Granskning av avtalshantering. Staffanstorps kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av avtalshantering Gabriella Fredriksson September 2014 Staffanstorps kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsningar Utgångspunkter för granskningen Lagstiftning Rätten att ta del av allmänna handlingar Granskningsresultat Det finns interna riktlinjer för avtalshantering och avtalen hanteras utifrån dessa Kommunstyrelsen Det finns interna riktlinjer för avtalshantering inom nämnden och avtalen hanteras utifrån dessa Avtalen är förtecknade och lätta att finna Avtalen förvaras på ett ordnat och betryggande sätt Avtalen har undertecknats av en behörig person De ekonomiska konsekvenserna av avtalen bevakas Det finns tillräcklig kompetens inom förvaltningen för avtalshanteringen Avtalshanteringen överensstämmer med en god intern kontroll? Socialnämnden Det finns interna riktlinjer för avtalshantering inom nämnden och avtalen hanteras utifrån dessa Avtalen är förtecknade och är lätta att finna Avtalen har undertecknats av en behörig person De ekonomiska konsekvenserna av avtalen bevakas Det finns tillräcklig kompetens inom förvaltningen för avtalshanteringen Avtalshanteringen överensstämmer med en god intern kontroll? Tekniska nämnden Det finns interna riktlinjer för avtalshantering inom nämnden och avtalen hanteras utifrån dessa. De riktlinjer som finns är tillräckliga för ändamålet Avtalen är förtecknade och lätta att finna Avtalen förvaras på ett ordnat och betryggande sätt Avtalen har undertecknats av en behörig person De ekonomiska konsekvenserna av avtalen bevakas Det finns tillräcklig kompetens inom förvaltningen för avtalshanteringen Avtalshanteringen överensstämmer med en god intern kontroll? av 22

3 5. Sammanfattande iakttagelser, slutsatser och revisionell bedömning Sammanfattande iakttagelser och slutsatser Det finns interna riktlinjer för avtalshantering och avtalen hanteras utifrån dessa? Om det finns interna riktlinjer, är de tillräckliga för ändamålet Avtalen är förtecknade och lätta att finna Avtalen förvaras på ett ordnat och betryggande sätt Avtalen har undertecknats av en behörig person De ekonomiska konsekvenserna av avtalen bevakas Det finns tillräcklig kompetens inom förvaltningen/bolagen för avtalshanteringen Avtalshanteringen överensstämmer med en god intern kontroll? Revisionell bedömning Rekommendationer av 22

4 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Staffanstorps kommun har granskat kommunstyrelsens, socialnämndens och tekniska nämndens hantering av avtal. Granskningens revisionsfråga har varit: Hanterar kommunstyrelsen och utvalda nämnder sina avtal på ett ändamålsenligt sätt? Den övergripande revisionella bedömningen är att kommunstyrelsen och de utvalda nämnderna inte hanterar sina avtal ändamålsenligt. en grundar sig på att: - det saknas interna riktlinjer såsom arkivreglemente, arkivförteckningar och arkivbeskrivningar; - de riktlinjer inte alltid är tydliga och inte alltid kända av användarna; - bevakningen av de ekonomiska konsekvenserna av avtalen sker manuellt vilket gör systemet sårbart, men de tekniska möjligheterna för detta ändras under alla avtal är i dagsläget inte inskannade och är inte alltid lätta att finna. - det saknas tekniska hjälpmedel för att underlätta för allmänheten att söka dokument. - alla avtal är inte tryggt förvarade vilket innebär en ökad risk för att avtal kan förkomma eftersom alla avtal ännu inte är inskannade. - ingen intern kontroll har skett av avtalshanteringen i sin helhet vare sig av kommunstyrelsen eller av nämnderna. Vi rekommenderar att kommunstyrelsen tillser att : de interna riktlinjerna för avtalshantering är kända av användarna; alla avtal framöver skannas in; den ekonomiska bevakningen av avtalen stärks; delegationsordningar är tydliga med vem som har beslutanderätt i en fråga och om detta även innefattar rätt att ingå avtal; 3 av 22

5 arkivreglemente, arkivförteckningar och arkivbeskrivningar samt dokumenthanteringsplaner finns och är aktuella; ett tekniskt hjälpmedel installeras för att underlätta för allmänheten att söka allmänna handlingar; avtalshanteringen regelbundet omfattas av de interna kontrollplanerna. 4 av 22

6 2. Inledning 2.1. Bakgrund Inom Staffanstorps kommun finns ett antal ingångna avtal. Inom avtalshanteringen finns det risk för t ex bristande interna regler kring avtalshantering, bristande avtalskompetens, att rutiner för bevakning av avtalstid inte följs och att avtalet inte följs. Sammantaget kan dessa risker innebära ekonomiska konsekvenser för kommunen. Vidare kan bristande avtalshantering påverka den demokratiska styrningen av kommunen och dess bolag om reglerna kring offentlighetsprincipen inte efterlevs. På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Staffanstorps kommun har granskat kommunstyrelsens, socialnämndens och tekniska nämndens hantering av avtal Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Hanterar kommunstyrelsen och utvalda nämnder sina avtal på ett ändamålsenligt sätt? Kontrollfrågor Det finns interna riktlinjer för avtalshantering och avtalen hanteras utifrån dessa. Om det finns interna riktlinjer, är de tillräckliga för ändamålet. Avtalen är förtecknade och lätta att finna. Avtalen förvaras på ett ordnat och betryggande sätt. Avtalen har undertecknats av en behörig person. De ekonomiska konsekvenserna av avtalen bevakas. Det finns tillräcklig kompetens inom förvaltningen/bolagen för avtalshanteringen. Avtalshanteringen överensstämmer med en god intern kontroll. 5 av 22

7 2.3. Metod och avgränsningar Granskningen avgränsas till att omfatta kommunstyrelsen, socialnämnden och tekniska nämnden. Granskningen avgränsas till att omfatta avtal med en löptid om minst ett år och med en avtalstid under år Vid granskning av avtal och avtalsföljsamhet kommer stickprov att genomföras per enhet som granskas. Såväl avtal med extern motpart som interna avtal inom koncernen (t ex med kommunen) ingår i granskningen. Intervjuer har genomförts med följande företrädare för kommunen: kommundirektören, ekonomichefen, två förvaltningschefer inom socialnämnden, förvaltningschefen för tekniska nämnden samt två handläggare inom tekniska nämnden och kommunstyrelsen. Rapporten har varit föremål för sakgranskning. 6 av 22

8 3. Utgångspunkter för granskningen 3.1. Lagstiftning Denna granskning berör flera olika lagar däribland Kommunallagen, Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, Avtalslagen och Aktiebolagslagen. Nedan följer en redogörelse av de lagrum som är mest aktuella Rätten att ta del av allmänna handlingar En grundsten i den svenska demokratiska strukturen är insynen i offentliga organs verksamheter, den så kallade offentlighetsprincipen. Detta innefattar rätten att ta del av allmänna handlingar. I Sverige regleras frågor kring allmänna handlingar i 2 kapitlet i grundlagen Tryckfrihetsförordningen (TF) och i lagen om offentlighet och sekretesslagen (OSL 2009:400). Utöver den beskrivning av lagrum som ges nedan finns bilagorna 1 och 2 finns utdrag ur nämnda lagar. Enligt Tryckfrihetsförordningens definition är en handling allmän om den förvaras hos myndigheten och enligt är inkommen dit eller upprättad där. En handling anses inkommen till myndigheten, bolaget eller motsvarande organ så snart den anlänt dit eller tagits emot av behörig representant för denna, här finns ingen begränsning till hur handlingen inkommit, dvs. per post, e-post. Registrering eller diarieföring är alltså inte ett krav för att handlingen ska anses som inkommen. Det är endast handlingar som är sekretessbelagda som måste registreras (för övriga handlingar se lagrum nedan). Vidare anses en handling upprättad när den har expedierats eller till exempel när handlingen har färdigställts för anteckning eller införing i ett diarium, journal samt sådant register eller annan förteckning som förs fortlöpande. Avtal ingångna av myndigheter uppfyller kriterierna för en allmän handling. Av 2 kap. 3 OSL framgår att rätten att ta del av allmän handling även gäller handlingar i kommunala aktiebolag som i detta fall likställs med en myndighet. Fjärde kapitlet OSL handlar om myndigheters allmänna åtgärder för att underlätta sökande efter allmänna handlingar, m.m. I första paragrafen anges att en myndighet ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar och vid övrig hantering av allmänna handlingar. Myndigheten ska bland annat särskilt se till 1. att allmänna handlingar kan lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsförordningen, 2. att allmänna handlingar kan skiljas från andra handlingar, 3. att rätten att ta del av allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen säkerställs samtidigt som sekretesskyddet upprätthålls, och 7 av 22

9 4. att automatiserad behandling av uppgifter hos myndigheten ordnas med beaktande av det intresse som enskilda kan ha av att själva utnyttja tekniska hjälpmedel hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. En myndighet ska vidare särskilt beakta 1. att enskilda bör ges goda möjligheter att söka allmänna handlingar, 2. att det bör framgå när uppgifter har tillförts en allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta har skett, samt 3. att allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder eller liknande som kan försvåra insynen enligt tryckfrihetsförordningen. Enligt 2 samma kapitel ska varje myndighet upprätta en beskrivning som ger information om 1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, I beskrivningen ska uppgifter utelämnas om det behövs för att beskrivningen i övriga delar ska kunna hållas tillgänglig för allmänheten. Arkivering av allmänna handlingar Hanteringen av myndigheters handlingar regleras även i arkivlagen (1990:782). Syftet med myndigheternas arkiv är bland annat att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen och förvaltningen. En allmän handling måste enkelt kunna sökas och hittas. En myndighet måste hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan överblicka beståndet och därmed ges möjlighet att finna en viss handling. De bestämmelser som finns är helt teknikneutrala och bestämmelserna gäller all information, även den elektroniska handlingen/informationen. Här behövs de arkivbeskrivningar och arkivförteckningar som är obligatoriska enligt 6 arkivlagen samt den beskrivning av myndighetens allmänna handlingar som ska upprättas enligt offentlighets- och sekretesslagen. 8 av 22

10 För att underlätta sökningen av in- och utgående skrivelser och klara bevakningen av ärenden använder myndigheterna i allmänhet olika administrativa register, främst diarier. Att diarieföra handlingar har många praktiska fördelar, både för insyn och för uppföljning, men att registrera är inte obligatoriskt utom för sekretesskyddade handlingar. 9 av 22

11 4. Granskningsresultat I detta kapitel redovisas resultaten från de granskade objekten i olika avsnitt. Inledningsvis ges dock en beskrivning och bedömning av de kommunövergripande riktlinjerna. Med avtalshantering avses i denna granskning de tre sista leden av avtalsprocessen som beskrivs i bilden nedan: Beslut att avtal måste ingås Upphandling/ förhandling av avtal Avtal ingås/undertecknas Avtal genomförs/används Avtal avslutas Det finns interna riktlinjer för avtalshantering. Inom kommunen finns det inga samlade övergripande riktlinjer för hur avtalsprocessen i sin helhet ska hanteras, däremot finns det flera riktlinjer som på olika sätt berör hanteringen av avtal. Ett förslag till samlade riktlinjer har presenterats för kommunstyrelsens arbetsutskott den 27 januari Riktlinjerna kommer att omarbetas något p g a nya regler i Lagen om offentlig upphandling och behandlas hösten De riktlinjer som finns är: koncernpolicyn, inköpspolicyn, och attestreglemente med tillhörande tillämpningsanvisningar. Det saknas idag ett arkivreglemente för kommunen men en ny arkivarie är anställd och bland annat i uppgift att ta fram ett arkivreglemente. För tre år sedan upphandlade kommunen ett nytt diarieföringssystem, Platina, vilket nu håller på att installeras. Enligt uppgift som framkommit i granskningen har leverantören på grund av olika omständigheter haft svårt att leverera i tid och detta har förorsakat försening av installationen. När detta system är installerat kommer ett antal dokument kring dokumenthantering att upprättas. Vidare innehåller programmet en modul specifikt för avtal som kommer att börja användas under Koncernpolicy Av Staffanstorps kommuns koncernpolicy framgår att kommunens styrning ska utövas på grundval av: - Målstyrning - Rambudgetering - Decentraliserat arbetssätt 10 av 22

12 Ett decentraliserat arbetssätt beskrivs som att befogenheter ska fördelas så långt ut i organisationen som möjligt. Principen ska vara att beslut så långt som möjligt ska fattas nära den berörde. Med befogenhet anses följa ansvar som utövas inom givna ramar för budget och verksamhet. Vidare framgår bland annat att avtal är kommunens viktigaste styrinstrument och att kommunens verksamhet styrs genom avtal som kan tecknas med intern eller extern utförare. Vidare framgår att avtal ska vara grundade på specifikationer av kvalitet och omfattning som beslutas av respektive nämnd. För varje avtal utses en avtalsägare som ansvarar för kontroll och uppföljning av levererad kvalitet gentemot kravspecifikationer. Slutligen framgår om avtal att verksamheten ska följas upp genom övergripande medborgarenkäter och av nämnden genom mätningar av nöjd kund index. I koncernpolicyn finns angivet om arkiv att kommunstyrelsen är arkivmyndighet och ansvarar för att det finns ett kommunarkiv. Koncernpolicyn hänvisar till arkivlagen och arkivförordningen. Attestdirektiv med tillämpningsanvisningar samt Raindance Av attestdirektivet med tillhörande tillämpningsanvisningar framgår att attestering är ett sammanfattande begrepp för ett antal olika kontrollåtgärder och är en viktig del i den interna kontrollen. Direktivet omfattar samtliga ekonomiska transaktioner. Huvudregeln vid attest är att ingen person ensam ska hantera en transaktion från början till slut. Vidare anges vad som avses med attest, vilket ansvar som finns, hur attestsystemet i praktiken ska fungera och att förvaltningsproduktions, och resultatenhetschefer ansvarar för att handläggarna har adekvat kunskap om tillämpliga regler, direktiv och anvisningar. Varje attestansvarig för underteckna en attestförsäkran på att man har förstått innebörden av attestansvaret. Internutbildning om attest ges två gånger per år och information presenteras även på intranätet Staffnet. Det finns även ett kommungemensamt ekonomisystem, Raindance, för hantering av leverantörsfakturor,. en är att det finns ett antal riktlinjer som på olika sätt reglerar hur avtal ska hanteras men det saknas ett aktuellt arkivreglemente. Attestdirektivet bedöms vara ändamålsenligt. Koncernpolicyn berör vissa delar av avtalshanteringsprocessen men på ett övergripande plan. Den måste läsas tillsammans med andra riktlinjer t ex delegationsordningar men dessa dokument relaterar inte fullt ut till varandra och otydligheter kan därför uppstå. Mer om delegationsordningar under respektive delavsnitt om behörig undertecknare nedan. 11 av 22

13 4.2. Kommunstyrelsen Inom kommunstyrelsens ansvarsområde tecknas avtal bland inom områdena kost, livsmedel, lån, skanning, ekonomisystem och IT-konsulter Det finns interna riktlinjer för avtalshantering inom nämnden. Inom kommunstyrelsen finns det antagna dokumenthanteringsplaner för Ekonomiadministration, Arbetsmarknadsenhet och Räddningstjänsten. För följande områden finns det dokumenthanteringsplaner som ej är antagna av nämnd/genom delegationsbeslut: personal och lön/personaladministration, ledningsorgan och administration, upphandling och exploatering. För övriga områden inom kommunstyrelsens ansvar finns det inte någon dokumenthanteringsplan. Vidare finns en delegationsordning för kommunstyrelsen som reglerar vem som får fatta olika beslut och delvis vem som får underteckna avtal, mer om detta under avsnitt Arkivbeskrivning och arkivförteckning saknas. När avtal ska slutas sker kontroll har följande rutin nedan beskrivits av de som intervjuats. Rutinen följs enligt uppgift. Den har tidigare inte varit nedtecknad men i januari 2014 presenterades i en skriftlig version för kommunstyrelsens arbetsutskott såsom bilaga 1 till förslag till inköpsregler med anvisning om kontrollplan. 1) Kontroll om ramavtal finns som kommunen kan ansluta sig till, exempelvis Sveriges kommuner och landsting (SKL)/Kommentus. 2) Om nationella avtal inte finns eller passar vänder sig kommunen till Lunds kommun, Kommunförbundet Skåne eller annan regional samarbetspartner. 3) I sista hand låter kommunen genomföra egna upphandlingar. en är att det finns vissa interna riktlinjer men att vissa saknas. När det gäller frågan om delegationsordningen är ändamålsenlig hänvisas till avsnitt om behörig har undertecknat avtalen, Avtalen är förtecknade och lätta att finna. Rutinen är att alla avtal ska diarieföras och skannas in i sin helhet i diarieföringssystemet. Rutinen är inte nedtecknad. I dagsläget har ekonomichefen en separat förteckning med alla avtal som ingår i tjänstens ansvarsområden. Utöver att alla avtal finns inskannade i diarieföringssystemet finns alla avtal i en gemensam mapp på servern som alla teamledare inom ekonomi har åtkomst till. Det finns inget tekniskt system som underlättar för allmänheten att själv söka dokument. 12 av 22

14 Avtalen är förtecknade och eftersom de är inskannade är de även lätta att finna för de anställda. Dock är bedömningen att kommunen saknar tekniska hjälpmedel för att underlätta för allmänheten att söka efter dokument Avtalen förvaras på ett ordnat och betryggande sätt. Avtalen förvaras vanligtvis i kommunens centralarkiv eftersom det är sällan orginalhandlingen behövs när avtalet väl är inskannat. I andra fall förvaras avtalen i kansliets närarkiv som är låst och brandsäkert. en är att avtalen förvaras ordnat och tryggt men att det saknas arkivbeskrivning och arkivförteckning som tydliggör detta Avtalen har undertecknats av en behörig person. Av delegationsordningen för kommunstyrelsen framgår till vem kommunstyrelsen har delegerat beslutsrätten i vissa frågor, däribland att fatta beslut i ärenden. Av delegationsordningen framgår exempelvis av punkterna 13 och 14 att ekonomichefen får uppta lån inom ramen för av kommunfullmäktige och kommunstyrelsen beslutad upplåning. Det finns ingen övergripande formulering som säger att med beslutanderätten följer även rätten att underteckna avtal. Det som sägs om undertecknande citeras nedan: Avtal och andra handlingar som av ordföranden skall undertecknas för kommunstyrelsens räkning skall kontrasigneras av kommundirektören, utom vad gäller skuldebrev, låne- och borgenshandlingar liksom andra handlingar av jämförbart slag avseende kommunens ekonomi- och finansförvaltning, vilka istället skall kontrasigneras av ekonomichef och vid förfall för denne av kommundirektören. Av intervjuer har framkommit att det inte förekommer någon osäkerhet om vem som ska underteckna avtalen. Stickprov har gjorts på avtal. Av granskningen har inte framkommit annat än att behörig person har undertecknat dessa avtal. Som delegationsordningen tolkas och används så har den som genom delegation har rätt att fatta beslut i viss fråga även har rätt att underteckna avtal med undantag för de avtal som nämns särskilt i slutet på delegationsordningen. Men denna tolkning emotsägs åtminstone vad gäller vissa typer av avtal av den skrvning som citerats ovan d v s ekonomichefen har inom vissa ramar rätt at fatta beslut om lån etc men har inte rätt att själv underteckna avtalen. en är därför att delegationsordningen är otydlig men att det finns en gemensam tolkning i organisationen som är känd och följs. De stickprov på avtal som gjorts visar inte annat än att behörig person har undertecknat de granskade avtalen. 13 av 22

15 De ekonomiska konsekvenserna av avtalen bevakas. Som nämnts inledningsvis finns det i kommunen ett attestdirektiv med tillhörande tillämpningsanvisningar och det finns ett gemensamt ekonomisystem genom vilket leverantörsfakturor hanteras och attesteras efter kontroll. Enligt koncernpolicyn är varje avtalsansvarig ansvarig för kontroll och uppföljning av sina avtal. För bevakning av löptider använder ekonomichefen ett eget manuellt system och lägger in bevakningstider i Outlook. För att ha en överblicka och bevaka avtalen har ekonomichefen en lista på samtliga avtal inom ansvarsområdet som följs upp regelbundet. Det finns en risk som finns avseende upphandlade avtal som Staffanstorps kommun använder sig av men som har upphandlats av andra organisationer. Om ett sådant avtal löpt eller håller på att löpa ut får Staffanstorps kommun inte särskilt besked om detta vilket kan ge negativa ekonomiska effekter för kommunen när man upptäcker att det inte går att avropa från ett förmånligt avtal utan kanske måste upphandla själv. Risken har inte uppmärksammats av de som intervjuats i denna kommun. en är att de ekonomiska konsekvenserna av avtal bevakas men att det saknas tekniska hjälpmedel eller tydliga rutinbeskrivningar för detta vilket gör systemet personberoende och därmed mer sårbart. Vidare finns det en risk med att i första hand använda sig av avtal upphandlade av andra organisationer eftersom man inte har samma kontroll över när avtalen löper ut och måste förnyas. Denna risk måste bedömmas mot bakgrund av de fördelar det finns att använda sig av centralt upphandlade ramavtal Det finns tillräcklig kompetens inom förvaltningen för avtalshanteringen. Inom förvaltningen finns kompetens inom ekonomihantering och juridik. Därutöver anlitas externa jurister vid behov. en är att det finns tillräcklig kompetens för hanteringen av avtal eftersom man vid behov av specialistkunskap anlitar extern hjälp Avtalshanteringen överensstämmer med en god intern kontroll De interna kontroller som genomförts och genomförs dagligen är de som relaterar till attester av leverantörsfakturor. Den övergripande interna kontrollen som genomförts tittade inte på om leverantörsfakturorna överenstämde med de avtalade priserna. I övrigt har ingen övergripande kontroll gjort av hur avtalsprocessen i sin helhet fungerar. 14 av 22

16 Ingen intern kontroll har genomförts kring hur avtalsprocessen i sin helhet fungerar men för vissa delar av avtalsprocessen finns det interna kontrollmoment, såsom attest, och interna kontroller har genomförts Socialnämnden Socialnämnden ansvarar för två verksamhetsområden, Vård och omsorg samt Individ och familjeomsorg. Om det är någon skillnad mellan dessa områdens hantering av avtal så anges detta under respektive delavsnitt nedan. Följande typer av avtal hanteras av socialnämnden: entreprenad av äldreomsorg, LSS, socialpsykiatri, avtal om placering på institution och familjehem, samverkansavtal med Kommunförbundet Skåne Det finns interna riktlinjer för avtalshantering inom nämnden. Socialnämnden har en delegationsordning som tydliggör vem som får fatta beslut i olika frågor men det står inte vem som får underteckna avtal relaterade till besluten. Av intervjuer har framkommit att med beslutsrätten kommer även rätt att underteckna avtal. Vidare finns en dokumenthanteringsplan som följs men som inte är antagen av nämnden. Det saknas arkivförteckning och arkivbeskrivning. Inom Vård- och omsorgsavdelningen är ett nytt ledningssystem nästan klart och detta ska enligt uppgift innefatta hur avtal följs upp. Delegationsordningen är mycket tydlig med vilken typ av befattning som får fatta vilka typer av beslut men det framgår inte tydligt för en utomstående betraktare vem som är behörig att underteckna avtalen. Även om delegationsordningen känns tydlig för organisationen så är bedömningen att delegationsordningen skulle kunna vara tydligare i detta avseende. Sammanfattningsvis är bedömningen att det finns vissa interna riktlinjer men att vissa saknas. Dokumenthanteringsplanen är ändamålsenlig men delegationsordningen är lite otydlig för en läsare av dokumentet Avtalen är förtecknade och är lätta att finna. Avtal som ingås registreras i dagsläget i datasystemet Diabas av nämndsekreteraren. När Socialnämnden bytt till diarieföringssystemet Platina kommer alla avtal att registreras och skannas in där. Inom Vård- och omsorgsavdelningen finns en lista över samtliga driftsavtal som även inkluderar när avtalen löper ut. Avtalen finns bara i original och dessa förvaras i Socialnämndens avdelningars respektive närarkiv som är låsta och brandsäkra. Individrelaterade avtal förvaras i personakterna som är inlåsta i skåp i närarkivet, övriga avtal i pärmar i närarkivet. Det saknas som nämnts arkivförteckning och arkivbeskrivning. I dagsläget är det endast förvaltningscheferna som vet hur hela systemen är upplagda. Men handläggarna som ingår individrelaterade avtal är enligt uppgift insatta i sina delar av arkivsystemet. 15 av 22

17 en är att avtalen finns förtecknade. Avtalen avseende vård- och omsorgsavdelningen är även samlade i en lista. Avtalen är tryggt förvarade men även oaktat att arkiven är brandsäkra i några timmar så finns det risk att avtalen brinner upp om det skulle uppstå en stor brand i huset eller i arkivet. Detta gör systemet sårbart eftersom avtalen i dagsläget inte är inskannade. Det saknas arkivförteckning och arkivbeskrivningar och endast ett fåtal vet var avtalen finns arkiverade vilket kan göra systemet sårbart Avtalen har undertecknats av en behörig person. Stickprov har gjorts på avtal tecknade inom socialnämndens verksamhetsområde. Det har i granskningen inte framkommit annat än att behöriga personer har undertecknat avtalen. Avtal som tecknats på delegation ska anmälas till socialnämnden. en är att det i granskningens stickprov inte har framkommit annat än att de avtal som ingåtts har undertecknats av behörig person De ekonomiska konsekvenserna av avtalen bevakas. För hantering av leverantörsfakturor används det kommuncentrala ekonomisystemet Raindance, genom vilket fakturor kontrolleras och attesteras i två led. Avtal som handlar om placering av individer sker ofta genom avrop mot Kommunförbundet Skånes upphandlade ramavtal. Prissättning sker efter val av särskilda behov för individen och detta avgörs av ansvarig handläggare. Om avvikelse mot standard måste ske noteras detta särskilt av handläggaren i det databaserade systemet. Avtalens löptid är reglerade och dessa tider läggs in som bevakning i det databaserade systemet som används. En gång per år görs en sammanställning av alla driftsavtal som lämnas till socialnämndens ordförande. De ekonomiska konsekvenserna av avtal avtalen bevakas Det finns tillräcklig kompetens inom förvaltningen för avtalshanteringen. Individrelaterade avtal avropas mot ramavtal som är upphandlade av Sveriges kommuner och Landsting (SKL) nationellt, d v s det behövs ingen intern kompetens för att göra ramavtalsupphandlingar. Avtal skrivs utifrån framtagna mallar. Om 16 av 22

18 egna upphandlingar måste göras anlitas expertis från en advokatbyrå. När det gäller kunskaper om arkivering är detta en brist som har påtalats och en kommunarkivarie är nu anställd för att kunna vara ett stöd i dessa frågor. Den kompetens som finns inom förvaltningen bedöms adekvat mot bakgrund av att extern expertkompetens anlitas vid behov Avtalshanteringen överensstämmer med en god intern kontroll En gång om året görs en sammanställning av alla driftsavtal för vård- och omsorg samt för individ- och familjeomsorg (avtal för individuella brukare undantagna) och lämnas till ordförande i Socialnämnden. Faktureringssystemet Raindance med krav på attester etc är ett sätt att kontrollera avtalsföljsamhet. Likaså delegationsordningen och anmälningsplikten av beslutsärenden till nämnden. I övrigt har ingen kontroll skett av hur avtal hanteras. en är att en viss intern kontroll finns men det saknas en övergripande intern kontroll kring avtalsprocessen i sin helhet Tekniska nämnden De typer av avtal som tekniska nämnden hanterar är allt från anlitande av konsulter för projektledning, till upphandlande av entreprenader, driftsavtal, arrendeavtal och servitutsavtal Det finns interna riktlinjer för avtalshantering inom nämnden och avtalen hanteras utifrån dessa. Tekniska nämnden har en delegationsordning som reglerar vilka avtal som ska undertecknas a tekniska nämndens ordförande, kommundirektören eller förvaltningschefen Avtalen är förtecknade och lätta att finna. Alla avtal ska registreras i diarieföringssystemet utifrån projekt. Avtalen skannas i dagsläget inte in men detta kommer att ske när nytt diarieföringssystem installerats. Av intervju har framkommit att det är svårt att söka efter avtal eller andra dokument i nuvarande diarieföringssystemet, inte minst på grund av att de inte är registrerade i systemet som avtal utan per projekt. Av intervjuer har framkommit att den senaste omorganisationen kring nämndsekreterarfunktionen i kommunen har medfört en otydlighet vem som sköter den praktiska hanteringen av avtalsregistrering och arkivering. en är att avtalen är förtecknade men att de är svåra att finna. 17 av 22

19 Avtalen förvaras på ett ordnat och betryggande sätt. Avtal förvaras i akten för det ärende de tillhör. Så länge som ett ärende är öppet förvaras akterna hos handläggaren för ärendet vilket kan handla om veckor eller år, d v s inte inlåsta eller förvarade i något brandsäkert skåp. Därefter arkiveras avtalen. Det saknas arkivförteckning och arkivbeskrivningar vilket kan medföra svårigheter att hitta avtalen. en är att avtalen inte är fullt ändamålsenligt förvarade på ett ordnat och betryggande sätt Avtalen har undertecknats av en behörig person. Av delegationsordningen framgår vem som är behörig att underteckna avtal. Stickprov på avtal har gjorts och av dessa har inget annat framkommit än att avtalen har undertecknats av behörig person. I dagsläget saknas ett skrivet avtal mellan det kommunala bolaget Staffanstorps Centrum AB och Tekniska nämnden. Bolaget sköter kommunens faktureringar av vatten- och avlopp gentemot kund. Här har det visat sig att många fordringar för kunders obetalda räkningar inte har följts upp vilket har påtalats av förvaltningschefen. Eftersom avtal mellan tekniska nämnden och bolaget har det varit svårt att kräva in uppgifter och ställa ut ansvar på bolaget. en är att de avtal som granskats har undertecknats av behörig person. Dock är det en väsentlig brist att avtal saknas mellan det kommunala bolaget och tekniska nämnden vilket kan leda till negativa ekonomiska konsekvenser för kommunkoncernen De ekonomiska konsekvenserna av avtalen bevakas. Vid årsskiftet görs en uppföljning av vilka ärenden inklusive avtal som är öppna och om de bör stängas. Varje projekt har en betalningsplan. När leverantörsfakturor inkommer kontrollerar en administratör att belopp överensstämmer med betalningsplanen. Om något inte stämmer görs en notering om detta till mottagningsattestanten. När saken är kontrollerad och godkänd skickas fakturan vidare till förvaltningschefen för beslutsattest. Ekonomin för stora investeringar och projekt rapporteras enligt uppgift till nämnd sju gånger per år. Stora projekt följs även upp internt per månad. Avtals löptid följs idag upp av varje enskild handläggare manuellt, det finns inget tekniskt hjälpmedel för bevakning och inte heller några enhetliga rutiner inom förvaltningen. 18 av 22

20 en är att utifrån det som omfattats av denna granskning så följs de ekonomiska konsekvenserna upp när det gäller leverantörsfakturor och stora projekt och investeringar men det saknas tekniska hjälpmedel Det finns tillräcklig kompetens inom förvaltningen för avtalshanteringen. Många av de avtal som hanteras inom tekniska nämnden är strikt lagreglerade avseende t ex vad de ska innehålla, formkrav, mer av juridisk-teknisk karaktär. I stora projekt och entreprenader anlitas externa konsulter med expertkompetens. När det gäller hanteringen av avtal såsom varande allmänna handlingar är det idag otydligt vem som ansvarar för vad. Tekniska nämndens verksamhetsområde omfattar många typer av avtal, vissa kanske bara skrivs vid något enstaka tillfäller för ett särskilt projekt. en är att det finns tillräcklig kompetens för att hantera frågorna till viss del och att extern juridisk eller teknisk expertis anlitas vid behov. När det gäller hantering av avtal såsom allmänna handlingar kan konstateras att det både saknas interna riktlinjer inom kommunen i stort och nämnden samt att det finns en otydlig rollfördelning vilket gör det svårt att konstatera om det finns tillräcklig kompetens inom detta område Avtalshanteringen överensstämmer med en god intern kontroll Såvitt framkommit i denna granskning har det inte genomförts någon intern kontroll avseende avtalshanteringen i sin helhet. Det finns interna kontrollmoment av t ex leverantörsfakturor och uppföljning av ekonomin i stora projekt. en är att det finns vissa moment av intern kontroll men dessa omfattar inte avtalshanteringen i sin helhet. 19 av 22