Granskning av avtalshantering. Trelleborgs kommun

Transkript

1 Revisionsrapport Granskning av avtalshantering Gabriella Fredriksson Juni 2014 Trelleborgs kommun

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning Bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsningar Rapportens upplägg Utgångspunkter för granskningen Lagstiftning Rätten att ta del av allmänna handlingar Granskningsresultat Trelleborgs kommuns organisation Trelleborgs kommuns övergripande riktlinjer Finns det interna riktlinjer? Kommunstyrelsen Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Är de interna riktlinjerna tillräckliga för ändamålet? Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt Har avtalen undertecknats av en behörig person? Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? Finns det en tillräcklig kompetens inom kommunstyrelsens kansli för avtalshanteringen? Hur säkerställs kompetensen? Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern...13 kontroll? Servicenämnden Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? Har avtalen undertecknats av en behörig person? Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshanteringen? Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? Tekniska nämnden Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Är de interna riktlinjerna tillräckliga för ändamålet? Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? av 27

3 Har avtalen undertecknats av en behörig person? Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshanteringen? Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern...19 kontroll? Socialnämnden Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? Har avtalen undertecknats av en behörig person? Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen och på vilket sätt säkerställer nämnden genom uppföljning att man får det som avtalats? Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden/förvaltningen för avtalshanteringen? Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? Bildningsnämnden Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? Har avtalen undertecknats av en behörig person? Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshanteringen? Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? Sammanfattande slutsatser och revisionell bedömning Sammanfattande slutsatser Finns det interna riktlinjer, är de ändamålsenliga och följs de? Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras de på ett ordnat och betryggande sätt? Har avtalen undertecknats av behörig person? Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? Finns det tillräcklig kompetens inom kommunstyrelsen och nämnderna för avtalshanteringen? Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? Övergripande revisionell bedömning av 27

4 1. Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Trelleborgs kommun har granskat hur delar av kommunens organisation hanterar sina avtal. De nämnder som granskats är servicenämnden, tekniska nämnden, socialnämnden och bildningsnämnden. Granskningens revisionsfråga har varit: Hanterar kommunstyrelsen och utvalda nämnder sina avtal på ett ändamålsenligt sätt? En övergripande slutsats är att hanteringen av avtal inte är enhetlig inom kommunen. Det finns olika brister och förtjänster i hanteringen av avtal inom de olika nämnderna samt kommunstyrelsen. Vissa brister som påvisas i denna granskning har även påvisats tidigare och beslut har fattats för att bristerna ska åtgärdas. Den övergripande revisionella bedömningen är att kommunstyrelsen och de utvalda nämnderna inte hanterar sina avtal fullt ut ändamålsenligt. en grundar sig på att det finns interna riktlinjer men de är i många fall inaktuella eller okända för användarna och det saknas interna riktlinjer som krävs enligt lag. Vidare saknas överblick över ingångna avtal och avtalen förvaras inte alltid brandsäkert eller inlåsta. Det saknas tekniska hjälpmedel som underlättar för allmänheten att söka vilka allmänna handlingar som finns. Bevakningen av avtals löptid sker på många håll manuellt vilket ökar risken för att misstag sker. Det finns brister när det gäller att fakturor baseras på avtalat pris, bristen är uppmärksammad i intern kontroll och första åtgärder är vidtagna. I dagsläget saknas interna hyresavtal men denna brist håller på att åtgärdas. Slutligen har ingen intern kontroll genomförts som tittar på avtalsprocessen i sin helhet. 3 av 27

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Inom Trelleborgs kommun finns ett antal ingångna avtal. Inom avtalshanteringen finns det risk för t ex bristande interna regler kring avtalshantering, bristande avtalskompetens, att rutiner för bevakning av avtalstid inte följs och att avtalet inte följs. Sammantaget kan dessa risker innebära ekonomiska konsekvenser för kommunen. Vidare kan bristande avtalshantering påverka den demokratiska styrningen av kommunen om reglerna kring offentlighetsprincipen inte efterlevs Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Hanterar kommunstyrelsen och de utvalda nämnderna sina avtal på ett ändamålsenligt sätt? Kontrollfrågor Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Om de inte följs vad är orsaken till detta? Om det finns interna riktlinjer, är de tillräckliga för ändamålet? Är avtalen förtecknade och lätta att finna? Förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? Har avtalen undertecknats av en behörig person? Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? Finns det en tillräcklig kompetens inom förvaltningen/bolagen för avtalshanteringen? Hur säkerställs kompetensen? Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? Hur tillses att avtalen följs? 2.3. Metod och avgränsningar Granskningen avgränsas till att omfatta avtal med ekonomiskt värde om minst ett basbelopp, med en löptid om minst ett år och med en avtalstid under år Vid granskning av avtal och avtalsföljsamhet kommer stickprov begränsas till minst 6 per nämnd respektive kommunstyrelsen. Granskningen omfattar kommunstyrelsen och följande nämnder: bildningsnämnden, socialnämnden, tekniska nämnden samt servicenämnden. Såväl avtal med extern motpart som interna avtal inom koncernen (t ex med kommunen) ingår i granskningen. Intervjuer har gjorts med företrädare för kommunen under respektive nämnd kring rutiner och styrdokument. I kapitel 4 beskrivs vilka som intervjuats under varje delavsnitt. 4 av 27

6 Vidare sker granskning av ingångna avtal och avtalsföljsamhet genom fysisk kontroll på plats. Rapporten har varit föremål för sakgranskning Rapportens upplägg Eftersom rapporten omfattar både kommunstyrelsen och fyra nämnder har vi valt att presentera granskningsresultaten i kapitel 4 i delavsnitt, det första behandlar de kommunövergripande riktlinjerna, övriga delavsnitt behandlar varje nämnd för sig samt kommunstyrelsen. Resultaten är redovisade utifrån de uppsatta revisionskriterierna och avslutas med en bedömning. I det avslutande femte kapitlet ges övergripande slutsatser kring granskningsresultatet som helhet samt den revisionella bedömningen. 5 av 27

7 3. Utgångspunkter för granskningen 3.1. Lagstiftning Denna granskning berör flera olika lagar däribland Kommunallagen, Tryckfrihetsförordningen, Offentlighets- och sekretesslagen, Avtalslagen och Aktiebolagslagen. Nedan följer en redogörelse av de lagrum som är mest aktuella Rätten att ta del av allmänna handlingar En grundsten i den svenska demokratiska strukturen är insynen i offentliga organs verksamheter, den så kallade offentlighetsprincipen. Detta innefattar rätten att ta del av allmänna handlingar. I Sverige regleras frågor kring allmänna handlingar i 2 kapitlet i grundlagen Tryckfrihetsförordningen (TF) och i lagen om offentlighet och sekretesslagen (OSL 2009:400). Utöver den beskrivning av lagrum som ges nedan finns bilagorna 1 och 2 finns utdrag ur nämnda lagar. Enligt Tryckfrihetsförordningens definition är en handling allmän om den förvaras hos myndigheten och är inkommen dit eller upprättad där. En handling anses inkommen till myndigheten, bolaget eller motsvarande organ så snart den anlänt dit eller tagits emot av behörig representant för denna, här finns ingen begränsning till hur handlingen inkommit, dvs. per post, e-post. Registrering eller diarieföring är alltså inte ett krav för att handlingen ska anses som inkommen. Det är endast handlingar som är sekretessbelagda som måste registreras (för övriga handlingar se lagrum nedan). Vidare anses en handling upprättad när den har expedierats eller till exempel när handlingen har färdigställts för anteckning eller införing i ett diarium, journal samt sådant register eller annan förteckning som förs fortlöpande. Avtal ingångna av myndigheter uppfyller kriterierna för en allmän handling. Av 2 kap. 3 OSL framgår att rätten att ta del av allmän handling även gäller handlingar i kommunala aktiebolag som i detta fall likställs med en myndighet. Fjärde kapitlet OSL handlar om myndigheters allmänna åtgärder för att underlätta sökande efter allmänna handlingar, m.m. I första paragrafen anges att en myndighet ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar när den organiserar hanteringen av sådana handlingar och vid övrig hantering av allmänna handlingar. Myndigheten ska bland annat särskilt se till 1. att allmänna handlingar kan lämnas ut med den skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsförordningen, 2. att allmänna handlingar kan skiljas från andra handlingar, 3. att rätten att ta del av allmänna handlingar enligt tryckfrihetsförordningen säkerställs samtidigt som sekretesskyddet upprätthålls, och 6 av 27

8 4. att automatiserad behandling av uppgifter hos myndigheten ordnas med beaktande av det intresse som enskilda kan ha av att själva utnyttja tekniska hjälpmedel hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar. En myndighet ska vidare särskilt beakta 1. att enskilda bör ges goda möjligheter att söka allmänna handlingar, 2. att det bör framgå när uppgifter har tillförts en allmän handling och, om de har ändrats eller gallrats, vid vilken tidpunkt detta har skett, samt 3. att allmänna handlingar inte bör innehålla förkortningar, koder eller liknande som kan försvåra insynen enligt tryckfrihetsförordningen. Enligt 2 samma kapitel ska varje myndighet upprätta en beskrivning som ger information om 1. myndighetens organisation och verksamhet i syfte att underlätta sökande efter allmänna handlingar, 2. register, förteckningar eller andra sökmedel till myndighetens allmänna handlingar, 3. tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar, 4. vem hos myndigheten som kan lämna närmare upplysningar om myndighetens allmänna handlingar, deras användning och sökmöjligheter, 5. vilka bestämmelser om sekretess som myndigheten vanligen tillämpar på uppgifter i sina handlingar, I beskrivningen ska uppgifter utelämnas om det behövs för att beskrivningen i övriga delar ska kunna hållas tillgänglig för allmänheten. Arkivering av allmänna handlingar Hanteringen av myndigheters handlingar regleras även i arkivlagen (1990:782). Syftet med myndigheternas arkiv är bland annat att tillgodose rätten att ta del av allmänna handlingar och behovet av information för rättskipningen och förvaltningen. En allmän handling måste enkelt kunna sökas och hittas. En myndighet måste hålla sina handlingar i sådan ordning att den som söker information kan överblicka beståndet och därmed ges möjlighet att finna en viss handling. De bestämmelser som finns är helt teknikneutrala och bestämmelserna gäller all information, även den elektroniska handlingen/informationen. Här behövs de arkivbeskrivningar och arkivförteckningar som är obligatoriska enligt 6 arkivlagen samt den beskrivning av myndighetens allmänna handlingar som ska upprättas enligt offentlighets- och sekretesslagen. För att underlätta sökningen av in- och utgående skrivelser och klara bevakningen 7 av 27

9 av ärenden använder myndigheterna i allmänhet olika administrativa register, främst diarier. Att diarieföra handlingar har många praktiska fördelar, både för insyn och för uppföljning, men att registrera är inte obligatoriskt utom för sekretesskyddade handlingar. 8 av 27

10 4. Granskningsresultat 4.1. Trelleborgs kommuns organisation Inom Trelleborgs kommun kan avtal ingås av samtliga nämnder och kommunstyrelsen beroende på sak och vad som anges i olika reglementen. Kommunen har sedan några år valt att centralisera upphandlingsfunktionen till en enhet som ligger under servicenämnden. Härifrån sköts alla upphandlingar över direktupphandlingsgränsen. Hur denna enhet är organiserad beskrivs under avsnittet om servicenämnden Trelleborgs kommuns övergripande riktlinjer Finns det interna riktlinjer? Den första kontrollfrågan att besvaras är om det finns interna riktlinjer. Nedan följer en beskrivning av de övergripande riktlinjerna som finns och vad de i huvudsak reglerar. Om de följs eller inte besvaras senare under avsnitten som behandlar respektive nämnd och kommunstyrelsen. Upphandlingspolicy med tillämpningsanvisningar Trelleborgs kommuns upphandlingspolicy tydliggör ansvarsfördelning och rutiner inom kommunen vid genomförande av upphandling. Av upphandlingspolicyn framgår att det ska finnas en upphandlingsavdelning som ska ledas av en upphandlingschef samt ett antal upphandlare, i dagsläget fyra personer. Avdelningen är placerad under servicenämnden. Varje förvaltning ska utse en inköpssamordnare och en ersättare. Dessa ska ingå i kommunens inköpsorganisation men är placerade på sina respektive förvaltningar. Inköpssamordnare ingår, tillsammans med upphandlarna, i en samrådsgrupp som leds av upphandlingschefen. Vidare framgår av policyn att servicenämnden ansvarar för samtliga avtal där beloppet överstiger 15 procent av tröskelvärdet. Nämnderna och dess förvaltningar beslutar att anskaffning ska ske, inom ramen för tilldelade medel, samt ansvarar för att upphandlingspolicyn följs vid all form av anskaffning. Direktupphandling får ske av aktuell befattningshavare eller inköpssamordnarna inom nämnderna när beloppet understiger 15 procent av tröskelvärdet (här sammantas hela kommunens behov från en leverantör) eller när det föreligger synnerliga skäl. Av tillämpningsanvisningarna till upphandlingspolicyn framgår att inköpssamordnarna själva ska avropa (beställa) från lokala och centrala ramavtal. Det åligger nämnderna att kontrollera att avtal inte finns för kommunen innan en direktupphandling genomförs. Kontroll görs i den centrala avtalsdatabasen. När det gäller dokumentation föreskrivs i upphandlingspolicyn att samtliga handlingar i ett upphandlingsärende ska hållas samman i ett diarienummer. När inköpsärendet är avslutat ska hela ärendet skickas till kommunens arkiv. 9 av 27

11 Reglemente för kontroll av verifikationer (attestreglemente) Reglementet gäller samtliga kommunens verifikationer. I reglementet föreskrivs att vad som avses med olika typer av attester och vilken kontroll som krävs för attest. Artikel 7 föreskrivs bland annat att kontroll av följande i tillämpliga fall ska utföras: prestation, kvalitet/kvantitet, pris, villkor, beslut, behörighet, kontering, formalia, granskning att verifikationen är korrekt uträknad. Av intervjuer har framkommit att även om de flesta beskriver hur attestsystemet fungerar och följder detta så är det få som känner till och hänvisar till själva attestreglementet. Arkivreglemente Av Trelleborgs kommuns arkivreglemente framgår att Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Trelleborgs kommun och har det övergripande ansvaret för kommunens arkivbildning och arkivvård. Vidare framgår att varje myndighet (en nämnd är en myndighet) är en egen arkivbildare och ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta reglemente. Hos myndigheten ska det finnas en eller flera arkivansvariga och övrig personal för att fullgöra arkivuppgifter hos myndigheten. Arkivansvarig hos en myndighet är normalt förvaltningschefen eller den förvaltningschefen utser istället. I 6 föreskrivs att varje myndighet i samråd med kommunarkivet ska redovisa sitt arkiv dels genom information om vilka slag av handlingar som kan finnas och hur arkivet är organiserat (arkivbeskrivning), dels i en systematisk förteckning över de handlingar som bevaras hos i myndighetens arkiv (arkivförteckning). Arkivförteckningen ska omfatta alla uppgifter som bevaras, oavsett media. I 7 framgår att varje myndighet ska i samråd med kommunarkivet upprätta en plan som beskriver myndighetens handlingar och hur dessa hanteras (dokumenthanteringsplan), oavsett media. Dokumenthanteringsplanen ska uppdateras årligen vid behov enligt tillämpningsanvisningarna till arkivreglementet. Av 13 framgår bl a att uppgifter som ska bevaras ska framställas med material och metoder som garanterar informationens beständighet. Arkivuppgifter ska alltid förvaras så att de är skyddade mot fukt, brand, annan förstörelse samt för obehörig åtkomst. Myndighetens gallringsbara handlingar ska framställas, och förvaras så att informationen kan användas under den tid den är aktuell, oavsett media. I dokumenthanteringsplanen ska det framgå hur handlingarna ska hanteras och förvaras. Till arkivreglementet finns tillämpningsanvisningar som ytterligare förtydligar ansvarsfördelning, rutiner, etc. Det saknas tekniska hjälpmedel som underlättar för allmänheten att söka allmänna handlingar. 10 av 27

12 Raindance ekonomisystem för hantering av leverantörsfakturor Trelleborgs kommun har ett gemensamt ekonomisystem för hantering av leverantörsfakturor. I praktiken sker kontroll av fakturor i två steg. När en faktura erhålls skannas den in centralt och skickas sedan till den som administrerar fakturor på kommunstyrelsens eller nämndens kansli. Denne skickar i sin tur vidare fakturan till ansvarig handläggare som kontrollerar att fakturan överensstämmer med avtal och att den tjänst eller vara som fakturan avser har erhållits. Om allt är korrekt, godkänner den ansvarige handläggaren fakturan som sedan skickas vidare elektroniskt till beslutsattestanten, vanligen närmaste chef (i vissa fall är den ansvarige handläggaren en chef och fakturan skickas då till dennes chef för beslutsattest). Beslutsattestanten förlitar sig vanligen på att kontroll av fakturans korrekthet har skett och godkänner i sin tur fakturan som därefter skickas vidare för utbetalning. Det finns i dagsläget dock en osäkerhet i organisationen om var ansvaret för kontrollen av fakturan egentligen ligger varför det just nu pågår en utredning som syftar till att tydliggöra detta. Det finns kommunövergripande interna riktlinjer kring avtalshantering men de inte är kända för alla användare Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens kansli hanterar avtal som ingåtts efter beslut av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen, t e x exploateringsavtal, markanvisningsavtal, direktupphandlingar, överenskommelser kring Trelleborgs hamn, avtal relaterade till Trelleborgsbanan samt avtal kring lån och borgensåtaganden. Inom kommunstyrelsens förvaltning har följande personer intervjuats: Kommundirektör, ekonomichef, administratör, kommunsekreterare Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Är de interna riktlinjerna tillräckliga för ändamålet? Utöver de kommunövergripande riktlinjerna som nämnts under avsnitt 4.2, finns en delegationsordning för kommunstyrelsen som bl.a. anger att kommundirektören inom ramen för budget får initiera en upphandling och även förlänga avtal för kommunstyrelsens räkning. Vidare anges i ett annat delegationsbeslut att kommunstyrelsens ordförande med kontrasignatur av bland annat ekonomichefen får underteckna finansiella avtal, lånehandlingar och teckna kommunens borgen. Vidare har bland annat kommundirektören en rättegångsfullmakt som ger honom behörighet att förlika mål för kommunens räkning, detta skulle kunna handla om en avtalstvist. Kommundirektören är firmatecknare för kommunen. 11 av 27

13 I kommunstyrelsens delegationsordning framgår att kommundirektören eller räddningschefen (inom sitt område) är den som fattar beslut att inte lämna ut en allmän handling. Av granskningen har framkommit att de intervjuade bedömer att riktlinjerna följs i stort och att de är tillräckliga. Det saknas arkivförteckning och arkivbeskrivningar samt skriftliga rutinbeskrivningar kring vem som gör vad när det gäller arkivering, diarieföring etc. Dokumenthanteringsplanen är inaktuell och håller på att ses över. Kommunstyrelsen har interna riktlinjer och de är mestadels tillräckliga för ändamålet men det finns vissa brister eftersom dokumentation kring arkivering antingen är inaktuell eller saknas vilket strider mot lag och kommunens arkivreglemente Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt Avtalen registreras i diariehanteringssystemet W3D3. I de flesta fall skannas avtalen in i sin helhet men det finns undantag. Lånehandlingar och borgensåtaganden skannas inte in och registreras inte i W3D3. Det finns ingen övergripande lista över samtliga avtal som ingåtts av kommunstyrelsen eller kansliet. I diarieföringssystemet går det inte att söka efter avtal specifikt utan de ingår i ärendeakten. Avtalen förvaras i närarkiv så länge som de är giltiga. Närarkiven är brandklassade men till vilken grad är oklart, enligt riktlinjerna ska de klara två timmar. Närarkiven är låsta och nycklarna är tillgängliga för behörig personal. I W3D3 anges i vilket arkiv avtalen finns. Dock saknas som nämnts arkivförteckning och arkivbeskrivningar vilket kan försvåra möjligheterna att finna dokumenten i arkivet om den arkivansvarige inte är i tjänst. Det saknas tekniska hjälpmedel som underlättar för allmänheten att ta del av vilka avtal som finns. De flesta avtalen är förtecknade och lätta att finna men det finns brister eftersom alla avtal inte är registrerade och det kan försvåra en överblick av avtalen. Vidare kan konstateras att allmänheten inte har tillgång till tekniska hjälpmedel som kan underlätta en sökning Har avtalen undertecknats av en behörig person? Vem som är behörig att underteckna avtal framgår i Av de stickprov som genomförts har inget annat framkommit än att avtal har undertecknats av behörig(a) personer. 12 av 27

14 Avtalen som har granskats har undertecknats av behörig person Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? De ekonomiska konsekvenserna av avtalen följs upp på olika sätt. Huvudansvaret för uppföljning av avtal ligger på den som undertecknat eller berett avtalet. Bevakningsfunktionen i W3D3 används inte för kontroll av när avtal löper ut. Ekonomichefen har en lista över vilka avtal som ekonomiavdelningen har ingått. Låneavtal följs upp var fjärde månad med rapportering till kommunstyrelsen. När det gäller kontroll av leverantörsfakturor används datasystemet Raindance som beskrevs inledningsvis under avsnitt 4.2. Vad som ingår i kontrollen framgår av attestreglementet men av intervjuer har framkommit att riktlinjerna inte är kända av alla och inte känns tydliga. Detta innebär att det saknas tekniskt stöd för bevakning av avtalen. Ingen har en sammantagen bild av vilka avtal som ingåtts och ökar risken för att avtal missas vid eventuella personalförändringar. När det gäller efterlevnad av upphandlade ramavtal har intern kontroll genomförts vilket beskrivs närmare under I rapporten för den interna kontrollen konstaterades bland annat att det har funnits brister i kontroll av följsamhet av avtal. I praktiken har detta inneburit att kommunen har fått betala ett pris som inte överensstämmer med ingånget avtal. De ekonomiska konsekvenserna bevakas men det delvis saknas tekniska hjälpmedel eller andra nedtecknade rutiner för uppföljning. Systemet är delvis personberoende och därmed sårbart. Det finns ett bra system för hantering av leverantörsfakturor men vad som ingår i kontroll av en faktura är inte känt för alla Finns det en tillräcklig kompetens inom kommunstyrelsens kansli för avtalshanteringen? Hur säkerställs kompetensen? Inom kommunstyrelsens kansli finns tre personer som är jurister. Ekonomichefen har utbildning inom sitt område. Vid behov tar man in extern expertis. Det finns tillräcklig kompetens för avtalshantering inom kommunstyrelsen och det finns kompetens att avgöra när extern expertis behövs Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? Inom kommunen har man inte genomfört någon intern kontroll kring avtalshantering i sin helhet men väl av olika delar av hanteringen, såsom kring hantering av leverantörsfakturor. Kontroll kring detta har skett i flera led och under flera år. Vad som framkom i den senaste granskningen var att det kunde ta lång tid 13 av 27

15 efter det att ett nytt avtal ingåtts till dess att det var känt ute i organisationen hos beställare och att nya priser inte har ändrats i system hos leverantören utan felaktiga prislistor har legat till grund för fakturor. En rutin föreslås skapas för att tidigt under avtalsperioden göra en uppföljning av fakturering. För närvarande har ekonomichefen i uppdrag att genomföra en övergripande översyn av rutiner och organisation både för uppföljning av ramavtal och för hantering av leverantörsfakturor. Det har funnits kontroller av hanteringen av leverantörsfakturor men ingen kontroll har omfattat hanteringen av avtal i sin helhet Servicenämnden Servicenämnden är kommunens samlade organ för intern service till den kommunala verksamheten. Inom servicenämndens förvaltning finns den för kommunen gemensamma upphandlingsavdelningen. Typer av avtal kan inom denna avdelning handla om allt som en kommun måste köpa såsom förbrukningsvaror och livsmedel, drift och underhållstjänster för fastigheter och entreprenader för nybyggnationer samt IT-relaterade inköp av material. Eftersom Servicenämndens uppgift är att ge service till övriga delar av kommunen finns flera typer av kommuninterna avtal men även avtal med externa fastighetsägare för lokaler som sedan används av kommunen. Hanteringen av avtal skiljer sig åt beroende på om avtalen är upphandlade eller ej och beskrivningen i detta avsnitt visar på denna skillnad, liksom om avtalen är interna inom kommunen. Sammantaget görs cirka 50 upphandlingar per år till ett värde av ungefär 320 miljoner kronor. Inom serviceförvaltningen totalt arbetar ungefär 260 anställda, varav 4 inom upphandlingsenheten. Inom serviceförvaltningen har tf förvaltningschef samt upphandlingschefen intervjuats Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Utöver de kommunövergripande policys som finns, såsom upphandlingspolicyn har servicenämnden en delegationsordning daterad Vidare finns ett arkivreglemente samt dokumenthanteringsplan men inget av dessa dokument är uppdaterat. Arkivförteckningar och arkivbeskrivningar saknas. Det finns rutiner kring vem som skannar och registrerar avtal men dessa är inte nedtecknade. Det finns vidare en attestförteckning upprättad för servicenämnden. Denna beslutas årligen av nämnden och uppdateras däremellan av förvaltningschefen. Det finns interna riktlinjer men flera är inte aktuella. Vidare saknas flera dokument som ska finnas enligt lag och kommunens arkivreglemente. Det har i granskningen inte framkommit något som indikerar att de riktlinjer som finns inte skulle följas. 14 av 27

16 Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? Det finns två huvudregistratorer inom förvaltningen som hanterar diarieföring och inskanning av alla avtal. Det finns ingen separat förteckning över alla ingångna avtal. Alla avtal som är har tillkommit efter upphandling är inlagda i databasen Visma/opic och är tillgängliga för samtliga medarbetare i kommunen via intranätet. Vidare är alla upphandlade avtal samt relaterade tilldelningsbeslut och protokoll registrerade och inskannade i kommunens diarium. Alla avtal ska finnas i närarkivet men i intervjuer har framkommit att vissa avtal finns i pärmar hos handläggare. Alla upphandlade avtal förvaras i original i separat låst, brandsäkert skåp på upphandlingsenheten och kan endast öppnas av behörig personal. Avtalen är förtecknade och med några undantag är alla tryggt och ordnat förvarade Har avtalen undertecknats av en behörig person? De stickprov som genomförts av avtal inom servicenämndens verksamhetsområde visar inget annat än att avtalen har undertecknats av behörig person. Upphandlade avtal undertecknas enligt delegationsordningen av upphandlingschefen och rapporteras till nämnden såsom delegationsbeslut. Av granskningen har dock framkommit att det saknas avtal internt inom kommunkoncernen avseende hyra av lokaler och måltidsservice, mer information om detta under tekniska nämnden, socialnämnden och bildningsnämnden. Av granskningen har framkommit att kommunfullmäktige beslutade i december 2009 att kommunens kostorganisation ska lyda under servicenämnden. I beslut om budget 2012 fattade kommunfullmäktige beslut om att överföra samtliga medel för verksamheten till beställarna, bildningsnämnden och socialnämnden. Ett förslag till regler och finansiering har sedan varit ute på remiss och i februari 2014 fattade kommunstyrelsen och senare även kommunfullmäktige beslutat om detta. Vidare beslutade kommunfullmäktige att ge cheferna för serviceförvaltningen, bildningsförvaltning och socialförvaltningen i uppdrag bland annat att teckna avtal enligt ett till beslutet bifogat utkast samt fastställa måltidspriser för 2014 utifrån önskad kvalitet och pris. När det gäller interna hyresavtal gav kommunfullmäktige i mars 2012 kommundirektören samt förvaltningschefen för servicenämnden i uppdrag att återkomma senast den 30 maj 2012 till kommunstyrelsen med förslag till principbeslut för internhyresavtal. Det ansågs angeläget att beslut fattades om principer för överenskommelserna mellan servicenämnden och de beställande nämnderna. Principerna ska till att bekräfta avtalstider och prisjusteringar samt tydliggöra ansvaret mellan hyresvärd och hyresgäst. I april 2013 hade förslag till principbeslut har tagits fram och fastslogs då av kommunfullmäktige. I principbeslutet ges servicenämnden i uppdrag att 15 av 27

17 4. att etablera villkor för hyressättning för nya avtal baserade på en kalkyl som anger en bashyra med beaktande av avskrivningstider och intern ränta vid fastställande av bashyran jämte schablonmässig driftskostnadsstatistik, 5. att senast vid 2013 års utgång ha etablerat så tydliga hyresvillkor beträffande indexering och övriga villkor att varje förvaltning/hyresgäst kan beräkna sina kostnader Av granskningen har inte framkommit annat än att avtalen är undertecknade av en behörig person. En väsentlig brist är avsaknade av kommuninterna avtal avseende lokalhyra och måltidsservice. Efter beslut i kommunfullmäktige håller avtal nu på att utvecklas men har ännu inte undertecknats Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? Servicenämnden använder det kommuncentrala systemet för leverantörsfakturor med attester, kontroller etc. Upphandlade avtal hanteras med hjälp av datasystemet Visma/Opic. I detta finns en bevakningstjänst för avtal som löper ut, ska förnyas eller sägas upp. I nämnt datasystem läggs aktuella prislistor in, dessa kan sedan användas vid avrop av ramavtal samt vid kontroll av inkommande leverantörsfakturor. Detta har varit föremål för intern kontroll vilket redovisas under avsnittet om kommunstyrelsen. För övriga avtal inom nämndens verksamhetsområde finns ingen liknande bevakningstjänst utan där sker bevakningen manuellt av ansvarig chef. Servicenämnden har till stor del en ändamålsenlig bevakning av de ekonomiska konsekvenserna av upphandlade avtal men bevakningen av övriga avtal är personberoende och därmed sårbar. Vidare är bedömningen att avsaknaden av kommuninterna avtal är en brist som kan ge båda parter svårigheter att identifiera risker och bedöma de ekonomiska konsekvenserna av avtalen Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshanteringen? Upphandlingschefen är jurist med lång erfarenhet från att ha arbetat med upphandlingar. Upphandlingschefen är ansvarig för omvärldsbevakning, d v s lagförändringar etc. Som tidigare nämnts saknas kommuninterna avtal för lokalhyror och måltidsservice. 16 av 27

18 Det finns tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshantering när det gäller upphandlade avtal. Det faktum att kommuninterna avtal saknas kan tyda på bristande kunskap kring avtals betydelse och nytta för kommunen Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? År 2013 genomfördes en intern kontroll avseende avtal som tillkommit efter upphandling. Då kontrollerades att alla avtal tillkommit på ett korrekt sätt, att endast avtal med giltig avtalstid är synliga i avtalsdatabasen och att utgående avtal antingen ska förlängas, sägas upp eller upphandlas på nytt. en blev då att det finns inarbetade rutiner som följs, att kontrollmomenten är tillräckliga och att inga avvikelser hade noterats. För övriga typer av avtal har ingen särskild intern kontroll genomförts. I granskningen har inte framkommit annat än att avtalshanteringen för upphandlade avtal överensstämmer med god intern kontroll. I granskningen har det för övriga typer av avtal inte framkommit att det finns motsvarande kontroll och den revisionella bedömningen är att servicenämndens hantering av dessa avtal inte överensstämmer med en god intern kontroll Tekniska nämnden Tekniska nämnden ansvarar bland annat för kommunens markreserv. Nämnden bereder av den anledningen flera typer av avtal men det är inte alltid som avtalet slutligen undertecknas av nämnden utan beslut fattas av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen. Exempel på avtal som hanteras av nämnden är anställningsavtal, mark- och entreprenadavtal, exploateringsavtal, arrendeavtal, avtal avseende småbåtshamnen och avtal med enskilda avseende vatten- och avlopp. Vidare finns några avtal som tillkommit till följd av direktupphandling. De som intervjuats med anledning av denna granskning är förvaltningschefen, handläggaren med ansvar för exploaterings- samt mark- och entreprenadavtal, förvaltningsadministratören och en projekteringsingenjör Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Är de interna riktlinjerna tillräckliga för ändamålet? Utöver de kommunövergripande riktlinjerna finns ett reglemente för tekniska nämnden som anger vilken typ av avtal som nämnden ansvarar för. Reglementet är daterat 28 februari Vidare finns en delegationsordning, en attestförteckning, en dokumenthanteringsplan från 2001 samt en arkivbeskrivning för tekniska nämnden från mars Dokumenterhanteringsplanen håller enligt uppgift på att uppdateras. Arkivförteckning saknas. Av intervjuerna har framkommit att riktlinjerna är kända och följs. 17 av 27

19 Det finns vissa interna riktlinjer och det har i granskningen inte framkommit annat än att de följs. Dock är en del av de riktlinjerna inaktuella och vissa dokument saknas helt, vilket är en brist Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? Av intervjuer har framkommit att de flesta avtal diarieförs och skannas in i diariehanteringssystemet W3D3, men inte alla. De avtal som diarieförs förvaras i brandsäkra arkiv och arkivskåp. Ett långvarigt utvecklingsprojekt har varit att se över samtliga arrendeavtal. Detta arbete är nu nästan slutfört. Arrendeavtalen registreras i två system och förvaras separat i ett eget brandsäkert arkiv. I arkivet förvaras handlingar utifrån diarienummer. Om ett avtal är registrerat av förvaltningsadministratören men förvaras på annat ställe så noteras detta i W3D3. Avtalen är förtecknade och förvaras på ett ordnat och betryggande sätt. De är även lätta att finna eftersom de absolut flesta avtalen enligt uppgift skannas in i diarieföringssystemet Har avtalen undertecknats av en behörig person? Av de stickprov som har gjorts har inte framkommit annat än att avtalen är undertecknade av behörig person. Som nämnts under servicenämnden saknas skriftliga avtal för lokaler mellan tekniska nämnden och servicenämnden. Avtalen, såvitt framkommit i denna granskning, är undertecknade av behörig person men det finns en brist i att vissa kommuninterna skriftliga avtal ännu saknas Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? I diarieföringssystemet W3D3 finns en bevakningsfunktion som signalerar när avtal håller på att löpa ut men den används inte. Varje handläggare hanterar sina avtal manuellt, ett exempel på detta är att det varje år upprättas en lista manuellt över de arrendeavtal som löper ut under det kommande året och som därmed måste hanteras. Det saknas rutinbeskrivningar för hur den manuella bevakningen ska ske. Ekonomiska investeringar följs upp av nämnden och omfattar då ekonomiska konsekvenser av avtal. Leverantörsfakturor hanteras i ekonomisystemet Raindance där attestanter och attestordning är inlagda. 18 av 27

20 De ekonomiska konsekvenserna av avtal bevakas men den manuella uppföljning gör systemet sårbart Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshanteringen? Inom tekniska nämnden hanteras en mängd avtal som hänför sig till olika speciallagstiftningar. Inom förvaltningen finns det personal med kompetens för olika typer av avtal såsom ingenjörer men ingen jurist. I intervjuerna har inte framställts behov av ytterligare kompetens inom förvaltningen. Det finns tillräcklig kompetens inom nämnden när det gäller speciallagstiftning för avtal inom nämndens område Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? Intern kontroll har genomförts avseende leverantörsfakturor. Därutöver har ingen kontroll skett av avtalshanteringen som en helhet. Avtalshanteringen i stort överensstämmer med en god intern kontroll när det gäller de ekonomiska delarna men det inte finns någon kontroll av avtalshanteringen som en helhetlig process Socialnämnden Socialförvaltningens organisation är uppdelat i fyra olika avdelningar. Samtliga hanterar avtal i någon utsträckning. Det finns ett antal typer av avtal som hanteras inom nämndens verksamhetsområde, t e x avtal för bostadsanpassning, vård- och boendeavtal för placering av barn, avtal med öppna verksamheter, mindre verksamhetssystem, avtal om färdtjänst, matdistribution, hjälpmedel. Socialnämnden hyr lägenheter som man i sin tur hyr ut till hyresgäster/individer, t e x gruppboenden, träningslägenheter, äldreboenden. Vidare finns avtal med Kommunförbundet Skåne samt Region Skåne. Alla avtal sprungna ur upphandlingar med ett värde över direktupphandlingsgränsen hanteras av upphandlingsenheten under Servicenämnden. Inom socialnämndens verksamhetsområde har följande befattningshavare intervjuats: Tf förvaltningschef, avdelningscheferna för äldreomsorg, individ- och familjeomsorg samt myndighetsavdelningen och ekonomiavdelning. Vidare har chefssekreterare för socialförvaltningen samt utredningssekreterare med särskilt ansvar för upphandlingar intervjuats. 19 av 27

21 Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Utöver de kommunövergripande riktlinjerna finns inom nämnden en delegationsordning, en attestförteckning och en dokumenthanteringsplan som håller på att uppdateras. Det saknas arkivförteckning och arkivbeskrivning. Även arkivering kommer att ses över det närmaste året i samband med revideringen av dokumenthanteringsplanen. Delegationsordningen är utförlig och tydlig när det gäller vem som får fatta beslut i vissa typer av ärenden och ingå avtal inom ramen för vissa beloppsgränser. Hanteringen av flera typer av avtal som relaterar till individärenden regleras av lag när det gäller uppföljning, förlängning och sekretess. För avtal som tillkommer efter direktupphandling finns en tydlig rutinbeskrivning framtagen av utredningssekreteraren ansvarig för upphandling. Beskrivningen visar hur avtal ska hanteras från början till slutlig arkivering, d v s hela processen. För vissa typer av avtal finns det avtalsmallar som man använder, exempelvis i individärenden och anställningsavtal. De riktlinjer som finns följs i stort men det finns vissa brister när det gäller hur avtal dokumenteras och arkiveras, se nedan Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? Det finns ingen övergripande förteckning av vilka avtal som finns. Principen är att alla avtal ska diarieföras i ärendehanteringssystemet W3D3. Undantaget är avtal relaterade till individärenden för vilka systemet ProCapita ibland används men i intervjuer har framkommit att inte alla dessa avtal registreras eller skannas in. De flesta avtalen skannas in i sin helhet. Systemet bygger på att chefssekreteraren skannar in allt som kommer till hennes kännedom, men av intervjuerna har framkommit att det inte är säkert att alla avtal skickas till chefssekreteraren. Det finns inte någon tydlig rutinbeskrivning kring avtal som inte är uppkomna efter upphandling eller rör individärenden. Avtalen hanteras olika beroende på vilken typ av avtal det är. Större direktupphandlade avtal skickas till upphandlingsenheten där de läggs in i avtalsdatabasen och arkiveras. Andra direktupphandlade avtal registreras och förvaras på förvaltningens kansli, vanligtvis i chefssekreterarens arkivskåp. Avtal i individärenden förvaras i låst arkivrum i olåsta skåp. Det är kodlås för att komma in i rummet. Skåpen är brandsäkra. Ärendena förvaras oftast i alfabetisk ordning utifrån vem som handlägger ärendet. Övriga avtal förvaras i låst men inte brandsäkert skåp hos chefssekreteraren. Avtalen förvaras i mappar utifrån typ av avtal, men inte i någon annan ordning såsom ärende- eller diarienummer, år eller bokstavsordning. 20 av 27

22 Det stora flertalet avtal är förtecknade men det finns brister i rutinbeskrivningar kring hur detta ska göras för alla avtal som inte är upphandlade och det har framkommit att alla avtal sannolikt inte registreras. Det finns även brister i förvaring av avtalen hos chefssekreteraren då skåpet där avtalen förvaras inte är brandsäkert Har avtalen undertecknats av en behörig person? Av de stickprov som har gjorts har inte framkommit annat än att avtalen är undertecknade av behörig person, i enlighet med delegationsordningen. I intervjuer har dock framkommit att avtal saknas med servicenämnden avseende vissa lokaler, boenden och matdistribution. I intervjuer har framkommit att avtal om matdistribution håller på att tas fram. Vidare hyr socialförvaltningen ut platser på äldreboenden men avtal med de boende individerna skrivs inte. Det har i granskningen inte framkommit annat än att avtalen har undertecknats av behörig person. Den brist som framkommit är att en del av de kommuninterna avtalen för lokaler inte är skriftliga och därmed inte är undertecknade av någon. Se vidare om detta under avsnittet om servicenämnden Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen och på vilket sätt säkerställer nämnden genom uppföljning att man får det som avtalats? När det gäller leverantörsfakturor används det kommuncentrala ekonomisystemet Raindance som beskrivits i avsnitt 4.2. För kontroll av avtals löptider (upphörande, förlängning etc) används inget tekniskt system, utan det sker manuellt av en handläggare med undantag för individärenden som noteras i Pro Capita. Avtal kring boenden följs enligt lag t ex upp minst två gånger per år och bevakning av avtals löptider etc finns inlagt i Pro Capita. Enligt uppgift saknas avtal mellan socialnämnden och servicenämnden för vissa lokaler/bostäder vilket minskar möjligheten att ha kontroll över de ekonomiska konsekvenserna. Av intervjuerna har framkommit att även om det finns avtal kring exempelvis lägenheter och äldreboenden så kan det vara otydligt vem som ansvarar för vad kring underhåll. Detta beror sannolikt på flera saker, dels är kontrakten gamla och inte så utförliga, dels att socialnämnden oftast hyr av servicenämnden som i sin tur kan hyra av en annan hyresvärd. I samband med förvaltningens ledningsgrupps möten sker en övergripande uppföljning av budgeten. Det finns en bevakning av de ekonomiska konsekvenserna av avtal men det är endast för bevakning av avtals löptid för avtal i individärenden som tekniska hjälpmedel används. För övriga typer av avtal sker bevakningen manuellt vilket gör systemet mer sårbart. 21 av 27

23 Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden/förvaltningen för avtalshanteringen? Det finns en jurist inom förvaltningen samt en utredningssekreterare med ansvar för upphandling som har god kompetens kring upphandlingar och andra typer av avtal. Eftersom bevakning till stora delar vilar på den sistnämnda funktionen/person är det sårbart och risker för felhantering, misstag etc är stor om denne person plötsligt inte skulle finnas i tjänst. Avtal i individärenden är oftast skrivna utifrån framtagna mallar för att minska risken för oklarheter eller felaktigheter. Det har i granskningen inte framkommit annat än att det finns tillräcklig kompetens inom förvaltningen avseende avtals tecknande och innehåll men att det finns brister i kunskap kring arkivering Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? På ett kommungemensamt initiativ från kommunstyrelsen har intern kontroll skett kring leverantörsfakturor vilket har lett till att en utredning påbörjats som syftar till att åtgärda brister och stärka systemet. Någon annan intern kontroll har inte skett kring avtalshanteringen i dess helhet. För vissa individärenden finns speciallagstiftning som kräver regelbunden kontroll och det har i granskningen inte framkommit annat än att dessa kontroller görs i enlighet med lag. Avtalshanteringen i stort överensstämmer med en god intern kontroll men det finns behov av att åtgärda de brister i systemet som påpekats vid den interna kontrollen kring leverantörsfakturor Bildningsnämnden Inom bildningsnämndens verksamhetsområde tecknas olika typer av avtal såsom för nämndspecifika direktupphandlingar upp till tröskelvärdet. Avtal över detta belopp hanteras av serviceförvaltningens upphandlingsenhet. Avtal om enskilda barn/elever som befinner sig i annan kommun samt för avtal för alla elever med behov av särskilt stöd som erhåller tilläggsbelopp. Slutligen finns även samverkansavtal med andra kommuner. Inom bildningsnämnden har den tillförordnade verksamhetscontrollern som har det övergripande ekonomiansvaret kontrollansvaret intervjuats. 22 av 27

24 Om interna riktlinjer för avtalshantering finns, hanteras då avtalen utifrån dessa? Inom bildningsnämnden finns en delegationsordning, en attestförteckning och en dokumenthanteringsplan. Det saknas arkivförteckning och arkivbeskrivningar. För flera avtal, såsom elevavtal används framtagna mallar. Det finns interna riktlinjer och av granskningen har framkommit att dessa följs i stort. Men vissa dokument som krävs enligt lag och kommunens egna arkivreglemente saknas vilket är en brist Är avtalen förtecknade, lätta att finna och förvaras avtalen på ett ordnat och betryggande sätt? Samtliga avtal diarieförs. Det finns dock ingen separat förteckning som ger en överblick av samtliga nämndens ingångna avtal. Avtalen förvaras i pärmar närarkivet. Avtalen är diarieförda och förvaras på ett ordnat och betryggande sätt men inte brandsäkert Har avtalen undertecknats av en behörig person? Av de stickprov som genomförts inom ramen för bildningsnämndens verksamhetsområde har inget annat framkommit än att avtalen har undertecknats av behörig person. De avtal som har granskats har undertecknats av behörig person Bevakas de ekonomiska konsekvenserna av avtalen? För leverantörsfakturor används kommunens centrala ekonomisystem. Inga tekniska hjälpmedel används för att bevaka om avtal löper ut. Elevavtal tecknas vanligen för en termin eller ett läsår i taget varför det anses enkelt att komma ihåg att de måste förnyas. En svårighet när det gäller att bevaka de ekonomiska konsekvenserna av avtal är att bildningsnämnden saknar hyresavtal på de lokaler där man har sin verksamhet. I praktiken hyr man av servicenämnden och en interndebitering sker via budgeten varje år men utan varken dialog, kontroll eller uppföljning. I vissa fall har bildningsnämnden ingen överblick av vilka kostnader som är förenade med vilka lokaler eller delar av ett hyresobjekt. Detta medför t ex att det inte på förhand går att beräkna vilken kostnadsminskning det skulle innebära att säga upp vissa lokaler. Vanligen budgeterar nämnden för samma hyreskostnader för lokaler som de som betalades föregående år med justeringar utifrån budgetdirektiv men i år stämde 23 av 27

25 dessa siffor inte överens med den summa som interndebiterades. Bildningsnämnden har sökt servicenämnden för att få svar på vad som föranlett skillnaden. Vidare innebär det svårigheter när det gäller ansvaret för drift och underhåll av lokalerna, det finns en gammal gränsdragningslista men den är omdiskuterad. I dagsläget håller servicenämnden på att ta fram nya hyresavtal men detta är en process som pågått en längre tid utan att avtal har undertecknats. Vidare saknas även avtal med servicenämnden för måltider och för städning av lokalerna. De ekonomiska konsekvenserna av avtalen bevakas men det finns en stor brist som beror på avsaknaden av skriftliga avtal med servicenämnden för de lokaler som bildningsnämnden använder sig av Finns det en tillräcklig kompetens inom nämnden för avtalshanteringen? Av granskningen har framkommit att de som undertecknar avtal har mångårig erfarenhet inom sitt område och genomgår fortbildning internt och externt. Det har i granskningen inte framkommit annat än att det finns tillräcklig kompetens inom nämnden vad gäller avtalshantering Överensstämmer avtalshanteringen med en god intern kontroll? Inom ramen för nämndens interna kontrollplan har vissa typer av avtal följts upp men ingen övergripande kontroll har gjorts av hela avtalsprocessen. Delar av avtalshanteringen har följts upp men avtalshanteringen som helhet överensstämmer inte med god intern kontroll. 24 av 27