Tid: Tisdagen den 21 november 2017 kl. 13:15-17:30. Sekreterare: Jenny Brantholm

Transkript

1 Fritidsnämnden Tid: Tisdagen den 21 november 2017 kl. 13:15-17:30 Plats: ande: Övriga deltagare: Utses att justera: Saluten Ari Leinonen (S), ordförande Lennart Johansson (M), vice ordförande Annicka Bäckström (S) Åke Johansson (S) Irma Olofsson (S) Malin Forss (MP) Tina Myhrberg (M) Carinne Sjöberg (L) t o m 47, tj ers Björn Alrutz Boman, 48 Solveig Granberg (C) Sofia Stolt (V) Lennart Arvidsson (V) Se sidan två Tina Myhrberg Sekreterare: Jenny Brantholm Ordförande: Ari Leinonen Justerare: Tina Myhrberg BEVIS Justerat protokoll har offentliggjorts genom anslag Organ: Fritidsnämnden Sammanträdesdatum: Anslaget har satts upp: Anslaget tas ner: Förvaringsplats: Umeå Fritid Underskrift: Monica Sandgren

2 Sida 2 av 12 Övriga deltagare Ej tjänstgörande ersättare Anders Hägglund (S) Bengt Holm (S) Hanna Abbasi (S) Lars Rejnus (M) Björn Boman Alrutz (L) Birgitha Bengtsson (KD) Abdi Hanad (V) Sofia Ed (V) Tjänstemän Stefan Hildingsson, fritidschef Emilia Landerholm Martinovic, fritidskonsulent Dan Vähä, avd chef Monia Sundelin, controller Klara Enmark, fritidskonsulent Jenny Brantholm, kommunikatör/vik nämndsekreterare

3 Sida 3 av Diarienr: FN-2017/00292 Uppdragsplan, budget och internkontrollplan 2018 Fritidsnämnden beslutar att godkänna uppdragsplan inklusive budgetram för år 2018, samt internkontrollplan för år Uppdragsplanen innehåller mål, resultatmått och aktiviteter som ska återrapporteras till nämnden. Nämndens budget utgår från kommunfullmäktiges beslut om nämndernas ekonomiska ramar och fastställer verksamheternas resurser för kommande år. Internkontrollplanen tar upp risker och hot mot fritidsverksamheten. Den innehåller också aktiviteter för att motverka dessa. sunderlag Uppdragsplan inkl budgetram 2018 Internkontrollplan 2018 Monia Sundelin, controller Emilia Landerholm Martinovic, fritidskonsulent Carina Lindström, assistent Ekonomi et ska skickas till Ekonomikontoret

4 Sida 4 av Diarienr: FN-2017/00293 Begäran om investeringsmedel år 2018 Fritidsnämnden beslutar att godkänna begäran av investeringsmedel för år 2018 enligt bifogat underlag. Fritidsnämndens enas om särskild skrivning gällande Idrottshall på Tomtebo enl följande: Antalet barn och ungdomar växer snabbt i bostadsområdet Tomtebo. Med anledning av detta så utgår fritidsnämnden ifrån att Umeå kommun avsätter investeringsmedel i budgetfullmäktige 2018 så att påbörjandet av en ny idrottshall och skola på Tomtebo kan påbörjas. Det finns ett utpekat område som både skolan Umeå Fritid har bedömt som en lämplig placering för en ny skola och en ny idrottsanläggning. Fritidsnämnden ser det som absolut nödvändigt att detta projekt påskyndas eftersom situationen för idrottsföreningen i området blir alltmer ohållbar på grund av brist på tider i inomhushallar. Idrottshallen ska ses som ett första steg i byggandet av en hel idrottsanläggning i området med bland annat en konstgräsplan. Kommunfullmäktige fattade i juni beslut om investeringsbudget för 2018, vilket för Fritidsnämnden sattes till 0 kr. För att verksamhet ska kunna bedrivas i Umeå fritids anläggningar, samt utifrån ekonomiska- och arbetsmiljöaspekter, begär fritidsnämnden medel för investeringar som anses nödvändiga under år sunderlag Tabell investeringar Monia Sundelin, controller Stefan Hildingsson, fritidschef et skickas till Ekonomikontoret

5 Sida 5 av Diarienr: FN-2017/00288 Kvalitetsdeklarationer för fritid 2018 Fritidsnämnden beslutar att fastställa fritids kvalitetsdeklarationer för unga, drift, bad och föreningsbyrån. En del i kvalitetsarbetet är att varje verksamhetsområde ska ta fram kvalitetsdeklarationer. Där kan medborgarna se vilka förväntningar de kan ha i kontakt med vår verksamhet. sunderlag Kvalitetsdeklarationer Emilia Landerholm Martinovic

6 Sida 6 av Diarienr: FN-2017/00262 Granskningsrapport av kommunens struktur för internkontroll Fritidsnämnden beslutar att som svar på revisionsgranskningen anta förvaltningens yttrande. Kommunrevisionen har efter granskning överlämnat revisionsrapport Granskning av kommunens struktur för intern kontroll Yttrande Förvaltningen lämnar följande yttrande utifrån de rekommendationer som granskningen gett. - Förvaltningen kommer att i samråd med övriga förvaltningar inom Samhällsbyggnad, med utgångspunkt från kommunrevisionens granskning, att gemensamt ta fram förslag på hur det fortsatta arbetet med internkontrollarbetet ska fortskrida, med fokus på 2019 års internkontrollplan. Förvaltningen har som utgångspunkt i nuvarande internkontrollarbete, främst utgått ifrån de processer som förvaltningen äger och fritidsnämndens mål, med inriktning på strategiska risker. Det styrande dokumentet förvaltningen haft som utgångspunkt har främst varit L-27. Mätningar och kontroller som ligger inom ramen för ordinarie verksamhet, hanteras i deras processer och har således inte lyfts in i internkontrollplanen. I syfte att utveckla verksamheten rekommenderar kommunrevisionen kommunstyrelsen och nämnderna att: Säkerställa att alla väsentliga kontrollområden ingår i de riskanalyser som görs. Förvaltningen förordar att dialog mellan nämndsansvariga eller av dessa utsedda personer initieras. Syftet med dialogen är att utbyta erfarenheter och göra förtydliganden avseende arbetsgång, innehåll i riskanalys för intern kontroll, hantering av kommungemensamma risker samt fånga ev behov av översyn av nuvarande anvisningar. Om behov föreligger, genomförs översyn av nuvarande anvisningar och utbildning i desamma. För att säkra att väsentliga verksamhetskrav och kontrollområden tas i

7 Sida 7 av 12 beaktande bör nämndsansvarig göra en översiktlig kartläggning och visualisering av de verksamhetskrav och kontrollområden som utgör grund för riskanalys. Kartläggningen bör presenteras för respektive nämnd i samband med att arbetet med riskanalys påbörjas. Säkerställ (exempelvis via en kartläggning och uppföljning) att olika typer av kontroller görs i verksamheterna, såväl förebyggande som upptäckande och korrigerande. Förvaltningen förordar att respektive nämndsansvarig (eller annan utsedd) får i uppdrag att kartlägga befintliga kontrollsystem som idag ligger inom såväl som utanför Intern kontrollplanerna. Syftet med en sådan kartläggning är dels att skapa korrekta underlag för riskanalys/riskbedömning, dels att komplettera och förtydliga den egentliga omfattningen av den intern kontroll som genomförs inom respektive nämnd. Kartläggningen bör presenteras för respektive nämnd i samband med att arbetet med riskanalys påbörjas. Förvaltningen förordar även att respektive nämndsansvarig får i uppdrag att säkra att kommande internkontrollplan 2019 innehåller olika typer av kontroller, såväl förebyggande som upptäckande och korrigerande samt att dessa kontroller ligger i linje med gällande riskanalys. Överväga att på ett tydligare sätt samordna arbetet med intern kontroll inom kommunen i syfte att åstadkomma erfarenhetsutbyte, utveckling och stöd i arbetet med intern kontroll. Detta blir av särskild vikt då riktlinjer och handledningar för intern kontroll tolkats olika i nämnderna. Ett kommungemensamt forum för intern kontroll-frågor etableras i samband med genomförandet av denna revisonsgranskning. Deltagare i forumet utses av nämndsansvarig chef samt av ekonomidirektör. Forumet syftar till att åstadkomma erfarenhetsutbyte, utveckling, förenkling och stöd i arbetet med intern kontroll. Forumet har årligen två fasta möten (inför uppstart av arbetet med framtagande av riskanalys/internkontrollplan samt inför uppföljning av respektive intern kontrollplan), utöver det möts forumet vid behov. sunderlag Revisionsrapporten Carina Lindström, assistent ekonomi et ska skickas till Kommunrevisorerna

8 Sida 8 av Diarienr: FN-2017/00210 Motion 34/ Gästhamnar i hela Umeåregionen Fritidsnämnden beslutar att avdela resurser för att vara delaktiga i en förstudie i frågan om gästhamn i Umeå och därmed anse motionen besvarad Inkommen motion om gästhamnar i hela Umeåregionen. Thomas Savilahti et ska skickas till Kerstin Magnusson, registrator Kommunledningsstab

9 Sida 9 av Diarienr: FN-2017/00250 Inköp av paracykel Pegasus för utveckling av paracykel Fritidsnämnden beslutar att bevilja Obbola IK kronor för inköp av en paracykel. Obbola IK har en aktiv cykelsektion och en unik anläggning med SCA arena där man byggt och utvecklat en arena för bland annat cykelsporten med stöd av Arvsfonden, Idrottslyftet och Umeå kommun. För att utveckla verksamheten ytterligare för personer med funktionsnedsättning ansöker föreningen om ett stöd på kronor för inköp av en paracykel. Denna cykel kommer att kunna ge personer med funktionsnedsättning och äldre möjlighet till fysisk aktivitet och uteupplevelser. Tanken är att cykeln ska kunna uthyras till föreningar, boenden och privatpersoner samt finnas tillgänglig till exempel vid friluftsdagar för skolor. Föreningen samarbetar med Parasport Västerbotten kring denna utveckling av verksamheten. sunderlag Bilaga Ansökan om inkluderingsbidrag Klara Enmark et ska skickas till Obbola IK

10 Sida 10 av Diarienr: FN-2017/00281 Inkluderingsstöd, Umeå Wolfs Fritidsnämnden beslutar att bevilja Umeå parasportförening ett inkluderingsstöd på kr för inköp av en elhockeystol. Umeå parasportförening ansöker om stöd för inköp av en elhockeystol till föreningens elhockeylag, Umeå Wolfs. Elhockey är en av få aktiviteter som gör det möjligt för personer med svårare rörelsenedsättning eller multihandikapp att delta i lagidrott. Föreningen har sedan tidigare 6 elhockeystolar men några av dem börjar bli gamla och kräver alltmer underhåll och reparationer. För att kunna vidareutveckla verksamheten och även ha en beredskap inför eventuella haverier på någon av de äldre stolarna ansöker föreningen om stöd för inköp av en elhockeystol. sunderlag Bilaga Ansökan om inkluderingsbidrag Klara Enmark et ska skickas till Umeå parasportförening

11 Sida 11 av Diarienr: FN-2017/00294 Information och rapporter november 2017 Fritidsnämnden beslutar att lägga informationerna till handlingarna, samt att uppdra till fritidschef Stefan Hildingsson kalla till extra presidium ang situationen om Hamnmagasinet. Till presidiet kallas en representant från varje parti. Fritidschef Stefan Hildingsson informerar: Prioritering skötsel skidspår Skidstadion i Umeå strategisk utveckling Organisationsförändring Föreningsbyrån/Stab Samverkan med Thorengruppen ang nya fotbollshallen Judiska föreningen nuläge Naturisterna Fritidskonsulent Emilia Landerholm Martinovic Rapportering av sommarlovsaktiviteter med medel från MUFC Återkoppling från träff med nationella minoriteter

12 Sida 12 av Diarienr: FN-2017/00004 Anmälningsärenden/delegationsbeslut 2017 Fritidsnämnden beslutar att lägga anmälningsärenden/delegationsbeslut november 2017 till handlingarna. sunderlag Anmälningsärenden 2017 Sara Nordström, fritidskonsulent