Lodolas 1:e dirigent skall vara körens musikaliskt ansvarige/-a och konstnärlige/-a ledare, som leder körens utveckling framåt genom att:

Transkript

1 Befattningsbeskrivningar för förtroendevalda i Lodola Hösten 2017

2 A) Dirigenter 1:e-dirigent 1 Lodolas 1:e dirigent skall vara körens musikaliskt ansvarige/-a och konstnärlige/-a ledare, som leder körens utveckling framåt genom att: I samråd med Musikutskottet, men även genom tips från körmedlemmar, ta fram repertoar och sammanställa körens alla konsertprogram Vid behov skriva arrangemang för blandad kör, ensemble och, vid behov, instrumentationer Leda körens ordinarie och extra repetitioner Dirigera vid körens framträdanden Vid behov förse körmedlemmarna med musikaliska hjälpmedel såsom övningsfiler etc. Föra den musikaliska dialogen vid samarbete med externa aktörer såsom solister orkestrar, gästdirigenter etc. Tillsammans med Musikutskottet och körens ordförande genomföra provsjungningar av intresserade korister 2:e-dirigent Lodolas 2:e dirigent tar över dirigentposten när 1:e-dirigenten fått förhinder och inte kan närvara och stödjer 1:e-dirigenten i dess uppgifter. 2:e-dirigenten skall dessutom: Ingå i Musikutskottet och därmed även medverka vid provsjungningar Dirigera delar av konserterna där 1:e-dirigenten är engagerad som ackompanjatör 1 Uppdragsbeskrivningen för 1:e dirigent skall anpassas efter aktuell 1:e dirigent.

3 B) Styrelsen Styrelsens uppdrag är att förvalta och genomföra de beslut som årsmötet fattat, leda Lodolas arbete mellan årsmöten och representera Lodola i olika sammanhang. Den ska bestå av åtta ordinarie ledamöter, en av dessa är körens 1:e dirigent. Körens 2:e dirigent är suppleant för 1:e dirigenten. Styrelsen ska sammanträda minst fyra gånger per år och är beslutsfattande med minst fem närvarande ledamöter. Inom styrelsen finns fem befattningar som är preciserade i Lodolas stadgar (ordförande, vice ordförande, kassör, klubbmästare och sekreterare). Därutöver har styrelsen lagt uppdraget att vara kommunikationsansvarig på en av sina allmänna ledamöter. Ordförande Ordföranden skall leda styrelsen, vara sammankallande till möten och har enligt praxis huvudansvaret för styrelsens arbete. Detta innefattar att: Representera kören i olika sammanhang Tillsammans med kassören vara firmatecknare- var för sig- hos banken eller för andra kontrakt som skrivs under Ansvara för styrelsemöten (kallelse, agenda och vara mötesordförande) Vara körens kontaktperson gentemot passiva medlemmar och hedersmedlemmar, samt tidigare medlemmar i Lärkorna och regelbundet uppdatera dessa med aktuell information om kören Vara kontaktperson mot Sensus och ansvara för att närvarolistor från kören skickas till Senus två gånger årligen (juni och december) Regelbundet informera körens medlemmar om styrelsens beslut och vad som händer i kören Se till att ansvarsområden fördelas inför konserter, resor och andra arrangemang med vem som ansvarar för vad (inom styrelsen och externt) och göra denna plan tillgänglig för hela styrelsen Se till att kören har en långsiktig planering av sin verksamhet. Vice ordförande Vice ordförande tar över ordförandeposten när ordförande har fått förhinder och inte kan närvara och stödjer ordföranden i dess uppgifter. Vice ordförande bör därför ha god insikt i vad som händer i föreningen. Kassör Kassören ansvarar för körens ekonomi. Detta innefattar att: Sköta löpande bokföring samt upprätta årsbokslut Sköta betalningar via körens konto Sköta avisering samt påminnelser av medlemsavgifter för aktiva medlemmar Samarbeta med ordförande och sekreterare/kommunikationsansvarig när det gäller avisering till passiva samt tjänstlediga medlemmar Samarbeta med ordförande och sekreterare för att hålla medlemsregistret aktuellt

4 Deklarera Upprätta årsbudget samt budget för enskilda evenemang tillsammans med övrig styrelse Vara kontaktperson för externa nyttjare av Lodolas klubblokal Ansvara för biljettförsäljningen inför konserter Ansvara för kontrakt och eventuell fakturering till externa nyttjare av klubblokalen Sekreterare Sekreteraren ansvarar för att: Skriva protokoll på styrelsemöten och årsmöten När så krävs ansvara för att protokoll justeras och skrivs under Arkivera alla protokoll i Lodolas elektroniska arkiv Skriva körens verksamhetsberättelse och redovisa denna på årsmötet Ha hand om föreningens post Hålla körens födelsedagslista aktuell, se till att jubilarer blir uppvaktade med present eller blomma, samt ansvara för annan uppvaktning vid konserter och terminsslut. Ansvara för att hålla en aktuell förteckning om antalet nycklar till klubblokalen och innehavare. Klubbmästare Klubbmästaren är Lodolas festfixare som ansvarar för att: Ordna mat/fika till styrelsemöten och andra möten Organisera körens fikalista för övningarna och ser till att det finns allt som behövs för att servera fika. Ansvara för fikakassan och lämna in en redovisning vid varje bokslut till kassören. Organisera glöggserveringen kring julkonserterna Organisera höst- och vårfester tillsammans med en festkommitté, inklusive ordna festlokal, ta upp anmälningar och beställa mat Ansvara för att leda och koordinera eventuell annan evenemangsupport/festkommitté som styrelsen har beslutat om Kommunikationsansvarig: En av styrelsens allmänna ledamöter innehar rollen som kommunikationsansvarig. Detta innebär att vara ansvarig för att: Sköta och uppdatera Lodolas hemsida Uppdatera Lodolas konton på sociala medier (Facebook, Twitter etc) I god tid innan konserter och andra evenemang ansvara för all marknadsföring av konserter, såsom affischer, biljetter, och annonser Allmanna ledarmöter: Allmänna ledamöter kallas till alla möten och deltar i styrelsearbetet fullt ut. Uppgifter som läggs på allmänna ledamöter innefattar att ansvara för Lodolas elektroniska arkiv, hålla kontakt med hyresvärd för övningslokal samt att boka konsertlokaler

5 C) Övriga förtroendeposter Revisor Lodolas revisorer ansvarar för att i samband med verksamhetsårets slut granska styrelsens arbete, att stadgar följs och att styrelsen arbetar utifrån fastställda riktlinjer. Detta innebär att: I god tid före årsmötet motta all bokföring för det gångna året från kassören. Granska balans- och resultaträkningarna och kontrollera att det finns kvitton som verifierar alla inkomster och utgifter. Skriva en revisionsberättelse som sedan presenteras på årsmötet. Revisorssuppleant Revisorssuppleanten stödjer revisorerna i arbetet, alternativt ersätter revisor vid behov Körfiskal Körfiskalen ansvarar för dokumentation av närvaron i kören. Detta innefattar att: Upprätta aktuella körlistor för att föra närvaro vid övningar Ta emot och registrera frånvaroanmälningar från körmedlemmar Föra närvaro vid samtliga träffar Stödja ordföranden i rapportering till det studieförbund vi medverkar med (Sensus) Rapportera till ordförande och dirigent när en körmedlem har mer än tre oanmälda frånvarotillfällen, eller när en körmedlem har haft markant frånvaro under en period. Stämfiskal Lodola har en stämfiskal för varje stämma (sopran, alt, tenor, bas). Stämfiskalen är ledare för stämman avseende att: speciellt välkomna/ta hand om nya sångare i stämman, vid behov se till att nya sångare har tillgång till notkopior fungera som språkrör med dirigent/styrelse i frågor som rör stämman, ta ett extra ansvar för att de i stämman som har missat en övning blir uppdaterade på de musikaliska instruktioner som dirigenten ger vid repetitionerna.

6 Notansvarig Lodolas notansvarig ansvarar för att, i samarbete med dirigenten, distribuera och arkivera noter. Detta innefattar att: Distribuera noter till kören, främst genom uppladdning på Lodolas hemsida. Om originalnoter delas ut ska den notansvarige ansvara för att dela ut och samla in dessa. Arkivera körens noter. Detta görs främst digitalt. Notansvarig ansvarar för att scanna noter, arkivera dessa och hålla ordning i det digitala arkivet. Ansvara för god ordning i körens fysiska notarkiv som finns i Lodolas klubblokal i mappar och pärmar. Arkivarie Lodolas arkivarie ansvarar för att strukturera och förvalta körens arkiv med undantag för noter (som hanteras av notansvarig), ljudfiler (som hanteras av ljudansvarig) och foton (som hanteras av fotoansvariga). Detta innefattar att: Ta hand om gåvor, brev, tackkort, programblad, annonser, recensioner, artiklar, affischer, ljud-och bildmaterial mm Ta hand om återlämnade smycken och manschettknappar från tidigare medlemmar och se till att dessa sparas i Lodolas arkiv i klubblokalen Hålla god ordning i Lodolas arkiv i klubblokalen Vid behov ladda upp material i Lodolas digitala arkiv Klädansvarig Lodolas klädansvariga ansvarar för att inför varje framförande/aktivitet besluta om och i god tid informera kören om gällande klädsel. Detta innefattar att: Ta fram ett förslag på klädsel för framförandet och stämma av detta med styrelsen. I god tid informera kören om gällande klädsel I samråd med styrelsen införskaffa nya uppsättningar av såväl befintliga som nya kläder till kören. Ansvara för att ha överblick över alla uppsättningar av aktuella körkläder och vem i kören som har mottagit vilka kläder. Ansvara för att körkläder ska återlämnas till Lodola när en medlem slutar. Se till att nya sångare får körkläder. Klubblokalsansvarig Vice klubblokalsansvarig Lodolas klubblokalsansvariga ansvarar för att upprätthålla ordning och reda i Lodolas klubblokal. Detta innefattar att: Minst en gång per termin initiera städning av klubblokalen Vara behjälplig vid renovering av klubblokalen Vid behov införskaffa ytterligare nycklar.

7 Inspicient Vice inspicient Inspicienten är tekniskt ansvarig för framträdandet med avseende på inmarsch, utmarsch, uppställning, körens förflyttningar, scen, gradänger, ljus och ljud. Detta innefattar att: I god tid innan konserten, i samråd med dirigenten, planera en uppställning av kören. I samråd med dirigenten planera körens förflyttningar under kören Ansvara för att säkerställa att det finns tillgång till gradänger i konsertlokalen, alternativt ansvara för inhyrning av gradänger. Under konsertdagar ansvara för att gradänger är på plats inför körens repetitioner, samt att öva ut- och ingång och andra förflyttningar med kören under repetitionen. Fotoansvarig Lodolas fotoansvariga ansvarar för att dokumentera körens aktiviteter genom foto och video. Detta innebär att: Dokumentera övningar och framträdanden genom foto och video. Omhänderta och publicera materialet på lämpligt sätt till körens medlemmar eller externt. Samla in foto-och videodokumentation från andra/källor Ta en porträttbild av alla nya Lodolamedlemmar. Denna används till klubblokalens vägg med aktuell kör samt till matrikeln på hemsidan. Arkivera det material som ska sparas i Lodolas digitala arkiv. Replokalsansvarig Vice replokalsansvarig Replokalsansvarig har nycklar till replokalen och ser till att denna öppnas i tid inför repetition. Detta innefattar också att Ansvara för att replokalen lämnas i gott skick, att alla lampor är släckta och köket är rent. Se till att samtliga dörrar är låsta och larmade, alternativt stämma av med annat sällskap i lokalen om ansvar av låsning.

8 Ljudansvarig Lodolas ljudansvarig ansvarar för att det görs ljudupptagning i samband med konserter. Detta innefattar att: Vid behov och i samråd med styrelsen ansvara för att ta in externa resurser för detta. Redigera ljudfiler och göra dessa tillgängliga till kören (främst genom Lodolas hemsida) Arkivera ljudfilerna i Lodolas digitala arkiv. Valberedning Valberedningen ansvarar för att föreslå valbara kandidater inför årsmötet. Detta innefattar att: I god tid inför årsmötet identifiera kandidater för alla förtroendeposter i Lodola Presentera dessa skriftligt minst två veckor innan årsmötet. Redovisa sitt förslag under årsmötet.