Elias Hallén. Sekreterare Elisabeth Rosenqvist. Ordförande... Caroline Unéus

Transkript

1 1 (25) Plats och tid Kommunhuset kl. 08:00-17:00 Plats och tid för justering Protokollet omfattar Utses att justera Elias Hallén Underskrifter Sekreterare Elisabeth Rosenqvist Ordförande... Caroline Unéus Justerande.. Elias Hallén Anslag/bevis Protokollet är justerat. Justeringen har anslagits på kommunens digitala anslagstavla. Datum för publicering Datum för avpublicering Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunhuset

2 2 (25) Beslutande Ej tjänstgörande ersättare Övriga närvarande Caroline Uneus (M) (Ordförande) Kaveh Moazzez (M) (1:e vice ordförande) Jan William (M) Jan Fallsvik (L) Pär Alexandersson (S) Elias Hallén (MP) Kerstin Lundberg (V) Jan Andersson (SD) Ann Stamfält (S) ersätter Maj Bergendahl (S) Urban Larsson (KD) Henric Andersson (C) Peter Fröberg (C) Bo Enström (S) Rolf Hansson (V) Cecilia Fransson (KD) Theres Sandstedt Johanson (Förvaltningschef) Elisabeth Rosenqvist (Nämndsekreterare) Otto Jesmin (Bygglovchef) Henrik Josefsson (Räddningschef) Fredrik Zeitelberg (Verksamhetsutvecklare) Johannes Norberg (Planarkitekt) 47-49

3 3 (25) Ärendelista 47 Godkännande av dagordning samt val av justerare 48 Presentation av nyanställd personal SB0029 Zodiaken 2, Agneshög Planbesked 50 Plan- och miljönämndens årsbokslut Tilläggsbudget investeringar 2019 för Plan- och miljönämnden 52 Internkontrollplan Uppföljning 53 Resursfördelning för samhällsbyggnadsnämnden Ställningstagande kring de lägst prioriterade områden från tidigare års verksamhetsanalyser 55 Reducering av taxa för offentlig plats, Motala Motorveteraner 56 Reducering av taxa för offentlig plats, Motala AIF friidrottsklubb 57 Val av ledamot till arbetsgrupp i arbetet för att minska och motverka segregation 58 Deltagande på Motala Expo Belägenhetsadresser Redovisning av delegationsbeslut 61 Kännedomsärenden SBN Strategidialog inför MoR 2020

4 4 (25) 47 Godkännande av dagordning samt val av justerare Dagordningen godkänns. Till att justera dagens protokoll utses Elias Hallén Ordförande yttrar sig

5 5 (25) 48 Presentation av nyanställd personal Sammanfattning Skjuts upp till nästa sammanträde Ordförande yttrar sig

6 6 (25) SB0029 Zodiaken 2, Agneshög Planbesked(19/SBN 0103) Sammanfattning Max Burgers AB, ägare för fastigheten Zodiaken 2 har inkommit med en ansökan om att upprätta en ny detaljplan för fastigheten Zodiaken 2. Fastigheten är belägen i norra Agneshög, intill riksväg 50. Fastighetsägaren har identifierat fastigheten som utvecklingsbar och vill pröva möjligheten att uppföra en Max-hamburgare restaurang med tillhörande parkering och drive in funktion på fastigheten. Planfrågan bedöms inte ha någon betydande miljöpåverkan och anses därmed kunna handläggas enligt reglerna för standard planförfarande. Planarbetet bedöms kunna påbörjas under fjärde kvartalet 2019 och avslutas under fjärde kvartalet /SBN Tjänsteskrivelse - Planbesked Zodiaken 2 19/SBN Zodiaken 2 - Planbesked Förslag till beslut ställer sig positivt till att pröva frågan i detaljplan. Beslut ställer sig positivt till att pröva frågan i detaljplan. Utöver ordförande yttrar sig Jan Fallsvik, Kerstin Lundberg och Jan William Expedieras till

7 7 (25) 50 Plan- och miljönämndens årsbokslut 2018(18/PMN 0003) Sammanfattning Plan- och miljönämnden redovisar en positiv avvikelse om 461 tkr. Överskottet beror framförallt på ett lågt utfall för bostadssociala bidrag och konsultkostnader. Det sistnämnda är också anledningen till resultatförbättringen sedan delårsbokslutet. Av totalt budgeterade investeringsmedel om tkr har tkr förbrukats. Återstående medel uppgår till tkr, varav tkr begärs över som tilläggsbudget 2019 i särskild ordning. Det totala antalet årsarbetare året 2018 motsvarar i genomsnitt 104,9 årsarbetare per månad vilket är 1,4 årsarbetare fler än motsvarande period Bygglov har utökat med 1 årsarbetare. Den totala sjukfrånvaron för månadsavlönad personal 2018 motsvarar 2,3 procent vilket är en minskning med 2,2 procentenhet som har orsakats främst av att bygglov landar på 3,8 procent mot 6,8 procent för Detta då långtidssjukskrivningarna har minskat på enheten. En minskning av sjukfrånvaro finns inom åldersgruppen < 29 år med ca: 1,6 procentenheter och gruppen 30 till 49 år med 2,2 procentenheter, > 50 år minskade med 0,8 procentenheter mellan åren. Under året har förvaltningen haft 23 övergripande aktiviteter kopplade mot kommunens resultatmål. Av dessa har alla, förutom den kring individanpassat brandskydd, bedömts som färdiga och är därmed genomförda under verksamhetsåret. Vad gäller individanpassat brandskydd har den stoppats på grund av prioritering av andra projekt samt pågående omställningsarbete kopplat till organisation, ledning och styrning. Till de övergripande aktiviteterna har förvaltningen kopplat 61 stycken aktiviteter via enheternas verksamhetsplaner. Av dessa aktiviteter har 55 stycken bedömts som genomförda, 5 stycken som pågående samt en aktivitet som ej påbörjad. 18/PMN Plan- och miljönämndens årsbokslut /PMN PMN Årsbokslut 2018 Förslag till beslut Redovisat bokslut för 2018 godkänns. Redovisat bokslut för 2018 överlämnas till kommunstyrelsen.

8 8 (25) Beslut Redovisat bokslut för 2018 godkänns. Redovisat bokslut för 2018 överlämnas till kommunstyrelsen. Utöver ordförande yttrar sig Rolf Hansson, Jan Fallsvik, Jan William, Kaveh Moazezz, Kerstin Lundberg och Urban Larsson Expedieras till Kommunstyrelsen

9 9 (25) 51 Tilläggsbudget investeringar 2019 för Plan- och miljönämnden(19/sbn 0082) Sammanfattning Tidigare plan- och miljönämnden Budgeterade investeringsmedel 2018 uppgick till tkr. Av dessa begärs totalt 1 280,3 tkr över till Merparten av beloppet, knappt tkr, avser projekt som har upphandlats under 2018 men som faktureras först under Det gäller bland annat de tkr som avser räddningstjänstens ledningsbil. Under 2018 har omprioriteringar fått göras vid två tillfällen för att lösa fördyringar av fordonsprojekt. De sista 39,6 tkr som begärs över till 2019 är återstående medel för projekt De behövs istället till projekt 2972, räddningstjänstens inventarieprojekt. Projektet har sammanlagt fått bantas med 166,1 tkr under 2018 på grund av omprioriteringarna. Tidigare tekniska nämnden Budgeterade investeringsmedel 2018 uppgick till tkr för den delen av Tekniska nämndens verksamhet som efter årsskiftet tillhör den nya Samhällsbyggnadsförvaltningen. Av dessa har totalt tkr använts, alltså kvarstår tkr. Av dessa begärs totalt tkr över till Beloppet avser byggnation av cykelgarage vid Motala station och upphandling av garaget pågår. För övriga projekt där medel kvarstår begärs ingen tilläggsbudget, då det finns nya medel i årets budget. 19/SBN Tilläggsbudget investeringar 2019 för plan- och miljönämnden 19/SBN PMN tilläggsbudget /SBN Tilläggsbudget 2019 tidigare TN 19/SBN Tilläggsbudget 2019 tidigare TN (tabell) Förslag till beslut Godkänna tilläggsbudget investeringar Överlämna tilläggsbudget investeringar 2019 till kommunstyrelsen.

10 10 (25) Beslut Godkänna tilläggsbudget investeringar Överlämna tilläggsbudget investeringar 2019 till kommunstyrelsen. Utöver ordförande yttrar sig Henric Andersson, Elias Hallén, Jan Fallsvik, Kaveh Moazezz, Rolf Hansson och Jan William Expedieras till Kommunstyrelsen

11 11 (25) 52 Internkontrollplan Uppföljning(17/PMN 0104) Sammanfattning Inför varje verksamhetsår ska en internkontrollplan tas fram och godkännas av varje nämnd/styrelse. Plan- och miljönämnden beslutade den (17/PMN 0127) om internkontrollplanen för 2018 utifrån reglementet för intern kontroll i Motala Kommun (Giltigt ifrån ). Intern kontrollen är en del av nämndens kvalitetsuppföljning. Enligt planen ska följande områden särskilt granskas: kontroll av otillåten upphandling, räddningstjänstens två servicegarantier, representationsfakturor både avseende momshantering samt att korrekta underlag bifogas. Utöver det ska även faktureringsrutiner kontrolleras vid enheterna miljö- och hälsoskyddsenheten samt bygglovenheten för verksamhetsåret Sammanställningen av internkontrollen för 2018 visar att bestämmelser/rutiner följs i huvudsak men att det finns förbättringsområden och ej godkända kontrollmoment. Vad gäller uppföljningen av otillåten direktupphandling har denna återigen inte varit möjligt då underlag att stämma av emot saknas likt flera tidigare år. Denna punkt har därför i internkontrollplanen för 2019 tagits bort då uppföljning inte varit möjlig att genomföra. Räddningstjänstens insatstid ska aldrig överstiga 30 min avviker i nio fall men där finns samma förklaring till varför och det är på grund av felregistreringar i nya verksamhetssystemet Deadalos. Vad gäller räddningstjänstens andra servicegaranti kring insatstid ska vid 6 av 10 insatser vara max 10 min lever verksamheten gott och väl upp till löftet. Vid mer än 7 av 10 insatser gäller att insatstiden är under 10 min och därmed är utfallet av kontrollen godkänt. När det kommer till representation moms har det historiskt funnits brister men kan nu glädjande konstateras att inga fel hittats. Gällande rutin verkar alltså efterlevas av verksamheten. Vad gäller representation underlag förekommer det mycket felaktigheter fortfarande trots att en enkel och mycket tydlig rutin finns att följa. Det vill säga betyget blir ej godkänt eftersom inga fel får förekomma. Stickprovskontrollen av fakturaunderlag vid miljö- och hälsoskyddsenheten påvisar inte några felaktigheter utan samtliga fall följer tillämplig taxa och är därmed godkänd. Stickprovskontrollen av fakturaunderlag vid bygglovenheten påvisar fel i tre av sju granskade fall och är således klart underkänd. Det är felaktiga faktureringsgrundande faktorer som används varvid fakturabeloppen har blivit något för höga.

12 12 (25) 17/PMN Internkontroll Uppföljning 17/PMN Internkontrollplan uppföljning /PMN Bilaga 1 Redovisning av RTJ insatstid ska aldrig överstiga 30 min 17/PMN Bilaga 2 Redovisning av RTJ insatstid ska vid 6 av 10 insatser vara max 10 min 17/PMN Bilaga 3 Representation - Moms /PMN Bilaga 4 Representation - Underlag /PMN Bilaga 5 MHE fakturering /PMN Bilaga 6 BLE fakturering 2018 Förslag till beslut Rapport avseende uppföljning av internkontroll år 2018 godkänns. Överlämna rapporten till kommunstyrelsen Beslut Rapport avseende uppföljning av internkontroll år 2018 godkänns. Överlämna rapporten till kommunstyrelsen Utöver ordförande yttrar sig Kerstin Lundberg, Henric Andersson och Urban Larsson Expedieras till Kommunstyrelsen

13 13 (25) 53 Resursfördelning för samhällsbyggnadsnämnden 2019(19/SBN 0081) Sammanfattning Drift s resursfördelning presenteras i bilaga ett. Fysisk planering var inte fullt ut finansierat vid övertagandet från KLF. Detta har lösts dels genom en omfördelning av 500 tkr från plan- och miljönämndens anslag, dels genom en risktagning om 307 tkr. I övrigt är budgeten i balans, även om den ekonomiska situationen är ansträngd. De ekonomiska riktlinjerna för projektledningsenheten är för närvarande oklara. Nettokostnaderna för respektive enhet framgår av tabellen nedan. (Tkr) Budget 2019 Nämnden Staben Bygglovenheten Lantmäterienheten Miljö- och hälsoskyddsenheten Räddningstjänsten Fysisk planering Planeringsenhet Gata Park Projektledningsenhet 0 SBN TOTALT Bruttokostnaden för EU-projektet Insure beräknas för samhällsbyggnadsnämndens del uppgå till 400 tkr under Kostnader för konsulter och resor beräknas till 182 tkr och bidragsintäkten till 324 tkr. Det innebär att kommunens medfinansiering om 25 procent i projektet helt och hållet löses genom nedlagd tid. I praktiken får SBN ett nettobidrag till lönekostnaderna om 142 tkr. Investeringar s reinvesteringar redovisas per projekt i bilaga ett. 19/SBN Resursfördelning för samhällsbyggnadsnämnden /SBN SBN detaljbudget 2019 Förslag till beslut Resursfördelning 2019 för samhällsbyggnadsnämnden fastställs. Resursfördelning 2019 för samhällsbyggnadsnämnden överlämnas till kommunstyrelsen.

14 14 (25) Beslut Resursfördelning 2019 för samhällsbyggnadsnämnden fastställs. Resursfördelning 2019 för samhällsbyggnadsnämnden överlämnas till kommunstyrelsen. Utöver ordförande yttrar sig Jan William, Jan Fallsvik, Rolf Hansson och Kaveh Moazezz. I SBN detaljbudget har ett skrivfel smugit sig in. Rättat underlag kommer biläggas protokollet. Yrkanden Solidariskt Motala (Ann Stamfält (S), Pär Alexandersson (S), Kerstin Lundberg (V) och Elias Hallén (MP) yrkar på beslut att följa Solidariskt Motalas Mål- och resursplan Propositionsordning Ordförande ställer liggande förslag till beslut mot Solidariskt Motalas yrkande. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt liggande förslag till beslut. Reservationer Solidariskt Motala (Ann Stamfält (S), Pär Alexandersson (S), Kerstin Lundberg (V) och Elias Hallén (MP) reserverar sig mot beslutet till förmån för Solidariskt Motalas Mål- och resursplan Expedieras till Kommunstyrelsen

15 15 (25) 54 Ställningstagande kring de lägst prioriterade områden från tidigare års verksamhetsanalyser(19/sbn 0111) Sammanfattning Kommunstyrelsen fattade beslut om att ge nämnderna i uppdrag att värdera och ta ställning kring de områden som har belysts som lägst prioriterat i tidigare års verksamhetsanalyser och andra pågående utredningar. Samhällsbyggnadsförvaltningen har sammanställt förslag kring lägst prioriterat från verksamhetsanalyser för åren avseende de delar av Tekniska nämnden samt från Kommunstyrelsen som tillkommit fr o m årsskiftet samt tidigare Plan- och miljönämnden. De förslag som är genomförda har gallrats bort, förutom de som kan värderas igen. 19/SBN KS Förutsättningar för MoR 2019 med restriktioner 19/SBN Ställningstagande kring de lägst prioriterade områden från tidigare års verksamhetsanalyser 19/SBN Tabell - Tidigare lägst prioriterat SBN 2019 Förslag till beslut Samhällsbyggnadsförvaltningens sammanställning av de lägst prioriterade områdena återrapporteras till Kommunstyrelsen så som nämndens sammanställning. Beslut Sammanställning av tidigare Plan- och miljönämnden och Tekniska nämndens lägst prioriterade lista skickas för kännedom till Kommunstyrelsen. arbetar med att ta ett helhetsgrepp om lägst prioriterade områden och återkommer i april om vad som kan genomföras Utöver ordförande yttrar sig Henric Andersson, Kerstin Lundberg, Jan William, Jan Fallsvik och Kaveh Moazezz Yrkanden Kaveh Moazezz (M) yrkar på följande beslut till kommunstyrelsen:

16 16 (25) Sammanställning av tidigare Plan- och miljönämnden och Tekniska nämndens lägst prioriterade lista skickas för kännedom till Kommunstyrelsen. arbetar med att ta ett helhetsgrepp om lägst prioriterade områden och återkommer i april om vad som kan genomföras ställer sig bakom yrkandet. Expedieras till Kommunstyrelsen

17 17 (25) 55 Reducering av taxa för offentlig plats, Motala Motorveteraner(19/SBN 0030) Sammanfattning Enligt Motala kommuns Taxa för upplåtelse av offentlig plats, beslut 18/KS , finns möjlighet för ansvarig nämnd, sedan årsskiftet är detta samhällsbyggnadsnämnden, att reducera taxa. Taxan för tex en ideell förening reduceras med 50% och för innehavare av 90- konto reduceras taxan med 100%. Endast samhällsbyggnadsnämnden kan fatta beslut om reducering. Motala Motorveteraner söker tillstånd för att gå genomföra en veteranmarknad under påsk 2019 på Hamnparkeringen. För upplåtelse av Hamnparkeringen ansöks om att få nyttja 2095 kvm för upplåtelse vid övrig markanvändning som inte går att härleda till annan rubricerad punkt i taxa är taxan 2,90/kvm. Som ideell förening kan Motala Motorveteraner få 50% reducering på summan för upplåtelsen. Kostnad för upplåtelse innan reducering är 6075,50 kr summa efter reducering blir 3037,75 kr. 19/SBN Yttrande för Motala motorveteraner, nostalgimarknad 19/SBN Reducering av taxa för offentlig plats, Motala Motorveteraner med anledning av att föreningen är en ideell förening Beslut 1. Taxa för Motala Motorveteraner för veteranmarknad reduceras med 50% med anledning av att de är en ideell förening. Ordförande yttrar sig Expedieras till Trafikingenjör, för vidare expediering till sökande

18 18 (25) 56 Reducering av taxa för offentlig plats, Motala AIF friidrottsklubb(19/sbn 0030) Sammanfattning Motala AIF friidrottsklubb söker tillstånd för Nya broloppet på Hamnparkeringen och liten del av stadsparken. Ytan som ansökts för uppgår inte till minimum taxa för upplåtelse av offentligplats, Övrig markanvändning som inte går att härleda till annan rubricerad punkt i taxa, zon 1-2, 2.90 per kvadratmeter, minimiavgift 500kr. Avgift för upplåtelse av avgiftsbelagda parkeringsplatser, uppgår till 1250 kr. Sammanlagd summa för avgift för upplåtelse av marken blir 1750 kr. Summa med reducering, då Motala AIF friidrottsklubb är en idrottsförening, 875 kr. 19/SBN Yttrande Motala AIF friidrottsklubb, Nya broloppet 19/SBN Reducering av taxa för offentlig plats, Motala AIF friidrottsklubb med anledning av att föreningen är en idrottsförening Beslut 1. Taxa för Motala AIF friidrottsklubb, Nya broloppet reduceras med 50% med anledning av att Motala AIF friidrottsklubb är en idrottsförening. Ordförande yttrar sig Expedieras till Trafikingenjör, för vidare expediering till sökande.

19 19 (25) 57 Val av ledamot till arbetsgrupp i arbetet för att minska och motverka segregation(19/sbn 0110) Sammanfattning Motala kommun har påbörjat ett långsiktigt arbete för att minska och motverka segregation. Kommunen har nyligen antagit en plan för inkludering och social sammanhållning och genomfört en kartläggning av Motala ur ett segregationsperspektiv. Kartläggningen har analyserats och resulterat i en plan för fortsatt arbete. Det fortsatta arbetet behöver ske sektorsövergripande på både politisk nivå och verksamhetsnivå. Det strategiska arbetet, som ytterst sker under kommunstyrelsens ansvar, behöver en stark politisk förankring i ett forum som även involverar övriga berörda nämnder. En politisk arbetsgrupp inrättas därför med representation från kommunstyrelsen och berörda nämnder. Arbetsgruppens uppdrag blir att följa, stärka och utveckla kommunens arbete för att minska och motverka segregation samt att sprida kunskap i organisationen om såväl bakomliggande orsaker till segregation som verksamma insatser. har i KS beslut februari 2019 fått i uppdrag att utse en ledamot att delta i gruppens arbete.

20 20 (25) 19/SBN KS Inrättande av en arbetsgrupp i arbetet för att minska och motverka segregation samt val av ledamöter(183019) (0)_TMP(183056) (0)_TMP 19/SBN Inrättande av en arbetsgrupp i arbetet för att minska och motverka segregation samt val av ledamöter - Tjänsteskrivlse KS 32 Beslut utser Kaveh Moazezz till att representera samhällsbyggnadsnämnden. Utöver ordförande yttrar sig Kerstin Lundberg Expedieras till KS Tromanregister

21 21 (25) 58 Deltagande på Motala Expo (19/SBN 0061) Sammanfattning Motala Expo anordnas den 15 mars /SBN Deltagande på Motala Expo Beslut medger i efterhand deltagande för de ledamöter som önskar delta på detta. Ordförande yttrar sig

22 22 (25) 59 Belägenhetsadresser 2019(19/SBN 0074) Sammanfattning Nya belägenhetsadresser för - Storaberga 18:1 - Klakorp 1:247 19/SBN Storaberga 18:1 19/SBN Klakorp 1:247 Beslut noterar informationen Utöver ordförande yttrar sig Jan Fallsvik, Jan William, Urban Larsson, Kerstin Lundberg och Ann Stamfält Expedieras till Lantmäterienheten för vidare expediering

23 23 (25) 60 Redovisning av delegationsbeslut Redovisning av delegationsbeslut fattade av SBN myndighetsutskott Beslut Redovisade delegationsbeslut noteras. Ordförande yttrar sig

24 24 (25) 61 Kännedomsärenden SBN 2019(19/SBN 0024) KF Val av ny ersättare i samhällsbyggnadsnämnden(184260) (0)_TMP 19/SBN Delegationsbeslut för redovisning i nämnd från KS 19/SBN Delegationsbeslut för redovisning i nämnd från KS 19/SBN KPR - protokoll RFSP 15 februari REV3 19/SBN KS Inrättande av en arbetsgrupp i arbetet för att minska och motverka segregation samt val av ledamöter(183019) (0)_TMP.pdf (2/2) 19/SBN _KS 0029 Utbildning av förtroendevalda under mandatperioden 19/SBN KS 43_ Förutsättningar för MoR 2019 med restriktioner(183073) (0)_TMP.pdf (2/2) Beslut s noterar informationen Ordförande yttrar sig

25 25 (25) 62 Strategidialog inför MoR 2020(19/SBN 0112) Sammanfattning Under onsdagen ges en inledande information inför strategidagen den 21 mars. Verksamheterna kommer informera om sina verksamhetsanalyser. Nämnden kommer diskutera dessa i mindre grupper inför beslut vid aprilnämnden. 19/SBN Agenda för strategidag 21 mars 19/SBN Räddningstjänsten - Verksamhetsanalys 2019 inför /SBN Bygglovenheten - Verksamhetsanalys 2019 inför /SBN Fysisk planering - Verksamhetsanalys 2019 inför /SBN Miljö- och hälsoskydd - Verksamhetsanalys mars 2019 inför /SBN Planeringsenhet Gata & Park - Verksamhetsanalys 2019 inför /SBN Lantmäterienheten - Verksamhetsanalys 2019 inför /SBN Projektledningsenheten - Verksamhetsanalys 2019 inför Bygglov - Sammanställningsblad 2019 inför Fysisk planering - Sammanställningsblad 2019 inför Miljö- och hälsoskydd -Sammanställningsblad 2019 inför Lantmäteriet - Sammanställning verksamhetsanalys 2019 inför Projektledning - Sammanställning 2019 inför Räddningstjänsten - Sammanställningsblad 2019 inför SBN Sammanställningsblad verksamhetsanalyser - mars SBN Sammanställningsblad verksamhetsanalyser - mars Gata Park Sammanställningsblad verksamhetsanalys

26