STADGAR FÖR VMF QBERA EKONOMISK FÖRENING Reviderade vid föreningsstämma den 10 maj 2016 och vid extra föreningsstämma den 27 september 2016

Transkript

1 STADGAR FÖR VMF QBERA EKONOMISK FÖRENING Reviderade vid föreningsstämma den 10 maj 2016 och vid extra föreningsstämma den 27 september (9) 1 Föreningens firma och ändamål Föreningens firma är VMF Qbera ekonomisk förening. Föreningen har till ändamål att främja medlemmarnas ekonomiska intressen genom att tillhandahålla tjänster inom mätning & redovisning till nytta för medlemmarna. Föreningen ska vara auktoriserad av branschen utsett organ. Tjänsterna ska utföras opartiskt, likformigt och rationellt. Verksamheten ska Utföra och utveckla korrekt och rationell mätning av företrädesvis skogsindustriella råvaror. Utveckla och bistå med servicetjänster. Samordna och svara för insamling och leverans av vägdata avseende övriga skogsvägnätet i enlighet med Trafikverket/NVDB tecknat avtal. VMF Qberas verksamhet ska utgå från en värdegrund som bygger på engagemang, professionalitet och förtroende. Styrelsen har sitt säte i Falun. 2 Styrelsens säte 3 Medlemskap Som medlem antas fysisk eller juridisk person som säljer, köper eller förädlar skogsråvara eller biobränsle samt har behov av mätning och/eller vägdata. Medlemskap beslutas av styrelsen efter skriftlig ansökan. 4 Insats Till föreningen erlägger medlem vid inträde en insats om 100 kronor genom inbetalning på bankgirokonto.

2 2 (9) 5 Mätningsuppdrag Föreningen kan utföra mättjänster på flera sätt: VMF mätning - föreningen utför mätning på uppdrag av medlem. Bemyndigad mätning - medlem kan också träffa avtal med föreningen om att mätning får utföras av mätare som bemyndigats av föreningen. Bemyndigad mätning ska vara kontrollerad av föreningen. Medlem äger rätt att själv eller genom annat mätande företag låta utföra mätning. Föreningen kan också åta sig mätningsuppdrag för den som önskar mätning genom föreningens försorg utan att vara medlem. Då tillämpas samma bestämmelser som för medlem. Utöver detta så beslutar styrelsen vilka tjänster VMF Qbera ska erbjuda. Medlem som avser säga upp pågående uppdrag är skyldig att skriftligen meddela detta minst 6 månader förväg. Medlem som helt eller delvis upphör att anlita föreningen för mätning är skyldig att betala skälig del av föreningens kostnader för administration samt av dess kostnader för avvecklings- eller utvecklingsarbeten som initierats under tiden för medlemskapet. 6 Vägdatauppdrag Föreningens uppdrag följer av fusionsavtalet mellan SVDB Mitt ek för och VMF Qbera ek för. Föreningen ansvarar för samordning, insamling, anpassning, underhåll och leverans av vägdata avseende skogsvägnätet till den av statsmakterna beslutade och av Trafikverket förvaltade Nationella Väg Data Basen (NVDB). Föreningen ska verka för att medlemmarna erhåller rättigheter att för egen räkning använda NVDB. Medlem med egna skogsvägar skall utan kostnad för föreningen ställa samman och anpassa information om eget skogsvägnät samt på uppdrag av föreningen anpassa information i enlighet med specifikationer för NVDB. Medlem med egna vägar som inte kan fullgöra prestationsplikt enligt föregående stycke skall uppdra till föreningen att utföra motsvarande prestation mot självkostnadspris enligt grunder som fastställs av styrelsen. 7 Planeringsunderlag För att planeringen av föreningens verksamhet ska kunna ske rationellt, är medlem skyldig att meddela omfattningen av de uppdrag som skall utföras på det sätt och den tid som styrelsen fastställer.

3 3 (9) 8 Underlag för mätning Den som begär mätning skall utfärda underlag som innehåller de uppgifter som behövs för identifikation och utförande av mätning samt redovisning av mätningsresultat. Underlaget ska upprättas i system godkänt av VMF Qberas styrelse. 9 Kostnader för mätning mm Föreningens kostnader skall fördelas mellan de medlemmar som anlitar föreningen enligt grunder som fastställs av styrelsen. Mätning och andra uppdrag åt annan än medlem debiteras efter grunder som styrelsen bestämmer. Föreningen kan avkräva kunder förskottsbetalning i förhållande till omfattningen av uppdraget. Kan sådan betalning eller säkerhet inte lämnas får mätningen avbrytas eller annan åtgärd vidtas som är nödvändig för att föreningens intresse skall tillvaratas. 10 Mätning och redovisning Mätning ska ske i enlighet med virkesmätningslag, och där till knutna föreskrifter, nationella instruktioner och av styrelsen beslutade instruktioner. Föreningen får uppdra åt annan part som anlitats för redovisning, att lämna besked om mätningsresultaten direkt till parterna berörda av mätningen. Föreningen äger rätt att ta del av och bearbeta uppgifter om råvara som mätts eller kontrollerats genom föreningens försorg. Föreningen får i avtal som träffas med icke-medlem förbehålla sig sagda rätt. 11 Kontroll av mätning Föreningen ska löpande kontrollera den mätning som utförs genom intern och extern kontroll på det sätt som fastslås av Styrelsen. Var och en som berörs av utförd mätning får begära kontrollmätning. Vid både intern kontroll och begärd kontroll gäller de nationella instruktioner som följer av auktorisationen.

4 4 (9) 12 Ansvarighet Föreningen är fritagen från ersättningsskyldighet på grund av skiljaktighet i mätningsresultat som påvisats genom kontrollmätning eller i annan ordning såväl som från ersättningsskyldighet för eventuella olägenheter som på grund av brister eller felaktigheter i registrerade väguppgifter kan uppstå för medlem och för tredje man. Föreningen ansvarar inte för de särskilda bearbetningar som utförs i NVDB och dess system. 13 Ordinarie föreningsstämma Ordinarie föreningsstämma hålls årligen senast 6 månader efter räkenskapsårets utgång på tid och plats som styrelsen bestämmer. Vid ordinarie stämma skall följande ärenden handläggas: 1) val av ordförande, justeringspersoner och protokollförare vid stämman 2) anteckning av närvaro och justering av röstlängd 3) fråga om stämman blivit korrekt utlyst 4) styrelsens- VD- samt revisorernas berättelser 5) fastställande av resultat- och balansräkning och beslut i anledning av vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen 6) fråga om ansvarsfrihet för styrelsen och VD 7) fråga om arvode till styrelseledamöter och revisorer 8) beslut om antal styrelseledamöter 9) val av ordförande i styrelsen 10) köparnas val av ledamöter i styrelsen jämte suppleanter 11) säljarnas val av ledamöter i styrelsen jämte suppleanter 12) anmälan av adjungerade arbetstagarrepresentanter att ingå i styrelsen 13) val av revisorer jämte suppleanter 14) av styrelsen eller revisorerna väckt fråga 15) av medlem väckt fråga, som anmälts till styrelsen senast en månad före stämman eller om vars upptagande alla de närvarande förenar sig. 14 Extra föreningsstämma Extra föreningsstämma hålls då styrelsen anser det behövligt eller föreningens revisorer eller för uppgivet ändamål minst en tiondel av medlemmarna hos styrelsen skriftligen begärt det. Vid extra stämma får endast ärende upptas för vars behandling stämman utlysts. Ärendet skall anges i kallelsen.

5 5 (9) 15 Kallelse till föreningsstämma, protokoll och andra meddelanden Kallelse till ordinarie föreningsstämma ska genom brev eller e-post meddelas medlemmarna tidigast 4 och senast 2 veckor före stämman. Kallelse till extra föreningsstämma ska på motsvarande sätt meddelas 1-4 veckor i förväg. Stämmor ska protokollföras. Medlemmar ska kunna hämta justerat stämmoprotokoll från VMF Qberas hemsida inom 4 veckor från mötesdatumet. Medlem ska även ha tillgång till andra meddelanden via hemsidan. 16 Rösträtt och röstning vid föreningsstämma Vid föreningsstämma väljer medlemmarna efter huvudtal ordförande, justeringsmän och protokollförare för stämman. Vid omröstningen i övrigt har varje medlem rösträtt enligt en röstlängd som styrelsen upprättar. Röstlängden omfattar röster och är upprättad enligt följande grunder: 1) Hälften av rösterna får avges av de medlemmar som efter anmälan vid inträde i föreningen eller senare, av styrelsen godkänts som företrädare för köparintresset (köpargruppen) och hälften av de medlemmar som på samma sätt godkänts som företrädare för säljarintresset (säljargruppen). Varje medlem skall ha minst en röst. 2) Rösterna för köpargruppens medlemmar fördelas efter deras deltagande i föregående års kostnader. 3) Rösterna för säljargruppens medlemmar fördelas efter inmätt volym under föregående år. 4) I stället för fördelningsgrund som anges i 2 eller 3 får användas annan fördelningsgrund som medlemmarna inom gruppen är ense om. 5) Vardera gruppen skall i god tid före stämman till styrelsen anmäla den grund för röstfördelning som gruppen bestämt enligt 2, 3 eller 4. Har sådan anmälan ej skett skall styrelsen tilldela medlemmarna i gruppen deras röster på grundval som anges i 2 eller 3. Ingen medlem får rösta för mer än 300 röster, ej heller får koncern med flera medlemmar i föreningen avge mer än 300 röster. Överskjutande röster fördelas inom gruppen på grundval som anges i 2 eller 3. Ombud som kan visa skriftlig fullmakt får utöva samma rösträtt som medlem. Den mening skall gälla, för vilken flertalet röster angivits, utom vid röstning enligt 26. Vid lika röstetal gäller den mening ordföranden biträder, dock att val avgörs genom lottning. Omröstning sker öppet men om någon begär det skall röstning vid val ske med slutna sedlar.

6 6 (9) 17 Ordförande, Styrelse Styrelsen ska bestå av ordförande och fyra till tolv ledamöter. För varje ledamot skall finnas personlig suppleant. Ordförande får inte företräda vare sig köpar- eller säljarintressen och behöver ej vara medlem. Ordförande väljs på ordinarie föreningsstämma. Suppleant för ordförande kan utses inom styrelsen. Köpargruppen och säljargruppen representeras av lika många ledamöter i styrelsen. Vardera gruppen utser själv sina ledamöter genom val vid ordinarie föreningsstämma. Styrelseledamöter och suppleanter utses för ett år i sänder. Därvid skall tillses att skilda köpar- och säljarintressen om möjligt blir företrädda i styrelsen. 18 Styrelsens beslutsförhet mm Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller när minst två av styrelsens ledamöter eller VD framställt begäran om detta. Det åligger styrelseledamot att själv delge sin suppleant om ordinarie inte kan närvara. Vid styrelsens sammanträden ska protokoll föras, som justeras av ordförande jämte en ledamot av vardera gruppen. Styrelsen är beslutsför när, utom ordföranden, minst halva antalet ledamöter från vardera gruppen är närvarande. Som styrelsens beslut gäller den mening till vilken flest röster ansluter sig. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Föreningens firma tecknas av styrelsen i dess helhet, samt av den eller dem som styrelsen befullmäktigar. 19 Styrelsens ansvar Styrelsen svarar för föreningens organisation och förvaltning av föreningens angelägenheter. Det åligger styrelsen att 1) övervaka att föreningens stadgar efterföljs 2) pröva inkomna inträdesansökningar 3) fastställa såväl mätningskostnadernas som vägdatabaskostnadernas fördelning 4) anställa och entlediga VD 5) godkänna nationella instruktioner och fastställa föreskrifter för verksamheten, samt hålla sig underrättad om föreningens kontrollverksamhet och verksamhet i övrigt 6) utse ledamöter från föreningen till de nationella beredningsorganen Åtgärd eller beslut som enligt dessa stadgar ankommer på styrelsen får av denna anförtros åt arbetsutskott eller tjänsteman.

7 20 Arbetsutskott (AU) 7 (9) Inom styrelsen kan utses ett arbetsutskott, i vilket skall ingå lika antal ledamöter från vardera intressegruppen samt om så anses lämpligt ordföranden eller dennes suppleant. AU möten ska protokollföras och justeras på samma sätt som styrelseprotokoll. Samtliga ordinarie styrelseledamöter ska ha tillgång till AU:s protokoll. 21 Räkenskaper och vinstdisposition Räkenskaperna ska föras per kalenderår. Fullständigt bokslut jämte styrelsens förvaltningsberättelse för föregående år skall stå till revisorernas förfogande senast den 1 april. Fritt eget kapital enligt fastställd balansräkning skall, efter erforderlig avsättning till reservfond, balanseras i ny räkning. 22 Revision För granskning av föreningens räkenskaper och styrelsens förvaltning utses vid ordinarie stämma årligen tre revisorer, av vilka en skall vara auktoriserad, en skall utses på förslag av dem som företräder köparintressena och en skall utses på förslag av dem som företräder säljarintressena. För revisorerna skall i samma ordning utses suppleanter. Revisorerna skall minst två veckor före ordinarie stämma till styrelsen lämna revisionsberättelse för det gångna räkenskapsåret, i vilket ansvarsfrihet för styrelsen till- eller avstyrks. 23 Verkställande direktör VD sköter föreningens löpande förvaltning enligt riktlinjer och anvisningar som styrelsen meddelar samt är inför styrelsen ansvarig för föreningens verksamhet. VD skall sörja för att föreningens bokföring fullgörs i överensstämmelse med lag och att förvaltningen sköts på ett betryggande sätt. VD anställer och entledigar all personal. VD får besluta i frågor som avses i 9 andra stycket. VD får utan styrelsens bemyndigande även vidta åtgärd som med hänsyn till omfattningen och arten av föreningens verksamhet är av osedvanlig beskaffenhet eller stor betydelse, om styrelsens beslut ej kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för föreningens verksamhet. Styrelsen skall så snart som möjligt underrättas om åtgärden. VD är föredragande vid styrelsens och arbetsutskottets sammanträden. VD äger rätt att till protokollet anteckna avvikande mening.

8 8 (9) 24 Personal Alla anställda inom föreningen har lojalitetsplikt gentemot föreningen. Denna innebär: att diskutera tjänsterelaterade frågor endast med behöriga att inte vara verksam inom områden som konkurrerar med föreningens arbete att verka i enlighet med föreningens övergripande uppdrag och värderingar. 25 Utträde och uteslutning ur föreningen Medlem äger rätt att träda ur föreningen vid det räkenskapsårs slut, som inträffar näst efter sex månader från det skriftlig uppsägning kommit styrelsen tillhanda. Medlem, som begärt utträde och som inte längre utnyttjar föreningens tjänster, skall dock vara skyldig att för tiden fram till dess att medlemskapet formellt upphör, betala skälig andel av föreningens fasta kostnader för administration samt av dess kostnader för avvecklings- och utvecklingsarbete som initierats under tiden för medlemskapet. Styrelsen får ensidigt besluta att medlem som under de tre senaste verksamhetsåren inte anlitat föreningen för mätning, ska anses har utträtt ur föreningen. Styrelsen får även besluta att medlem som upphört med sin verksamhet, trätt i likvidation eller gått i konkurs skall anses ha utträtt ut föreningen. En insats återbetalas endast i de fall som sägs i lagen om ekonomiska föreningar. Om medlem bryter mot dessa stadgar eller uppenbarligen motarbetar föreningens syften, skall styrelsen företa undersökning och, om förhållandena ger anledning därtill, med eget yttrande överlämna till stämma att avgöra om medlemmen skall uteslutas. 26 Ändring av stadgarna För beslut om ändring av dessa stadgar fordras antingen att samtliga medlemmar är eniga, eller att beslut fattas vid två på varandra följande stämmor, därav minst en ordinarie och hållen minst en månad före eller efter den andra stämman. Hålls två stämmor skall beslutet vid vardera stämman ha biträtts av minst två tredjedelar eller den högre majoritet som krävs av de röstande, vilka tillsammans skall representera minst tre fjärdedelar av de närvarandes sammanlagda röstetal.

9 27 Beslut om likvidation och upplösning av föreningen 9 (9) För beslut om att föreningen skall träda i likvidation fordras att detta tillkommer i samma ordning som anges i 26 för stadgeändring. Finns överskott efter föreningens upplösning bör detta fördelas på de fysiska eller juridiska personer som i egenskap av tidigare medlemmar i föreningen bidragit till att täcka dess kostnader. Som grund för fördelningen skall gälla deras andel i föreningens kostnader under dess tre sista verksamhetsår. 28 Skiljeförfarande Tvister mellan föreningen, å ena sidan, samt styrelsen, styrelseledamot, likvidator eller medlem, å andra sidan, skall liksom tvister om tolkningen eller tillämpningen av dessa stadgar avgöras av allmän domstol.