Roland Beijer, utbildningschef Annika Hellberg, ekonomiadministrativ chef Emelie Hallin, nämndsekreterare

Transkript

1 KALLELSE UTBILDNINGSNÄMNDEN Tid och plats Bällstarummet Kallade tjänstemän Roland Beijer, utbildningschef Annika Hellberg, ekonomiadministrativ chef Emelie Hallin, nämndsekreterare Övriga kallade OBS! Förmöten: Borgerlig grupp kl i Kragstarummet (S)-grupp kl i Ormstarummet Vallentuna den 14 februari 2012 Björn Furugren Beselin Ordförande Emelie Hallin Sekreterare Tfn:

2 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 2 (7) Utbildningsnämnden FÖREDRAGNINGSLISTA Ärende Sidan 1. Val av justerare och justeringsdag Fastställande av dagordning Uppföljning intern kontroll 2011 (UN ) Intern kontrollplan 2012 (UN ) Verksamhetsberättelse och bokslut UN 2011 (UN ) Anmälningslista ( )...7 Kallelsen, inklusive handlingarna, finns också i elektroniskt format på

3 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 3 (7) Utbildningsnämnden Val av justerare och justeringsdag 2. Fastställande av dagordning

4 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 4 (7) Utbildningsnämnden Uppföljning intern kontroll 2011 (UN ) Beslut Utbildningsnämnden godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Utbildningsnämnden har fastställt en rutinförteckning för intern kontroll. Utbildningsnämnden har beslutat att särskilt granska följande rutiner under 2011: - Systematiskt arbetsmiljöarbete - Anmälan om arbetsskada/tillbud - Postmottagning (post/fax/e-post) Barn- och ungdomsförvaltningen har i samband med delårsbokslutet och VaSaRu-rapport tertial 2 lämnat en delårsuppföljning av intern kontroll. Den omfattade uppföljning av samtliga tre utvalda rutiner. Barn- och ungdomsförvaltningen lämnar i samband med bokslutet en uppföljning av samtliga utvalda rutiner för hela år Barn- och ungdomsförvaltningen bifogar rapporter över utförd intern kontroll. Arbetsutskottet föreslår att utbildningsnämnden godkänner uppföljningen. Ärendets tidigare behandling Utbildningsnämndens arbetsutskott Utbildningsnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Uppföljning intern kontroll Intern kontroll 2011 postmottagning helår 3. SAMHJUL 4. Intern kontroll 2011 systematiskt arbetsmiljöarbete helår UN 5. Intern kontroll 2011 skador och tillbud helår Expedieras till Akten revisionen Kommunstyrelsen Kommunledningskontorets ekonomiavdelning

5 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 5 (7) Utbildningsnämnden Intern kontrollplan 2012 (UN ) Beslut Utbildningsnämnden beslutar att särskilt granska följande rutiner under 2012: Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Checklistor Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Samordningsansvaret lokaler med flera brukare Uppföljningsansvaret för ungdomar år Ärendet i korthet Nämnderna har, enligt kommunens reglemente för intern kontroll, ansvar för den interna kontrollen. Nämnderna har vidare ansvar för att följa upp det interna kontrollsystemet inom sina verksamhetsområden. Nämnden fastställer årligen en intern kontrollplan med ett urval av rutiner som särskilt granskas under året. Arbetsutskott föreslår att nämnden beslutar att särskilt granska följande rutiner under 2012: Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Checklistor Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Fördelning av arbetsmiljöuppgifter Delområde inom systematiskt arbetsmiljöområde: Samordningsansvaret lokaler med flera brukare Uppföljningsansvaret för ungdomar år Ärendets tidigare behandling Utbildningsnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Intern kontrollplan Bilaga intern kontroll - väsentlighets och riskbedömning 3. INTERN KONTROLL RUTINER BUF 2012 Expedieras till Akten Kommunledningskontorets ekonomiavdelning Revisionen

6 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 6 (7) Utbildningsnämnden Verksamhetsberättelse och bokslut UN 2011 (UN ) Beslut Utbildningsnämnden fastställer verksamhetsberättelse och bokslut för Ärendet i korthet Utbildningsnämnden fastställer årligen verksamhetsberättelse och bokslut. Verksamhetsberättelsen och bokslutet för 2011 innehåller en redovisning av årets händelser, måluppfyllelse, ekonomisk uppföljning och nyckeltal. Årets händelser innehåller bland annat följande: Vallentuna gymnasium har startat teknikprogrammet och de första eleverna började läsåret 2011/12. Vallentuna gymnasium har startat ekonomiprogrammet. Gymnasiereformen (GY2011) innebär att ekonomiprogrammet, som tidigare var en inriktning inom samhällsvetenskapsprogrammet, har blivit ett eget nationellt program. Kommunfullmäktige har infört gymnasieskolpeng fr.o.m. 1 januari Utgångspunkten för beslutet är att kommunerna i Stockholms län har kommit överens om en gemensam prislista för gymnasieutbildningar. Vallentuna gymnasiums lokaler har byggts om. En fristående grundskola har flyttat in i och hyr en separat del av lokalen. Vallentuna gymnasiums lokaler har förbättrats främst genom en upprustning av bibliotek och elevstudierum. Fler elever från Vallentuna får arbete jämfört med andra kommuner. Sveriges kommuner och landsting (SKL) gör en rankning av kommuner och Vallentuna kommun hamnar på sjunde plats i riket. 40 % av eleverna har etablerat sig på arbetsmarknaden två år efter avslutad gymnasieutbildning. Andelen elever som är etablerade på arbetsmarknaden eller studerar uppgår till 74 % och det ger kommunen den mycket goda placeringen 31 av 290 kommuner. Ärendets tidigare behandling Utbildningsnämndens arbetsutskott Handlingar 1. Verksamhetsberättelse och bokslut UN UN VB UN Måluppfyllelse Bokslut 4. UN VASARU bokslut 2011 Expedieras till Akten Kommunledningskontorets ekonomiavdelning Kommunstyrelsen Revisionen

7 VALLENTUNA KOMMUN Förslag till beslut 7 (7) Utbildningsnämnden Anmälningslista ( ) Beslut Utbildningsnämnden tar del av anmälningslistan och lägger den till handlingarna. Protokoll - Samverkansprotokoll UN och BUN extra samverkan protokoll Utbildningsnämndens arbetsutskott Delegationsbeslut Dnr/datum Titel Avsändare/initierare UN Överklagande från Vallentuna, Skärgårdsgymnasiet Annika Hellberg (Vallentuna Kommun Godkännande av avtal; PULbiträde Roland Beijer (Vallentuna kommun) Övriga skrivelser Datum Titel Avsändare/initierare Informationsmail: Ny fastighetschef på samhällsbyggnadsförvaltningen Samhällsbyggnadsförvaltningen

8 Handlingar

9 Ärende 3

10 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR UN ANNIKA HELLBERG SID 1/2 EKONOMIADMINISTRATIV CHEF UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Uppföljning intern kontroll 2011 Förslag till beslut Utbildningsnämnden godkänner uppföljningen. Ärendet i korthet Utbildningsnämnden har fastställt en rutinförteckning för intern kontroll. Utbildningsnämnden har beslutat att särskilt granska följande rutiner under 2011: - Systematiskt arbetsmiljöarbete - Anmälan om arbetsskada/tillbud - Postmottagning (post/fax/e-post) Barn- och ungdomsförvaltningen har i samband med delårsbokslutet och VaSaRurapport tertial 2 lämnat en delårsuppföljning av intern kontroll. Den omfattade uppföljning av samtliga tre utvalda rutiner. Barn- och ungdomsförvaltningen lämnar i samband med bokslutet en uppföljning av samtliga utvalda rutiner för hela år Barn- och ungdomsförvaltningen bifogar rapporter över utförd intern kontroll. Handlingar 1. Uppföljning intern kontroll 2011 Roland Beijer utbildningschef Annika Hellberg Ekonomiadministrativ chef BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN VALLENTUNA TFN FAX BUF@VALLENTUNA.SE

11 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR UN SID 2/2 Ska expedieras till: Akten revisionen Kommunstyrelsen Kommunledningskontorets ekonomiavdelning

12 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN UN SID 1/2 ANNIKA HELLBERG EKONOMIADMINISTRATIV CHEF BARN- OCH UNGDOMSNÄMNDEN UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll, postmottagning Barn- och ungdomsnämndens och utbildningsnämndens internkontrollplan 2011 innehåller granskning av tre områden där ett är postmottagning (post/fax/e-post). Härmed redovisas rapport över utförd intern kontroll av postmottagning. Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av barn- och ungdomsförvaltningens postmottagning (post/fax/e-post) under perioden fram till dess att ansvaret för postmottagning överfördes till det kommungemensamma kansliet. Hanteringen inom det kommungemensamma kansliet berörs kortfattat och omfattar endast de delar av postmottagningen som berör barn- och ungdomsförvaltningen. Granskningens utfall Den ekonomiadministrativa enheten inom barn- och ungdomsförvaltningen har under 2010 gjort en processkartläggning av postmottagningen. Processkartläggningen omfattade en kartläggning av nuläge, problem/brister och förslag till börläge. Utifrån processkartläggningen kunde enheten enas om ett börläge och formulera en processbeskrivning för postöppning. Processbeskrivningen har därefter använts vid postöppning. Processbeskrivning postöppning är ett viktigt dokument vid byte av personal. Det skedde under 2010; till följd av pensionsavgång blev det under 2010 en ny handläggare med ansvar för postöppning. Processbeskrivning postöppning är också ett viktigt dokument vid ordinarie handläggares semester eller annan frånvaro. Processbeskrivningen är mycket viktig under sommarsemestern då det ofta är få handläggare på plats som då måste ta hand om varandras arbetsuppgifter. Postöppningen är en viktig funktion för att ha en rättssäker myndighetshantering och detta måste fungera även under semesterperioder. Barn- och ungdomsförvaltningen har en funktionsbrevlåda för inkommande e-post. Denna hanteras av nämndsekreterare samt två handläggare som har en reservfunktion vid nämndsekreterarens frånvaro. Nämndsekreteraren har gjort en manual för hantering av inkommande e-post. Denna manual är viktig fram för allt under semesterperioder då ordinarie handläggare inte kan ta hand om inkommande e-post. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUF@VALLENTUNA.SE

13 VALLENTUNA KOMMUN BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN TJÄNSTESKRIVELSE SID 2/2 Barn- och ungdomsförvaltningens rutin för inkommande post, e-post och fax är att ärenden registreras i platina och överlämnas till handläggare för ärendehantering. Övrig post/e-post/fax lämnas till berörd handläggare för åtgärd. Kommungemensamt kansli Kommunstyrelsen har beslutat att införa ett kommungemensamt kansli. Verksamheten inom det kommungemensamma kansliet har påbörjats under hösten Inom det kommungemensamma kansliet samlas nämndsekreterarna och ärendehantering. Postmottagningen sker genom det kommungemensamma kansliet. Inkommande post öppnas och ärenden registreras i kommunens ärendehanteringssystem Platina och finns därefter elektroniskt tillgängligt för berörd handläggare. Övrig post skickas vidare till handläggare inom barn- och ungdomsförvaltningen. Inkommande e-post till funktionsbrevlådan för barn- och ungdomsförvaltningen öppnas av nämndsekreteraren. Ärenden registeras i ärendehanteringssystemet och finns därefter elektroniskt tillgänglig för berörd handläggare. Övrig e-post skickas till handläggare för åtgärd. Summering Den interna kontrollen visar att barn- och ungdomsförvaltningen har en fungerande postmottagning. Planerade åtgärder Verksamheten inom det kommungemensamma kansliet har påbörjats under hösten Inom ramen för det kommungemensamma kansliet kommer detaljerade rutiner för postmottagning att utarbetas.

14 SAM systematiskt arbetsmiljöarbete Medarbetarsamtal Samverkansgrupper APT/grupp- & avdelningsmöten Uppföljningssamtal Enkäter Rehabutredningar Ronder (allmänna & riktade) Arbetsskador & tillbud Mätningar (t ex luft) Sjuktal mm Undersök - bedöm Handlingsplan Genomför åtgärder Handlingsplan Bemanning/tider Rutiner/arbetsmetoder Inköp Utbildning Om/ny/tillbyggnad Gruppaktiviteter Friskvård Individuella åtgärder Handlingsplan Följ upp

15 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN UN SID 1/4 UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll, systematiskt arbetsmiljöarbete Utbildningsnämndens internkontrollplan 2011 innehåller granskning av tre områden där ett är systematiskt arbetsmiljöarbete. Härmed redovisas rapport över utförd intern kontroll Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av Vallentuna kommuns systematiska arbetsmiljöarbete, i de delar som berör barn- och ungdomsförvaltningen. Granskningens utfall Granskningen omfattar en övergripande beskrivning av det systematiska arbetsmiljöarbetet i Vallentuna kommun, en uppföljning av arbetsmiljöarbetet inom Vallentuna gymnasium samt de åtgärder som genomförts under Vallentuna kommuns systematiska arbetsmiljöarbete I bilaga presenteras ett hjul för det systematiska arbetsmiljöarbetet och beskrivning utgår från denna. Varje chef är ansvarig för det systematiska ansvaret för sitt område. Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär att kontinuerligt undersöka arbetsmiljön bedöma risker upprätta handlingsplan/åtgärda risker uppföljning/kontroll. Dessa delar beskrivs kortfattat nedan. Ansvariga för arbetsmiljöarbetet i samtliga enheter inomvallentuna kommun har tillgång till en utförligare beskrivning av varje del. Denna finns tillgänglig via kommunens intranät, i HR-portalen, Här finns även dokument kopplade till de olika momenten. Undersök arbetsmiljön Hela arbetsmiljön ska undersökas, både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Detta görs bland annat genom skyddronder, diskutera arbetsmiljö vid möten (arbetsplatsträffar, samverkansmöte, enskilda möte), enkäter, mätningar, statistik på skador, tillbud och sjuktal mm. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUF@VALLENTUNA.SE

16 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN SID 2/4 Bedöma risker, upprätta åtgärdsplan och åtgärda risker De risker som framkommer av undersökningen av arbetsmiljön (ovan) ska sedan bedömas och därefter åtgärdas. Akuta risker ska åtgärdas omedelbart. En åtgärdsplan för de risker som inte åtgärdas direkt ska upprättas. Uppföljning Åtgärdsplaner följs upp och kontrolleras lokalt. Nya åtgärder görs om befintliga ej anses tillräckliga. Arbetsmiljöarbetet inom barn- och ungdomsförvaltningen Arbetsmiljöarbetet inom barn- och ungdomsförvaltningen följer det kommungemensamma arbetet. Det som särskilt bör tilläggas är att arbetsmiljöarbetet omfattar såväl personal som elever. Samtliga skolor genomför årliga arbetsmiljöronder som går igenom arbetsmiljön för både elever och personal. Arbetsmiljöronderna omfattar en kartläggning samt förslag på åtgärder och vem som har ansvar för att åtgärd genomförs. Vid planerade verksamhetsförändringar genomförs riskbedömningar och konsekvensanalyser. Eleverna är delaktiga i arbetsmiljöarbetet genom att utse elevskyddsombud och genom att skolorna tar upp arbetsmiljöfrågorna på möten med elevrådet. Det gäller både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Eleverna delaktighet regleras i arbetsmiljölagen, som senast ändrades Arbetsmiljölag (1977:1160) 6 kap De som genomgår utbildning ska av huvudmannen för utbildningen ges tillfälle att medverka i arbetsmiljöarbetet på arbetsstället, om det är rimligt med hänsyn till utbildningens art och utbildningsperiodens längd. Omfattningen och utformningen av elevernas deltagande i skolans arbetsmiljöarbete ska anpassas efter deras ålder, mognad och förutsättningar i övrigt när det gäller 1. elever i förskoleklass och i lägre årskurs än årskurs 7 i grundskolan, specialskolan och i motsvarande utbildningar samt i sameskolan, 2. elever i den obligatoriska särskolan, gymnasiesärskolan och motsvarande utbildningar, och 3. elever i vuxenutbildning för utvecklingsstörda. Elever i grundskolans årskurs 7 9, specialskolans årskurs 7 10 och gymnasieskolan samt motsvarande utbildningar företräds i arbetsmiljöarbetet av elevskyddsombud. De som genomgår eftergymnasial utbildning och annan utbildning förvuxna än vuxenutbildning för utvecklingsstörda företräds i arbetsmiljöarbetet av studerandeskyddsombud. Ett studerandeskyddsombud ska vara minst 18 år. Lag (2010:856) Arbetsmiljöarbetet inom Vallentuna gymnasium Arbetsmiljöarbetet inom Vallentuna gymnasium bedrivs enligt det hjul som beskrivs på kommunens HR-portal.

17 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN SID 3/4 Skyddsronden genomförs på höstterminen, med en uppföljning på vårterminen. Rektor, skyddsombud, elevskyddsombud deltar. Företrädare för kemi, bygg och fordon deltar i de delar av skyddsronden som berör deras expertområden. Idrottshallen kontrolleras av ett externt företag. Skolköket kontrolleras tillsammans med skyddsombudet för kostenheten. Eleverna på gymnasiet har efterfrågat en elevkår, istället för ett elevråd. Elevkåren tillhör och får stöd av den nationella organisationen SECO. Elevskyddsombud har utsetts efter intresseanmälan lämnats. Sju elever fick 2011 en utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete av ansvarig arbetslagsledare. Två av dem deltog i årets skyddsrond. Granskningen av arbetsmiljöarbetet inom Vallentuna gymnasium visar att samarbetet kring arbetsmiljöfrågor mellan chef, skyddsombud och elevskyddsombud verkar vara väl fungerande med en god dialog. Skyddsronden genomförs med rätt representanter. Vid skyddsronden för idrottshallen borde dock idrottslärare och rektor delta tillsammans med det externa företaget. Checklistor används för kemi och bygg. HR-enheten bör se över vilka andra checklistor gymnasiet kan använda för att kvalitetssäkra ronden. Granskningen visar att det är otydligt vad som sker med noterade brister och/eller föreslagna åtgärder som rapporteras till TUFA. Skriftlig återkoppling från dem saknas, även om hyresgästträffar sker. Detsamma gäller brister som rapporteras till fritidsförvaltningen. Återkoppling sker muntligen till gymnasiets vaktmästare, men bör ske skriftligen till rektor, som har rådighetsansvaret för idrottshallen. Medarbetarenkät genomfördes hösten En handlingsplan skapades, men har inte genomförts i alla delar. Handlingsplanen bör aktualiseras Krisstödet för elever och medarbetare är väl fungerande. Händelsen utanför gymnasiet i november 2011 visade att stödet var snabbt på plats och professionellt för båda grupperna. Skyddsombudet anser att gymnasiets ledningsgrupp gjorde allt de kunde i situationen. Även inspektören från Arbetsmiljöverket hade inget att anmärka. Varken elever eller föräldrar har återkommit med synpunkter. När det gäller rapportering av arbetsskador och tillbud är kommunens rutin känd. Information om elevförsäkringen ges av sjuksköterska eller kurator. Skyddsombudet anser att kontakten mellan elever och lärare upplevs nära. Händelser kommer snabbt till personalens kännedom och hanteras på ett bra sätt. Klassråden är också en kanal för detta. Trygghetsfaktorn har en hög procent i elevenkäten. Arbetsplatsträffarna (APT) är inte för stora (mellan personer), vilket är gynnsamt för dialogen. Skriftliga handlingsplaner som framkommer på APT bör följas upp bättre.

18 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN SID 4/4 Åtgärder som genomförts 2011 Vallentuna kommun har genomfört ett omfattande utbildningspaket med fyra delar kring det systematiska arbetsmiljöarbetet. Utbildningen innehöll både teori och praktiska övningar och leddes av arbetsmiljökonsult från kommunens upphandlade företagshälsovård. Utbildningen innehöll följande fyra fristående tillfällen: Arbetsmiljöutbildning grundutbildning i arbetsmiljö. Hantering av arbetsskador och tillbud. Fördelning av arbetsmiljöuppgifter och riskbedömning. Årlig uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete. HR-avdelningen har terminsvisa möten med samtliga skoladministratörer inom barnoch ungdomsförvaltningens grundskolor och gymnasieskola. Under hösten 2011 har HR-avdelningen tillsammans med skoladministratörerna gått igenom vissa rutiner inom arbetsmiljöarbetet, främst kring anmälan av skador och tillbud. Barn- och ungdomsförvaltningens ledningsgrupp samarbetar löpande med HRavdelningen och har under 2011 inlett en fördjupning kring frågor som rör arbetsmiljöansvar vid lokaler som nyttjas av flera, t.ex. fritidsförvaltningens uthyrning av idrottshallar. HR-avdelningen har tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningen inlett ett utvecklingsarbete kring arbetsmiljöfrågor och det systematiska arbetsmiljöarbetet. Summering Den interna kontrollen visar att rutinen för det systematiska arbetsmiljöarbetet till större delen är tillfredsställande. Information om Vallentuna kommuns systematiska arbetsmiljöarbete är tydlig och finns utförligt beskriven på intranätet i HR-portalen. Informationen behöver kompletteras med riktlinjer för arbete med årlig sammanställning av det systematiskt arbetsmiljöarbetet. Den interna kontrollen visar att det systematiska arbetsmiljöarbetet i Vallentuna kommun kan utvecklas i enlighet med planerade åtgärder. Det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Vallentuna gymnasium fungerar till större delen bra, men justeringar kan göras utifrån den genomförda granskningen. Planerade åtgärder Vallentuna kommun avser att gå igenom kommunens rutiner för och uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Genomgången samordnas av den kommungemensamma HR-avdelningen. HR-avdelningen deltar kontinuerligt vid möten med barn och ungdomsförvaltningens ledningsgrupp. Detta möjliggör en utveckling av arbetet med de strategiska frågorna.

19 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN UN SID 1/3 UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontroll, anmälan om arbetsskada/tillbud Utbildningsnämndens internkontrollplan 2011 innehåller granskning av tre områden där ett är anmälan om arbetsskada/tillbud. Härmed redovisas rapport över utförd intern kontroll Granskningens genomförande Granskningen omfattar en kontroll av Vallentuna kommuns rutiner för anmälan om arbetsskada/tillbud, i de delar som berör barn- och ungdomsförvaltningen. Granskningens utfall Rapporten omfattar en beskrivning av kommunens rutiner för anmälan om arbetsskada/tillbud, en uppföljning av Vallentuna gymnasium samt de åtgärder som genomförts under Kommunens rutiner för anmälan om arbetsskada/tillbud Skador anmäls till Försäkringskassan via deras blankett, som finns tillgänglig via Vallentuna kommuns intranät, HR-portalen. Ansvarig chef anmäler skadan tillsammans med medarbetaren och anmälan ska ske i samråd med skyddsombud. En kopia behålles av ansvarig chef, en kopia lämnas till skyddsombudet och en kopia skickas till Vallentuna kommuns HR-avdelning. Vid skada ska anmälan även göras till AFA Försäkring med tanke på eventuella framtida men. Tillbud är en händelse som skulle kunna föranleda sjukdom eller olycksfall. Den risk som föranlett tillbudet ska åtgärdas så snart som möjligt. Tillbud anmäls intern via egen blankett. Chefen och HR-avdelningen ska ha varsin kopia på tillbudsanmälan. Samtliga anmälningsblanketter finns tillgängliga via kommunens intranät i hrportalen. Om arbetsolycka eller arbetssjukdom föranlett dödsfall eller svårare personskada (t.ex. förlust av kroppsdel) eller drabbat flera personer samtidigt ska arbetsgivaren omedelbart anmäla det inträffade till Arbetsmiljöverket. Arbetsgivaren ska också anmäla allvarligare tillbud till Arbetsmiljöverket t.ex. i de fall då det förelegat fara för annans liv. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUF@VALLENTUNA.SE

20 VALLENTUNA KOMMUN BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN TJÄNSTESKRIVELSE SID 2/3 HR-avdelningen sammanställer arbetsskador och tillbud årligen. Resultatet redovisas i Övergripande Samverkansgruppen, kommunens övergripande skyddskommitté. Skador och tillbud inom Vallentuna gymnasium Anmälan av skador och tillbud för personal och elever inom Vallentuna gymnasium görs enligt kommunens rutiner. Rektor har ansvarat och skapat anmälningarna till Försäkringskassan och AFA tillsammans med medarbetaren. Administrativa samordnaren hanterar administrationen. Granskningen av hantering av skador och tillbud vid Vallentuna gymnasium visar att rutinerna är kända. En arbetslagssledare har arbetsmiljö som extra ansvarsområde och denne har genomgått utbildning under hösten Rektor och skyddsombud är delaktig i anmälningarna. Elevskada efter ett knivdåd under hösten anmäldes till Arbetsmiljöverket, dock efter ett par dagar. De ansåg att den något sena anmälan inte var anmärkningsvärd då polis var inkopplad. Granskningen visar även att det finns förbättringsområden, främst på dokumenterad handlingsplan. HR-konsult ser över ett elektroniskt anmälningssystem under 2012, tillsammans med säkerhetsansvarig Staffan Gröndahl, i samarbete med AFA och Försäkringskassan. Detta för att förenkla och underlätta hanteringen av anmälan om arbetsskador och tillbud samt att antalet anmälningar inom kommunen minskar. Åtgärder som genomförts 2011 Vallentuna kommun har genomfört ett utbildningspaket omfattande fyra tillfällen kring det systematiska arbetsmiljöarbetet. Utbildningen innehöll både teori och praktiska övningar. Ett av dessa fyra tillfällen gällde arbetsskador och tillbud. HR-avdelningen har terminsvisa möten med samtliga skoladministratörer inom barnoch ungdomsförvaltningens grundskolor och gymnasieskola. Under hösten 2011 har HR-avdelningen tillsammans med skoladministratörerna gått igenom rutinerna kring anmälan av skador och tillbud. HR-avdelningen har tillsammans med barn- och ungdomsförvaltningen inlett ett utvecklingsarbete kring arbetsmiljöfrågor och anmälan av skador och tillbud. HR-avdelningen har uppnärksammat att det finns behov av att förtydliga vad som är tillbud och vad som är arbetsskada samt specificering av åtgärdsplaner. Utvecklingsarbetet beskrivs nedan under planerade åtgärder. Summering Den interna kontrollen visar att rutinen för anmälan av skador och tillbud till större delen är tillfredsställande. Information om Vallentuna kommuns rutiner för anmälan av skador och tillbud finns beskrivet på intranätet i den så kallade HR-portalen. Den interna kontrollen visar att arbetet med anmälan av arbetsskada/ tillbud kan utvecklas i enlighet med planerade åtgärder.

21 VALLENTUNA KOMMUN BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTINGEN TJÄNSTESKRIVELSE SID 3/3 Planerade åtgärder Vallentuna kommuns HR-avdelning arbetar med att se över riktlinjerna och processen för anmälan av skador och tillbud. Det kommer troligtvis innebära att kommunen på ett tydligare sätt beskriver vad som är vad, d.v.s. definierar de olika begreppen av incidenter; olycka, tillbud, skada, arbetsskada, allvarliga skador och allvarliga tillbud m.m. Det innefattar också ett förtydligande hur respektive incident ska hanteras samt hur dessa ska sammanställas och följas upp. Även blanketter, lagtext och föreskrifter kring skador och tillbud ses över och uppdateras. HR-avdelningen fortsätter med de terminsvisa mötena med skoladministratörerna. Dessa möten ger en möjlighet att ta upp frågor kring administrativa rutiner. HR-avdelningen ser över eventuella möjligheter till att göra elektronisk anmälan av skador och tilllbud till AFA Försäkring och Försäkringskassan. Ett system, skapat av AFA, ses över. Systemet syftar bland annat till att underlätta anmälningsprocessen och förtydliga vem som gör vad. Den Övergripande Samverkansgruppen (ÖS) kommer att diskutera frågor angående den årliga sammanställningen för att utveckla arbetet.

22 Ärende 4

23

24 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR UN ANNIKA HELLBERG SID 1/2 EKONOMIADMINISTRATIV CHEF UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Intern kontrollplan 2012 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att särskilt granska följande rutiner under 2012: - Delområde inom systematiskt arbetsmiljöarbete. - Uppföljningsansvaret för ungdomar år. Ärendet i korthet Nämnderna har, enligt kommunens reglemente för intern kontroll, ansvar för den interna kontrollen. Nämnderna har vidare ansvar för att följa upp det interna kontrollsystemet inom sina verksamhetsområden. Nämnden fastställer årligen en intern kontrollplan med ett urval av rutiner som särskilt granskas under året. Bakgrund Barn- och ungdomsförvaltningen har en rutinförteckning som innehåller en väsentlighets- och riskbedömning. Denna utgör underlag för urval av vilka rutiner som ska granskas i den årliga interna kontrollplanen. Under 2011 granskades det systematiska arbetsmiljöarbetet på en övergripande nivå. Barn- och ungdomsförvaltningen föreslår att denna granskning fördjupas under 2012 och ett delområde väljs ut. Barn- och ungdomsförvaltningen föreslår också en granskning av uppföljningsansvaret för ungdomar i åldern år, som utgör en del i området elevadministration. Risk- och väsentlighetsbedömningen visar att detta område är relativt högt, värde 8, samtidigt som det inte har blivit granskat tidigare. Rutinförteckningen och riskbedömningen reviderades och fastställdes senast i januari Barn- och ungdomsförvaltningen föreslår att rutinförteckningen och riskbedömningen uppdateras under slutet av året 2012 efter revidering av förvaltningens dokumenthanteringsplan. BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUF@VALLENTUNA.SE

25 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR UN SID 2/2 Handlingar 1. Intern kontrollplan Bilaga intern kontrollplan väsentlighets- och riskbedömning 3. Rutinförteckning 2012 Roland Beijer utbildningschef Annika Hellberg Ekonomiadministrativ chef Ska expedieras till: Akten Kommunledningskontorets ekonomiavdelning Revisionen

26 Bilaga: Väsentlighets- och riskbedömning 1 En väl genomförd väsentlighets- och riskbedömning ska tydliggöra vilka hot som finns till följd av påverkbara eller opåverkbara risker och som kan inverka på organisationens möjligheter att nå sina mål. Väsentlighet kan uttryckas som ekonomiska, politiska/förtroendemässiga, tekniska, mänskliga och inte minst verksamhetsmässiga konsekvenser för kommunen eller för enskilda kommuninvånare som kan uppstå vid fel, (brister i hantering av ekonomi och/eller verksamhet eller vid bristande måluppfyllelse). Risk kan uttryckas som fel, misskötsel, brister i måluppfyllelse med mera som finns i olika grad. Sannolikheten för fel, misskötsel etc varierar mellan och inom verksamhetsområden/system, rutiner/processer och måste bedömas individuellt, liksom den möjliga konsekvensen. Det är risken för att negativa konsekvenser av väsentlig betydelse kan uppstå som ska bedömas. Arbetet med intern kontroll bör därför prioritera väsentliga områden där det finns risk för allvarliga fel med stora konsekvenser. Vid bedömning av väsentlighet och risk kan därför följande kriterier ligga till grund: Områdets ekonomiska betydelse En balansposts storlek i relation till omslutningen Transaktionsvolym och storlek på enskilda transaktioner inom verksamhetsområdet Den omfattning i vilken vrksamhetsområdet är föremål för löpande bedömningar I vilken mån mål är definierade för vrksamheten i mätbara termer avseende kvantitets- och kvalitetskrav och hur dessa följs upp Kompetens och erfarenhet hos berörd personal i verksamheten. Vid väsentlighets- och riskbedömning kan en matris med graden av sannolikhet och konsekvens inom skalan 1 till 4 användas: Konsekvens 4- Allvarlig Kännbar Lindrig Försumbar Osannolik 2- Mindre sannolik 3- Möjlig 4- Sannolik Sannolikhet 1 Texten är hämtad från Intern kontroll, en del av verksamhets- och ekonomistyrningen, Öhrlings PricewaterhouseCoopers, 2005

27 Varje ruta i matrisen svarar mot en kombination av bedömd sannolikhet och ekonomisk, verksamhetsmässig eller annan konsekvens, d.v.s. en subjektiv väsentlighets- och riskbedömning. Konsekvenserna och sannolikheten graderas från ett till fyra med nedanstående innebörd: Konsekvens 1 - Försumbar är obetydlig för de olika intressenterna och kommunen 2 - Lindrig uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen 3 - Kännbar uppfattas som besvärande för intressenter och kommunen 4 - Allvarlig är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa. Sannolikhet 1 - Osannolik risken är praktiskt taget obefintlig för att fel ska uppstå 2 Mindre sannolik risken är mycket liten för att fel ska uppstå 3 Möjlig det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå 4 Sannolik det är mycket troligt att fel ska uppstå De olika komponenterna multipliceras med varandra och texten enligt ovan beskriver utgångsläget för en specifik rutin. Bedöms konsekvensen som lindrig men sannolikheten som möjlig får vi således: konsekvensen om något går fel uppfattas som liten av såväl intressenter som kommunen men det finns en möjlig risk för att fel ska uppstå. Vad gör vi då med denna kunskap? En grov indelning kan se ut så här: 1-3: Inget agerande krävs. Vi accepterar riskerna. 4-8: Rutinen/processen bör hållas under uppsikt. Eventuellt delar vi riskerna med annan part, exempelvis försäkringslösning. 9-12: Rutinen/processen bör åtminstone tas med i kommande intern kontrollplan. Eventuellt behövs nya regelverk och/eller utbildning av personalen. Vi reducerar riskerna. 16: Direkt åtgärd krävs! Vi försöker minimera riskerna.

28 (5) Vallentuna kommun Barn- och ungdomsförvaltningen INTERN KONTROLL Rutinförteckning Rutin/system Tillämpligt dokument Sannolikhet Konsekvens Värde Kommentarer BUN Kommentarer UN Ekonomi Kontanthantering och handkassor Rutiner för hantering av handkassa Rutinen undersökt 2010 Rutinen undersökt 2009 Upphandlingar Inköp av tjänst Inköp av vara Lag om offentlig upphandling, nämndens delegationsordning Nämndens delegationsordning utifrån tecknade ram- eller årsavtal Nämndens delegationsordning utifrån tecknade ram- eller årsavtal Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt Inköp av läromedel Nämndens delegationsordning utifrån tecknade ram- eller årsavtal Rutinen undersökt 2010 Försäljning av måltidskuponger Intern rutin, fastställda priser Rutinen undersökt 2011 Rutinen undersökt 2011 Debitering av avgifter, förskola, fritidshem och kulturskola, skola (prövningar, "ringa värde") Skolpeng Bidragsbelopp (ersättning per elev) Interkommunal ersättning från annan kommun (kundfakturor) Rekvirera och redovisa statsbidrag Leverantörsfakturor Taxor fastställda av KF, regler och riktlinjer fastställda av nämnden, Skolinspektionens bedömningar av avgifter i skolan Skollag, nämndens regelverk / fastställda belopp, interna handläggningsrutiner Skollag, nämndens regelverk / fastställda belopp, interna handläggningsrutiner Skollagen, rutin för kondreskontra, flödesbeskrivning av kundfordringar Aktuella regler utfärdade av ansvarig myndighet Attestreglemente, gällande besluts- och behörighetsattestanter, flödesbeskrivning av leverentörsfakturor i IM Rutinen undersökt 2010 Kundfakturor, övrigt Rutin för kondreskontra, flödesbeskrivning av kundfordringar Krav och inkasso Kommunens kravrutin, sköts av Visma Avstämning av balanskonton Kommunrutin Rutinen undersökt 2006 Rutinen undersökt 2006 Kommun- och verksamhetsplan Reglemente, bokslutsanvisningar, tidsplan, tids- och aktivitetsplan 1 1 1

29 Rutinen undersökt 2006, 2008 och 2010 Rutinen undersökt 2006 och 2008 Rutinen undersökt 2006 och (5) Vallentuna kommun Barn- och ungdomsförvaltningen INTERN KONTROLL Rutinförteckning Rutin/system Tillämpligt dokument Sannolikhet Konsekvens Värde Kommentarer BUN Kommentarer UN Konteringsbudget, detaljbudget till ekonomisystem Anvisningar från kommunledningskontoret Investeringar, budget VASARU och delårsbokslut Anvisningar från kommunledningskontoret Periodiseringar i delårsbokslut och bokslut Periodiseringshjälp från kommunledningskontoret Bidrag och stipendier Stiftelselag, fondernas stadgar Skadegörelse Personal, löner och förmåner Arvoden till förtroendemän Skadeståndslagen, skollagen, intern rutin för hantering Bestämmelser om ersättning till kommunala förtroendemän Hantering av personliga utlägg, friskvård Policy Personalkostnader: Anställningsavtal och avslut av tjänst Personalkostnader: Ledighetsansökningar, tidrapporter, sjukförsäkran och försäkran vid vård av barn och ändringuppgifter Personalkostnader: Lönetillägg, löneförskott och löneskuld Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Rutinen undersökt 2006 och 2010 Rutinen undersökt 2006 och Rutinen undersökt 2006

30 Rutinen undersökt 2006 och 2008 Rutinen undersökt 2007 och 2011 Rutinen undersökt 2007 och (5) Vallentuna kommun Barn- och ungdomsförvaltningen INTERN KONTROLL Rutinförteckning Rutin/system Tillämpligt dokument Sannolikhet Konsekvens Värde Kommentarer BUN Kommentarer UN Personalkostnader: Vikariehantering Lagen om anställningsskydd, Allmänna bestämmelser, Semesterlagen, föräldraledighetslag mfl. arbetsrättsliga lagar och avtal. Dessutom uppgifter i personalsystemet Rutinen undersökt 2006 Resor och bilavtal Gällande avtal och reglementen Mobiltelefon i tjänsten Kommun policy och regleverk Bisysslor Policy för anställdas bisysslor Utdrag ur belastningsregister vid anställning Lag om registrerkontroll av personal inom förskola, skola och skolbarnomsorg Rutinen undersökt 2008, 2009 och 2010 Individuell kompetensutvecklingsplan Kommunens kompetensutvecklingspolicy Rehabilitering Jämställdhets- och mångfaldsarbete Arbetsmiljölagen, lagen om allmän försäkring, sjuklönelagen, lagen om anställningsskydd Jämställdhetslagen, diskriminieringslagar, kommunens jämställdhets- och mångfaldsplan Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt 2007 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsmiljölagen, arb.miljöförordningen, Arbetsmiljöverkets författningssamling, kommunens arbetsmiljöpolicy, lokal arbetsmiljöpolicy Rutinen undersökt 2006, 2007 och 2011 Anmälan om arbetsskada/tillbud Arbetsmiljölagen, Arbetsmiljöverkets författningssamling Rutinen undersökt 2007

31 Rutinen undersökt 2007 och 2009 Rutinen undersökt 2007 och (5) Vallentuna kommun Barn- och ungdomsförvaltningen INTERN KONTROLL Rutinförteckning Rutin/system Tillämpligt dokument Sannolikhet Konsekvens Värde Kommentarer BUN Kommentarer UN Varsel om anställningens upphörande Administration Postmottagning / post / fax / e-post Lagen om anställningsskydd, allmänna bestämmelser Policy för postöppning, E-postpolicy för Vallentuna kommun Rutinen undersökt 2011 Rutinen undersökt 2011 Dokument- och ärendehantering Av nämnden fastställd dokumenthanteringsplan, regler och riktlinjer för dokument- och ärendehantering Rutinen undersökt 2007 och 2009 Delegationsordning Förvaltningslagen, kommunallagen, nämndens delegationsordning, anmälan av delegationsbeslut Rutinen undersökt 2005 Rutinen undersökt 2005 Arkivvård Arkivlag, Kommunalt arkivreglemente, nämndens dokumenthanteringsplan, Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd Rutinen undersökt 2007 och 2009 Förvaltningens serviceskyldighet Förvaltningslagen Rutinen undersökt 2006 Rutinen undersökt 2006 Projektarbete Tillsyn, uppföljning och utvärdering av verksamheten vid kommunala och enskilda skolor och förskolor Elevadministration (t.ex. skolpliktsbevakning för grundskolan och uppföljningsansvaret för gymnasieskolan) Individuell utvecklingsplan för elever och skriftliga omdömen Betyg och skriftliga bedömning årskurs 9 Uppdrag från nämnden, projekt initierade från annat håll Skollag och eventuella interna riktlinjer Skollag, Grundskoleförordningen, Gymnasieförordningen, SkolSFS etc, interna handläggningsrutiner Skolverkets allmänna råd för individuell utecklingsplan respektive skriftliga omdömen, eventuella interna riktlinjer Skolverkets stödmaterial, förvaltningens ITstödda rutiner Rutinen undersökt av Skolinspektionen 2010 Rutinen undersökt av Skolinspektionen 2010

32 Likabehandlingsplan Skollagen, Allmänna råd för likabehandling Rutinen undersökt 2007 Rutinen undersökt (5) Vallentuna kommun Barn- och ungdomsförvaltningen INTERN KONTROLL Rutinförteckning Rutin/system Tillämpligt dokument Sannolikhet Konsekvens Värde Kommentarer BUN Kommentarer UN Nationella prov i årskurserna 3, 5 och 9 Skolverkets riktlinjer Skolhälsovård Skollagen, hälso- och sjukvårdslagen, grundskoleförordningen Insatser till elever i behov av särskilt stöd Skollagen, grundskoleförordningen, gymnasieförordningen Korrekt statistik (tex till SCB) Anvisningar från SCB angående statistikinlämning Skolval Handläggning av förskole- och fritids- Maxtaxa fastställd av KF, regler och riktlinjer hemsplaceringar, köhantering, platserbjudande för tillämpning av maxtaxa Handläggning och beslut av skolskjuts Skolskjutsförordning, Riktlinjer för skolskjutsverksamhet Hantering av terminskort (SL) Intern rutin för utkvittering av terminskort Behandling av personuppgifter Personuppgiftslagen, personuppgiftsförordning Inventarieredovisning Intern rutin Rutinen undersökt 2008 Rutinen undersökt 2008 Kommungemensamm försäkringar, elev, Försäkringar egendom olycksfall, motorfordon etc. Gymnasiets fordon Rutinen undersökt 2009

33

34 Ärende 5

35

36 VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNING DNR UN ANNIKA HELLBERG SID 1/1 EKONOMIADMINISTRATIV CHEF UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Verksamhetsberättelse och bokslut UN 2011 Förslag till beslut Utbildningsnämnden fastställer verksamhetsberättelse och bokslut för Ärendet i korthet Utbildningsnämnden fastställer årligen verksamhetsberättelse och bokslut. Handlingar 1. Verksamhetsberättelse och bokslut UN 2011 Roland Beijer Utbildningschef Annika Hellberg Ekonomiadministrativ chef Ska expedieras till: Akten Kommunledningskontorets ekonomiavdelning Kommunstyrelsen Revisionen BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG VALLENTUNA TFN FAX BUF@VALLENTUNA.SE

37 DNR UN ANTAGEN AV UTBILDNINGSNÄMNDEN UTBILDNINGSNÄMNDEN Verksamhetsberättelse

38 Verksamhetsberättelse 2011 Innehåll Utbildningsnämnden... 3 Utbildningsnämndens uppgift är... 3 Årets händelser... 3 Verksamhetsförändringar... 4 Framtiden

39 Utbildningsnämnden Ordförande: Björn Furugren Beselin (C) Antal ledamöter: 9 Förvaltningschef: Roland Beijer Gymnasieskolpeng: Bruttokostnad*: Nettokostnad: tkr tkr Antal årsarbetare: 59 Nämnd och resultatenhet: Bruttokostnad*: Nettokostnad: Budgetavvikelse 2011: Budgetavvikelse 2010: tkr tkr tkr tkr * Exklusive nämndsinterna transaktioner Utbildningsnämndens uppgift är ansvara för gymnasieskola inom kommunen, ansvara för att elever får välja gymnasieskola och gymnasiesärskola, ansvara för vuxenutbildning och svenska för vuxna invandrare, ansvara för uppföljning av alla åringar. Årets händelser Vallentuna gymnasium har startat teknikprogrammet och de första eleverna började läsåret 2011/12. Vallentuna gymnasium har startat ekonomiprogrammet. Gymnasiereformen (GY2011) innebär att ekonomiprogrammet, som tidigare var en inriktning inom samhällsvetenskapsprogrammet, har blivit ett eget nationellt program. Kommunfullmäktige har infört gymnasieskolpeng fr.o.m. 1 januari Utgångspunkten för beslutet är att kommunerna i Stockholms län har kommit överens om en gemensam prislista för gymnasieutbildningar. Vallentuna gymnasiums lokaler har byggts om. En fristående grundskola har flyttat in i och hyr en separat del av lokalen. Vallentuna gymnasiums lokaler har förbättrats främst genom en upprustning av bibliotek och elevstudierum. Fler elever från Vallentuna får arbete jämfört med andra kommuner. Sveriges kommuner och landsting (SKL) gör en rankning av kommuner och Vallentuna 3

40 kommun hamnar på sjunde plats i riket. 40 % av eleverna har etablerat sig på arbetsmarknaden två år efter avslutad gymnasieutbildning. Andelen elever som är etablerade på arbetsmarknaden eller studerar uppgår till 74 % och det ger kommunen den mycket goda placeringen 31 av 290 kommuner. Verksamhetsförändringar Riksdagen har tagit beslut om en ny gymnasieskola (GY2011) och förändringen innebär bl.a. en tydligare uppdelning i yrkesprogram och högskoleförberedande program. Riksdagen har tagit beslut om en ny skollag, nytt betygssystem och skärpta behörighetskrav för lärare och rektorer. Skollagen innebär ökade krav på ledning och stimulans för att stärka elevernas utveckling och lärande samt skapa trygghet och studiero och motverka kränkande behandling. Skollagen har förtydligat ansvaret för huvudmannen och för rektor och fler beslut kan överklagas. Reformen innehåller även ny gymnasieförordning, ny samlad läroplan GY11. Förändringarna har införts 1 juli Framtiden Vallentuna kommun deltar i samarbetet med övriga kommuner i Stockholms län om gemensam gymnasieregion. Det innebär i korthet att eleverna i Stockholms län antas på samma villkor på utbildningarna i länet. Detta gäller även för fristående gymnasieskolor. Under 2012 utökas samarbetet med en gemensam elevdatabas för att förbättra administrationen kring ersättningar mellan kommunerna och ge ett underlag för bättre prognoser. Vallentuna kommun deltar fr.o.m i ett samarbete med andra kommuner kring gemensam brukarenkät till elever och vårdnadshavare, inom ramen för Våga Visa. Övriga kommuner som deltar är Botkyrka, Danderyd, Ekerö, Karlstad, Nacka, Norrtälje, Salem, Sollentuna, Upplands Väsby, Värmdö och Österåker. Detta möjliggör jämförelse med andra kommuner. Utbildningsnämnden fortsätter samarbetet med Danderyd, Täby och Vaxholm kring vuxenutbildningen. Kunskapscentrum Nordost (KCNO) är etablerat som gemensamt vägledningscenter och hanterar ansökningar till grundläggande vuxenutbildning, svenska för invandrare och gymnasial vuxenutbildning. 4

41 Vallentuna kommun Måluppfyllelse 2011 Denna uppföljning omfattar alla 20- åringar folkbokförda i Vallentuna kommun, ej endast de som har gått i Vallentunas grundskolor och gymnasium. För de elever som går i Vallentuna gymnasium genomför skolan åtgärder för att öka andelen som uppnår grundläggande behörighet och resultaten visar att andelen ökat från 77 % till 81 %. Genom ungdomsuppföljningen erbjuds gymnasieutbildning till de ungdomar som saknar gymnasieutbildning. Utbildningsnämnden har givit förvaltningen i uppdrag att redovisa en handlingsplan för att fler elever ska fullfölja sin gymnasieutbildning. Ett första förslag har presenterats för Utbildningsnämnden. Strategiskt område Typ av mål Målformulering Stor valfrihet Kommungemensamt Kommuninvånarna ska vara nöjda med den erbjudna valfriheten inom gymnasieskola. Ansvarig nämnd UN. Måluppfyllelse Planerade åtgärder Uppfyllt Vallentuna kommun ingår i samverkansavtal för kommunala gymnasieskolor i Stockholms län. Eleverna kan fritt söka till gymnasieutbildningar i alla kommuner. Genomsnittet för länet visar att en tredjedel av eleverna väljer att gå i den egna kommunens gymnasieskola, en tredjedel går i andra kommuners gymnasieskolor och en tredjedel i fristående gymnasieskolor. Vallentuna kommun har samma fördelning som genomsnittet för länet. Kunskap för livet Kommungemensamt Minst 85 procent av kommunens gymnasieelever (oavsett huvudman) ska ha grundläggande behörighet för universitets- och högskolestudier. UN Ej uppfyllt Andelen kommuninvånare som är 20 år och har fullföljd gymnasieutbildning har ökat och uppgår till 76 % för 2011 och detta är högre än genomsnittet för riket. Andelen kommuninvånare som är 20 år och har grundläggande behörighet till högskola har minskat och uppgår till 63 %. Andelen 20-åringar i Vallentuna med grundläggande behörighet är lika stor som genomsnittet i riket och förortskommuner. Vallentuna ligger högre än genomsnittet för länet som uppgår till 60 %. Kunskap för livet Kommungemensamt Minst 90 procent av gymnasieeleverna ska ha fullföljt gymnasiet inom fyra år. UN Ej uppfyllt Av det totala antalet elever som är folkbokförda i Vallentuna och går i gymnasieskola i Vallentuna, i fristående gymnasieskola eller i annan kommun har 83 % fullföljt utbildningen inom fyra år Vid Vallentuna gymnasium har 86 % av eleverna fullföljt utbildningen inom fyra år Resultat är bättre än genomsnittet för riket och förortskommuner som båda är 83 % och bättre än länet som har 81 %.

42 Vallentuna kommun Måluppfyllelse 2011 Strategiskt område Typ av mål Målformulering Tillväxt och utveckling Nämndsmål God vägledning. Alla elever får god vägledning inför framtida utbildnings och yrkesval. Ansvarig nämnd UN. Måluppfyllelse Planerade åtgärder Arbete pågår Uppföljningen under läsåret 10/11 visar att 53 % av eleverna som går första året inom gymnasieskolan tycker att den information och vägledning som man fick i grundskolan inför gymnasieskolan var mycket bra eller ganska bra. För att förstärka och utveckla studieoch yrkesvägledningen har barn- och ungdomsförvaltningen genomfört en omorganisation Samarbetet mellan studie- och yrkesvägledarna stärks och de har gemensamt tagit fram en handlingsplan för utvecklingen av studie- och yrkesvägledningen i Vallentuna. Kunskap för livet Nämndsmål Individuellt anpassade studier. Alla elever får ledning och stimulans som är individuellt anpassad för att kunna utvecklas uifrån egna förutsättningar. UN Uppfyllt Enkäten till ett urval av elever som är folkbokförda i Vallentuna och går i gymnasieskolans åk 1 inom Vallentuna gymnasium, fristående gymnasieskolor eller andra kommuners gymnasieskolor visar att 78 % av eleverna upplever att de har möjlighet att få stöd och hjälp när de behöver det. Det är en förbättring mot föregående år, 72 %. Enkäten till elever i åk 2 vid Vallentuna gymnasium visar att 71 % av eleverna upplever att de stimuleras till utveckling och lärande. Snittet för de 12 kommuner som genomför samma enkät är 75 %. Kunskap för livet Nämndsmål Verksamheterna erbjuder stimulerande lärmiljöer. UN Uppfyllt Vallentuna gymnasium har byggt om och utvecklat lokalerna, bl.a. biblioteket. Enkäten till elever i åk 2 vid Vallentuna gymnasium visar att 62 % av eleverna upplever att det är stor variation på arbetssätten under lektionerna. Snittet för de 12 kommuner som genomför samma enkät är 58 %. 78 % av eleverna vid Vallentuna gymnasium tycker att den bärbara dator som de disponerar är ett viktigt verktyg för dem i deras studier.

43 Vallentuna kommun Måluppfyllelse 2011 Strategiskt område Typ av mål Målformulering Kunskap för livet Nämndsmål Kunskapsprogression. Elevernas studieresultat i svenska, matematik och engelska förbättras över tid. Ansvarig nämnd. Måluppfyllelse Planerade åtgärder UN Målet om kunskapsprogression är nytt för 2011 och finns inte med i verksamhetsplanen för Målet är svårt att utvärdera då det inte finns någon enhetlig definition av kunskapsprogression som är mätbar i betygsresultat. Dessutom är resultaten komplexa och pekar i olika riktning. Målet har följts upp genom analys av betygen i svenska, engelska och matematik. Analysen visar att fler elever uppnått VG och MVG i matematik och svenska i de första kurserna (Ma A och Sv A) på gymnasiet jämfört med slutbetyget i åk 9, men samtidigt är det en del elever som hade godkänt i grundskolan men som ej uppnått godkänt på dessa första kurser i matematik och svenska. Kunskap för livet Kunskap för livet Kunskap för livet Nämndsmål Vuxenstuderande har godkända kursbetyg. UN Nämndsmål Vuxenstuderande fullföljer påbörjad utbildning. Nämndsmål Vuxenstuderande är sammantaget nöjd med verksamheten på sin skola. UN UN Ej uppfyllt Uppfyllt Ej uppfyllt Kunskapscentrum Nordost (KCNO) redovisar i verksamhetsberättelsen för 2011 att 83 % av de vuxenstudernade inom gyvux och 77 % av de vuxenstuderande inom grvux har godkända kursbetyg. Målet är att uppnå mer än 85 % inom gyvux och mer än 80 % inom grvux. Kunskapscentrum Nordost (KCNO) redovisar att andelen avbrott uppgår till 13 % inom gyvux och 29 % inom grvux. Målet är att andelen avbrott ska vara lägre än 20 % och detta har således uppnåtts inom gyvux. Kunskapscentrum Nordost (KCNO) genomför en brukarenkät i samarbete med andra kommuner, inom ramen för Våga Visa. Enkätresultaten för 2011 visar att 83 % av de vuxenstuderande är sammantaget nöjd med verksamheten på sin skola. Målet är att 85 % ska vara nöjda. Den trygga kommunen Nämndsmål Barn och elever är trygga. UN Uppfyllt Enkät till elever i åk 1 i Vallentuna, fristående och andra kommuners gymnasieskolor visar att 93 % av eleverna är trygga i gymnasieskolan. Enkäten till elever i åk 2 vid Vallentuna gymnasium visar att 95 % av eleverna är trygga. 43 % av eleverna i åk 2 vid Vallentuna gymnasium känner till gymnasiets värdegrund.

44 VERKSAMHETSMÅTT Utbildningsnämnden Kommunstyrelsen Bokslut Verksamhets Mått Mål Antal elever i Vallentuna gymnasium varav externa Antal elever i andra kommuner och friskolor varav fristående skolor varav kommunala skolor varav landstingsskolor Antal skolor för elever från Vallentuna Antal elever i gymnasiesärskola Antal elever i särvux 5 7 Antal helårsstudieplatser grundl.vux utb Antal helårsstudieplatser gymn.vux utb Antal studerande SFI Invånare 20 år med fullföljd gymn.utbildning 76% 74% 75% 76% 73% 73% 69% Invånare 20 år med grundl. behörigh. till högsk. 63% 66% 66% 64% 63% 63% 60% Övergång till högsk. inom 3 år efter gy.utbildn. 38% 36% 43% 39% 44% 48% 51% Elever i komm. som fullföljde gymn. inom 4 år exkl IV 83% 85% 85% 84% 83% 83% 81% Betyg minst G, grundl. kurser Vuxutb. 77% 64% 70% 79% Betyg minst G, gymn. kurser Vuxutb. 83% 82% 88% 87% Riket 2011 EKONOMISK UPPFÖLJNING (Tkr) Sparande i eget Budget Avvikelse Avvikelse Avvikelse Avvikelse Avvikels Mått kapital e 2007 Utbildningsnämnden fast ram UN Resultatenhet Gymnasieskolpeng Utbildningsnämnden tidigare år MEDBORGARE/BRUKARE Mått Mål Enkät till elever åk 1 vid Vallentuna gymnasium, andra kommuner och friskolor Elever nöjda med verksamheten på sin skola 93% 91% 92% 87% Elever trygga i skolan 93% 95% 91% 90% Elever meningsfullt att gå till skolan 81% 80% 73% 83% FRAMTID/UTVECKLING Mål Mål Andel sökt till Vallentuna gymnasium i första hand 19% 24% 22% 30% 34% Nöjdhet kompetensutveckling (Medarb.enkät) 78% 75% 69% 46% Förort 2011 Länet 2011 MEDARBETARE Mått Mål Medarbetarenkäten, andel positiva svar Öka årligen 81% 80% 77% 73% Sjukfrånvaro 5% 1,6% 3,9% 4,2% 4,1% 4,5% Könsfördelning, andel män 38,0% 42,4% 39,0% 37,0% 35,0%

45 Uppföljning av ekonomi Driftsbudget Utbildningsnämnden fast budgetram Verksamhetsblock Ingående värde Sparande i eget kapital Budget Bokslut % Avikelse mot budget Budget Bokslut % K % % I TOTALT N* % % Utbildningsnämnden samt K % % gymnasieantagning Stockholms län I N % % Elevresor, inackorderingstillägg, K % -198 elevförsäkring, lokaler, skoldatatek, I ungdomsmottagning, ungdomsuppföljning N % -198 Tilläggspeng inom gymnasieskolan K % I N % Tilläggspeng och elevresor inom K % 575 gymnasiesärskola I samt särvux N % 575 Vuxenutbildning inom K % % Kunskapscentrum Nordost KCNO I % N % % * K=Kostnad I=Intäkt N=Nettokostnad KOMMENTARER TILL AVVIKELSE Utbildningsnämndens budgetram uppgår till 27 mnkr för 2011 och utfallet blev ett överskott på 3,5 mnkr. Kommunfullmäktige tog i december 2010 beslut om att införa gymnasieskolpeng fr.o.m. januari Budgeten för utbildningsnämnden har därmed delats upp i en del med fast budgetram, en resultatenhet och en gymnasieskolpengsbudget kopplad till elevantal. Kunskapscentrum nordost redovisade under våren 2011 att tillströmningen av elever ökade markant under årets början. Inför höstterminen minskade KCNO antalet elevplatser för att inte skapa ett underskott. Det resulterade istället i att det blev ett överskott på ca 1 mnkr. Detta överskott behöver överföras till KCNO De statliga bidragen till vuxenutbildningen minskar under 2012 och därför behöver 2011 års överskott överföras till 2012 för att kunna upprätthålla samma antal platser för studerande under Tilläggspengen visar för året 2011 ett överskott på 2,1 mnkr. Vid införande av en ny modell är det svårt att första året se effekterna av den nya hanteringen. Införandet sker successivt och kostnaderna bedöms öka under kommande år. I samband med införande av gymansieskolpeng fick resurscentrum i uppdrag att hantera bedömning av tilläggsbelopp även för gymnasieelever. Organisationen har förstärkts inför 2012 för att kunna hantera ansökningar och bedöma tilläggsbeloppens storlek utifrån elevernas behov. Gymnasiesärskolan visar ett överskott på 0,6 mnkr. Gymnasiesärskolan omfattar ett fåtal elever och elevernas stödbehov är mycket varierande. Detta medför att även kostnaderna kan variera. Till följd av införandet av gymnasieskolpeng har kostnaden för gymnasiesärskolan delats upp på grundbelopp och tilläggsbelopp. Grundbeloppet finansieras inom gymnasieskolpeng och är densamma för samtliga elever inom gymnasiesärskolan. Tilläggsbeloppet och kostnader för skolskjuts finansieras inom utbildningsnämndens budgetram.

46 Uppföljning av ekonomi Driftsbudget Utbildningsnämnden resultatenhet Verksamhetsblock Ingående värde % 2011 Sparande i Budget Bokslut Avvikelse eget kapital mot budget Utgående värde % Sparande i Bokslut Bokslut av eget bokslut kapital K % % I % % TOTALT N* Vallentuna K % % gymnasium I % % N % * K=Kostnad I=Intäkt N=Netto KOMMENTARER TILL AVVIKELSE RESULTATENHETER Budgeten för Vallentuna gymnasium består fr.o.m av budgeterade kostnader och budgeterade intäkter, främst i form av gymnasieskolpeng. Bokslutet för 2010 visar de totala kostnaderna för Vallentuna gymnasium, budgetram från Vallentuna kommun och intäkter, främst i form av ersättning från andra kommuner. Budget 2011 och bokslut 2010 är således inte helt jämförbara, men de totala kostnaderna kan jämföras. Vallentuna gymnasium har redan under 2010 inlett arbetet med att anpassa organisationen till mindre elevkullar och införandet av gymnasieskolpeng och lyckades i detta arbete skapa ett överskott på 0,7 mnkr som redovisas som sparande i eget kapital. Detta överskott har fungerat som buffert inför förändringar av elevströmmar under 2011 på motsvarande sätt som för de skolpengsfinansierade resultatenheterna inom barn- och ungdomsnämnden. Elevtillströmningen blev lägre till höstterminen 2011 än planerat. Året 2011 slutade med ett underskottet på 1,2 mnkr. Vallentuna gymnasium ser nu över bemanningen och möjliga organisationsförändringar för framtiden. Åtgärder vidtas för att skapa en ekonomi i balans. Vallentuna gymnasium har på samma sätt som flera grundskolor tidigare klarat ekonomin, men fått underskott under hösten 2011 till följd av flera förändrade förutsättningar, främst införandet av ny skollag och ny hyresmodell, men för gymnasiet även gymnasiereformen Gy2011.

47 Uppföljning av ekonomi Driftsbudget Gymnasieskolpeng Verksamhetsblock Budget Bokslut % Avvikelse mot budget Gymnasieskolpeng K % I % N* % * K=Kostnad I=Intäkt N=Nettokostnad Skolpeng årsbelopp/elev Gymnasie- Avvikelse skolpeng Budget 2011 Bokslut 2011 kr/år % mot budget Barn och fritidsprogrammet % -75 Byggprogrammet % 153 Elprogrammet % 26 Energiprogrammet % 424 Estetiska programmet % Estetiska programmet, inriktningen musik % 703 Fordonsprogrammet % -467 Fordonsprogrammet, inrikt.transport/logistik % -296 Handels och administrationsprogrammet % 301 Hantverksprogrammet % 443 Hotell- och restaurangprogrammet % 287 Industriprogrammet % 49 Livsmedelsprogrammet % -395 Medieprogrammet % Naturbruksprogrammet % -636 Naturvetenskapsprogrammet % 105 Omvårdnadsprogrammet % 117 Samhällsvetenskapsprogrammet % GY11 Ekonomiprogrammet % 854 GY11 Humanistiska programmet Teknikprogrammet % International Baccalaureate % 205 Gymnasiesärskola % -440 IV / GY11 Preparandutbildning % GY11 Yrkesintroduktion GY11 Individuellt alternativ GY11 Programinriktat individuellt val (nationellt tillägg) IVIK / GY11 Språkintroduktion % -28 Övrigt: uppbokning ej fördelat på program höstterminen Intäkter, momsåterbetalning Totalt % KOMMENTARER TILL AVVIKELSE GYMNASIESKOLPENG Den preliminära budgetramen för gymnasieskolpeng uppgår till 127,1 mnkr. Kostnaden för året blev 128,5 mnkr. Kommunfullmäktige tog i december 2010 beslut om att införa gymnasieskolpeng fr.o.m. januari Budgeten för utbildningsnämnden har därmed delats upp i en del med fast budgetram, en resultatenhet och en gymnasieskolpengsbudget kopplad till elevantal. Gymnasieskolpeng har utbetalats fr.o.m. januari 2011 till Vallentuna gymnasium, annan kommun och fristående gymnasieskolor. Vallentuna kommun gör utbetalningarna månadsvis, vissa andra kommuner har dock valt att fakturera kostnaderna kvartalsvis eller terminsvis. Utbetalningarna kommer att samordnas under 2012 genom införandet av en gemensam elevdatabas i Stockholms län. I tabellen redovisas gymnasieskolpengsbeloppen för nuvarande gymnasieprogram. Dessa belopp gäller samtliga elever under vårterminen och de elever som går åk 2 och 3 under höstterminen. För de elever som börjar i åk 1 under höstterminen 2011 gäller skolpengsbelopp enligt GY2011. I tabellen redovisas endast de program inom GY2011 som är helt nya.

48 INVESTERINGAR Uppföljning av ekonomi Investeringsbudget Investeringsprojekt 2011 Budget Bokslut % Avvikelse mot budget TOTALT, TKR % -99 Vallentuna gymnasium % -99 KOMMENTARER TILL AVVIKELSE INVESTERINGAR Utbildningsnämndens årliga investeringsbudget omfattar 500 tkr. En ombyggnation av Vallentuna gymnasiums lokaler har påbörjats under 2011, i detta första skede främst för att ge plats åt en fristående grundskola i en separat del av byggnaden. Det finansieras genom en separat investeringsbudget inom samhällsbyggnadsnämnden. Utbildningsnänndens årliga anslag används till ombyggnad, inredning och utrustning av Vallentuna gymnasiums bibliotek och elevstudierum.