Så kan den nationella ITstrategin. bli en framgång. Christian Bruzelius,

Transkript

1 Så kan den nationella ITstrategin för biobanker bli en framgång Christian Bruzelius,

2 Målsättning med workshopen - Kunskap om IT-strategiarbetet inom Biobank Sverige - Insikter om utmaningar och framgångsfaktorer - Svar på frågan: Hur kan den nationella ITstrategin bli en framgång? - Lära av varandra!

3 TEKNIKTEST

4

5 En IT-strategi för Biobank Sverige - Kartläggning

6 Systemkartläggning UPPSALA-ÖREBRO ADBakt Analytix Flexlab SafariLIS SymPathy Labstudio SAMBIS VÄSTRA LabWare LIMS DoReMi Prosang Provreg6 FreezerPro AliBi OCTOPUS Analytix Flexlab FreezerPro Provsamlingsregister (egenutvecklat) SymPathy Analysdatabas (egenutvecklad) ADBakt LabWare LIMS WWLab ADBakt Flexlab ADBakt SymPathy Prosang LABKA Analytix SÖDRA SafariLIS LabMaster DEClab DoReMi Labvantage Oden Genesis STOCKHOLM (SMB) Winess Munkeby ServiceNow (PROSIS) LabWare LIMS SymPathy FreezerPro Datalager (egenutvecklat) SYDÖSTRA CM LIMS Analytix Flexlab ADBakt SymPathy Prosang RGR LabWare LIMS RoS WWLab NORRA C5 LIMS Analytix Flexlab RoS SymPathy Prosang LabVantage Labstudio ViZu Bibbox BAOBAB Datadeponering Labware Mobilappar EspoCRM Sekundärt MS Dynamics CRM datalager Confirmit Custom Survey Hemsidor ViZuGate STOCKHOLM (KIBB) Intergrationstjän st Labvantage Jira Lime pro

7 Behovskartläggning Hur ser visionen ut för verksamheten? (Drömscenariot om år?) Hur skulle insamling av biobanksprover och information kunna förbättras? Hur skulle tillgång till biobanksprover och information kunna förbättras? Hur skulle administrativa processer kunna förbättras? Hur skulle värde av befintliga provsamlingar kunna ökas?

8 Behovskartläggning

9 Intressenter Vem är intresserad av ett biobanksprov och biobanksprovinformation?

10 Intressenter 4. Andra intressenter 3. Kunder 2. Informationsägare 1. Biobanker

11 Från kartläggning till strategi Målorienterat Behovsstyrt Flexibelt Förankrat

12 Målorienterat Övergripande mål Effektmål Leveransmål och projekt

13 Målorienterat Biobank Sverige Strategiska effektmål Värdeökning Öka värdet på befintliga provsamlingar Förbättra insamling Förbättra insamling av biobanksprov Förbättra tillgång Förbättra tillgång till biobanksprov och data Effektivisera administration Förenkla och förbättra administrativa processer

14 Behovsstyrt Organisation Processtöd Presentation Information

15 Behovsstyrt Presentation Information Processtöd Organisation Katalog på metanivå om provsamlingar och kohorter med utsökning på provnivå Standard för kvalitetsvariabler kopplade till biobanksprov Ärendehanteringssystem med spårbarhet och roller Nationellt IT-råd för arkitektoriska frågor, kunskapsutbyte och best practice Visualisering på provnivå för provsamlingsansvariga Listning av kohorter och provsamlingar i BBMRI-ERICs register Elektroniska samtycken Koppling av biobanksprovinformation till andra datakällor Lagring av analyssvar/- data Arbetsyta för säker hantering av känsliga data Dokument- och avtalshantering Digitala dynamiska blanketter och avtal Systemstöd för utplocksbeställningar Verksamhetsutveckling kopplat till kvalitetsledning Sammanställning över samtliga provsamlingar per huvudman Standardisering av biobanksprovinformation Systemstöd hantering av Nej-talonger Förvaltning av nationella system

16 Flexibelt och förankrat Metadatakatalog, Presentation visualisering Ärendehantering Processtöd Information Nationellt biobanksregister Nationellt Lokalt/regionalt

17 Flexibelt och förankrat Utveckling av tekniska lösningar enligt övergripande plan Revision av plan. Förvaltning av färdiga lösningar. Nya projekt 2021 Uppskalning av befintliga lösningar. Nya projekt Utveckling av strategi och organisation

18 Utmaningar

19 Förändringsprocessens dilemma Alan O Rourke, audiencestack.com/static/blog

20 Framgångsfaktorer

21

22 Kvalificeringsmodell Effektmål Till vilken utsträckning främjar projektet forskning? Ökar projektet värdet av befintliga provsamlingar? Förbättrar projektet insamlingen av biobanksprov? Förbättrar projektet tillgången till biobanksprov(data)? Effektiviserar projektet administrativa processer gällande biobankning? Resursbehov Bedöms resursbehovet, vad gäller såväl monetära som humana resurser, vara rimligt utifrån kostnad/nytta? Hur ser resursbehovet ut i projektets olika faser (planering, utveckling, implementation och förvaltning)? Vilken nivå kommer projektet att bedrivas på (nationellt/sjukvårdsregionalt/lokalt)? Risk Hur bedöms risken gällande val av teknologi, tidplan, finansiering, kompetenser etc.? Hur samspelar projektet med andra initiativ, åtgärder och beslutsprocesser? Vilka juridiska förutsättningar gäller?

23 Standardiserad projektprocess Förstudie Genomförande Förvaltning Kvalificeringsbedömning Beslutsunderlag Riskanalys Utveckling Testning Implementation Utvärdering Drift och underhåll Vidareutveckling

24 Ta höjd för förvaltning Presentation Införandeprojekt 1 Införandeprojekt 2 Införandeprojekt 3 Införandeprojekt 4 Förvaltning Information Införandeprojekt 1 Införandeprojekt 2 Införandeprojekt 3 Införandeprojekt 4 Införandeprojekt 5 Förvaltning Processtöd Införandeprojekt 1 Införandeprojekt 2 Införandeprojekt 3 Införandeprojekt 4 Förvaltning Organisation Förvaltningsuppdrag 1 Förvaltningsuppdrag 2 Förvaltningsuppdrag 3

25 Resurser & organisation Lokala IT-resurser Förvaltning av strategin Strategiskt IT-arbete del av styrningsprocessen

26 Kommunikation & förankring Förankring på alla verksamhetsnivåer Dialog med verksamhet Dialog med intressenter

27 Agilt & skalbart Användbara lösningar med flexibilitet Testskott Utnyttja att vi är många verksamheter

28 Revision Uppföljning & mätbarhet Vara relevant och aktuell! Vad du tycker är viktigt Vad andra tycker är viktigt Relevans

29 Omvärldsbevakning

30 BIKUPA

31 Erfarenheter av IT-strategier Maria Sahlén Eriksson

32 Egna erfarenheter

33 Egna erfarenheter Regeringskris

34 Vad är strategi? Från grekiskans strategi'a inom krigskonsten och kan tolkas som konsten att vinna ett krig

35 Vad är strategi? En strategi är något som långsiktigt pekar ut färdriktningen till vad vi vill uppnå Mål

36 Vad är IT-strategi? Något som långsiktig pekar ut färdriktningen för hur verksamhetens mål kan uppnås med stöd av IT Mål

37 Vad gjorde vi för fel? Ledningen inte engagerad och tar inte ägarskapet IT-strategin inte kopplad till verksamhetens mål Otydligt mandat för strategin. Hur, till vad och av vem ska den användas? Oklart vad som är strategi, syfte, mål och effektmål Otydlig eller ingen plan för uppföljning Inte tillräckligt långsiktig Floskler i stället för konkreta mål

38 Engagerad ledning Ledningen är ägare av IT-strategin Det är hela verksamhetens strategi

39 IT-strategi som beslutsstöd IT-strategin ska användas och vägleda vid varje beslut

40 Olika begrepp Vision = Ett framtida tillstånd man vill uppnå (utan krav på absolut realism). Syfte = Nyttan eller avsikten med strategin. Övergripande mål = Bör vara samma som, eller tydligt stödja och bidra till, verksamhetens mål. Ska kunna mätas. Delmål och leveransmål = Steg på vägen mot det övergripande målet. Ska kunna mätas. Effektmål = Den nytta eller förändring som ska skapas. Ska kunna mätas kontinuerligt och på längre sikt.

41 Långsiktig Fortsätt mot målet men följ upp, justera och uppdatera

42 Några exempel: Följa upp och mäta

43 Några exempel: Följa upp och mäta

44 Följa upp och mäta Uppnått eller inte uppnått mål

45 Följa upp och mäta Enkät och intervjuer om upplevd måluppfyllelse

46 Följa upp och mäta

47 Följa upp och mäta Nyckeltal (KPI): Några, ofta ekonomiska, tal för att få ett mått på verksamheten

48 Följa upp och mäta Indikatorer Främst för att mäta kvalitet men även kvantitet

49 Följa upp och mäta

50 Till sist - se upp för floskler möta alltmer komplexa utmaningar och skapa kostnadseffektiva tjänster.

51 Apropå upplevd måluppfyllelse Målsättning med workshopen - Kunskap om IT-strategiarbetet inom Biobank Sverige - Insikter om utmaningar och framgångsfaktorer - Svar på frågan: Hur kan den nationella ITstrategin bli en framgång?

52 Tack för oss! Frågor? Reflektioner?