Metodrekommendationer för WIS, del 3. ÖVNING - Hur aktören genomför övningar i WIS

Transkript

1 Metodrekommendationer för WIS, del 3 ÖVNING - Hur aktören genomför övningar i WIS

2 Senast reviderad MSB:s kontaktperson: Magnus Levein,

3 3 Innehållsförteckning Sammanfattning... 5 Bakgrund Varför behövs metodstöd för övning i WIS? Varför öva? Man behöver inte öva kris för att öva WIS Mål och syfte med övningar Målgruppen styr övningens innehåll Sätt rimliga mål för varje övning Planering och genomförande av övningar Förutsättningar för övning Övning ska ske i skarpa WIS Utvärdering av övning Typer av övningar Månadsövning Sambandsövning Scenarioövning Typ av övning och dess målgrupper Övningsexempel Månadsövningar Nivå 1. Läsa Nivå 2. Läsa och skriva Nivå 3. Redaktörskunskaper Rekommendationer Bilaga: Övningar... 24

4 4

5 5 Sammanfattning I detta metodstöd presenteras MSB:s rekommendationer för att aktören ska kunna upprätthålla organisationens kompetens i WIS genom att öva regelbundet. Metodstödet innehåller konkreta exempel på övningar av varierande storlek och komplexitet, men också rekommendationer kring hur en varaktig och fungerande övningsverksamhet kan organiseras. Kapitel 1 innehåller en beskriver syftet med metodstödet medan kapitel 2 beskriver varför det är så viktigt att öva och upprätthålla kunskapen i WIS. Här betonas även vikten av att anpassa övningar utifrån vilka kunskapsbehov som varje enskild person har. Kapitel 3 tar upp frågan kring hur man kan planera och genomföra övningar i WIS. I kapitel 4 och 5 beskrivs och ges exempel på olika typer av övningar som aktören bör genomföra i WIS. Slutligen sammanfattas i kapitel 6 MSB:s rekommendationer för övning i WIS.

6 6 Bakgrund WIS är framtaget för att underlätta informationsspridningen mellan och inom aktörerna i krishanteringssystemet, såväl före som under och efter en händelse. Målet var, och är fortfarande, att WIS ska användas på bred front i hela det svenska krishanteringssystemet. Genom att dela information om aktuellt läge vid kriser kan aktörerna samordna hanteringen av krisen och informationen till allmänheten på ett bättre sätt. WIS utvecklades av dåvarande Krisberedskapsmyndigheten (KBM) som ett led i att främja användningen av Internet som informationskanal i krishanteringsarbetet. I samband med att Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) bildades den 1 januari 2009 fördes ansvaret för WIS över till MSB. I augusti 2009 startade MSB ett projekt för att undersöka behovet av ytterligare rekommendationer kring hur aktörerna bäst använder WIS. Första delen av projektet visade att det verkligen finns behov av ytterligare metodstöd. Steg 2 i projektet var att ta fram efterfrågat stöd. MSB har konstaterat att följande fem metodstöd bör tas fram: 1. Etablering - Rekommendationer och tips för hur aktören kan bli en aktiv aktör i WIS. 2. Vardagsanvändning - Rekommendationer och tips för hur aktören använder WIS före krisen. 3. Övning - Rekommendationer och tips för hur aktören genomför övningar i WIS. 4. Skriva - Rekommendationer och tips för hur aktören skriver i WIS. 5. Sortera - Rekommendationer och tips för hur aktören sorterar information i WIS. Intervjuer med aktiva aktörer samt tidigare inkomna synpunkter har legat till grund för slutsatser och rekommendationer. Detta dokument utgör Metodstöd 3 Övning - Rekommendationer och tips för hur aktören genomför övningar i WIS.

7 7 1. Varför behövs metodstöd för övning i WIS? När en organisation etablerat WIS som ett verktyg för krishanteringsorganisationen, och alla användare, redaktörer och aktörsadministratörer fått utbildning och rättigheter i systemet, börjar den verkliga utmaningen: att vidmakthålla kompetensen och kunskapen hos de enskilda individerna. All kunskap är en färskvara, för att kunna använda WIS i en krissituation krävs det att alla användare inom aktören får möjlighet att kontinuerligt öva med systemet så att verktyget blir en naturlig del i arbetet. Syftet med detta metodstöd är att ge konkreta tips och exempel på hur en aktör med relativt enkla medel kan upprätta och hålla i gång en regelbunden övningsverksamhet i WIS, samt att visa på de positiva exempel som finns. Alla organisationer är olika, och det är upp till varje aktör hur man organisera sin övningsverksamhet. Genom att samla en rad goda exempel vill vi öka aktörernas chanser att lyckas med WIS-användningen och hjälpa aktörerna så att användarna känner sig hemma i WIS när krisen väl inträffar. Aktören kan också genom övning upptäcka brister i sin hantering, och på så sätt blir övningsverksamheten en ständigt pågående förbättringsprocess.

8 8 2. Varför öva? WIS är ett verktyg som möjliggör och underlättar informationsdelning mellan olika aktörer i en krissituation. Detta kräver givetvis att aktörerna behärskar verktyget. Om inte kunskaperna finns riskerar WIS att bli ett hinder istället för en tillgång. När krisen väl är ett faktum måste handgrepp, roller och ansvar finnas naturligt hos alla nyttjare inom aktören. Med regelbundna övningar som har tydliga syften och mål skapas bra förutsättningar för att göra WIS till ett verktyg som underlättar krishanteringsarbetet och informationsdelning vid en kris. 2.1 Man behöver inte öva kris för att öva WIS Handgrepp och funktioner i WIS kan enkelt övas utan att aktören behöver planera och genomföra en krishanteringsövning. Aktörerna kan öva nyttjarna genom enkla uppgifter som inte alls är kopplade till en kris, utan enbart tränar färdigheten i systemet. Man behöver inte öva kris för att öva WIS. Även om en aktör med fördel kan genomföra övningar enbart för de individer som nyttjar WIS är det viktigt att påpeka att WIS är ett verktyg för krishanteringsorganisationen och utgör alltså inte en separat företeelse. Övningsverksamheten bör samplaneras med krisövningar, så att nyttjarna är bekväma i sin roll i WIS när en krishanteringsövning ska hållas. Genom att först öva i verktyget för att sedan använda det i en krishanteringsövning får organisationen större möjligheter att öva krishantering, och slipper riskera att en stor del av krisövningen går åt till att diskutera WIS och de olika handgreppen i verktyget. 2.2 Mål och syfte med övningar Målet med en WIS-övning bör naturligtvis vara att förbereda organisationen så att den klarar uppgiften vid en kris på ett bra sätt, samt hitta och pröva rutiner för WIS-användning och vid behov förbättra dessa. I WIS finns både användare, redaktörer och aktörsadministratörer. Beroende på hur krishanteringsorganisationen ser ut, ställs olika krav på nyttjarna. Vissa behöver endast kunna logga in i systemet och ta del av information som publiceras, andra måste kunna publicera själva, och ytterligare några måste även behärska de administrativa funktionerna i systemet. Kunskapskraven är således beroende av individens respektive roll, och därför bör övningsverksamheten ta hänsyn till detta Målgruppen styr övningens innehåll En aktör bör anpassa sina övningar utifrån vilken roll som ska övas och vilket mål och syfte övningen har. Genom att bryta ned kraven på de olika behörighetsnivåerna blir det enklare att anpassa övningsverksamheten och hitta konkreta mål för varje övning.

9 9 Exempel på en sådan uppställning kan se ut så här: Nivå 1. Läskunskaper. Personen ska kunna logga in i WIS och ta del av information i en dagboksflik samt vara bekant med de kontaktfunktioner som finns i WIS och där hitta telefonnummer och e-postadresser. Nivå 2. Läs- och skrivkunskaper. Utöver Nivå 1 ska personen kunna skapa en anteckning i en anteckningsbok och föreslå publicering av den i lämplig dagboksflik. Nivå 3. Redaktörskunskaper. Utöver Nivå 1 & 2 ska personen kunna skapa nya dagboksflikar samt kunna sortera information i systemet genom att använda Visa, Dela ut och Koppla, samt skapa och hantera gemensamma anteckningsböcker Sätt rimliga mål för varje övning Av exemplet ovan framgår att nyttjarnas roller i systemet ställer olika krav på övningarnas art och omfattning. Samtliga tre nivåer bör ingå i den planerade övningsverksamheten, men alla individer behöver inte delta i samtliga övningar. En övning för personer på Nivå 1 kan ha som enda syfte att övningsdeltagarna ska logga in i systemet och ta del av en text som publicerats där. Målet med en sådan enkel övning är att nyttjarna ska komma ihåg sina användarnamn och lösenord, samt påminnas om hur grundstrukturen med anteckningsböcker och dagboksflikar i WIS ser ut. Att genomföra en sådan övning kan vara väldigt enkelt. Kom ihåg: man behöver inte öva kris bara för att öva WIS! Ytterligare en fördel är att personerna i en sådan övning kan genomföra den när de själva har tid och möjlighet. I kapitel 4 finns konkreta exempel på sådana övningar från olika aktörer.

10 10 3. Planering och genomförande av övningar Att utse en person inom aktören som är ansvarig för övningsverksamheten och har till uppgift att ordna och utvärdera återkommande övningar är en förutsättning för att övningsverksamheten ska bli framgångsrik. Den övningsansvarige planerar övningar, bjuder in deltagare genom utskick och hjälper till med eventuella förberedelser samt sätter tydliga mål inför varje övning. Den övningsansvarige kan även initiera WIS-övningar som förberedelser inför reguljära krishanteringsövningar. WIS innehåller olika delar (skrivdel, kartfunktion, kontaktfunktion etc.) och alla dessa behöver övas. De olika övningarna som bedrivs under året bör vara så konstruerade att nyttjarna till slut har fått öva alla delfunktioner. I kapitel 4 finns konkreta exempel på övningar som innefattar såväl små enkla läsuppgifter som större sambands- och scenarioövningar. 3.1 Förutsättningar för övning WIS är ett verktyg som är framtaget för att användas av en organisations befintliga krishanteringsorganisation. Framgångsrik etablering och övning i WIS förutsätter att dessa organisationer finns och fungerar. Att genomföra övningar i WIS om roller och uppgifter i krishanteringsorganisationen är oklara är svårt. 3.2 Övning ska ske i skarpa WIS Huvudsyftet med övningar är att nyttjarna ska kunna använda systemet vid en kris och känna sig bekanta med den egna aktörens WIS-miljö. Därför sker övningar i skarpa WIS. Därigenom får nyttjarna också öva på att komma ihåg sina inloggningsuppgifter. Övningar som sker i skarpa WIS bör i största möjliga mån genomföras tillsammans med andra aktörer detta för att öka känslan av skarp användning. I samband med en övning ska allt material tydligt märkas ut med ÖVNING, både i benämningen på dagboksflikar, rubriker på noteringar och anteckningar. Detta för att eliminera risken för missförstånd. WIS har även en utbildningsmiljö, som används vid utbildningar i hur systemet fungerar. Utbildningsmiljön är lämplig att använda för att träna på olika handgrepp t.ex. hur man kopplar dagboksflikar. Eftersom utbildningsmiljön har en egen adress och separata användarnamn och lösenord är den däremot mindre lämpad för övningar.

11 Utvärdering av övning Varje övning bör följas av en utvärdering där deltagarna och den övningsansvarige får möjlighet att uttrycka vad som fungerat bra och var det finns förbättringspotential. WIS bör används även till utvärderingen av övningen när så är möjligt. Detta kan exempelvis ske genom en gemensam anteckningsbok. Man kan också använda en dagboksflik med namnet Utvärdering WIS-övningar, där nyttjarna själva kan föreslå noteringar för publicering, alternativt publicera själva. Genom detta förfarande får också redaktörerna övning i att kontrollera och publicera noteringar. Vid enklare läsövningar kan istället e-post användas. Tänk på att utvärderingen bör svara på frågan om syfte och mål med övningen uppfyllts. Utvärderingen bör stå i proportion till övningen. En enklare månadsövning kan utvärderas genom att bara kontrollera antalet deltagare med antal nyttjare inom aktören, samt vilka problem som uppstått vid inloggning. En stor scenarioövning kräver en mer omfattande analys där både hanteringen av händelsen och användandet av tillgängliga verktyg utvärderas. Att utvärdera är ett bra sätt att tillvarata kunskaper och lärdomar man dragit från övningarna. Kanske upptäcks brister i rutinerna eller kunskapsluckor hos nyttjarna. Resultatet av utvärderingen bör ligga till grund för den fortsatta utvecklingen av både rutiner och övningar. Det är också en möjlighet för andra aktörer att ta del av erfarenheter som gjorts.

12 12 4. Typer av övningar Som nämns i avsnitt består nyttjarna av olika grupper med olika krav på kunskap i WIS. Aktören bör därför dela upp övningarna i olika typer beroende på kunskapskrav. En WIS-övning behöver inte inbegripa en regelrätt krishanteringsövning. Om syftet är att öva handhavandet i WIS går det utmärkt att göra detta utan att arbeta med påhittade krisscenarier. 4.1 Månadsövning En månadsövning är en enklare övning som hålls varje månad. Syftet kan vara att till exempel upprätthålla inloggningskunskaperna hos nyttjarna. Övningen publiceras förslagsvis den 1:e varje månad, och användarna har en månad på sig att lösa uppgiften. De kan således göra det när det passar dem bäst. I kapitel 5 finns konkreta exempel på hur sådana övningar kan se ut. För att variera övningarna kan den övningsansvarige t.ex. bifoga övningsuppgifterna i en fil och i själva noteringen endast skriva Se bifogad fil för månadens övning. Ett annat alternativ är att den övningsansvarige ber nyttjarna att skriva svaret i ett word-dokument och bifoga det till noteringen. Ytterligare varianter är att be nyttjarna kopiera eller flytta en befintlig notering till en annan dagboksflik. 4.2 Sambandsövning En sambandsövning är en övning som sker på utsatt dag och tid. Den kan vara baserad på ett visst scenario, men behöver inte vara det. Vid en sambandsövning testas samband och kunskaper för nyttjarna inom hela eller delar av aktören. Dessa övningar bör med fördel genomföras i samverkan med lokala, regionala eller nationella aktörer. Sambandsövningar bör hålls två gånger per år. En sambandsövning försöker efterlikna det som händer när en kris är i antågande. Redaktörer från en eller flera aktörer loggar in i systemet samtidigt och skapar dagboksflikar utifrån de förutsättningar som ges vid sambandsövningen. Syftet är att öva uppstarten av WIS-användning i skarpt läge där en aktör skapar interna och utdelade dagboksflikar specifikt för händelsen. Detta sker på en i förväg överenskommen tid och dag, och bör också innehålla moment där redaktörerna använder sig av till exempel Koppla, Dela ut och Visa. Efter en sambandsövning blir det ofta tydligare för aktörer och nyttjare vilken roll de har i WIS. WIS-systemets förtjänster som verktyg för informationsdelning mellan aktörer blir dessutom tydligt. Exempel på en sambandsövning som anordnades av länsstyrelsen i Västra Götalands län finns i bilagan.

13 Scenarioövning En scenarioövning är en övning som sker på utsatt dag och plats. Övningen genomförs baserat på ett speciellt scenario som den övningsansvarige har förberett. Vid en scenarioövning engageras alla nyttjare inom aktören. Dessa övningar bör med fördel genomföras i samverkan med lokala, regionala eller nationella aktörer. Scenarioövningar bör hålls en gång per år. Scenarioövningar är främst ett sätt att öva aktörens krishanteringsorganisation, men de utgör också ett utmärkt tillfälle att testa om WIS-nyttjarna inom organisationen har tillräckliga kunskaper för att kunna använda verktyget även under en verklig kris. Huvudfokus vid en scenarioövning är alltså oftast krishanteringen, och WIS bör då ingå som ett verktyg för att hantera krisen, men inte vara det primära. Dessa övningar kan vara värdefulla på så sätt att brister och feltänk när det gäller WIS-användningen inom en aktör kommer fram. Genom utvärdering kan dessa brister upptäckas och rättas till, så att organisationen får bättre förutsättningar för att framgångsrikt använda WIS i sin krishantering. Exempel på en scenarioövning som anordnades av länsstyrelsen i Västerbottens län finns i bilagan. 4.4 Typ av övning och dess målgrupper I tabellen har vi sammanställt övningstyper, målgrupper, syfte samt för- och nackdel med respektive övningstyp.

14 14 Typ av övning Målgrupp Syfte Fördel Nackdel Månadsövning Nivå 1 Läsa Komma ihåg användarnamn & lösenord samt känna igen grundstrukturen i WIS. Enkel att planera och genomföra. Nyttjarna kan lösa uppgiften när de själva vill. Övar endast grundläggande kunskaper. Månadsövning Nivå 2 Läsa & skriva Som ovan samt öva förmåga att skriva anteckningar och föreslå för publicering. Relativt enkel att planera och genomföra. Nyttjarna löser uppgiften när de vill och kan. Kräver mer förberedelser än Nivå 1 Läsa. Sambandsövning Nivå 1 Läsa Nivå 2 Läsa & skriva Nivå 3 Redaktörer Som ovan samt att skapa förståelse för syftet med WIS och WIS-användning. Se sin egen roll i WIS. Ger autentisk känsla. Redaktörerna får bättre möjlighet att öva sin roll. Kräver förberedelser. Kräver att alla deltagare avsätter en viss tid och dag för övningen. Scenarioövning Nivå 1 Läsa Nivå 2 Läsa & skriva Nivå 3 Redaktörer Pröva om nyttjarnas kunskaper och aktörens rutiner i WIS är tillräckliga för att systemet ska vara en tillgång i krishantering. Ger autentisk känsla. Redaktörerna får öva sin roll. Tidspress ställer nyttjarnas kunskaper på sin spets. Kräver stora förberedelser. Kräver att alla nyttjare har möjlighet att avsätta tid en viss dag.

15 15 5. Övningsexempel Nedan följer en rad konkreta övningsexempel som aktörer genomfört med sina nyttjare. Observera att vissa övningar kanske inte går att genomföra på exakt likadant sätt längre detta eftersom de dagboksflikar som innehåller svaren på övningsfrågorna kan ha avslutats av respektive aktör. Principen fungerar dock fortfarande. Innan övningen genomförs skapar den övningsansvarige dagboksflikar med namn Intern Övning samt Intern Övningssvar och Intern Övningsutvärdering om sådana inte finns. Om alla nyttjare bockar i rutan Jag vill bli informerad om förändringar på den här sidan. i dagboksfliken Intern Övning kommer alla att veta när en ny övning publicerats. Alternativt kan gemensamma anteckningsböcker med samma namn skapas. Se då till att samtliga i målgruppen också har tillgång till anteckningsböckerna. Fördelen med gemensamma anteckningsböcker är att alla nyttjare oavsett behörighetsnivå i systemet direkt kan skapa anteckningar. Nackdelen är att det kräver en del administration eftersom alla nyttjare måste läggas till manuellt. En gemensam anteckningsbok går inte heller att dela ut till externa aktörer, vid till exempel sambandsövningar. 5.1 Månadsövningar Dessa övningar riktar sig till nyttjare i Nivå 1 enligt stycke Nyttjarna behöver inte lösa uppgiften på en speciell tid, utan kan göra det när det passar dem. En ny övning av den här typen publicerar varje månad. Det går att konstruera ett oändligt antal varianter på exemplet nedan. Syftet är att upprätthålla baskunskap i WIS samt komma ihåg lösenord och användarnamn. Den övningsansvarige skapar en anteckning och publicerar den i dagboksfliken Intern Övning. Alla nyttjare har i förväg bockat i rutan Jag vill bli informerad om förändringar på den här sidan och kommer alltså att få ett e- postmeddelande om att det finns en oläst notering i övningsfliken.

16 16 Bild 1 Beskriver de olika stegen i övningen Nivå 1. Läsa Den övningsansvariges notering: Hej alla WIS-användare! Månadens övning går ut på att ni helt enkelt ska läsa denna notering och svara på frågan Vad heter Sveriges statsminister i förnamn? Skicka ert svar till övningsansvarig Kjell Kjellsson via e-post, telefon eller sms. Vänlig hälsning Kjell Kjellsson / kjell.kjellsson@kommunen.se MÅL: Att nyttjaren ska lyckas logga in i WIS med sitt personliga användarnamn och lösenord, navigera fram till rätt dagboksflik och öppna rätt notering. Målgrupp: Samtliga WIS-nyttjare inom aktören Nivå 2. Läsa och skriva Kommentar: Övningarna är hämtade från Färgelanda kommun och förutsätter att alla nyttjare kan skapa anteckningar och föreslå dem för publicering. Om man vill rikta övningen till en bredare målgrupp låter man vissa nyttjare även svara via e-post, telefon eller sms. Genom små förändringar av frågan kan ett oerhört stort antal varianter av denna övningstyp skapas. Exempel 1. Den övningsansvariges notering: Vad kan väl vara bättre än att rivstarta med en WIS-övning direkt efter semestern? Jag vill också passa på att säga att jag är väldigt glad över att så

17 17 många av er är inne och löser månadsuppgifterna! Vidare till månadens övning! Vad heter de två WIS-redaktörerna i Skinnskattebergs kommun? Svara genom att skapa en anteckning i er personliga anteckningsbok, och föreslå den för publicering i dagboksfliken INTERN Svar på övningsfrågor. Glöm inte att skriva ditt namn i svaret! vänliga hälsningar Andreas Gleisner ps. Påminn gärna era kollegor om att de ska gå in och lösa uppgiften. Tips: Använd er av fliken kontaktfunktioner som finns överst i högerspalt på WIS-sidan, och klicka er vidare genom WIS kontaktfunktion/regionala aktörer/västmanlands Län/Skinnskatteberg. MÅL: Att nyttjaren ska lyckas logga in med sitt personliga användarnamn och lösenord, navigera fram till rätt dagboksflik och öppna rätt notering och därigenom kunna ta del av frågan. Att nyttjaren ska hitta och lära sig kontaktfunktionen i WIS. Att nyttjaren öppnar sin personliga anteckningsbok, skapar en anteckning och föreslår den för publicering i rätt dagboksflik. Målgrupp: Samtliga WIS-nyttjare inom aktören. Exempel 2. Den övningsansvariges notering: Ny månad, ny uppgift/övning. Får be om ursäkt för att det dröjt, det är ju redan 2 feb. ;-) Nu till uppgiften. Alla WIS-användare har kontaktuppgifter och dessa ska vara up to date. Hur är det, har ni rätt uppgifter om er själva? Hjälp på traven: Startsidan, kontaktfunktioner. 1. Gå in och kontrollera era uppgifter. 2. Rätta till det som är fel. 3. I svaret anger ni om ni rättat eller om det är ok. /Lycka till! Tommy

18 18 MÅL: Att nyttjaren ska lyckas logga in med sitt personliga användarnamn och lösenord, navigera fram till rätt dagboksflik och öppna rätt notering och därigenom kunna ta del av frågan. Att nyttjaren ska hitta och lära sig kontaktfunktionen i WIS. Att nyttjaren öppnar sin personliga anteckningsbok, skapar en anteckning och föreslår den för publicering i rätt dagboksflik. Målgrupp: Samtliga WIS-nyttjare inom aktören. Exempel 3. Den övningsansvariges notering: WISÖVNING OKTOBER Dags för en ny övning för att friska upp kunskaperna och hålla dem vid liv! Månadens fråga: Vad är det för bråk mellan Stockholms läns landsting och företagshälsovården som tidningar rapporterar om den 1 oktober 2009? Ni hittar svaret på frågan genom att gå in i dagboksfliken KOPPLAD INFLUENSA och läsa noteringen Mediebilden av Influensa A, vecka 40. Svara genom att ge en mycket kort sammanfattning av diskussionen mellan landsting och företagshälsovård. Skapa en personlig anteckning i er personliga anteckningsbok, och föreslå den för publicering i dagboksfliken INTERN SVAR ÖVNING. Glöm inte att skriva under med ert namn. Passa också på att i dagboksfliken INTERN ÖVNING bocka i den lilla rutan "Jag vill bli informerad om förändringar" så att ni får ett e-postmeddelande nästa gång det kommer en ny övningsfråga. Lycka till! mvh Andreas Gleisner - infoansvarig Färgelanda kommun. MÅL: Att nyttjaren ska lyckas logga in med sitt personliga användarnamn och lösenord, navigera fram till rätt dagboksflik och öppna rätt notering och därigenom kunna ta del av frågan. Att visa hur WIS idag används av aktörer, och att man genom WIS kan ta del av information som annars inte finns enkelt tillgänglig. Att nyttjaren öppnar sin personliga anteckningsbok, skapar en anteckning och föreslår den för publicering i rätt dagboksflik. Målgrupp: Samtliga WIS-nyttjare inom aktören.

19 19 Exempel 4. Den övningsansvariges notering: Hej på er! här kommer årets sista månadsövning :-( Vi ha några WIS-redaktörer i krisledningen som ska ta emot och distribuera all information. De har ständig bevakning i WIS. De kollar och publicerar era svar t.ex. 1. Hur många redaktörer är det? 2. Vad heter de? 3. Hur har de delat upp "jouren" mellan sig? Ni finner svaren i en av dagboksflikarna. Den som söker han/hon finner. Lite att bita i så här i slutet. Hoppas på många svar. Har ni problem med inloggning eller något annat i WIS så dra er inte för att höra av er. Det är bara kul om jag eller Andreas kan hjälpa till. Lycka till /Tommy PS. Här är en uppgift för redaktörerna. DS. I externa dagböcker under Myndigheten för samhällsskydd och beredskap kan man utläsa utvecklingen av aktörer i WIS. Hur många aktörer (ca) fanns det ? Det är inte förbjudet för er andra att svara på denna uppgift :-) Lycka till /Tommy MÅL: Att nyttjaren ska lyckas logga in med sitt personliga användarnamn och lösenord, navigera fram till rätt dagboksflik och öppna rätt notering och därigenom kunna ta del av frågan. Att nyttjaren öppnar sin personliga anteckningsbok, skapar en anteckning och föreslår den för publicering i rätt dagboksflik. Målgrupp: Samtliga WIS-nyttjare inom aktören. Exempel 5. Den övningsansvariges notering: Hej i vårvädret! Månadens övning är enkel. I denna notering finns en karta där jag markerat en skola. Använd kartans zoom-funktion för att zooma ut och se vilken stad denna skola ligger i.

20 20 Svara på övningen genom att i din personliga anteckningsbok skapa en anteckning och föreslå den för publicering i dagboksfliken Intern svar på övningsfrågor. Lycka till! /Andreas Gleisner MÅL: Att nyttjaren ska lyckas logga in med sitt personliga användarnamn och lösenord, navigera fram till rätt dagboksflik och öppna rätt notering och därigenom kunna ta del av frågan. Att nyttjaren ska lära sig grunderna i kartverktyget och kunna ta del av information som presenteras i kartform. Att nyttjaren öppnar sin personliga anteckningsbok, skapar en anteckning och föreslår den för publicering i rätt dagboksflik. Målgrupp: Samtliga WIS-nyttjare inom aktören.

21 21 Exempel 6. Den övningsansvariges notering: Hej! För er som sitter och väntar på att få gå på semester kan väl tiden knappast spenderas bättre än med att fördjupa sig i WIS? Månadens övning är kanske lite klurigare än vanligt. Istället för att titta på kartor jag gjort, vill jag att ni skapar en ny notering, lägger till en karta där Valboskolan i Färgelanda är markerad (använd cirkel eller område, inte punkt) och föreslår den för publicering i dagboksfliken INTERN svar på övningsfrågor. Trevlig sommar! /Andreas MÅL: Att nyttjaren ska lyckas logga in med sitt personliga användarnamn och lösenord, navigera fram till rätt dagboksflik och öppna rätt notering och därigenom kunna ta del av frågan. Att nyttjaren ska lära sig använda kartverktyget och producera egna kartor. Att nyttjaren öppnar sin personliga anteckningsbok, skapar en anteckning och föreslår den för publicering i rätt dagboksflik. Målgrupp: Samtliga WIS-nyttjare inom aktören Nivå 3. Redaktörskunskaper Kunskapskraven på en redaktör är betydligt högre än för vanliga användare. De stora skillnaderna ligger i att redaktören också måste behärska sorteringsverktygen. Att ordna redaktörsövningar är därför något mer komplicerat. En redaktörs huvudsakliga uppgifter både i vardag och under kris består i att publicera anteckningar, samt skapa nya dagboksflikar och bland annat använda Visa, Dela ut och Koppla. Att öva publicering av anteckningar är relativt enkelt. Den övningsansvarig kan till exempel utse en redaktör som får ansvaret för att publicera noteringarna under en viss månadsövning. Att skapa nya dagboksflikar och använda Visa, Dela ut och Koppla kan vara problematiskt, eftersom det finns en risk att WIS-systemet blir rörigt och oöverskådligt om alla redaktörer hos alla aktörer regelbundet skapar ett stort antal nya övningsflikar. WIS-utbildningsmiljö bör användas när nyttjarna själva ska öva knappologi medan den skarpa miljön framförallt ska användas för övningar i samverkan med andra aktörer. Den övningsansvarig bör ha detta i åtanke när redaktörsövningar anordnas.

22 22 Nedan följer några enklare övningar där redaktörerna tränas i de mest grundläggande funktionerna. Exempel 1. Inför en månadsövning av typen Läs- och skrivövning (4.1.1 och 4.1.2) kan den övningsansvarig utse en redaktör som ansvarar för att övningsdeltagarnas anteckningar publiceras i rätt flik. Den övningsansvarig kan skapa en eller flera egna anteckningar och föreslå dem för publicering i fel dagboksflikar så att redaktören även får möjlighet att öva på att ändra val av dagboksflik för publicering. Exempel 2. Den övningsansvarig skickar ett e-postmeddelande till samtliga redaktörer med följande innehåll: Hej Redaktörer! Denna övning går ut på att öva handgreppen för att skapa nya dagboksflikar, samt sammanfatta och avsluta en dagboksflik. Övningen består av följande moment: 1. Skapa en ny dagboksflik och döp den till Övningsflik + ditt förnamn + ditt efternamn. 2. Skriv en anteckning med valfritt innehåll och publicera den i dagboksfliken du just skapat. 3. Skriv ut dagboksfliken med noteringen. 4. Sammanfatta och avsluta dagboksfliken. 5. När moment 1-4 är genomförda rapporteras till övningsansvarig via e-post. Stöter du på problem eller svårigheter, kontakta mig! /mvh Övningsansvarig

23 23 6. Rekommendationer MSB rekommenderar att Varje aktör bör utse en övningsansvarig som har till uppgift att ordna återkommande övningar som upprätthåller och utvecklar nyttjarnas kunskaper. Övningsverksamheten bör vara en ständigt fortlöpande process som återkommer regelbundet över året. Övningarna bör delas in i olika typer för att motsvara nyttjarnas olika behov. Övning bör i så stor utsträckning som möjligt ske i skarp WIS-miljö. Teknikträning av redaktörer (t.ex. skapa och dela ut dagboksflikar) kan dock ibland vara lämpligare att göra i utbildningsmiljön. Allt övningsmaterial ska tydligt märkas med ÖVNING. Övningsverksamheten bör utvärderas löpande och erfarenheter, tips och idéer bör delas ut genom WIS.

24 24 Bilaga: Övningar Länsstyrelsen Västerbotten: sambands- och scenarioövning Exemplet nedan är från länsstyrelsen i Västerbottens län som anordnade en regional övning sommaren 20o9. I denna övning ingick ett scenario, men huvudsyftet med övningen var inte att öva krishantering, utan att stimulera WIS-användningen i länet och ge aktörerna tillfälle att öva grundläggande funktioner i systemet. Samma övningsupplägg med samma mål går att genomföra utan att använda sig av ett krisscenario. Då publicerar varje aktör endast en notering i varje dagboksflik med texten Publicerad av XXXX. Inbjudan till WIS-övning i Västerbotten juni 2009 Bakgrund WIS är ett nationellt webbaserat informationssystem som underlättar informationsdelning mellan aktörerna i det svenska krishanteringssystemet före, under och efter en kris. Med WIS kan aktörerna dela ledningsinformation i dagboksform med varandra och snabbt få en samlad lägesuppfattning vid en kris. Det ger krisledningar bra beslutsunderlag som gör att insatser och information kan samordnas mellan berörda aktörer. Målet med WIS är att myndigheter, kommuner och landsting enkelt och effektivt ska få en helhetsbild av läget vid en kris genom att dela information med varandra. WIS möjliggör också delning av information inom en aktör. Ju fler aktörer som är anslutna till WIS desto användbarare är systemet. Därför är det angeläget att så många samverkansparter som möjligt i länet är anslutna till och använder sig av WIS. Mot bakgrund av detta bjuder Länsstyrelsen in till WIS-övning vid två tillfällen under juni. Tider för övningarna Det finns möjlighet att delta i övningen vid två olika tillfällen: 1 juni eller 24 juni. Meddela vid anmälan till övningen vilket datum din aktör deltar. Övningen pågår under övningsdagarna mellan kl. 9:00 och 15:00. Varje aktör väljer själv när under denna tid som övningen ska genomföras. Målgrupper Aktörer i Västerbottens län som vid övningstillfället är anslutna till WIS. Användare i Västerbotten som tillhör nationella aktörer (Regionala rådet för krisberedskap och skydd mot olyckor).

25 25 Övningen är riktad till aktörsadministratörer och redaktörer inom aktörerna. Respektive aktör bedömer själv i vilken utsträckning användare ska delta i övningen samt utformar egna instruktioner till dessa. Syfte Att stimulera WIS-användningen i länet genom att öka förståelsen för hur WIS fungerar samt ge aktörer i Västerbotten ett tillfälle att öva grundläggande funktioner i systemet. Mål Deltagande aktörer ska ha förmåga att använda de grundläggande funktionerna i WIS: visa, dela ut och koppla, samt skapa nya användare inom sin aktör (gäller endast deltagare som har behörigheten aktörsadministratör). Delmål Varje aktör ska ha skapat tre dagboksflikar (en utdelad, en intern och en kopplad). Aktörerna ska ha delat ut sin utdelade dagboksflik till minst en aktör. Ingen aktör ska ha delat ut sin interna eller sin kopplade dagboksflik. Aktörerna ska ha visat minst en dagboksflik från någon annan aktör. Aktörerna ska ha kopplat minst en annan aktörs dagboksflik till sin egen kopplade dagboksflik. Aktörerna ska ha skapat minst en ny användare inom sin egen organisation. Den nya användaren ska ha loggat in i WIS under övningen (gäller endast deltagare som har behörigheten aktörsadministratör). Aktörerna ska efter att övningen är genomförd ha sammanfattat och avslutat dagboksflikarna. Övningsupplägg Under övningsdagen kommer olika aktörer att spela utifrån olika scenarios. Minst två aktörer kommer att ha samma scenario. Efter sista anmälningsdag till respektive övning kommer Länsstyrelsen att meddela deltagande aktörer vilket scenario de ska spela i samt ytterligare instruktioner för övningens genomförande. Under övningen är det upp till respektive aktör att själv hitta på vad som ska publiceras i dagboksflikarna inom ramen för det givna scenariot. Avsikten är att ge deltagarna tillfälle att öva på att publicera och söka relevant information i systemet och koppla lämpliga dagboksflikar till sin egen kopplade dagboksflik. Viktigt Samtliga dagboksflikar ska namnges enligt strukturen Övning AC Utdelad XXX, Övning AC Intern XXX, Övning AC Kopplad XXX. Innan övningen bör samtliga deltagare ha kontrollerat sina inloggningsuppgifter i systemet. Detta gäller särskilt deltagare som tillhör nationella aktörer där aktörsadministratören sitter på annan plats. Hjälpmedel Utbildningshandbok WIS september Bifogas inbjudan.

26 26 WIS-supporten: Telefon: Utvärdering Efter övningarna kommer Länsstyrelsen att be samtliga deltagande aktörer att besvara ett antal frågor avseende övningens mål och genomförande. Anmälan Anmälan görs till senast 26 maj för övningen den 1 juni, och senast 15 juni för övningen den 24 juni. Om ni har några frågor är ni välkomna att kontakta mig på eller Monica Nilsson på Vänliga hälsningar Ida Johansson

27 27 Länsstyrelsen Västra Götaland: Sambandstest Exemplet nedan är från Länsstyrelsen i Västra Götaland som bjöd in aktörer i länet till en sambandsövning. Hej! Tisdagen den 9 september kl inbjuds alla aktörer i Västra Götalands län som är ansluta till WIS att genomföra ett sambandstest för att repetera WISanvändning inför hösten. Vi vill också göra en avstämning kring WIS-användandet för att kunna planera fortsatta utbildningar och övningar. Ni inbjuds att genomföra nedanstående åtgärder för att repetera de olika funktionerna i WIS. Som stöd i användningen av WIS finns användardokument och interaktiva presentationer på hemsidan: Sambandstest WIS den 9 september, En redaktör hos er loggar in i WIS och utför nedanstående åtgärder. Nyttja tillfället för att uppdatera de som har beredskap som TiB eller motsvarande samt låt era övriga användare logga in och följa aktiviteten i WIS. OBS! Det är viktigt att er organisations aktörsadministratör finns tillgänglig för dem som behöver hjälp med login och lösenord. 1. Skapa en dagboksflik med namnet Utdelad: Sambandstest O-län 2. Skapa en notering med rubriken "Test höst 08" och publicera den i dagboksfliken "Sambandstest O-län" 3. Dela ut dagboksfliken till alla aktörer i Västra Götalands län. 4. Välj att Visa några andra aktörers dagboksflikar. 5. Skapa en dagboksflik med namnet "Kopplad: Sambandstest O-län" och välj att koppla några andra aktörers utdelade dagboksflikar till denna. 6. Avsluta dagboksfliken Sambandstest O-län kl och ta bort den från systemet. 7. Sluta visa de dagboksflikar som Ni valt att visa. 8. Kontrollera och uppdatera vid behov dina kontaktuppgifter Vi finns tillgängliga på telefon eller e-post om ni har några frågor. Ring vid brådskande problem och använd e-post om ditt ärende kan vänta.

28 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap Karlstad Tel