ett grossistcenter. Etableringen har ställt stora krav på Kalmar kommun. Det har krävts ganska omfattande åtgärder och aktiviteter från kommunens sida för att etableringen ska kunna genomföras. Revisionsfrågan är om kommunen i samband med etableringen har skött verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synvinkel tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen varit tillräcklig. Kontrollfrågor: Står resultatet som uppnåtts hittills i proportion till kommunens insats både vad avser nerlagd arbetstid och gjorda investeringar? Vilka avtal finns mellan Kalmar kommun och Fanerdun? Har dessa åtaganden infriats? Gjorde kommunen någon riskanalys innan projektet påbörjades? Vilken bedömning görs av projektet just nu och vad grundar kommunen denna bedömning på? Vilka investeringar i infrastruktur har Kalmar kommun gjort för att möjliggöra etableringen? Har nerlagd arbetstid kostnadsberäknats? Vilka insatser har Kalmar Airport gjort för att underlätta Fanerduns etablering? Vilka roller har Kalmar Kommunbolag och Industriparken i Kalmar AB haft i samband med etableringen? Vilka fordringar har Kalmar kommun och dess bolag på Fanerdun idag? Vilka roller har regionförbundet och andra institutioner haft i samband med etableringen? I samband med granskningen har intervjuer skett med följande personer. Johan Persson, kommunalråd, Göran Häggfors, kommunalråd, Roland Karlsson, kommunchef, Thomas Davidsson, näringslivschef, Martin Storm, samhällsbyggnadschef, Lars Malmborg, VD för Industriparken i Kalmar AB och strategisk rådgivare i projektet, Ronny Nilsson, strategisk rådgivare i projektet, Helena Nilsson områdesansvarig för näringslivsfrågor på Regionförbundet i Kalmar län och under en period biträdande projektledare i Fanerdunprojektet och Magnus Gustavsson, Regionförbundets i Kalmar län och Invest in Sweden Agency (ISA:s) representant. Vidare har den dokumentation såsom minnesanteckningar, avtal, externa rapporter, protokoll och underliggande beslutsunderlag med mera granskats. Intervjuerna och dokumentationsgranskningen ligger till grund för vår analys. 4

5 2 Iakttagelser 2.1 Händelseförlopp En beskrivning av händelseförloppet utifrån kommunens perspektiv kan göras genom en sammanställning av den politiska behandlingen av etableringen av Fanerdun i Kalmar. Här följer en sammanställning från den 17 augusti 2006 till den 14 oktober 2008 som har gjorts av stadssekretaren i Kalmar kommun. Arbetsutskottet 17 augusti 2006, 169: Information om besök - uppdrag att fortsätta förhandlingarna - rätt att underteckna eventuell avsiktsförklaring (med förbehåll) Arbetsutskottet 19 augusti 2006, 170: Investeringsavtal med Fanerdun Group AB m.m. Uppdrag att ta fram förslag till projektorganisation för det kommande samarbetet med Fanerdun. Uppdrag till Ronny Nilsson att - i samband med sitt pågående besök i Kina - för kommunens räkning träffa representanter för Fanerdun. Kommunfullmäktige 28 augusti 2006: Sammanträdet inleddes med en information om förslag till investeringsavtal med Fanerdun Group AB Arbetsutskottet 22 augusti 2006, 171: Förslag till organisation och budget för Projekt Fanerdun Näringslivschef Thomas Davidsson utses som projektledare och får vissa uppdrag. Utvecklingschef Kyrre Dahl får vissa uppdrag - att redovisa konsekvenserna för utvecklingsprogrammet och förslag till hur Fanerdun ska presenteras på Forum i oktober. Översiktsplanerare Lena Rönning får i uppdrag att redovisa konsekvenserna för Norra Kalmar Arbetsutskottet 29 augusti 2006, 172: Förslag till organisation och budget för Projekt Fanerdun (justering av tidigare förslag). Som en konsekvens av detta - förslag till utökade budgetramar för kommunledningskontoret. Arbetsutskottet 29 augusti 2006, 173: Uppdrag att utreda konsekvenser för projektet Idrottssatsningar till följd av avtalet med Fanerdun Kommunstyrelsen 4 september 2006, 175, Kommunfullmäktige 25 september 2006, 175: Investeringsavtal med Fanerdun Group AB 5

6 Kommunstyrelsen 4 september 2006, 176, Kommunfullmäktige 25 september 2006, 176: Försäljning av Kläckeberga 10:10 vid Snurrom, f.d. Chokladfabriken. Kommunstyrelsen 4 september 2006, 177, Kommunfullmäktige 25 september 2006, 177: Reservation av mark för Fanerdun Group AB Kommunstyrelsen 4 september 2006, 178, Kommunfullmäktige 25 september 2006, 178: Projekt Fanerdun - organisation och budget Arbetsutskottet 5 september 2006, 179: Rapport från besök i Kina Arbetsutskottet 5 september 2006, 185: Luo Jinxings inbjudan till Hangzhou i Kina (anmälningsärende) Arbetsutskottet 12 september 2006, 186: Lägesrapport från Mr Luos besök i Kalmar. Uppdrag till Johan Persson och Göran Häggfors att förhandla med Fanerdun om vissa frågor. Arbetsutskottet 19 september 2006, 191: Information om frågor som aktualiserats vid Luos m.fl. besök i Kalmar Arbetsutskottet 10 oktober 2006, 210: Johan Persson får i uppdrag att i samband med kommande besök i Kina redovisa förslag till områden som kan reserveras för Fanerdun för ytterligare ca 700 bostäder. Arbetsutskottet 24 oktober 2006, 213: Information om det besök i Kina som en delegation från Kalmar och Regionförbundet gjort. Arbetsutskottet 31 oktober 2006, 223: Information om rapporten Fanerdun Group AB - Konsekvenser av etablering i Kalmar, strategiska planeringsfrågor Arbetsutskottet 31 oktober 2006, 224: Uppdrag till Johan Persson och Göran Häggfors att underteckna ett förslag till Cooperation between the City of Kalmar and the Faner Dun Group AB. Uppdrag att återkomma med ett förslag till avtal om park som entré till anläggningen i Snurrom samt vissa andra frågor. Kommunstyrelsen 7 november 2006, 211: Information om besök i Kina och lägesrapport om Fanerdunprojektet Kommunstyrelsen 7 november 2006, 212: Konsekvenser av Fanerduns etablering i Kalmar, strategiska planeringsfrågor 6

7 Kommunstyrelsen 7 november 2006, 213, Kommunfullmäktige 27 november 2006, 205: Försäljning av Startmotorn 1 vid Snurrom Arbetsutskottet 14 november 2006, 230: Nya bostäder i norra Kalmar (information) Arbetsutskottet 21 november 2006, 239, Kommunstyrelsen 28 november 2006, 229: Exploateringsavtal med Faner Dun Group AB om gatu- och parkarbeten vid Snurrom Arbetsutskottet 28 november 2006, 249: Information om EuroFutures rapport Samhällsekonomisk värdering av Fanerdun Group AB:s investering i Kalmar Arbetsutskottet 5 december 2006, 258, Kommunstyrelsen 11 december 2006, 252, Kommunfullmäktige 18 december 2006, 229: Förslag till ändringar i budget 2007 (bl.a.6,75 miljoner kronor för Projekt Fanerdun ) Arbetsutskottet 12 december 2006, 271: Kalmarregionen - Norra Europas handelscentrum - skrivelse till regeringen med begäran om stöd. Arbetsutskottet 16 januari 2007, 13: Rapport från besök i Kina. Arbetsutskottet 27 februari 2007, 43: Information + uppdrag att förhandla om markpriser Arbetsutskottet 13 mars 2007, 58: Rapport från besök i Kina Arbetsutskottet 17 april 2007, 86: Projekt Fanerdun och satsning på flyget. Kommunfullmäktige 27 augusti 2007: Fråga i Gyllene Stolen till Johan Persson om han har någon information om Fanerdun som fullmäktiges ledamöter behöver känna till. Arbetsutskottet 4 september 2007, 176: Lägesrapport. Arbetsutskottet 2 oktober 2007, 195, Kommunstyrelsen 8 oktober 2007, 188, Kommunfullmäktige 29 oktober 2007, 174: Reservation av mark för Fanerdun Group AB Kommunstyrelsen 10 december 2007, 237: Lägesrapport Kommunfullmäktige 17 december 2007, 213: Interpellation om kostnaderna för marknadsföring av kommunen i samband med Projekt Fanerdun Kommunstyrelsen 14 januari 2008, 8: Yttrande till länsrätten över Swante Fribergs överklagande av beslut om markreservation för Fanerdun Group AB Arbetsutskottet 29 januari 2008, 26: Svar på frågor om Fanerdun 7

8 Arbetsutskottet 24 juni 2008, 160: Länsrättens beslut att avslå Swante Fribergs överklagande av beslut om förlängd tid för reservation av mark för Fanerdun (anmälningsärende) Arbetsutskottet 30 september 2008, 198, Kommunstyrelsen 6 oktober 2008, 170, Kommunfullmäktige 27 oktober 2008, 165: Godkännande av avtal mellan Industriparken i Kalmar AB och Fanerdun Marketing & Management AB. Köp av Tehuset 1 i södra Vimpeltorpet samt reservation av mark för Fanerdun. Arbetsutskottet 14 oktober 2008, 206: E-brev fån Vicky Yin - information från Fanerdun (anmälningsärende) Vi har under slutskedet av vårt arbete fått ta del av handligare som tidigare inte varit diarieförda. 8

9 2.2 Organisation och ansvarsfördelning Kommunstyrelsens arbetsutskott Kommunstyrelsens presidium Regionförbundet Kommunchef Mottagningsapparaten Länsstyrelsen Grannkommuner Landstinget Länsarbetsnämnden Näringslivschef Beslutsprocessen, juridik Ekonomi Information och PR Strategiska rådgivare Biträdande projektledare Översiktsplan Exploatering Marknadsfö- Assistent Kinesisk assistent ring Kommunstyrelsen beslutade den 4 september 2006 om organisation och budget för projekt Fanerdun. Enligt beslutet organiserades projektet så att en politisk ledningsgrupp bestående av ledamöterna i kommunstyrelsens arbetsutskott bildades. 9

10 Till projektledare utsågs näringslivschefen. Enligt beslutet var han ansvarig för hela projektet och fick i uppdrag att leda en projektgrupp med representanter från olika kommunala verksamheter. Till projektledarens förfogande tilldelades också två strategiska rådgivare med delvis operativt ansvar. Det har inte framkommit att projektets organisation förändrats genom beslut i kommunstyrelsen under tiden. Vi har blivit informerade om att projektorganisationen har avstannat och att kommunens åtaganden nu bedrivs inom ramen för den ordinarie organisationen. Något formellt beslut att avveckla projektet har inte tagits. Vidare har det inte i kommunstyrelsen eller kommunstyrelsens arbetsutskott beslutats om några avstämningstidpunkter eller så kallade milstolpar för projektets genomförande. En av de två strategiska rådgivarna kom från ett av kommunens bolag. Den andra strategiska rådgivaren arbetade på frivillig grund och utan ersättning från kommunen. Kommunen erbjöd ersättning, men rådgivaren avböjde. Med anledning av etableringen av Fanerdun har det funnits en projektgrupp som har haft ett 30- tal möten. Mötena har dokumenterats genom minnesanteckningar. Deltagarna har varierat beroende på vilka frågor som har behandlats. Regionförbundet har haft en representant i projektgrupp. Detta har möjliggjorts genom att styrelsen i regionförbundet har beslutat att ställa resurser till förfogande. Första mötet genomfördes den 18 augusti 2006 och det sista mötet som det finns anteckningar från är daterat den 18 mars Vid mötena har olika frågor diskuterats, beslut har fattats och ansvar och uppdrag har fördelats. Under hand har det i dokumentation beskrivits vem som ansvarar för olika frågor i projektet och när de olika uppdragen skulle vara genomförda. Det går inte i minnesanteckningarna följa hur de olika uppdragen/frågorna utvecklats. 2.3 Riskanalyser I det initiala skedet, under augusti 2006, tog kommunstyrelsens ordförande kontakt med näringsdepartementet för att undersöka och få råd hur kommunen skulle se på en kinesisk etablering. Rådet från tjänstemannen på näringsdepartementet var att bara köra, vilket kommunalrådet i detta skede kände sig trygg med. I samband med Fanerduns besök i augusti 2006 erbjöd sig den externa strategiska rådgivaren att i samband med ett annat besök i Kina att besöka Fanerduns huvudkontor. Kommunen beslutade också att utse rådgivaren att företräda kommunen vid detta besök (Ksau ). Återkopplingen till kommunen från detta möte var att det bedömdes att kommunen inte skulle ta några större ekonomiska risker, men att det imagemässigt fanns risker med projektet om det inte skulle slutföras. 10

11 I samband med ett besök i Kina fick kommunen via Swedbank och Fanerduns bank information om Fanerduns ekonomi. Enligt uppgift från en av de intervjuade hade Fanerdun vid ett besök med sig representanter från Bank of Chinas Europaverksamhet. I minnesanteckningarna från projektgruppens arbete uppkommer vid ett flertal tillfällen under hösten 2006 frågor som rör riskbedömningar i projektet. Exempelvis: o Uppdrogs åt Baltic Business School (BBS) att göra en analys/marknadsundersökning av projektet. o Kommunen efterfrågade även den marknadsundersökning som Fanerdun gjort o BBS fick också i uppdrag att undersöka Fanerduns affärsmodell. En rapport från BBS förväntades under november o EuroFutures genomförde en samhällsekonomisk analys av projektet o En gemensam strategigrupp bildades med representanter från ISA, Regionförbundet och kommunen. o Studier av liknande marknadsplatser i Europa har skett. Av minnesanteckningarna framgår att frågor av riskkaraktär har varit uppe till behandling i projektgruppen fram till och med november Det finns inte i dokumentationen/minnesanteckningarna från projektgruppen svar på de frågor som väckts. Under våren 2008 tog kommunstyrelsens vice ordförande kontakt med regeringskansliet avseende Fanerduns betalningsförmåga. Han uppmanades att kontakta en Asienhandläggare på utrikesdepartementet, vilken i sin tur skulle kontakta ISA i ärendet Externa rapporter De externa rapporter som utförts för kommunens räkning i samband med etableringen är dels en rapport, Kinesiska handelsplattformar i Kalmar och övriga världen, gjord av Baltic Business Research Center (BBRC) inom BBS i Kalmar, dels en rapport, Samhällsekonomisk värdering av Fanerdun Group AB:s investering i Kalmar, gjord av EuroFutures. Rapporten gjord av BBRC beställdes under hösten 2006 och slutrapporten levererades ett år senare, i november Uppdraget som kommunen gav var att studera Fanerduns etablering i Kalmar samt liknande fenomen i Europa, Dubai och Kina. Syftet med studien var att bringa förståelse och kunskap kring fenomenet med kinesiska handelsplattformar och då specifikt Fanerduns etablering i Kalmar. Informationen i studien samlades in genom intervjuer och observationer på plats. Observationerna innebar besök i Kina, Nederländerna, Ungern och Polen. I den sammanfattande bedömningen konstaterar BBRC bl a att: 11

12 o projektet fördröjdes och att förseningen var kraftig. Man konstaterade att den i hög grad berodde på att de problem som företag normalt stöter på vid internationella affärer kraftigt underskattats och att det berodde på Fanerduns i stort sett obefintliga erfarenhet av internationella affärer (BBRC:s slutrapport s 12). En viktig orsak var också en bristfällig planering. o en förutsättning för att projektet ska lyckas är att all behövlig infrastruktur är på plats i samband med att huvudverksamheten börjar. Man säger i sin bedömning att det rådde en moment 22 situation, då något konkret när det gäller infrastruktur sker genom samarbete med det lokala näringslivet och kommunen först då verksamheten har etablerats. o Fanerdun, vid tidpunkten för rapporten, inte gjort tillräckligt omfattande marknadsundersökningar av marknaderna i Nordeuropa. o projektet under 2007 ändrade inriktning. Man konstaterar också att få anpassningar har ägt rum i företagets verksamhet till den nya inriktningen eller strategin. o En sammanvägd bedömning är att det, vid tidpunkten för rapporten, inte gick att veta vilken verksamhet som skulle bedrivas på handelsplattformen i Kalmar. EuroFutures AB levererade i oktober 2006 en samhällsekonomisk bedömning av etableringen. Uppdraget var att översiktligt beskriva och analysera de regionalekonomiska effekterna av Fanerduns planerade investeringar i ett Kinacenter i Kalmar. Inledningsvis konstaterar man att man vid tidpunkten inte fått tillgång till närmare information om omfattningen och karaktären på de planerade investeringarna. Detta gjorde att bedömningarna som gjordes innehöll stora osäkerheter och var baserade på schablonmässiga beräkningar. I synnerhet gällde denna osäkerhet hur stor av arbetskraften i projektet som skulle vara kinesisk och vilka avtalsförhållanden som skulle gälla. Sedan pekade EuroFutures AB på osäkerheten vad gällde affärsmodellen. Man sade att lokaliseringen av en verksamhet av Fanerduns karaktär oftast sker i närheten av stora befolkningscentra och/eller platser med hög tillgänglighet. Utredningen innehöll beskrivningar av o Effekter under investeringsfasen o Effekter under drift o Fler möjligheter i spåren av investeringen Slutligen formulerade EuroFutures rekommendationer. Man utgick i dessa från frågan om på vilket sätt kommunen och regionförbundet kan och bör arbeta för att optimera utbytet av den planerade investeringen. Rekommendationerna kan sammanfattas enligt följande. o Det är viktigt att säkerställa att investeringen faktiskt blir av. EuroFutures AB hänvisar till att det ofta uppstår skillnader mellan planer och realiserade investeringar. Kommunen bör fortsätta arbeta aktivt med stöd och dessutom sätta viss press på kineserna för att realisera planerna. 12

13 o EuroFutures AB rekommenderar att kommunen bör skapa en strategisk beredskap för vad man ska göra om investeringen inte av något skäl genomförs och andra frågor som kan vara av stor betydelse för kommunens långsiktiga trovärdighet, image och samhällsklimat. o Vidare sägs att kommunen inte bör vidta några andra åtgärder innan det finns konkreta uttryck om att investeringen blir av, företrädesvis i form av byggnation i ett framskridet skede (EuroFutures utredning s 16). o Nästa steg i stödet är att tillgodose behovet av förbättrade flygkommunikationer och parallellt med detta kan även ett brett marknadsföringsarbete inledas. o Slutligen rekommenderas kommunen och regionförbundet att, när väl besökarna strömmar till, få dessa att stanna längre för att se, uppleva och spendera mera (EuroFutures utredning s 16). EuroFutures rapport framlades till Kommunstyrelsens arbetsutskott den 28 november Avtal mellan Kalmar kommunen och bolag ingående i Fanerduns koncern Följande avtal har identifierats i kommunen: o Investment Agreement, 19 augusti 2006 o Purchase agreement Kalmar Kläckberga 10:10, september 2006 o Köpebrev/Bill of sale Kalmar Kläckeberga 10:10, september 2006 o Purchase agreement Startmotorn 1, november 2006 o Köpebrev/Bill of sale Startmotorn 1 28 november 2006 o Purchase agreement Tehuset 1 (Karlssons äng), 17 juli 2007 o Köpebrev/Bill of sale Tehuset 1 19 september 2007 o Exploitation contract, 2007? o Cooperation between the City of Kalmar and Fanerdun Group AB, 3 oktober 2006 o Hyresavtal mellan Industriparken AB och Fanerdun Marketing & Management AB. Detta åtagande har, genom en uppkommen hyresskuld inte infriats från Fanerduns räkning o Avtal rörande villkoren för uppsägning av hyreskontrakt mellan Industriparken AB och Fanerdun Marketing & Management AB, 17 september Detta åtagande har inte infriats. o Kommunfullmäktige har den 27 oktober 2008 beslutat att godkänna förslag till avtal mellan Industriparken och Fanerdun avseende kvittning av hyresskuld mot återköp av fastigheten Tehuset 1 samt hävande av reservation av mark. Fanerdun har inte undertecknat avtalet. o Dessutom finns ett ensidigt åtagande från Fanerdun Marketing and Management att reglera sin skuld till Industriparken avseende hyresskulden. 13

14 Några av ovanstående avtal saknar datering. När det gäller försäljningar av fast egendom valde kommunen att fullfölja försäljningarna vilket innebär att kommunen frånhänt sig möjligheten att påverka utvecklingen inom fastigheterna Investeringar i infrastruktur Följande investeringar i infrastruktur har genomförts med anledning av etbleringen: o Projektering av Trafikplats Norra Kalmar, 631 tkr o Projektering och markarbeten i kv Tehuset, tkr o Mindre arbeten i Fjölebro 2.5 Kommunens bolag och dess roll i etableringen av Fanerdun Följande bolag har haft en roll i samband med etableringen av Fanerdun: Kalmar Airport Styrelsen och ledningen för bolaget har arbetat för att skapa förutsättningar för utökad flygtrafik, bl a genom kontakter med tänkbara flygoperatörer. Vidare har bolaget erhållit medel från Nutek för att undersöka möjligheterna till utökad flygtrafik. Industriparken AB Den tidigare Industriparkens VD har varit en av de strategiska rådgivarna i projektet. Fanerdun har under 2007 tecknat ett 10-årigt hyresavtal avseende den så kallande Bombardierfastigheten för att användas som tillfälliga utställningslokaler och lager. 2.6 Andra aktörers roll ISA var den part som initierade hela projektet för Kalmar kommun samt förmedlade kontakterna mellan Fanerdun och kommunen. Vi har iakttagit att framförallt Regionförbundet i Kalmar län och ISA tagit aktiv del i projektet. Exempelvis har ISA, Regionförbundet och Kalmar kommun gemensamt begärt stöd från regeringen i samband med etableringen avseende infrastruktur. Regionförbundet har också, som tidigare nämnts, beslutat att avdela resurser till projektet i form av biträdande projektledare. 2.7 Ekonomi De redovisade kostnaderna för etableringen redovisas i bilaga. 14

15 3 Revisionell bedömning 3.1 Har Kalmar kommun skött etableringen av Fanerdun på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen varit tillräcklig Vi bedömer att kommunen skött etableringen av Fanerdun på ett så ändamålsenligt och från ekonomisk synvinkel tillfredsställande sätt som varit möjligt. Detta grundar vi på följande. Först ska sägas att det erbjudande till etablering som Kalmar kommun fick, via kontakter förmedlade av ISA och Regionförbundet var, enligt vår bedömning, mycket svårt att avstå ifrån. Kommunen har, såvitt vi kunna finna, i detta ärende följt det regelverk man upprättat vad avser försäljning av mark och relationer till näringslivet. Fanerdunprojektet är unikt för en svensk kommun. Här ställs kommunledningen inför svårigheter ur flera perspektiv, som t ex skillnader i kultur, språk, affärsrelationer. Detta bekräftas också av den studie som BBRC genomförde för kommunens räkning. Kommunstyrelsen upprättade vid starten av projektet en särskild projektbudget. Den har följts upp och reviderats under tiden från augusti 2006 och fram till idag. Kommunstyrelsen organiserade också arbetet från starten av projektet. Visserligen kan vi se att den beslutade organisationen inte överensstämde med hur verksamheten organiserades i verkligheten, men vi kan i projektets dokumentation se att ansvarsfördelning och ledning av arbetet hanterades i organisationen. Kommuners insats i samband med etablering av näringslivsverksamhet innebär alltid att de måste ikläda sig visst risktagande. I det aktuella ärendet konstaterar vi att kommunens risktagande står i proportion till storleken på projektet. Kommunen har givetvis inget ansvar för hur verksamheten i företaget bedrivs och om projektet i slutändan är framgångsrikt. EuroFutures pekar i sin rapport särskilt på skillnaden mellan planering och verklighet i dessa typer av projekt. Det är självklart så att Fanerdun har ansvaret för att driva affären. Kommunkoncernens risktagande stannar vid kostnader för sina insatta resurser i samband med etableringen och, idag osäkra fordringar i form av bygglovsavgifter och en hyresskuld. Dessutom tillkommer bad willkostnader om satsningen inte fullföljs. Utifrån detta bedömer vi att Kalmar kommun har skött projektet på ett så ändamålsenligt och från ekonomisk synvinkel tillfredsställande sätt som varit möjligt. Vi bedömer att kommunen haft en tillräcklig intern kontroll. Detta grundar vi på följande. 15

16 Kommunens kompetens avgränsas, som sagts till att skapa förutsättningar för Fanerduns etablering. De affärsmässiga bedömningarna har överlåtits till andra aktörer och kommunen har, inom ramen för sina möjligheter levererat stöd till etableringen. Vi konstaterar att i kommunens dokumentation om projektet har kommunen försökt få information från Fanerdun. Kommunen har också via kontakter med andra aktörer sökt ytterligare kunskaper och information om Fanerdun och dess idé att etablera sig i Kalmar. Projektet har dokumenterats främst genom minnesanteckningar i projektgruppen och genom protokoll i Kommunstyrelsens arbetsutskott. Vi kan notera att såväl aktiviteten i projektgruppen som aktiviteten i Kommunstyrelsens arbetsutskott avtar under Noterbart är också att återrapporteringen till kommunstyrelsen, som ändå måste anses som ytterst ansvarig för projektet, är sporadisk. Vi utgår ifrån att rapporteringen kan anses vara uppfylld, eftersom kommunstyrelsen har utsett arbetsutskottet som politiskt ansvarig. Vi vill ändå poängtera att kommunstyrelsen som politiskt organ är den ansvariga nämnden i ärendet. En viktig del av informationsinhämtningen är också de externa rapporterna. Här fick kommunen viktig information och de kan anses utgöra den viktigaste delen i kommunens omvärldsbevakning. En svår fråga är givetvis hur man värderade informationen. Vi måste dock komma ihåg att den värdering av informationen som görs idag inte är jämförbar med den värdering som gjordes i samband med när informationen gavs. Här måste vi utgå ifrån att i och med att man värderat den externa informationen bedömer vi att den interna kontrollen är tillräcklig. När det gäller de handlingar som vi har nämnt och som tidigare inte har varit diarieförda i kommunen kan man föra ett liknande resonemang. Företrädare för kommunen har haft tillgång till handlingarna. Det som har redovisats i handlingarna borde således vara känt för kommunen. Vi har värderat de handlingar som tidigare inte har varit diarieförda i kommunen och funnit när de kommit inkommit till kommunen har i allt väsentligt de stora affärsöverenskommelserna redan träffats mellan kommunen och Fanerdun. I och med att kommunen inte haft några förbihåll i avtalen har informationen inte kunnat ändra på det sakläget. I avsnitt 3.3 Erfarenheter och förbättringsområden pekar vi på hur man kan stadga vilka åtaganden som köparen ska ikläda sig innan ett köp fullföljs. Det innebär att, även om man i efterhand kan ha synpunkter på vilken värdering som gjordes, kommunen har gjort värderingar och således hanterat informationen. När det gäller de icke diarieförda handlingar utreder JO denna fråga. Vår bedömning är att inkommande och utgående handlingar ska diarieföras. 16

17 Vi har tidigare nämnt att projektet var unikt. Vi har vid våra intervjuer fått beskrivningar av hur svårt det var att hantera språk och informationsutbyte. Kulturskillnaderna hade också en stor betydelse och de kom bland annat till uttryck i kraven på snabbhet i hanteringen från företagets sida. Detta ställde stora krav på såväl tillmötesgående som integritet från kommunens sida. Utifrån detta bedömer vi att kommunen hittills haft en tillräcklig intern kontroll. 3.2 Kontrollfrågor I samband med granskningen har vi besvarat kontrollfrågorna enligt följande. Står resultatet som uppnåtts hittills i proportion till kommunens insats både vad avser nerlagd arbetstid och gjorda investeringar? o En etablering av Fanerduns storlek är en unik händelse för en kommun. Vi anser att det är rimligt att kommunen agerar för att säkerställa etableringen. o Vår bedömning är att kommunstyrelsen agerade snabbt, effektivt och flexibelt i samband med initieringen av projektet. o Då etableringen, för närvarande, riskerar att inte slutföras ifrågasätts om resultatet står i proportion till insatsen. På plussidan kan nämnas ökad goodwill för kommunen i omvärlden. Denna riskerar att förloras ju längre tid det tar att få ett beslut om projektets framtid. Här kan vi hänvisa till de rekommendationer som EuroFutures levererade i sin rapport. Vilka avtal finns mellan Kalmar kommun och Fanerdun? Har dessa åtaganden infriats? o Se avsnitt 2.4. o När det gäller försäljningar av fast egendom valde kommunen att fullfölja försäljningarna vilket innebär att kommunen frånhänt sig möjligheten att påverka utvecklingen inom fastigheterna. Gjorde kommunen någon riskanalys innan projektet påbörjades? o Se avsnitt 2.3. Vilken bedömning görs av projektet just nu och vad grundar kommunen denna bedömning på? o Kommunen gör ingen bedömning av projektet för närvarande, utan avvaktar utvecklingen inom Fanerdun. 17

18 Vilka investeringar i infrastruktur har Kalmar kommun gjort för att möjliggöra etableringen? o Projektering av Trafikplats Norra Kalmar, 631 tkr o Projektering och markarbeten i kv Tehuset, tkr o Mindre arbeten i Fjölebro Har nerlagd arbetstid kostnadsberäknats? o Nej. Vid intervjuerna har vi ställt frågan om det finns någon uppskattning av den nedlagda tiden. De intervjuade har inte kunnat redovisas någon uppskattning. Vi bedömer att den nerlagda arbetstiden är omfattande och därmed utgör en kostnad utöver de kostnader som redovisats. Vilka insatser har Kalmar Airport gjort för att underlätta Fanerduns etablering? o Styrelsen och ledningen för bolaget har arbetat för att skapa för utökad flygtrafik, bl a i kontakter med tänkbara operatörer. o Medel från Nutek har erhållits för att undersöka möjligheterna till utökad flygtrafik. Vilka roller har Kalmar Kommunbolag och Industriparken i Kalmar AB haft i samband med etableringen? o Den tidigare VD för Industriparken har haft en roll som extern rådgivare i projektet. o Industriparken har hyrt ut den så kallade Bombardierfastigheten till Fanerdun som tillfällig utställningshall och lager. Vilka fordringar har Kalmar kommun och dess bolag på Fanerdun idag? o Fanerdun har erlagt hela köpeskillingen för de försålda fastigheterna. o Idag kvarstår en hyresskuld till Industriparken AB samt avgifter för bygglov till kommunen. Vilka roller har regionförbundet och andra institutioner haft i samband med etableringen? o Regionförbundet och ISA har genom Magnus Gustavsson, som företrädde bägge organisationerna, förmedlat kontakterna mellan Fanerdun och kommunen. 18

19 o Enligt vår bedömning betraktade kommunen ISA, som statlig myndighet som garant för projektet och dess bärighet. o Regionförbundet finansierade initialt en biträdande projektledare för att bevaka det regionala perspektivet i projektet. o Kommunen engagerade Ronny Nilsson som strategisk rådgivare i samband med initieringen av projektet. Nilsson erbjöd sina tjänster utan ersättning 3.3 Erfarenheter och förbättringsområden I samband med vår granskning har vi noterat att kommunen poängterar att man, oavsett hur resultatet blir har fått viktiga erfarenheter och dragit lärdom av etableringen. Man har ställts inför situationer som man tidigare inte haft erfarenheter ifrån och därför haft att skaffa sig information löpande och under tidspress. Vi vill, i några punkter lyfta fram områden inom vilka vi anser att man på ett systematiserat sätt drar slutsatser av sitt agerande för att ha beredskap inför liknande situationer i framtiden. o Projektorganisationen, som beslutades av Kommunstyrelsen implementerades inte enligt beslutet och man formulerade heller inga avstämningstidpunkter eller milstolpar under projektets gång. Över tiden upphörde projektorganisationen utan att något beslut fattades av kommunstyrelsen. o Löpande rapportering av hur projektet utvecklades skedde till kommunstyrelsens arbetsutskott, men inte till kommunstyrelsen, som måste anses som politiskt ansvarigt organ. När projektaktiviteterna avtog skedde detsamma med rapporteringen från projektet. Detta kanske inte stod i relation till hur riskerna för projektet utvecklades. o Vi har noterat att man i projektet inte använt någon utvecklad metod för projektstyrning. Ett projekt är en organisationsform som kräver en särskild organisation, planering och uppföljning. Här har kommunen, enligt vår mening, ett behov av att utveckla och förbättra sina projektstyrningsmetoder. I detta bör ingå att ta fram en metod för att kunna redovisa kostnader för nedlagd tid i projekt som har stor påverkan på kommunens organisation. o När det gäller försäljningar av fast egendom valde kommunen att fullfölja försäljningarna genom att teckna såväl köpeavtal som köpebrev. Därmed frånhänder man sig möjligheten att påverka utvecklingen inom fastigheterna. Här finns, enligt vår mening alternativa vägar att gå. Detta bör utvärderas och möjligheten till alternativa försäljningsprocesser avseende fastigheter till näringsverksamhet bör beaktas. Man kan exempelvis i köpeavtalet stadga vilka åtaganden som skall vara genomförda innan ett köpebrev tecknas och affären slutförs. Till dessa åtaganden kan också betalningen av köpet regleras. 19

20 Bilaga PROJEKT KINA/FANERDUN Belopp i tkr UTFALL BUDGET EJ FÖRBR UTFALL BUDGET EJ FÖRBR UTFALL BUDGET EJ FÖRBR UTFALL BUDGET EJ FÖRBR Förvaltningsledning Strategiska rådgivare Arkitekter, externa Juridisk konsultation Övriga utgifter Kinaprojektet Totalt Näringslivsenhet Marknadsföring, kommunens del Lokal marknadsföring och information Kinesisk assistent Assistent Infrastrukturplan Totalt Regionförbundet Marknadsföring, Regionförbund Kalmar Airport, Regionförbund Totalt Projektet totalt Anm. Belopp i tkr. Tilläggsbudget 2007: 680 tkr på förvaltningsledning och tkr på näringslivsenheten har eliminerats i kolumnen "hela projektperioden". Tilläggsbudget 2008: tkr av oförbrukade medel från