Verksamhetsplan Regionfastigheter 2017

Transkript

1 Regionfastigheter Ulrika Persson Ekonomichef VERKSAMHETSPLAN Datum Version 0.30 Dnr 0 (9) Region Skåne Verksamhetsplan Regionfastigheter 2017 Postadress: Kristianstad Organisationsnummer: Telefon (växel): Fax: Internet: skane.se

2 Regionfastigheter 1 (9) Innehåll Regionfastigheter... 1 Inledning... 1 Förutsättningar... 2 Uppdrag och mål för divisioner och HK... 3 Division Affärsutveckling... 3 Division Byggprojekt... 4 Division Förvaltning... 4 Huvudkontor... 6 Chef- och medarbetarskap... 6 Energi- och miljöarbete... 7 Budgeterad resultaträkning för Uppföljning och intern kontroll... 9 Syfte... 9 Rapportering... 9 Regionfastigheter Inledning Regionfastigheter ansvarar för ägande och utveckling av Region Skånes ägda och förhyrda fastigheter. Regionfastigheter har ett tydligt verksamhetsfokus utifrån de strukturella och verksamhetsmässiga förutsättningarna, som definieras av hälso- och sjukvården. Uppdraget innebär att ansvara för fastighetsförvaltning, fastighetsdrift, fastighetsunderhåll och lokalförsörjning (inklusive externa hyresavtal). Vidare ingår ansvar för ekonomisk, teknisk och juridisk förvaltning av Region Skånes fastighetsbestånd samt att företräda Region Skåne som hyresvärd gentemot externa hyresgäster och som hyresgäst i förhållande till externa hyresvärdar. Den samlade planerings- och byggprocessen från behovsanalys till idrifttagande vid ny- och ombyggnationer i Region Skånes fastigheter ligger också inom Regionfastigheters ansvarsområde. Det skapar goda förutsättningar för framtidens sjukvård. Arbetet med behovsanalys och planering ska ske i nära samverkan med berörd verksamhet. Regionfastigheter har en samordnande och stödjande roll.

3 Regionfastigheter 2 (9) I uppdraget ingår också ansvar för genomförandet av regionfullmäktiges och regionstyrelsens policys och riktlinjer för energieffektiviseringar och miljöförbättrande åtgärder inom fastighetsutveckling. Ansvara för upphandlingar inom servicenämndens ansvarsområde och inom ramen för Region Skånes övergripande riktlinjer för upphandlingar. Regionfastigheter lägger kraft på den pågående förnyelsen av sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund. Satsningarna kommer att pågå under ett flertal år framöver. Dagens lokaler för vården skiljer sig från dem som behövs om 50 år. Med tanke på att det byggs vårdlokaler som ska hålla för verksamhet ett halvt sekel måste byggplaneringen vara framtidsorienterad redan nu. Avbrott i driften är svåra att undvika. Elavbrott, översvämningar, stormar är några exempel på störningar som inte går att undvika. Regionfastigheter arbetar med att minimera tiden som driftstörningen pågår oavsett vilken. Snabba åtgärder och professionella insatser vid driftstörningar är nödvändiga för att upprätthålla vårdens förtroende. Förutsättningar Region Skånes vision: Livskvalitet i Världsklass Region Skånes värdegrund: Välkomnande: Vi möter andra som vi själva vill bli bemötta. Vi är öppna i sinnet och inbjuder till samarbete och nya idéer. Drivande: Vi visar nyfikenhet och tar initiativ. Vi vill, vågar och agerar. Vi tar ansvar och vill göra skillnad. Omtanke och respekt: Vi bryr oss om. Vi visar hänsyn till våra medmänniskor och den omgivning vi lever i. Region Skånes övergripande mål och Regionfastigheters mål I fokus står alltid nöjda medborgare. Region Skånes resurser är verksamheten, medarbetarna och ekonomin. Utifrån detta är de gemensamma styrande målen och Regionfastigheters mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Nöjda kunder En drivande utvecklingsaktör Högre standardisering i PTS (programteknisk standard) Standardiserade verksamhetsprojektleveranser Utveckla samarbetsområdet med HSS Minskad energiförbrukning Hög driftsäkerhet Attraktiv arbetsgivare Nöjda medarbetare En långsiktigt stark ekonomi Uppnå resultatkrav Standardiserade arbetssätt inom byggprojekt

4 Regionfastigheter 3 (9) Uppdrag och mål för divisioner och HK Division Affärsutveckling Uppdrag Är mottagare av och sammanhållande av uppdrag från ägaren. Arbetar med övergripande analyser och investeringsplanering med bas utifrån produktionsplanering, i nära samverkan med HSS och övriga förvaltningar. Med tydligt verksamhetsfokus och utifrån de strukturella och verksamhetsmässiga förutsättningar som definieras av hälso- och sjukvården, ansvara för underlag i form av utvecklingsplaner och planeringsunderlag/programhandling. Detta gäller både för de stora och de mindre sjukhusinvesteringarna. I samråd med berörda sjukvårdsförvaltningar säkerställa genomförandet av utrustningsinvestering och inflyttningsplanering i de stora utvecklingsplanerna och i olika omfattning i övriga projekt och stödja att effektmål nås hos vården Mål I projektdimensionen verkställa, kvalitetssäkra genomförande och återrapportera de beslut som tagits i Regionstyrelsen för de investeringar som krävs för de nya sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund, inom givna ekonomiska ramar. Ta fram underlag för nya beslut till Regionstyrelsen. Övergripande mål för 2017 är att konsolidera verksamheten i form av standardisering och samordning för att uppnå en effektiv leverans till vården och övriga kunder. För att lyckas med detta arbetar vi med följande mål: Nöjda kunder - Det är viktigt att kravställa ändamålsenliga lokaler som uppfyller de höga krav som ställs från vården. Balansgång mellan övergripande kravställning och lokal kravställning, där övergripande kravställning är mer standardiserad och minskar investeringskostnaden på längre sikt. PTS - En högre standardisering i PTS vad gäller typavdelningar/typmottagningar/ typfunktioner, typrum och typelement ska minimera kostnader och korta ledtider.

5 Regionfastigheter 4 (9) Standardiserade verksamhetsprojektsleveranser En likriktning av leveranserna inom verksamhetsprojektet, och en tydlig gränsdragning mellan verksamhetsprojektet och kund. Ta som specifik åtgärd fram metodik för behovsanalyser som stödjande process till vården. Samarbetsområdet med HSS Att skapa forum tillsammans med hälso- och sjukvårdsstyrning samt vårdförvaltningarna för att nå regional kravställning på vårdproduktion inom 2-3 prioriterade områden, men också kravställning på standardisering av viss vård. Nöjda medarbetare Divisionen ska vara en attraktiv arbetsgivare som erbjuder meningsfulla, spännande och utvecklande arbeten. Man ska verka för ett öppet arbetsklimat där individen spelar roll i gemenskapen och känner ansvar för helheten. Uppnå resultatkrav - All verksamhet inom divisionen ska vara effektiv, och även bidra till effektivare resursutnyttjande hos kund Division Byggprojekt Uppdrag Division byggprojekt ansvarar för utförandet av byggprojekt såsom ledning, tid, kvalitet, ekonomi, planering, samordning och uppföljning. Samtliga uppdrag kommer från division affärsutveckling och förvaltning. Medverkar i alla skeden i byggprocessen. Ansvarar för systemhandling till överlämnande till kund. Mål Övergripande mål för 2017 är att implementera ny organisation och utveckla verksamheten inom divisionen och tillsammans med övriga divisioner inom Regionfastigheter för att uppnå bästa möjliga leverans till vården och övriga kunder. För att lyckas med detta arbetar vi med följande mål: Nöjda kunder - Det är viktigt att skapa ändamålsenliga lokaler som uppfyller de höga krav som ställs från vården. Dessutom ska miljön vara trivsam för både vårdgivare och patienter och för andra personer som vistas i lokalerna dagligen. Regionfastigheter medverkar även till att den fysiska tillgängligheten ökar samt att Tillgänglighetsdatabasen hålls aktuell. Hög driftsäkerhet - En hög driftsäkerhet ska minimera konsekvenser och kostnader vid operativa incidenter. Målet är att operativa incidenter inte ska förekomma. Minskad energiförbrukning Divisionen ska utveckla långsiktigt hållbara fastigheter och miljöer. Det handlar om minskad energianvändning, sunda materialval, minskad miljöoch klimatpåverkan, ett hälsosamt inomhusklimat och goda arbetsvillkor. Nöjda medarbetare Divisionen ska vara en attraktiv arbetsgivare som erbjuder meningsfulla, spännande och utvecklande arbeten. Man ska verka för ett öppet arbetsklimat där individen spelar roll i gemenskapen och känner ansvar för helheten. Standardiserade arbetssätt En likriktning av rapportering av tid, kvalitet och ekonomi inom projektet. Ta som specifik åtgärd fram metodik för ekonomistyrning inom projekten. Uppnå resultatkrav - All verksamhet inom divisionen ska vara effektiv. Projekten ska lämnas över enligt beställning. Fokusområde är tid, kvalitet och ekonomi. Division Förvaltning Uppdrag Division förvaltning ansvarar för ekonomisk, teknisk och juridisk förvaltning av Region Skånes egenägda fastighetsbestånd samt extern förvaltning av inhyrda lokaler. Uppdraget innefattar

6 Regionfastigheter 5 (9) lokalförsörjning åt Region Skånes verksamheter, förvärv, byte och försäljning av fast egendom samt hantering av tomträtter och hyresavtal. Mål Övergripande mål för 2017 är att implementera ny organisation och utveckla verksamheten inom divisionen och tillsammans med övriga divisioner inom Regionfastigheter för att uppnå bästa möjliga leverans till vården och övriga kunder. För att lyckas med detta arbetar vi med följande mål: Nöjda kunder - Det är viktigt att skapa ändamålsenliga lokaler som uppfyller de höga krav som ställs från vården. Dessutom ska miljön vara trivsam för både vårdgivare och patienter och för andra personer som vistas i lokalerna dagligen. Regionfastigheter medverkar även till att den fysiska tillgängligheten ökar samt att Tillgänglighetsdatabasen hålls aktuell. Hög driftsäkerhet - En hög driftsäkerhet ska minimera konsekvenser och kostnader vid operativa incidenter. Målet är att operativa incidenter inte ska förekomma. Minskad energiförbrukning Divisionen ska skapa långsiktigt hållbara fastigheter och miljöer. Det handlar om minskad energianvändning, sunda materialval, minskad miljöoch klimatpåverkan, ett hälsosamt inomhusklimat och goda arbetsvillkor. Nöjda medarbetare Divisionen ska vara en attraktiv arbetsgivare som erbjuder meningsfulla, spännande och utvecklande arbeten. Man ska verka för ett öppet arbetsklimat där individen spelar roll i gemenskapen och känner ansvar för helheten. Uppnå resultatkrav - All verksamhet inom divisionen ska vara effektiv. Hyresgästerna ska få leveranser enligt avtal. Fastighetsdrift ska utföras enligt avtal. Planerat underhåll, fastighetsägarinvesteringar och energiinvesteringar ska hålla tidplaner och budget. Fastighetsdokumentationen ska hålla den kvalité som krävs för att kunna vara ett stöd till fastighetsförvaltningen, övriga divisioner inom Regionfastigheter och till kunder.

7 Regionfastigheter 6 (9) Huvudkontor Stödverksamheterna arbetar med både strategiska och operativa frågor inom respektive område med syfte att utveckla och stödja Regionfastigheters tre divisioner. På huvudkontoret finns följande stödverksamheter: Stab, bistår förvaltningen gällande verksamhetsutveckling, ledningssystem, intern kontroll, kvalitets- och processarbete, interna revisioner, miljö, energi och säkerhet, upphandlingar och registratur samt finns som ett stöd för samtliga medarbetare i dessa frågor. Står även för den strategiska teknikutvecklingen inom fastighetsområdet. Är också beställare gentemot Regionservice för de resurser/projekt som köps därifrån. Ekonomi, ansvarar för analys, budget, hyresmodell, investeringsprocess, redovisning, rapportering och uppföljning. Kommunikation, stödjer förvaltningen i dess kommunikationsarbete, köps in från koncernkontoret. Mål Huvudkontoret kommer att arbeta med följande områden för att utveckla Regionfastigheter: Fortsätt utveckling av processarbetet med ständiga förbättringar genom t ex ett ökat nyttjande av AVIC. Uppdatera krishanterings- och kriskommunikationsplan utifrån ny mandatperiod, ny organisation samt anpassning till regionalt arbete. Stärka arbetsgivarvarumärket genom kommunikativt stöd till chefer i deras förbättringsarbete och värderingsstyrda ledarskap. Implementera kompetensförsörjningsmodell för att säkerställa att kunskapen i organisationen kan möta behoven nu och framåt samt för att bidra till tydligare karriärvägar och utvecklingsmöjligheter för medarbetarna. Implementera regiongemensamt dokumenthanteringssystem med början Driva förbättringsarbete avseende användandet av PTS. Ansvara för samordning och utbildning. Genomföra uppföljning och prognos. Chef- och medarbetarskap Medarbetarna är Regionfastigheters viktigaste resurs. Stort fokus för 2017 blir att fortsätta arbetet med att få den nya organisationen på plats fullt ut. Regionfastigheter ska vara en arbetsgivare som upprätthåller ett lyssnande, närvarande ledarskap och aktivt arbetar för att erbjuda en hälsofrämjande arbetsplats. Regionfastigheter ska vara en attraktiv arbetsgivare där det finns goda utvecklings- och karriärmöjligheter för alla medarbetare. Chef och medarbetare har ett gemensamt ansvar att i samverkan skapa en god arbetsmiljö och utveckla verksamheten. Med tydliga roller, konkreta mål och arbetsuppgifter, samt utrymme för eget ansvar och delaktighet, formas ett sammanhang där alla ser sin betydelse av helheten. Ledarskapet i Regionfastigheter ska utgå ifrån Region Skånes ledarkriterier. När samtliga chefsposter är tillsatta kommer man att se över behovet av ledarskapsutbildning och -utveckling. För att värdera utvecklingen genomför Regionfastigheter varje år en medarbetarundersökning.

8 Regionfastigheter 7 (9) Regionfastigheter fortsätter under 2017 arbetet med att attrahera nya medarbetare genom att medverka på t ex arbetsmarknadsdagar på universitet och högskolor samt medverka i Tekniksprånget. För att säkra kompetensförsörjningen arbetar vi aktivt med att erbjuda äldre medarbetare fortsatt arbete i svårrekryterade yrkesgrupper. Energi- och miljöarbete Regionfastigheter har en unik möjlighet att genom pågående ny- och ombyggnationer minska Region Skånes framtida energianvändning och miljöpåverkan från fastigheter. Genom att ligga i framkant och följa Region Skånes miljöprogram samt beslut om Miljöbyggnad Guld skapar vi fastigheter med låg energianvändning, bra inomhusklimat och med hållbara material som innehåller få kemikalier. I det befintliga fastighetsbeståndet arbetar vi kontinuerligt aktivt för att minska miljöpåverkan genom att energieffektivisera verksamheter och fastigheter samt miljöinventera och sanera miljöfarliga material i byggnader. Kommande års energieffektiviseringsmål är att minska energianvändningen till 208 kwh/m 2, år. För 2018 är målet 198 kwh/m 2, år för att därefter minska energianvändningen och därtill relaterade kostnader ytterligare. Senast år 2020 ska all energianvändning vara fossilfri. Samarbetet med våra energileverantörer kommer fortsatt att utvecklas inom ramen för tecknade avsiktsförklaringar och under året kommer vi även att utarbeta en energistrategi för att möta omvärldsutveckling och -förändring inom energiområdet. Sistnämnda strategi ska också vara en ledstång för framtida satsningar inom energi- och miljöområdet. Vid upphandlingar som genomförs under året ställs, i relation till givna förutsättningar, miljökrav så långt det är möjligt. Exempel på kommande intressanta upphandlingar nästa år är yttre drift av sjukhusområde Malmö och Helsingborg.

9 Regionfastigheter 8 (9) Budgeterad resultaträkning för 2017 Resultatbudget år 2017 mp 1-4 Nämnd/Förvaltning Regionfastigheter RESULTATSAMMANSTÄLLNING Budget Prognos Budget 2016, mkr 2016, mkr 2017, mkr 86 Regionbidrag Patient/trafikantavgifter Försäljning av verksamhet Försäljning av varor och tjänster Specialdestinerade statsbidrag Bidrag och övr intäkter ,86 Verksamhetens intäkter Lönekostnader Arbetsgivaravg o pensioner , 46 Övriga personalkostnader ,7591 Kostnader för inhyrd personal Köp av verksamhet Läkemedel , exkl 555 och 561 Material och tjänster Lämnade bidrag , 63 Fastighetskostnader , exkl 7591 Övriga omkostnader Verksamhetens kostnader Avskrivningar Avskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansiella intäkter , exkl Finansiella kostnader Intäkter och kostnader utanför verksamhetsresultat RESULTAT Regionfullmäktiges beslut om resultatkrav för Servicenämnden är 71,8 Mkr, varav 24,8 Mkr föreslås fördelas till Regionfastigheter. Resultatkrav Regionfastigheter Intäkter Överskott marknadslik hyra Ofördelat resultatkrav Summa Kostnader Anslag för räntekostnad ESS-mark Anslag för fastighetsutveckling Anslag för tillgänglighetsdatabas Summa TOTALT 9,0 Mkr 20,0 Mkr 29,0 Mkr -1,5 Mkr -1,9 Mkr -0,8 Mkr -4,2 Mkr 24,8 Mkr Den totala omsättningen är Mkr, jämfört med Mkr i budget Prismodell för intäkterna är hyresmodellen inklusive varmhyra. Den totala kostnadsmassan för 2017 är budgeterad till Mkr, fördelat enligt följande:

10 Regionfastigheter 9 (9) Diagram: Budgeterade kostnader 2017, fördelning Förutsättningarna för budgeten har varit nolluppräkning. Uppföljning och intern kontroll Syfte Intern kontroll kan övergripande definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar för att med rimlig säkerhet kunna uppnå angivna mål. Kopplingen till mål och bristande måluppfyllnad utgör viktiga kriterier för vad som innefattas i intern styrning och kontroll, varför de obligatoriska kontrollområdena kopplas till övergripande mål för verksamhet och ekonomi såsom de uttrycks i budgeten. Att kartlägga och analysera risker samt följa upp och vidta åtgärder för att minimera dessa är viktiga delar i processen. Detsamma gäller utvecklingen av en fungerande kontrollmiljö. Staben sammanställer samt presenterar ett sammanvägt resultat per mål till förvaltningens verksamhetsmål. Resultatet hanteras vid ledningsmöte. Rapportering Månadsvis sker rapportering till koncernledningen utifrån Region Skånes övergripande mål: Nöjda medborgare Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet En drivande utvecklingsaktör Attraktiv arbetsgivare En långsiktigt stark ekonomi För delårsrapporterna och årsredovisning sker en fylligare redovisning till koncernledningen samt till servicenämnden. Intern kontroll redovisas halvårsvis till nämnden samt vid årets slut till både nämnden och koncernledning.