Eventplanering för alla! CHECKLISTA

Storlek: px

Starta visningen från sidan:

Download "Eventplanering för alla! CHECKLISTA"

Lovisa Falk
för 5 år sedan
Visningar:

1 Eventplanering för alla! CHECKLISTA Skapa lyckade event ni också! Vi på Memlin hoppas att ni ska få användning av denna checklista för att komma igång med er eventplanering. Använd checklistan som en guide genom hela eventet och som utgångspunkt för att identifiera eller tilldela aktiviteter till personal. Det går utmärkt att skriva ut listan som gör det lätt att anteckna och kommentera direkt, samt att den är lätt att checka av efter varje genomförd aktivitet. (Den där känslan av att bocka av och stryka grejer på TO DO-listan är ju bara fantastisk!) Nu kör vi!

INNEHÅLL 4-6 månader före eventet...1-2 3-4 månader före eventet.

2 INNEHÅLL 4-6 månader före eventet månader före eventet månader före eventet vecka kvar dag kvar...8 Eventdagen!...9 Direkt efter eventet

4-6 månader före eventet (Börja så tidigt som möjligt!) Sätt upp tydliga och realistiska eventmål och övergripande målsättningar. Vem och hur många ska komma.

3 4-6 månader före eventet (Börja så tidigt som möjligt!) Sätt upp tydliga och realistiska eventmål och övergripande målsättningar. Vem och hur många ska komma. Ska det finnas livestream Sätt ett datum Sätt ett biljettpris och gör en budget.... Hitta rätt plats/lokal och förhandla om alla detaljer 1

4 Skapa er magnifika master plan!... Ta fram kostnadsberäkningar (tex boende, resor, mat & dryck, talaravgifter, utrustning). Sätt ihop ett event-team. Utse en projektledare och delegera ansvarsområden. Brand:a ert event och kommunicera ut det till resten av intressenterna. Identifiera och konfirmera talare/värd/underhållare Identifiera och kontakta sponsorer/partners 2

3-4 månader före eventet Kommunicera med talare/ Host /underhållare Slutför presentations- och talarämnen Få biografi-information och foto Resor och boende arrangemang.

5 3-4 månader före eventet Kommunicera med talare/ Host /underhållare Slutför presentations- och talarämnen Få biografi-information och foto Resor och boende arrangemang. Avtal undertecknade om relevant osv.. Administration / Finansiering. Ex fastställ; Registreringsavgift Aktivera online-registrering Sponsor nivåer / belopp Identifiera de som ska betala in och bokföringsdetaljer Plats och logistikplanering Undersök behovet av tillstånd, licenser, försäkringar osv. Fastställ och ordna alla detaljer kring meny, A/V-utrustning, registrering, uppställning, parkering, skyltar o.s.v. Granska säkerhetsbehov / En plan för eventet med chefen på eventplatsen.... Publicitet: Följ kommunikationsplanen / publicitetsplanen t. ex; Ta fram ett utkast av programmet Skapa ett utkast av ett händelseschema (t.ex. talarinledning, tacktal, avslutning osv) 3

6 Skapa rätt inlägg/texter. T. ex. nyhetsbrev, artiklar och/eller annonser, blogginlägg, artiklar/texter som ska levereras till andra publikationer. Samla in logotyper från företagssponsorer för online och tryckt material. Utveckla och producera inbjudningar, program, affischer, biljetter o.s.v. Skapa en media lista och förbered nyhetsläpp, mediarådgivare, bakgrunder och allt mediamaterial (t. ex. talarinfo, bilder etc) Skapa eventsida. Tillgänglig på den egna webbplatsen? På intranätet? Aktivera / Skapa notiser Skapa en evenemangssida på Facebook Ta fram en kampanjvideo att publicera på Youtube/Facebooksidan/ intranätet Registrera eventet i olika online-kalendrar. Skapa lite buzz på företagets blogg eller andra medlemsforum Bestäm VIP-medlemmar inbjudnings- och spårningsdokument (i Excel förslagsvis) 4

1-2 månader före eventet Skicka påminnelser till kontaktlistan - registrerade/inbjudna Presentatörer och talare; Bekräfta rese- och boende detaljer Begär kopior av tal och presentationer Sponsorer;

7 1-2 månader före eventet Skicka påminnelser till kontaktlistan - registrerade/inbjudna Presentatörer och talare; Bekräfta rese- och boende detaljer Begär kopior av tal och presentationer Sponsorer; Uppföljning för att bekräfta sponsorer och kostnader. Släpp pressmeddelande om huvudtalare, (kändisar?), (VIP-deltagare?) och andra intressanta. Skicka första nyhetsmeddelandet på webbplatsen/intranätet och sänd till alla partners, anslutna organisationer etc. 5

1 vecka kvar Alla i kommitten träffas (online/offline) och bekräftar alla detaljer i den eminenta Master planen - och ser till att det finns back-up-planer för alla situationer (t. ex.

8 1 vecka kvar Alla i kommitten träffas (online/offline) och bekräftar alla detaljer i den eminenta Master planen - och ser till att det finns back-up-planer för alla situationer (t. ex. back-up volontärer som VIP-mottagare, extra volontärer för registrering eller uppställning etc.) Slutligen fastställa event/händelseschemat Briefa alla/några värdar, mottagare, volontärer om deras uppgifter och tidsplan. Slutlig bordsplacering och platskort 6

9 Slutlig registrerkontroll, namnbrickor och registreringslista Förse cateringen med sista antalet registrerade deltagare Bestäm fototillfällen och intervjumöjligheter med alla presentatörer, VIP-deltagare etc. och bekräfta detaljer med intervjuade och media 7

10 1 dag kvar - Snart smäller det! Bekräfta att media är på plats..... Se till att alla skyltar är på plats..... Kontrollera att registrerings- och medietabellerna är förberedda och lagrade med nödvändiga föremål (t.ex. blanknamnskort, papper, pennor, tejp, häftare etc.)..... Se till att alla promoartiklar, gåvor, plakat, troféer etc. är på plats.. 8

11 Eventdagen! Så klart finns det mycket att tänka på denna dagen, men till att börja med är det viktigt att tänka på detta; Se till att ni har kopior av alla instruktioner, anvisningar, telefonnummer, nycklar, extra parkeringstillstånd, sittplatser och gästlistor mer er. Incheckning med varje kommitte för att säkerställa att deras team är på rätt spår Ta hand om era deltagare med ett leende och mingla med så många som möjligt. Här har ni en direktkanal till era intressenter. 9

12 Direkt efter eventet Finansiell status: Samla alla kvitton, dokumentation, slutgiltig registrering, etc. och uppdatera budgeten Skicka tack- och bekräftelsebrev till: Sponsorer Volontärer Talare Värdar Media Glöm inte att i tackmailet påminna deltagarna om succen med eventet och kanske t.o.m hur de bidrog Utför en undersökning efter eventet för att ta reda på vad deltagarna tyckte om eventet och ta reda på var det finns utrymme för förbättring. En kan alltid utvecklas! 10

13 Följ upp med eventpersonalen... Nå ut till evenemangsdeltagarna via mail - tacka dem för deras deltagande och främja era andra intressanta tjänster, event och händelser. Många intryck under en dag, lämnar ett behov av en recap och tydliga anteckningar. Kanske vill ni dela med er av några presentationer från talarna och/eller ta med key take-aways från eventet i stort. Gör en noggrann utvärdering av all denna värdefull information ni fått in och följ upp era mål.. Fira! :). 11

14 Memlin är ett system för att hantera möten, utbildningar & event. Automatik, mallar och användarvänlighet gör att du som organisatör sparar tid och får bättre kontroll. Testa oss gärna! Det tar 30 sekunder att lägga upp ett konto & kostar inget.

Relevanta dokument

Utställarpaket Microsoft TechDays

Utställarpaket Microsoft TechDays Örebro 23-24 mars 2010 TechDays 2009 blev en stor succé. Med nästan 1300 deltagare - två dagar fyllda av 97 sessioner, över 100 experter, mötesplatser, utställningar och