Swarmsweep. Hur gör man ett evenemang? Organisera. Det startar med en idé

Transkript

1 Hur gör man ett evenemang? Det finns naturligtvis många sorters evenemang, där du samlar aktivister, eller för all del även bara gäster och intresserade. Mycket beror på om evenemanget är stort eller smått, och om det är för bara medlemmar i din grupp eller ett öppet arrangemang där allmänheten kan delta. Men några saker är gemensamma och kan beskrivas mer allmänt som tips för dig som ska påbörja ett evenemang och aldrig förr har gjort ett. Organisera Att arrangera ett evenemang kräver mycket förberedelser av flera och då är det bra att fundera ut hur man ska organisera sig. Ett evenemang kan bestå av rätt många personer som är arrangörer. Organisation gör också att du har möjlighet att söka bidrag och får en del givna former. Här är två förslag på hur man kan organisera sig. Studiecirkel Studieförbund kan hjälpa till med studiecirklar. Det går dessutom att göra flera olika studiecirklar för olika team som har olika ansvar och uppgifter. Studieförbunden kan bidra med olika saker, pengar, kursmaterial, stöttning, kontaktnät, mm Förening Enklast är att starta en förening och bjuda med andra som också vill arrangera ett evenemang. Att starta en förening är enkelt, och det finns hjälp att få. Ungdomsförbund ger rätt bra bidrag till sina föreningar, ibland finns dessutom olika startbidrag eller särskilda evenemangsbidrag. Du kan läsa i en av de andra metoguiderna om hur man startar företag. Det startar med en idé Ofta startar man med en idé om att göra ett evenemang. Denna idé utvecklas sedan till en vision om vad man skulle vilja göra. Här är det bra att kasta fram alla möjliga tankar och idéer. Samla kompisarna och brainstorma fram mängder av saker ni vill göra. Allt är så klart inte möjligt att genomföra och många idéer måste skrotas. När ni har fått ihop massor med idéer är det dags att utforska dessa. Vad är möjligt, vilka aktiviteter är enklare att göra än andra, vad ger mest effekt, vad kommer att bli roligt att göra, vad verkar krångligt? Denna utforskning sker under resans gång, så var beredd på att skrota era första tankar och komma på nya tankar efter att ni fått mer underlag och fakta. Detta är en kreativ process.

2 Skaffa erfarenhet Du har säkerligen redan varit på andra evenemang som liknar det du vill göra. Du har kanske till och med arrangerat egna mini evenemang med kompisarna. Att göra evenemang är skoj, men ju större de blir desto mer arbete ligger bakom! Skaffa erfarenheter! Testa att vara personal/volontär vid andra evenemang. Om du är med på andra evenemang så hittar du garanterat andra som också vill vara med i det du/ni vi9ll göra, och som dessutom har egna erfarenheter som de tar med sig. Hur stort evenemang ska ni sikta på Vårt främsta råd till dig är att starta smått och sedan växa. Börja med ett litet event med föreningen eller kompisgänget innan du startar med att göra evenemang för hundratals personer. Det är enklare att arrangera ett mindre evenemang, och oftast billigare. Ta tid på er! Att genomföra ett evenemang tar längre tid än vad man tror, särskilt om det ska vara ett lite större med sponsorer, olika akter som ska uppträda och besökare som förväntas komma från andra orter än den egna staden. Planeringen tar tid. Att hitta sponsorer tar tid. Att skapa aktiviteter tar tid. Att få folk att förstå att de ska köpa biljett och åka till ert evenemang tar tid. Är det dessutom första gången ni arrangerar så tar det ännu längre tid, än om ni har massor av erfarenheter från tidigare evenemang. Ni kan behöva allt från 6 till 12 månader för att få ihop allt, från det att idén kläcktes tills evenemangets genomförande. Välja datum Att hitta rätt dagar för ett evenemang är inte helt enkelt. Börja med att kartlägga vilka evenemang som sker under den tänkta tidsperioden. Krockar ert evenemang med andra större liknande evenemang så får ni räkna med att många kommer att åka dit. Viktigt att kolla hur skolan har lovdagar och undervisning. Finns det någon extra bra helg. Vilka andra arrangemang sker lokalt? Kommer lokaler, vandrarhem och hotell vara fullbokade? Vissa datum är billigare att hyra lokaler än andra, och detta kan vara avgörande för er ekonomi. Målgrupp Vilka ska ditt evenemang rikta sig till? Är det ett litet event för kompisar och deras kompisar.

3 Samarbetspartners Ofta krävs det rätt mycket resurser att arrangera evenemang, så ett viktigt tips är att hitta en eller flera samarbetspartners. Det kan vara allt från ABF till olika föreningar, skolan, fritidsgården, osv... Ungdomsförbund Om er förening är anslutna till ett riksförbund som får statsbidrag så har ni möjlighet att både få hjälp och bidrag. Det finns många riksförbund som kan vara intressanta. En förening kan dock bara vara ansluten till ett riksförbund som man får bidrag av, men det hindrar inte att ni kontaktar andra föreningar som tillhör andra riksförbund och bjuder med dem att hjälpa till. Ju fler som medverkar desto mer innehåll. Studieförbund Studieförbund är bra. Många av de aktiviteter som genomförs på ett evenemang kan rapporteras som kulturevenemang vilket innebär att studieförbundet kan gå in och hjälpa till och stötta på olika sätt. Ta kontakt med ett studieförbund för att ta reda på vad som är möjligt. Kommunen Ta kontakt med kommunen och leta er fram till vilka som kan hjälpa er. Kommunen har många möjligheter att hjälpa ungdomar som gör bra aktiviteter. Det kan vara allt från att hjälpa till att träffa rätt personer, att hitta lokaler, söka bidrag, osv. Praktiska tips Var ute i god tid Allt tar längre tid än vad man tror, och att göra saker under tidspress blir sällan riktigt bra. Om ni ställs inför valet att addera en aktivitet eller en sponsor i sista sekund, så tänk efter riktigt noga. Att göra ändringar alldeles inpå ett evenemang kommer att påverka annat, tex så måste kanske en sponsor ha tid på scenen och det kanske inte finns. Plötsligt måste schemat för scenen göras om, vilket flyttar andra aktiviteter till nya tider. Vilket kanske får till följd att de i sin tur inte går att genomföra. Ansvarsfördelning Fördela ansvaret tydligt så att alla vet vem som är ansvarig för vad. Punkta upp vad var och en har för ansvarsområden och vilka specifika uppgifter man har. Avstämningar Ha regelbundna avstämningsmöten där ni går genom vad varje person har gjort sedan förra mötet. Det blir då tydligt vad som fungerar enligt plan, och vad som brister och behöver få mer hjälp.

4 För loggbok Använd gärna en loggbok där ni skriver ned under arbetets gång hur ni försökte komma fram till olika saker. Dokumentera vad som hände från idé till slutresultat. Skriv ned varför ni gjorde på ett visst sätt, vilka utmaningar och problem ni stötte på, och hur slutresultatet blev. Glöm inte att dokumentera praktiska saker som arenans utformning, hur man löste olika problem och utmaningar. Loggboken blir er manual för kommande evenemang. Dela den gärna via en wiki eller som en mapp i Dropbox eller som delade dokument i Google Docs, så kan alla vara med och bidra. Skriv checklistor När det är skarpt läge är det massor av saker som ska göras och som måste fungera. Ett tips är att skriva en lista på allt och stryka alla moment varefter de genomförs. Varje ansvarig för varje område ska ha sin checklista att bocka av. Planera och förbered er ordentligt innan evenemanget. Allt som kan gå snett ska vara sånt som ni redan har diskuterat och har beredskap inför. Hellre lösa problem och utmaningar innan än under själva evenemanget. Saker som hade varit lätta att lösa en vanlig vardag, mitt på dagen och när man har tillgång till en bil, blir helt omöjligt att lösa en sen lördagsnatt när allt är stängt och/eller för långt borta. Vad kan gå fel? Gör checklistor på vad som kan gå fel. Hitta lösningar! Gör listor över vad som behövs köpas in eller lånas. Vad gör ni om ni inte får all utrustning ni behöver? Testa att utöva lite rollspel där en av er arrangörer kommer med utmaningar typ, strömmen går, allt blir mörkt. Hur löser vi detta? Under och efter evenemanget Var anpassningsbar Se till att ni kan förändra era planer snabbt om det behövs. När det väl är igång finns inte möjlighet till att finlira utan då är det snabba beslut som gäller. Håll er så nära planen det går, men ha möjlighet att kommunicera snabbt för att fatta beslut. Kommunicera mera Eftersom saker kan ändras är det viktigt att ni har kommunikationsmöjligheter i form av chattar, sms eller annat som gör att ni som arrangörer kan meddela varandra viktig information även om ni inte är på samma plats. Glöm inte heller att kommunicera viktiga förändringar till era besökare och se till att det går att nå folk oavsett om det är via anslagstavlor, megafoner eller massutskick.

5 Glöm inte efterarbetet Se till att tacka alla som hjälpt till som funktionärer, och gör ett efterarbete när ni avslutat evenemanget. Vad gick bra? Vad blev mindre lyckat? Vad skulle ni vilja göra igen och vad skulle ni ta bort? Prata med andra som hjälpte till och med besökare och ta in feedback. Och glöm inte att ta det lite lugnt också. Det är en stor grej ni gjort. Och förhoppningsvis, så kommer ni göra det igen, för att arrangera evenemang är kul! Marknadsföring Hur får ni ut budskapet om ert evenemang eller aktivitet. Särskilt när det finns 0 kr i budget. Marknadsplan Att ta fram en marknadsplan är en bra grund. Brainstorma fram olika idéer på hur ni ska få ut information på olika sätt. Det finns många sätt att få exponering, och det går att göra mycket utan att köpa annonsering. Vilka vill ni nå? Första steget är att ta reda på vilka er målgrupp är. Vilka vill ni ska komma till evenemanget/aktiviteten? Vilka kanaler som finns som når ut till just den målgruppen? Det finns andra målgrupper också som tex samarbetspartners, sponsorer, media, personal, volontärer och föräldrar. Det är delvis andra budskap som ska förmedlas. Vilka fler målgrupper ser ni? Budskap Nästa steg är att titta på vilka budskap ni vill få ut. Anpassa budskapen för de olika målgrupperna. Deltagarna vill känna att vara värt att åka till ert arr. Att det kommer bli bra, få uppleva saker, träffa andra likasinnade. Föräldrar vill veta praktiska saker som var och när man hämtar/lämnar, att ert arr är tryggt, att deras barn kommer att ha det bra, etc. Inte direkt samma budskap som deltagarna går igång på. Sponsorer och samarbetsparters vill veta hur pass stort evenemanget blir, vilka som kommer och hur de kan kommunicera med dessa, osv. Tänk på att evenemanget ni arrangerar är en marknadskanal där företag och andra media kan nå ut till era medlemmar, era besökare på sajten, facebooksida, twitter och alla deltagare och besökare på själva evenemanget.

6 Personal/volontärer vill känna sig delaktiga, få utmaningar där de kan bli uppskattade, och de vill träffa nya och gamla vänner. Media vill hitta en bra vinkel för just deras tidning eller sajt. Lokaltidningen vill berätta om händelser och människor där det finns en lokal vinkel. Tips är att titta på vilka typer av artiklar de har skrivit tidigare. Ett annat tips är att ge bra underlag åt journalisten ni har kontakt med. Se till att ni ger denne bilder och bra texter som det är ok att använda. Gärna fakta i punktform. Chansen finns att denne kommer att klippa & klistra just era texter. Paketering När ni vet vilka ni ska kommunicera med, och med vilka budskap, så handlar det om att paketera allt på ett bra sätt. Hur ser ert evenemang ut? Finns det en logotyp? Använder ni ett särskilt typsnitt till alla texter eller för alla rubriker? En särskild färg? Skapa en profil för LANet, där ni bestämmer vilken typ av grafik och manér som gäller. Skapa mallar för hur varje nyhet, pressrelease eller flyer ska se ut. Jobba med texterna. Låt gärna någon annan korrekturläsa dina texter så att man undviker stavfel och felskrivningar. Ni kommer att uppfattas mer seriöst utan stavfel på sajten. Paketeringen underlättar när ni söker bidrag, jagar sponsorer, övertygar föräldrar att låta deras barn komma, etc. Budget Har ni avsatt en budget för marknadsföring? Hur ska den i så fall användas? Ta reda på vilka kostnader olika saker har, tex tryck av affischer och flyers, porto och emballage för att skicka ut marknadsföring, etc.

7 Exempel på marknadsföringsaktiviteter Bjud in kompisar. Enkelt och gratis. Se till att alla som är med och jobbar med evenemanget bjuder med sina kompisar, och att dessa uppmanas att bjuda med sina kompisar. Tänk ringar på vattnet. Blogga Samla all information på Facebook. Skapa aktiviteter som andra kommer att gilla, dela och kommentera. Rätt hanterat är Facebook en fantastisk möjlighet att nå ut stort! Använder twitter för snabba uppdateringar av coola nyheter. Lägg gärna med kortlänkar till sajtens längre texter. Använd en bildsajt som tex Flickr för att lägga upp bilder. Det kan vara allt från bilder från förberedelserna, till uppbyggnad av evenemanget, saker som händer under evenemanget, osv. Tänk bara på att sålla lite. Är det en bild som folk vill titta på? Är det en bild som ni tycker förmedlar det ni vill uppnå med er aktivitet? Bannerutbyten. Se till att ni har en smidig banner i olika storlekar som ni kan fråga alla som ni kommer i kontakt med om de kan ha den på sin sajt. Tänk på alla aktivister, föreningar, organisationer, företag osv som kommer till er. Vilka forum/facebooksidor hänger er målgrupp på? Se till att engagera er där och skriv relevanta inlägg utan att spamma. Ingen gillar reklam som man inte är intresserad av, men alla vill veta mer om sånt man är intresserad av. Samla alla mailadresser ni får in. Ni kan sedan maila ut information om vad som kommer att hända på era evenemang. Affischer och flyers. Att trycka upp affischer behöver inte vara dyrt. Det kan vara tillräckligt med att kopiera affischer i A3 eller A4. Det är billigt att skapa flyers och de kan spridas överallt. Skapa digitala original som pdf.er som ni kan maila till alla som vill ha så kan de själva printa ut och sprida. Det finns stor chans att den lokala tidningen kommer att skriva om er. Lokaltidningen älskar att hitta lokala vinklar.

8 Det stärker er trovärdighet att släppa pressreleaser till media när det händer större saker. En pressrelease ska max vara en A4 sida i omfång och handla om något som en journalist kan tända till på. Pressreleaser som lyfter fram ett sponsrande företag har låg prioritet hos tidningarna, samtidigt som det kan vara ett värde för just sponsorn. Bygg upp ett register med mediakontakter så att ni kan enkelt skicka ut pressreleaser och information till journalister och mediakontakter som ni vet har ett intresse av det ni gör. Följ gärna upp med att ringa era kontakter. Ett tips är att det alltid mer intressant för en tidning att få vara först med en nyhet, så det är bra om ni har en del exklusiva nyheter. Mediabarter. Ett alternativ till att köpa dyra annonser är att bartra mediautrymme med andra tidningar och sajter. Det går alldeles utmärkt att få annonser i utbyte mot att tidningen / sajten får finnas med på ert evenemang om de ser behov av att nå ut till just er målgrupp. Annonsering online kan vara enklast då det inte finns en tryck- och distributionskostnad som för tryckta annonser i papperstidningar. Alla som ni arbetar med i någon form kan sprida budskapet vidare. Se mer i avsnittet om samarbetsparters. Dokumentera all exponering Glömma inte att spara all exponering, tex pressklipp, skärmdumpar på sajter som skrivit om er, referensexemplar av flyers och affischer. Se till att ha allt digitalt! Scanna in alla tidningsklipp, affischer och flyers.

9 Under och efter evenemanget Var anpassningsbar Se till att ni kan förändra era planer snabbt om det behövs. När det väl är igång finns inte möjlighet till att finlira utan då är det snabba beslut som gäller. Håll er så nära planen det går, men ha möjlighet att kommunicera snabbt för att fatta beslut. Kommunicera mera Eftersom saker kan ändras är det viktigt att ni har kommunikationsmöjligheter i form av chattar, sms eller annat som gör att ni som arrangörer kan meddela varandra viktig information även om ni inte är på samma plats. Glöm inte heller att kommunicera viktiga förändringar till era besökare och se till att det går att nå folk oavsett om det är via anslagstavlor, megafoner eller massutskick. Glöm inte efterarbetet Se till att tacka alla som hjälpt till som funktionärer, och gör ett efterarbete när ni avslutat evenemanget. Vad gick bra? Vad blev mindre lyckat? Vad skulle ni vilja göra igen och vad skulle ni ta bort? Prata med andra som hjälpte till och med besökare och ta in feedback. Och glöm inte att ta det lite lugnt också. Det är en stor grej ni gjort. Och förhoppningsvis, så kommer ni göra det igen, för att arrangera evenemang är kul!