Svenska utvärderingsföreningen. Verksamhetsberättelse för 2012

Transkript

1 Svenska utvärderingsföreningen Verksamhetsberättelse för

2 Svenska utvärderingsföreningen (SVUF) bildades i januari 2003 och det senaste verksamhetsåret var föreningens tionde. Den nuvarande styrelsen tillträdde den 1 januari 2012 och är den femte som valts sedan starten om vi bortser det första årets interimsstyrelse. Verksamhetsberättelsen för 2012 avser den femte styrelsens första verksamhetsår. Styrelsens sammansättning och arbete under verksamhetsåret 2012 Ordförande Verner Denvall Vice ordförande Ove K. Vestman Kassör Carina Abrahamsson Löfström Ordinarie ledamöter Björn Blom Tommy Jansson Eva Mineur Mona Pütsep Rolf Sandahl Annika Thomas Suppleanter Markus Derblom Stig Linde Revisorer har varit Kaj Oldrup och Åsa Sohlman och revisorsuppleanter Kenneth Eliasson och Ulrika Westholm. Kaj Oldrup och Ulrika Westholm fortsatte på sitt tvååriga förordnande som revisor respektive suppleant medan det vid årsmötet maj 2012 skedde omval av Åsa Sohlman och Kenneth Eliasson. Vid valet till styrelseposter som föreningen genomförde november 2011 byttes stora delar av den tidigare styrelsen ut. Kvar från den förra styrelsen var enbart Verner Denvall samt Tommy Jansson. Den nya styrelsen har inledningsvis fokuserat formerna för sitt arbete. Ordförande samt vice ordförande valdes av medlemmarna vid valet 2011, därefter har styrelsen inom sig utsett Carina Abrahamsson Löfström till kassör. Styrelsen har därutöver fördelat en del arbetsuppgifter inom sig: Internationella kontakter Ove K. Vestman, Tommy Jansson Ansvarig för originalprotokoll: Mona Pütsep Institutionella medlemmar: Tommy Jansson, Eva Mineur Individuella medlemmar; Björn Blom och Rolf Sandahl Därutöver har uppgifter kring framför allt konferensplanering och hemsidesarbete successivt fördelats inom styrelsen, se nedan. Styrelsemöten 2012 Styrelsen har haft 6 protokollförda möten: 1 feb (konstituerande möte), 24 april, 24 maj, sept (internat), 16 oktober samt 4 december. Sekreterarskapet har fördelats rullande inom styrelsen. Samtliga protokoll har skickats till de ordinarie revisorerna samt lagts ut på hemsidan tillgängliga för medlemmar. Verksamhetsplan för Vid årsmötet den 24 maj fastställdes styrelsen förslag till verksamhetsplan för den kommande två-årsperioden. 2

3 1. SVUF:s sjätte nationella utvärderingskonferens ska genomföras hösten Hemsidan ska utvecklas till en välbesökt och kommunikativ informationskälla på utvärderingsområdet. 3. SVUF ska skriva kontrakt med en administrativ resurs som ska vara stöd för styrelse och medlemmar. 4. Styrelsen ska genomföra några seminarier som återspeglar aktuell forskning och praktiskt relevanta frågor om utvärdering. 5. Det nordiska samarbetet ska utvecklas tillsammans med de övriga nordiska utvärderingsföreningarna. 6. SVUF ska aktivt delta i samarbeten med EES och NESE. 7. Antalet institutionella och individuella medlemmar ska öka. Hur har då detta utfallit? 1. Planering av den nationella utvärderingskonferensen 2013 SVUF arrangerar vartannat år en nationell utvärderingskonferens med deltagare. Styrelsen har under verksamhetsåret arbetat med planering en tvådagars konferens hösten Ett första beslut fattades om att den skulle ske oktober, en konferensarrangör upphandlades (Meet-Again som även ansvarade för konferensen 2011) och medlemmar av styrelsen inspekterade några lämpliga lokaler. Dessvärre visade det sig att de datum som beslutats sammanföll med den amerikanska utvärderingsföreningen AEA:s konferens varför styrelsen flyttade konferensen en månad framåt. Nya datum fastställdes till november Styrelsen samlades till ett internat september för att arbeta med planering av konferensen. Konferensens tema hade under vårens möten beslutats som Utvärdering i politiken och politiken i utvärdering och medlemmarna informerades om detta i ett första utskick under september månad. I samråd med Meet-again och efter utvärdering av inkomna offerter har styrelsen beslutat att konferensen ska äga rum på Norra Latin i Stockholm. Konferensplaneringen har därefter varit huvudtema vid samtliga efterföljande styrelsemöten. 2. Hemsidan Den förra styrelsen beslutade hösten 2011 om upphandling av en ny hemsida. Syftet var att få en utökad funktionalitet och möjlighet till snabbare och enklare utläggning av information. Ett upphandlingsunderlag sändes ut till ett antal potentiella leverantörer. En budgetram om 250 tkr förelåg. Förutom investeringen menade den dåvarande styrelsen att de årliga driftskostnaderna för hemsida plus administrativ resurs (se nedan) borde försöka hållas på samma nivå som tidigare dvs ca 100 tkr/år. Sittande styrelse utvärderade så i början av sin mandatperiod resultatet av upphandlingen och fattade beslut om att Tibet Server i Malmö skulle tillhandahålla den nya webblösningen. Vidare att ge i uppdrag till Maud Willardsson Engström, Mickla AB som administrativ resurs att arbeta med denna. Ett omfattande arbete har därefter skett av föreningens ordförande och Maud för att implementera den nya webblösningen och en ny hemsida kunde 3

4 introduceras våren Under hösten har sedan successivt nya funktioner kunnat läggas till, ett arbete som fortsätter löpande. 3. Administrativ resurs Den förra styrelsen aktualiserade även hur styrelse och kassör skulle kunna avlastas från administrativt betungande arbete. Föreningens revisorer har under årens lopp kommit med kloka förbättringsförslag och ställt krav på tydligare ekonomihantering, fakturering och medlemsregistrering. Något som visat sig vara svårt att uppfylla för en ideell förening trots höga ambitioner hos tidigare styrelser. Det har därför funnits önskemål om en mera professionell hantering. Föreningen har här inspirerats av den danska utvärderingsföreningens modell med en arvoderad resurs. Den förra styrelsen beslutade om en upphandling vilket överlämnades till den nyvalda styrelsen att utvärdera och gå vidare med. Resultatet av upphandlingen blev att Mickla AB:s offert accepterades där Maud Willardsson Engström, som för övrigt är medlem i SVUF har engagerats. Maud har introducerats i arbetet på olika sätt med bland annat rutiner för betalning av fakturor. En uppgift som högprioriterats har varit att få ordning på medlemsregister och fakturering och uppföljning av medlemsavgifter. Styrelsen är mycket nöjd med utfallet av detta och har även träffat Maud. 4. Seminarier Styrelsen har haft som ambition att genomföra några seminarier om utvärdering för föreningens medlemmar under året. Tyvärr har det begränsats till ett tillfälle under året och genomfördes i samband med årsmötet den 24 maj i Stockholm. Kim Forss talade då under temat Komplexitet i utvärdering som utmaning och möjlighet. 20 medlemmar deltog. Under hösten har planering av seminarier fortsatt och två har genomförts februari 2013, varav ett nätbaserat. 5. Nordiskt samarbete Den nya styrelsen har fortsatt samarbetet med de nordiska utvärderingsföreningarna. En första nordisk utvärderingskonferens genomfördes juni 2012 i Ålborg med SVUF som medarrangör. Cirka 80 deltagare från Sverige, Norge och Danmark arbetade med omväxlande plenarföreläsningar samt paperdiskussioner. Konferensen hade förberetts av flera av de svenska deltagarna. En ännu olöst fråga gäller om och i så fall hur detta slags paperbaserade konferensarrangemang ska fortsätta. Sverige har fått en inofficiell stafettpinne av de danska arrangörerna. Styrelsen har bedömt att det krävs samverkan med en forskarmiljö på ett lärosäte för att kunna arrangera denna form av konferens. 6. Internationellt samarbete SVUF deltar i det europeiska samarbetsorganet NESEs arbete. Ett möte har genomförts i samband med den europeiska utvärderingskonferensen 2012 i Helsingfors. Föreningen representerades då av Ove K. Vestman. 7. Institutionella och individuella medlemmar Styrelsen har som mål att antalet individuella medlemmar bör vara minst 100, och de institutionella minst 20. Det är lättast att höja medlemsantalet de år när konferens arrangeras, därefter tappar SVUF individuella medlemmar under mellanåren. Styrelsens 4

5 ambition är att inte tappa medlemmar samt att aktivt undersöka de institutionella medlemmarnas behov av SVUF varför en enkät sändes ut till dessa våren Enkäten resulterade i ett antal förtydliganden kring de institutionella förmånerna, något som har kommunicerats direkt och via SVUF:s hemsida. Antalet individuella medlemmar var per den 31 dec 2012, 125 st. och de institutionella 18. Övrigt Ett stadgeenligt årsmöte har genomförts den 24 maj Styrelsen har genom kontakter med redaktionen för Socialvetenskaplig Tidskrift möjliggjort ett ekonomiskt fördelaktigt abonnemang på denna vetenskapliga tidskrift för föreningens medlammar. Ekonomi Styrelsens ambition har varit en ekonomi i balans under åren Årsmötet 2012 medgav att detta år skulle få gå med ett underskott om kronor. Detta motiverades med de satsningar som gäller att få fram en ny web-lösning och startkostnader för en ny administrativ resurs. Resultatet för 2012 blev en förlust om , vilket således är i enlighet med förra årsmötets beslut. Styrelsen föreslår årsmötet besluta: att fastställa balans- och resultaträkning, att årets resultat (2012) balanseras mot eget kapital. Stockholm den 25 april 2013 Verner Denvall Rolf Sandahl Björn Blom Eva Mineur Ove K. Vestman Carina Abrahamsson Löfström Tommy Jansson Mona Pütsep Annica Thomas 5