Ett helhetskoncept för digitalisering av biobanksprocesser att effektivisera och koordinera biobanksaktiviteter

Transkript

1 Ett helhetskoncept för digitalisering av biobanksprocesser att effektivisera och koordinera biobanksaktiviteter Lena Brynne & Fia Malmström och RBC Stockholm Gotland

2 Agenda Biobankens resa PORTAL Biobanksärenden, Rådgivning, Samtyckesbegränsning Provinsamling, Förädling och Spårbarhet PROSIS LIMS Visualisering Förvaring, uttag, statistik, metakatalog och koppling till kliniska data

3 Uppdrag Landstingsfullmäktigebeslut 10 juni 2014 Den regionala biobankens uppdrag är att samordna och harmonisera provtagning för biobanking mellan alla vårdgivare inom hela länet, samt att skapa en infrastruktur som medger bevarande och tillgängliggörande av prov för både vård och forskning. Avsikten är att skapa en regional kunskaps- och serviceorganisation för standardiserad och samordnad insamling, lagring och tillgängliggörande av vårdens och forskningens prover samt till proverna hörande data efter tydliga rutiner och med god etik i enligt biobankslagen. Prover som samlas in inom hälso- och sjukvården blir därmed jämförbara, har hög kvalitet och provdokumentation. Insamlade prover förväntas användas både för patientens egen vård och behandling samt att med koppling till kliniska data möjliggöra ökad medicinsk forskning för att studera och förebygga både folksjukdomar respektive mer ovanliga sjukdomar samt utveckla nya terapier och diagnostik.

4 Resan startade hösten 2014 en regional biobank Karolinska sjukhuset, Solna ÄHS1 Karolinska sjukhuset, Huddinge Danderyds sjukhus Södersjukhuset Capio, St. Görans sjukhus RBC en del av Landstingsstyrelsens förvaltning ÄHS2

5 Regionalt biobankscentrum Stockholm-Gotland SMB Nr 914 RBC Stockholm Provsamlingar: Biobank Karolinska Biobank Södersjukhuset Biobank SLSO Biobank Danderyds sjukhus e-biobank Nr 772 Multicenterstudier RBC Norr 4 BBS Biobanksavdelningar: SLL Unilabs SLL Aleris Medilab Nej-talonger - vårdprover - PKU (nationellt) RBC Väst 1 BBS RBC Uppsala Örebro 7 BBS RBC Stockholm 1 BBS RBC Syd 4 BBS RBC Sydöstra 3 BBS

6 Vision Idag imorgon Biobank Forskare Biobank Forskare Portal - behörighetsstyrning Ansökan Insamling Uttag, MTA Nej-talong Visualisering LIMS Metakatalog Provsamling Spårbarhet Uttag Regionalt biobankscentrum Ärenden Stockholm Gotland Insamling Förädling Förvaring Uttag

7 Digitalisering av biobanksprocesser Ärendehantering En effektiv process för Singel- och Multicenteransökningar samt Nejtalonger för både vård- (regionalt) och PKU-prover (nationellt) Översikt av arbetsfördelning/belastning och verksamhetsuppföljning Minska antalet brev och papper Koordinera ärenden mellan labb för Nej-talonger och uttag av befintliga prov Korta handläggningstiden och spårbarhet på ärenden och status Automatiska påminnelser till sökande och biobank Förenklad och tydligare kommunikation med sökanden Provsamlings-ID skapas när ansökan är godkänd

8 PROvSamlingar I Stockholm PROSIS

9

10

11

12 Sjukvårdsintegrerad biobankning Vårdens infrastruktur vätska Biobanksinfrastruktur Samtycke & e-remiss Transport via vårdens infrastruktur Sortering & centrifugering Alikvotering av prov Infrysning & registrering Vårdens infrastruktur vävnad Biobanksinfrastruktur Samtycke & remiss Transport via vårdens infrastruktur Bedömning av patolog Arbetsstation för biobankning Infrysning & registrering

13 En regional sjukvårdsintegrerad biobank Dokumenterade prov med hög kvalitet för vård, forskning & näringsliv St Görans sjukhus Karolinska Solna Södersjukhuset Karolinska Huddinge Uttagscentrum vävnad 206 Vårdcentraler Sjukhus Universitetssjukhus Akutsjukhus Stockholms medicinska biobank <2h <10h <24h Närvårdslaboratorier Södertälje Sjukhus Norrtälje Sjukhus Danderyds Sjukhus Aleris Medilab Färskfrusen vävnad Uttagscentrum vävnad Vätskerobotar Provtagningscentraler Karolinska Universitetslaboratoriet Unilabs AB Aleris Medilab Regionalt Plockrobot biobankscentrum Robotiserat Stockholm fryslagergotland

14 Krav på spårbarhet Laboratory Information Management System (LIMS) Sjukvårdsintegrerad biobankning Standardiserad provhantering med alikvoteringsrobotar Standardiserade arbetsstationer för färskfrusen vävnad (LN2) Plockrobot Robotiserat fryslager LabWare LIMS 200 forskargrupper med stor variation på provtyper och provhantering Scanning av prov in och ut ur frys FreezerPro VIKTIGT MED EN INFORMATIONSSTRUKTUR och STANDARDER

15 BioClinicum införandet av Krav: Alla humana provsamlingar ska registreras i LIMS och ha godkända etiktillstånd och provsamlingsavtal Import av provdata från befintliga system sker med stöd av mall Dator, etikettskrivare (2D kod) och USB scanners installerade i varje frysrum Provsamlings-ID styr behörighet i systemet

16 FreezerPro - ett lätthanterligt och visuellt system Från hus ner till provtyp: hus-våningsplan-rum-frys-rack-box-provposition-provtyp

17 Fryslagring i BioClinicum -80 frysar Kryofrysar Tappstation för flytande kväve Huskropp J:20 Forskningstema Barn/Kvinnor/Genetik Åldrande Huskropp J:30 Forskningstema Åldrande Barn/Kvinnor/Genetik Disk och steril Forskning /Våtlab Plan 5-10 Kardiovaskulär Inflammation/Infektion Kardiovaskulär Inflammation/Infektion Cancer Cancer Neuro Cancer Forskning/Vård, Plan 4 Utbildning, Plan 3 Imaging Utbildning/Konferens Komparativ imaging Kliniskt Tränings Center Entré Akademiska stråket Produktion/ Forskning Plan 1-2 Entré Solnavägen Radiofarmaci Cyklotron Radiofarmaci Teknik Omklädningsrum Fryshotell med reservfrysar Shop: Förbrukningsmaterial till lab Godsmottagning

18 Beläggningsgrad per våningsplan samt frysstuktur

19 Provsamling och frysbeläggning Visualisering av egen provsamling Provsamlings-ID kopplar till prov som samlats in Lagerstatus/överblick över egen provsamling Effektivisering av uttagsprocess har gått från flera dagar till några minuter Sökbarhet, plocklistor Skapa lista med prov som skickas för analys Beläggningsgrad i frysar Rapporter DATA- LAGRET Översikt av befintliga provsamlingar Metakatalog

20 Behörighetsstyrning och pseudonymisering IT plattformen har informationssäkerhetsklassats K3 klassning tillåter hantering av personuppgifter Pseudonymiserade data Behörighetsstyrning Konfidentialitet Riktighet Tillgänglighet 3 3 2

21 Ansökan till biobanken - Provsamlings-ID, - Provsamlingsansvarig, - Beredningsgrupp (befintliga prov) 4 esamtycke 1 Portal- och plattformstjänster (Aut., aukt. et c) Metakatalog för att hitta provsamlingar 1 Ärendehantering PROSIS Sökning av prover i egen provsamling, Plocklista, provlista 3 Datalager 2 Labware LIMS 2 Freezer Pro Spårbarhet av prov/provsamlingar Integrationslager 4 Psuedonymisering Vävnadsstationer Vätskerobotar Autofrys Pseudonymisering och anonymisering av provdata, och sammanhållen spårbarhet av individers prover tvärs datakällor samt säkra digitala samtycken.

22 SMB IT plattform - en del i ett större sammanhang Kliniska data -omics Viktigt att skapa ny kunskap och nya behandlingar Informationsstruktur, standarder, kvalitet och dokumentation

23 TACK! Finansiering: FOU medel, Region Stockholm