Samarbetsstrategi 2012

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Samarbetsstrategi 2012"

Erika Samuelsson
för 5 år sedan
Visningar:

1 Samarbetsstrategi 2012 En plan för bättre samarbete mellan Västra Nylands Räddningsverk och avtalsbrandkårerna på området

2 Projektet Målsättningen Målsättningen med detta projekt var att skapa en dokumenterad beskrivning av samarbetet mellan räddningsverket och avtalsbrandkårerna. resultatet = Samarbetsplanen 2012 Projektgrupp: Pekka Hynynen Anders Ehrnsten Sixten Malmström Thomas Wallenius

3 Bakgrund Många förändringar inom räddningsväsendet under de senaste åren Bildandet av Västra Nylands Räddningsverk Olika brandkårsavtal = ojämlika avtal Olika sätt att samarbeta på de olika områdena inom VNRV Slopandet av serviceområdena => Behov av en samarbetsplan!

Grunderna för ett fungerande samarbete ETT FUNGERANDE SAMARBETE EN ORGANISATIONS- MODELL SOM STÖDER SAMARBETE EN LEDNING SOM BETJÄNAR SAMARBETE MÖJLIGAST KLARA SAM- ARBETSARRANGEMANG

4 Grunderna för ett fungerande samarbete ETT FUNGERANDE SAMARBETE EN ORGANISATIONS- MODELL SOM STÖDER SAMARBETE EN LEDNING SOM BETJÄNAR SAMARBETE MÖJLIGAST KLARA SAM- ARBETSARRANGEMANG GEMENSAMMA SPELREGLER EN ÖPPEN OCH PROFES- SIONELL VÄXELVERKAN KONTINUERLIG UTVÄRDE- RING AV FUNKTIONER OCH RESULTAT EN KLAR BASUPPGIFT FÖR ORGANISATIONEN OCH DÄRIFRÅN HÄRLEDDA MÅLSÄTTNINGAR

5 Pelare 1 EN ORGANISATIONSMODELL SOM STÖDER SAMARBETET

6 Samarbetsorganisationsmodellen Samarbetet mellan de två organisationerna kan beskrivas som i bilden. I bilden finns beskrivna några funktioner och hur de kopplas ihop mellan de två organisationerna. Två av dessa kan granskas närmare: Delegationen Kårchefsmötet

Delegationen Delegationen är ett gemensamt organ för räddningsverket och avtalsbrandkårerna. Huvudmålsättningen är att fungera som befrämjare av samarbetet.

7 Delegationen Delegationen är ett gemensamt organ för räddningsverket och avtalsbrandkårerna. Huvudmålsättningen är att fungera som befrämjare av samarbetet. Delegationen fungerar inte som ett beslutsfattande organ. Delegationen behandlar bl.a ärenden som hänför sig till avtalet och annat som gäller samarbetet på normativ och strategisk nivå.

Kårchefsmötet fungerar inte som ett beslutande organ.

8 Kårchefsmötet är det andra gemensamma organet för räddningsverket och avtalsbrandkårerna. Kårchefsmötet befrämjar det operativa samarbetet inom räddningsväsendet. Kårchefsmötet fungerar inte som ett beslutande organ. Kårchefsmötet förmedlar information i båda riktningarna och strävar till en genomskinlig verksamhet om vilken man informerar regelbundet. Kårchefsmöten hålls tre gånger per år: i februari, maj och oktober. Kårchefsmötet

9 Pelare 2 EN LEDNING SOM BETJÄNAR SAMARBETET

En ledning som betjänar samarbetet är också en av grundpelarna för ett fungerande samarbete

10 Samarbetsledning Ledningen inom samarbetsorganisationerna är olika Ledningssystemen inom de båda organisationerna behandlar ofta samma ärenden. En ledning som betjänar samarbetet är också en av grundpelarna för ett fungerande samarbete Normativ och strategisk ledning behandlas av delegationen Operativ ledning behandlas av kårchefsmötet Enhetsledningen = förmännen

Delegationen består av delegater från både räddningsverket och

11 Normativ och strategisk ledning Delegationen behandlar samarbetsledningen på den normativa och strategiska nivån. Delegationen består av delegater från både räddningsverket och avtalsbrandkårerna. Avtalsbrandkårerna är organiserade i lokala föreningar och varje område väljer sina egna delegater till delegationen.

Ledning av en brandkår Brandkåren är en registrerad fö

Det högsta beslutande organet inom en brandkårsförening är årsmötet.

12 Ledning av en brandkår Brandkåren är en registrerad förening (r.f.) föreningslagen styr hur besluten fattas varje brandkår har dessutom sina egna stadgar som också styr föreningens verksamhet. Det högsta beslutande organet inom en brandkårsförening är årsmötet. Styrelsen är ansvarig för föreningens ekonomi och den behandlar alla ärenden som gäller brandkårens normala verksamhet. Kårchefen ansvarar för räddningsverksamheten och han leder alarmavdelningen.

13 Brandkårens avdelningar

14 Pelare 3 SÅ KLARA SAMARBETSAR- RANGEMANG SOM MÖJLIGT

Räddningsverksamhet Avtal Fastigheter Serviceverksamhet

15 Processdiagram Processer som stöder samarbetet är bl.a: Delegationen Redskap Skyddsutrustning Utbildning Räddningsverksamhet Avtal Fastigheter Serviceverksamhet Utvärdering Alarmbespisning Säkerhetsinformation Arbetarsäkerhet

17 Pelare 4 GEMENSAMMA SPELREGLER

18 Spelregler för samarbetet Avtal och anvisningar som berör samarbetet finns sparade på Extranet sidorna Sidorna hålls uppdaterade på räddningsverkets försorg. En ny eller uppdaterad anvisning förs in på Extranet sidorna den gamla versionen tas samtidigt bort från sidorna.

19 Informationen Informationen mellan räddningsverket och avtalsbrandkårerna skall vara öppen mellan båda parter Informationen skall vara tillräckligt omfattande och aktuell. Som informationskanal används i första hand räddningsverkets Extranet sidor samt e-post. Principer för informationen: avtalsbrandkårerna meddelar om adressförändringar till situationscentralen (lup.tilannekeskus@espoo.fi) genast då adressförändringen blir aktuell avtalsbrandkårerna bör se till, att rätta personer har inloggningsuppgifter till Extranet sidorna varje avtalsbrandkår har en egen e-postadress (inte personadress) och all information till brandkårer sker via denna adress

Extranet Ärenden som informeras om via Extranet: PM från kårchefsmöten PM från delegationen Nya och förändrade anvisningar Organisationsförändringar (VNRV) Andra aktuella ärenden Extranet =

20 Extranet Ärenden som informeras om via Extranet: PM från kårchefsmöten PM från delegationen Nya och förändrade anvisningar Organisationsförändringar (VNRV) Andra aktuella ärenden Extranet = Räddningsverkets webb-baserade lagringssystem där de dokument som är nödvändiga för samarbetet placeras. Avtalsbrandkårerna har tillgång till detta system via inloggning som kräver lösenord. Systemet är inte tillgängligt för allmänheten, utan kräver inloggning.

21 Pelare 5 EN ÖPPEN OCH PROFESSIO- NELL VÄXELVERKAN

22 VNR Anvisning En professionell dialog är en sak om vars betydelse var och en lätt är av samma åsikt. Överlag önskar människorna att man på arbetsplatsen och i den egna gruppen skulle fungera mycket öppet. Tyvärr uteblir ofta diskussionen om vad som specifikt avses med öppenhet på arbetsplatsen. Då begreppet är så generellt, finns det en risk att medlemmarna i gruppen har en mycket avvikande åsikt om detta. Citat: Anvisning VNR om verksamhetssätt, ledning och förmanskap

23 En god professionell dialog Anvisning VNR : God vilja - att bry sig Respekt för människan Ansvar för de egna tankarna, känslorna och gärningarna Att höra rätt - förstå Att säga viktiga saker - ärlighet Dialogansvar Inte en- utan tvåvägstrafik Fungerande omständigheter Att prata om arbetet och de saker som hör till det Att prata med dem saken berör Prata konstruktivt Att försäkra sig om att signalen är korrekt uppfattad Exempel: Man erkänner öppet problemen från båda sidor och samtalar om dem Förtroende, man definierar tillräckliga nivåer på informationen Växelverkan enligt en professio-nell inställning Självständig utredning av sakerna Operativ växelverkan Man ger inte negativa utlåtanden om den andra avtalspartnern Man förorsakar inte olägenheter för den avtalspartnern Man delar med sig av kunskapen

24 Pelare 6 KONTINUERLIG UTVÄRDE- RING AV FUNKTIONER OCH RESULTAT

25 Utvärdering Samarbetet mellan räddningsverket och avtalsbrandkårerna samt verksamheten bör utvärderas kontinuerligt. Verksamheten kan utvärderas bl.a. på följande sätt: Utbildningsgranskningar Utvärdering av räddningsverksamheten Utvärddering av kvaliteten på samarbetet Årlig enkät angående samarbetet (P3, kontaktpersonerna, kårcheferna, styrelsernas ordförande) den första enkäten görs i september och resultaten presenteras vid julkaffet Förutom detta skall delegationen och kårchefsmötena för egen del kontinuerligt utvärdera både samarbetet och verksamheten vilket betyder, att även den enskilda brandkåren har en viktig roll vid bedömningen av resultaten.

26 Uppföljning Samarbetsstrategin är inte ett statiskt dokument, utan det skall utvecklas och uppdateras kontinuerligt. Delegationen reviderar samarbetsstrategin årligen och tillsätter vid behov en arbetsgrupp för att bearbeta förändringar. arbetsgruppen består av representanter för VNRV och avtalsbrandkårerna. Arbetsgruppen gör ändringsförslag till delegationen och godkända ändringar skrivs in i delegationens protokoll. samarbetsstrategin uppdateras med en ny versionsnummer och godkännande datum den nya versionen publiceras på Extranet man informerar om detta enligt den uppgjorda planen.

KONTINUERLIG UTVÄRDE- RING AV FUNKTIONER

27 ETT FUNGERANDE SAMARBETE EN ORGANISATIONS- MODELL SOM STÖDER SAMARBETE EN LEDNING SOM BETJÄNAR SAMARBETE MÖJLIGAST KLARA SAM- ARBETSARRANGEMANG GEMENSAMMA SPELREGLER EN ÖPPEN OCH PROFES- SIONELL VÄXELVERKAN KONTINUERLIG UTVÄRDE- RING AV FUNKTIONER OCH RESULTAT EN KLAR BASUPPGIFT FÖR ORGANISATIONEN OCH DÄRIFRÅN HÄRLEDDA MÅLSÄTTNINGAR

Relevanta dokument

VÄSTRA NYLANDS RÄDDNINGSVERK - AFFÄRSVERK SAMARBETSPROMEMORIA EN BESKRIVNING AV SAMARBETET MELLAN VÄSTRA NYLANDS RÄDDNINGSVERK OCH AVTALSBRANDKÅRERNA

VÄSTRA NYLANDS RÄDDNINGSVERK - AFFÄRSVERK SAMARBETSPROMEMORIA EN BESKRIVNING AV SAMARBETET MELLAN VÄSTRA NYLANDS RÄDDNINGSVERK OCH AVTALSBRANDKÅRERNA VNR 2012 Godkänd Författare Datum Version FBK delegationen