Samverkansytan - en fördjupad förstudie

Transkript

1 Samverkansytan - en fördjupad förstudie Delprojekt inom Intygstjänster 2016 Rapport, version 2.0

2 Sammanfattning Projektet Intygstjänster 2016 har under året gjort en fördjupad förstudie för att ta fram förslag till hur ett IT-stöd skulle kunna bidra till ökat och effektiviserat utbyte av information mellan aktörerna i sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen. Tidigare har tjänsten benämnts Intygstjänst för arbetsgivaren, men då den nu inkluderar samverkan mellan invånare, arbetsgivare och övriga aktörer kallas den nedan för Samverkansytan. Regeringen vidtar nu en rad åtgärder för ökad hälsa och minskad sjukfrånvaro som berör alla aktörer i sjukskrivningsprocessen och tar sikte på att stärka samverkan mellan aktörerna. Tanken är att Samverkansytans skulle kunna vara en värdefull pusselbit i detta arbete. Utredningsarbetet har pågått sedan Under dessa år har en bred behovsbild framkommit. Aktörerna har i huvudsak en samstämmig bild av vad tjänsten bör innehålla. Vikten av att tidigt få igång en dialog på och med arbetsplatsen betonas. Sammantaget bekräftar arbetsgivarna och hälso- och sjukvården att Samverkansytan, rätt utformad, skulle ge stor förväntad nytta. Aktörerna har i huvudsak en samstämmig bild av vad tjänsten bör innehålla. Genom ett förenklat utbyte av information skulle aktörerna få bättre underlag inför beslut om sjukskrivning och bedömning av vilka patienter som är i behov av tidiga insatser. Möjlighet till dialog kring vilka insatser som planeras av de olika aktörerna skulle ge ökad transparens och ge effektivare möten när alla aktörer väl möts. Samverkansytan bedöms sannolikt kunna minska antalet heltidssjukskrivningar samt göra återgång i arbete mer hållbar. Under 2015 års utredning, där användarinvolvering var en central del, framkom några bärande principer för Samverkansytan. Syfte: Hållbar återgång i arbete Fokus: Stötta arbetsrelaterad rehabilitering Huvudaktörer: Invånaren och arbetsgivaren Efter validering med två nya användargrupper, under förstudiearbetet 2016, kunde dessa principer bekräftas. Under 2016 gjordes 20 djupintervjuer med sjukskrivna, varav flertalet tillhörde den primära målgruppen; anställda inom offentlig sektor, med psykisk ohälsa, stress- och/eller smärtproblematik, som varit sjukskrivna minst tre månader. Syftet var att får större kunskap om hur invånaren upplever sin sjukskrivning, förstå vilka svårigheter som sjukskrivningsprocessen innebär, relationen till de olika aktörer och deras samspel. Avslutningsvis tillfrågades de intervjuade om tjänstens innehåll skulle kunna lösa några av de problem de upplevt under sin sjukskrivning samt om de skulle samtycka till att dela information digitalt med relevanta aktörer. Utredningen visade att Samverkansytan är en relevant tjänst för invånaren. Flertalet av de intervjuade bedömer att tjänsten skulle underlätta flera av de praktiska problem som de har upplevt i samband med sin sjukskrivning. Samverkansytan skulle kunna bli ett stöd för dem i sjukskrivningsprocessen. De skulle slippa upprepa samma information hos flera aktörer och slippa förklara avsikten med andra aktörers insatser. En tidslinje skulle ge överblick över vad som har hänt och vad som ska ske härnäst. Möjligheten att samla alla de dokument, intyg och beslut som är relevanta för rehabiliteringen, sågs av flertalet som positivt. Några av de intervjuade var tveksamma till att dela vissa dokument med sin arbetsgivare. Sid 2/36

3 Under 2016 har fyra (4) workshoppar med Samverkansytans nya användargrupp hållits för att utkristallisera på vilka områden behov för samverkan finns. Genom kartläggning av aktörernas processer har de områden som antas skapa mest nytta med minst insats definierats: Samarbete runt anpassningar mellan invånare och arbetsgivare. Om möjligt undvika sjukskrivning eller minska heltidssjukskrivning genom att utbyta information om: individens arbetsuppgifter, möjlighet till anpassning av arbetsplats/arbetsuppgifter samt samtliga aktörers kontaktuppgifter. Gemensam planering för återgång i arbete. Genom att de olika aktörerna känner till varandras arbete blir det enklare att planera insatser utifrån invånarens bästa. Alla aktörers ansvar för vad planeras tydliggörs. En utförlig analys av intervjuerna finns i bilaga 1. Förstudien omfattar även en juridisk utredning, bilaga 2, som bland annat diskuterar vem som bör äga och förvalta Samverkansytan. I de djupintervjuer som gjorts utrycker invånaren åsikten att Försäkringskassan eller hälso- och sjukvården är naturliga ägare/förvaltare av en tjänst som Samverkansytan. Dessa aktörer upplevs som garanter för en säker hantering av information i ytan. Att besvara frågan om vem som i framtiden ska äga Samverkansytan har inte varit möjligt under Diskussionen har lyfts till en högre nivå på SKL och Inera och fortsätter under Denna rapport beskriver även förslag på fortsatt arbete. Finansiering finns för åren genom statens överenskommelse med SKL, En kvalitetssäker och effektiv sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocess Under 2017 och 2018 planeras framtagandet av en klickbar prototyp med syfte att kunna kommunicera visionen om Samverkansytan till en vidare krets, samt förankra den hos de aktörer och intressenter som berörs. Prototypen ska utrymmesmässigt kunna lagras på en minnessticka, kunna starta och köras utan installation på en dator, inte ha några kopplingar till andra system, fungera för både Mac och PC, samt eventuellt fungera i mobilen. Under senare delen av perioden avses att pröva prioriterad funktionalitet i en eller flera piloter, troligen Samarbete runt anpassningar och Gemensam planering för återgång i arbete. Sid 3/36

4 Innehåll Sammanfattning... 2 Innehåll Introduktion Bakgrund Syfte med förstudien Idén med samverkansytan Genomförande Ny användargrupp för kravställning Invånarens vilja att dela medicinsk information Avgränsningar och beroenden Revisionshistorik Bilagor Sammanfattning av förstudiens resultat Resultat från intervjuerna Resultat från workshops Förankring och omvärldsbevakning Juridik och teknik Anpassad intygsinformation till arbetsgivaren Förslag till fortsatt arbete Utvecklingsprocessen Prototyp av visionen Pilot/piloter Hela tjänsten Deltagande av aktörer i fortsatt arbete Nytto- och kostnadsanalys Funktionalitet som snabbt ger nytta Nyttomål som kan uppnås på längre sikt Kostnader för att utveckla Samverkansytan Slutsatser Sid 4/36

5 7. Referenser Deltagare i arbetsgrupper och styrgrupp Sid 5/36

6 1. Introduktion Samverkansytan en fördjupad förstudie har utrett hur invånaren och arbetsgivaren kan ges möjlighet att genom ett IT-stöd ta en mer aktiv del i sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen. Detta skulle kunna möjliggöras genom den infrastruktur som redan byggts upp runt skickandet av läkarintyg i projektet Intygstjänster på Inera. Förstudien var en del av projektet Intygstjänster 2016 som under villkor 5 i överenskommelsen En kvalitetssäker och effektiv sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocess, mellan staten och Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), verkar för ett utökat elektroniskt informationsutbyte. Arbetet har skett i samarbete med Försäkringskassan. Denna rapport, med de bilagor som föreligger, är en redovisning av förstudiearbetet. Rapporten är ett underlag för det fortsatta arbetet med att förverkliga ett IT-stöd, nedan kallat Samverkansytan. Förslagen tar avstamp i ett utredningsarbete som startade i liten skala 2013, som har förfinats under 2014/2015 och validerats i flera led under Finansiering finns för åren genom statens överenskommelse med SKL. Avsikten är att under dessa två år bland annat leverera en klickbar prototyp och i pilotdrift pröva viss central funktionalitet. Notera att Samverkansytan i tidigare rapporter från Intygstjänster benämnts Intygstjänst för arbetsgivare, arbetsgivartjänst eller rehab-yta, men dessa namn syftar alla på samma tjänst. 1.1 Bakgrund Sjuktalen i Sverige fortsätter att öka, vilket till stor del beror på att de långa sjukfallen ökar. Det konstateras bland annat i Socialförsäkringsutredningen, Mer trygghet och bättre försäkring (SOU 2015:21) som presenterade sitt betänkande i mars Socialförsäkringsutredningen hänvisade till arbetet i sex europeiska länder och pekade på två centrala framgångsfaktorer: en arbetsfokuserad hälso- och sjukvård ansvarstagande och engagerad arbetsgivare, som också samarbetar med hälso- och sjukvården Arbetsgivaren har ansvar för sina anställdas arbetsmiljö. Vid ohälsa har arbetsgivaren en skyldighet att vidta åtgärder för att anpassa arbetsplatsen och erbjuda arbetsrelaterad rehabilitering. Detta ska ske i nära samarbete med den anställde invånaren. Under det gångna året aktualiserades detta när den socialdemokratiska regeringen föreslog den så kallade Hälsoväxlingen som innebar att arbetsgivaren skulle vara med och dela kostnaden om Sid 6/36

7 en för arbetstagare blev långvarigt sjukskriven. För att undvika detta gjorde parterna inom kommun- och landstingssektorn en gemensam avsiktsförklaring med åtgärder för friskare arbetsplatser, vilket resulterade i att regeringen drog tillbaka sitt förslag om hälsoväxling. Utöver detta fokuserar ett antal initiativ på samarbetet mellan hälso- och sjukvården och arbetsgivaren, däribland arbetet under villkor 2 om rehabkoordinering i den nya överenskommelsen mellan staten och SKL för På samma sätt arbetar Försäkringskassan med en rad nya initiativ med arbetsgivaren som aktör/samarbetspartner. I ljuset av detta är idén med en tjänst som Samverkansytan, där digital dialog och samverkan mellan vårdgivare och arbetsgivare underlättas, högst relevant och aktuell. Läkarintygets syfte är att ge Försäkringskassan de uppgifter som behövs för att kunna agera i sjukärendet, bland annat att ta beslut om utbetalning av sjukpenning. Intygen används i de flesta fall även av arbetsgivare, eftersom det inte finns något intyg som är speciellt utformat för arbetsgivarens behov. Arbetsgivare har framförallt behov av att veta vilken arbetsförmåga som återstår och det framkommer inte alltid i intyget. Information från hälso- och sjukvården är viktig för arbetsgivarens möjlighet att kunna bedriva rehabilitering. Det nya Läkarintyg för sjukpenning, som införs av Försäkringskassan under 2017, ger läkaren möjlighet att föreslå åtgärder som kan underlätta återgång i arbetet, men arbetsgivarens behov att kommunicera med hälso- och sjukvården kommer att kvarstå om ett effektivt arbete med anpassningar och rehabilitering ska kunna uppnås. Informationsbehovet är dock inte ensidigt. Hälso- och sjukvården skulle vinna på att få mer information om vilka arbetsuppgifter invånaren utför och vilka krav dessa ställer på funktionsförmåga. På sikt kan man tänka sig att invånaren och/eller arbetsgivaren skulle kunna bidra med denna information eller annan kunskap, exempelvis via Samverkansytan. Läkarens möjlighet att fatta ett mer informerat beslut om ett läkarintyg ska utfärdas skulle öka. Redan tidigare års utredningar har visat att både invånaren och arbetsgivaren behöver ett stöd för att förstå sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessens olika faser, både generellt och för den enskilde. En tidslinje och en gemensam yta för att samla den information har återkommande beskrivits som ett viktigt behov Utredning Ända sedan 2012 har Intygstjänster i varierande grad utrett frågan om arbetsgivarinvolvering. Nedan listas de utredningsinsatser som gjorts: Intervjuer med ett mindre antal invånare, arbetsgivare och olika yrkesgrupper inom hälsooch sjukvården Intervjuer med löne- och rehabiliteringssystemutvecklare, försäkringsbolag med arbetsgivarkontakt Kontakter med större arbetsgivare och arbetsgivarorganisationer Workshopsarbete i samarbete med Stenungssunds kommun Enkät besvarad av 267 arbetsgivare där 89 procent såg mycket stor nytta med en intygstjänst för arbetsgivaren Sid 7/36

8 Bild 2: Workshopdeltagarna kartlade användarflöden i sjuk- och rehabiliteringsprocessen Utredning och workshoparbete Under 2014 formades en multidisciplinär användargrupp bestående av arbetsgivarens HRspecialister, läkare och rehabkoordinatorer från hälso- och sjukvården. Arbetsmetoden utgick ifrån ett så kallat co-creation perspektiv där användare eller representanter av användare (intressenterna) engageras i krav- och designprocessen. Utifrån tidigare års behovsanalys togs skisser fram som visade en hypotes om lösning. Den förfinades sedan succesivt tillsammans med intressenterna. Workshopgruppen enades om några viktiga förhållningssätt i arbetet: Jobba förebyggande Se det friska ta tillvara återstående arbetsförmåga Efter att ha utforskat hur arbetsgivarnas och vårdpersonalens verklighet ser ut och definierat vilka problem som behöver lösas, togs ett antal enkla idéskisser fram för att ha en bra startpunkt för fortsatta diskussioner om ett IT-stöd för samverkan Samverkansytans bärande principer Förstudiearbetet 2015 resulterade i tre bärande principer for Samverkansytan: Syfte: Hållbar återgång i arbete Fokus: Stötta arbetsrelaterad rehabilitering Huvudaktörer: Invånaren och arbetsgivaren Förstudiearbetet avslutades i mars Arbetet med Samverkansytan tog sedan en paus och återupptogs i början av Då påbörjades förstudiearbetet som beskrivs i detta dokument. Sid 8/36

9 Bild 3: Ett koncept för hur Samverkansytan skulle kunna fungera togs fram under 2014/ Syfte med förstudien Förstudiens syfte har varit att utforska ett bästa scenario utifrån de olika aktörernas behov. Detta har genererat en tämligen lång önskelista med funktioner som har varierat beroende på vilken aktörs behov som har analyserats. Under 2016 har en central uppgift varit att prioritera vilka av dessa funktioner som bör utvecklas i ett första skede och testas i en pilot. Förstudiens uppdrag har varit att: Utreda invånarens vilja att dela medicinsk information med arbetsgivaren Validera funktionella krav som framkommit i tidigare utredning däribland ge möjlighet till dialog, se intygsinformation, kunna dela dokument samt skapa ett processtöd Fortsatt behovsanalys och kravställning genom att utforska ett gemensamt arbetssätt som stödjer elektroniskt informationsutbyte mellan invånaren, arbetsgivaren, vården och Försäkringskassan. Samt beskriva piloter som kan testa funktionalitet och samverkan mellan aktörerna. Fortsatt förankring av samverkansidéer hos representanter för arbetstagare/invånare, arbetsgivare, företagshälsovården, vårdprofessioner, sjukvårdshuvudmännen och Försäkringskassan. Göra en fördjupad juridisk analys av sekretess och säkerhetsaspekter av elektronisk samverkan samt utforska frågan om ägarskap Sid 9/36

10 Teknisk utredning av IT-arkitekt eller motsvarande gällande exempelvis hur önskad funktionalitet kan förverkligas i befintlig infrastruktur Verka för att anpassa informationen i läkarintyget eller annan informationsyta för att stödja arbetsgivarnas möjlighet för anpassning och rehabilitering 1.3 Idén med samverkansytan Samverkansytan ska underlätta informationsutbyte och kommunikation vid rehabilitering på invånarens arbetsplats och underlätta en hållbar återgång i arbete. Det finns även ett starkt önskemål att verktyget ska kunna bidra till att förebygga och minska ohälsa på arbetsplatsen. Huvudaktörer i Samverkansytan är arbetsgivaren och invånaren. Ett av målen är att öka invånarens delaktighet. Hälso- och sjukvården och Försäkringskassan ges möjlighet att följa och stötta arbetet. Samverkansytan kan i förlängningen inkludera även andra aktörer, så som Arbetsförmedlingen och socialtjänsten. Samverkansytans målsättning: Färre heltidssjukskrivningar Tidiga insatser av rätt aktör Bättre beslut när fler aktörer bidrar med information Ökade möjligheter till dialog En mer hållbar återgång i arbetet 2. Genomförande Förstudiearbetet har under 2016 i huvudsak bedrivits i form av intervjuer och workshops som redovisas nedan under huvudrubriken Sammanfattning av resultaten från förstudien. Totalt har sex (6) workshops hållits; en i Värmland för validering av tidigare behovsanalys, en (1) tillsammans med projektet Sjukskrivningskollen och fyra (4) med våra användargrupper. Det nära samarbetarbetet med Försäkringskassan har varit en väsentlig framgångsfaktor för förstudien. Försäkringskassan är en stor myndighet och det är ofta svårt för utomstående att få kontakt med rätt person inom myndigheten. Genom en utpekade kontaktperson, Rebecca Kolga, har vi snabbt fått kännedom om Försäkringskassans olika initiativ rörande förbättrad samverkan med arbetsgivaren. Projektet har även vid valda tillfällen berättat om sitt arbete på Försäkringskassans partnerråd samt fått kontakt med samverkansgrupper, likt den i Värmland. Framför allt har samarbetet med Försäkringskassan gjort att projektets nya användargrupp kunnat bemannas med handläggare och samordningsansvariga. Även om arbetet har skett inom ramen för Intygstjänster 2016 tydliggjordes under årets början behovet av en särskild styrgrupp för Samverkansytans förstudie, med representanter från Inera, SKL och Försäkringskassan. Totalt hölls sex (6) protokollförda möten. Sid 10/36

11 2.1 Ny användargrupp för kravställning Under 2016 rekryterades en ny användargrupp, i fortsättningen kallad Användargruppen. Avsikten vara att rekrytera de som i sitt dagliga arbete möter den sjukskrivne invånaren. Gruppen bestod av läkare, rehabkoordinatorer (primärvård och slutenvård), närmaste chef hos arbetsgivaren (med tonvikt på offentlig sektor), HR-specialister, representanter från företagshälsovården samt Försäkringskassans personliga handläggare och samordningsansvariga. Särskild vikt lades vid att rekrytera hälso- och sjukvårdens rehabkoordinatorer, då deras roll förstärks och lyfts fram av staten. Under rubriken Deltagare i arbetsgrupper och styrgrupp listas vilka som deltagit. 2.2 Invånarens vilja att dela medicinsk information Samtycke är en förutsättning för att kunna förverkliga Samverkansytan utan förändringar i gällande lagstiftning. Därför har utredandet av invånarens vilja att dela medicinsk information varit den enskilt högst prioriterade aktiviteten under året. Valet av vilka som ska intervjuas har gjorts utifrån en målgruppshypotes framtagen med hjälp av statistik från Försäkringskassan våren 2016 (Bilaga 1a Målgrupper Samverkansyta.pdf), tillsammans med fortsatt fokus på smärta och psykisk ohälsa som ingick i rehabiliteringsgarantin (Sveriges Kommuner och Landsting, 2015). Diagnoser inom psykisk ohälsa ökar mest och offentlig sektor har under en rad år sett en markant ökning av antalet sjukskrivningar. Projektet har även valt att fokusera på invånare med en anställning vid sjukskrivningstillfället eftersom arbetsgivaren är en viktig aktör i tjänsten. Ett annat kriterium var att de intervjuade skulle ha varit sjukskrivna tillräckligt länge för att kunna uttala sig om kommunikationen och kontakten med Försäkringskassan. Hypotesen för vilka vi ville intervjuerna var i ett första skede: Anställda i kommun, landsting eller stat vid sjukskrivningstillfället Sjukskrivna i minst tre månader men gärna längre Sjukskrivna på grund av psykisk ohälsa eller smärtproblematik Genom annonsering rekryterades 20 sjukskrivna personer ut för semistrukturerade djupintervjuer. Flertalet uppfyllde de uppställda kriterierna, medan övriga valdes för att de hade erfarenheter som gav en fördjupad förståelse av vilken innebörd en sjukskrivning kan ha för en individ. Intervjuerna gjordes med invånare från Region Gävleborg, Stockholm, Uppsala, Västerbotten och Västra Götaland. För att ge de intervjuade en bild av hur en digital samverkan skulle kunna ske användes skisser som tagits fram i workshoparbete under 2014/2015. En detaljerad beskrivning av genomförande och analys av de gjorda invånarintervjuerna finns i bilaga 1, Analys av intervjuer med invånare. Sid 11/36

12 2.3 Avgränsningar och beroenden Avgränsningar I linje med beslut under 2015 har förstudien under 2016 studerat de behov som är gemensamma för de centrala aktörernas, arbetsgivarens och invånarens, möjlighet att driva den arbetsplatsrelaterade rehabiliteringen framåt. I takt med att uppdraget för hälso- och sjukvårdens rehabkoordinatorer preciserats har denna yrkesgrupp alltmer framstått som en viktig målgrupp för Samverkansytan. Rehabkoordinatorer antas få en viktig roll för att informera om och entusiasmera till användandet av tjänsten. Förstudien har därför valt att fokusera på rehabkoordinatorerna som den primära användaren av Samverkansytan i hälso- och sjukvården Behov av arbetslivsinriktad rehabilitering finns även hos invånare utan anställning. I förlängningen är det rimligt att tro att även Arbetsförmedlingen (AF) ska vara en aktör på Samverkansytan. Emellertid skiljer sig Arbetsförmedlingens behov på flera punkter från arbetsgivarens, liksom till viss del informationsinnehållet. Därför har förstudien har valt att fokusera på invånare som har en anställning. Användargrupperna, både och 2106 har starkt betonat vikten av att Samverkansytan även ska stödja ett förebyggande arbete, det vill säga kunna användas även innan sjukskrivning blir aktuell. Förstudien tar med sig detta i sitt fortsatta arbete under , men har under 2016 av tidsskäl, och på styrgruppens inrådan, fokuserat på tiden från sjukanmälan till arbetsgivaren och den tidpunkt då behov av ett läkarintyg uppstår vid dag Beroenden Upprinnelsen till initiativet med Samverkansytan finns i möjligheten att kunna utnyttja information som finns lagrad i Intygstjänsten. Tjänster inom ramen för Ineras utbud, såsom Webcert, Rehabstöd och Mina intyg, är tänkbara ingångar till den särskilda yta som Samverkansytan förmodas bli, men kan lika väl i framtiden komma att nås från andra journaloch rehabiliteringssystem. På samma sätt finns en förväntan och förhoppning hos aktörerna att tjänsten ska kunna nås från Försäkringskassans Mina sidor och digitala tjänster som vänder sig till arbetsgivare. Hur och på vilket sätt har dock inte varit föremål för 2016 års utredning, utan avses att besvaras efter att utfallet av en pilotdrift har utvärderats under Revisionshistorik Som framgår av revisionshistoriken nedan var en första versionen av denna förstudierapport färdig i februari Sedan dess har omdisponeringar gjorts. Ett helt nytt kapitel som beskriver nyttor har lagts till. När denna version (2.0) är klar är det juni Särskilt på juridikens område har mycket hänt. Därför har några korta rader om detta inkluderas i denna rapport just under rubriken Juridik och teknik. I övrigt fokuserar rapporten helt på det arbete och de slutsatser som gjordes under Sid 12/36

13 Revisionshistorik Vers. Datum Författare Kommentar Lotta Bergman Författat dokument Lotta Bergman Korrigerat till Samordnad individuell plan 1, Christel Lynch Gjort strukturella ändringar för att tydliggöra skillnad mellan genomförande och resultat Lotta Bergman Kompletterat med beskrivning av nyttor samt ändringar i disposition. 2.5 Bilagor Av utrymmesskäl har delar av utredningens resultat lagt i bilagor, enligt nedanstående tabell. Bilagor Bilaga 1 Analys av intervjuer med invånare Bilaga 1a Målgrupper - Samverkansyta Bilaga 1b Intervjumall invånare Bilaga 1c Bilder på visade funktioner Bilaga 2 Juridisk utredning 3. Sammanfattning av förstudiens resultat Resultatet av det utredningsarbete som förstudien har bedrivit under 2016 sammanfattas här nedan. En mer detaljerad beskrivning av utförande och resultat finns i bilaga Resultat från intervjuerna Resultatet visar att tjänsten Samverkansytan känns relevant för de intervjuade deltagarna. Den skulle kunna bli ett stöd för dem i sjukskrivningsprocessen och hjälpa dem hålla reda på vilken aktör som ska agera vid vilken tidpunkt. Att samverkansytan skulle samla de medicinska dokumenten relevanta för rehabiliteringen sågs övervägande som positivt. Det fanns en grupp som var tveksamma till att dela viss medicinsk information med arbetsgivaren då de var oroliga att den kunde påverka arbetsgivarens framtida syn på deras möjligheter att klara anställningen eller avancera karriärsmässigt. Sid 13/36

14 De intervjuade ser en fördel i att alla aktörer får tillgång till samma information och att den finns digitalt så att inte de själva måste vara bärare av informationen. Med det sagt måste det tydligt framgå vem som ser vad i tjänsten för att användaren ska känna sig trygg. För att aktörerna ska kunna ta del av informationen krävs ett samtycke av invånaren. De intervjuade känner dock olika stort behov av hur ofta samtycket bör ske beroende på den egna orken och hur stort förtroende den sjukskrivne har för aktörerna. Vissa tycker att det räcker med att bara samtycka till vilka personer som bör får tillgång till ytan medan andra vill ge sitt samtycke vid varje gång information tillgängliggörs. Analysen resulterade i tre personas (en fiktiv beskrivning av en grupp användare med samma mål och beteende); Donja, Belinda och Tina. Donja har börjat arbeta efter en cancerbehandling men märker att hon har svårt att klara samma tempo som tidigare, varken fysiskt eller psykiskt, något som hon har svårt att acceptera. Istället kämpar hon på för att prestera lika mycket som tidigare, men till slut fungerar det inte. Hon blir deltidssjukskriven på grund av utmattningssyndrom. Donja är i behov av hjälp att förstå processen och slippa ta hela ansvaret själv. Hon vill ha hjälp i diskussionen med sin arbetsgivare om arbetsanpassningar. Hon vill även hitta kontaktuppgifter till aktörerna som är inblandade i hennes ärende. Belinda har sömnsvårigheter efter en långdragen konflikt på jobbet. Hon blir deltidssjukskriven, men känner inte att hon får stöd av sin chef med att lösa arbetsplatsproblemet. Belinda behöver Samverkansytan för att få hjälp av en annan aktör att kommunicera med sin chef. Hon är dock orolig för att arbetsgivaren ska få se viss vårdinformation och vill därför själv styra vad som ska publiceras. Tina har vid upprepade tillfällen varit korttidsfrånvarande. Hon har stort ansvar både på jobbet och privat. Många förlitar sig på henne. I takt med att fler krav tillkommer har hon svårt att få livet att gå ihop. En dag kraschar hon och går hem. Hon blir sjukskriven på heltid i sammanlagt nio månader. Tina har svårt att ta till sig skriven text. Brev från Försäkringskassan gör henne orolig. Hon använder mobiltelefonen men datorn öppnar hon helst inte. När hon kommer tillbaka till arbetet behöver hon hjälp av chefen att prioritera vilka arbetsuppgifter som är viktigast så att arbetsbördan blir rimlig. Tina behöver öva sig på att säga nej oftare. Eftersom Tina har minnessvårigheter behöver hon Samverkansytan för att påminna sig själv och nya aktörer om vad som hänt i hennes sjukskrivning. Tina gynnas också av att Försäkringskassans handläggare ser att det pågår en aktiv rehabilitering hos arbetsgivaren för Tina Invånaren upplever att tjänsten kan lösa deras problem Det stora flertalet av de intervjuade bedömde att tjänsten skulle underlätta flera av de praktiska problem som de har upplevt i samband med sin sjukskrivning. Problemområden som skulle kunna underlättas med tjänsten spänner från smått, som att behöva lämna sitt läkarintyg till arbetsgivare, till sådant som vållar stora problem. Exempelvis nämner några att det skulle kunna användas som ett verktyg för att kommunicera med sin arbetsgivare om vilken typ av arbetsuppgifter de kan/inte kan utföra. Den dialogen upplever de som svår att leda själva om det inte finns intresse från arbetsgivarens sida. Sid 14/36

15 Det finns även en förväntan från de olika aktörerna att den sjukskrivne ska kunna redogöra för insatser som en annan aktör gjort eller planerar att göra. En tidslinje där såväl genomförda insatser, händelser, beslut och kallelser visas, liksom det som är planerat framåt, togs emot väldigt positivt. Någon invånare nämner att det skulle visa de andra aktörerna om arbetsgivaren varit aktiv i sitt rehabiliteringsansvar eller inte. En annan invånare önskade också få påminnelser när det är dags att skicka in intyg till Försäkringskassan. Förutom att det kan vara svårt att minnas detaljer och datum (särskilt för patienter som har en utmattningsdiagnos) så var det svårt för invånaren att veta vilken information som är relevant för de olika aktörerna. Tydlighet om vilken aktör som ansvarar för vilken insats efterlystes. Att alla dokument samlas på ett och samma ställe och är synligt för samtliga aktörer, ansåg det stora flertalet intervjuade skulle underlätta stort. Även kontaktuppgifter till samtliga aktörer bör finnas i tjänsten. De flesta tyckte att det vore bra om de olika aktörerna kunde kontakta varandra direkt, förutsatt att invånaren fick information om det Möjligheter och risker med samtycke Åsikterna skiljde sig stort mellan de intervjuades syn på när och hur samtycke borde lämnas. Flera uttryckte därför en vilja att godkänna varje enskild informationsmängd. Andra föredrog ett mer generellt samtycke. De menade att förenklingen av processen var viktigare än att de själva skulle se informationen först. Förutsättningen var dock att de själv fick godkänna vilka aktörer som skulle ges behörighet till ytan. Farhågor som fanns rörde i första hand en rädsla för att tjänsten skulle ge arbetsgivaren tillgång till känsliga och integritetskränkande uppgifter, vilket uttrycktes av ungefär en tredjedel av de intervjuade. Mest skeptiska var de som beskrev att de hade en dålig relation till sin närmste chef eller upplevde att arbetsgivaren var en bidragande orsak till sjukskrivningen. Invånaren förväntade sig hitta Samverkansytan antingen hos Försäkringskassan eller hälso- och sjukvården, till exempel på 1177.se/Mina vårdkontakter. BankID/mobilt BankID uppgavs av samtliga som en trygg inloggningsmetod. Det fanns ett stort önskemål att Samverkansytan skulle finnas tillgänglig via mobilen. 3.2 Resultat från workshops Validering av tidigare beskrivna behov Relevansen i det koncept som togs fram under har under 2016 validerats av två separata tvärprofessionella grupper. De har bestått av arbetsgivare, vårdgivare och personal från Försäkringskassan. Den första gruppen fanns i Värmland och bestod av HR-specialister, samverkansansvariga hos Försäkringskassan samt vårdpersonal i öppenvården. Gruppen var sammansvetsad och har i projektet Kunskapsutveckling och effektivisering av rehabilitering för personer med psykisk ohälsa undersökt hur de genom samverkan kring invånare med psykisk ohälsa kunde underlätta återgång i arbete. Sid 15/36

16 Den andra gruppen, Användargruppen, rekryterades av förstudieprojektet för att delta i detaljeringen av en Samverkansytans funktionella krav (se ovan). Deras första uppgift blev att validera tidigare års utredningsfynd. Båda ovan beskrivna grupper har i huvudsak bekräftat den tidigare framkomna behovsbilden. Grupperna poängterar särskilt vikten av att arbeta förebyggande, beskriva arbetsuppgifter, dela dokument (främst rehabiliteringsplaner) samt få tillgång till andra aktörers kontaktuppgifter. Möjligheten till digital dialog togs upp i något mindre utsträckning än i tidigare utredningar där möjligheten att ställa frågor till andra aktörer har beskrivits som särskilt önskvärt Fortsatt behovsanalys och kravställning Bild 4: Årets resultat bygger vidare på de insikter om aktörernas behov som framkommit under tidigare år. Analyserna av behov och funktion i Samverkansytan har fortsatt tillsammans med den nya Användargruppen. Inledningsvis koncentrerades arbetet på att förstå hur samarbetsprocessen ser ut, var samarbetsytorna finns och vilken information och vilka funktioner som behövs. Projektet undersökte vidare vilka funktioner som bör prioriteras i en första version av Samverkansytan för att innehållet ska skapa nytta. Precis som tidigare framkom vikten av att kunna agera tidigt när någon av aktörerna uppmärksammar ohälsa som i förlängningen skulle kunna orsaka sjukskrivning. En Samverkansyta ska kunna upprättas redan innan patienten söker läkarvård, exempelvis som ett verktyg för att ha en dialog runt arbetsuppgifter och anpassningar, information som sedan skulle vara användbara för läkaren om behov av sjukskrivning uppstår senare. Genom kartläggning av aktörernas processer har de samarbetsytor som antas skapa mest nytta med minst insats definierats. Två funktioner valdes för utveckling i en pilot: Samarbete mellan invånare och arbetsgivare runt anpassningar. Syftet är att om möjligt undvika sjukskrivning eller minska omfattningen av sjukskrivningen (deltid istället för heltid) genom att bland annat anpassa arbetsuppgifter och/eller arbetsplatsen. Även hälso- och sjukvården kan delta i informationsutbytet. Sid 16/36

17 Gemensam plan får återgång i arbete. Syftet är att en planering som är synlig för samtliga aktörer som ska ge en tydlig bild av vilka insatser som planeras, när de ska genomföras och vem som är ansvarig för att de utförs. Detta för att underlätta vägen tillbaka till ordinarie arbete eller annan sysselsättning. Precis som tidigare år framkom behov om att kunna agera tidigt vid tecken på ohälsa. Bild 5: Diskussioner runt möjligheten till gemensamma processer mellan olika professioner förs här av Göran Häss, Scania, Gun Prytz, Östergötland och Sofia Fast, Försäkringskassan. 3.3 Förankring och omvärldsbevakning Samverkansytan är en del i ett större arbete med att försöka förbättra sjukrivning- och rehabiliteringsprocessen med hjälp av bland annat digitala verktyg och elektronisk delning av information. Omvärldsbevakning visar att det finns har flera initiativ där individens behov av ett stöd och kommunikation under sjukskrivning och rehabilitering har uppmärksammats. En sammanställning av kända projekt beskrivs här. Avsnittet avslutas med en analys av Samverkansytans roll i relation till övriga intitaiv Webcert Webcert är en intygsmodul som utvecklats av Intygstjänster. Den var initialt tänkt att vara en referensapplikation för de läkare som inte hade en motsvarande modul i sitt journalsystem. I år har dock 18 landsting och regioner gjort vägvalet att integrera sina huvudjournalsystem med Webcert. Även om andra vårdprofessioner tar huvudansvaret för hälso- och sjukvårdsarbetet i Samverkansytan, exempelvis en rehabkoordinator, är läkarens bedömning av stort värde. Information från läkarintyget skulle kunna speglas upp och visas i Samverkansytan. På Sid 17/36

18 motsvarande samma sätt skulle den information som andra aktörer, exempelvis arbetsgivaren gällande invånarens arbete eller arbetsplats, kunna stötta läkaren i beslutet att rekommendera sjukskrivning. Detta skulle kunna utvecklas i Webcert, men även i andra intygsmoduler som kan finnas i andra journalsystem Rehabstöd Rehabstöd är en tämligen ny tjänst som utvecklats av Intygstjänster/Ineras. Tjänsten riktar sig särskilt till rehabkoordinatorer och ger en överblick över samtliga aktiva sjukskrivningar på en vårdenhet och hjälper enhetens personal att göra prioriteringar. Rehabstödet har en potential att bli rehabkoordinatorernas främsta verktyg vid sidan av journalen. I ett sådant stöd vore det naturligt att kunna nå Samverkansytan, om en sådan finns knuten till patienten Mina intyg Mina intyg är en tjänst som tagits fram av Intygstjänster. Där kan invånaren administrera sina intyg och skicka dem till olika mottagare, i första hand Försäkringskassan. Där ges möjligt att anpassa läkarintyget till arbetsgivaren, exempelvis genom att dölja diagnos. Det anpassade intyget kan sedan sparas ner som en PDF på invånarens dator. Inloggning sker via Mina vårdkontakter på 1177.se. Sannolikt är att invånaren kommer att kunna nå Samverkansytan från Mina intyg, likväl som direkt från 1177.se och i framtiden möjligen även ifrån Försäkringskassan Stöd för rätt sjukskrivning Projektet har deltagit i referensgruppsarbetet för Projektet Stöd för rätt sjukskrivning (SRS). Det förslag på insatsförteckning, som tagits fram inom SRS, beskriver rehabiliteringsinsatser inriktade mot arbete som intygsskrivande läkare kan föreslå för andra aktörer, däribland arbetsgivaren. Insatsförteckningen skulle kunna knytas till Samverkansytan och där skapa nytta Försäkringskassans Arbetsgivartjänst Mina sidor och Arbetsgivartjänsten drivs av Försäkringskassans Digitala Kanaler. Mina sidor vänder sig till invånare och Arbetsgivartjänsten till arbetsgivare, vilket även är Samverkansytans främsta målgrupper. Arbetsgivartjänsten har under våren 2017 lanserats på en helt ny teknisk plattform, vilket har öppnat möjlighet till ny funktionalitet i framtiden. Än så länge utgörs de inloggade funktionerna av: anmäla sjukfrånvaro, lämna inkomstförfrågan samt svara på frånvaroförfrågan. Via en blankett, som signeras av firmatecknaren och skickas med post, pekas en huvudadministratör ut. Denna kan sedan utse andra administratörer hos arbetsgivaren. Inloggning sker med BankID eller Mobilt BankID. Av juridiska skäl kan inga av de uppgifter som registreras av arbetsgivaren sparas i tjänsten. Arbetsgivaren kan därför inte gå tillbaka och läsa eller ändra det skrivna. Istället uppmanas de att spara en kopia av det registrerade i form av en PDF. Digitala kanalers strävan är att arbetsgivartjänsten ska bli en digital kommunikationskanal mellan arbetsgivaren och personliga handläggare, där en fråga kan initieras direkt i tjänsten. Sid 18/36

19 Idag skickas först en pappersblankett per post med uppmaning till arbetsgivaren att göra registreringen i den digitala tjänsten Sjukskrivningskollen Ett stort erfarenhetsutbyte har gjorts med pilotverksamheten för det internetbaserade stödprogrammet Sjukskrivningskollen, som utvecklats av Landstinget i Kalmar län. Piloterna sker i plattformen för Stöd- och behandling som ingår i 1177 Vårdguidens e-tjänster. Sjukskrivningskollen är ett gemensamt verktyg för patienten och dennes vårdkontakt, i första hand rehabiliteringskoordinatorn. Bland annat innehåller verktyget skattningar och enkäter som patienten kontinuerligt besvarar, till exempel om sitt hälsotillstånd. Om Sjukskrivningskollen blir ett nationellt stöd- och behandlingsprogram skulle invånarens ges möjlighet att delge andra aktörer resultaten av dessa skattningar och enkäter, vilket skulle ge andra aktörer ytterligare kunskap om de utmaningar och möjligheter invånaren har Samordnad individuell plan (SIP) Sedan 2010 har personer med behov av insatser från både socialtjänst och hälso- och sjukvård rätt till en Samordnad individuell plan (SIP). SKL driver ett pilotprojekt där SIP digitaliseras inom ramen för Stöd- och behandlingsplattformen. Intygstjänster har etablerat ett samarbete med projektet för att utbyta kunskap. Ett arbete har även startat på SKL gällande en så kallad jobb-sip som utreder hur även Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och i förlängningen även arbetsgivaren ska kunna delta i skapandet av en SIP. Även detta arbete följs Psykisk hälsa 2017 SKL driver projektet Förebyggande arbete för psykisk hälsa i arbetslivet inom överenskommelsen Psykisk hälsa Arbetet syftar till att hitta metodstöd och kollegialt stöd för att gynna psykisk hälsa. Projektet vill sprida kunskap om hur tidiga insatser kan minska arbetsrelaterad psykisk ohälsa och minska sjukskrivningarna. En del av projektet fokuserar på triagering ute hos arbetsgivaren. Pilotverksamhet kommer att bedrivas i fem kommuner under Projektgruppen runt Samverkansytan har etablerat ett kunskapsutbyte med Psykisk hälsa Hälsa för mig Hälsa för mig är ett personligt konto som utvecklas av e-hälsomyndigheten med avsikten att alla vuxna invånare i Sverige ska kunna skapa ett konto där hälsodata kan lagras. Det kan handla om data som invånaren själv väljer att registrera, exempelvis längd och vikt, uppladdade dokument, journalanteckningar eller data som registreras i en på ett aktivitetsband. Syftet är att invånaren ska få en överblick över dessa data, men även kunna välja att dela med sig av data till andra genom fristående internetapplikationer. Dessa skulle kunna vara framtagna av systemutvecklare eller myndigheter som har idéer om hur data skulle kunna sammanställas för att skapa nytta. Hälsa för mig är intressant för Samverkansytan ur flera aspekter. Den mest uppenbar är tjänsten stödjer sig på Personuppgiftslagens (PUL) möjlighet att samla uppgifter i ett så kallat eget utrymme, en lösning som även Samverkansytan avser att praktisera. Emellertid har Datainspektionen i ett tillsynsärende (diarienummer ) haft synpunkter på detta, vilket Sid 19/36

20 föranlett att projektets juristgrupp särskilt granskar utlåtandet för att kunna anpassa lösningar som inte är i strid med lagen. Detta kommer att beskrivas mer ingående i kommande rapporter. Hälsa för mig var tänkt att lanseras i april 2017, men Datainspektionens kritik har senarelagt lanseringen. Hur länge data ska lagras i Samverkansytan är en av många frågor som ännu inte fått sitt svar. Om Hälsa för mig tas i bruk skulle kontot vara en tänkbar lagringsplats för hälsodata som insamlats i Samverkansytan även efter ett sjukfall är slut, förutsatt att invånaren så önskar. Projektet avser att noga följa Hälsa för mig juridiskt Rehabresan I samarbetet med Famna, Riksorganisationen för idéburen vård och omsorg, har Bräcke diakoni initierat ett innovationsprojekt under namnet Rehabresan. Precis som Samverkansytan vill man underlätta patientens väg genom rehabilitering i samband med sjukskrivning. Precis som i Samverkansytan ska invånaren kunna dela information digitalt med andra viktiga aktörer. Förutsatt att projektet får fortsatt finansiering via Vinnova kommer ett fortsatt informationsutbyte ske Forskning om webbplats för sjukskrivna Så sent som i februari 2017 beviljade Forte, som är ett forskningsråd och en statlig myndighet under Socialdepartementet, forskningsmedel till projektet Personcentrerad e-hälsa för behandling och rehabilitering av stressreaktioner och utmattningssyndrom - en randomiserad kontrollerad studie i primärvården. Ett hundratal personer som är sjukskrivna för stressreaktion eller utmattningssyndrom ska ges tillgång till en ny webbaserad plattform, där de själva kan rapportera sina symtom och sin dagsform och kommunicera med vem de vill om sin hälsa. Kommunikationen med arbetsgivaren beskrivs som central. Samverkansytan avser att ta kontakt med projektet för att se vilken kunskap som kan delas av oss Övriga kontakter Förstudien om Samverkansytan har haft ett uttalat uppdrag att förankra samverkanstankarna med arbetsgivarorganisationer, fackföreningar och andra myndigheter. Detta arbete har påbörjats, bland annat vid möten med Sveriges Läkarförbund, SKLs Avdelning för arbetsgivarepolitik samt med företrädare för LO och TCO. Landstingen har informerats löpande via Intygstjänsters referensgrupp. Kontakt har etablerats med flera samverkansinitiativ ute landet. Värmlandsgruppen är ett exempel. Ett annat är HälsoGReppet som drivs av Västra Götalandsregionen, Försäkringskassan och regionens kommuner. Målgruppen är i båda projekten kommunanställda med psykisk ohälsa. Här finns lämpliga partner för att inleda pilotverksamhet om fortsatt arbete blir aktuellt. Sammantaget har förstudien lagt god grund för att finna samarbetsmöjligheter både i arbetsgivarkretsar och olika digitala satsningar inom e-hälsoområdet Omvärldsanalys Samverkansytan skulle sannolikt kunna ge ett värde även om den existerade som ett fristående verktyg, med enbart manuell inmatning av data av aktörerna, runt exempelvis anpassning av arbetsuppgifter. Det är dock projektets bedömning att störst nytta uppnås om Samverkansytan är sammankopplad med vårdens intygs- och rehabiliteringsmoduler integreras i hälso- och Sid 20/36

21 sjukvårdens journalsystem. Genom att hämta intygsinformation från Intygstjänster via tjänsteplattform skulle Samverkansytan kunna tillföras tjänsten värdefull information från läkaren, utan att denna behöver göra något extraarbete. Intervjuer med invånare visar att de ibland har svårt att se var gränserna går mellan olika samhällsfunktioner. En inte ovanlig missuppfattning är att Försäkringskassan har kännedom om allt som hälso- och sjukvården gör och vise versa. Om Samverkansytan blir verklighet vore det ur invånarens perspektiv en stor fördel om ytan gick att nå via Försäkringskassans Mina sidor. Arbetsgivaren har oftast en klarare bild av att hälso- och sjukvården och Försäkringskassan agerar fristående från varandra. Trots detta vore det rimligen även för arbetsgivaren en stor fördel om Samverkansytan skulle kunna nås via Försäkringskassans arbetsgivartjänst och vise versa. Att slippa dubbla inloggningsförfaranden och dubbel behörighetshantering skulle underlätta för arbetsgivaren, vilket i sin tur troligen skulle öka utnyttjandegraden av Samverkansytan. Det är inte klarlagt hur arbetsgivaren ska logga in på Samverkansytan, men en möjlig lösning vore att det kunde ske via Försäkringskassans arbetsgivartjänst. Några konkreta förslag är ännu inte framtagna och har det inte heller diskuterats med Försäkringskassan. Som omvärldsbevakningen visar har invånarens förhållandevis passiva roll i sjukskrivningsoch rehabiliteringsprocessens uppmärksammats av flera aktörer. Flera initiativ har tagits för att ge invånaren ett webbverktyg som hjälper dem att navigera i den process som många invånare upplever som krånglig och svår att förstå. Rehabresan, som nämns ovan , testar en lösning där invånaren ensam äger ytan. Genom att själv välja vilken information som ska visas och för vem undviks sannolikt flera av de juridiska frågeställningar som Samverkansytan behöver lösa (notera att projektet har inte satt sig in i juridiken runt Rehabresen utan detta är ett antagande). Ytligt sett kan det tyckas som om det är precis detta som Samverkansytan avser att göra, men den stora skillnaden är att invånaren i Samverkansytan kommer att ges tillgång till de olika aktörernas information, främst hälso- och sjukvårdens och arbetsgivarens, på ett systematiskt sätt som inte enbart utgår från invånarens behov utan även andra aktörers. Deras möjlighet att stödja invånaren ökar i och med detta. Samverkansytan främsta unika egenskap är tillgången av information direkt från hälso- och sjukvården och Försäkringskassan, i den mån de önskar medverka. Elektroniska vägar finns redan etablerade mellan dessa centrala aktörer och invånaren via Intygstjänster. En annan unik egenskap är att alla inbjudna aktörer ges möjlighet att se exakt samma information, vilket antas leda till en transparens som gör att samverkan underlättas. Samverkansytan designas för att effektivisera och stötta de fysiska möten som krävs under sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocessen, inte för att ersätta dessa. Hur Samverkansytan och Fortes initiativ om en webbplattform, se ovan , kan komplettera och lära av varandra är i dagsläget svårt att kommentera, då kontakt ännu inte har tagits med detta projekt. Sannolikt behöver flera olika vägar prövas för att komma fram till hur olika aktörer kan stöttas för att få förutsättningar att göra sitt bästa i processen. Samverkansytan är Intygstjänsters bidrag på detta område. 3.4 Juridik och teknik Allt fler myndigheter eftersträvar dialog med en aktiv invånare. Inte sällan lyfts e-tjänster upp som ett alternativ för att göra detta möjligt. Lagstiftning som syftar till är att skydda den personliga integriteten kan komplicera utveckling av ovannämnda e-tjänster. Förstudien har haft Sid 21/36

22 i uppgift att utreda juridiska och tekniska förutsättningar för att realisera Samverkansytan. De juridiska och tekniska utredningarna har gått hand i hand. Sammantaget är det tydligt att det finns fler juridiska hinder att ta sig över än tekniska. Samverkansytan förutsätter en delaktig invånare. Processen för att hantera samtycken och delning av information är central för efterlevnad av aktuell lagstiftning. Invånaren ska aktivt samtycka till att dela information med inbjudna aktörer. I stort sett all information som hanteras på Samverkansytan är känslig information eftersom informationen är kopplad till invånarens hälsa. Personuppgiftslagen och dataskyddsförordningen ställer högre krav vid hantering av känslig information jämfört med annan information. Den juridiska utredningen har även slagit fast att utlämnande i form av fråga-svar funktion är en förutsättning för Samverkansytan. Direktåtkomst kan därmed uteslutas. Vidare har det konstaterats att det finns en möjlighet att tillämpa ett undantag i Tryckfrihetsförordningen (TF), vilket innebär att Samverkansytan ska erbjudas i form av så kallat eget utrymme. Detta medför att offentlighetsprincipen inte tillämpas på de handlingar som förvaras på Samverkansytan. För att skapa ett eget utrymme krävs bland annat att systemet är skilt ifrån myndighetens övriga IT-system samt att anställda på myndigheten inte har någon tillgång till systemet. E-hälsomyndigheten har utvecklat en e-tjänst, Hälsa för mig, som syftar till aktiv informationsdelning. Datainspektionen har granskat Hälsa för mig och fattat beslut i huruvida tjänsten efterlever lagens krav. Då Hälsa för mig har ett antal likheter med Samverkansytan har projektets jurister granskat Datainspektionens beslut för att se hur beslutet påverkar Samverkansytans utformning. Juristerna konstaterar att Datainspektionens kritik utgör en komplicerande faktor och kommer därför följa den rättsliga prövning som väntar i förhoppning om att rättsläget ska klarna. Utredningen konstaterar även att automatiserade avtal är en förutsättning för att arbetsgivarens anslutning till Samverkansytan ska fungera smidigt. Som tidigare beskrivits har denna förstudierapport reviderats. Den första versionen var klar i februari 2017 och denna version (2.0) är klar i juni Den juridiska bilagan (bilaga 2) skrevs redan i november 2016 och inkluderar inte de utredningar som gjorts med anledning av Datainspektionens beslut. Det ska dock framhävas att juridisk utveckling har skett med anledning av bland annat Datainspektionens beslut som kortfattat inkluderats ovan. Denna utveckling kommer att redovisas i Intygstjänsters delrapport i december Framtida ägarskap central fråga En central frågeställning som kräver en lösning är vem som ska äga och förvalta Samverkansytan. I djupintervjuer med invånare uttrycks att Försäkringskassan eller hälso- och sjukvården är naturliga ägare/förvaltare av Samverkansytan, då de upplevs som garanter för en säker hantering av information i ytan. Den juridiska utredningen har därför särskilt fokuserat på dessa två aktörer (bilaga 2). Frågeställningen har lyft till en högre nivå på SKL och Inera. Frågan om vilken aktör som är personuppgiftsansvarig (PuA) behöver lösas innan e-tjänsten kan tas i drift. Sid 22/36

23 3.5 Anpassad intygsinformation till arbetsgivaren Förstudien har verkat för att anpassa informationen i läkarintyget för att stödja arbetsgivarna i deras uppdrag och ansvar inom rehabilitering. Det kan ske antingen genom att utveckla befintliga intyg eller genom att skapa ett nytt intyg, beroende på vad som är mest lämpligt för involverade parter. Det finns ett framtaget förslag på hur ett läkarintyg till arbetsgivaren skulle kunna se ut. Detta behöver förankras ytterligare och även ses över av informatiker. Utöver det behöver avstämning ske med det arbete som har skett under 2016 (o in på 2017) av Avd. för vård och omsorg och Arbetsgivarpolitiska avdelningen vid SKL, Svenskt näringsliv samt arbetsgivarverket och Svensk Handel. Sid 23/36

24 4. Förslag till fortsatt arbete Bild 6: Utveckling avses även i fortsättningen ske i nära samverkan med användarna. 4.1 Utvecklingsprocessen Utveckling kommer att ske i flera steg. Detta för att snabbare få fungerande lösningar att testa på användare och för att undvika att slösa tid och resurser på utveckling som sedan eventuellt behöver göras om på ett annat sätt. 4.2 Prototyp av visionen Projektet behöver starta med att göra en prototyp av visionsbilden av Samverkansytan. Detta är väsentligt för att kunna kommunicera och visa vad Samverkansytan skulle kunna ge för nytta till de olika aktörerna i framtiden. Den ska alltså visualisera så många som möjligt av de gemensamma krav som hittills fångats, utan att vara begränsad av de juridiska och tekniska krav som dagens plattformar och lagar sätter. Prototypen ska inte vara kopplad till några system utan fungera helt självständigt. Den ska vara så pass utrymmesmässigt lätt att den ska kunna lämnas till utomstående för att ge dem en möjlighet att utforska den. I prototypen kommer aktörerna invånare, arbetsgivare, sjukskrivande läkare, rehabkoordinator och Försäkringskassan att ingå. Dessa är de som avses när begreppet Alla aktörer används. I framtida versioner kan även andra aktörer till exempel Arbetsförmedlingen och Socialtjänsten bjudas in till Samverkansytan. Många krav är redan insamlade under tidigare delar av projektet men involveringen av användargrupper kommer att vara fortsatt central under prototyparbetet då visualisering av kraven ofta generar fler frågor och annan problematik. Uppskattningsvis beräknas användarinvolveringen till följande aktiviteter: Sid 24/36

25 Avstämningar i kravbilden från invånare, rehabkoordinatorer, närmaste chefer, företagshälsovård, sjukskrivande läkare och personliga handläggare. Vid två tillfällen på plats och en-två telefonavstämningar. Avstämning med referensgruppen vid ett tillfälle Troliga funktioner att utveckla i prototypen Funktion Välja aktör Kontaktuppgifter Arbetsuppgifter Anpassningar Tidslinje Tillgängliggöra externa dokument Boka möten Gemensam planering Aktör Alla Alla Ange Invånare, arbetsgivare Läsa Alla Ange Arbetsgivare, invånare samt eventuellt sjukskrivande läkare, rehabkoordinator Läsa Alla Alla Alla Alla Alla Generella krav på prototypen Prototypen ska: utrymmesmässigt kunna lagras på en minnessticka, kunna starta och köras utan installation på en dator, inte ha några kopplingar till andra system, fungera för både Mac och PC, samt eventuellt fungera i mobilen. 4.3 Pilot/piloter För att kunna testa någon del av tjänsten kommer ett mindre antal funktioner att prioriteras för att göra en pilot. I det här läget behöver projektet anpassa sig till verkligheten och de tekniska och juridiska aspekter som råder i de områden som väljs för piloterna. Det kan också vara så att specifika speciallösningar får göras för att få testa de funktioner som behöver testas. Förhoppningen är att det under perioden ska kunna genomföras en till två piloter för att ha tid att utvärdera dessa och ge rekommendationer till fortsatt utveckling. Sid 25/36

26 Under tidigare kravinsamling har användargrupperna identifierat vad som är minsta möjliga innehåll som ändå skapar nytta. En hypotes är att denna/dessa piloter innehåller funktioner för kontaktuppgifter, läkarintyg, beskrivning av arbetsuppgifter, möjlighet till kommunikation om anpassningar och gemensam planering där användaren kan se de olika aktörernas insatser i tidsordning istället för uppdelat per aktör. Det är inte klarlagt om alla dessa funktioner kommer att pilotas eller om vissa väljs ut. Funktioner kan utvecklas i en pilot alternativt delas upp i två piloter enligt nedan: Troliga funktioner att utveckla i pilot - Anpassningar Funktion Aktör Välja aktör Kontaktuppgifter Arbetsuppgifter Anpassningar Tillgängliggöra externa dokument Alla Alla Ange Invånare, arbetsgivare Läsa Alla Ange Invånare, arbetsgivare Läsa Alla Ange Invånare, sjukskrivande läkare, rehabkoordinator Läsa Alla Den grundläggande funktionaliteten att undersöka är kopplingen mellan individ, arbetsgivare och hälso- och sjukvården i ett tidigt skede av sjukskrivningen eller bästa fall innan en sjukskrivning är aktuell. Exempelvis om en arbetssituation innebär en stor belastning, fysisk eller psykisk, kan anpassningar som görs tidigt i bästa fall göra att sjukskrivning undvikas. Informationen om vad som har gjorts i ett tidigt kan i ett senare skede vara värdefull information även för Försäkringskassan om en sjukskrivning trots ansträngningar blir långvarig Troliga funktioner att utveckla i pilot - Gemensam planering Funktion Aktör Välja aktör Kontaktuppgifter Tillgängliggöra externa dokument Gemensam planering Alla Alla Ange Invånare, Sjukskrivande läkare, Rehabkoordinator Läsa Alla Alla Syftet med den gemensamma planeringen är att invånaren och övriga aktörer kan se vad som har hänt och vad som ska hända. Det ger en möjlighet att kommunicera om något krockar. Det ger även invånaren en trygghet i att ingenting faller mellan stolarna. Minskad oro ökar möjlighet att fokusera på rehabilitering. Sid 26/36

27 4.4 Hela tjänsten Regeringen vidtar nu en rad åtgärder för att sänka sjukskrivningsantalet. De riktar sig till alla aktörer i sjukskrivningsprocessen och tar sikte på att stärka samverkan mellan aktörerna. Samverkansytans skulle kunna vara en pusselbit för att samverkan mellan aktörerna och därmed minska sjukfrånvaron. Innan dess finns ett par viktiga frågor som behöver få sin lösning under års arbete. Ägandeskapsfrågan är en av de viktigaste av dessa. Efter protypen är färdig är avsikten att påbörja förankringsarbetet hos aktörerna och de organisationer som representerar dessa. Parallellt kommer piloterna att genomföras. Planen är att de sedan ska utvärderas under våren 2018 alternativt senast hösten Först när det är klart är det möjligt att ta beslut om hela tjänsten ska realiseras eller inte, och i så fall på vilket sätt. Inför detta beslut bör en gedigen hälsoekonomisk nyttokalkyl göras. Jämförelser mellan kostnaderna och nyttorna för att bygga ett IT-stöd och ett analogt arbete bör då ske. Den fullständiga tjänsten kan rimligen bli verklighet tidigast Då har vi också lärt oss mycket på vägen så den kanske se annorlunda ut än det vi idag förutspår. Eventuellt väljer vi då att göra en mindre tjänst istället. Det är detta 2017 och 2108 års arbete ska ge svar på. 4.5 Deltagande av aktörer i fortsatt arbete Representanter för hälso- och sjukvården, arbetsgivare och företagshälsovården fortsätter sitt arbete i den existerande Användargruppen. Just nu pågår en omprövning av Försäkringskassans fortsatta engagemang. Behovet av Användargruppen för fortsatt detaljering runt de funktionella kraven uppskattas till två halvdagars workshops per år. Därutöver beräknas ytterligare fyra avstämningar om högst en timme vardera behövas. En referensgrupp med representanter på mer strategisk nivå i för flera regioner/landsting, SKL:s arbetsgivarsektion, läkarförbundet och Försäkringskassan har bildats. Uppskattningsvis kommer deras arbete att utgöras av två halvdagar per år i syfte att ge projektet kunskap om andra initiativ som pågår hos aktörerna samt stötta i förankring. För att kunna testa samarbetet i piloterna är det viktigt att hitta vårdenheter där hälso- och sjukvården har ett upparbetat samarbete med en eller helst flera stora arbetsgivare. Det är även en förhoppning att representanter för företagshälsovård och Försäkringskassan kan delta. Sid 27/36

28 5. Nytto- och kostnadsanalys När denna förstudierapport skrivs är SKL:s förhandlingar med staten gällande en ny överenskommelse En kvalitetssäker och effektiv sjukskrivnings- och rehabiliteringsprocess redan slutförda. Det finns redan ett samförstånd hos parterna, staten, SKL och Inera/Intygstjänster, att tankarna om ett IT-stöd för att stödja samverkan mellan aktörerna ska förfinas och att tiden är mogen att testa delar av stödet i en pilot. Projektet har därför inte gjort en regelrätt kostnads- och nyttoanalys, utan avser att göra detta under 2018, när en utvärdering av piloten ligger klar och beslutsunderlag för om tjänsten ska breddinföras ska sammanställas. Under första delen av 2017 framkom emellertid att Försäkringskassan behövde en bättre beskrivning av förväntade nyttor för att ta ställning till eventuellt fortsatt deltagande i arbetet. För att underlätta deras beslut har projektet tagit fram en ny version av rapporten. Nytt för denna version är underlag till en effektkarta (se figur nedan) som under 2018 kan tjäna som utgångspunkt när det uppskatta värdet av identifierade nyttor och kostnader ska kvantifieras. Sid 28/36