Administrativ översyn. Kommunstyrelsens förvaltning

Transkript

1 Administrativ översyn Kommunstyrelsens förvaltning

2 Arbetsgruppen för administrativ översyn Kerstin Olla Stahre, KSF Anna Rydstedt, KSF Sofia Nilsson, KSF Jenny Lundin, BMF Margareta Furenmo, TKF Marie Öhlund, TKF Elin Jansson, KFF

3 Arbetsgång vad vi har gjort så här långt Trendspanat på andra kommuner pågår fortfarande Nulägesanalys hur ser administrationen ut idag? Identifierat vilka frågor som hör till området administration Identifierat frågor som ligger i gränslandet mellan gemensam administration, verksamhetsnära administration och andra kontors ansvarsområden

4 Ett urval av kommuner som vi på Strängnäs Östersund Nykvarn Kinda Valdemarsvik Uddevalla Arvika Tierp Finspång Eksjö Nacka Kungsbacka Lerum Rättvik M fl

5 Exempel på frågor till andra kommuner Hur har kommunen organiserat sig? Central eller verksamhetsnära administration? Vad ingår i den centrala administrationen? Hur ser det administrativa stödet ut kring ärendehantering med utskott och beredningar? Vilka effekter (pos/neg) har kommunen sett som en effekt av vald organisation? Hur har stabsfrågor organiserats i förhållande till administrationen?

6 Administrativa verksamheter Post och diarium Administrativa styrdokument PuL-ombud Arkiv Sekreterarfunktion Kommunsekreterare Personaladministration Ekonomiadministration Centrala inköp Ärendeberedning till politiska organ Systemansvar Passerkort och nycklar Bilpool Blanketter Intern kontroll

7 Fortsatt arbete Processbeskrivning ta fram flödesscheman för olika administrativa områden Se över roller och funktioner Kompetens nuvarande resurser och framtida krav Minska sårbarheten Systemutveckling Effektivitet och produktivitet

8 Nästa steg Informations- och diskussionsmöte för samtliga 27 administratörer GA-salen torsdag kl Så här löser vi vårt gemensamma uppdrag från och med Fortsatt utvecklingsarbete med start hösten 2012

9 Vad är lean? Lean är Tanke och arbetssätt som innebär ständiga förbättringar för Identifiera och eliminera slöseri i alla arbetsprocesser Göra våra rutiner enklare Lägger våra resurser på rätt ställe Eget ansvar att det blir bra Sunt förnuft

10 Blomplantering Sommarblommorna

11 Förr: kanske 2002 Arbetsledare beställer växterna Växterna slussas ut Arbetsledaren förklarar Tidspill för personalen En del växter hann bli förstörda Överskott på växter

12 Nu: 2012 och några år tillbaka Idag skissar man på vad som ska planteras i de olika rabatterna Personalen planterar och sköter beställningen Plantorna levereras direkt Tjänar tid, inga plantor blir förstörda och inget överskott

13 Repro-utskick till skolor Sportlovsfoldrar

14 Förr: kanske 2002 Pappersoriginal Internposten Repro kopierar Skickas tillbaka till beställaren Kuverterar och ställer ut färdigpackade internkuvert på avgående internpost Kontorsservice transporter materialet, sorterar Postbussen ut till respektive arbetsställe

15 Nu: 2012 och några år tillbaka Mejlar tryckoriginalet Repro skrivet ut ca 700 exemplar. Repro kuverterar Sorterar in i respektive fack för transport till arbetsställe med postbussen

16 Mallar affischer eller platsannonser

17 Förr: kanske 2002 Inspiration Hur ska den se ut? Planering Typsnitt/Illustration etc Tidsödande Mer tankekrävande Olika utseende/dålig igenkänningsfaktor Större krav på kompetens

18 Nu: 2012 och några år tillbaka Produktion direkt Tidsvinst Ökat fokus på innehåll Igenkännande Mer proffsigt utseende

19 Förr

20 Nu

21 Leanar ni redan idag? Berätta om ni redan har leanat på eran arbetsplats Maila gärna förslag på idéer till någon av oss Lena BMF, Carina TKF, Anna x 2 KSF, Nina KSF, Bettan KFF, Helena VOF

22 Ny förvaltningsorganisation - MÅL - Maria Lundström-Jonsson, Bibliotekschef, KFF Hanna Andersson, Upphandlare, TKF Anders Johansson, Samhällsplanerare, KSF Per Skog, Säkerhetsansvarig, KSF Roger Nilsson, TF Kultur- och fritidschef

23 Målstyrning Förutsättningar

24 Begrepp

25 Begrepp Centralisering = toppstyrning Decentralisering = makten att ta beslut flyttas ner i organisationen

26 Centralisering Överblick över helheten Få personer beslutar Enkelriktat Rättvist Alla ror åt samma håll

27 Centralisering - nackdelar Långt mellan beslut och verksamhet Svårt att påverka Omständigt och oflexibelt Medarbetare tappar ansvar och engagemang

28 Decentralisering Besluten närmare verksamheten där sak kompetensen finns Öka effektiviteten Mer flexibel organisation Ansvar ökar medvetenheten Delaktighet ökar trivsel

29 Decentralisering - nackdelar Många tar egna beslut Många har egna mål Spretighet inom organisation Revirtänkande Tappar helhetsbilden Ror inte båten åt samma håll

30 Kommunstyrning Decentralisering ska blandas med centralisering Flexibla, självstyrande enheter som får centrala ramar att hålla sig inom. Centralisering av få och övergripande mål

31 Målstyrning Få de anställda medvetna om och arbeta mot ett gemensamt mål Enheten får befogenhet och möjlighet att själv välja väg för att uppnå målet Kräver dialog mellan de som fastställer målen och enheten Uppföljning

32 SMART innebär att målen är Specifika enkla och lätta att förstå Mätbara indikerar en riktning av något slag Accepterade kända och accepterade av de som berörs Realistiska rimligt att kunna nå målen Tidsatta det ska vara känt när målet ska vara uppnått helt eller delvis

33 Vision år Inriktningsmål 10 år Resultatmål 4 år Verksamhetsmål 1 år

34

35

36 Vision Sala om år Sala kommun har innevånare senast 2024 och är ett långsiktigt hållbart samhälle med livskraft och god livskvalitet i hela kommunen

37 Kommunens mål byggs upp runt fyra strategiska perspektiv Hållbart samhälle Medborgare Medarbetare Ekonomi

38 Inriktningsmål - om 10 år Hållbart samhälle Företagandet och besöksnäringen ska öka i Sala kommun Företagare ska vara nöjda eller mycket nöjda med verksamhet och service som kommunen levererar Gymnasieutbildning ska erbjudas inom kommunen Det ska vara lätt att pendla till och från Sala kommun

39 Resultatmål inom 4 år Hållbart samhälle Turismen till kommunen ska öka med 15 procent Rankingen på Svenskt näringslivsklimat ska öka med 40 placeringar Gymnasieskolorna ska öka sin andel av totala andelen gymnasieelever med 20 procent Möjligheten att åka kollektivt med buss ska öka med 40 turer 12 km gång och cykelbanor ska byggas Tågavgångarna ska öka till timmestrafik till Västerås och Uppsala

40 Verksamhetsmål inom 1 år Hållbart samhälle Alla ska ha tillgång till tjänstecykel för resor i tjänsten Andelen tjänsteresor med kollektivtrafik ska öka med 5 % per år Gång och Cykelbana mellan Sala och Kumla Kyrkby ska byggas under året 12 nya tågturer per dag mellan Sala Uppsala ska införas under året Ge möjlighet till distansstudier dygnet runt

41 Ledningstruktur vad vi har gjort så här långt Trendspanat på andra kommuner pågår fortfarande Nulägesanalys hur ser förvaltningarna och enheterna ut idag? Identifierat den övergripande nivån Startat identifiering av enheter och arbetsuppgifter som ligger i gränslandet mellan olika verksamheter Jan-Olof Friman, Göran Åkesson, Jane Allansson, Lennart Björk

42

43 Fortsatt arbete Identifiera enheter och arbetsuppgifter som ligger i gränslandet mellan olika verksamheter Placera verksamheter inom respektive kontor Definiera enhetsnivån