Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro

Transkript

1 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov 2018 Vitec Affärsområde Fastighet Växel

2 Table of Content Version x Inledning... 3 Vitec Ekonomi - Nyheter... 4 Inläsning av BFO från Excel, flerbolagshantering... 4 Läs in bokföringsordrar... 4 Lyckad inläsning... 4 Misslyckad inläsning... 5 Mallen... 6 Inställningar för inläsning BFO... 7 Inställningar för mejlkontot... 7 Mallen som används vid inläsning av bokföringsordrar i Excel finns att hämta i programmet Snabbkommandon... 9 Expandera verifikationstext i verifikatet Förenklad datumhantering Vem som har registrerat/ändrat/raderat raden visas i den utökade informationen på verifikationsraden Skriv ut alla konton i Balans- och Resultaträkning Byte av informationstext perspektiv till koddel Rapport per koddel Sid-/Flikbrytning per kod Byte ledtext - koddelsurval Sök även på signatur i verifikationslistan L Pro integrations - Nyheter Omkontering från 3L Pro till Palette Online L Pro - Nyheter Nytt urval i Utdrag ur lägenhetsförteckning Menypunkter för koncernstruktur flyttade Medlemsförteckning BRF Lån, bokföringsdatum på bokföringsunderlaget Vitec Ekonomi inkl integrationer - åtgärdade buggar L Pro åtgärdade buggar Databasförändringar mellan x.67 och x

3 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov 2018 Version x.68 Inledning Från och med version x.68 kan ni läsa om nyheter och ändringar i Vitec Ekonomi och 3L Pro samt våra integrationer i detta gemensamma nyhetsdokument. I Vitec Ekonomi har vi fortsatt med verifikationsregistreringen och den stora nyheten är att ni kan läsa in bokföringsordrar från Excel för flera bolag samtidigt på ett smidigt sätt. Dessutom finns det nu snabbkommandon för verifikationsregistreringen. I integrationen till Palette går det nu att överföra omkonterade rader från 3L Pro till Palette även för er som använder Palette Online I 3L Pro har vi gjort en mindre ändring i ett rapporturval med hänsyn till GDPR. Läs mer om detaljerna i dokumentet. Vi återkommer med nyheter i version x.69 som har release i februari Marie Lucander, produktledare Vitec Ekonomi Johan Tufberg, utvecklingschef Vitec Ekonomi samt produktledare 3L Pro 3

4 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro - Version x.68 nov 2018 Vitec Ekonomi - Nyheter Inläsning av BFO från Excel, flerbolagshantering Det finns möjlighet att läsa in bokföringsordrar som är skapade i Excel. Mallen som används finns att hämta i programmet. Verifikationer kan skapas för flera bolag samtidigt från en och samma arbetsbok. Vitec Ekonomi läser från fliken som heter BFO och på övriga flikar i arbetsboken kan ni ha era underlag. Det går bra att använda formler på fliken BFO. Bokföringsordrarna mejlas in till ett mejlkonto hos er som används enbart för detta. Ni sätter själva upp kontot och anger i inställningar hur Vitec Ekonomi kommer åt kontot. Se nedan för mer information. Vitec Ekonomi läser mejlen och tar hand om de filer som finns bifogade. Varje mejl kan innehålla flera filer. Om inläsningen misslyckas skickar Vitec Ekonomi tillbaka ett mejl med information om vad som gick fel samt bifogar filen. Läs in bokföringsordrar Då det finns mejl med bifogade filer i mejlkorgen så visas det här: Antal visar antal filer. Klicka på Läs in bokföringsordrar så börjar inläsningen. Det kan ta en stund, men stanna kvar på sidan. Lyckad inläsning Om inläsningen lyckas visas hur många verifikat som skapades och vilka det är. Möjlighet finns att ladda hem verifikationsunderlagen som PDF. Du har också valet att Hämta alla bokföringsordrar som pdf. 4

5 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov 2018 Underlaget, dvs den fil som mejlades in, kopplas som dokument till alla verifikationer som skapades från filen. Misslyckad inläsning Om något i filen gör att verifikation inte kan skapas stoppas hela filen. Återkoppling sker i gränssnittet. Det går också att Hämta felrapport som pdf. Återkoppling sker också till den som mejlade in underlaget. Filen bifogas i mejlet 5

6 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro - Version x.68 nov 2018 Mallen Nedan beskrivs hur Vitec Ekonomi läser från mallen. 1. Verifikationsdatum för alla verifikationer som skapas 2. Rutin för alla verifikationer som skapas 3. Bolagsnummer, anges för alla rader. Även om endast verifikat i ett (1) bolag ska skapas så måste bolagsnummer anges på varje rad. 4. Bolagsnamn, används ej vid inläsning. Denna kolumn är en hjälp för användaren att se att rätt bolagsnummer är valt. Tips! Skapa en lista någonstans i kolumn S och framåt med alla bolagsnummer och alla namn som är aktuella och se till att namnet hämtas när bolagsnummer anges. 5. Verifikationstext för raden 6. Konto och övriga konteringar för raden. Eventuellt kodkomplettering (skuggkoder) läggs på av Vitec Ekonomi vid inläsning. Om kod här ska ersättas av eventuell skuggkod bestäms av inställning som du hittar i 3L Pro. 7. Belopp. Kredit med minustecken 6

7 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov Om periodisering av beloppet på raden önskas anger du D för dag-för-dag-periodisering eller M för månadsperiodisering här. 9. Om periodisering ska ske anges period from här 10. Om periodisering ska ske anges period tom här 11. Fliken som Vitec Ekonomi läser ifrån måste heta BFO Vid inläsning Programmet läser och hanterar varje fil för sig. Programmet läser från den flik i arbetsboken som heter BFO Verifikationsdatum hämtas från cell P1 Rutin hämtas från cell P2 I A-S-kolumnerna, från rad 4 och nedåt finns den information som programmet läser in. Programmet summerar raderna per bolag (även om de inte ligger tillsammans) och skapar ett (1) verifikat per bolag och arbetsbok/fil Om det finns datum i kolumnerna R och S sker periodisering på raden enligt den metod som är angiven i kolumn Q Programmet gör sedvanlig validering kring att verifikationsdatum ligger i godkänt datumintervall, att verifikatet balanserar, att konton och koddelar är giltiga etc Programmet tittar på inställningar för kodkomplettering och gör samma sak som om användaren hade registrerat verifikatet manuellt. Om automatkontering är angivet på kontot så utlöses detta. Den Excelfil som innehåller underlaget till verifikatet (den inmejlade filen) kopplas som dokument på verifikationen. Om 'Skapa PDF automatiskt' är påslaget skapas verifikationsunderlag automatiskt på korrekt ställe (Rotmapps-strukturen) Inställningar för inläsning BFO Inställningar för mejlkontot Klicka på Mejlkonto för bokföringsordrar. 7

8 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro - Version x.68 nov 2018 Under informations-i finns mer information. Mallen som används vid inläsning av bokföringsordrar i Excel finns att hämta i programmet. 8

9 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov 2018 Ladda ned mallen och anpassa den till ditt bolag. Snabbkommandon I verifikationsregistreringen finns nu möjlighet att använda snabbkommandon. PC Genom att hålla ner knappen Alt + aktuell bokstav samtidigt utförs snabbkommandot. Endast knappen Alt ger en lista över de snabbkommandon som finns: 9

10 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro - Version x.68 nov 2018 Mac På en Mac ger Alt + Shift + aktuell bokstav det snabbkommando som önskas. Endast Alt + Shift ger en lista över de snabbkommandon som finns. Expandera verifikationstext i verifikatet Alt+E i fältet visar hela verifikationstexten Sedan tidigare visar Alt+E konto- och koddelsbenämning på en verifikationsrad som validerats, dvs en rad som man har gått igenom med Enter alternativt har lämnat genom att man har skapat en ny rad med plus-knappen. Förenklad datumhantering Vi har gjort en del ändringar i datumfälten. Det går nu bra att mata in datum på formaten: YYMMDD YYYYMMDD YYYY-MM-DD När fältet får fokus är hela datumfältet markerat. 10

11 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov 2018 Använd pil höger/vänster för att markera år, månad, dag, respektive hela fältet. När del av fältet är markerat kan man använda pil upp/ned för att välja nytt värde. Kalendern fälls inte längre ut automatiskt. Klicka på kalenderikonen för att fälla ut den, alternativt pil ned om hela fältet är markerat. Escape eller Enter stänger kalendern. Vem som har registrerat/ändrat/raderat raden visas i den utökade informationen på verifikationsraden I den utökade informationen (då du fäller ner verifikationsraden med haken) ser du vem som registrerat/ändrat raden och när det skedde. På historikraderna ser du vem som registrerade/ändrade den raden. 11

12 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro - Version x.68 nov 2018 Skriv ut alla konton i Balans- och Resultaträkning För att du ska kunna skriva ut rapporter för flera bolag och enkelt jämföra dem i Excel finns nu möjlighet att skriva ut alla konton i rapportkontoplanen oavsett utfall. Då kommer samma konto alltid på samma rad. I rapportdefinitionen för Balans- och Resultaträkning finns möjlighet att välja villkoret 'Skriv ut alla konton i rapportkontoplanen'. Då detta villkor är påslaget skrivs alla konton i rapportkontoplanen ut oavsett om det finns utfall på kontot eller inte. Var medveten om att andra inställningar såsom "Summerad utskrift" och "Endast koddelar som förändrats under perioden" också påverkar rapporten om du inte tycker att du får det resultat du önskar. Vid summerad utskrift skrivs endast summor, inga detaljer, vilket gör att du inte ser alla konton ändå. Och vid endast koddelar som förändrats under perioden så skrivs inte alla koddelar ut. 12

13 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov 2018 Byte av informationstext perspektiv till koddel För att det ska bli enklare att förstå vad som avses har vi bytt perspektiv till koddel och koddel till kod. Funktionen är fortfarande densamma. Se nedan för exempel. Rapport per koddel I rapportdefinitionerna har valet Rapport per perspektiv döpts om till Rapport per koddel Sid-/Flikbrytning per kod I rapportdefinitionerna har valet Sidbrytning per koddel döpts om till Sidbrytning per kod Exempel: Koddelar är Kostnadsställe, Projekt, Objekt, Marknadsområde, Verksamhet Väljer jag rapport per kostnadsställe och sedan att sidbryta per kod så bryter rapporten per kostnadsställe 1, kostnadsställe 2, kostnadsställe 3 osv. Byte ledtext - koddelsurval Vi har gjort ett förtydligande att det är koddelsurval som gäller här 13

14 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro - Version x.68 nov 2018 Sök även på signatur i verifikationslistan I listan över verifikationer går det förutom övriga kolumner nu även att söka i Signatur. Det är verifikationer med status Använd som har en signatur i denna lista, dvs informationen visar Vem använder?. 14

15 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov L Pro integrations - Nyheter Omkontering från 3L Pro till Palette Online Det går nu att överföra omkonteringar från 3L Pro till Palette Online, dvs om du ändrar en kontering på en faktura efter att den är färdigbehandlad i Palette så kan du skicka tillbaka konteringarna till Palette, oavsett om du använder Palette Online eller Palette Arena. På så sätt har du samma information i båda systemen. Endast de rader som har påverkan skickas över, dvs eventuella vändningar som tar ut varandra skickas inte över. 15

16 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro - Version x.68 nov L Pro - Nyheter Nytt urval i Utdrag ur lägenhetsförteckning Nytt urval i rapporten Utdrag ur lägenhetsförteckning. Val kan nu göras på aktuella panter och innehavare per visst datum. Töm datum för att få rapport enligt tidigare utseende. Menypunkter för koncernstruktur flyttade För er som använder koncernstruktur så är nu de aktuella menypunkterna flyttade till Redovisning/Registervård Medlemsförteckning BRF Medlemsförteckning tittar även på in- utflyttsdatum också precis som Röstlängd och Utdrag ur lägenhetsregister. 16

17 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov 2018 Lån, bokföringsdatum på bokföringsunderlaget Bokföringsdatum nu på bokföringsunderlaget som skrivs ut vid uppdatering av upplupen/förutbetald ränta. 17

18 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro - Version x.68 nov 2018 Vitec Ekonomi inkl integrationer - åtgärdade buggar Villkorsfliken ser inte vald ut vid ny rapportdefinition Problemet åtgärdat Ledtexten försvunnen på startsidan ovanför nedrullningslistor i Mina urval Ledtexten är nu tillbaka. Berodde på en ändring i Chrome Ok-knappen inte aktiv vid periodisera per månad om jag först valt periodisera per datum Problemet åtgärdat Förstoringsglaset syns inte då man ska välja budget i budgetkolumn Problemet åtgärdat Felhantering och meddelande till användaren vid inmatning av lösenordet Vid skapande av användare visades inte felmeddelanden och information om lösenordens giltighet Gamla rapportdefinitioner använder felaktig kolumnbredd Kolumnbredd är nu korrigerade för även rapportdefinitioner gjorda i tidigare versioner PDF:er skapas inte De kunder som har kört någon version av VitecEkonomi x.62 kan upplev problem med att skapa PDF:er. Installationsverktyget har uppdaterats så att detta problem avhjälps för alla eventuellt drabbade miljöer Palette/SupplierService: Omkontering kan bli haltande i felaktigt skapat verifikat. Vid användning av ett (1) preliminärbokningskonto och inställt att preliminärkontering ska tas bort vid ombokning på olåst verifikat kunde det bli obalans mellan bokföringsdatum i det fall preliminärkontering kan tas bort. I de fall preliminärkontering inte kan tas bort blev det omslutningsfel i nytt verifikat i de fall verifikat med ankomstbokning är låst av användare som arbetar med verifikatet i 3L Pro eller Vitec Ekonomi. Detta är nu åtgärdat : Man får inte veta att man anger ett ej godkänt lösenord vid byte av användare Nu visas felmeddelande om nytt lösenord på användare inte uppfyller kriterierna för godkänt lösenord : Palette / SupplierService, VitecEkonomiServices & 3LProServices : För mycket kontering tas bort Förutsättning: Ett (1) preliminärbokningskonto används och detta är angivet i Styrparametrar leverantörer samt inställning satt att ta bort preliminärbokning vid omkontering. Löst problem: Om ombokning sker på nytt datum och verifikatet är öppet (status 1), så ska inte preliminärkontering tas bort, då det orsakar differens på bokföringsdatum : Programkrasch VitecEkonomiServices Ogiltigt värde på enumer i AccountingDomain. Problemet åtgärdat : Går ej att tidsstyra användarkonton i Vitec Ekonomi Numera går det inte att logga in som en användare där giltighetsdatum är passerat. 18

19 Nyhetsdokument Vitec Ekonomi inkl 3L Pro Version x.68 nov L Pro åtgärdade buggar Bolagssammanställning Excel Vid val genom sparat urval blev rapporten blank Åtg.reg./Rondering Projekt föreslogs inte på ny åtgärd på strukturobjektsnivå, i de fall ingen åtgärd (drift/besiktning/pluh) är registrerad tidigare om strukturobjektet Kontoplan Programmet Uppdatera rapportkontoplan gick inte att aktivera två gånger utan att gå ur rutinen. Problemet bestod av att knappen saknade en checkbox som signalerar om funktionen är av eller på. Detta är nu åtgärdat Uppdatera avyttringar Fel avskrivet belopp vändes bort vid avyttring om det fanns gamla preliminära avskrivningar Uppdatering av fakturor I de fall verifikationsnummerhantering hamnat i osynk kunde uppdateringen fastna och inte gå i mål. (Felet relaterat till ny verifikationsnummerhantering) Uppdatera betalningar Om olika kontoplaner används vid avräkning används numera den kontoplan som respektive bolag har Uppdatering betalningar Om man väljer att uppdatera betalningar utan att uppdatera bokföring, så blir inte betalningen uppdaterad. (Felet relaterat till ny verifikationsnummerhantering) Skapa betalningsfil/lista ISO20022 till Danske Bank: Återrapporteringsfiler kommer inte från Danske Bank annat än att det markeras speciellt i betalningsfilen. Denna information saknades Nyckeltalsrapport Om det inte fanns värden till alla nyckeltal i nyckeltalsrapporten kunde rapporten krascha Databasförändringar mellan x.67 och x.68 Mellan release av version x.67 och version x.68 finns inga tabellförändringar. 19