Umeå universitet Tillämpad fysik och elektronik Åke Fransson. Första hjälpen i. Excel

Transkript

1 Umeå universitet Tillämpad fysik och elektronik Åke Fransson Första hjälpen i Excel

2 Kapitel Innehåll Sida 1 VERKTYGSFÄLT OCH KOMMANDON 4 2 ARBETSYTAN Kalkylblad 2.2 Markera 2.3 Radhöjd och kolumnbredd 2.4 Dölj kolumner och rader 3 CELLER Cellformat 3.2 Datumformat 3.3 Justera cellinnehåll 3.4 Villkorsstyrd formatering 3.5 Länkning 3.6 Fyll i data i angränsande celler 4 FORMLER OCH FUNKTIONER Formler 4.2 Relativa och absoluta referenser 4.3 Funktioner 4.4 Parameternamn 4.5 Summera 5 VILLKORSSATSER Logiska funktioner 5.2 Kryssrutor 6 DIAGRAM OCH TRENDLINJER Diagram 6.2 Trendlinjer 7 INFOGA Kommentar 7.2 Symboler och grekiska bokstäver 7.3 Ekvationer via Microsoft equation editor 7.4 Bildobjekt 8 SIDHUVUD OCH SIDFOT Sidnumrering och filnamn 9 UTSKRIFT Förhandsgranska 9.2 Skriv ut 10 IMPORTERA DATA Kopiera och klistra in 10.2 Importera datafil 11 KORTKOMMANDON 28 2

3 Excel är ett lättanvänt kalkylprogram som är särskilt användbart när likartade beräkningar ska utföras på en serie data. Excels fyllfunktion, som enkelt utförs genom att klicka och dra, medför att en serie beräkningar lätt kan utökas. Här följer en beskrivning av programmet, där det ges en kort beskrivning av några utvalda kommandon och funktioner som, enligt min mening, tillhör bassortimentet. I Excel finns det ofta olika möjligheter att uppnå ett önskat resultat, men jag har valt att visa ett urval av dessa. Mer information om programmet finns i Hjälp-funktionen i programhuvudet eller på Microsofts websida: När du läser denna skrift ska du samtidigt ha programmet igång för att på egen hand prova det som behandlas i kompendiet. I texten har jag valt att använda fetstil för kommandon och valbara alternativ i menyerna. Observera att det kan se lite annorlunda ut, och att kommandon kan heta lite olika, i andra versioner av programmet. När du börjar bli lite mer driven i att använda EXCEL, så vill du också att det ska gå fortare. I kapitel 11 KORTKOMMANDON, har jag infogat några användbara kortkommandon som t.ex. används för att kopiera och klistra in. Jag har även lagt till två sidor med specialtecken som snabbt skrivs med teckenkombinationen ALT + siffra. I övningshäftet som hör till detta kompendium finns uppgifter som belyser det som tas upp här. Många av uppgifterna har jag valt att ge en energiteknisk vinkling. 3

4 1 VERKTYGSFÄLT OCH KOMMANDON I programhuvudet finns olika rader med verktygsfält. Dessa innehåller menyer och kommandon som väljs efter egna önskemål genom att klicka på menyn Verktyg och sedan på kommandot Anpassa. I figuren nedan syns att tre verktygsfält: Arbetsbladsmenyrad, Standard och Formatering valts i Anpassa-menyn. Dessa är inplacerade på de tre översta raderna i programhuvudet. Arbetsbladsmenyrad Standard Formatering På nästa sida visas en del av innehållen i de tre ovan nämnda verktygsfälten. Många av dessa kommer att behandlas mer ingående i detta häfte. 4

5 Arbetsbladsmenyrad Kommandon för Ångra, Klipp Klistra, Ta bort Celler, Rader Kalkylblad Funktioner m.m. Stavning Granska Anpassa Ordna Dölj Dela Öppna, Spara, Celler, Rad Hjälp- Skriv ut, Avsluta Höjd, Bredd funktion Sidbrytning Sortera Sidhuvud & sidfot Importera Zooma data Standard Skriv ut Kopiera Ångra Sortera Zooma stigande Öppna Stavnings- Hämta Infoga Infoga dokument kontroll format hyperlänk diagram Nytt Förhands- Klistra Gör om Sortera Hjälp dokument granska in fallande Spara Klipp ut Infoga bild Autosumma Rita från fil Formatering Kursivt Höger- Procent Öka Teckenjustera indrag färg Storlek Väster- Separera Minska Kantlinjer justera celler decimal Typsnitt Under- Centrera Öka Ta bort strykning över celler decimal kantlinjer Fetstil Centrera Valuta- Minska Fyllningsformat indrag färg 5

6 Genom att klicka på Nytt i menyn Anpassa kan du namnge ett eget verktygsfält och skräddarsy det med urvalet under fliken Kommandon. I figuren ovan har verktygsfältet döpts till åf. Du placerar dina valda kommandon i det nya verktygsfältet genom att klicka och dra ut dem. Verktygsfältet dras sedan upp på lämplig plats i Excelbladets huvud. Att skapa egna verktygsfält innebär oftare en snabbare hantering när du arbetar med ett visst uppdrag där vissa kommandon är mer vanliga. 6

7 2 ARBETSYTAN 2.1 Kalkylblad Arbetsytan i Excel kallas kalkylblad och innehåller celler som delas upp i rader (1, 2 ) och kolumner (A, B ). Det finns möjlighet att arbeta med celler i flera kalkylblad i ett dokument. Det kan vara praktiskt när uppgiften kan delas in i en dellösning per blad. När du skapar ett nytt dokument finns det tre kalkylblad med namnen Blad1, Blad2 och Blad3, se flikarna längst ner på arbetsytan. Du kan ändra bladets namn genom att dubbelkicka på fliken och skriva i ett nytt. Ytterligare blad skapas under kommandot Infoga och Kalkylblad och markerat blad tas bort med Redigera Ta bort. Genom att klicka på en viss cell, exempelvis B3, så kan du tilldela den ett värde genom att skriva en siffra. Det går också att utföra numeriska beräkningar, prova logiska uttryck eller skriva in text i en cell. 2.2 Markera Flera kolumner, rader eller celler i följd kan markeras genom att markera den första och sedan flytta markeringen till den sista och trycka skift+klick. Med ctrl+klick behöver markeringarna inte vara i en följd. 2.3 Radhöjd och kolumnbredd Radhöjd och kolumnbredd kan ändras genom att markera raden eller kolumnen med en musklickning, och därefter välja Format i verktygsmenyn och där via Rad eller Kolumn gå vidare till Radhöjd eller Kolumnbredd. Ett alternativt sätt är att markera kolumnen, därefter högerklicka och välja kommando. Det snabbaste sättet att göra kolumn A bredare är att placera pekaren mellan A och B och därefter hålla ner vänster musknapp och dra ut kolumnen till önskad bredd. Ett likartat förfarande gäller för att förändra radhöjden. En rad eller kolumn kan läggas till eller tas bort genom att klicka på rad- eller kolumnrubriken (1, 2 eller A, B ) och sedan högerklicka och välja Infoga eller Ta bort. 2.4 Dölj kolumner och rader När du utför successiva beräkningar i Excel så blir det ofta många kolumner eller rader med delresultat. Slutresultatet hamnar då ofta långt ner eller ute till höger. Vid utskrift blir detta svårhanterligt och oöverskådligt. Om vissa delresultat inte behöver visas, så kan dessa kolumner eller rader döljas. Markera dessa och högerklicka samt välj därefter Dölj. Dolda fält tas fram genom att dra markeringen över omgivande kolumner alternativt rader och välj Ta fram, se figur till höger. 7

8 3 CELLER I en cell kan du skriva text, siffror, formler med koppling till data i andra celler eller prova logiska uttryck och därigenom få alternativa värden i cellen. Med kommandot Redigera kan du Klippa ut och Kopiera innehållet i en eller flera markerade celler och sedan Klistra in det på en annan plats. En snabbare variant är att markera cellen, högerklicka och sedan välja önskat alternativ. 3.1 Cellformat Genom att markera en eller flera celler och välja Format och Celler kan du välja hur innehållet ska presenteras och om cellen i sig ska visas med en kantlinje och fyllas med en färg. En cell kan infogas eller tas bort genom att markera cellen, högerklicka och välja Infoga eller Ta bort. I exemplet till höger visas hur datumformatet kan ändras. Vid Anpassat kan egna format skapas. Textens position i cellen kan påverkas med Justering, och typsnitt och storlek ändras under fliken Tecken. Under Kantlinje kan olika typer av inramning av cellen väljas och Mönster medger möjlighet att välja cellens färg och rastermönster. Ägna lite tid till att bekanta dig med de förändringsmöjligheter som kan göras under Formatera celler. 3.2 Datumformat Excel har ett eget datumformat som är viktigt att känna till. I Excel lagras datum som serienummer där siffran 1 motsvarar och 2 motsvarar osv. Om du i Format och Celler (se figuren ovan) väljer att visa den markerade cellen A1 med datum 1 januari 2003 som Tal istället, så visas talet vilket motsvarar det antal dagar som passerat sedan 1 januari Om du istället väljer datumformatet där även tid visas, så medför siffran 1 att cellinnehållet visas som :00 och 37622,25 ger :00. Om du istället väljer formatet Tid där datum inte visas, så ignoreras heltalsdelen och datumet visas därför ej. 8

9 3.3 Justera cellinnehåll Text är i utgångsläget justerad mot vänster sida och tal mot höger sida i cellen. I verktygsfältet finns snabbvalsknappar för att även kunna välja centrerat eller högerjusterat läge. Om du vill centrera en text över flera kolumner används snabbvalsknappen Centrera över kolumner och för att återställa används Separera celler. 3.4 Villkorsstyrd formatering Om du önskar att cellens värde ska påverka cellens formatering väljs Format och Villkorsstyrd formatering. Det kan vara tillfällen när du vill uppmärksammas på om data går utanför vissa gränser, se exemplet nedan där cellens färg ändras beroende på om energibehovet ligger över eller under intervallet kwh. Villkorsstyrd formatering kan också användas för att visa att indata går utanför tillåtna gränser. Ett exempel skulle kunna vara att vindhastigheten går utanför de tillåtna gränserna för det använda uttrycket för värmeövergångskoefficienten vid påtvingad turbulent strömning. Prova på att använda villkorsstyrd formatering. 9

10 3.5 Länkning Som visats tidigare innehåller kommandot Redigera möjligheter att kopiera en cells innehåll till en annan cell (Kopiera och Klistra in). Detta ger en kopia av cellvärdet som det var vid kopieringsögonblicket. Om du däremot vill att den senare cellen ska ändra värde när den första ändras, så måste du skapa en länk mellan cellerna. Kopplingen sker genom att i den senare cellen skriva in adressen från den första, se exemplet nedan där cell B3 tilldelas värdet från cell B2, dvs 20,3. Om sedan B2 ändras, så ändras även B3. Fler valmöjligheter vid cellkopiering fås med kombinationen Kopiera och Klistra in special, se figuren nedan. Här kan exempelvis formler, format och kolumnbredd länkas. Med Klistra in länk kan länkar skapas mellan olika kalkylblad. I formelfältet visas länkens adress (=Blad2!D2). Observera att länkar på detta sätt även kan skapas mellan blad i olika Excel-arbetsböcker, dvs olika Excelfiler. 10

11 3.6 Fyll i data i angränsande celler I Excel kan du fylla på en dataserie genom att markera cellerna som innehåller de värden som anger trenden som ska kopieras. I exemplet nedan, se figuren till vänster, är trenden i kolumn B konstant. I kolumn C ökar värdet från 1 till 3, dvs med 2 och i kolumn D ökar värdet med ett dygn. Om du tar tag i nedre högra rutan (fyllningshandtaget) och drar nedåt så kommer de följande raderna att få nya värden enligt de olika trenderna. Resultatet syns i figuren nere till höger. 11

12 4 FORMLER OCH FUNKTIONER 4.1 Formler Formler är ekvationssamband som används för att beräkna värden i en cell. Formler inleds med att du skriver ett likhetstecken (=) i cellen, och den formel som du sedan skriver visas då även i formelfältet. Följande formel =PI()^2+2*3E3 beräknar π där cellens värde blir 6009,87. I figuren nedan ser du Excels operatorer för beräkning och jämförelse. 4.2 Relativa och absoluta referenser En finess med Excel är att du enkelt kan kopiera en formel från en rad till nästa. I exemplet nedan har den enkla formeln =B2 skrivits i cellen C2 och dess värde blir detsamma som för B2, dvs 1. Om du klickar och drar nedåt i den lilla kvadraten (fyllningshandtaget) i nedre högra hörnet på cellen C2, så kommer formeln i C2 att kopieras till cellerna nedåt allteftersom du drar. Formeln i cell C3 kommer dock att ha förändrats till =B3, osv. för de följande cellerna. Formeln ändras med andra ord relativt sitt tidigare läge och kallas därför relativ referens. Prova detta! Om du inte vill att formeln ska ändras allteftersom du kopierar den (drar) nedåt, så måste du skriva formeln med en absolut referens. Istället för relativa referensen =B2 så skriver du =$B$2 i cell C2, och kopierar som tidigare genom att dra nedåt. Den absoluta cellreferensen innebär att formelns celladress hela tiden är låst till B2. 12

13 4.3 Funktioner I Excel finns det många fördefinierade formler s.k. funktioner som utför beräkningar i en viss ordning eller enligt en viss struktur. Funktioner används för att utföra både enkla och avancerade beräkningar och kan väljas genom att klicka på Infoga och f x Funktion. Ett snabbare sätt är att trycka på funktionsknappen f x ( i tidigare programversioner = ) till vänster om formelfältet. Funktionerna visas i olika kategorier eller alla i bokstavsordning. I kategorin Matematik och trigonometri finns 50 olika funktioner. Observera att Excel gör beräkningar med vinklar i radianer, och därför måste argument i grader konverteras till radianer. Detta kan göras med funktionen RADIANER(argument i grader) eller genom att själv konvertera vinkeln och exempelvis skriva =SIN((argumentet i grader)*pi()/180). Du kan redigera formler och funktioner genom att klicka på formelfältet i programhuvudet och editera. Notera att länkade celler, som ingår i en formel, färgas olika och därför blir lättare att identifiera. Jag föreslår att du särskilt studerar funktionerna under matematik och statistik. Genom att markera en funktion, visas en kort information under fönstret med funktionsalternativen. Längst ner till vänster i rutan finns ytterligare hjälp. Formelfält 4.4 Parameternamn När du skriver en formel så blir den många gånger svår att förstå, och särskilt för en ej insatt person. Det blir hänvisningar till celler B1, C1 o.s.v. som inte ger en direkt förståelse av sambandet. Genom att ge konstanter ett namn så blir det mycket tydligare. I exemplet nedan, där värmeflödet genom väggarna i ett hus beräknas, visas hur värmegenomgångstal, area och inomhustemperatur tilldelas namn som gör att formeln för den beräknade effekten P blir lättare att förstå. Med kommandon Infoga Namn Definiera kan t.ex. inomhustemperaturen ges parameternamnet Ti. Ett enklare sätt är det som visas nedan, där inomhustemperaturens värdecell F8 markeras och sedan klickar du i namnrutan uppe till vänster och skriver Ti istället för F8 och därefter Enter. Nu har cellen F8, med värdet 20, fått namnet Ti och kan användas i hela arbetsboken. 13

14 När du ska beräkna effekten P i cellerna C12:C18 så kan formeln skrivas betydligt mer överskådligt, dvs =U*A*(Ti - B12), osv. Ett parameternamn måste inledas med en bokstav, men sedan kan det vara siffror, punkter och understrykningstecken. Blanksteg är inte tillåtet och namnet får heller inte vara detsamma som en cellreferens t.ex. B1 och B$2. Observera att Excel inte skiljer på versaler och gemener i namn. Prova detta! 4.5 Summera I exemplet nedan vill du, i cell B16, summera värdena i cellerna B9 till B15, för att sedan beräkna medelvärdet. Ett sätt är att nyttja funktionen för summering och skriva formeln =(SUMMA(B9:B15))/7 i cell B16. Ett annat sätt är att nyttja knappen för Autosumma Σ, se figur nedan. Markera cell B16 och klicka på Σ, och markera de celler som ska summeras genom att klicka och dra. De markerade cellerna som summeras visas inramade. Därefter får du korrigera formeln genom att dividera med 7. Ett snabbare sätt är att använda funktionen =MEDEL(B9:B15) för beräkning av medelvärdet direkt. Prova! 14

15 5 VILLKORSSATSER 5.1 Logiska funktioner I Excel finns en grupp med 6 logiska funktioner ELLER, FALSKT, ICKE, OCH, OM och SANT. Funktionerna FALSKT och SANT saknar argument och anger endast cellinnehållet som sant eller falskt. Övriga funktioner har argument där ett eller flera logiska villkor prövas. Funktionen ELLER blir sann om minst ett av de logiska villkoren är sant. Om däremot alla är falska så blir cellens innehåll falskt. För att OCH ska bli sann så måste alla logiska villkor vara sanna. ICKE ändrar ett värde från sant till falskt och omvänt. Funktionen OM returnerar ett visst värde om det logiska villkoret är sant och ett annat om villkoret är falskt. Exemplet nedan visar hur funktionen OM kan användas. Antag att vi för temperaturer under 300K använder oss av ett visst andragradspolynom för att beräkna specifika värmekapaciteten c p för en vätska. Över 300K har vi funnit att c p är linjär med temperaturen och vi vill då använda det linjära sambandet. Vi kan då styra beräkningen beroende på värdet av T på följande sätt: I exemplet ovan beräknas cp för cellerna C6:C11. I första fallet är villkoret sant eftersom temperaturen i cell B6<300K och därför medför OM-satsen att det första beräkningsuttrycket används, vilket ger ett beräknat cellvärde motsvarande 2, När temperaturen blir 300K kommer det alternativa beräkningssättet att användas. Prova och genomför beräkningen av cp enligt exemplet ovan. 5.2 Kryssrutor Ett annat sätt att styra alternativ är genom en Kryssruta. Den finns i verktygsfältet och när du vill lägga in den i kalkylbladet så klickar du på den och därefter klickar du på den plats i kalkylbladet där du vill placera kryssrutan. 15

16 Om inte kryssrutan finns i verktygsfältet så måste den läggas in där (se kapitel 1 Verktygsfält och kommandon). Gå till Verktyg Anpassa Kommandon Formulär, se figuren till höger, och dra upp kommandot Kryssruta till lämplig plats i verktygsfältet. I exemplet, se figurerna nedan, presenteras temperaturen T i C om kryssrutan är markerad och i K om den inte är markerad. När kryssrutan är markerad (sker med ett klick) kommer den valda cellänken C3 få värdet sant. I cell A4 skrivs logiska funktionen: =OM(C3=SANT;"T / C";"T / K") för att styra utfallet och i cellerna A5 till A10 skrivs: =OM($C$3=SANT;D5-273;D5). Här har jag valt att utgå från temperaturerna i cellerna D5:D10 som naturligtvis kan läggas i vilken kolumn som helst och sedan döljas. Det går också att skriva temperaturen i C resp. K, direkt i OM-satserna men det blir lättare att ändra temperaturerna om de läggs i en separat kolumn. För att formatera kryssrutans kontroll så högerklickar du på den och väljer Formatera kontroll, se fig. till höger. Som syns så är det där möjligt att t.ex. ändra färg, linjer, text och cellänk via flikarna. I figuren nedan syns utfallet när kryssrutan i exemplet inte är markerad och kolumn C är dold. Testa detta! 16

17 6 DIAGRAM OCH TRENDLINJER 6.1 Diagram Ofta blir resultat mer överskådliga om de visas i ett diagram. Det finns många olika varianter av diagram. Inom tekniska applikationer är det mycket vanligt att visa data som enskilda punkter. Fördelen med detta är att det går att avgöra var och hur många mätpunkterna är. En annan fördel är att en anpassad funktion, som ritas som en kurva, lätt kan särskiljas från mätpunkterna, se kap 6.2. Det finns flera tillvägagångssätt när du skapar ett diagram, men för att metoden ska bli så flexibel som möjligt, föreslår jag att du först markerar de datavärden som ska visas på y-axeln (klicka och dra samtidigt). Därefter sker processen i fyra steg genom att först välja Infoga, Diagram samt Punkt under fliken Standardtyper och sedan Nästa. I steg 2, Diagrammets källdata, visas flikarna Dataområde och Serie. Under Serie klickar du i rutan för x-värden och därefter markerar du dina x-värden i kalkylbladet genom att klicka och dra. De markerade x- och y-värdenas cellreferenser ska nu synas i respektive ruta, se figur nedan. Därefter klickar du Nästa. I steg 3 finns 5 flikar där du har möjlighet att skriva in Rubriker på diagram och axlar och lägga in Stödlinjer i diagrammet som gör det lättare att avläsa. I sista steget (4) kan diagrammets placering väljas. Avsluta därefter med Slutför. Om du senare vill ändra i någon inställning du gjort under de 4 stegen så klickar du i diagrammet och gör därefter en högerklickning. Du kan då bl.a. välja något av de 4 stegen, Diagramtyp, Källdata, Alternativ och Plats. Diagrammet placeras i en flyttbar ruta på kalkylbladet. Om du vill flytta diagrammet klickar du och drar samtidigt rutan till en ny plats. Du kan ändra dess storlek genom att markera diagramrutan (med ett klick) och sedan klicka och dra i någon av dess hörnkvadrater till önskad storlek. 17

18 I figuren till höger visas resultatet när diagramoch axelrubriker lagts in. Stödlinjer har valts att utgå från både huvudskalan på x- respektive y- axeln. Om du dubbelklickar i diagrammet på x- eller y- axelns siffror, så kommer menyn Formatera axel fram, se nedan. I denna meny kan du t.ex. välja om delskalans små korta streck ska visas. Under fliken Skala styrs minsta och maximala axelvärdet samt avståndet mellan de tal som visas på huvudskalan. Typsnitt och storlek ändras under fliken Tecken och under Tal ändras siffrornas presentation (se även tidigare kapitel Cellformat). Där kan du exempelvis välja antal decimaler, om talet ska visas med exponent (kallas Matematik) eller med datum- eller tidsformat. Det går också att utforma ett eget format under kategorin Anpassat. Med Justering ändras talens riktning. Om du vill redigera en axelrubrik så klickar du på denna. Den aktiveras då och visas inramad. Du kan nu editera hela eller delar av texten (klicka och dra). Högerklicka sedan och välj Formatera axelrubrik. Exempelvis så markeras 2:an i V / cm2 för att välja Upphöjd vilket ger V / cm Trendlinjer Det är många gånger nödvändigt att kunna representera data med en ekvation. Det kan vara att anpassa ett polynom till beräknade eller uppmätta data, för att senare kunna beräkna funktionsvärdet (y-värdet) för ett godtyckligt x-värde. I Excel görs anpassning av ekvationer enklast när du skapat ett diagram över dina data, enligt avsnitt 6.1. Markera diagrammet genom att klicka. Välj Diagram i programhuvudet och Infoga trendlinje. Under fliken Typ går det att välja mellan 6 olika ekvationstyper, se figuren nedan till vänster. För polynom måste också polynomets ordning (grad) anges. Under fliken Alternativ kan du ange att ekvationen och R-kvadratvärdet ska anges i diagrammet, där R 2 är ett mått på hur väl funktionen ansluter till datapunkterna. Ett R 2 =1 är en perfekt anpassning där funktionen passerar igenom alla datapunkter. Med Prognos kan du extrapolera funktionen utanför intervallet för datapunkterna. 18

19 I exemplet ovan har ett potensuttryck enligt sambandet y = k 1 x k2 valts. När anpassningen är utförd läggs ekvationen in som en kurva och eftersom jag valt att visa mina indata i punktform så syns dessa på ett överskådligt sätt. I figuren nedan har sambandets parametrar anpassats till k 1 = 61,94 J och k 2 = -1. R 2 = 1 visar att det är en perfekt anpassning och vi kan skriva sambandet p V = 61,94 J, dvs. datapunkterna ansluter sig perfekt till Boyles lag, vilket var väntat eftersom indata var beräknade med detta samband, jfr figuren kap Rutan med ekvationen kan flyttas till lämpligt ställe genom att klicka och dra. Om du dubbelklickar aktiveras menyn Formatera dataetiketter med möjlighet att ändra font osv. Ibland är det lämpligt att under fliken Tal ändra till Matematik, dvs en presentation av uttrycket med exponent. De anpassade konstanterna kanske är mycket små eller stora tal och dessa visas lämpligast på detta sätt. Där kan du också välja antalet decimaler. Prova att göra en anpassning! 19

20 7 INFOGA 7.1 Kommentar Ibland är det bra att kunna lägga in kommentarer, som för din egen skull förklarar innehållet i en cell. Detta görs med högerklick och Infoga kommentar. Då läggs det in en ruta som du kan skriva förklarande text i, se figur nedan. Från rutan går en pil till cellen som den hänvisar till. När du skrivit klart klickar du utanför rutan så att den försvinner. Celler med kommentarer har ett litet rött hörn uppe till höger och kommentaren kommer fram när du för pekaren över cellen. Kommentarer syns inte vid utskrift. En kommentar kan redigeras i efterhand, tas bort eller visas hela tiden genom att högerklicka och välja respektive kommando. I kommentaren till höger framgår det med vilka data som U-värdet är beräknat med. 7.2 Symboler och grekiska bokstäver Ibland behövs grekiska bokstäver och matematiska tecken. Under Infoga Symbol finns en uppsättning olika specialtecken. Markera cellen eller placera pekaren på rätt plats i formeluttrycket i formelfältet och välj Infoga och Symbol och klicka sedan på knappen Infoga längst ner. I exemplet nedan har grekiska symbolen ρ och ± lagts in i cellerna B2 respektive D2. I kapitel 11 visas hur specialtecken kan infogas med kortkommandon. 20

21 7.3 Ekvationer via Microsoft equation editor För att kunna skriva in mer komplicerad matematisk text använder sig Excel av en separat ekvationseditor exempelvis Microsoft Equation 3.0. Den används också i programmet Word. Genom att välja Infoga Objekt och bläddra ner till Microsoft Equation 3.0 öppnas en ruta på kalkylbladet där du kan skriva in komplicerade matematiska samband med hjälp av de valbara tecken som visas i Formelpanelens dragspelsmenyer, se figuren nedan. Att använda sig av ekvationseditorn är inte svårt, men det behövs lite träning för att öva upp tekniken med att skriva in uttryck som är lite mer komplicerade. Om du vill redigera ett tidigare inskrivet uttryck så markeras rutan med uttrycket och sedan högerklickar du och väljer Formel Objekt och Redigera. Om du vill formatera rutan som ekvationen skrivits i så högerklickar du och väljer Formatera objekt. Prova att skriva in något uttryck! 7.4 Bildobjekt Du kan lägga in en bild, som du scannat eller tagit med digitalkamera, med kommandot Infoga Bildobjekt Från fil. Se bara till att du har rätt filnamnstillägg, där.jpg är vanligast. 21

22 8 SIDHUVUD OCH SIDFOT 8.1 Sidnumrering och filnamn Sidnumrering skapas genom att välja Visa och Sidhuvud och sidfot. Då kommer en meny med Utskriftsformat upp där fliken Sidhuvud/sidfot är aktiv. Om du väljer Anpassa sidfot kan du skriva och redigera den text som du vill ska finnas med längst ner på sidan vid utskrift. Du väljer först i vilken av det tre områdena som du vill att texten ska skrivas, genom att klicka. Därefter kan du skriva valfri text och formatera den med hjälp av teckensnittknappen, dvs. den med ett A. Med de övriga knapparna kan du infoga sidnummer, totala antalet sidor, datum, tid, filsökväg, filnamn, bladets namn och en bild. I exemplet nedan har både sidnumrering och totala antalet sidor valts att visas centrerat på kalkylbladet. En parentes har skrivits in runt totala antalet sidor. Om du vill starta sidnumreringen med en annan siffra än 1 använder du &[Sida]+ eller &[Sida]- följt av den siffra som du vill lägga till eller ta bort från det aktuella sidnumret. Om du t ex vill starta numreringen med siffran 3 på den första sidan skriver du &[Sida]+2, och om du vill att sidan 4 ska skrivas ut som sida 3 skriver du &[Sida]-1. (Observera i mitt program var jag tvungen att skriva ett blanksteg efter &[sida]-1 för att få det att fungera.) Om du vill se hur utskriften kommer att se ut så klickar du på Förhandsgranska direkt från menyn utskriftsformat eller genom att välja Arkiv och Förhandsgranska. Ibland kan det vara praktiskt att lägga in filnamnet i sidhuvudet. För att lättare hitta igen arbetsboken kan du också lägga in sökvägen, dvs vägen till den katalog där filen har sparats. 22

23 9 UTSKRIFT 9.1 Förhandsgrandska Innan du skriver ut är det lämpligt att göra en förhandsgranskning av var t.ex. sidbrytningar kommer att ske, samt om alla kolumner ryms på sidan. Kommandot för detta hittar du under Arkiv och Förhandsgranska. Vid förhandsgranskning visas en bild som motsvarar den undre bilden i figuren nedan. Längst upp finns en rad med kommandon där du med knapparna Nästa och Föregående kan stega dig genom sidorna. Med Zooma kan du växa mellan en inzoomad bild och en helbladsbild. Utskrift aktiveras med Skriv ut (se avsnitt 9.2). I figuren har Format aktiverats där det finns fyra flikar. Under Sida kan du välja stående eller liggande format. Nedan visas fliken Marginaler där marginalavstånd kan anges samt om kolumnerna ska centreras vågrätt och ev. lodrätt på sidan mellan marginalerna. Sidhuvud/sidfot, se kapitel 8. Under Blad väljer du med stödlinjer dvs om cellernas rutnät ska synas, samt om rad- och kolumnrubrikerna ska skrivas ut. Med knappen marginaler kan du välja att visa eller dölja de streckade marginallinjerna. Genom att ta tag i de små kvadraterna på sidan kan du flytta marginaler och ändra kolumnbredder direkt. Sidbrytningsgranskning ger en bild där sidbrytningarna kan flyttas med ett likartat förfarande. Du återgår med kommandot Visa normal. Stäng innebär att fönstret för förhandsgranskning stängs. 23

24 9.2 Skriv ut Kommando för utskrift finns under Arkiv Skriv ut där skrivare kan väljas och där du väljer vilka sidor som ska skrivas ut. Du kan också välja om endast en markerad del av sidan ska skrivas ut, om endast detta kalkylblad eller om alla blad i arbetsboken ska skrivas ut. Under Egenskaper kan du göra förändringar i skrivarens inställningar t.ex. pappersformat och skrivarkvalité. 24

25 10 IMPORTERA TEXT OCH DATA 10.1 Kopiera och klistra in Det enklaste sättet att importera text, exempelvis från MS Word görs med Redigera Kopiera och sedan Klistra in. All text kommer då att hamna i den cell som var markerad. Om du istället väljer Klistra in special och sedan Word dokument objekt så kommer texten att läggas i en separat ruta som är flytt- och skalbar på samma sätt som för ett diagram. Om du kopierat en tabell i Word och väljer Klistra in så kommer den att läggas in med ett datavärde per cell, vilket underlättar vid senare beräkning. Vid kopieringen följer även format och eventuella kantlinjer med. Om du inte vill överföra format, utan endast tabellens innehåll väljer du istället Klistra in special och text. Data förs också lätt över från andra kompatibla program som t.ex. Origin med Kopiera och Klistra in Importera datafil Det är också möjligt att hämta data från separata datafiler. Det kan vara data som skapats genom datainsamling via något mätsystem, eller en fil som skapats genom beräkningar i ett annat program t.ex. Matlab. När du ska hämta (importera) data använder du kommandot Data Importera externa data Importera data, se figur nedan. I vissa versioner är kommandot istället Data Hämta externa data Importera textfil. Med textfil menas inte filer som innehåller löpande text utan istället sådana som rad för rad har grupperad information. När du väljer fil kanske du måste ändra filformat. För att se alla filtyper väljer du (*.*). 25