Kommunstyrelsen. att inleda en översyn av nämnds- och förvaltningsorganisation i syfte att göra den enklare, effektivare och mer medborgarvänlig

Transkript

1 Kommunstyrelsen att inleda en översyn av nämnds- och förvaltningsorganisation i syfte att göra den enklare, effektivare och mer medborgarvänlig

2 Kommunstyrelsens förvaltning Processmodell

3 Samverkansmodell - förändringsarbete CESAM Politiskt beslut CESAM Utse arbetsgrupper Partsgemen -samt arbete i processer Beslut enligt FAS

4 John P Kotter, professor i ledarskap vid Harvard Business School 1. Skapa en känsla av allvar och angelägenhet 2. Bilda en samordnad styrgrupp 3. Formulera vision och strategi 4. Förmedla visionen 5. Ge de anställda befogenhet att agera 6. Skapa kortsiktiga vinster 7. Bredda arbetet 8. Förankra de nya inställningarna i företagskulturen

5 Organisationsförslag genom agila processer Arbetssättet gör att vi blir bättre imorgon än idag Förmågan att anpassa är en förutsättning för att kunna möta kundernas krav Mer värde för pengarna inget onödigt arbete Motiverade medarbetare delaktighet och motivation Gladare kund framgår av forskning

6 Organisationsförslag genom agila processer Agilt arbetssätt bygger på flexibilitet Resultatet kan förändras när nya fakta kommer fram Uppdraget kan justeras succesivt Bygger på att uppmuntra organisationen att växa Minska risker och öka kundvärdet Förändrar kulturen Används inom IT, ledarskap, HR

7 Organisationsförslag genom agila processer Agilt arbetssätt innebär prioritering Medarbetare att jobba tillsammans under ökat ansvar Alla får insikt och möjlighet till delaktighet Kompetensöverföring och förståelse Delbeslut underlättar nästa steg Mer samarbete Kräver tydligt uppdrag; enkelt, effektivt, medborgarvänligt

8 Administrativ översyn Kommunstyrelsens förvaltning

9 Arbetsgruppen för administrativ översyn Kerstin Olla Stahre, KSF Anna Rydstedt, KSF Sofia Nilsson, KSF Jenny Lundin, BMF Margareta Furenmo, TKF Marie Öhlund, TKF Elin Jansson, KFF Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

10 Arbetsgång vad vi har gjort så här långt Trendspanat på andra kommuner pågår fortfarande Nulägesanalys hur ser administrationen ut idag? Identifierat vilka frågor som hör till området administration Identifierat frågor som ligger i gränslandet mellan gemensam administration, verksamhetsnära administration och andra kontors ansvarsområden Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

11 Exempel på frågor till andra kommuner Hur har kommunen organiserat sig? Central eller verksamhetsnära administration? Vad ingår i den centrala administrationen? Hur ser det administrativa stödet ut kring ärendehantering med utskott och beredningar? Vilka effekter (pos/neg) har kommunen sett som en effekt av vald organisation? Hur har stabsfrågor organiserats i förhållande till administrationen? Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

12 Administrativa verksamheter Administrativa styrdokument Post och diarium Arkiv Sekreterarfunktion Kommunsekreterare Personaladministration Ekonomiadministration Ärendeberedning till politiska organ Systemansvar PuL-ombud Centrala inköp Passerkort och nycklar Bilpool Blanketter Intern kontroll Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

13 Fortsatt arbete Processbeskrivning ta fram flödesscheman för olika administrativa områden Se över roller och funktioner Kompetens nuvarande resurser och framtida krav Minska sårbarheten Effektivitet och produktivitet Systemutveckling Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

14 Vad är lean? Lean är Tanke och arbetssätt som innebär ständiga förbättringar för Identifiera och eliminera slöseri i alla arbetsprocesser Göra våra rutiner enklare Lägger våra resurser på rätt ställe Eget ansvar att det blir bra Sunt förnuft Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

15 Blomplantering Sommarblommorna Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

16 Förr: kanske 2002 Arbetsledare beställer växterna Växterna slussas ut Arbetsledaren förklarar Tidspill för personalen En del växter hann bli förstörda Överskott på växter Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

17 Nu: 2012 och några år tillbaka Idag skissar man på vad som ska planteras i de olika rabatterna Personalen planterar och sköter beställningen Plantorna levereras direkt Tjänar tid, inga plantor blir förstörda och inget överskott Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

18 Leanarbetsgrupp Lena, BMF Carina, TKF Anna R, KSF Anna D, KSF Nina, KSF Bettan, KFF Helena, VOF Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

19 Ny förvaltningsorganisation - MÅL - Maria Lundström-Jonsson, Bibliotekschef, KFF Hanna Andersson, Upphandlare, TKF Anders Johansson, Samhällsplanerare, KSF Per Skog, Säkerhetsansvarig, KSF Roger Nilsson, TF Kultur- och fritidschef

20 Målstyrning Få de anställda medvetna om och arbeta mot tydliga verksamhetsmål Enheten får befogenhet och möjlighet att själv välja väg för att uppnå målet Kräver dialog mellan de som fastställer målen och enheten Uppföljning

21 Samhällsbyggnadskontor Processmodell

22 Samhällsbyggnadskontor Tydligare mål på verksamhetsnivå Utvalda handläggare/snabbkö Tydligare dialog med sökande Processkartläggning Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

23 Ledningstruktur vad vi har gjort så här långt Trendspanat på andra kommuner Nulägesanalys Identifierat den övergripande nivån Startat identifiering av enheter och arbetsuppgifter som ligger i gränslandet mellan olika verksamheter Jan-Olof Friman, Göran Åkesson, Jane Allansson, Lennart Björk Sala kommun Kommunstyrelsens förvaltning

24

25 Kommunledningsgrupp Strategisk chefsgrupp Kontorschefsgrupp Kommunchef Kommunchefens stab Omvärldsanalytiker/utredare Jurist Utvecklingssekreterare beredningar Ytterligare funktioner kan tillkomma och tillfälliga funktioner för speciella uppgifter Kommunstyrelsens förvaltning Samhällsbyggnadskontor Tekniskt kontor Medborgarkontor Ekonomikontor Personalkontor Kansli Räddningstjänst Planering och utveckling Kart/mät Information Ekonomi/finans Personal och arbetsgivarfrågor Kansliadministration Räddningstjänst Byggenhet Lokalförvaltarna Reception/turistbyrå Ekonomiadministration Löneadministration IT-enhet Totalförsvar Miljöenhet Kostenheten E-tjänster Upphandling Arbetsmiljö Kontorsservice Tillstånd/tillsyn alkohol Gata/park Bibliotek Samhällstekniska Teknisk service Fritid Kultur Konsumentbyrå Överförmyndare

26 Positivt förändringsarbete - olika faktorer som påverkar utvecklingsarbetets framgång Vision Motivation Kompetens Resurser Handlingsplan FÖRÄNDRING X Motivation Kompetens Resurser Handlingsplan FÖRVIRRING Vision X Kompetens Resurser Handlingsplan ÅNGEST Vision Motivation X Resurser Handlingsplan GRADVIS FÖRÄNDRING Vision Motivation Kompetens X Handlingsplan FRUSTRATION Vision Motivation Kompetens Resurser X FALSK START