Servicenämndens yttrande Utifrån regionstyrelsens planeringsdirektiv med preliminär budgetram inför beslut om verksamhetsplan och budget

Transkript

1 Servicenämndens yttrande Utifrån regionstyrelsens planeringsdirektiv med preliminär budgetram inför beslut om verksamhetsplan och budget Regionfastigheter

2 Region Skånes gemensamma målkarta Region Skånes löfte till medborgarna Region Skåne finns till för dig som bor och verkar i Skåne. Vår verksamhet bygger på hög service och hållbar utveckling. Vi arbetar för en välfungerande sjukvård och kollektivtrafik, en innovativ regional utveckling och ett rikt kulturliv. Alla nämnder har i uppdrag, enligt reglementet, att arbeta med att utveckla medborgarkontakterna genom olika former av medborgardialoger. Beskriv hur nämnden ska utveckla detta arbete under planperioden Nedbrytning av Region Skånes strategiska mål Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet En drivande utvecklingsaktör Attraktiv arbetsgivare En långsiktigt stark ekonomi Mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Beskriv, utifrån nämndens ansvarsområde, vilka konkreta delmål man kommer arbeta utifrån och vilka styrande uppföljningsindikatorer som används för att mäta måluppfyllelsen. Servicenämndens delmål avseende Regionfastigheter är framför allt att ha nöjda kunder. Regionfastigheter ska upplevas som en lyhörd, pålitlig, kompetent, utvecklingsinriktad fastighetsaktör som möter verksamhetens/kundens behov. Regionfastigheter har en stabil organisation och arbetar för en hög driftsäkerhet. Skyltningen av sjukhusområdena är viktig för patienter, besökare och medarbetare. Regionfastigheter kommer under perioden slutföra uppdraget gällande översynen av befintlig skyltning och därefter genomföra beslutade åtgärder enligt handlingsplan. Regionfastigheter ska även medverka till att den fysiska tillgängligheten ökar genom att hålla Tillgänglighetsdatabasen uppdaterad och aktuell. Styrande uppföljningsindikatorer beskrivs för respektive mål/indikator i Regionfastigheters fastställda målkort för 2019, som bifogas. Beskriv nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag , uppnå det strategiska målet (Genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det.) Servicenämnden har i beslut fastställt verksamhetsplan och budget för Regionfastigheter för Planen utgår från Region Skånes övergripande mål. Med väl genomtänkta och genomförda projekt bidrar Regionfastigheter till att skapa goda och miljövänliga lokaler och ett mervärde för framför allt vården. 2

3 Nära samverkan med HSS 1 och övriga förvaltningar avseende övergripande analyser, utvecklingsplaner och långsiktig investeringsplanering utgående från produktionsplanering är en förutsättning för framtida rätt anpassade lokaler för Region Skånes verksamheter. Under 2019 kommer Regionfastigheter fortsatt delta i arbetet med införandet av CAFM, ett systemstöd som tillgodoser hela verksamheten inom Servicenämndens ansvarsområde. Systemet tillhandahåller rätt uppföljning, rapporter och kommunicerar väl med övriga system inom Region Skåne. I arbetet med det robusta sjukhuset ses den tekniska infrastrukturen över i samband med byggnationer på sjukhusområdena. Häri ingår bland annat energieffektivisering. Bedömningen är att framtida teknikutveckling inom energiområdet kommer innebära ett ökat behov av förvaltning av den tekniska infrastrukturen. Förutsatt att äskade medel beviljas kommer arbetet med att uppdatera Tillgänglighetsdatabasen genomföras enligt plan. Alla vårdcentraler i södra och sydvästra Skåne samt sjukhusområden i Trelleborg, Ystad och Landskrona är inventerade och publicerade i Tillgänglighetsdatabasen. Regionfastigheter räknar med att ha inventerat alla Region Skånes lokaler senast Saknas budget måste projektet avslutas eller kraftigt minskas, vilket skulle leda till att Regionfastigheter inte kan uppfylla beslut fattat av Regionstyrelsen 2015 samt att tillgängligheten minskar, framför allt för redan utsatta grupper. Riskbedömning: 9 kännbar, möjlig Den högre riskbedömningen avser främst målet gällande uppdatering av Tillgänglighetsdatabasen. Mål: En drivande utvecklingsaktör Inriktningen för alla nämnders arbete är den regionala utvecklingsstrategin Det öppna Skåne Beskriv, utifrån nämndens ansvarsområde, vilka konkreta delmål man kommer arbeta utifrån och vilka styrande uppföljningsindikatorer som används för att mäta måluppfyllelsen. Servicenämndens delmål avseende Regionfastigheters verksamhet är hög driftsäkerhet, minskad energiförbrukning samt utveckling av en högre grad av standardisering i PTS (Program Teknisk Standard). Hög driftsäkerhet uppnås genom registrering, uppföljning och noggrann analys av oplanerade driftavbrott för att utifrån detta kunna genomföra förbättringar. Dessutom genomförs kontinuerlig utbildning av beredskapspersonal (jour) för att upprätthålla och höja kompetensen. I avsikt att minska energiförbrukningen genomförs energieffektiviserande investeringar och utbildning av teknisk personal i frågor rörande energiförbrukning. En långsiktig energistrategi för Region Skånes ägda fastigheter har tagits fram och åtgärder enligt handlingsplanen kommer att genomföras under perioden HSS Hälso- och sjukvårdsstyrning, Koncernkontoret 3

4 För att säkerställa ett gott samarbete med energileverantörer planeras återkommande träffar för erfarenhetsutbyte. Målet är att upprätta en organisation och struktur som möjliggör arbete med PTS och genom detta nå en högre grad av standardisering. En standardisering av typavdelningar/typrum mm ger förutsättningar att korta ledtider och förutsättningar för minimering av kostnader i byggprojekt. Beskriv nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag , uppnå det strategiska målet (Genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det.) För att den positiva utvecklingen avseende minskning av energiförbrukning ska fortsätta är bedömningen att mer omfattande åtgärder kommer att krävas kommande år. Detta och även arbetet med att utveckla PTS innebär ett ökat behov av medarbetare under perioden Bedömningen är att arbetet med att utveckla standarder initialt innebär en ökad kostnad men att det på längre sikt ger förutsättningar för minskade kostnader. Region Skåne har tecknat avsiktsförklaringar med energileverantörerna i syfte att dels skapa förutsättningar att ha en fossilbränslefri verksamhet under 2020, dels hitta former för ett närmare samarbete mellan Region Skåne och energibolagen. Det har bland annat inneburit att Regionfastigheter tillsammans med Öresundskraft och E.ON medverkar i två EU-finansierade INTERREG (EU)-projekt. Bedömningen är att deltagandet i EU-projekten ökar förutsättningarna att nå det strategiska målet EU-projekten tar sikte på att påbörja genomförandet av den energistrategi som Servicenämnden tog beslut om under hösten Riskbedömning: 9, kännbar, möjlig. Den högre riskbedömningen avser främst målet avseende minskad energiförbrukning. Särskild frågeställning till samtliga nämnder: Hur ska verksamheten arbeta för att uppnå beslutade miljömål och målen om en fossilfri verksamhet 2020? Se ovan under En drivande utvecklingsaktör. 4

5 Mål: Attraktiv arbetsgivare Beskriv, utifrån nämndens ansvarsområde, vilka konkreta delmål man kommer arbeta utifrån och vilka styrande uppföljningsindikatorer som används för att mäta måluppfyllelsen. En god kompetensförsörjning är central för att Regionfastigheter ska nå uppsatta mål. Att attrahera, behålla och utveckla rätt kompetens är tre lika viktiga och samverkande delar. Regionfastigheter ska fortsätta utvecklas som en attraktiv arbetsgivare. Under 2019 kommer arbetet med den gemensamma interna visionen Vi skapar rum för utveckling fortsätta att implementeras och det interna kulturarbetet fortgå, i syfte att skapa en ökad samhörighet och förståelse för sin del i helheten. Den satsning på utveckling av chefs- och ledarskap, medarbetarskap och grupputveckling som påbörjats under 2018 kommer att fortsätta under Under 2019 kommer en kompetenskartläggning att genomföras, liksom en revidering av kompetensförsörjningsplanen. En del är att se över hur en ökad mix av kompetenser kan öka förutsättningarna för en god kompetensförsörjning. Regionfastigheter kommer även under 2019 medverka vid rekryteringsmässor och kommer också att öka kännedomen om Regionfastigheter och Region Skåne som en attraktiv arbetsgivare för exempelvis ingenjörer. Beskriv nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag , uppnå det strategiska målet (Genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det.) Regionfastigheter står under flera år framöver inför omfattande rekryteringsbehov och har redan i dagsläget svårigheter att rekrytera och behålla rätt kompetens. Detta gäller generellt alla funktioner inom bygg och fastighet samt chefsfunktioner, men även till viss del administrativ personal. Det goda arbetsmarknadsläget, inte minst inom byggsektorn, gör att Regionfastigheter har svårigheter att konkurrera med andra arbetsgivare. Detta gäller såväl löneläge som andra förmåner. I takt med att antalet större projekt för Regionfastigheter ökar, ökar också behovet av administrativ personal. Vid bristande egen kompetensförsörjning blir åtgärden ofta att hyra in konsulter. Detta är en icke eftersträvansvärd lösning, då det dels ökar den totala kostnaden för Region Skåne, dels minskar förutsättningarna för en hållbart lärande organisation. Konsekvenserna av alltför stor personalomsättning och/eller icke tillsatta tjänster är dels försenade eller uteblivna resultat, vilket i sin tur påverkar andra delar av Region Skånes verksamheter negativt. Dels bristande kvalitet då förutsättningarna för styrning av pågående projekt och fastighetsförvaltning minskar. Riskbedömning: 12, sannolik och kännbar. 5

6 Långsiktigt stark ekonomi Beskriv, utifrån nämndens ansvarsområde, vilka konkreta delmål man kommer arbeta utifrån och vilka styrande uppföljningsindikatorer som används för att mäta måluppfyllelsen. Servicenämnden anser att kostnadsmedvetenhet föreligger för nämnden avseende verksamheten inom Regionfastigheter. Nämnden bidrar via Regionfastigheter till kostnadsreducerande åtgärder över tid genom bland annat fortsatt utveckling av IT-stödet och genom energieffektiviserande åtgärder. En effektiv verksamhet med fortsatt fokus på fastighetskostnader och projektens tidplaner och budget är förutsättningar för att uppnå resultatkravet. Beskriv nämndens möjligheter att utifrån ekonomisk ram med föreslagna regionbidrag , uppnå det strategiska målet (Genomför en riskbedömning med beskrivning av sannolikhet för att inte uppnå målet och konsekvensen av att inte göra det.) Planeringsdirektivet anger ett resultatkrav för Servicenämnden på 60,0 miljoner kronor årligen inför budget 2019 med plan för Det innebär ett oförändrat resultatkrav jämfört med Resultatkravet för 2018 är fördelat med 22,6 miljoner kronor till Regionfastigheter och 37,4 miljoner kronor till Regionservice. Inför 2019 föreslår Servicenämnden att resultatkravet sänks med 4,0 miljoner kronor samt att 18,6 miljoner kronor fördelas till Regionfastigheter. Beräknade behov (gamla och nya) Förslag resultatkrav Ev. differens mellan resultatkrav och behov År ,6 4,0 Se nedan År ,6 4,0 Se nedan År ,6 4,0 Se nedan Planerade åtgärder/prioriteringar för en ekonomi i balans Servicenämnden äskar 3,5 miljoner kronor i anslag för fastighetsutveckling, vilket är en ökning med 1,6 miljoner kronor jämfört med budget Regionfastigheter har i uppdrag att genomföra verksamhetsdriven fastighetsutveckling, till exempel regionövergripande planer, koncept och standarder, se ytterligare kommentar under mål En drivande utvecklingsaktör. 6

7 Regionstyrelsen har gett Servicenämnden i uppdrag att ansvara för Tillgänglighetsdatabasen. För att uppdraget att inventera och uppdatera Tillgänglighetsdatabasen ska kunna genomföras enligt plan äskar Servicenämnden 2,4 miljoner kronor. Riskbedömning: 9, kännbar, möjlig. Ekonomiska ramar och regionbidrag Här finns möjlighet att, utöver vad som framkommer i nämndens svar, lämna yttrande på föreslagna ekonomiska ramar. - 7

8 Investeringsram Nämndens yttrande om föreslagna investeringsramar Servicenämnden äskar medel för fastighetsägarinvesteringar och energieffektiviseringar om totalt 421 Mkr Servicenämndens preliminära ram för investeringar i planeringsdirektivet för utgår från innehållet i budget Budget 2018 uppgår till 354 miljoner kronor. Regionfastigheters Planeringsdirektiv Budget äskande Preliminär budgetram Benämning Mkr Mkr Mkr Mkr Mkr Mkr Fastighetsägarinvesteringar Tidigare beviljade och pågående ramar Myndighetskrav (bl.a. brandsäkerhet) Trelleborg, byggnad 22, klimatskärm Lund, asbestsanering Lund, by 40 (Blocket), investeringar för att bibehålla funktion, produktionskapacitet och byggnadsvärde Regionalt SCADA-system Operationssalar - regionalt Energieffektivisering Äskade nya ramar Sterilcentraler/sterilförråd - regionalt Säkerhetstekniska system, kallelsesignalanläggningar Malmö sjukhusområde, utbyggnad av infrastruktur Ombyggnation FTV, S Stenbocksgatan i Helsingborg SUMMA Regionfastigheter utreder för närvarande vilka åtgärder som på kort sikt kan genomföras för att förbättra lokalerna i byggnad 43, på sjukhusområdet i Malmö, främst avseende lokaler för vuxenpsykiatri. Samtidigt pågår utredning av att tillgodose bl.a. vuxenpsykiatrins behov av bättre lokaler på Södra området i Malmö. Eftersom utredningarna inte är klara avser Servicenämnden återkomma i ett senare skede med eventuellt äskande av medel för kortsiktiga åtgärder i byggnad 43 under I den föreslagna budgetramen framgår att äskade medel för ombyggnad av Folktandvården, S Stenbocksgatan i Helsingborg inte föreslås få någon tilldelning i planeringsdirektivet för budgetperioden. Åtgärder avseende denna ombyggnad kommer därmed att behöva prioriteras framför något annat inom ramen för fastighetsägarinvesteringar om 206 miljoner kronor. 8

9 Under 2019 kommer medel för investeringar behövas i samband med nödvändig anpassning av CAFM 2 -systemet, vilket inte omfattas av upphandlingen. Servicenämnden avser återkomma med eventuellt äskande av medel ur ramen för utrustningsinvesteringar. I nedanstående beskrivningar för äskade nya ramar framgår att ramen för säkerhetstekniska system, kallelsesignalanläggningar endast är aktuell för det fall Region Skåne beslutar att övergå till SKL:s gränsdragningslista. Beslut att Region Skåne ska gå över till SKL:s gränsdragningslista från och med 2019 togs Servicenämnden äskar medel för ytterligare investeringsbehov enligt nedan. Äskade nya ramar i prioriteringsordning 1. Sterilcentraler och sterilförråd regionalt Uppgradering av befintliga sterilcentraler och sterilförråd för att möta kraven i ny standard för sterilt gods. Förutsättning är att befintliga huvudventilationssystem används, att tillräcklig kapacitet för värme, kyla och el finns inom byggnaden samt att tillräckligt utrymme för installationer finns både inom våningsplan och i fläktrum. Då kompletteras försörjningssystemen till sterilutrymmet med erforderlig utrustning för filtrering, avfuktning med mera. Regionfastigheter äskar för detta ändamål 10 miljoner kronor för år 2019 och 25 miljoner kronor årligen för åren Säkerhetstekniska system, kallelsesignalanläggningar Vid en övergång till SKLs gränsdragningslista från 2019 går kallelsesignal-anläggningar över till Regionfastigheters ansvarsområde. Efter inventering har det framkommit att det finns ett omedelbart investeringsbehov i 63 anläggningar fördelat över tre år. Helsingborg, Malmö och Lund är frånräknade. Beräknad kostnad per anläggning är kronor, vilket ger en total kostnad på 45 miljoner kronor. Regionfastigheter äskar för detta ändamål 15 miljoner kronor årligen för åren Malmö sjukhusområde, utbyggnad av infrastruktur Inom Malmö sjukhusområdet finns ett utökat behov av utbyggnad av infrastrukturen. I samband med att NSM byggs ut är det också lämpligt att byta ut befintliga system, som nått sin tekniska livslängd, till nya system. Det är bland annat lågtemperaturkyla, medicinska gaser, sprinklerdistribution, brandlarmsystem och brandskydd i kulvertar som är aktuellt för utbyte. Regionfastigheter äskar för detta ändamål 25 miljoner kronor årligen för åren Ombyggnation Folktandvården, S Stenbocksgatan i Helsingborg Lokalerna behöver anpassas för att verksamheten skall kunna bedriva en effektiv vård och fullfölja sitt uppdrag till Region Skåne. Det har framkommit att det finns brister med lokalerna som måste åtgärdas för att bra behandling av patienterna skall kunna ske och för att verksamheten skall få lokaler som är hållbara för framtiden. Projektet innefattar förändring av planlösning, väntrum, anpassning av behandlingsrum, utbyte av dörrar som upplevs som trånga mm. Projektet innefattar även utbyte av ytskikt och målning inom de befintliga lokalerna. Investeringen kommer att hyressättas. 2 CAFM Computer Aided Facility Management 9

10 Regionfastigheter äskar för detta ändamål 12 miljoner kronor för år

11 Intern kontroll och riskbedömning av måluppfyllelse Den interna kontrollen är en viktig del i att styra och följa upp verksamheten. Intern kontroll handlar om kvalitet, styrning och ytterst om att undvika risker, som kan hindra Region Skåne från att uppnå sina mål. Riskbedömning innebär en kartläggningsprocess med uppskattning av väsentlighetsgrad/konsekvenser och sannolikhet/ risk i processer, rutiner och system. I riskbedömning ska även beaktas hur riskerna ska bearbetas. De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten ger en beskrivning av risk och väsentlighet. OBS! I riskbedömningen av att nämnden inte uppfyller Region Skånes strategiska mål är det måluppfyllelsen som helhet, inte för enskilda delmål eller uppföljningsindikatorer, som ska bedömas. Konsekvens 4 Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2 Mindre sannolik 3 Möjlig 4 Sannolik Sannolikhet Konsekvens: 1 Försumbar är obetydlig för intressenter och/eller Region Skåne 2 Lindrig uppfattas som liten av intressenter och/eller Region Skåne 3 Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter/ Region Skåne 4 Allvarlig är så stor att fel inte får inträffa Sannolikhet: 1 Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå Risk- och väsentlighetsbedömning: 1-3: Inget agerande krävs Vi accepterar riskerna 4-8: Håll under uppsikt Uppmärksamhet krävs 9-12: Reducera riskerna! Åtgärdas. Bör tas med i internkontrollplan : Direkt åtgärd krävs! Minimera riskerna 11