Kassainstruktioner KSLK 2013

Transkript

1 Kassainstruktioner KSLK 2013 Innehåll Kontaktpersoner... 2 Kassasystemet... 2 Tangentbordet... 3 Liftkort samt åldersgränser... 4 Nya medlemmar... 4 Försäljning av liftkort 1-dag/3-timmar... 5 Försäljning av säsongskort... 6 Försäljning av kafeteria-varor... 8 Kortterminal... 8 Aktiva/tränare från annan klubb... 9 Felslag/återköp Plogpatrull/hjälp i skidskolan Skuldkvitton/kredit Dagrapport Bankning Överlämning av kassa/nycklar Lägg gärna till

2 Kontaktpersoner Rutiner Annica Wessmark Kassasystem Martin Skager Kassasystemet Starta Slå på strömmen till skärmen, KeyCard-skrivaren samt kvittoskrivaren. Starta upp applikationen: Dubbelklicka på KC370-ikonen på desktopen alternativt välj Windows-ikonen (längst ner till vänster på skärmen)all ProgramsSkidataKC370 Username/Användarid: KASSA (står förvalt) Password/Lösenord: 1 (Om någon, trots instruktioner om att INTE, stängt av datorn måste den startas först. Username/Användarid: kassa Password/Lösenord: kassa) Stänga Stäng ner applikationen genom att klicka på krysset högst upp till höger och välj sedan Avsluta kassa. Glöm inte att ta ut Dagrapport, se nedan, innan du stänger ner kassan. Datorn behöver en återstart då och då, helst varje dag. Klicka på Windows-ikonen (längst ner till vänster på skärmen) pilen efter Shut down Restart. När den kommer igång igen (tar några minuter): Username/Användarid: kassa Password/Lösenord: kassa Slå av strömmen till skärmen, KeyCard-skrivaren samt kvittoskrivaren. Stäng INTE av datorn. 2

3 Tangentbordet Förutom vanliga siffer-och bokstavknappar har tangentbordet grupper av funktionstangenter för olika typer av transaktioner: 1 = Kafeteriaköp 2 = Period för liftkort 3 = Åldersgrupp 4 = Kategori för säsongskort 5 = KeyCard/KeyTicket 6 = Medemsavgifter Notera också de röd-markerade tangenterna i bilden:, och 3

4 Liftkort samt åldersgränser Följande varianter finns 3-timmarskort (gäller 3 timmar från utskriftstid), detta används också som kvällskort mån-ons 1-dagskort (gäller till stängningsdags) Säsongskort KeyCard/KeyTicket Alla åkare måste ha KeyCard eller KeyTicket där liftkortet kan laddas. Fjolårets magnetkort är borttagna. KeyCard/KeyTicket läggs i en ficka på vänster sida (knattar kan ha det innanför fodret i hjälmen) och behöver inte plockas upp vid lift-passering.: KeyCard KeyTicket Återladdningsbart obegränsat antal gånger. Kan användas på flertalet anläggningar i Sverige samt på många skidanläggningar i Europa. Vårt KeyCard kan innehålla totalt 4 samtida laddningar. T.ex. säsongskort i Kil + Sunne, veckokort i Sälen etc. Inte återladdningsbart - mao ett engångskort som kan användas här i Kil och enbart under den aktuella dagen/kvällen. Det har förekommer lite gruff om att att man måste köpa minst KeyTicket (10 kr) till knattar mao inte helt gratis... Vänd det till något positivt genom att föreslå att kunden köper ett KeyCard (50 kr) till knatten och erbjud dig att ladda på ett säsong knatte (0 kr). Naturligtvis går det att använda KeyCard från de flesta andra anläggningar i vårt system. Sunne, Branäs, Funäsdalen, Säfsen brukar aldrig vara problem. Sälen-kort funkar för det mesta inte. Det är bara att prova. Fungerar inte kortet med vårt system spottar KeyCard-skrivaren ut det direkt. Åldersgränser, liftkort Barn Ungdom Vuxen 0 7 år 8 15 år 16 uppåt Åldersgränser, medlemsskap Barn & ungdom 0 20 år Vuxen 21 uppåt Nya medlemmar Om en kund vill köpa medlemskap måste vi ta in personuppgifter. Vid familjemedlemskap skall uppgifter om samtliga familjemedlemmar in. Kolla i rapportkuvertet om det finns en påbörjad lista för veckan, annars hittar du tomma listor i Kafeteriapärmen. Be kunden fylla i och lägg sedan i rapportkuvertet. Medlemskap registreras i kassan med tangenter i grupp 6, se ovan. 4

5 Försäljning av liftkort 1-dag/3-timmar Börja med att försäkra dej om att kunden har KeyCard för de liftkort han/hon vill köpa. Om inte, informera om kravet på kort, funktioner på de två varianterna samt pris. Exempel på köp: 1-dagskort, vuxen, har eget KeyCard: 2 ungdomar, tretimmars-kort. En har KeyCard, den andra vill köpa ett: En familj - pappa vill åka 3 timmar ihop med dottern som är under 8 år, mamma åker heldag med sonen som är 11 år. Två KeyCard har dom KeyTicket till dom andra: Försäljning av liftkort 1-dag/3-timmar, forts Om kunden kommer när det är mindre än en timme kvar till stängningsdags kör vi halverat 3-timmarspris. Använd tangenterna alternativt i gruppen 3. Självklart gäller KeyCard/KeyTicket även nu! 5

6 Försäljning av säsongskort För säsongskort gäller enbart KeyCard. Om kunden har ett kort sedan tidigare används det, annars tillkommer kostnad för ett nytt. TIPS: Om du är ovan, skriv bara in ett säsongskort åt gången. Det är lätt att vela bort sig... Tryck in kategori Följande kategorier används: Ungdom, ej medlem Vuxen, ej medlem Barn 0 7 år Ungdom, medlem Vuxen, medlem Tränare i skidskola Tränare i träningsgrupp Deltagare i vuxenskidskola, säsongskort förbetalt Deltagare i vuxenskidskola, säsongskort ej förbetalt Deltagare i ungdomskidskola, säsongskort förbetalt Deltagare i ungdomskidskola, säsongskort ej förbetalt Deltagare i träningsgrupp, säsongskort förbetalt Deltagare i träningsgrupp, säsongskort ej förbetalt Styrelsemedlemmar (5 kort var) Gjort 3 arbetsdagar/24 timmars snösprutning 6

7 När du trycker på Enter vill systemet ha persondata på kunden. Fråga om kunden har haft säsongskort tidare år, då finns uppgifterna redan lagrade, knappa in de 2-3 första bokstäverna i efternamet och bläddra. När rätt person är markerad, klicka på OK. Acceptera gammalt foto alternativt ta nytt (se nedan) och skriv ut säsongkortet. För en kund som inte haft säsongskort sedan tidigare skrivs efternamn och förnamn in. Klicka på NY. För- och efternamn från föregående sida kommer att följa med, däremot kommer du att behöva fylla i födelsedata: ÅÅ,MM,DD. (Glöm inte kommat mellan uppgifterna..) Välj sedan OK. Ett säsongskort kräver ett foto så nästa dialogruta undrar vilken utrustning du vill använda. OK på den förvalda. För att ta kort riktar du in kameran för en bra bild och klicka OK Spara. Mata in KeyCard. När det gäller samtliga som påstår sig ha rätt till gratis säsongskort tränare, förbetalda säsongskort, styrelse, avverkat 3 arbetsdagar, sponsorer etc. LITA PÅ DOM. Du som står i kassan har varken tid eller möjlighet att kontrollera sanningshalten. Vi kommer veckovis att ta ut listor på utlämnade kort och stämma av mot faktiska register. Vid felaktigheter kommer påminnelse kommer att skickas, men om betalning inte kommer in omedelbart tar det en grisblink att spärra ett felaktigt kort. 7

8 Försäljning av kafeteria-varor Att sälja kafeteria-varor (tangenter i grupp 1) är förhållandevis enkelt, exempelvis: Svårigheten här kan vara att hålla reda på allt: Jag vill ha 2 kaffe, nej förresten 1 kaffe och 1 te. Så tar vi 2 hamburgare och 1 toast. 3 dricka, det skall vara 2 Fanta Exotic och 1 Pepsi Max. Vadå, vill du inte ha toast? OK, då får det bli 3 hamburgare då. Och så tar vi 3 såna här. Tips: Knappa in hela beställningen innan du börjar plocka fram varorna. Kontrollera beställngen med kunden innan du trycker Enter. Kom ihåg att du (så länge du inte tryckt Enter) alltid kan backa dig ut ur en beställnig, vara för vara, med hjälp av Esc och ändra om något blivit fel. Kortterminal Vi är självklart tacksamma när kunden vill betala med kort, desto mindre kontanthantering/bankning för oss! Slå in beloppet på terminalen, tryck OK. Låt kunden sätta i kortet och knappa sin kod, OK. Blir nåt fel, tryck Clear, och börja om. När betalningen är accepterad skrivs vårt kvittot ut, riv av. KVITTOT SKALL SPARAS! Tryck OK för att få ut ett kvitto till kunden, riv av. Lämna kvitto och kontokort till kunden. Signaturköp: Ett fåtal kunder har inte kod knutna till sina kort, utan behöver visa legitimation och skriva på. Slå in beloppet på terminalen, tryck OK. Låt kunden sätta i kortet. När texten om kod etc. dyker upp i displayen, tryck STOP. Frågan Signaturköp? kommer upp på displayen, tryck OK 2 ggr. Vårt kvitto skrivs ut, riv av och be kunden om legitimation. Notera personnumret (10 siffror) på kvittot och be kunden skriva på. KVITTOT SKALL SPARAS! Tryck OK för att få ut kundens kvitto, riv av. Lämna kvitto, kontokort och leg till kunden. 8

9 Aktiva/tränare från annan klubb Det finns ett avtal mellan Kils SLK och slalomklubbarna i Karlstad, Deje, Grums att aktiva/tränare får köpa säsongskort till reducerat pris utan att vara medlemmar. Vi har inte fått listor på vilka som är aktuella, därför får vi göra som med våra egna ungar/tränare LITA PÅ DOM. Uppföljning kommer naturligtvis att ske. Slå in: Nu kommer du att få ett val: Aktiv alt. Tränare. Välj det som är relevant innan du trycker OK och. Fakturing till annan klubb: Kils SLK har ett avtal med Karlstads SLK att vissa tränarkort skall faktureras. Vi inte fått från listor på vilka som är aktuella, därför får vi göra som med våra egna tränare LITA PÅ DOM. Uppföljning kommer naturligtvis att ske. Slå in: I dialogrutan som dyker upp väljer du Tränare. Klicka sedan på den fjärde ikonen i menyraden överst (Faktura) innan du trycker. I kvittot som skrivs ut får tränaren fylla i sina uppgifter. Spara kvittot i rapportkuvetet, kassören behöver det som fakturaunderlag. KeyCard gäller som vanligt! 9

10 Felslag/återköp Det är bara att acceptera alla gör vi fel nån gång då och då. Som tur är går en del av felen att reparera rätt lätt. I kassasystemet går allting att ändra så länge som du inte har tryckt Enter. Backa bara tillbaka med Esc. Har du väl tryckt Enter blir förfarandet ett annat: Felaktigt liftkort : Välj den femte ikonen från höger i menyraden: Välj Automatiskt Välj Läs databärare och mata in det felaktiga kortet. Liftkortet kommer att raderas från KeyCardet 10

11 Felaktig artikel (ex du skrev in 3 kaffe när det skulle varit 2): Som artikel räknas KeyCard, KeyTicket, Medlemsavgifter samt Kafeteria-sortiment Välj den femte ikonen från höger i menyraden: Välj Manuellt. Mata in det du vill tar bort och tryck Enter Plogpatrull/hjälp i skidskolan I kassalådan ligger 10 st låne-säsongskort avsedda för de föräldrar som inte har egna liftkort, men under som dagen/kvällen/tävlingen hjälper med: Uppsättning/nedtagning av käppar Plogning av gropar efter banåkning Assistans i skidskolan etc. etc. Korten lånas ut mot deponering av körkort/idkort/betalkort. Korten är INTE avsedda som glömkort! Skuldkvitton/kredit Vi måste vara tuffa när det gäller betalning, men ibland funkar det inte helt ut. Exempel: En unge har fått med sig 100 :- till liftkort men har missat att få med sig pengar till KeyCard... En mamma med 3 ungar har glömt betalkortet i hemma, ungarna vill ut och åka... Ni bedömmer själva när det är berättigat och känns tryggt att lämna kredit. Begär att få se id om det handlar om mer än 100 kr. Hantering: Hela beloppet slås in. Kassakvittot behålls. På baksidan av kassakvittot noteras datum, namn, mobilnummer (+personummer? vid större summor) till kunden, resterande belopp + namn och mobilnummer till dej själv. Kvittot läggs i kassalådan och skall inte skickas med dag/veckorapporten. Vid betalning av skuld skall inget slås in i kassan, det gjordes redan vid köptillfället. Ta emot betalning (kontant eller via kortterminal). Ge skuldkvittot till kunden. OBS 1 Skuldkvitton i kassan räknas som kontanter vid kassarapport. OBS 2 ALDRIG kredit på Cafeteria-köp. 11

12 Dagrapport Vi skriver rapport dag för dag vilken avslutas på söndag varje vecka. Ingående kontanter i kassan skrivs in i kolumn 1. Kolla mot kolumn 8 dagen innan! Ni som jobbar på måndagar får kika på förra veckans rapport, ligger i kuvertet i lådan under disken. Observera att ev. skuldkvitton alltid skall räknas som kontanter, både i in- och utkassa. Ta ut dagrapport från kassasystemet genom att: Klicka på Rapporter (näst vänstra flicken överst på sidan). Välj Dagrapport. OK på kvittoskrivare. OK/JA på spara dagrapport. Remsan skrivs ut och under Försäjlningssumma hittar du totalförsäjlningen som skall in i dagrapporten, kolumn 2. Du har när som helst under dagen ta ut en mellandagsrapport. Gör som ovan, men spara den INTE. Ta ut dagrapport från kortteminalen genom att: Välj Meny Nedåtpil till 6 Dagavslut OK Remsan skrivts ut och här ser du summan som skall in i kolumn 4. Räkna ut, och fyll i resten av kolumner (bankning se separt rubrik). Diff och Anm skall alltid fyllas i när: Ingående kassa 1 inte stämmer med föregående dags utgående kassa8. Totalt 5 - kortköp 4 inte stämmer med dagens utgående kassa 8. Utgående kassa (skuldkvitton gäller som kontanter) 8 inte stämmer med +/- diff 6 till bank7. Dagrapporten läggs i veckans kuvert. Kuvertet följer kassalådan under veckan och lämnas på söndagar i lådan under disken, hamtas av kassören på tisdagar. På måndagar startas en ny rapport, tomma rapporter finns i pärmen, kuvert i lådan. Märk ny rapport + nytt kuvert med aktuell vecka. Bankning Bankning är dyrt, kostar ett par hundra per gång, alltså vill vi inte göra det varje dag. Men det är DU, som ansvarig av kassan som avgör. Insättningsblanketter och deponeringspåsar finns i pärmen, tar det slut hittar du fler i bokhyllan på kontoret. Förfarande se separat rutin. Bankbox är Swedbank på Storgatan i Kil, tvärs över vägen vid PeKås. Kod till boxen är 1123 Förslag: Banka inte om du har mindre än kr i kontanter. Lämna kvar 1000 kr i 100-lappar, alla 50-lappar samt alla tjugor. Mynt går inte att banka. 12

13 Överlämning av kassa/nycklar Innan du lämnar över skall kassan vara räknad, kassarapporten ifylld, ev. bankning gjord. Kontakta nästa man/kvinna på listan och gör upp om överlämning. Funkar inte det så kan nycklar och kassa mellanlagras hos Annica Wessmark, Hallonstigen 3, Kil Lägg gärna till Hjälpa oss att förbättra rutinerna genom att maila Annica Wessmark, eller Jörgen Tränk, om sådant vi har glömt eller det som har blivit tokigt. 13