Ärende 16. Kompletterande handlingar Utvärdering intern kontroll 2019

Transkript

1 Ärende 16. Kompletterande handlingar Utvärdering intern kontroll 2019

2

3

4

5

6

7

8 Beslutad (5) Intern kontroll år Granskningsrapport Ansvarig nämnd/styrelse: Kommunstyrelsen 1. Resultat från granskningen Kommunövergripande kontrollmål Kontrollmål nr 1: Kontrollera att rutinerna för att möta hot och våld mot kommunens anställda och politiker efterlevs. Resultat/bedömning: Ej funnit övergripande rutiner för hot och våld mot kommunens tjänstemän och politiker vid sökning på intranätet och gemensam mapp. Fann dock rutiner på intranätet under arbete och lärande/individ och familjeomsorgen samt under intranätet/medborgarkontoret. Enligt riktlinjerna för säkerhetsarbetet i Tingsryds kommun ska det finnas rutiner hos varje nämnd kring hur man ska agera vid hot och våld som kan relateras till jobbet. Ledning påtalar att det finns rutiner kring våld och hot mot tjänstemän och delar med sig av både handlingsplan (daterad 2015) och kartläggning (daterad 2017). Kännedom om och kunskap kring rutinerna som finns idag skiljer sig mycket åt beroende på vilken del av verksamheten medarbetare jobbar. Medarbetare som jobbar på arbete och lärande har väl utvecklade rutiner och stor kunskap kring dessa. Dock uppger någon sakna information om rutinerna då man inte jobbat så länge inom organisationen. Medarbetare som jobbar i andra delar av kommunledningsförvaltningen har inte samma kunskap om rutiner men uppger samtidigt att man vet hur man ska förhålla sig till eventuellt utsatta situationer och känner en trygghet i organisationen. Även personer som inte jobbar inom arbete och lärande har kännedom om och har varit med om utsatta situationer på olika sätt. Därför kan det finnas anledning att se över om de rutiner som finns kring hot och våld ska uppdateras och informeras ut till samtliga delar inom kommunledningsförvaltningen då förvaltningen nyligen förändrats. I de fall incidenter med hot och våld förekommit inom arbete och lärande så har rutinerna följts. Åtgärdsförslag: Att se över om de rutiner som finns kring hot och våld ska uppdateras och informeras ut till samtliga delar inom kommunledningsförvaltningen. postadress besöksadress telefon fax e-post/hemsida Box 88 Torggatan (vx) kommunen@tingsryd.se Tingsryd Tingsryd

9 2(5) Kommunstyrelsens egna kontrollmål Kontrollmål nr. 2: Kontrollera om det finns brister i hantering av synpunkter från föreningar och företagare. ROV-poäng: 6 Resultat/bedömning: Det finns en rutin för hur inkomna synpunkter ska hanteras, men denna rutin är inte implementerad, varför det råder osäkerhet kring huruvida denna rutin följs eller inte. Administratören vid kansliet uppger att det material som inkommer för diarieföring är synpunkter som kan leda till beslut yttrande eller annan åtgärd, men att hon inte kan avgöra om alla inkomna synpunkter kommer till henne för diarieföring. Vidare uppger administratören att kansliavdelningen inte ger någon tydlig bild av hur de vill få till sig handlingar eller vem som jobbar mot vilka områden, vilket kan försvåra för handläggare. Utvecklingsavdelningens personal bevakar de e-postlådor som finns kopplade till olika verksamhetsområden och administratören på kansliet tar från dessa personer emot inkomna synpunkter för diarieföring. Det är idag svårt för utvecklingschefen att överblicka om samtliga inkomna synpunkter har blivit diarieförda och besvarade. De synpunkter som inkommer via sociala medier besvaras alltid med en hänvisning till rutiner för synpunktshantering och detta är den återkoppling den som har lämnat synpunkterna får. Återkoppling på synpunkter inkomna per mail sker i de flesta fall direkt med en hänvisning till en åtgärd. Hur återkopplingen ser ut är olika beroende på vilken typ at synpunkt det handlar om och om åtgärdens komplexitet. Återkopplingen ser också olika ut beroende på vilken person på utvecklingsavdelningen som hanterar ärendet. Målen kan inte anses uppfyllas då rutinen för diariehantering inte säkerställer att alla synpunkter som inkommer diarieförs och hanteras korrekt. En osäkerhet kring huruvida verksamheten bedrivs i enlighet med regler och bestämmelser kan konstateras både från avdelningschef och administratör på kansliavdelningen kring vad som blir diariefört och inte. Det finns rutiner, men dessa efterlevs inte då de inte är implementerade. Ett mer transparent diarieföringssystem bör vara mer kostnadseffektivt på lång sikt. Åtgärdsförslag: Granskaren har inte föreslagit några åtgärder. Kontrollmål nr. 3: Kontrollera att det finns säkerhetsrutiner för ensamarbete vid företagsbesök. ROV-poäng: 8 Resultat/bedömning: Det finns skriftliga rutiner men alla vet inte var de finns.

10 Följande är ett utdrag ur Personalhandbok avseende Systematiskt arbetsmiljöarbete - Hot vid företagsbesök: Alltid göra riskbedömningar inför planerade möten med personer som kan utgöra risker, aldrig träffa personer ensam eller tillse att det finns kollegor i närheten som har uppsikt, alltid skriva in i kalendern när man åker till annan plats så att kollegor kan se var man är och när man förväntas komma tillbaka, vid möte inomhus placera sig så att man lätt kan ta sig ut om en hotfull situation uppstår, alltid ha med sig mobiltelefon vid besök utanför arbetsplatsen. Oftast är de ensamma vid de företagsbesök som bedöms som enkla men ibland är de två då det kan vara bra att vara flera som hör vad som sägs, inte missar något. Rutinerna följs men det har hänt att de frångåtts. Detta har varit vid tillfällen när annat besök gjorts i närområdet och det funnits tid för ytterligare besök och på plats där bedömningen gjordes att det inte fanns risk för att någon hotfull situation skulle uppstå. En synpunkt som kom fram vid granskningen är att ett närmare samarbete med bygg/plan hade gjort att vissa besök hade blivit smidigare/tryggare. Viss irritation har framkommit ibland då frågor angående vad som får byggas mm inom fastigheten inte kunnat besvaras direkt. Att då ha tillgång till och överlämna skriftliga kontaktuppgifter till bygg/plan gör att sådana situationer kan undvikas. Åtgärdsförslag: Rutinerna bör finnas lätt tillgängliga både på intranätet och i en pärm inom enheten. Rutiner införs för arbete över enhetsgränserna. 3(5) Kontrollmål nr. 4: Kontrollera rutinerna för säkerhetskopiering av datafiler på IT-drift. ROV-poäng: 12 Resultat/bedömning: Granskningen har kommit fram till att det finns tydliga rutiner för hur säkerhetskopiering ska ske och dessa rutiner följs. Säkerhetskopiering på förändrade och nya datafiler sker varje natt, varje söndag sammanfogas alla veckodagars säkerhetskopiering till en veckobackup som lagras i serverhallen på Torggatan 10. Varje månad slås veckokopieringarna samman till en månadskopiering som då även flyttas till en sekundär plats. Detta sker med automatik och schemalagda jobb. Kontroll att säkerhetskopiering skett under natten görs varje morgon av personal på IT-enheten. Åtgärdsförslag: Granskaren har inte föreslagit några åtgärder.

11 4(5) Kontrollmål nr. 5: Kontrollera besiktningsrutiner för lekplatser. ROV-poäng: 16 Resultat/bedömning: En förteckning över lekplatser finns dokumenterat i intranätet. Rutinkontroll ska göras veckovis av fastighetsskötare/vaktmästare. Stora besiktningen görs en gång om året enligt EU-bestämmelser 1176, dvs att kategorin är: 1. Akuta åtgärder avhjälps direkt. 2. Påpekande men ej akuta färdigställs innan nästa årsbesiktning. 3. Anmärkning utan åtgärd. Åtgärdsförslag: Tydliggör var på intranätet man hittar dokument, besiktningsprotokoll, rutiner och anmärkningar. En tydlig rutinmall/checklista för fastighetsskötare/vaktmästare upprättas, samt hur återkoppling och feedback ska göras på åtgärder. En skarpare tidplan för avhjälpande av fel/brister bör förtydligas. Risk är annars att det glöms bort. Återkoppling med dokumentation på utförda rutiner, avhjälpande av fel bör informeras till verksamhetsansvarig inom rektorsområde eller dylikt. 2. Åtgärdsplan Kontrollmål Åtgärdsbeskrivning nr 1 De av CCG antagna rutinerna kring hot och våld implementeras avdelningsvis vid kommunledningsförvaltningen. 2 Granskarens slutsatser angående diarieföring av synpunkter som inkommer till kommunen från föreningar och företagare lyfts vidare till CCG för att utreda frågan om kommungemensam klagomålshantering, en väg in. 3 De av CCG antagna rutinerna för ensamarbete vid företagsbesök implementeras avdelningsvis vid kommunledningsförvaltningen. 5 Tydliggöra rutiner för besiktning av lekplatser. Dokument, besiktningsprotokoll, rutiner och anmärkningar gällande lekplatser ska överlämnas till berörda personer Klart senast Maj 2019 December 2018 Maj

12 5(5) 3. Samlad bedömning av 2018 års internkontrollarbete Här anges kommunstyrelsens självuppskattning av hur arbetsprocessen med intern kontroll har fungerat under (Bedöms som svag, tillfredsställande eller god.) Bedömning: Tillfredsställande Kommentar/förbättringsbehov: Alla granskningar var inte utförda till den sista maj, vilket var den tidsgräns som var satt. Flera påminnelser har fått göras.

13

14

15

16

17

18