Sammantra desplats: Musikaliska, mö tesrummet Kl

Transkript

1 STYRELSEMÖTE PROTOKOLL nr Sammantra desplats: Musikaliska, mö tesrummet Kl Na rvarande ledamö ter: Lena Malmfors Ulrika Lind Karin Switz Sverker Gawell Lennart Lundblad Lena Haag Staffan Eriksson Ordfö rande Vice ördfö rande, adjungerad Sekreterare, Symf Na rvarande suppleanter: Per-Markus Heggestad Anita Anderssön Symf Na rvarande ö vriga: Ola Bjerding VD Bilagör: 1. Bolaget utfall mot budget med prognos ver Fö reningen utfall mot budget med prognos ver Rapport - Event Likviditetsrapport 2018, Redovisning Bla sarsymfonikerna SLL Redovisning La nsmusiken SLL Verksamhetsplan 2019, version Preliminär budget Musikaliska: Sja lvfinansieringsgrad 2016 rapport 1 (3) (1) 1. Mötets öppnande Ordföranden, Lena Malmfors, hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 2. Val av protokollsjusterare Att jämte ordföranden justera dagens protokoll utses Lennart Lundblad. 3. Anmälningar Johan Söderlund, Rani Banth, Niklas Heggestad och Lilian Henriksson har anmält förhinder. 4. Godkännande av föredragningslista Föredragningslistan fastställs. 5. Protokoll från föregående möte med uppföljning av beslut Protokoll nr 200 läggs med godkännande till handlingarna. - Att uppdra åt VD att införskaffa informationsfolder om Trygghetsrådet TRS att dela ut till styrelsen vid nästa möte. 1 (6)

2 6. Budgetuppföljning per 30 april 2018 för föreningen och för bolaget inklusive särskild uppföljning för eventförsäljningen 1. Föreningen Prognosticerat resultat vid årets slut är 210 tkr. Budget 194 tkr. - Att godkänna budgetprognosen för föreningen och lägga den till handlingarna. 2. Bolaget Prognosticerat resultat vid årets slut är 60 tkr. Budget 260 tkr. Styrelsen konstaterar att utvecklingen av eventförsäljningen är positiv. - Att godkänna budgetprognosen för bolaget och lägga den till handlingarna. 7. Likviditetsrapport Saldo vid årets slut beräknas till 1209 tkr, vilket styrelsen finner betryggande. - Att lägga likviditetsrapporten med godkännande till handlingarna. 8. Uppföljning till SLL beträffande orkestern och länsmusiken VD berättar om den särskilda (års)redovisning för det gångna året, som görs digitalt via Sll:s hemsida, en hemsida som inte fungerar bra utan orsakar en hel del extra arbete för vår administrativa personal. Denna digitalt ifyllda redovisning är mer kortfattade än den som presenteras till föreningens årsmöte. Styrelsen diskuterar: Kan denna digitala redovisning samköras med föreningens årsredovisning som ju tar upp samma saker men i längre form? Om inte landstinget utvecklar mätbara begrepp så måste vi göra det. Vi bör ta reda på vilket redovisning som går ut till tjänstemännen respektive politikerna. Kan vi hitta sätta att beskriva synergieffekter med andra konstarter och institutioner, utveckla egna nyckeltal? Ibland kanske det räcker med att redovisa vilka kontakter vi haft istället för resultaten. Hur visa på förmågan till flexibilitet? - Att uppdra åt VD att genomföra samtal med Kulturnämnden om de två årsredovisningarnas betydelse, vilka som läser dem och hur vi kan utveckla och möjligen samordna dessa båda redovisningar. 2 (6)

3 9. Verksamhetsplan 2019 Vd presenterar preliminärt underlag till VP Urval av åsikter som framförs vid mötet: För mycket text. Detta är ett förflyttningsinstrument som ska leda till fyrverkeri. VP alltför verksamhetsbeskrivande. I högre utsträckning kan vi behöva ett mottagarperspektiv som beskriver varför vi behöver ha dessa verksamhetsgrenar och de synergieffekter de ger. Mindre vad vid gör - istället mer varför och för vem. Istället för att beskriva allt borde vi prova att istället peka istället ut några förflyttnings-/utvecklingsområden, gärna i förenklad form, och vad vi kan åstadkomma när vi når utpekade mål. Mera offensiv skrivning, tex texten Särskilt om blåsasymfonikerna byts ut till Det unika med blåsarsymfönikerna. Ta med idén om blåsmusikcentrum. Sätt den aktiva delen i texten först, och den beskrivande texten sist. Hitta signalfrågor, sånt vi vill skylta med: tex integration. Attityden bär vägen framåt; formulera rakare, klatschigare. Hur vill vi fronta vårt uppdrag? Ska man driva alla idéer samtidigt eller välja ut en inriktning i taget. Satsa ett år på orkester och ett annat länsmusiken? Hur förändringsbenägna är de som jobbar i verksamheten? På vilken fråga där ute är vår verksamhet ett svar? - Att uppdra åt styrelsens medlemmar att till VD mejla eventuella ytterligare förslag till förändringar i VP 2019 senast sista juli. 10. Preliminär budget för 2019 Styrelsen noterar att första utkast till budget 2019 resulterar i ett minusresultat på 495 tkr. VD återkommer i augusti med reviderat förslag där kostnader och intäkter balanserar. 11. Uppdatering och komplettering av tidigare genomförd analys av vår självfinansieringsgrad Självfinansieringsgraden låg på 49% år I beräkningen ingår inte lönekostnader eller hyra. Vad betyder det för våra finansiärer att vi har en hög självfinansieringsgrad? Kan vi få en jämförelse med andra organisationer? Går det att göra jämförelser för länsmusiken? - Att uppdra åt VD att uppdatera uppgifterna om orkesterns självfinansieringsgrad, och göra en jämförelse mellan år 2016 och Att uppdra åt Vd att uppdatera kostnadsbilden för orkestern och tillsammans med länsmusiken göra en bedömning av vilka länsmusikproduktioner som ger störst överskott. 3 (6)

4 12. Översyn av vår prissättning Diskussion om huruvida vi ligger rätt i prissättning. Nulägesstruktur; hur ser vår prissättning ut idag? Omvärldsanalys, hur förhåller vi oss till andra professionella aktörer? Ska vi göra justeringar? Vad skulle det få för effekter? Finns koppling mellan kvalitet och pris? - Att uppdra åt Vd att till hösten återkomma med underlag om nuläget för prissättningen och förslag på eventuella åtgärder i enlighet med punkterna ovan. 13. Styrelsens uppföljning av arbetsmiljöfrågorna i våra verksamheter Styrelsens har ett ansvar att skapa förutsättningar för VD att ta sitt arbetsmiljöansvar genom att godkänna budget som medger det. - Att uppdra åt VD att årligen, i december månad, till styrelsen inlämna sammanfattande rapport om arbetsmiljöarbetet utifrån följande rubriker: Arbetsbelastning, effektivitet. Jämställdhetsarbete och Metoo. Sjukfrånvaro, skador, personalomsättning. Personalenkät; få en sammanfattande rapport. 14. Information från VD och ordförande Verksamheten med projektet Songlines fortsätter framgångsrikt. Efter genomförd provspelning har följande tre personer godkänts för provtjänstgöring: Sandra Ibarreche på klarinett, Amelia Hjortenhammar på trombon och Josef Karnebäck på kontrabas. Sll har tillsatt en avdelningschef, Torbjörn Neiman, som ska vara samordnare för länskulturfunktionerna. Länsmuséet har beslutat överge stiftelseformen i syfte att ingå i landstingets förvaltning. Nu kommer det endast att vara länsmusiken som inte ingår. Sll vill ha en gemensam VP för alla länskulturfunktionerna. Orkestern kommer under hösten att underställas granskning av revisor som Sll tillsätter. Arbetet med katalogen för Kultur i Vården fortskrider enligt plan. VD har anställt Elenor Wolgers som marknadschef. Avtalet med chefsdirigent löper ut om ett år, och med orkesterns godkännande så har VD inlett förhandlingar om förlängning av hennes kontrakt. Vid SvS branschdagar på Musikaliska gav Blåsarsymfonikerna kort konsert. 15. Val av vice ordförande för perioden 1 juli 2018 tom 28 mars Att välja Sverker Gawell till vice ordförande fram till årsmöte (6)

5 16. Kommande möten Ht 2018 Tor 30 aug (VP prel budget 2019) Tor 27 sep Tor 8 nov Ons 12 dec (Budget 2019) Vt 2019 Ons 20 feb (Årsredovisning 2018) Ons 6 mar (Underskrift av årsredovisningen) Tor 28 mar Årsmöte konstituerande möte 17. Övriga frågor Inga övriga frågor. 18. Sammanträdet avslutas Ordföranden förklarar mötet avslutat. SAMMANFATTNING AV BESLUT 5. - Att uppdra åt VD att införskaffa informationsfolder om Trygghetsrådet TRS att dela ut till styrelsen vid nästa möte Att godkänna budgetprognosen för föreningen och lägga den till handlingarna Att godkänna budgetprognosen för bolaget och lägga den till handlingarna Att lägga likviditetsrapporten med godkännande till handlingarna Att uppdra åt VD att genomföra samtal med Kulturnämnden om de två årsredovisningarnas betydelse, vilka som läser dem och hur vi kan utveckla och möjligen samordna dessa båda redovisningar Att uppdra åt styrelsens medlemmar att till VD mejla eventuella ytterligare förslag till förändringar i VP 2019 senast sista juli. 5 (6)

6 11. - Att uppdra åt VD att uppdatera uppgifterna om orkesterns självfinansieringsgrad, och göra en jämförelse mellan år 2016 och Att uppdra åt Vd att uppdatera kostnadsbilden för orkestern och tillsammans med länsmusiken göra en bedömning av vilka länsmusikproduktioner som ger störst överskott Att uppdra åt Vd att till hösten återkomma med underlag om nuläget för prissättningen och förslag på eventuella åtgärder i enlighet med punkterna ovan Att uppdra åt VD att årligen, i december månad, till styrelsen inlämna sammanfattande rapport om arbetsmiljöarbetet utifrån följande rubriker: Arbetsbelastning, effektivitet. Jämställdhetsarbete och Metoo. Sjukfrånvaro, skador, personalomsättning. Personalenkät; få en sammanfattande rapport Att välja Sverker Gawell till vice ordförande fram till årsmöte Protokollet justeras, datum: Lena Malmfors, ordförande. Lennart Lundblad 6 (6)