Chefens kommunikativa uppdrag Dag 2. Stadsdelsförvaltningen Centrum

Transkript

1 Chefens kommunikativa uppdrag Dag 2 Stadsdelsförvaltningen Centrum

2 Dag 1 Dag 2 Dag 3 Effektiv kommunikation Kommunikativt ledarskap Kommunikativa förmågor Kommunikationsplanering Kommunikationsplanering forts Formulera budskap Retorik och presentationsteknik Dialog för ägarskap och handling Hemuppgift: Be kollega och/eller medarbetare reflektera över hur du kommunicerar i vardagen, utifrån bilden Ledarens kommunikativa förmåga. Hemuppgift till nästa gång: Pröva att formulera och presentera ett budskap. Effektiva möten Gästföreläsare

3 Dagens program Kommunikationsplanering Budskap Kaffepaus Utveckla budskap, övning Kommunikationsplanering forts Lunch Kommunikationsplanering forts. Retorik och presentation Kaffepaus Dialogen verktyg för ägarskap och handling Slutreflektion, hemuppgift Avslutning

4 Vad gjorde vi sist?

5 Hemläxa till idag Be kollega och/eller medarbetare reflektera över hur du kommunicerar i vardagen, utifrån bilden Ledarens kommunikativa förmåga Reflektera i par (ca 10 min) Gemensam reflektion.

6 Åtta steg för att planera kommunikationen

7 Budskap som når fram

8 The power of words ordets makt

9 Vad menas egentligen? Ökad kvalitet, förbättrad service, tillgänglighet, kontinuitet, helhet, trygghet effektivt resursutnyttjande, arbetsgivarvarumärke, lärande organisation osv, osv, osv...

10 Den röda tråden i budskapet Centralt Avdelning Enhet Grupp- och individ

11 Översatta budskap ger större effekt Medarbetare Ledningen Avdelning Enhet Medarbetare Översättning/ dialog Översättning/ dialog Översättning/ dialog

12 Den röda tråden vid översättning Riktlinjer Centrala budskap i generella termer Anpassat budskap på avdelningsnivå Anpassat budskap på enhetsnivå Anpassat budskap på grupp- och individnivå 50% Central nivå 50% Avdelning 20% Centralt 50% Avdelning 30% Enhet 20% Centralt 30% Avdelning 50% Enhet 10% Centralt 10% Avdelning 20% Enhet 60% Grupp och individ

13 Hur fungerar vårt minne? Vi minns max 3-7 budskap I början i slutet Det som upprepas Det som sticker ut Vi tänker i bilder VISUALISERA Påverka ALLA sinnen Hjärnan missuppfattar inte-budskap

14 Budskapsmodell Delbudskap Delbudskap Orsak/varför? VAD Huvudbudskap Konsekvenser: Hur påverkar det? Argument: T.ex. Detta har lyckats tidigare.

15 Vilket är huvudbudskapet? Vad handlar detta om? Vad är det viktigaste? Vilka delbudskap och argument kan förstärka huvudbudskapet? Svar på frågor som kommer att ställas. Vad innebär detta? Hur påverkas verksamheten och medarbetarna? Vilka är de konkreta konsekvenserna? VAD Vad är bakgrunden? Orsaker? Varför? Vad ska göras möjligt? Vilka problem ska lösas? Vad kan komplettera, fördjupa eller nyansera? Vilka exempel kan förstärka huvudbudskapet? Vad innebär det för mig? Vad innebär budskapet för gruppen och specifika målgrupper?

16 Att utveckla ett budskap, ett exempel Organisationsschema Undvika samma misstag igen Klagomål bristande samordning Minska admin.kostnader, mer pengar till kärnverksamheten Vi omorganiserar för att höja vår kvalitet Samma chef, nya kollegor Flytta till nya lokaler Andra har gjort samma sak med stor framgång

17 Övning: Formulera ett budskap Arbeta runt borden med att formulera ett budskap utifrån casen Välj en av de mycket viktiga målgrupperna utifrån piltavlan. Vilken effekt vill du uppnå med budskapet? Formulera ett budskap med stöd av budskapsmodellen. Reflektera kring arbetet med att formulera budskap. Förbered en presentation av budskapet

18 Grupp 1 UTB, case 1 Minskade barngrupper i förskolan Det finns politiska beslut om att barngrupperna i förskolan ska minska i stadsdelen. I media har de lokala politikerna lovat minskade barngrupper och i förskolorna finns en förväntan att det kommer ske. En bit in på året står det klart att ekonomiska anpassningar måste ske i hela stadsdelen efter att en annan sektor har stora underskott. Detta gör att det inte är möjligt att minska barngrupperna så som politikerna sagt. I samtal med föräldrar har personal också berättat om planerna att minska barngrupperna. Nu blir det i stället tvärtom, att barngrupperna måste öka.

19 Grupp 1 UTB, case 2 Sammanslagning av klasser För att kunna ta emot alla barn som vill gå i förskoleklass måste lokaler frigöras på Bergaskolan. Eftersom årskurserna 1-3 är för små ska de slås ihop med klasserna på den närliggande Hedeskolan. Bergaskolans personal motsätter sig sammanslagningen och kallar på eget initiativ föräldrar till ett möte där de berättar om förändringen. Detta resulterar i att föräldrar vänder sig till media och flera pedagoger intervjuas och uttrycker sin oro för att eleverna kommer att fara illa.

20 Grupp 2 IFO-FH, case 1 Flytt av många medarbetare - oro för att inte få eget rum Kontorspersonal och utförare har sedan många år lokaler som inte är anpassade till verksamheten, den fysiska miljön har också brister när det gäller ventilation och värme. Ledningen har under en period genomfört behovsanalys utifrån att hitta lokaler som stödjer verksamhetens mål. Alla medarbetare har på olika sätt kunnat framföra sina önskemål, behov och idéer. Nu går det rykten om att handläggarna inte längre ska få egna rum efter flytt eller renovering. Ett av förslagen är att handläggarna ska ha sin fasta plats i kontorslandskap men att det ska finnas gott om mötesrum, dokumentationsrum och samtalsrum för möten med klienter eller känsliga telefonsamtal. Flera medarbetare känner oro och lägger mycket energi på att motarbeta förslaget. På flera andra håll inom stadsdelen har kontorspersonal numer rum med minst två arbetsplatser. Ledningen beslutar sig för att gå vidare med förslaget om öppet landskap.

21 Grupp 2 IFO-FH, case 2 Nya IT-system skapar irritation i organisationen Inom sektor IFO-FH ska statistikunderlag för uppföljning av verksamheten kunna hämtas från våra verksamhetssystem, så långt det är möjligt. Detta för att undvika tidskrävande manuella inmatningar. Det finns en tydlig förväntan, inte minst från politiken, att sektorn ska kunna redovisa resultat av de insatser som görs. Problemet är att våra verksamhetssystem än så länge inte är helt tillförlitliga, vilket numera får direkta konsekvenser för bland annat tilldelning av resurser. Dessutom försvåras analyser på olika nivåer och den långsiktiga planeringen baseras på osäkra underlag. Orsaken till detta är främst att handläggarna ofta inte hinner med att registrera genomförda aktiviteter i systemet eller av andra skäl inte prioriterar arbetsuppgiften. Utvecklingen av olika verksamhetssystem de senaste åren har inneburit en klar kvalitetssäkring av våra processer, men det har också inneburit ökat administrativt arbete för handläggarna som måste balanseras mot det direkta klientarbetet. För den enskilde handläggaren är det svårt att se nyttan med all registrering och dokumentation, det viktiga blir vad den enskilde faktiskt får för stöd.

22 Budskapsmodell

23 Åtta steg för att planera kommunikationen

24 Steg 5: Gör en handlingsplan Gå tillbaka till de viktiga målgrupperna i piltavlan. Hur ska ni nå målgrupperna med budskapet? Välj kanal och aktivitet utifrån den önskade effekten (veta, känna, göra). Fyll i handlingsplanen.

25 Ambitionstrappan som stöd för att skapa effekt Olika kanaler har olika förutsättningar Ingen Effekt: effekt, rykten, spekulation Effekt: Kännedom, förståelse och kunskap Effekt: Engagemang, ägarskap, handling Ingen information Tryckt info, intranät, e-post Muntlig information Muntlig information med möjlighet att ställa frågor Dialog: hur och varför? Dialog: hur, varför och sätta mål (Gissa) Veta (Kunskap) Känna (Attityd) Göra (Beteende)

26 Exempel på handlings-/kommunikationsplan (steg 5) Tidpunkt Aktivitet Kanal Målgrupp Syfte/mål Ansvariga Status 14 jan Kl jan (Pågår till slutet av feb) 24 jan Stormöte Möte Alla medarbetare Uppdrag till chefer att hålla dialoger i sina arbetsgrupper, t.ex. på APT Mail (bilder och manus som bilaga Alla chefer Ge grundläggande kunskap om förändring Mötena ska ge medarbetarna tillfälle att prata om förändringen och ställa frågor Länspolismästare, informationschefen Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls i resp. organisation. Ledningsgruppen följer upp att dialoger hålls. Lokal bokad. Bilder och manus klart Bilder och manus klart. Mejl ska skrivas och skickas. 25 feb 28 feb 1 mars

27 Steg 5: Mall för handlings-/kommunikationsplan Målgrupp Kommunikationsmål Budskap Aktivitet/ Kanal Tidpunkt Ansvarig Status

28 Åtta steg för att planera kommunikationen

29 Steg 6: Utforma ditt presentationsmaterial Förbered din presentation Förstärk budskapet Bilder, modeller, illustrationer som tydliggör och skapar sammanhang och hjälper hjärnan att minnas Metaforer, anekdoter, nyckelord Kroppsspråket, rösten, rummet

30 Budskap som är kopplade till en känsla - hela du kommunicerar Vad du säger Hur du säger det 7 % 38 % Kroppen och ansiktet 55 % Budskap som är kopplade till en känsla behöver vara förankrade i både din knopp och kropp! Källa: Professor Albert Mehrabian

31 Tala till hjärnan Logiskt Faktabaserat Analytiskt Bearbetat Genomtänkt hjärtat Känslomässigt Spontant Inspirerande Temperamentsfullt Intuitivt

32 Åtta steg för att planera kommunikationen

33 Steg 7: Genomföra aktiviteter Att tänka på: Följer ni aktiviteterna i planen? Hur det har gått? Effekter? Reaktioner? Finns det aktiviteter som behöver justeras? Behövs nya/andra aktiviteter? Var uthållig säkerställ att kommunikationen hålls vid liv och att frågan finns kvar på agendan över tid.

34 Kampanj- kontra processtänkande Mängd information Kampanjtänkande klar början och slut Kommunikation som en process budskapet upprepas över tid Tid

35 Alla reagerar men inte samtidigt! REAKTION Ledningsgrupp Mellanchefer Övriga medarbetare TID

36 Kommunikation i olika faser REAKTION Enkla och tydliga budskap Varför, vad Muntlig och skriftlig Utrymme för reaktioner och kritik Argument för och emot Upprepa varför och vad När och hur Skapa dialog Lägesrapport Uppmuntra framsteg Tid till lärande Visa empati Håll dialogen levande Återkoppling Bekräftelse Goda exempel Tydligt avslut Lärdomar TID Chockfas/ förnekelsefas Reaktionsfas Bearbetningsfas Nyorienteringsfas

37 Åtta steg för att planera kommunikationen

38 Steg 8: Utvärdera och följ upp Viktiga frågor Uppnåddes kommunikationsmålet med insatsen? Gav den önskad effekt? Vad gick bra, mindre bra? Vad finns att lära till nästa gång? Finns något att följa upp ytterligare? Ger utvärderingen anledning till nya initiativ?

39 Steg 8: Utvärdera och följ upp Olika sätt att utvärdera en kommunikationsinsats: Samtal med grupper Intervjuer med enskilda ur målgruppen Fokusgrupper med ett urval ur målgruppen Workshops med alla eller med ett urval ur målgruppen Enkätundersökning med alla eller med ett urval ur målgruppen

40 Åtta steg för att planera kommunikationen

41 Dialogen ett verktyg för ägarskap och handling

42 Varför är dialog så viktig? Dialog är konsten att tänka tillsammans flera tänker bättre än! Det är lättare att ta ansvar för något som jag/vi har samtalat om i en dialog. Dialogen är ett sätt att skapa mening. Dialogen inspirerar till nya perspektiv. Dialogen underlättar delaktighet och samsyn. 1+1=3

43 Dialog nyckeln till mening och engagemang Kännetecken Fokus Resultat Dialog Lyssna Fråga Reflektera Undersök okända möjligheter Ny förståelse och insikt 1+1=3 VAL Diskussion Resonera Respektera olikheter Sammanfatta motsatser Nå kompromiss 1-1 Debatt Argumentera för och emot Försvara särintressen Någon/ något vinner 1-0

44 Användningsområden för dialogen Klargöra värderingar, ramar och spelregler Formulera och bryta ner mål Utveckla/utvärdera ny affärsplan, verksamhetsplan Skapa mening i ett förändringsarbete Kreativitet och idéutveckling Utforska nya perspektiv

45 Vad har vi dialog om? Hur ska ett beslut genomföras på min avdelning Hur ska vi bidra till att målen nås? Hur påverkar den nya strategin oss på vår enhet? Hur förhåller vi oss till omvärldsförändringar? Hur säkerställer vi att värderingarna efterlevs i vårt dagliga samarbete? Hur lever vi varumärket i mötet med brukare/ medborgare?

46 Spelregler för dialogen Lyssna och ställ frågor, gå inte i förväg Stöd samtalet, inte enskilda åsikter Opponera vänligt och respektfullt Använd en neutral samtalston Var icke-värderande, respektera andras tankar

47 Metoder för att skapa dialog Bikupa Laget runt Trestegsmetoden Rollkort Talpinne Brainstorm Dialogcafé

48 Dialogövning enligt trestegsmodellen Medarbetar- och arbetsmiljöpolicyn i Göteborgs Stad har nyligen beslutats och ska nu kommuniceras ut och efterlevas i vår organisation. Utse en samtalsledare som följer processen nedan: 1. Individuellt: (5 min) Reflektera över vad detta innebär för dig och din enhet utifrån: Vilka olika typer av kommunikationsinsatser som behövs på din enhet för att öka kunskapen om policyn och leda till att alla medarbetare agerar efter den? 2. Gruppen: (15 min) Beskriv era förslag på på kommunikationsinsatser för varandra och ställ klargörande och öppna frågor. 3. Gruppen: (10 min) Välj max 5 kommunikationsinsatser som bidrar till en bra förankring av vår nya medarbetar- och arbetsmiljöpolicy. 4. Var beredda att presentera svar på frågor under Summering (se nästa sida) i storgrupp.

49 Summering Summera det som sagts och vad ni har kommit överens om. Reflektera över hur ni lyckades med dialogen och om processen fungerade. Hur kändes det att vara samtalsledare? Hur fungerade rollerna? Fick alla komma till tals? Följde ni spelreglerna? Nådde ni syftet?

50 Dags att knyta ihop säcken

51 Sammanfattning av dagen Budskap som når fram Handlingsplanen Presentera ditt budskap Genomföra aktiviteterna kampanj och process, kommunikation i olika faser Utvärdera och följ upp Dialogen Dialogcafé

52 Uppgift till nästa gång: Formulera och kommunicera i en aktuell fråga 1. Välj en aktuell fråga som du behöver kommunicera med dina medarbetare om 2. Fundera på hur dina medarbetare fungerar 3. Vad vill du ska hända när du har kommunicerat (veta, känna, göra) 4. Formulera ditt budskap och pröva att kommunicera det med hjälp av budskapsmodellen - Reflektera över hur det fungerade och ta med till nästa utbildningstillfälle

53 Min handlingsplan 1. Några aha-upplevelser? 2. Några idéer om hur du kan stärka dig som ledare med hjälp av strategisk kommunikation? Tips! Skriv ner några punkter i din handlingsplan. Minst tre saker du ska: börja göra, sluta göra, förändra och/eller göra mer av.

54 Tack för idag!