Protokoll 1 (22) Sammanträdesdatum Fastighets- och servicenämnden

Transkript

1 Protokoll 1 (22) Plats och tid: Fastighet och service, den 21 februari 2018, kl. 11:00 14:00 Beslutande: Ersättare: Övriga deltagare: Plats och tid för justering: Johan Edstav (MP), ordförande Johan Sundman (S), 1:e vice ordförande Emilie Orring (M), 2:e vice ordförande Britt-Louise Gunnar (S) Marie-Louise Lundberg (S) Sten Hallberg (MP) Håkan Marklund (L) Per Norstedt (C) Tommy Rosenkvist (M) ersättare för Pontus Lamberg (KD) Joel Näsvall (S) Ingela Ekrelius (V) Thomas Thunblom, förvaltningschef Anneli Kjellberg, förvaltningschef Erica Hult, sekreterare Karin Johansson, budgetchef Irfan Cancar, kommunikatör Tarja Bergqvist, fastighetschef Marie Eriksson, HR-chef Kent Strömberg, tf projektchef 3 Anne Hallvig, arkivchef 3 Jan Asklöf, avdelningschef, 6 Tomas Eriksson, enhetschef, 7 Sonja Ekström Boström, biträdande fastighetschef 9 Måndag den 5 mars 2018, Regionkontoret, Regionens hus, Storgatan 27, Uppsala Underskrifter: Sekreterare Erica Hult Paragraf 1-12 Ordförande Justerare Johan Edstav Emilie Orring ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Datum när anslaget sätts upp Datum när anslaget tas ner Förvaringsplats för protokoll Regionens hus, Storgatan 27, Uppsala

2 Protokoll 2 (22) Innehållsförteckning Val av justerare 1/18 Fastställelse av föredragningslista 2/18 Informationer till fastighets- och servicenämnden 3/18 s årsredovisning /18 Prioritering fastighetsinvesteringsbehov inom fastighets- och servicenämndens verksamhetsområde Förlängning av avtal om produktion och leverans av patientmat till Akademiska sjukhuset. F13 garaget tillgänglighet och väganslutning F-blocket genomförande 5/18 6/18 7/18 Beslut om programarbete lokalanpassning kylceller C5 8/18 Initiativärende Undersök möjligheten att inrätta en pendlarparkering 9/18 Anmälan av beslut enligt delegation 10/18 Skrivelser för kännedom 11/18 Initiativärende Riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan samt tillsättande av extern referensgrupp 12/18

3 Protokoll 3 (22) 1/18 Dnr FSN Val av justerare Beslut s beslut Emilie Orring (M) utses att jämte ordförande Johan Edstav (MP) justera dagens protokoll. Tid för justering: den 6 mars 2018.

4 Protokoll 4 (22) 2/18 Dnr FSN Fastställelse av föredragningslista Beslut s beslut Föredragningslista för sammanträdet fastställs med tillägg av 12, Initiativärende Riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan samt tillsättande av extern referensgrupp samt att 8, Beslut om programarbete lokalanpassning kylceller C5 utgår. Ärendebeskrivning fastställer förslaget till föredragningslista för sammanträdet.

5 Protokoll 5 (22) 3/18 Dnr FSN Informationer till fastighets- och servicenämnden Beslut s beslut 1. Informationen som redovisas i ärendebeskrivningen läggs till handlingarna. 2. Förvaltningschefen för Fastighet och service får i uppdrag att tillse att budget och kvalitet för Ingång 100 (J-huset) fullföljs enligt regionfullmäktiges beslut. Ärendebeskrivning Framtidens Akademiska Kent Strömberg, tf projektchef, ger en lägesrapport för Framtidens Akademiska. Ingång 70 (B11) Projektet löper på enligt plan. Inga avvikelser finns att rapportera om. Centralblocket B9/B12 Montering av de luftbroar som ska förbinda ingång 100 med övriga sjukhuset har börjat. Ingång 100 (J-huset) Gällande fasaden har Fastighet och service ålagt Skanska att redogöra för Kooltherms egenskaper, säkerställa och garantera fasadens prestanda och sundhet skriftligt, ta fram kontrollprogram för fasaden samt redogöra för väggens tekniska uppbyggnad och egenskaper. En rapport från Skanska är klar i månadsskiftet februari/mars. Aktuellt är MR-hybrid där beslut behövs kring ett eventuellt genomförande. Tidsplan från Skanska är att hybridrum är klart för installation av medicinsk teknisk utrustning (MTU) i januari Kostnadsbedömning är klar under innevarande månad. Sop- och tvättsug är tilldelad Logiwaste. Akademiska sjukhuset har meddelat att J-huset, inklusive sop- och tvätttsug, måste ha full funktionalitet vid inflytt. Planering pågår med att rörarbetet för sop- och tvättsug är klart till februari 2019.

6 Protokoll 6 (22) Genomgång av ekonomin för 100-huset, relaterade projekt till J-huset, tidsplan för J-huset och de relaterade projekten, förstärkning inom byggherreorganisationen samt ansvarsfördelning och styrning. På gång är en genomlysning av den ekonomiska prognosen samt av åtgärder som vidtagits för att få arbetet gällande J-huset att fungera, rapport avseende fasaden liksom rapportering Akademiska sjukhusets tidsplan gällande driftsättning. Projektredovisning Kent Strömberg, tf projektchef, ger en lägesrapport för pågående investeringsprojekt inom Region Uppsala. Redogörelse för pågående investeringsprojekt, deras geografiska lokalisering och deras budget. De flesta projekten finns geografiskt i Uppsala kommun och har under en miljon kronor i budget. Det är ungefär 40 personer som arbetar med projektledningen inom Region Uppsalas pågående investeringsprojekt. Genomgång av projektens ekonomi. Resurscentrums verksamhet Anne Hallvig, chef, informerar om Regionarkivets verksamhet. Regionarkivet (tidigare landstingsarkivet) har på uppdrag av regionstyrelsen, som också är arkivmyndighet, det övergripande ansvaret för Region Uppsalas arkiv- och dokumenthantering. Huvuduppdrag för Regionarkivet är tillsyn och rådgivning samt att ansvara för till arkivmyndigheten överlämnade arkiv. En annan viktig uppgift är att underlätta arkivens tillgänglighet för kulturell verksamhet och forskning. Yrkanden s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till föreliggande förslag med tillägg: Förvaltningschefen för Fastighet och service får i uppdrag att tillse att budget och kvalitet för Ingång 100 (J-huset) fullföljs enligt regionfullmäktiges beslut. s ordförande finner att nämnden beslutar enligt föreliggande förslag med tillägg.

7 Protokoll 7 (22) 4/18 Dnr FSN s årsredovisning 2017 Beslut s beslut 1. s årsredovisning 2017 läggs till handlingarna. 2. godkänner Fastighet och Service underskott på 23,2 miljoner kronor för 2017 och uppdrar till Fastighet och Service att genomföra en analys av resultatet för att säkerställa att förvaltningen har en ekonomi i balans under Förvaltningarnas årsredovisningar 2017 läggs till handlingarna. Bilaga 4/18 Ärendebeskrivning I bilagor redovisas årsredovisning 2017 för fastighets- och servicenämndens verksamhetsområdet samt årsredovisningarna 2017 för Fastighet och service samt Resurscentrum Region Uppsala. Förvaltningarnas uppdrag enligt regionplan och budget är alla genomförda förutom ett. Indikatorerna som ska visa om närmare sig de strategiska målen visar ett sämre målvärde för 2017 för indikatorer som mäter medarbetarengagemang. Övriga indikatorer såsom energianvändning per kvadratmeter och andel åter-vunnit material visar på resultat bättre än målvärdet. Alla 3x3 uppdrag är genomförda under året och i internkontrollen har förvaltningarna genomfört tester. För de brister som identifierats har åtgärder vidtagits. s resultat för 2017 uppgår till minus 15,4 miljoner kronor vilket är 15,4 miljoner kronor sämre än budget. Det är Fastighet och Service som står för underskottet mot budget med ett resultat på minus 23,2 miljoner kronor. Resurscentrum redovisar ett överskott på 7,8 miljoner kronor. För att säkerställa att Fastighet och Service har ett resultat i balans under 2018 ska Fastighet och Service analysera sin verksamhet och sitt resultat. Analysen ska redovisas löpande i samband med den månatliga avrapporteringen till fastighets- och servicenämnden.

8 Protokoll 8 (22) Thomas Thunblom, förvaltningschef Fastighet och service, och Anneli Kjellberg, förvaltningschef Resurscentrum, ger en muntlig föredragning av ärendet. Yrkanden s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till s ordförande finner att nämnden beslutar enligt Kopia till Regionstyrelsen

9 Protokoll 9 (22) 5/18 Dnr FSN Prioritering fastighetsinvesteringsbehov inom fastighets- och servicenämndens verksamhetsområde Beslut Fastighet- och servicenämndens beslut Fastställer prioriteringar enligt nedan. Ärendebeskrivning Inför arbetet med att ta fram Region Uppsalas fastighetsinvesteringsplan ska alla förvaltningar identifiera nya fastighetsinvesteringsbehov som kan föreslås till investeringsplanen Förvaltningarna ska identifiera investeringsbehov både på kort sikt och på lång sikt och motivera dessa behov. Behoven ska vara väl underbyggda med en behovsanalys och förankrade inom beställarens verksamhet. Förvaltningarna ska presentera sina nya behov för respektive nämnd/förvaltning som ska prioritera de investeringsbehov som respektive förvaltning lyfter fram som viktiga att genomföra under perioden ska: Värdera om förvaltningarnas behov ligger i linje med uppdrag och mål i verksamheten samt i linje med Region Uppsalas långsiktiga mål och strategier. Prioritera de behov, utifrån i fastighetsinvesteringsprocessen fastlagda prioriteringsriktlinjer, som styrelsen/nämnden anser ska gå vidare till investeringsplanen. Efter beslutad prioritering inom respektive styrelse/nämnd vid sammanträdet i februari ska fastighets- och servicenämnden under mars göra en sammanfattande bedömning av Region Uppsalas totala fastighetsinvesteringsbehov utifrån ett fastighetsägarperspektiv. Regionstyrelsen ansvarar därefter för att göra en slutlig prioritering av hela Region Uppsalas investeringsbehov som ska ingå i investeringsplanen inför beslut i regionfullmäktige. s förvaltningar har inkommit med tre områden där det finns nya investeringsbehov. Totalt genererar dessa behov 537 miljoner kronor i investeringsutgifter under planperioden.

10 Protokoll 10 (22) Fastighet och services nya investeringsbehov Fastighet och service har identifierat tre områden med nya investeringsbehov i prioritetsordning. brandåtgärder inomhusmiljö behov av parkering inklusive vägåterställning vid Ingång 100 Behov av brandåtgärder i Region Uppsalas fastigheter prioriteras efter anmärkningar från Räddningsverket och är högt prioriterade på grund av lagkrav. Även åtgärder inom inomhusmiljö är prioriterat då det finns behov i Region Uppsalas fastighetsbestånd. Behov av nya parkeringsytor vid Ingång 100 samt återställning av vägen i anslutning till inre Sjukhusvägen är av vikt för att en bra logistik ska kunna upprätthållas på Akademiska sjukhusområdet när Ingång 100 tas i drift. Behov av fortsatta åtgärder finns inom energiprogrammet och ingår som en del i Region Uppsalas miljöprogram. Energiprogrammet leder till en effektivare användning av energi och minskad belastning på miljön, samt till en tryggare och mer robust energiförsörjning. Det minskar även kostnaderna för energi inom Region Uppsala. Övriga investeringsbehov som Fastighet och service ser behov av är fortsatt samma investeringsbehov som lyftes i investeringsplansarbetet De behoven ingick i den av fullmäktige beslutade investeringsplanen för Dessa investeringsbehov är fortsatt prioriterade för Fastighet och service och kommer att ingå i det förslag till total investeringsplan där regionstyrelsen gör den slutliga prioriteringen.

11 Protokoll 11 (22) Sammanställning resursbehov Fastighet och service: Budget 2018 Budget 2019 Budget 2020 Budget 2021 Delsumma Investeringar Fastighetsinitierade investeringar FI åtgärder B FI åtgärder B Energiprogram Stamrenovering AS VS F13 garage Kulvert B3 omfördelning av inv medel mellan år Tillgänglighet F-blocket (inre sjukhusvägen) FI åtgärder Sop och tvättsug Infrastrukturåtgärder Energiåtgärder Brandåtgärder F-blocket nytt behov prio Parkering inkl vägåterställning J- blocket nytt behov prio Inomhusproblematik nytt behov prio Summa Fastighetsinitierade investeringar Nivån på den totala investeringsvolymen för planperioden, inkluderat både nya behov samt pågående behov uppgår till 538 miljoner kronor, vilket är 56 miljoner kronor högre än beslutad fastighetsinvesteringsplan ( ) för FIinvesteringar under samma period. Ökningen beror till största delen på nya behov. Resurscentrums nya investeringsbehov Resurscentrum har inga nya investeringsbehov. Thomas Thunblom, förvaltningschef Fastighet och service, ger en muntlig föredragning av ärendet. Yrkanden s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till s ordförande finner att nämnden beslutar enligt Kopia till Thomas Thunblom, förvaltningsdirektör Fastighet och service Anneli Kjellberg, förvaltningschef Resurscentrum

12 Protokoll 12 (22) 6/18 Dnr FSN Förlängning av avtal om produktion och leverans av patientmat till Akademiska sjukhuset. Beslut s beslut Avtalet med Region Västmanland avseende produktion och leverans av patientmat till Akademiska sjukhuset förlängs från och med till och med i enlighet med 9 i avtalet. Bilaga 6/18 Ärendebeskrivning Region Uppsala och Region Västmanland har i tidigare träffad överenskommelse inrättat en gemensam nämnd (kostnämnden) som ansvarar för produktion och leverans av patientmat till Akademiska sjukhuset, Lasarettet i Enköping, Västmanlands sjukhus i Västerås, Sala, Köping och Fagersta. Nämnden ansvarar även för cafeteriaverksamhet och personalmatsal i Västerås samt för cafeteriaverksamhet i Köping och Fagersta. Sedan avtalet tecknades har några förändringar skett. Sjukhuset i Fagersta drivs av en extern part, cafeterian i Köping har lagts ut på entreprenad och en ny rättspsykiatrisk klinik har tillkommit i Sala. Styrelsen i respektive landsting har beslutat att avtalet i sin nuvarande omfattning ska omförhandlas, så att från och med omfattar avtalet inte längre produktion och leverans till Enköpings lasarett. I beslut av landstingsstyrelsen skulle inte produktion och leverans till Akademiska sjukhuset längre omfattas efter Produktionsstyrelsen beslutade om att förlänga denna del av avtalet till har efter detta förlängt avtalet ytterligare med ett år i taget. Senast till Nu föreslås fastighets- och servicenämnden att besluta om att förlänga denna del av avtalet till att även omfatta perioden , i enlighet med skrivningen i 9 i avtalet. Jan Asklöf, avdelningschef, ger en muntlig föredragning av ärendet. Kostnader och finansiering Portionspriset beslutas i kostnämnden. Inga övriga tillkommande kostnader.

13 Protokoll 13 (22) Konsekvenser Leverans av patientmat till mottagningskök på Akademiska sjukhuset fortsätter som tidigare. Inga kända förändringar som medför konsekvenser för verksamheterna. Beredning Samråd har skett med Akademiska sjukhuset. Det finns idag inga andra alternativa lösningar för patientmaten innan beslut är taget om byggnation av eget produktionskök på Akademiska sjukhuset. Yrkanden s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till s ordförande finner att nämnden beslutar enligt Kopia till Regionstyrelsen Sjukhusdirektören Akademiska sjukhuset Sjukhuschefen Lasarettet i Enköping Förvaltningsdirektören Fastighet och service

14 Protokoll 14 (22) 7/18 Dnr FSN F13 garaget tillgänglighet och väganslutning F-blocket genomförande Beslut s beslut 1. Investeringsprojektet går vidare till genomförande till en kostnad av tkr. 2. Den totala investeringskostnaden får uppgå till tkr. 3. Den årliga hyreskostnadsökningen på 2900 tkr med anledning av investeringen finansieras av Fastighet och service via avkastningskravet. Ärendebeskrivning Delar av inre Sjukhusvägen måste flyttas från sitt temporära läge i samband med att J-huset blir klart under hösten Den temporära vägen har dessutom orsakat belastningsskador på F13 garaget som behöver åtgärdas. I samband med detta behöver hela tillgängligheten för patienter och besökande till F-blocket ses över. Se utförligare beskrivning i bilaga. Detta ärende gällande F13 garaget tillgänglighet och väganslutning är ihopkopplat med ärendet Omfattande renovering av F13 garaget byggnad 1156 med samma diarienummer. Tomas Eriksson, enhetschef, ger en muntlig föredragning av ärendet. Kostnader och finansiering Upparbetade utredningskostnader i investeringsprojektet till och med förstudie uppgår till 270 tkr. Tilldelade medel uppgår till 500 tkr. Investeringsprojektets nästa fas är programarbete och beräknade kostnader för denna fas uppgår till 200 tkr. Totalt tilldelade kostnader uppgår då till 700 tkr. Totalkostnaden för investeringen beräknas uppgå till tkr. Totalkostnaden för investeringen är oförändrad jämfört med tidigare beslut.

15 Protokoll 15 (22) Investeringsskede Upparbetat Totalt investeringsbelopp Förstudie Program Genomförande Summa Investeringskostnad Kommentar Samordnat med renovering av F13 garaget. Fattade beslut LSU Årlig kostnadsökning som uppkommer, med anledning av investeringen, för verksamheten och Fastighet och service (1 och 2). Typ av kostnad Ökad hyreskostnad för verksamheten pga investering Ökad kostnad Fastighet och service pga investering 1 Belopp Ökad kostnad Fastighet och service pga FI investering Summa ökad kostnad Konsekvenser Kostnadsökningar sker i form av avtal för nytt parkeringssystem, drift och servicekostnader för en ny hiss. Beredning Samråd har skett med beställande förvaltning. Årlig kostnadsökning samt finansiering enligt ovan är godkänt skriftligen av förvaltningschef. Investeringsrådets bedömning Investeringsrådet har berett investeringsprojektet den 19 oktober 2017 och gör följande bedömning. Investeringen finns med i den föreslagna investeringsplan som ska beslutas under hösten. Investeringsrådet ställer sig därmed bakom förslaget och rekommenderar fastighets- och servicenämnden att fatta beslut enligt förelagt förslag. Yrkanden s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till s ordförande finner att nämnden beslutar enligt

16 Protokoll 16 (22) Kopia till Fastighetschef Fastighet & Service Förvaltningsdirektör Fastighet & Service Teknisk chef Fastighet & Service

17 Protokoll 17 (22) 8/18 Dnr FSN Beslut om programarbete lokalanpassning kylceller C5 Ärendet utgår.

18 Protokoll 18 (22) 9/18 Dnr FSN Initiativärende Undersök möjligheten att inrätta en pendlarparkering Beslut s beslut Initiativärendet anses besvarat i enlighet med ärendebeskrivningen. Bilaga 9/18 Reservation Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Tommy Rosenkvist (M) reserverar sig till förmån för eget yrkande. Ärendebeskrivning Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Pontus Lamberg (KD) inkom den 19 december 2017 med ett initiativärende avseende inrättande av en pendlarparkering. Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Pontus Lamberg (KD) yrkar att Fastighet och service får i uppdrag att titta på möjligheten att inrätta en tillfällig pendlarparkering i närheten av Akademiska sjukhuset som kan nyttjas av medarbetare och patienter. Förberedelser pågår för att påbörja en omfattande renovering av F13-garaget (barngaraget), som inrymmer 130 parkeringsplatser. Fastighet och service har undersökt möjligheten att inrätta en tillfällig pendlarparkering i närheten av Akademiska sjukhuset som kan nyttjas av medarbetare och patienter, mot bakgrund av att behovet av parkeringar kommer att öka under tiden F13-garaget renoveras. Tidigare tillfällig pendlarparkering fanns på Ulleråker-området. Efter försäljning av Ulleråker är det alternativet i dagsläget inte möjligt. Fastighet och service har kommit överens med Sportfastigheter AB, Uppsala kommun att blockförhyra cirka parkeringsplatser vid Studenternas IP. Kvarstår innan avtal tecknas med Sportfastigheter AB är hyreskostnad och tidperiod. Finansiering av parkeringsförhyrningen kommer att ske som i dagsläget via parkeringsavgift.

19 Protokoll 19 (22) Sonja Ekström Boström, biträdande fastighetschef, ger en muntlig föredragning av ärendet. Yrkanden s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till föreliggande förslag som innebär att initiativet anses besvarat. Emelie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Tommy Rosenkvist (M) yrkar bifall till initiativärendet. s ordförande ställer föreliggande förslag och yrkandet från Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Tommy Rosenkvist (M) mot varandra och finner att nämnden beslutar enligt Kopia till Emilie Orring (M) Per Norstedt (C) Håkan Marklund (L) Pontus Lamberg (KD) Tommy Rosenkvist (M)

20 Protokoll 20 (22) 10/18 Dnr FSN Anmälan av beslut enligt delegation Beslut s beslut Redovisningen av delegationsbeslut anmälda under december 2017 godkänns. Bilaga 10/18 Ärendebeskrivning I enlighet med gällande delegationsbestämmelser inom fastighets- och servicenämndens verksamhetsområde anmäls beslut enligt lämnad delegation. Yrkanden s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till s ordförande finner att nämnden beslutar enligt

21 Protokoll 21 (22) 11/18 Dnr FSN Skrivelser för kännedom Beslut s beslut Redovisningen av följande skrivelser godkänns: 1. Regionstyrelsen , Centrala förtroendemannakostnader fördelning för förtroendeorganisationen SAMLA protokoll från sammanträde den 13 december SAMLA protokoll från sammanträde 18 december SAMLA protokoll från sammanträde 5 februari Inkommen skrivelse till fastighets- och servicenämnden från Ambulansen Uppsala Akademiska sjukhuset samt svar

22 Protokoll 22 (22) 12/18 Dnr FSN Initiativärende Riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan samt tillsättande av extern referensgrupp Beslut s beslut Förvaltningschefen för Fastighet och service får i uppdrag att bereda ärendet och återkomma till fastighets- och servicenämnden. Bilaga 12/18 Ärendebeskrivning Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Tommy Rosenkvist (M) inkommer vid dagens sammanträde med ett initiativärende avseende riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan samt tillsättande av extern referensgrupp. Emilie Orring (M), Per Norstedt (C), Håkan Marklund (L) och Tommy Rosenkvist (M) yrkar följande: 1. En extern referensgrupp tillsätts som följer det fortsatta arbetet med FAS. 2. En riskbedömning och konsekvensanalys med handlingsplan tas fram och presenteras för fastighets- och servicenämnden för att förutse och förebygga svårigheter i samband med inflytt i J-huset. Yrkanden s ordförande Johan Edstav (MP) yrkar bifall till s ordförande finner att nämnden beslutar enligt Kopia till Emilie Orring (M) Per Norstedt (C) Håkan Marklund (L) Tommy Rosenkvist (M)