Ofta så handlar det ju inte om att det är bristande kunskap utan det är besvärliga människor helt enkelt, krångliga människor.

Transkript

1 Elin Bevin & Josefine Hellström Ofta så handlar det ju inte om att det är bristande kunskap utan det är besvärliga människor helt enkelt, krångliga människor. En kvalitativ studie om urvalsprocessen Often, it is not about lack of knowledge. Instead, the simple fact could be that it is difficult and stubborn people. A qualitative study of the selection process Arbetsvetenskap C- uppsats Termin: VT-17 Handledare: Jonas Axelsson

2 Förord Denna kandidatuppsats i Arbetsvetenskap C har utformats under vårterminen 2017, vid fakulteten humaniora och samhällsvetenskap vid Handelshögskolan på Karlstads universitet. Vi vill börja med att tacka studiens deltagare som med visat intresse gav oss välutformade och detaljerade svar som har bidragit till ett intressant och lärorikt resultat. Vi vill även rikta vår tacksamhet till vår handledare som under terminen gett oss vägledning och stöttning genom hela arbetsprocessen. Enligt författarna har planering och uppdelning av arbetsprocessen varit ömsesidig, det var vid arbetet av diskussionsdelen som en av författarna uppfattade uppgiften fortare och därmed blev arbetsbördan ojämn. I helhet har författarna delat på arbetsbördan i så stor utsträckning som möjligt. Vi önskar dig en trevlig och intressant läsning!

3 Sammanfattning Föreliggande studie har till syfte att undersöka hur rekryterare går tillväga vid bedömning av kandidater för att undvika att rekrytera personer med olämpliga personliga egenskaper. I studien avser vi att undersöka hur rekryterare går tillväga i urvalsprocessen för att undvika att rekrytera personer med olämpliga personliga egenskaper, ifall det finns skillnader mellan tillvägagångssätt i urvalsprocessen hos rekryterare som arbetar i offentliga verksamheter kontra rekryterare som arbetar inom privatägda företag, vilka personliga egenskaper rekryterare ser som motsats till olämpliga personliga egenskaper, det vill säga vilka egenskaper rekryterare värderar högt samt vilka erfarenheter kring att göra en slutgiltig bedömning det finns hos rekryterare. Med anledning av syfte och frågeställningar i föreliggande studie tillämpades kvalitativ metod. Sex intervjuer genomfördes med sex respondenter i syfte att få svar på våra frågeställningar. Tre av dessa arbetar för olika privata organisationer och de resterande tre arbetar för olika offentliga organisationer. I analysarbetet har vi använt oss av en blandning mellan en mer teoretisk kodning och en Grounded theory inspirerad kodning. Till viss del har vi även använt oss av komparativ analys. De olika stegen i urvalsprocessens utgörs av skapande av kravspecifikation, gallring, intervju, testning och referenstagning. Respondenterna i föreliggande studie menar på att ju fler metoder som används, desto större är sannolikheten att nå en lyckad rekrytering. Utifrån vårt material framkom det även att det är av stor betydelse att kravspecifikationen är väl utformad. Vad avser felrekrytering konstateras det att det är sällan det brister i den formella kompetensen. Snarare handlar det om personen och denne attityd på arbetsplatsen. Egenskaper som rekryterare värderar högt skiljer sig åt, bland annat beroende på tjänst. En egenskap som däremot anses viktig oavsett tjänst är samarbetsförmåga. Trots användandet av olika metoder i urvalsprocessen steg, upplevs det svårt att göra en bedömning av en person och dennes kompetens. Det som framkommer är att de metoder som används aldrig helt kan säkerställa en persons lämplighet och hur denne kommer att bidra till verksamheten. Därmed konstateras det att felrekrytering aldrig helt kan undvikas. Nyckelord: Urvalsprocessen, rekryteringsprocessen, personlig lämplighet, bedömning, felrekrytering.

4 Innehållsförteckning 1.Inledning Syfte, frågeställningar och avgränsningar Tidigare forskning Centrala begrepp Kravspecifikation Gallring Kompetensbaserad intervjuteknik Testning Referenstagning Disposition Teoretisk referensram Psykometriska ansatsen Sociala ansatsen Kompetens Olika typer av kompetens Synlig och mindre synlig kompetens Femfaktormodellen Mätinstrumentens validitet Bedömning Bedömning utifrån intuition Bedömning och beslutsfattande Sammanfattning Metod Metodval Vår förförståelse Urval Utformning av intervjuguide Intervjuförfarandet Databearbetning Validitet och reliabilitet Etiska principer... 21

5 4. Analys och resultat Hur går rekryterare tillväga för att undvika att rekrytera personer med olämpliga personliga egenskaper? Kravspecifikation Gallring Intervjuer Personlighetstest Referenstagning Felrekrytering Kan felrekrytering undvikas? Kravspecifikation Testning Referenstagning Tumma på kompetens HRs roll Vilka personliga egenskaper ser rekryteraren som motsats till olämpliga personliga egenskaper, det vill säga vilka egenskaper värderar rekryterare högt? Vilka erfarenheter kring att göra en slutgiltig bedömning finns det hos rekryterare? Kompetens Magkänslans betydelse och inverkan Bedömning Sammanfattande diskussion Slutsatser Hur går rekryterare tillväga för att undvika att rekrytera personer med olämpliga personliga egenskaper? Finns det skillnader mellan tillvägagångssätt i urvalsprocessen hos rekryterare som arbetar i offentliga verksamheter kontra rekryterare som arbetar inom privatägda företag? Vilka personliga egenskaper ser rekryteraren som motsats till olämpliga personliga egenskaper, det vill säga vilka egenskaper värderar rekryterare högt? Vilka erfarenheter kring att göra en slutgiltig bedömning finns det hos rekryterare? Diskussion Minska risken för felrekrytering Styrkor och svagheter Vidare studier Bilaga... 50

6 1.Inledning I studiens första avsnitt introduceras läsaren till ämnet. Studiens syfte, frågeställningar, gjorda avgränsningar och tidigare forskning presenteras därefter. Avsnittet följs sedan av en kort redogörelse av centrala begrepp som utgör en betydande grund till studien. Avslutningsvis presenteras studiens diposition. En genomförd undersökning från rekryteringskonsulten SHL visar på att åtta av tio rekryterare minst vid ett tillfälle varit med om en felrekrytering. I undersökningen deltog 500 personalchefer som fick besvara en enkät. Drygt hälften av dessa svarade att orsaken till felrekrytering berott på fel personliga egenskaper. Fel kompetens för rollen och samarbetssvårigheter med övrig personal i arbetsgruppen kom på delad andra plats. Anders Rydbacken, säljchef på SHL, menar att för lite fokus läggs på personlighet i rekryteringsprocessen och att företag idag generellt sett slarvar med sina rekryteringar. Han menar på att framförhållning saknas och att man använder sig av begrepp som är svåra att mäta, däribland social kompetens (Nandorf, 2010). 1 Synen på att människan utgör en organisations främsta resurs kan ha bidragit till en förändring vad avser innebörden av att anställa rätt person till rätt plats. Idag finns det en utbredd syn om att både organisationen och den enskilde individen ska trivas, då individen har en avgörande roll och inverkan på en organisations framtid. Personlighet har med tiden blivit allt viktigare inom rekrytering, då man strävar efter att anställa en person med lämpliga personliga egenskaper. Detta för att matcha rätt person med organisation och för att den anställde ska komma att trivas och prestera. I annat fall finns det risk för att den anställde inte trivs och underpresterar, vilket kan få negativa konsekvenser för organisationen och kan resultera i en så kallad felrekrytering. En felrekrytering leder ofta till en dyr kostnad för en organisation. Lindelöw (2003:19) framhåller att kostnaden för en felrekrytering kan uppgå till en kvarts- och en halv miljon kronor, det är däremot möjligt att summan kan uppgå till ännu högre belopp. Med tanke på kostnaden och den tid en rekrytering kräver, kan det konstateras att det är viktigt att rekrytera rätt från början. Utifrån den genomförda undersökningen från rekryteringskonsulten SHL, kan det konstateras att personliga egenskaper spelar en avgörande roll ifall en person anses vara rätt för en tjänst inom en organisation. En rekrytering handlar alltid om att göra en bedömning av en person. Det vill säga hur denne framställer sig och besvarar frågorna under intervjun, av dennes testresultat, av referensgivarens ord och individens personliga egenskaper. Den bedömning som görs är avgörande för vem som kommer att anställas och för hur väl personen passar in i organisationen och klarar av sina arbetsuppgifter. Därmed är det relevant att ta reda på vad 1 1

7 rekryterare har för erfarenheter av att göra en slutgiltig bedömning av en person. Detta med anledning att den vanligaste orsaken till felrekrytering oftast beror på olämpliga personliga egenskaper, därmed kan man undra hur mycket fokus som läggs på en individs personlighet i samband med urvalsprocessen. Eftersom personlighet är ett relativt diffust begrepp och kan vara något svårt att få grepp om, kan man även undra hur man mäter och gör just en bedömning av en individs personliga egenskaper. Lindelöw (2003:23) menar på att det finns en mängd olika metoder man kan använda sig av i syfte att motverka felrekrytering. Det som är avgörande är hur man använder sig av dessa metoder och hur bedömningen genomförs utifrån insamlad information av kandidaten. I föreliggande studie undersöker vi detta, det vill säga vilka metoder rekryterare och olika organisationer använder i samband med rekrytering och urvalsprocessen samt hur man går tillväga när man tillämpar en viss metod. 1.1 Syfte, frågeställningar och avgränsningar Syftet med föreliggande studie är att undersöka hur rekryterare går tillväga vid bedömning av kandidater för att undvika att rekrytera personer med olämpliga personliga egenskaper 2. Då vi valde att se till rekryterares erfarenheter vad avser tillvägagångssätt vid rekrytering, använde vi oss av en kvalitativ metod. Utifrån syftet formulerades fyra frågeställningar som lyder enligt följande: 1. Hur går rekryterare tillväga i urvalsprocessen för att undvika att rekrytera personer med olämpliga personliga egenskaper? 2. Finns det skillnader mellan tillvägagångssätt i urvalsprocessen hos rekryterare som arbetar i offentliga verksamheter kontra rekryterare som arbetar inom privatägda företag? 3. Vilka personliga egenskaper ser rekryteraren som motsats till olämpliga personliga egenskaper, det vill säga vilka egenskaper värderar rekryterare högt? 4. Vilka erfarenheter kring att göra en slutgiltig bedömning finns det hos rekryterare? Studiens urval har avgränsats till personer som arbetar på en HR avdelning, det vill säga en organisations personalavdelning. Detta med anledning av att dessa personer bland annat arbetar med rekrytering och har erfarenhet av det. Vi har valt att intervjua tre personer från privata företag och tre personer från offentliga organisationer. Detta för att se om det finns skillnader i tillvägagångssätt vad gäller urvalsprocessen mellan privata- eller offentliga organisationer. I denna studie har vi valt att endast undersöka urvalsprocessen som utgör en del av rekryteringsprocessen. Detta med anledning av att det är i urvalsprocessen som en bedömning görs av en kandidat, då vi är intresserade av att undersöka just hur man går tillväga i processen och vad gäller bedömning. I denna studie syftar vi inte till generalisering av resultatet. 2 Avser vad respondenterna i subjektiv mening anser som olämpliga personliga egenskaper. 2

8 1.2 Tidigare forskning Med hänsyn till föreliggande studies syfte har vi hittat tidigare forskning om bland annat hur rekrytering bör bedrivas och vikten av att göra rätt bedömning. Till exempel skriver McGrellis (2013) om rekryteringsprocessen. Syftet med studien är att undersöka olika typer av metoder inom rekrytering, detta ska bidra till nya riktlinjer som i sin tur ska underlätta rekryteringsbeslut. Författaren lyfter även fram betydelsen av efterarbetet i rekryteringsprocessen för att nå framgång i organisationen. I en artikel skriver Valentina (2013) om de konsekvenser som uppstår av att välja fel arbetstagare, det vill säga de kostnader som utgör rekryteringens alla delar såsom urval, sysselsättning och integration av medarbetare. Men även de aktiviteter som arbetstagare kan utsättas för i organisationen utgör kostnader, exempel på detta är trakasserier. Detta kan leda till exempel sjukskrivningar. I en annan artikel betonar Carlson (2002) bland annat vikten av att göra rätt bedömningar och att vara noggrann vid beslutsfattande. Det är av stor betydelse att rätt beslut fattas vad gäller anställning av en viss kandidat, med anledning av att detta beslut inverkar på organisationens utveckling. Övergripande kan det konstateras att det har forskats en hel del kring rekrytering. Hur rekryterare går tillväga för att undvika att rekrytera personer med olämpliga personliga egenskaper, kan vi däremot se att det inte forskats så mycket om. 1.3 Centrala begrepp Följande avser vi att beskriva några centrala begrepp som utgör en grund till vår studie med tillhörande frågeställningar. Detta för att få en tydligare bild kring tillvägagångssätt inom denna process. Urvalsprocessen är en del av rekryteringsprocessen där rekryteraren fullföljer olika steg för att genomföra en utvärdering och en bedömning av den sökande. De olika stegen utgörs av skapande av kravspecifikation, gallring, intervju, testning och referenstagning Kravspecifikation En kravspecifikation är ett dokument som utgörs av en befattningsbeskrivning, där det finns beskrivningar av de krav som krävs för att klara av arbetsuppgifterna till den tjänst som ska tillsättas (Andersson, Hallén & Smith, 2016:78). En kravbeskrivning bör omfatta kunskapskrav, krav på erfarenhet, utbildning, övriga förutsättningar för arbetet, på vilket sätt arbetet kan skapa stimulans och motivation samt information om verksamheten. Kravanalysen utgör en grund till det underlag som används vid bland annat bedömning av de personliga egenskaper som är av betydelse för arbetet (Hagafors, 1990) Gallring Hagafors (1990) hävdar att gallringen består av tre steg. I de första två stegen, det vill säga utvärdering av ansökningshandlingar och utvärdering av bakgrund och motivation, bör ingen personbedömning göras. Detta med anledning av att det inte är möjligt att utläsa en persons egenskaper genom ett cv och ett personligt brev eller genom att se hur motiverad en person är till ett arbete. Det är först i det tredje steget, det vill säga utvärdering av personlig lämplighet, 3

9 som en personbedömning kan göras. Intervjuer, tester och referenstagning är exempel på metoder för hur bedömningen kan genomföras (Hagafors, 1990) Kompetensbaserad intervjuteknik Det finns ett flertal sätt att strukturera intervjuprocessen på, varav ett av dessa sätt är genom kompetensbaserad intervjuteknik. Denna intervjumetod innebär att intervjuaren på ett konkret sätt försöker utvärdera en kandidats förmåga genom att sätta det i relation till de specifika kompetenser som är relevanta för ett visst jobb (Lindelöw, 2003:38). Exempelvis kan intervjuaren ställa frågor om hur personen agerat i en viss situation och hur han eller hon löste situationen. Användandet av kompetensbaserad intervjuteknik genomförs med utgångspunkt från kravspecifikationen (Skorstad, 2011:78). Skorstad (2011:78) lyfter fram både positiva och negativa aspekter med kompetensbaserad intervjuteknik. Bland annat framhåller han att intervjuformen kan vara mindre lämplig för nyexaminerade, då frågorna ofta grundar sig på arbetslivserfarenhet. Till de positiva aspekterna hör att frågorna är utformade efter aktuell kravspecifikation, vilket innebär att de är direkt relevanta till de kompetenser som krävs för befattningen. Forskningsresultat har visat på att användandet av kompetensbaserad intervjuteknik är det mest framgångsrika tillvägagångssättet vad gäller att förutsäga framtida arbetsprestation (Skorstad, 2011) Testning Ahrnborg (1997:165) framhåller att det kan vara av framgång att testa de sökande ifall rekryteraren känner sig osäker på någon eller några punkter alternativt om han eller hon har svårt att särskilja sökande med liknande meriter. Det finns en mängd olika testmetoder och tester som kan användas i yrkeslivet, beroende på vad man vill mäta. Exempel på test är kunskapstest, begåvningstest och personlighetstest (Lindelöw, 2003:118) Referenstagning Referenstagning är en metod som innebär att samla in kompletterande uppgifter om en person (Lindelöw, 2003:98). Det är ett moment där information samlas in från referenser, till exempel från tidigare arbetsgivare eller kollegor. Referenstagning sker i slutet av rekryteringsprocessen. Med anledning av att olika referenser känner en person på olika sätt och kan vara insatt i olika delar, bör man tala med mer än en referensgivare (Ahrnborg, 1997:168). 1.4 Disposition Föreliggande uppsats består av fem olika kapitel. Efter första kapitlet går vi in på kapitel två som utgörs av den teoretiska referensramen. I detta avsnitt lyfts två ansatser fram som har till syfte att tala om hur man bör gå tillväga i rekryteringsprocessen. Även begrepp som exempelvis kompetens och bedömning tas upp i detta kapitel. I kapitel tre presenteras och argumenteras det för val av metod, insamling av data och databearbetning. I detta avsnitt diskuteras även studiens kvalité och hur studien genomförts med hänsyn tagen till 4

10 vetenskapsrådets etiska principer. Kapitel fyra utgörs av studiens analys- och resultatdel där resultatet presenteras och analyseras. I kapitel fem redogörs det för studiens slutsatser avseende våra frågeställningar, för att vidare kunna föra en diskussion kring dessa. Avsnittet innehåller även en framställning kring studiens styrkor och svagheter samt intressanta aspekter för vidare forskning. 5

11 2. Teoretisk referensram I detta kapitel redogör vi för teorier och begrepp som syftar till att skapa förståelse för det empiriska materialet. Här ingår bland annat två ansatser som behandlar rekryteringsprocessen och hur synen på rekrytering har utvecklats genom åren. De två ansatserna benämns som den psykometriska- och den sociala ansatsen (Bolander, 2000). I följande kapitel kommer det även redogöras för kompetens och dess betydelse, femfaktormodellen, mätinstrumentens validitet samt bedömning och beslutsfattande. 2.1 Psykometriska ansatsen Bolander (2002:6) framhåller att den psykometriska ansatsen länge har dominerat både inom akademisk forskning och mer praktisk orienterad litteratur kring rekrytering och urval. Utifrån ett historiskt perspektiv uppkom den psykometriska ansatsen i samband med ett ökat intresse att uppnå effektivitet i organisationerna. I och med detta uppmärksammades även rekryteringsprocessen. Olika föreställningar om hur rekryteringsprocessen borde gå till uppstod med syfte att hitta rätt person till rätt plats. Dessa innefattar bland annat att alla skulle behandlas lika samt att det skulle vara en tydlig maktordning mellan överordnad och anställd. Rekryteringsprocessen skulle styras utifrån kompetens istället för exempelvis fördomar eller personliga relationer. De olika föreställningarna kom att bidra till skapandet av en standardiserad arbetsmetod för rekrytering och urval, vilken kom att benämnas den psykometriska ansatsen. Den psykometriska ansatsen växte fram under talet (Bolander, 2002:10ff). Den psykometriska ansatsen utgörs av två rekryteringsverktyg, det vill säga urvalsmodell och urvalsinstrument. Urvalsmodellen är en standardiserad metod som visar på en rekommendation för hur man bör gå tillväga i samband med rekrytering och urval för att undvika misstag och felrekrytering. Denna modell visar på vilka olika steg som bör ingå i processen (Bolander, 2002:8). 1. Fastställa behovet 2. Kravanalys/specifikation 3. Skaffa kandidater (annonsering och/eller kontakter) 4. Behandla ansökningshandlingar 5. Träffa och intervjua vissa sökande 6. Ta referenser och ev. testa kandidaterna 7. Utvärdering/fatta beslut 8. Erbjuda anställning 9. Introduktion 10. Uppföljning Figur 1. Urvalsmodellen enligt den psykometriska ansatsen (Englund 1999:9). 6

12 Urvalsmodellen består av tio moment som rekryteraren rekommenderas att följa, vilka återges i tabellen över. Det första steget innebär att fastställa ifall det finns behov av en rekrytering. När beslutet av tillsättning av tjänst har tagits, ska en kravanalys upprättas. Kravanalysen ska innefatta tre kravområden, det vill säga kompetens, personlighet och övrig information. Vad gäller kompetens ingår till exempel utbildning, erfarenhet och språkkunskaper. I det andra området, det vill säga personlighet, avses en persons egenskaper. Det sista området behandlar övrig information såsom ålder, kön och löneläge (Bolander, 2002:9). När en kravanalys har fastställts är nästa steg att informera och annonsera ut den lediga tjänsten. Det fjärde steget handlar om att behandla de ansökningar som kommit in och göra en första gallring, det vill säga ett urval med utgångspunkt från kravanalysen. Därefter ska de intressanta kandidaterna kallas för intervju. Användandet av olika tester kan därefter tillämpas. Nästa steg utgörs av referenstagning, vilket syftar till att delges information som är av betydelse från kandidatens tidigare arbetsgivare. När dessa steg har genomförts, ska informationen om alla sökande diskuteras och utvärderas för att komma fram till den bästa tänkbara kandidaten. Därefter ska rekryteraren erbjuda anställning. För att säkerställa en lyckad rekrytering krävs en bra introduktion och uppföljningssamtal med den nyanställda (Bolander, 2002:9). 2.2 Sociala ansatsen Den sociala ansatsen växte fram som en kritik mot den psykometriska ansatsen (Bolander, 2002:16). Kritiken som riktats gentemot den psykometriska ansatsen, grundar sig framförallt i att hänsyn inte tas till att människor är sociala varelser. Detta tolkar vi som att den psykometriska ansatsen fokuserar på organisationens behov utan att hänsyn tas till arbetstagarnas trivsel. Vad gäller mänskliga egenskaper skiljer sig synen åt mellan de två ansatserna. Bolander (2002:17) framhåller att den psykometriska ansatsen ser människors egenskaper som oföränderliga. Detta medan det konstateras i den sociala ansatsen att människans egenskaper är föränderliga. Den sociala ansatsen fokuserar mer på mänsklig interaktion och menar på att rekrytering är en social process där interaktionen mellan de inblandade är avgörande för bedömningen. Relationer, interaktion, ömsesidigt inflytande, attityder, förhandling, identitet och självuppfattning står i fokus (Bolander, 2002:16). I den psykometriska ansatsen finns en bild om att rekryteraren ska förhålla sig rationell och objektiv i ett rekryteringssammanhang. Bolander (2002:18) menar däremot på att detta har visat sig problematiskt, då man har kunnat visa på att rekryterare påverkas av faktorer som formellt sett inte ska påverka en bedömning. Anderson (1992, refererad i Bolander, 2002:18) framhåller att rekryterare tenderar att bland annat använda sig av stereotyper och att låta bedömningen påverkas av personliga åsikter. Till följd av att grundtankarna i den psykometriska ansatsen till stor del handlar om ett objektivt beslutsfattande, har man istället försökt att ta bort de subjektiva variablerna som har visat sig påverka rekryteringsprocessen. Exempelvis genomförs detta genom användandet av mer standardiserade frågor (Bolander, 2002:18). 7

13 Enligt den sociala ansatsen bör realistisk information utbytas mellan arbetsgivare och sökande, exempelvis genom att rekryterare ger en verklighetstrogen syn på det aktuella arbetet. Skapandet av engagemang och ömsesidigt utbyte av information, är för den sociala rekryteringsprocessens ett viktigt mål. Detta för att skapa ett psykologiskt kontrakt mellan arbetstagare och organisationen (Bolander, 2002:21). Det psykologiska kontraktet innebär delade förväntningar och skyldigheter mellan parterna (Granberg, 2011:599). Enligt den sociala ansatsen bör rekryteringsprocessen bedrivas som följande: Organisationen informerar potentiella sökande om jobb, karriär och organisationen. Organisationen informerar om vilken typ av information som önskas om den sökande och varför den är relevant. Den sökande väljer själv ut vilken information som han eller hon berättar med hänsyn tagen till den efterfrågade informationen från organisationen ( ) Den sökande kommer få frågan om dennes förväntningar och mål. Både den sökande och arbetsgivaren bedömer deras lämplighet för varandra baserat på matchande information som den sökande och arbetstagaren besitter. Beroende på läget på arbetsmarknaden eller det stadium som är uppnått i organisationens rekryteringsprocess eller det individuella jobbsökandet, kommer parterna att förhandla, kompromissa och besluta. I vissa fall kommer makten i dessa förhandlingar ligga hos organisationen (en köpares arbetsmarknad), i andra fall kommer makten ligga hos den sökande (en säljares arbetsmarknad) och i en del fall kommer makten vara balanserad mellan parterna. Härefter är målet för urvalsprocessen att välja, attrahera eller att förhandla. Figur2. Rekryteringsprocessen utifrån den sociala ansatsen (Herriot 1992:133). Egen översättning. Medan fokus inom den psykometriska ansatsen är på mer standardiserade metoder, är det vanligt inom den sociala ansatsen att bedriva ostrukturerade intervjuer. Syftet med urvalsmodellen i denna ansats är att möjliggöra informationsutbyte för att skapa diskussioner om förväntningar på arbetet. De olika urvalsintrumenten har till syfte att beskriva kandidatens beteende och beröra det arbete som den aktuella tjänsten innefattar. Företrädare för den sociala ansatsen menar att arbetet som utförs av kandidaten påverkas av omständigheterna arbetet utförs i. Därmed bör kandidaten bedömas utifrån dennes beteende och de fastställda krav som finns för den aktuella tjänsten, och inte utifrån personens egenskaper (Bolander, 2002:22). Både den psykometriska och den sociala ansatsen har drivits av en målsättning att göra effektiva och lyckade rekryteringsprocesser. Detta har i sin tur bidragit till skapandet av fler rekryteringsmodeller vilket i sin tur medverkat till utveckling av olika urvalsinstrument. Bolander (2000:29) menar däremot på att detta har begränsat vår kunskap om rekrytering till följd av en ökad osäkerhet kring hur bedömning genomförs av kandidater. Hon menar på att 8

14 vi idag vet mer om hur rekryteringsprocessen bör gå till än hur den faktiskt genomförs. Detta samtidigt som hon menar på att användning av modeller och instrument inte behöver säkerställa att felrekrytering utesluts. 2.3 Kompetens I samband med urvalsprocessen och användandet av olika metoder, är det viktigt att veta vad kompetens är. I annat fall är det svårt att veta hur man ska använda sig av olika tester och vad de mäter. Den sökandes kompetens utgör en viktig del vid bedömning, därmed är det en god anledning att få en ökad förståelse för olika typer av kompetens och hur den undersöks för att rekryteraren ska kunna göra en slutgiltig bedömning av kandidaterna. Den senaste tiden har kompetensbegreppet kommit att användas allt mer inom arbetssammanhang och har blivit en viktig del när det kommer till kvalifikation i arbetslivet (Keen, 2006:3). Beroende på situation, karaktär och perspektiv kan kompetensbegreppet ha många olika definitioner och betydelser (Berglund & Blomquist, 1999:42). Keen (2006:3) framhåller att kompetens handlar om en individs förmåga att klara av en väsentlig arbetsuppgift, även om situationen skulle vara oförutsedd. Berglund och Blomqvist (1999:43) beskriver kompetens som följande: Kompetens är förmågan att i en konkret situation skapa ett tillstånd där teoretiska och praktiska kunskaper och erfarenheter integreras och får sitt uttryck genom intellektuellt tänkande och praktisk handling Olika typer av kompetens Vad gäller rekryteringsprocessen förekommer det olika typer av kompetens som brukar uppmärksammas av rekryteraren i syfte att göra rätt bedömning av kandidaterna. Dessa utgörs av formell kompetens, social kompetens och personlig kompetens. Formell kompetens avser utbildningar eller legitimering av ett visst yrke. Den formella kompetensen bekräftar att en individ har tillräcklig med kompetens för att kunna utföra en specifik arbetsuppgift (Granberg, 2011:517). Samtidigt som den formella kompetensen bidrar med mycket information om den arbetssökande, finns det information som denna typ av kompetens inte bidrar med. Utöver den formella kompetensen är det viktigt att utvärdera den sociala kompetensen och den personliga kompetensen hos den sökande. Persson (2003:8) menar på att den sociala kompetensen kan vara svår att definiera eftersom det handlar om en individs individuella förmåga som varierar mellan olika kontext. Dahlkwist (2002:9) framhåller att social kompetens handlar om individens förmåga att hantera känslor och relationer, vilket exempelvis kan handla om förmågan att samarbeta och skapa kontakter samt att kunna hantera svåra situationer och samtal med andra individer. I aktuella forskningsstudier om ämnet förekommer det en hel del olika egenskaper som nämns som social kompetens. De egenskaper som tagits fram är bland annat initiativförmåga, förmåga att kunna lösa tvister, anpassning till krav, flexibilitet, god förmåga att fatta beslut, god förståelse och kommunikativ förmåga (Dahlkwist, 2002:7). Jarlén (1997:10) menar på att social kompetens handlar om samspel och samvaro med andra individer. Författaren beskriver området vidare 9

15 med egenskaper som pedagogisk förmåga, samarbetsförmåga och en öppenhet mot förändringar för medarbetarna, det vill säga att vara förberedd att ständigt lära sig nya saker (Jarlén, 1997:12). Persson (2003:20) menar på att de olika begreppen som används i samband med social kompetens, är olika sätt att uttrycka förmågan att samarbeta med andra individer i grupp, att fungera i relationer med andra individer eller som en kombination av dessa. Ifall vi anser att en person är mer eller mindre socialt kompetent, beror på våra förväntningar vilka till viss del har sin grund i vår kultur. Det vill säga vårt invanda tankesätt vad gäller hur man ska bete sig och hur relationerna mellan individen, andra och till samhället ska regleras (Persson, 2003:183). Goffman (refererad i Persson, 2003:184) menar på att en persons handlingar i en social situation, säger mycket om personligheten. Detta kan kopplas till Jarlén (1997:12) som framhäver att personlig kompetens handlar om både yrkeskompetens och social kompetens, det vill säga en individs utbildning, erfarenheter och sociala kompetens. Ansvar, attityd, service och förhållningssätt är några exempel på vad som kan tas fram som personlig kompetens i en profil (Jarlén, 1997:12). Till stor del handlar den personliga kompetensen om hur en person använder sig av sina olika kompetenser i olika situationer (Jarlén, 1997:12). Skorstad (2011: ) framhåller att beteende som involverar social kompetens kan förändras genom övning, detta samtidigt som personligheten är svårare att förändra Synlig och mindre synlig kompetens Skorstad (2011:26) framhåller att kompetens är något som är synligt och som kan observeras genom olika beteenden. En människas agerande och handlande styrs däremot av något som är svårare att observera, det vill säga av dennes personlighet, begåvning, motivation och kunskap. Dessa delar kan vara antingen medvetna eller omedvetna hos en person. De olika delarna talar till viss del om vilken potential som finns hos en individ. Dessa kan vara av intresse att undersöka i samband med bedömning av en persons lämplighet för en befattning. Uppfattningen om att vi har vissa personlighetsdrag som är stabila över tid och i olika situationer, tillämpas ofta inom rekryteringssammanhang. En människas personlighetsdrag talar om hur en person kan komma att agera och uppträda längre fram som anställd. Samtidigt som personlighet talar om vad man föredrar att göra, talar begåvning om vad en person har för förmåga att klara av specifika arbetsuppgifter och vad man är bra på. Utöver detta är det viktigt att ta reda på ifall den sökande är motiverad till att utföra arbetsuppgifterna samt vad som motiverar personen. Ifall en person inte är motiverad till att utföra sitt arbete, spelar det ingen roll ifall personen i fråga har begåvning för de tillhörande arbetsuppgifterna. Kunskap är också en viktig del, vilken är nära kopplad till den formella kompetensen. I samband med rekrytering är det viktigt att på ett djupare sätt ta reda på den formella bakgrunden och tidigare erfarenhet. Värt att notera är att kunskap varierar mellan olika arbeten och arbetsuppgifter, i och med att olika krav ställs. Hur resultatet blir vad gäller personlighet, begåvning, motivation och kunskap, är beroende av kontexten. Kontexten kan antingen försvåra eller underlätta för hur de olika delarna yttrar sig. Exempelvis innebär detta att en person kan fungera bra i en situation men sämre i en annan (Skorstad, 2011:31). 10

16 För att få en bild över en persons kompetenser och egenskaper, brukar det i samband med rekryteringsprocessen vara av intresse att använda sig av olika tester, däribland personlighetstest. Detta för att öka sannolikheten vad gäller att hitta rätt kandidat till tjänsten. Följande avser vi att redogöra för personlighetsteorin femfaktormodellen för att därefter komma in på validiteten för olika mätinstrument Femfaktormodellen En uppfattning som ofta tillämpas i olika personlighetstest, är att vi har vissa personlighetsdrag som är stabila över tid. En personlighetsteori som utgör grunden till vissa personlighetstest och som har sin grund i denna uppfattning är femfaktormodellen. Vi har valt att redogöra för femfaktormodellen med anledning av att den är en av de mest utbredda teorierna, samtidigt som den på ett tydligt sätt beskriver olika dimensioner av personligheten samt vilka personlighetsdrag som är bäst lämpade för olika yrkestitlar och positioner. Modellens fem dimensioner utgörs av neuroticism, extroversion, öppenhet, social förmåga och samvetsgrannhet (Kahlke & Schmidt, 2002:205). Varje dimension består av olika egenskaper som skiljer personlighetsdragen åt. Testen som utförs bedöms utifrån en skala där en individ kan ha låg eller hög grad av en personlighetsdimension. En individ som har en hög grad av neuroticism beskrivs till exempel med egenskaper som orolig, osäker och emotionellt instabil. En låg grad av neuroticism beskrivs istället med egenskaper som stabila och lugna individer som klarar av att hantera svåra situationer. Enligt Kahlke och Schmidt (2002) har tidigare undersökningar visat på att individer med en hög grad av neuroticism har ett svagt positivt samband vad gäller emotionell stabilitet och framgång i arbetslivet. Extroversion beskrivs av individer som är aktiva, dominerande, varma och sociala. En låg grad av extroversion beskrivs av individer som föredrar att vara ensamma och ses som lugna, tillbakadragna och reserverade. Arbetsmässigt är dessa individer mer inriktade på en arbetsuppgift än vad de är på människor. Enligt Kahlke och Schmidt (2002) har det i tidigare undersökningar påvisats ett positivt samband mellan extraversion och yrken som chef, polis eller försäljare. Detta med anledning av att de nämnda yrkestitlarna handlar om ett samspel med andra individer, som ingår i de olika yrkenas arbetsuppgifter. Öppenhet beskrivs med egenskaper som öppen, spontan, aktiv, nyfiken, kreativ och en förmåga att klara av osäkra situationer. Individer som har uppvisat en låg grad av öppenhet beskrivs med egenskaper som mindre fantasifulla, realistiska och slutna. Undersökningar har visat att öppenhet har en koppling till yrken som till exempel journalist, konstnär, författare och antropolog. Social förmåga beskrivs med egenskaper som samarbetsvilja, anpassningsförmåga, ansvarsfull, noggrann, tillitsfull, naiv och tolerant. Individer med en låg grad av social förmåga kännetecknas av individer som är intoleranta, manipulerande och kritiska. Enligt Kahlke och Schmidt (2002) har undersökningar visat att individer med hög social förmåga har en stark koppling till yrken som revisor eller yrken med mycket kundkontakt. Samvetsgrannhet beskriver individer som är planerande, omständliga, målinriktade, ansvarsfulla, uthålliga och individer som har en god självdisciplin. En låg grad av samvetsgrannhet beskriver istället 11

17 individer som är vårdslösa, ansvarslösa, ostrukturerade, ouppmärksamma och impulsiva. Inom arbetslivet har samvetsgrannhet visat sig resultera i goda medarbetare med mål och struktur. Det har även påvisats ett positivt samband vad gäller framgång i arbeten där det förekommer kundkontakt (Kahlke & Schmidt, 2002:208). Låga poäng Dimensioner Höga poäng Lugn, tillbakadragen Extroversion Social, dominerande, aktiv Stabil, lugn Neuroticism Orolig, osäker Realistisk, sluten Öppenhet Öppen, aktiv, kreativ, nyfiken Intolerant, manipulerande Social förmåga Samarbetsförmögen, naiv Ouppmärksam, impulsiv Samvetsgrannhet Målinriktad, ansvarsfull Figur 3. Femfaktormodellens olika dimensioner Mätinstrumentens validitet Bolander (2000:7) framhåller att den största delen av forskning kring rekrytering har handlat om utveckling och utvärdering av olika urvalsinstrument. Forskning har därmed varit empirisk snarare än teoriutvecklande. Syftet har varit att nå en ökad effektivitet i rekryteringsprocessen genom att hitta bättre metoder för att rekrytera rätt person till rätt plats. Detta genom att utveckla kostnadseffektiva urvalsinstrument med högre validitet och reliabilitet. Vad gäller att mäta ett instruments validitet använder man sig främst av prognostisk validitet. Detta innebär att instrumentet ställs i relation till ett prestationsmått för att kunna utvärdera instrumentets förmåga att förutsäga framtida yrkesframgång. Instrumentets reliabilitet testas genom att se ifall resultatet blir detsamma för samma personer vid olika tillfällen. Utifrån dessa validitets- och reliabilitetsstudier görs så kallade metaanalyser, vilket innebär att olika studier analyseras för att få fram ett sammantaget resultat. Schmidt & Hunter (1998, refererad i Bolander, 2000:7) genomförde en metaanalys där de visar en genomgång av 85 års forskning om olika urvalsinstrument. Denna analys visade på en prognostisk validitet på 51 procent för strukturerad intervju, 38 procent för ostrukturerad intervju, 26 procent för referenstagning och 41 procent för personlighetstest. Kahlke och Schmidt (2002:121) hävdar att intervju som urvalsmetod är det vanligaste använda bedömningsredskapet. Det som kan konstateras är att tillvägagångssättet under intervjun påverkar intervjuns validitet och reliabilitet. Utifrån den prognostiska validiteten för ostrukturerad och strukturerad intervju, kan det konstateras att val av struktur har en relativt stor inverkan på resultatet. Vi antar att en ostrukturerad intervjuform har en lägre validitet med anledning av bristen på förberedelser, vilket kan öka risken för otillräcklig information och att magkänslan får en större påverkan. 12

18 Enligt Kahlke och Schmidt (2002:274) har resultatet i många undersökningar visat att referenstagning har en låg prognostisk validitet. Detta skulle kunna bero på att personerna själva har tagit fram referensgivare och att referenserna ger en subjektiv bedömning av personen. Detta uttalande har däremot inte förändrat referenstagningen och dess användning. Referenstagning är i praktiken den mest använda urvalsmetoden, efter CV och intervjuer. Test, då i bemärkelsen personlighetstest, har varit mycket omtalat och blivit kritiserat genom åren. På det tidiga talet bevisades det genom forskning att personlighet kan förutsäga arbetsprestation. Detta medförde ett ökat intresse för personlighetstest (Morgeson, Campion, Dipboye, Hollenbeck, Murphy & Schmitt, 2007:683). Lindelöw (2003:118) menar på att marknaden för olika testmetoder och test är oreglerad samt att det finns brist på kunskap bland annat vad gäller utformningen av test och hur testen bör utföras. En anledning till kritiken är att personlighetstest ofta utgår från olika personlighetsteorier som menar på att vi har vissa personlighetsdrag som är stabila över tid (Skorstad, 2011:121). Granberg (2011:449) menar på att en persons agerande och beteende är ett resultat av både en persons egenskaper och omgivning. Han framhåller att man kan mäta egenskaper genom att skapa situationer där egenskaper kommer till uttryck genom olika beteenden. Lindelöw (2003:25) menar på att olika typer av test har varierande validitet, vilket medför olika värde för rekryteringsprocessen. Däremot bör testen betraktas som ett viktigt komplement. Sjöberg (2000:11) menar på att personlighetstest vanligtvis utgörs av en självbedömning. Exempelvis får den testande ta ställning i ett antal påståenden alternativt beskrivande adjektiv. Frågan är hur pass sanningsenlig personen ifråga är och ifall svaren är tillförlitliga. Sjöberg (2000:27) menar på att det behövs ny forskning vad gäller social önskvärdhet och att svara ja på samtliga frågor. Detta tolkar vi som att man manipulerar testet för att påverka resultatet i en önskvärd riktning. Forskning har däremot visat på att validiteten påverkas i liten grad vad avser detta (Sjöberg, 2000). 2.6 Bedömning Enligt Bolander (2002:1) upplever rekryterare svårighet i att genomföra en bedömning av en arbetssökandes kompetenser. Detta med anledning av att de upplever att den tillgängliga informationen inte är tillräcklig för att kunna göra en bedömning. Bolander (2002) konstaterar därmed att den individuella bedömningsprocessen präglas av osäkerhet. I beslutsprocessen är det dock vanligt att fler personer än rekryteraren är inblandad, där de inblandade parterna diskuterar och kommer överens om en lämplig kandidat utifrån den information som finns tillgänglig. När ett beslut har tagits om en lämplig kandidat, kan man fråga sig hur bedömningen genomförs för att fastställa kandidatens kompetenser. Exempelvis hur man ser till olika kompetenser och vilken kompetens som väger tyngst Bedömning utifrån intuition Intuition handlar om en direkt uppfattning av en kandidat utan att rekryteraren kan redogöra för hur han eller hon kommit fram till sin uppfattning (Illeris, 2013:55). En rekryterare måste dock agera som en professionell bedömare för att få en rättvis bild av de sökande (Bolander, 13

19 2002:44). Myers (2002, refererad i Miles & Smith, 2014:608) framhåller att chefer ofta tenderar att använda sig av sin intuition, istället för att använda sig av objektiva metoder i samband med urval av sökande. Klein (2003, refererad i Miles & Smith, 2014:608) menar på att ledningen och chefer ofta använder den egna intuitionen i situationer som kännetecknas av osäkerhet, tidspress och komplexitet. I sådana situationer tenderar chefer att styras av bedömningar baserade på magkänsla. Hagafors (1990) menar på att tillämpning av denna form av bedömning huruvida en person kommer att passa in i en situation i arbetslivet, medför fler risker än möjligheter. Det krävs ett metodiskt tillvägagångssätt i samband med urvalsarbetet för att nå bästa möjliga resultat. Detta innebär att man på ett metodiskt sätt samlar in information, undersöker, tolkar och sätter samman information Bedömning och beslutsfattande Det slutgiltiga syftet med urvalsprocessen är att genom insamlad information välja ut rätt medarbetaren till tjänsten. Beslutet som ska fattas under bedömningen är uppbyggt på informationen som har samlats in via de urvalsmetoder som använts (Kahlke & Schmidt, 2002:288). Rekrytering, urval och bedömning har länge varit ett populärt forskningsområde, särskilt inom området för arbets- och organisationspsykologi (Nikolaou & Oostrom, 2015:2). Nikolaou och Oostrom (2015) hävdar att urvalsmetoder har förändrats mycket den senaste tiden. Den traditionella intervjun är än idag en vanlig metod samtidigt som utbudet av bedömningsprocesser idag är mer skiftande. Man menar att ny teknik, metoder och strategier såsom bedömning av personlighetstest, har tagit en stor roll i dagens rekrytering. Enligt Nikolaou och Oostrom (2015) har det till exempel utvecklats nya urvalsmetoder, varav en av dessa är videopresentationer. Metoden innebär att de jobbsökande får presentera och visa sina förmågor genom en videoinspelning istället för endast genom ett traditionellt CV i pappersformat. Nikolaou och Oostrom (2015) menar på att nya metoder, tekniker och strategier syftar till att bespara tid och pengar. Nackdelen med detta, till exempel vad gäller videopresentationer, förhindrar den sociala interaktionen som annars sker via intervjuer. Kahlke och Schmidt (2002:22) uppfattar att beslutsfattande ofta sker på ett begränsat underlag där olika metoder och tester uteslutits i urvalet. Detta bidrar till bristande information av de sökande som gör att bedömningen blir bristfärdig. Kahlke och Schmidt (2002) betonar att antalet tester eller metoder inte är avgörande för ett bättre urval. De menar på att ett mångsidigt bedömningsunderlag resulterar i en helhetsbild av den sökande, vilket är viktigt för att kunna göra en rättvis bedömning. Kahlke och Schmidt (2002:121) framhåller att intervju är den bästa urvalsmetoden för att underlätta bedömningen, så länge den hanteras med rätt resurser. Bland annat krävs god förberedelse innan intervjutillfällena. Detta samtidigt som det krävs engagemang under intervjuerna och tid måste avsättas efter intervjun för en direkt sammanfattning och bedömning. På detta sätt menar Kahlke och Schmidt (2002:149) att intervju som urvalsmetod är den metod som ger det mest tillförlitliga resultatet i samband med ett anställningsförfarande. Lindelöw (2003:38) hävdar att användandet av kompetensbaserad 14

20 intervjuteknik är det mest framgångsrika. Enligt Andersson et al. (2016:104) måste det finnas en strukturerad- eller en standardiserad metod för att bedömningen under och efter ett intervjuförfarande ska bli korrekt. Det påstås att strukturerade bedömningsskalor ökar bedömningens kvalité under intervjuförfarandet. Andersson et al. (2016) påstår dock att dessa bedömningsskalor är ovanliga i Sverige och menar att de skalor som används idag inte är särskilt väldefinierade. Carlson (2002:461) betonar att betydelsen av rätt bedömningsfattande utifrån en urvalsprocess har en stor inverkan för en organisations utveckling och framgång. 2.7 Sammanfattning I teorikapitlet har olika områden behandlats som anses viktiga för studiens syfte och frågeställningar. I avsnittet har det redogjorts för den psykometriska ansatsen, den sociala ansatsen, kompetens, femfaktormodellen, mätinstrumentens validitet och bedömning och beslutsfattande. Vidare kommer dessa områden att behandlas i analys- och resultatavsnittet. Detta för att se ifall och på vilket sätt teorierna och begreppen tillämpas i praktiken. 15

21 3. Metod I följande avsnitt presenterar vi val av metod, urval, utformning av intervjuguide, intervjuförfarande och databearbetning. Vi kommer även att redogöra för vår förförståelse. Vi anser inte att vår förförståelse har påverkat resultatet i föreliggande studie, men vi har valt att ha med den för att tydliggöra att urvalsprocessen är mer komplicerad än vad som kan tros. Vi kommer sedan redogöra för och diskutera undersökningens kvalité med hjälp av begrepp som validitet, reliabilitet och etiska principer. 3.1 Metodval Med anledning av syfte och frågeställningar i föreliggande studie tillämpades kvalitativ metod. Syftet med föreliggande studie är att undersöka hur rekryterare går tillväga vid bedömning av kandidater för att undvika att rekrytera personer med olämpliga personliga egenskaper. I denna studie valde vi att använda oss av intervjuer som datainsamlingsmetod, närmare bestämt använde vi oss av halvstrukturerade intervjuer. Lantz (2013:47) menar på att den halvstrukturerade intervjuformen innefattar att man har vissa bestämda frågeområden i en bestämd följd, samt att följdfrågor tillämpas inom dessa områden. Vidare menar hon på att intervjuformen innebär att respondenten kan ge sitt svar som intervjuaren finner meningsfullt, samtidigt som intervjuaren får en uppfattning om frågornas meningsfullhet för respondenten. Till följd av urvalsprocessens olika steg, vilka ofta följs i en viss ordning oavsett organisation, ställdes frågor om dessa steg i en bestämd följd. Vi valde intervju som datainsamlingsmetod då vi ville få en ökad inblick i rekryterares erfarenheter. Att genomföra föreliggande studie genom exempelvis observation, ansåg vi vara svårt. Med observation som metod skulle processen bli mer utdragen samtidigt som det skulle vara svårt att få reda på den bakomliggande orsaken till ett visst tillvägagångssätt inom ramen för urvalsprocessen. 3.2 Vår förförståelse Det som vi tidigare erfarit när vi blivit kallade på intervjuer som pågått i cirka 20 minuter, är att det ofta har ställts frågor som till exempel berätta om dig själv, starka sidor och svaga sidor samt enstaka frågor om de egenskaper som värdesätts i annonsen. Eftersom det inte lagts ner allt för mycket tid på fler frågor har vi tidigare sett rekryteringsprocessen som en relativt okomplicerad och kortvarig process, där beslutet avgörs utifrån rekryterarens egna tycke och magkänsla utan några särskilda regler. Vi har även antagit att utseendet och val av klädsel är viktigt vid ett intervjumöte för att skapa ett så bra intryck som möjligt, som sedan kan påverka anställningen positivt. Under vår verksamhetsförlagda utbildning fick vi se att rekryteringsprocessen är mer avancerad än så, vilket har skapat ett större intresse för att få veta mer om processen och vad som krävs för att lyckas med en rekrytering. Detta har bidragit till val av ämne i föreliggande studie. Med koppling till studiens frågeställningar var vår förförståelse att en rekryterare alltid måste utgå ifrån en sökandes kompetens och erfarenheter först och främst. Vår förförståelse vad gäller skillnad mellan privatägda- och 16