Digitaliseringsplan. för. Teknik- och fastighetsförvaltningen Beslutad av Fastighetsnämnden Tekniska nämnden program.

Transkript

1 Diarienr: FN 2017/00600 TN 2017/00891 Digitaliseringsplan för Teknik- och fastighetsförvaltningen Beslutad av Fastighetsnämnden Tekniska nämnden program policy handlingsplan riktlinje

2 Inledning Den digitala utvecklingen går fort - så även förändringarna i vår omvärld. Dessa förändringar sammantaget genererar att våra kunder, medborgare invånare samt uppdragsgivare ställer nya och förändrade krav på de tjänster som vi som organisation ska leverera och kan erbjuda. Förmågan att kunna leverera morgondagens tjänster och resultat förutsätter en förflyttning från dagens arbetssätt till morgondagens arbetssätt. Den digitala förnyelsen ställer också högre krav på både medarbetare och ledare att använda den digitala tekniken. Digitalisering en del av verksamhetsplaneringen Teknik- och fastighetsförvaltningen (TFF) styrs av två nämnder Tekniska nämnden och Fastighetsnämnden. Respektive nämnds årsplan är det samlade styrdokumentet och innehåller budget samt mål. Målen är samlade i ett balanserat styrkort och nedbrutna till kritiska framgångsfaktorer, styrtal och aktiviteter. Digitaliseringsplanen är att ses som ett övergripande styrdokument för TFF och beskriver den digitala inriktningen under en treårs period. Årliga aktiviteter för att nå den digitala viljeinriktningen förs in nämndernas respektive årsplan och styrkort detta för att hålla ihop verksamhetsplaneringen. Genomförandet av de olika aktiviteterna realiseras vidare i enheternas respektive handlingsplaner samt inom respektive systemförvaltningsplan. För år 2018 kommer dock de digitala aktiviteterna att presenteras i denna Digitaliseringsplan då styrkorten för 2018 redan är beslutade. Parallellt med framtagandet av Digitaliseringsplanen, under hösten 2017, har stadens centrala Digitaliseringsenhet bedrivit ett arbete i syfte att ta fram en stadsövergripande strategi: Program för digital förnyelse. Kommunfullmäktige planerar att besluta om strategin i början av år För att förvaltningens Digitaliseringsplan ska harmonisera med stadens övergripande strategi har förvaltningen och stadens Digitaliseringsdirektör samverkat i arbetet med framtagandet av de båda dokumenten.

3 Digitalisering för TFF För TFF är digitalisering ett arbetssätt och en teknik som gör det möjligt att leverera bästa möjliga möte oavsett när, var och hur. Det innebär också att tillmötesgå efterfrågan på digitala tjänster från våra kunder, medborgare, invånare och uppdragsgivare. Likväl handlar det om att effektivisera och utveckla den digitala teknik som stödjer driften av gator, parker, trafik samt inom fastighetsförvaltning. Digitaliseringens möjligheter skapar också förutsättningar för förvaltningen att vara en modern och attraktiv arbetsgivare och med hjälp av digitaliseringen kan även verksamhetens processer och arbetssätt effektiviseras. Framförallt innebär förvaltningens digitaliseringsarbete ett ökat fokus på verksamhetsutveckling och ett innovativt förhållningssätt för att klara av att förflytta sig från idag till imorgon - för att bli en modern organisation i framkant, se bild nedan. Syfte Syftet med digitaliseringsplanen är att: - skapa förutsättningar för verksamhetsledningen att prioritera och styra innehåll i digitaliseringsarbetet - samordna förvaltningens arbete med digital förnyelse. Med digital förnyelse avses det arbete organisationen utför genom att använda modern informationsteknik i syfte att effektivisera och utveckla verksamheten

4 Målbild för förvaltningens digitalisering Digitaliseringen ska bidra till att öka förvaltningens förmåga att nå sina mål enligt stadens beslutade styrmodell - att se digitaliseringen som ett verktyg i det dagliga arbetet och att använda det på ett nytt och innovativt sätt. Digitala tjänster ska utformas utifrån förvaltningens kunder, medborgare, invånare samt uppdragsgivares behov och stötta ett gränsöverskridande arbetssätt. Våra kunder kommer i kontakt med förvaltningen på olika sätt. Kontakten med förvaltningen ska vara så enkel och smidig som möjligt för att undvika att kunden slussas mellan olika verksamheter. Som kund till de tjänster som förvaltningen levererar, allt från lokaler till gator, parker och kollektivtrafik ska förvaltningen tillhandahålla den digitala teknik som gör det enklare att nyttja de tjänster som levereras. Digitaliseringen ska även hjälpa verksamheten att jobba smartare och minska arbetsbelastningen det ska vara lätt att göra rätt genom att möjliggöra för: - Mobilitet som medarbetare ska du inte hindras i dina arbetsuppgifter beroende på vart du är eller vilken utrustning du har med dig. Åtkomst till information ska kunna ske både internt och externt. - Flexibilitet enklare administrativa arbetsuppgifter ska vara automatiserade och självadministrerande. Medarbetare och chefer ska själva kunna dela information med både externa och interna parter utan stöd av specialist eller servicedesk. - Effektivitet det ska vara enkelt att komma åt processer, information och IT system, allt från autentisering till hur man navigerar i de digitala stöden IT systemen ska vara utformade så som verksamheten jobbar. Om det är enkelt, går det fort och man känner sig mer effektiv. - Samarbete och samverkan att mötas ska vara enkelt oavsett fysisk plats. Att ha möten, konferenser och att kommunicera med både externa och interna parter ska vara genomförbart oavsett när och var. Förutsättningar och framgångsfaktorer Utveckling är en naturlig del av vårt arbete och uppdrag Vi använder ett coachande arbetssätt i alla led för att främja en kultur som möjliggör innovation och nytänkande. Det innebär att vi ser varandra som värdefulla källor till förbättringsförslag, vi agerar när vi ser utvecklingsmöjligheter och vi vill förstå och lära av vår verksamhet. Utveckling sker med hjälp av digital förnyelse Både kunder, invånare, medborgare, uppdragsgivare samt medarbetare utvecklar färdigheter och förmågor för att använda digitala lösningar. Det ska därför finnas stöd för användning av olika digitala hård- och mjukvaror.

5 IT stöden och IT Infrastruktur stödjer våra tjänsteleveranser IT stöden inom förvaltningen ska: stödja ett horisontellt, organisationsoberoende arbetssätt samt tillåta integration (utbyte av information mellan andra IT stöd) på ett enkelt sätt möjliggöra för ökad stabilitet och tillgänglighet genom att det ska vara enkelt och pålitligt att komma åt de IT stöd som används. bidra till förbättrad kvalitet och effektivitet i verksamhetsstöd, administration och beslutsfattande genom att funktionerna ska vara anpassade efter hur verksamheten arbetar och inte tvärtom. Utöver detta är det av stor betydelse att stadens IT Infrastruktur är ändamålsenlig och anpassad efter verksamhetens krav på arbetssätt och IT tjänster. Infrastrukturen måste stödja behovet av gränsöverskridande arbete, stabilt datanät och hög prestanda, flexibla säkerhetsanpassningar samt en IT arbetsplats i framkant. Nya tjänster utvecklas genom omvärldsbevakning och framtidsfokus För att vi ska kunna förstå de målgrupper som vi jobbar för och tillsammans med är det viktigt att känna till deras behov och vilka digitala möjligheter som finns. Ledare och medarbetare deltar därför aktivt i nätverkande, fortbildning och kunskapsinhämtning samt visar intresse för det digitala användandet och dess möjligheter. Gränsöverskridande samverkan och koncernfokus Verksamheten åstadkommer digital förnyelse tillsammans. Fokus för den digitala förnyelsen är därför att se till hur den kan stödja verksamhetsutvecklingen. Störst effekt av digitaliseringen nås när den bedrivs av verksamhetsutvecklingen och då är det viktigt att det samordnas - för att se att det verkligen leder till ökad kund- och verksamhetsnytta. Styrande principer för förvaltningens mål med digitaliseringen Förvaltningen använder samma styrande principer som stadens övergripande digitaliseringsstrategi. Utgå alltid från användarnas behov och nytta Gör det enkelt och säkert att använda för alla Arbeta öppet, återanvänd och dela Våga tänka och pröva nytt - men börja i liten skala för att minska risker Beakta tidigt säkerhet, juridik, teknik, arkitektur och ekonomi Balansera förnyelse, stabilitet och långsiktighet Utveckla och effektivisera verksamheten

6 Strategiska inriktningar För att uppnå målbilden med förvaltningens digitalisering ska verksamheten arbeta konsekvent, enhetligt och effektivt. Detta ska genomsyra såväl system och processer som information och kommunikation. Nedan presenteras strategiska inriktningar i syfte att komma från nuläge till önskad målbild: Digitaliseringen ska möjliggöra för ökad stabilitet och tillgänglighet - Öppna upp för fler digitala kommunikationslösningar genom nya tekniska och stabila lösningar för samarbete över organisationsgränserna. - För att uppnå detta kommer en IT-arkitektur, med syfte att skapa långsiktiga och stabila IT lösningar, att etableras. Denna ska även möjliggöra ökad tillgänglighet för fler användare både externt och internt. Nya digitala och samordnade kommunikationslösningar kommer att möjliggöra för ökat distansarbete och rörlighet för medarbetarna. Det kommer även att bli enklare och snabbare att genomföra anpassningar och förändringar. Systemförvaltningen ska bidra till förbättrad kvalitet och effektivitet i verksamhetsstöd, administration och beslutsfattande - Systemförvaltningen ska möjliggöra gemensamma IT stöd för hela verksamheten, både vad gäller konsolidering av befintliga lösningar, anskaffning, drift eller systemförvaltning. Konsolidering innebär att säkerställa samnyttjande och rätt lösningar. Kostnadseffektivisering - För att uppnå önskad kostnadseffektivisering kommer nuvarande systemflora att ses över och där det är möjligt kommer system att konsolideras och bytas ut. Även licenser och licenshantering kommer att ses över med hänsyn till behov och kostnad. Digitalt först med fokus på utveckling - Digitala tjänster ska vara förstahandsvalet för att dels komma i kontakt med förvaltningen men också i förvaltningens löpande arbete. Detta i syfte att effektivisera verksamheten och öka servicen till förvaltningens kunder, invånare, medborgare oc huppdragsgivare. Digitalt först ska även genomsyra synen på informationshantering digital information ska utgöra originalet, detta i syfte att dels minska pappersberoendet dels öka möjligheterna till samverkan och samarbete över organisationsgränserna. - I samband med implementeringen av digitala tjänster ska befintligt arbetssätt i ses över.

7 Prioriterade områden 2018 Följande områden är prioriterade: 1. Yttre påverkansfaktorer 2. Nya arbetssätt och digitalt förändringsarbete 3. Fungerande systemstöd 4. Information och dokumentation 1. Yttre påverkansfaktorer Syfte med arbetet: Att förvaltningens digitaliseringsarbete harmoniserar med nationella och stadsövergripande policys och riktlinjer samt digitaliseringsprojekt. Delmål 1.1 Förvaltningens IT stöd är anpassade till EU:s dataskyddsdirektiv 1.2 Stadens IT stöd för styrning och ledning är implementerat på förvaltningen Ansvarig respektive objekt Utvecklingsstrateg 2. Nya arbetssätt och digitalt förändringsarbete Syfte med arbetet: Ta fram koncept för digitalisering kopplat till det systematiska utvecklingsarbetet. Delmål 2.1 En kartläggning över möjliga digitaliseringsinitiativ kopplat till verksamhetens processer och arbetssätt är genomfört. 2.2 Ett digitalt innovationsarbete tillsammans med minst en annan förvaltning är påbörjat Krav- och behov på digitala lösningar kopplat till förvaltningens lokalprojekt är genomfört. Ansvarig Utvecklingsstrateg Utvecklingsstrateg Utvecklingsstrateg

8 3. Fungerande systemstöd Syfte med arbetet: Att säkerställa en verksamhetsdriven IT förvaltning- och utveckling. Delmål 3.1 Utvalda IT stöd inom respektive systemförvaltningsobjekt är utvärderat enligt följande perspektiv: - Externt nyttoperspektiv: beskriver nyttan för medborgare, kunder och invånare - Internt nyttoperspektiv: beskriver nyttan för förvaltningens verksamheter och deras effektivitet - Internt IT mognadsperspektiv: beskriver i vilken grad gjorda investeringar tas till vara och medarbetarnas förmåga att använda det befintliga IT stödet - IT kostnadsperspektiv: beskriver kostnaden för IT stödet kostnadseffektivitet - IT kvalitetsperspektiv: beskriver stabilitet och tillgänglighet hos IT stödet 3.2 Utifrån ovanstående uppföljning är minst ett nyutvecklingsinitiativ per systemförvaltningsobjekt identifierat. 3.3 Användningen av fastighetssystemet har ökat. Ökad användning ska ske internt men även ökad tillgänglighet till information externt för våra kunder. 3.4 Översyn om vissa system kan användas av hela förvaltningen är genomförd. Ansvarig respektive objekt respektive objekt Fastighetsadministra tion respektive objekt 4. Information och dokumentation Syftet med arbetet: Skapa effektiva, enhetliga och tydliga rutiner för dokumenthantering. Delmål 4.1 Användningen och medvetenheten om redovisningsplanen har ökat. Ansvarig Ekonomichef 4.2 Alla dokument har en utsedd ägare. Ekonomichef 4.3 Digitalisering av Mark- och exploateringsarkivet är genomfört. Enhetschef Markoch exploatering 4.4 Hyresavtal- och serviceavtal finns tillgängliga i Landlord. Enhetschef Fastighetsförvaltning

9 4.5 Funktion för automatkontering i VIP är i drift. Ekonomichef 4.6 Krav och behov av information kopplat till förvaltningens ritningar är genomfört. CAD 4.7 Användningen av mallar i Dynamic Template har ökat Ekonomichef 4.8 Användningen och kunskapen av Ciceron har ökat Ekonomichef Bilagor Bilaga 1: Teknik- och fastighetsförvaltningens systemförvaltningsmodell Bilaga 2: Rekommendationer vid val av digitalt stöd för dokumenthantering

10 2 Bilaga 1 Teknik- och fastighetsförvaltningens systemförvaltningsmodell. Styrgrupp Bitr. direktör Utvecklingsstrateg Chef Fastighetsförvaltning Chef Gata och Trafik Föredragande: resp. OL Objektledare Säkerhet Objektledare Teknik & automation Objektledare CAD Objektledare Planering & Administration Objektspecialist Säkerhet Objektspecialist Teknik & automation Objektspecialist CAD Objektspecialist Planering & Administration

11 2 Bilaga 2 Följande rekommendationer gäller vid val av digitalt stöd för dokumenthantering: För ärendehantering och administrativt stöd skall verksamhetssystemen först prioriteras, verksamhetsspecifika och stadens. Ingen dubbellagring, säkerhetskopia om möjligt. Beslutade och fastställda rutiner och policys samt processdokument, medarbetar- och enhetsinformation ska ligga på Insidan. Arbetsmaterial, pågående projekt, stödinformation, listor etc. för en mindre grupp medarbetare avgörs utifrån behov dvs. från fall till fall. Antingen samarbetsyta på Insidan, ibinder eller övrigt t.ex. Webforum, G etc. Dokumentation kopplat till våra fastigheter och lokaler ska finnas lagrade i beslutade fastighetssystem och ritningsarliv. H: används i minsta möjliga mån. C: ska inte användas.

12 2 Teknik- och fastighetsförvaltningen Västerås Telefon