STADGAR VMF Syd ek för

Transkript

1 STADGAR VMF Syd ek för Utkast till stadgeändring. Stadgar antagna vid ordinarie föreningsstämma och extra föreningsstämma använda som underlag. Utkastet till stadgeändring antaget vid ordinarie föreningsstämma

2

3 1 Föreningens firma och ändamål Föreningens firma är VMF Syd ek för. Föreningen, som skall vara auktoriserad på sätt och av instans som överenskommits inom näringen, har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att ombesörja mätning av virkesråvara. Med virke avses stam, stubbe och grenar av avverkade träd oavsett sönderdelning. Mätningen skall utföras på ett opartiskt, likformigt och rationellt sätt med beaktande av de krav som myndigheterna ställer och av utvecklingen inom skogsnäringen. Dessutom kan föreningen erbjuda tjänster, utöver virkesmätning, som bidrar till medlemsnytta. 2 Styrelsens säte Styrelsen har sitt säte i Jönköping. 3 Medlemskap Till medlem antar styrelsen efter skriftlig ansökan fysisk eller juridisk person som säljer, köper eller förädlar virkesråvara och/eller biobränslen samt har behov av mätning. 4 Insats Till föreningen erlägger medlem vid inträde en insats genom inbetalning till bankgiro. Denna kan efter styrelsens beslut bestämmas till högst kronor. Medlem skall också erlägga serviceavgift, vilken årligen bestäms av föreningens styrelse till högst kronor. Den som utträtt ur föreningen äger ej rätt utfå insatsbeloppet. Bestämmelsen om begränsningar i medlems rätt att vid utträde utfå sina medlemsinsatser gäller med de undantag som framgår av lag, se 4 kap 1 fjärde stycket, 7 kap 15 tredje stycket och 12 kap 20 lagen (1987:667) om ekonomiska föreningar. 5 Mätningsuppdrag Föreningen ombesörjer mätning på uppdrag av medlem. Föreningen kan också åtaga sig mätningsuppdrag för den som, utan att vara medlem, önskar mätning genom föreningens försorg. Medlem kan träffa avtal med föreningen om att mätning får utföras av mätare som härför bemyndigas av föreningen. Över sådan mätning skall föreningen utöva kontroll. 3

4 Medlem äger rätt att själv eller genom annat mätande företag låta ombesörja mätning. Medlem, som utnyttjar föreningens tjänster men som avser att upphöra härmed, är dock skyldig att till föreningen skriftligen meddela uppsägning av pågående uppdrag. Uppsägningen skall göras i skälig tid före den tidpunkt efter vilken föreningens tjänster inte längre behövs. Medlem som helt eller delvis upphör att anlita föreningen för mätning är skyldig att betala skälig del av föreningens kostnader för administration samt av dess kostnader för avvecklings- eller utvecklingsarbeten som initierats under tiden för medlemskapet. För mätningsuppdrag för annan än medlem gäller i tillämpliga delar samma bestämmelser som för medlem. 6 Planeringsunderlag Till ledning för föreningens planering av mätningsverksamheten är medlem skyldig att på tid och sätt som styrelsen bestämmer meddela omfattningen av de mätningsuppdrag som skall utföras genom föreningens försorg. 7 Identifikation av mätningsuppdrag Den som anmäler virke till mätning skall lämna de uppgifter som behövs för att identifiera det som skall mätas samt för att utföra mätning och redovisning av mätningsresultat. Uppgifterna skall vara utformade på sätt som godkänts av föreningen. 8 Kostnader för mätning m m Kostnaden för utförd mätning och andra uppdrag samt föreningens allmänna omkostnader och förvaltningsutgifter skall enligt grunder som fastställs av styrelsen fördelas mellan medlemmarna. Den som begär mätning är skyldig att i förhållande till uppdragets omfattning inbetala deposition för verksamhetens bedrivande. För att säkerställa betalning för mätning eller andra uppdrag får föreningen avkräva uppdragsgivaren förskottsbetalning eller godtagbar säkerhet. Kan sådan betalning eller säkerhet inte lämnas eller är det eljest fara i dröjsmål, får mätningen avbrytas eller annan åtgärd vidtas som är nödvändig för att föreningens intressen skall tillvaratas. 4

5 Mätning och andra uppdrag åt annan än medlem debiteras efter grunder som styrelsen bestämmer. 9 Mätning m m Föreningen äger rätt att ta del av och för eget behov bearbeta uppgifter om virke som mätts eller kontrollerats genom föreningens försorg. Föreningen får i avtal som träffas med ickemedlem förbehålla sig sagda rätt. 10 Kontrollmätning Föreningen skall fortlöpande kontrollera den mätningsverksamhet som sker i dess regi genom intern kontroll samt delta i den av VMK organiserade verksamheten med kontrollkommission. Envar vars rätt berörs av verkställd mätning får begära kontrollmätning. Såväl vid intern kontroll av mätningsverksamheten som vid begärd kontroll skall gälla bestämmelser som gemensamt fastställts av näringen. 11 Ansvarighet Föreningen svarar inte för kostnader på grund av skiljaktighet i mätningsresultat som påvisats genom kontrollmätning eller i annan ordning. 12 Föreningsstämma Ordinarie föreningsstämma hålls årligen inom sex månader från räkenskapsårets slut. Vid ordinarie stämma skall följande ärenden behandlas: 1) val av ordförande, justeringsmän och protokollförare vid stämman; 2) anteckning av de närvarande och justering av röstlängd; 3) fråga om stämman blivit behörigen utlyst; 4) styrelsens och verkställande direktörens samt revisorns berättelser; 5

6 5) fastställande av resultat- och balansräkning och beslut i anledning av vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen; 6) fråga om ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören; 7) fråga om arvode åt styrelseledamöter och revisor; 8) beslut om antal styrelseledamöter; 9) val av ordförande i styrelsen; 10) köparnas val av ledamöter i styrelsen jämte suppleanter; 11) säljarnas val av ledamöter i styrelsen jämte suppleanter; 12) anmälan av adjungerade arbetstagarrepresentanter att ingå i styrelsen; 13) val av revisor jämte suppleant; 14) av styrelsen eller revisorn väckt fråga; 15) av medlem väckt fråga, som anmälts till styrelsen senast en månad före stämman, eller om vars upptagande alla de närvarande förenar sig. 13 Extra föreningsstämma hålls då styrelsen anser det behövligt eller föreningens revisor eller för uppgivet ändamål minst en tiondel av medlemmarna hos styrelsen skriftligen begärt det. Vid extra stämma får endast ärende upptas för vars behandling stämman utlysts. Ärendet skall anges i kallelsen. 14 Till föreningsstämma skall medlemmarna kallas genom brev eller e-post som tidigast fyra veckor före stämma och senast två veckor före ordinarie och en vecka före extra stämma sänds till medlemmarna. Vid stämma förs protokoll som efter justering i avskrift sänds till medlemmarna genom brev eller e-post inom fyra veckor efter stämman. 6

7 15 Vid föreningsstämma väljer medlemmarna efter huvudtal ordförande, justeringsmän och protokollförare för stämman. Vid omröstning i övrigt har varje medlem rösträtt enligt en röstlängd som styrelsen upprättar. Röstlängden skall ange det högsta sammanlagda antalet röster som får avges vid stämman och i övrigt vara upprättad enligt följande grunder: 1. Av sammanlagda antalet röster enligt röstlängden får hälften avges av de medlemmar som, efter anmälan vid inträde i föreningen eller senare, av styrelsen godkänts som företrädare för köparintresset (köpargruppen) och hälften avges av de medlemmar som på samma sätt godkänts som företrädare för säljarintresset (säljargruppen). Varje medlem skall ha minst en röst. 2. De medlemmar som tillhör köpargruppen får sig emellan fördela sina röster på grundval av sitt deltagande i föregående års mätningskostnader. 3. De medlemmar som tillhör säljargruppen får sig emellan fördela sina röster på grundval av inmätt volym under föregående år. 4. I stället för fördelningsgrund som anges i 2 eller 3 får användas sådan annan fördelningsgrund som medlemmarna inom gruppen är ense om. 5. Vardera gruppen skall i god tid före stämman till styrelsen anmäla den grund för röstfördelningen som gruppen bestämt enligt 2, 3 eller 4. Har sådan anmälan ej skett, skall styrelsen tilldela medlemmarna i gruppen deras röster på grundval som anges i 2 eller 3. Ingen medlem får rösta för mer än en femtedel av det i röstlängden angivna högsta antalet röster som får avges vid stämman. Denna begränsning gäller inte medlem i intressegrupp med färre än tre medlemmar. Överskjutande röster fördelas inom gruppen på grundval som anges i 2 eller 3. Om-bud som kan visa skriftlig fullmakt får utöva samma rösträtt som medlem. Den mening skall gälla för vilken flertalet röster avgetts, utom vid röstning enligt 26. Vid lika röstetal gäller den mening som ordföranden biträder, dock att personval avgörs genom lottning. 7

8 Omröstning sker öppet men om någon begär det skall röstning vid val ske med slutna sedlar. 16 Styrelse Föreningens styrelse skall bestå av ordförande samt lägst 6 och högst 12 övriga ledamöter. För varje ledamot skall finnas en personlig suppleant. Köpargruppen och säljargruppen representeras av lika många ledamöter i styrelsen. Vardera gruppen utser själv sina ledamöter genom val vid ordinarie föreningsstämma. Därvid skall tillses att skilda köpar- och säljarintressen om möjligt blir företrädda i styrelsen. Ordförande väljs på föreningsstämma. Ordförande får ej företräda köpar- eller säljarintressen och behöver ej vara medlem. Suppleant till ordförande kan utses inom styrelsen. Styrelseledamöter och suppleanter utses för ett år i sänder. 17 Styrelsen är beslutför när utom ordföranden minst tre ledamöter av varderagruppen är närvarande. Som styrelsens beslut gäller den mening om vilken de flesta röstande förenar sig. Vid lika röstetal gäller den mening som biträds av ordföranden. Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, när han så anser det lämpligt eller när minst två av styrelsens ledamöter eller VD framställt begäran därom. Vid förfall för styrelseledamot åligger det denne att underrätta sin suppleant. Vid styrelsens sammanträden skall föras protokoll, som justeras av ordföranden jämte en ledamot av vardera gruppen. Föreningens firma tecknas av styrelsen i dess helhet samt av den eller de som styrelsen därtill befullmäktigar. 8

9 18 Styrelsen svarar för föreningens organisation och förvaltning av föreningens angelägenheter. Särskilt åligger det styrelsen att 1) övervaka att föreningens stadgar efterföljs; 2) pröva inkomna inträdesansökningar; 3) fastställa mätningskostnadernas fördelning; 4) anställa och entlediga VD; 5) fastställa mätningsinstruktioner och övriga föreskrifter för verksamheten samt hålla sig underrättad om föreningens kontrollverksamhet; 6) utse föreningens representanter jämte ersättare i de nationella beredningsorganen. Åtgärd eller beslut som enligt dessa stadgar ankommer på styrelsen får av denna anförtros åt arbetsutskott eller tjänsteman. 19 Arbetsutskott Inom styrelsen kan utses ett arbetsutskott, i vilket skall ingå lika antal ledamöter från köpar- respektive säljargrupperna. Vid utskottets sammanträden skall föras protokoll, som justeras på samma sätt som styrelseprotokoll. 20 Räkenskaper Räkenskapsåret omfattar tiden 1 januari - 31 december. Föreningens räkenskaper jämte styrelsens förvaltningsberättelse med resultaträkning samt balansräkning ävensom stämmo-, styrelse- och övriga protokoll skall tillhandahållas revisorn senast en månad före den ordinarie stämman. 21 Revision För granskning av föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning utses vid ordinarie stämma årligen en auktoriserad revisor. För revisorn skall utses en suppleant som också är auktoriserad revisor. 9

10 Revisorn skall minst två veckor före ordinarie stämma till styrelsen lämna revisionsberättelse för det gångna räkenskapsåret, i vilken ansvarsfrihet för styrelsen och den verkställande direktören till- eller avstyrks. 22 VD VD handhar föreningens löpande förvaltning enligt riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar samt är inför styrelsen ansvarig för föreningens verksamhet. VD skall sörja för att föreningens bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag eller annan författning och att medelsförvaltningen sköts på ett betryggande sätt. VD anställer och entledigar all personal. VD får besluta i frågor som avses i 8 tredje stycket. VD får utan styrelsens bemyndigande även vidta åtgärd som med hänsyn till omfattningen och arten av föreningens verksamhet är av osedvanlig beskaffenhet eller stor betydelse, om styrelsens beslut ej kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för föreningens verksamhet. Styrelsen skall så snart som möjligt underrättas om åtgärden. VD är föredragande vid styrelsens och arbetsutskottets sammanträden samt äger rätt att till protokollet anteckna avvikande mening. 23 Övrig personal Alla anställda inom föreningen har lojalitetsplikt gentemot föreningen. Denna innebär: att diskutera tjänsterelaterade frågor endast med behöriga. att inte vara verksam inom områden som konkurrerar med föreningens arbete. att verka i enlighet med föreningens övergripande uppdrag och värderingar. Hos föreningen anställd personal skall avge skriftlig försäkran att icke för obehöriga yppa något som rör tjänsten. 10

11 24 Vinstdisposition Fritt eget kapital enligt fastställd balansräkning skall, sedan i lag föreskriven avsättning till reservfonden har skett, enligt föreningsstämmans beslut föras i ny räkning. 25 Utträde och uteslutning ur föreningen Medlem äger rätt att utträda ur föreningen vid det räkenskapsårs slut, som inträffar näst efter sex månader från det skriftlig uppsägning kommit styrelsen tillhanda. Medlem, som begärt utträde och som ej längre utnyttjar föreningens tjänster, skall dock vara skyldig att för tiden fram till dess att medlemskapet formellt upphör betala skälig andel av föreningens fasta kostnader för administration samt av dess kostnader för avvecklings- och utvecklingsarbete som initierats under tiden för medlemskapet. Styrelsen får besluta att medlem som under de senast förflutna tre verksamhetsåren ej anlitat föreningen för mätning skall anses ha utträtt ur föreningen. Styrelsen får även besluta att medlem som upphört med sin verksamhet, trätt i likvidation eller gått i konkurs skall anses ha utträtt ur föreningen. Om medlem bryter mot dessa stadgar eller uppenbarligen motarbetar föreningens syften, skall styrelsen företa undersökning och, om förhållandena ger anledning därtill, med eget yttrande överlämna till stämma att avgöra om medlemmen skall uteslutas. 26 Ändring av stadgarna För beslut om ändring av dessa stadgar fordras antingen att samtliga medlemmar är ense därom eller att beslut fattas därom vid två på varandra följande stämmor, därav minst en ordinarie och hållen minst en månad före eller efter den andra stämman. Hålls två stämmor skall beslutet vid vardera stämman ha biträtts av minst två tredjedelar av de röstande vilka tillsammans skall representera minst tre fjärdedelar av de närvarandes sammanlagda röstetal. 27 Beslut om likvidation och upplösning av föreningen För beslut om att föreningen skall träda i likvidation fordras att detta tillkommer i samma ordning som anges i 26 för stadgeändring. 11

12 Finns överskott efter föreningens upplösning bör detta fördelas på de fysiska eller juridiska personer som i egenskap av tidigare medlemmar i föreningen bidragit till att täcka dess kostnader. Som grund för fördelningen skall gälla deras andel i föreningens kostnader under dess tre sista verksamhetsår. 28 Skiljeförfarande Tvister mellan föreningen, å ena sidan, samt styrelsen, styrelseledamot, likvidator eller medlem, å andra sidan, skall liksom tvister om tolkningen eller tillämpningen av dessa stadgar avgöras av allmän domstol. 12