Metodrekommendationer för WIS, bilaga. GODA EXEMPEL på etablering och vardagsanvändning

Transkript

1 Metodrekommendationer för WIS, bilaga GODA EXEMPEL på etablering och vardagsanvändning

2 Senast reviderad MSB:s kontaktperson: Magnus Levein,

3 Innehållsförteckning Goda Exempel I Goda exempel har vi valt att låta några aktiva aktörer i WIS beskriva hur de som aktörer i krishanteringssytemet valt att använda WIS. De aktörer som finns namngivna i samlingen ställer gärna upp och berättar ytterligare om hur och varför man använder WIS. Samlingen består idag av ett antal regionala och lokala aktörer samt en specifik funktion inom en central myndighet Krisinformation.se Innehåll Färgelanda Kommun Regelbundna övningar i WIS är absolut nödvändiga För att hålla sig ajour med systemet så övar kommunen varje månad. Det sker genom enkla övningar med syfte att upprätthålla grundläggande kunskaper.. Krisinformation.se Gemensam anteckningsbok, plats för interna resonemang och diskussioner Redaktionen på krisinformation.se har valt att jobba med en gemensam anteckningsbok för att föra resonemang, diskussioner och spara historik kring inträffade händelser och vidtagna åtgärder.. Lerums kommun - Redaktörernas roll= informationsspindlar Vi ser WIS-redaktörerna som informationsspindlar, och har valt att placera dem i krisledningsstabens alla stabsgrupper. De är då nära händelsernas centrum och har nära till krisledningen, vilket gör att de har förutsättningar för att vara så uppdaterade som möjligt.. Länsstyrelsen i Skåne - Mer än hälften av personerna i krisledningen är redaktörer i WIS! Länsstyrelsen i Skåne har en krisledningsorganisation som består av ca. 40 personer som representerar länsstyrelsens olika ansvarsområden. Av dessa är mer än hälften redaktörer och en fjärdedel dessutom aktörsadministratörer. Länsstyrelsen i Gävleborg Vi har skapat en WIS-dagbok XW-län WIS dagbok för gemensamt informationsutbyte mellan länen För att hitta dagligt användningsområde så tillsatte vi en gemensam arbetsgrupp mellan Dalarna och Gävleborgslän, ett av resultaten är en gemensam dagbok som delas mellan länen. Detta gör vi såväl i vardag som vid kris.. Länsstyrelsen i Västerbotten Viktigt att peka ut en ansvarig redaktör! Vid en större händelse, typ influensan, dammbrott etc., är det tänkt att vi ska använda den dag- boksflik som heter Utdelad nästa händelse som i förväg är skapad och utdelad till alla aktörer.. Region Skåne För att styrka vardagsanvändningen ytterligare brukar vi alltid föreslå att WIS används som ett arbetsrum vid olika projekt, för att samla dokument som arbetas fram. Sid nr. 4 7 Bilaga WIS strategi Färgelanda kommun Bilaga Instruktion för TiB i WIS Bilaga Allmänn instruktion för TIB samt Instruktion för dokumentation Bilaga Anvisning för användande av WIS i Region Skåne - 3 -

4 Regelbundna övningar i WIS är absolut nödvändiga Andreas Gleisner WIS ansvarig Färgelanda kommun Färgelanda kommun har bl.a genom övningar aktivt jobbat med WIS för att förbättra informationsspridningen internt mellan krisledningsorganisation och dess upplysningscentral. Hur började det hela? Det hela började vid de årliga konferenserna för säkerhetssamordnare och vid de krisinformationsseminarier som arrangerades inom Västra Götalands län. Där lyftes WIS fram som ett verktyg för krisledningsgruppen ledning. Kommunen anammade detta och har succesivt implementerat detta som ett verktyg för hela krisledningsorganisationen. Snabba fakta om WIS i Färgelanda kommun: Totalt har kommunen i dagsläget: Aktörsadministratörer 2 st Redaktörer 5 st Användare 29 st Hur ser det ut inom kommunen idag? Inom kommunen används WIS i dag i hela krisledningsorganisationen. Vi har använt WIS dels under övningar men även under t.ex. pandemier som svininfluensan. Vi övar vår organisation i att hantera WIS en gång i månaden. Övningarna är enkla övningar med målet att upprätthålla grundläggande kunskaper. WIS-ansvariga skickar en gång per månad ut övningsuppgifter till alla användare av WIS inom kommunen. Som exempel fick WIS användarna tidigare i år följande uppgift: Månadens övning är kanske lite klurigare än vanligt. Jag vill att ni skapar en ny notering, lägger till en karta där Valboskolan är markerad (använd cirkel eller område, inte punkt) och föreslår den för publicering i dagboksfliken INTERN svar på övningsfrågor. Vid ett annat tillfälle såg det ut så här: -Vad heter de två WIS-redaktörerna i Skinnskattebergs kommun? För er som sitter och väntar på att få gå på semester, kan väl tiden knappast spenderas bättre än med att fördjupa sig i wis med en enkel övning? Svara genom att skapa en anteckning i er personliga anteckningsbok, och föreslå den för publicering i dagboksfliken INTERN Svar på övningsfrågor. Dessa övningar ger användarna möjlighet att repetera såväl inloggning som att skapa en notering och att publicera den samma. Det fina med en webbapplikation som WIS, är att användaren forts. sid

5 Befintliga stöddokument Vi har tagit fram en strategi för vårt WIS användande. Den reglerar: Hur ska WIS användas Roller och rättigheter Dagboksflikars namn Skrivregler Flödesschema för WIS användning inom kommunen KRISBEREDSKAPSORGANISATION FÖR FÄRGELANDA KOMMUN. FÖRSLAG PÅ ORGANISATIONSPLAN FÖR KRINSINFORMATION/UPPLYSNING I FÄRGELANDA KOMMUN - 5 -

6 Ständiga dagboksflikar Frågor och svar (UC) Intern dokument Redaktörer är nyckelpersoner i WIS-organisationen och har, rent tekniskt, möjlighet att styra över allt informationsflöde forts. från sid. 4 själv väljer vart och när man vill lösa dessa övningsuppgifter. Samma gäller då givetvis när det är en skarp händelse eftersom WIS inte kräver att man är på plats vid en speciell dator. Man kan göra jobbet vart som helst. Dessa övningar kan verka enkla, men repetition är viktigt för att vidmakthålla kunskapen. Hur har Ni valt att organisera det hela? I vår organisation finns det två ansvariga för vårt WIS användande, det är beredskapssamordnaren samt informationsansvarig. Vi har valt att ha WIS i hela vår organisation (se bild sid 2), redaktörer har vi placerat i vår krisledningsgrupp samt i informationsledningsgruppen. Detta för att säkra publicerad information. Våra aktörsadministratörer finns också i dessa två grupper. På sikt när organisationen har mognat kommer de rollerna även att finnas på andra ställen i vår organisation. Våra användare (behörighet) finns i samtliga funktioner i krisinformationsorganisationen samt krisledningsgrupp. Dessutom är alla sektorschefer samt två stycken i Krisledningsnämnden användare i WIS. Hur arbetar Upplysningscentralen vid en händelse? Svarar i telefonen, förmedlar information och återkopplar viktig information till informationsstaben i första hand. Det kan handla om ett underlag för en frågor och svar som senare ska publiceras på kommunens hemsida. Krisens omfattning avgör storleken på upplysningscentralen. Beskriv organisationen för UC Upplysningscentralen (UC) är en del av vår krisledingsorganisation. Hur många som tjänstgör beror på krisens omfattning och hur länge den förväntas pågå. Det är viktigt att kommunens växel fungerar som vanligt vid kris. Eftersom krissituationen sannolikt innebär extrem påfrestning för växeln, är det viktigt att den ordinarie personalstyrkan förblir intakt och inte ges andra uppgifter i krisorganisationen. Detsamma gäller Medborgarkontoret, där två av de tre ordinarie medarbetarna bör fortsätta med sitt vanliga arbete, även i kris. Har rutinerna testats vid händelse? I skarpt läge har vi testat våra rutiner under den pågående svininfluensan. I övrigt testar vi våra rutiner vid övningar som vi genomför varje månad Hur ser vardags användandet ut vid hos er?

7 Mer information Färgelanda Kommun Allhemsvägen Färgelanda Erfarenheter och några tankar kring WIS För att upprätthålla kompetens att använda WIS som verktyg för krisledning krävs kontinuerlig övning och utbildning. Lokalt anpassad metodplan viktig Man behöver en positiv pådrivare som peppar och supportar användarna. Svårt att själv hitta naturlig vardagsanvändning. Vi saknar en idé-bank. Kontiunerlig utveckling är ett måste

8 Bilaga Färgelanda WIS-STRATEGI FÄRGELANDA KOMMUN Färgelanda kommun använder sig av WIS, som informationsverktyg i krissituationer. Krisledningsstab, informationsstab och övriga nyckelpersoner i krisorganisationen skall använda WIS för kommunikation och informationsinhämtning. Kommunsekreteraren använder WIS för loggboksföring under krisarbetet. Beredskapssamordnare Tommy Olsson och Informationsansvarig Andreas Gleisner är administratörer för systemet och ansvarar för att rätt personer har behörighet. WIS är ett verktyg, och ersätter givetvis inte vanlig mänsklig kommunikation. Viktiga instrument i och under en kris kommer naturligtvis alltid att vara telefon, e-post och det mänskliga mötet. WIS är dock ett utmärkt verktyg för samordning av information, samt utbyte och inhämtande av information mellan myndigheter. Medborgarkontor, upplysningscentral samt kommunens telefonväxel kommer i en krissituation att få viktig information genom WIS. Likaså kommer omvärldsbevakning genom WIS att vara en viktig informationskälla för Krisledningsgruppen. I övningar, såväl som i skarpa situationer, gäller följande grundstruktur för användare och publiceringsordning. RÄTTIGHETER Det finns tre behörighetsnivåer i WIS. Administratör, Redaktör och Användare. Observera att behörighetsnivåerna INTE har med beslutsrätt att göra, utan endast innebär en teknisk begränsning i kontot. Vilken information som publiceras, och vart informationen publiceras avgörs INTE av WISredaktörerna, utan styrs av krisledningsgruppen och Informationsansvarig. Administratör: Administratören har rätt att publicera material, och ansvarar för att rätt personer har användarbehörigheter, samt lägger till nya användare och redaktörer. Redaktör: Redaktörer är nyckelpersoner i Wis-organisationen och har rent tekniskt, möjlighet att styra över allt informationsflöde. Redaktörer kan publicera material, samt godkänna eller stoppa användares förslag till publicering. Användare: Användare är medlemmar i informationsstab, upplysningscentral, medborgarkontor, sektorschefer, personalchef samt övriga nyckelpersoner i krisorganisationen. Användare har rätt att läsa allt material, men kan inte publicera material utan att detta först godkänts av en redaktör/administratör. ROLLFÖRDELNING OCH ANSVAR Det är viktigt att skilja på teknisk behörighet hos varje Wis-konto, och den formella beslutsrätten kring vad som publiceras och vart informationen skickas ut. Det är informationsansvarig i samråd med övriga i krisledningsgruppen som tar alla strategiska beslut kring informationsfrågorna, det vill säga vilken information som bör gå ut, samt hur och till vilka aktörer informationen skall distribueras. Utförandet kan sedan delegeras till wis-redaktörer. Det är alltså funktionen i krislednings-organisationen som avgör beslutsrätt, och INTE behörighetsgraden på varje enskild användares WIS-konto

9 Bilaga Färgelanda STRUKTUR FÖR PUBLICERING AV DAGBÖCKER OCH NOTERINGAR I WIS Grunden i Wis-flödet bygger på 4 dagboksflikar som skapas av tjänstgörande Wis-redaktör. Observera också att vissa dagboksflikar kommer att innehålla samma information, och att samma noteringar kan komma att publiceras i en eller flera dagboksflikar. INTERN krisens namn (t.ex. INTERN Gudrun) Detta är stommen i WIS-strukturen. Denna dagboksflik utgör råvaran för flera av de andra flikarna. Här finns all information som krisledningsgruppen behöver, som exempelvis all tillgänglig information om krisen, handlingsplaner, lägesrapport, beslut och liknande. Denna dagbok är främst avsedd för medlemmar av krisledningsgruppen och krisledningsnämnden. INTERN Info allmänhet krisens namn (ex. INTERN Info allmän Gudrun) Innehåller endast den info som skall gå ut till allmänheten genom pressmeddelande, upplysningscentral, kommunväxel och medborgarkontor. INTERN Info allmän är den dagbok som medborgarkontoret och upplysningscentralen, och kommunens telefonväxel får sin information ifrån. Informationsansvarig i samråd med övriga i krisledningsgruppen beslutar om vad som skall stå i denna dagbok. UTDELAD krisens namn (ex. UTDELAD Gudrun ) Denna dagboksflik innehåller främst Lägesrapporter. (Använd mallen som finns i WIS!) Fliken delas ut brett, till samtliga regionala, nationella och övriga aktörer. INTERN Loggbok krisens namn (ex. INTERN Loggbok Gudrun) Loggboken sköts av kommunsekreteraren. Loggboken skiljer sig från den interna dagboken genom att den innehåller journalanteckningar, minnesanteckningar från möten, och kompletterande uppgifter. Loggboken är ett komplement till dagboksfliken Intern Färgelanda och är inte tänkt att fungera som ett självständigt dokument. Kommunsekreteraren har redaktörsbehörighet i Wis för att självständigt kunna sköta publicering av noteringar i loggboken. Efter en kris blir loggboken en pusselbit som tillsammans med den interna dagboken kan återskapa ett skeende, och förklara varför vissa beslut fattades. INTERN Kopplad Krisens namn. (t.ex INTERN kopplad Gudrun. ) Den kopplade fliken innehåller information från flera externa aktörer samtidigt. EXTERNA DAGBÖCKER Tjänstgörande WIS-redaktör väljer, i samråd med krislednigsgruppen, vilka externa aktörers utdelade dagboksflikar som skall visas. Det kan handla om Länsstyrelsen, grannkommuner, statliga verk eller andra externa aktörer. Dessa dagboksflikar länkas till ATT SKRIVA EN NOTERING Rubrik: Var tydlig! Det skall i rubriken klart framgå vad noteringen handlar om. Skriver du en notering om att en förskola är översvämmad räcker det inte med rubriken Höga vattenflöden Använd istället en beskrivande rubrik, till exempel Aspens förskola Järbo översvämmad Ange också i noteringen vem som skrivit genom att underteckna med ditt namn

10 Bilaga Färgelanda FLÖDESSCHEMA FÖR WIS I FÄRGELANDA KOMMUN KRISLEDNINGSGRUPP Kommunchef Informationsansvarig Kommunsekreterare Beredskapssamordnare INTERN LOGGBOK Krisen INTERN Krisen SEKTORSSTAB Wis-redaktör INTERN Info allmän Krisen UTDELAD Krisen KOMMUNVÄXEL INFOSTAB UPPLYSNINGSCENTRAL MEDBORGARKONTOR EXTERNA AKTÖRER Länsstyrelser Kommuner Räddningstjänst m. fl

11 Gemensam anteckningsbok plats för interna resonemang och diskussioner Anna Teljfors-Lundwall redaktör på Krisinformation.se Fakta om krisinformation.se Redaktionen på krisinformation.se har valt att jobba med en gemensam anteckningsbok för att föra resonemang, diskussioner och spara historik kring inträffade händelser och vidtagna åtgärder. Hur började det hela? Vissa i redaktionen på krisinformation.se har varit nära utvecklingen av Skyddat webbaserat informationssystem (WIS) ända sedan regeringsuppdraget kom till Krisberedskapsmyndigheten (KBM) i september Krisinformation.se är en webbsida som förmedlar information från myndigheter och andra ansvariga om hur de hanterar olika kriser - före, under och efter krisen. När redaktionen för krisinformation.se började ta form och jobba aktivt fattades också beslut från ledningen att man skulle börja använda systemet aktivt. Inledningsvis använde man WIS mest för att se vad Tjänstemannen i beredskap (TiB) hade noterat i form av omvärldsbevakning. Hur har användningen utvecklats över tiden? Efter några månader övergick man till att ha en egen loggbok över händelser och åtgärder från vår sida. Publicering i WIS kan visserligen vara ett tidskrävande moment, men det ger oerhört mycket tillbaka Eftersom man sett att många har nytta av det som publiceras valde man efter önskemål och beslut i stort från Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) att även publicera noteringar i en utdelad dagboksflik med en kort analys baserad på mediabilden av influensa A(H1N1). Hur ser användningen ut vid en händelse? I den gemensamma anteckningsboken skriver redaktörerna interna anteckningar om hur man tänker, och varför olika händelser följs. Anteckningsboken ger möjlighet till interna resonemang och även mindre diskussioner. I dagboksfliken Utdelad influensahändelse ligger det material som kan vara av intresse för externa aktörer att följa. Vid en händelse följer man det som publiceras från andra aktörer och t.ex. under influensan har det varit enkelt att via WIS följa aktörernas rapporter och framsteg

12 Mer information MSB Myndigheten för samhällsskydd och beredskap KARLSTAD Den främsta nyttan för oss är att få en historik över inträffade händelser och våra egna resonemang. Hur har ni valt att organisera WIS-arbetet internt inom redaktionen? Krisinformation.se har två beredskapsfunktioner: teknisk redaktör i beredskap och redaktör i beredskap. Båda dessa funktioner har tillgång till WIS. Dessa roterar enligt ett rullande schema med både anställda och konsulter. Under arbetet med influensapandemin används WIS i flera syften, bland annat för att visa resultatet av redaktionens omvärldsbevakning och för att ge en kortfattad analys av bilden i media vad gäller influensan. Hur ser vardagsanvändningen ut hos er? I samband med beredskap uppdateras vår gemensamma anteckningsbok kontinuerligt med nytt innehåll tre till fyra gånger per dygn (eller många fler beroende på vilka händelser som inträffar). Syftet med anteckningsboken är flera: Våra överlämningar till varandra går smidigt, det är bara att titta i WIS så kan man se vad som har tänkts, gjorts och skrivits Den kan läsas av TiB och andra beredskapsfunktioner för en bredare bild av risker och händelser Vi själva får bra överblick av vad vi tittat på och vad som publicerats Det blir lätt att titta tillbaka och se vilka händelser vi borde följa upp Den blir en historisk dokumentation över hur vi resonerat vid olika tidpunkter Varje morgon sammanställs en analys av mediabilden av influensan, och den publiceras i dagboksfliken Utdelad influensahändelse. Erfarenheter och några tankar kring WIS Vi arbetar dagligen i ett flertal olika tekniska system för utbyte av information. Det gör det lätt att blanda ihop metoderna och göra fel på små tekniska detaljer. Speciellt eftersom det kan gå flera veckor mellan gångerna som enskilda medarbetare är inne i systemet. WIS-supporten och vår lokala WISadministratör är oerhört viktiga för oss. Det viktigaste vi har lärt oss är att publicering i WIS visserligen kan vara ett tidskrävande moment, men att det ger oerhört mycket tillbaka. Den främsta nyttan för oss är att vi får en historik över inträffade händelser och våra egna resonemang. Att externa aktörer kan få hjälp av oss, och att Krisinformation.se därmed kan bli ytterligare känt, är en ytterligare vinst

13 Redaktörerna = Informationsspindlar! Arne Hjelte, WIS ansvarig Lerums kommun Lerums kommun har jobbat aktivt med skyddat webbbaserat informationssystem, WIS, för informationsspridning internt mellan krisledningsorganisationen och dess upplysningscentral. Kommunen genomför kontinuerliga övningar och har väl utformade rutiner som testas och uppdateras ofta. Hur började det hela? Kommunen kom i kontakt med WIS efter en information från länsstyrelsen i Västra Götaland. I den krisledningsplan som finns för Lerums kommun fastställer kommunfullmäktige att WIS ska vara ett system för krisledning. Säkerhetssamordnaren inom kommunen har ansvaret för införande och användning inom kommunen. Hur ser det ut inom kommunen idag? Lerum har valt att placera WIS som system inom hela krisorganisationen, detta för att i samband med en besvärlig situation ha en heltäckande och gemensam krisbild. Snabba fakta om WIS i Lerums kommun: Totalt har kommunen i dagsläget ( ) Aktörsadministratörer 3 st Redaktörer 18 st Användare 87 st Vi har placerat WIS i faktiskt hela krisorganisationen för att i samband med en besvärlig situation ha en heltäckande och gemensam krisbild. Det innebär att krisledning, krisledningsstab, omvärldsbevakare, mediacenter, upplysningscentral (UC), medborgarkontor, krisledningsnämnd, POSOM etc. har tillgång till WIS. Hur har ni valt att organisera det hela? Lerums kommun ser WIS-redaktörerna som informationsspindlar, och har valt att placera dem i krisledningsstabens stabsgrupper. De är då nära händelsernas centrum och har nära till krisledningen, vilket gör att de har förutsättningar för att vara så uppdaterade som möjligt. Aktörsadministratörerna finns utspridda i olika funktioner inom krisledningen där de har en övergripande roll. Vidare är de spridda inom olika sektorer för att skapa en kommunbredd. Alla personer i krisorganisationen är användare och de representerar allt från politiker till tjänstemän i hela kommunorganisationen. Lerums kommun har ett medborgarkontor som kan fungera som upplysningscentral vid behov. Upplysningscentralen har tillgång till WIS

14 Befintliga stöddokument Manual för WIS användning. Krisledningsnämnd Krisledningsgrupp Samverkansparter Krisledningsstab Informationsorganisation POSOM 1 Mediacenter KomIn Växel Webbplats Upplysningscentral Omvärldsbevakning Krisledningsorganisationen vid Lerums kommun Hela 1 Psykiskt organisationen och socialt omhändertagande använder WIS i händelse av en kris. Vid krisen upprättar vi en upplysningscentral som har till uppgift att serva medborgarna med information om krisen. Hur arbetar Upplysningscentralen vid en händelse? Det finns utarbetade rutiner för Upplysningscentralen: hur de ska arbeta med WIS hur arbetsgången för hantering av frågor från och till allmänheten och inom krisorganisationen ska se ut hur uppstart sker hur uppkoppling av datorer och telefoniutrustning ska göras. Beskriv organisationen för UC Upplysningscentralen består av tre grupper om personer, där 1 är gruppledare med ansvar för gruppens interna arbete samt kontaktperson uppåt i organisationen, mot t.ex. krisledning, redaktörer, informationschef etc. Att det finns tre grupper beror på att man vill skapa uthållighet över Informationsflöde tiden, dygnet runt inom så kommunens skulle behövas. krisledning Informationsflödet mellan upplysningscentralen och krisledningen går via interna dagboksflikar i WIS. Man har en för Frågor och svar samt en för Verifierade fakta. I Frågor och svar publiceras de frågor som finns i organisationen och det är också här man skriver in svaren på de frågor som kommer in från hela krisorganisationen

15 Dagboksflikar för UC Frågor och svar Verifierade fakta I Verifierade fakta publiceras verifierad information samt beslut från krisledningsgrupp beslut från krisledningsgrupp och krisledningsnämnd Vilka bemannar UC? UC måste bestå av mycket kompetent folk: de ska känna sin kommun väl och kunna arbeta relativt självständigt. Vi har valt ut folk med någon form av arbetsledande ställning inom kommunen med olika kompetenser, även t ex sjukvårdspersonal. Alla funktionärer i UC har tillgång till WIS. Vi tycker att vi hittat en tillräckligt enkel men ända ändamålsenlig modell att jobba efter. Vi har beskrivit flödet mellan UC och övriga informationsägare så att förhoppningsvis endast korrekt och entydig information når allmänheten men även den egna organisationen. Informationsflöde mellan informationsorganisationen och upplysningscentralen

16 Mer information Lerums Kommun Lerum Har rutinerna testats vid händelse? Än så länge har man testat rutinerna vid övningar och man har även uppdaterat desamma kontinuerligt baserat på dessa erfarenheter. Erfarenheter och några tankar kring WIS Vi har märkt ett positivt mottagande bland funktionärerna i krisorganisationen. WIS är lätt att komma in i och använda sig av när man övat en liten stund. Däremot är det lätt att glömma av hur vi skulle jobba i och med WIS Hur var det nu igen? Lösenordet? Lätt att glömma men dock en vanesak. Använd om möjligt samma lösenord i WIS som i övriga nätverket: vid byte av lösenord, byt överallt! Det måste finnas ett rimligt skäl till att använda WIS i vardagen. Det finns farhågor för att det speciella informationsflödet via WIS i en krissituation respektive den vardagsvana e-posten kan skapa otydlighet om vad som kommer vilken väg, även om vi är tydliga på att vid kris gäller WIS

17 Mer än hälften av personerna i krisledningen är redaktörer i WIS. Barbro Jones, WIS ansvarig på Länsstyrelsen i Skåne Länsstyrelsen i Skåne har sedan 2006 använt sig av Skyddat webbaserat informationssystem (WIS). Idag används systemet flitigt, framförallt av Tjänsteman i beredskap (TiB). Enligt Barbro Jones, WIS-ansvarig vid länsstyrelsen i Skåne, är TiB:s WIS- dagbok numera en naturlig del av vardagen. Hur började det hela? Efter beslut av beredskapsdirektören på länsstyrelsen startades 2006 ett projekt med syfte att införa WIS inom länsstyrelsen samt marknadsföra och införa WIS i länet. En ansvarig handläggare inom enheten för samhällsskydd och beredskap tillsattes. Målet för införandeprojektet i länet var att 80 % av kommunerna i Skåne län under 2007 skulle finnas med som aktörer i WIS. Snabba fakta om WIS i Skåne län: Antal aktörer i regionen Länsstyrelsen 31 kommuner Polismyndigheten Räddningstjänstförbund Försvarsmakten Banverket Södra banregionen Målet för införandeprojektet i länet var att 80 % av kommunerna i Skåne län under 2007 skulle finnas med som aktörer i WIS. Idag är 31 av 33 möjliga kommuner anslutna till systemet En av framgångsfaktorerna var att en ansvarig för införandet pekades ut, en eldsjäl tillsattes. Hur ser det ut inom länsstyrelsen idag? 2007 fattade man beslut om att TiB skulle föra sin dagbok i WIS och idag är den en naturlig del av vardagen. Internt inom länsstyrelsen är WIS väl förankrat framförallt bland dem som är TiB:ar och redaktörer. Ständiga återkommande övningsuppgifter och utbildningar har varit ett bra sätt att hålla intresset uppe. Hur har ni valt att organisera det hela? Länsstyrelsen i Skåne har en krisledningsorganisation med cirka 40 deltagare som representerar länsstyrelsens olika ansvarsområden. Av dessa är mer än hälften redaktörer och en fjärdedel dessutom aktörsadministratörer. Aktiviteter för spridning i länet Regionala utbildningar. Samverkansmöten med WIS som fokus. En utdelad dagboksflik, TiB information Skåne, används för att informera och larma om händelser i länet. Man har idag 12 personer som har förordnande att vara TiB, samtliga är WIS redaktörer och ingår i krisledningsorganisationen. Antalet användare är spritt bland länsstyrelsens övriga enheter. orts. sid

18 Snabba fakta om WIS i länsstyrelsen Skåne: 24 redaktörer varav 9 som också är aktörsadministratörer. Länsledning WIS användare TiB Tjänsteman i Beredskap WIS redaktör Beredskapsdirektör WIS redaktör 12 användare spridda i övriga organisationen t.ex. länsveterinär, länsledningen, sociala enheten, personalenheten. Samverkan WIS redaktör Stöd WIS redaktör Stabschef WIS redaktör Alla med dubbla behörigheter finns inom enheten för samhällsskydd och beredskap. Tanken med så många aktörsadministratörer är att ha en fullgod redundans vid en händelse, och de som finns inom enheten har god personkännedom om medlemmarna i krisledningsorganisationen. Information WIS redaktör Läge WIS Huvudredaktör +aktörsadm Expert WIS redaktör Krisledningsorganisationen vid Länsstyrelsen Skåne. Länsstyrelsens TiB har ständig beredskap och har mandat att vid behov larma in delar av krisledningsorganisationen. Befintliga stöddokument Manualer för redaktörer. Manualer för användare. Manualer för aktörsadministratörer. Checklistor för de fem funktionerna i krisledningsorganisationen Det är händelsen som styr hur många som behöver kallas in och vilka funktioner som behövs. Länsledningen har det övergripande ansvaret för länsstyrelsens operativa arbete vid en kris och fattar övergripande strategiska beslut. Varje funktion har egna gemensamma anteckningsböcker (samverkan, information, läge, expert och stöd) i WIS. Lägesfunktionen har huvudansvaret för WIS, och publicerar utdelade flikar samt kopplar in andra aktörers dagboksflikar

19 Ständiga Dagboksflikar TiB information Skåne Intern TiB Minnesanteckningar Skåne län Erfarenheter och övningar orts. från sid Hur ser användningen ut vid en händelse? Vid en större händelse ligger ansvaret för WISanvändningen hos lägesfunktionen, där en ansvarig redaktör utses av stabschef eller TiB. Varje funktion (samverkan, läge, information, stöd och expert) skapar funktionsvisa lägesrapporter som vidarebefordras till ansvarig redaktör för sammanställning och framtagande av en gemensam lägesbild för länsstyrelsen. Det är viktigt att finna nyttan i vardagen, så att det inte bara blir något som användarna går in och läser vid en händelse. Vardagsnytta inom Länsstyrelsen i Skåne Larmfunktion via e-post notifiering. Intern loggbok för TiB Individuella övningsuppgifter 4 ggr/år. Samverkansfunktionen har till uppgift att sammanställa ett underlag till en länsgemensam lägesrapport utifrån inkomna lägesrapporter från berörda aktörer. Också den går sedan vidare till ansvarig redaktör för publicering. Ansvarig redaktör, varför? Den ansvariga redaktören krävs i första hand för extern information. Detta för att minska risken att vi sprider felaktig information och information som inte har stämts av till våra samverkansparter. Hur ser vardagsanvändningen ut hos er? Vi använder oss av e-post notifierings funktionen för att bevaka intressanta dagboksflikar. När något publicerats i dessa flikar, vanligtvis någon gång i veckan, loggar man in och tar del av informationen. I övrigt uppdateras den utdelade fliken TiB information Skåne vid behov. Fliken fungerar som en form av larmlista till kommunernas beredskapssamordnare. TiB använder WIS varje vecka för att skriva i sin interna dagbok, t.ex. vid överlämning och om det inträffar något under veckan

20 Mer information Länsstyrelsen i Skåne län Kungsgatan Malmö vxl: Erfarenheter och några tankar kring WIS Vid en pågående pandemi är det intressant att kunna ta del av hur de andra länsstyrelserna arbetar med samma fråga. Det är också bra att kunna delge kommunerna samma information på ett och samma ställe. Länsstyrelsen rekommenderar att man vid en riktigt stor händelse ska ha två personer som delar på huvudredaktörsskapet. Det är ofta många frågor som behöver bollas fram och tillbaka och många noteringar som måste hanteras, och det kan vara svårt att klara av på egen hand. Vid t.ex. vädervarningar har länsstyrelsen som rutin att ha gemensamma telefonkonferenser med berörda aktörer. Minnesanteckningarna från dessa läggs ut i WIS så att även de som inte kunde delta på konferensen får reda på vad som sagts. När länsstyrelsen begär in lägesrapporter från aktörerna i länet görs det i första hand via WIS. En framgångsfaktor för att underlätta införandet av WIS inom länsstyrelsen i Skåne har varit att utse en intern WIS-ansvarig som kan utbilda och svara på frågor från användarna

21 Bilaga Länsstyrelsen Skåne Instruktion för TiB i WIS I WIS finns en flik som heter "Intern: TiB-dagbok 2009 Lst Skåne". Där ska alla anteckningar föras under den vecka du är TiB. Målsättningen är att vi i WIS skall ha en notering för varje TIB-vecka. Händer något under veckan skall man skriva in det direkt i anslutning till det som inträffar. I annat fall avslutar man sin TIB-vecka med att skriva en notering om att inget hänt i veckan och att man lämnar över till TIB med namn... Starta WIS genom att via Internet Explorer gå in på Logga in med ditt användarid och lösenord. (Har du blivit av med ditt lösenord kontaktar du någon på beredskapssektionen så hjälper de dig.) På måndag morgon: Öppna din personliga anteckningsbok. Skapa en ny anteckning med rubrik "TIB Vecka #". Välj kategori: Information och publicering i fliken "Intern: TIB-dagbok 2009 Lst Skåne". Skriv in ditt namn och att du är TIB under veckan. Klicka på knappen "Publicera" längst upp i din notering. Klicka på menyvalet "Dagbok" och välj "Intern: TIB-dagbok 2009 Lst Skåne" till vänster på skärmen. Kontrollera att ditt ärende har hamnat i den fliken. Logga ut ur WIS. Om något händer under veckan som föranleder kontakter men ingen större händelse Gå in i WIS när något har inträffat, t ex att du blivit kontaktad av SMHI ang vädervarning eller liknande. Gå till menyvalet Dagbok och klicka på fliken "Intern: TIB-dagbok 2009 Lst Skåne". Dubbelklicka på din notering med aktuellt veckonummer. Klicka på knappen "Ändra" längst upp. Ställ markören efter den första noteringen, Skriv t ex "torsdag den 1 februari" och därefter en kort notering om vad som inträffat och vad du gjort. Klicka först på knappen "Spara" och därefter "Stäng" längst upp i samma ruta. Logga ut ur WIS. OBS är det mycket att skriva, skriv då först i ett Word dokument som du sedan klistrar in eller bifogar noteringen. När TIB-veckan är slut så gör du följande: Logga in i WIS. Gå till menyvalet Dagbok och klicka på fliken "Intern: TIB-dagbok 2009 Lst Skåne". Dubbelklicka på din notering med aktuellt veckonummer. Klicka på knappen "Ändra". Ställ markören efter det du skrev om torsdagens händelse. Skriv t ex "Måndag den 5 februari" och därefter en notering om att du nu lämnar över till nästa TIB, NN. Klicka på knappen "Spara" och därefter "Stäng" längst upp i samma ruta. Logga ut ur WIS. Om något extraordinärt inträffar, som kräver att vi startar egna, händelsespecifika flikar i WIS, gör du så här: Logga in i WIS. Gå till menyvalet Dagbok och klicka på fliken "Intern: TIB-dagbok 2009 Lst Skåne". Dubbelklicka på din notering med aktuellt veckonummer. Klicka på knappen "Ändra" längst upp. Ställ markören efter den första noteringen, Skriv tid och datum och därefter en kort notering om vad som inträffat, att du kommer att lägga upp nya dagboksflikar för händelsen och fortsättningsvis notera information, beslut och lägesrapporter där. Klicka först på knappen "Spara" och därefter "Stäng" längst upp i samma ruta. Skapa en ny dagboksflik och namnge den så att det tydligt framgår vilken händelse som den gäller. Gå sedan till din anteckningsbok, gör en ny notering där du skriver vad som hänt, och vilket namn den nya dagboken får, och publicera den i dagboksfliken som heter Utdelad: TiB information Skåne. Skapa nya dagboksflikar i enlighet med instruktionerna Dela ut den utdelade fliken till alla regionala och nationella aktörer. Koppla in de utdelade dagböcker som finns tillgängliga i händelsen i den kopplade fliken. Logga ut ur WIS

22 Vi har skapat en gemensam dagboksflik för informationsutbyte mellan länen Nils-Gunnar Åkerström, WIS ansvarig på Länsstyrelsen i Gävleborg Länsstyrelsen i Gävleborg har sedan 2006 använt sig av Skyddat webbaserat informationssystem (WIS). Idag används systemet flitigt, framförallt av Tjänsteman i beredskap (TiB). WIS används även som ett naturligt informationsutbytesverktyg inom länet ochmellan Gävleborgs och Dalarnas län Hur började det hela? Det började under 2005 med att Krisberedskapsmyndigheten informerade oss i olika sammanhang om WIS. Tanken var att ett fullt driftsatt system skulle finnas vid en övning i Halland Under december 2006 blev vi upplagda som aktör i WIS med en administratör och tre redaktörer. I början använde vi WIS i liten skala och endast inom krisberedskapsfunktionen för att lära känna systemet och dess möjligheter. Nästa steg för oss blev att Länsstyrelsens VB (sedermera TiB) började föra sin interna veckorapportering (TiB logg) i WIS. Därefter utbildade vi personalen i krishanteringsorganisationen (lednings-, läges-, informations-, analys- och expeditionsfunktionerna) i WIS som vid det här laget har använts vid flera övningar och skarpa händelser. Hur ser det ut inom länsstyrelsen idag? Vid ett gemensamt möte för beredskapssamordnarna i kommunerna i Dalarna och Gävleborg 2007 bildades en arbetsgrupp, Samarbetsgrupp för WIS-användning, med uppgift att ta fram ett förslag för daglig användning av WIS. Till att börja med upprättades en gemensam WIS-dagbok XWlän WIS-dagbok för gemensamt informationsutbyte. Snabba fakta om WIS i Gävleborgs län: Antal aktörer i regionen Länsstyrelsen 10 kommuner Gästrike räddningstjänst Landstinget Polismyndigheten Kommunalförbundet södra Hälsingland Aktiviteter för spridning i länet Regionala utbildningar Samverkansmöten med WIS som fokus En utdelad gemensam dagboksflik XW-län WIS dagbok används för att informera och larma om händelser inom länen. Hur har ni valt att organisera det hela? Alla TiB:ar och flera befattningar i Länsstyrelsens krishanteringsorganisation är redaktörer. Att TiB har redaktörsrättigheter är självklart eftersom de måste kunna publicera i en dagboksflik vid en eventuell händelse. Vi har även valt att all personal i krishanteringsorganisationen har redaktörsrättighet. forts. sid

23 Snabba fakta om WIS i länsstyrelsen i Gävleborg: 23 redaktörer varav 1 som också är aktörsadministratör. 1 användare. Ofta initierar berörda aktörer egna dagboksflikar som vi kopplar till en gemensam dagbok för att få en kronologisk översikt av händelsen. Befintliga stöddokument Manualer för redaktörer. Manualer för användare. Manualer för aktörsadministratörer. Checklistor för funktionerna i krisledningsorganisationen Krisledningsorganisationen vid Länsstyrelsen i Gävleborg. Länsstyrelsens TiB har ständig beredskap och har mandat att vid behov larma in delar av krisledningsorganisationen. Det är händelsen som styr hur många som behöver kallas in och vilka funktioner som behövs. Länsledningen har den övergripande ledningen för länsstyrelsens operativa arbete vid en kris och fattar övergripande strategiska beslut. Funktionerna samverkan, information, läge, expedition har egna anteckningsböcker i WIS. Lägesfunktionen har huvudansvaret för WIS, och publicerar utdelade flikar samt kopplar in andra aktörers dagboksflikar

24 Ständiga Dagboksflikar Gemensam dagboksflik mellan X och W län Intern loggbok för TiB Samverkan mellan TiB Länsstyrelsen utser minst en person som huvudansvarig redaktör under en pågående kris. forts. från sid. 22 Vi får då handlingsfrihet att välja en eller två personer som vid en inträffad händelse får rollen som huvudansvarig redaktör vid just den händelsen. Hur ser användningen ut vid en händelse? Alla funktioner i Länsstyrelsens krisledning ska kunna ta del av information från WIS. Länsstyrelsen utser minst en person som huvudansvarig redaktör under en pågående kris. Denne ansvarar för publicering, utdelning och visning/ sammanställning av andra aktörers dagboksflikar. Publicering sker i samverkan med ledningen för krisledningsstaben. Länsstyrelsen kan utse flera huvudansvariga redaktörer i syfte att skapa bättre uthållighet och ge möjlighet till avlösning och dialog kring informationsdelningen. Utöver de huvudansvariga redaktörerna utser Länsstyrelsen en redaktör vid varje funktion i krisledningen med uppgift att kontrollera och publicera information från den egna funktionen i den interna dagboksfliken

25 Mer information Länsstyrelsen i Gävleborg Borgmästarplan Gävle vxl: gavleborg/ Hur ser vardagsanvändningen ut hos er? Vardagsanvändning inom länsstyrelsen är i första hand till för vår TiB. TiB för sin dagliga logg över inkomna samtal och ev. vidtagna åtgärder. Vi har inom länet och i samverkan med vårt grannlän Dalarna, skapat en gemensam dagbok som vi kallar för XW-län WIS dagbok där vi kontiunerligt delar olika typer av information. Exempelvis protokoll från regionala rådet, planer, samverkans planer eller andra dokument som rör vår krisplanering. Andra exempel är dokumentation för: Arbetsgrupper i olika avseenden, t ex implementering enligt lagen om extraordinära händelser (LXO). Avstämning av kommunöverenskommelsen SKL/KBM (numera MSB) avseende LXO. Arbetet med handlingsprogram enligt lagen om skydd mot olyckor (LSO). Regionala risk- och sårbarhetsanalyser. Erfarenheter och några tankar kring WIS För att våra samverkansparter tidigt skall få reda på att en ny flik har skapats så har vi valt att tidigt ha ett telefonmöte med berörda parter. Registrator ansvarar för att material från WIS som utgör allmänna handlingar diarieförs och arkiveras

26 "Viktigt att peka ut vem/vilka som är ansvariga huvudredaktörer Ida Johansson WIS-ansvarig Länsstyrelsen Västerbotten Länsstyrelsen i Västerbotten har jobbat aktivt med WIS för informationsspridning inom och mellan krisledningsorganisationen och dess samverkansparter. Länsstyrelsen genomför kontinuerligt övningar och har väl utformade rutiner som testas och uppdateras ofta. Hur började det hela? Vi var nog bland de första som började använda systemet. Inför övningen Klemens 2005 togs beslut om användning av WIS efter en förfrågan från dåvarande KBM, som ville använda oss som testlän. Hur ser det ut inom länet idag? I början av 2008 tog vi på Krisberedskap fram en strategi för införandet i länet, med den i grunden har arbetet lett fram till att det idag inom länet är 10 WIS anslutna kommuner och även ett antal andra organisationer. Inom länsstyrelsen använder vi framförallt WIS inom vår krisledningssorganisation. Kommunerna har även börjat efterfråga information i WIS och ber allt oftare att information i olika frågor ska publiceras där. Hur har ni valt att organisera det hela? I första hand är WIS ett verktyg för våra TiB:ar (Tjänsteman i beredskap). De för sin dagbok över inkomna larm samt vidtagna åtgärder. Detta är även ett bra sätt att hålla dessa befattningshavare ajour med systemet. I övrigt har vi WIS vid nästan alla funktioner i vår krisledningsorganisation. Grundtanken har varit att det är bra att ha många redaktörer, och att de som behöver kunna publicera information ska kunna göra det lätt. Alla som så småningom kommer att ha en roll i staben ska ha minst användarbehörighet. Inom Länsstyrelsen i västerbotten har vi valt att TiB:ar, stabschef, informationsfunktionen i staben samt delar av analys och läge ska ha redaktörsrättigheter. Aktörsadministratöer finns inom länsstyrelsens verksamhetsområde krisberedskap. Snabba fakta om WIS på Länsstyrelsen Västerbotten Totalt har länsstyrelsen i dagsläget: Aktörsadministratörer 4 st Redaktörer 18 st Användare 20 st Vi har placerat WIS i så gott som hela vår krisledningsorganisation för att i samband med en besvärlig situation få en heltäckande och gemensam bild av läget. För TiB-gruppen har det varit toppen att veckodagboken förs i WIS, på så sätt kommer de ihåg hur systemet funkar och vi har en ganska stor kärna av användare/redaktörer runt om i organisationen. Aktörer i Västerbottens län Länsstyrelsen 10 kommuner Polismyndigheten Landstinget Västerbotten Smittskyddsenheten SOS alarm Övriga funktioner inom krisledningsorganistionen är användare

27 Befintliga stöddokument Strategi för implementering av WIS i Västerbotten Instruktion för dokumentation i WIS Allmän instruktion för TiB Jag tror att det är bra att logga in ofta och bara surfa runt för att bli bekväm med systemet. Hur ser användningen ut vid en händelse? Vid mindre händelser där TiB inte vidtar några mer omfattande åtgärder, eller där krisledningsgruppen aldrig kallas in, dokumenteras händelsen i veckodagboken. Vid en större händelse, typ influensan, dammbrott etc., är det tänkt att vi ska använda den dagboksflik som heter Utdelad nästa händelse som i förväg är skapad och utdelad till alla aktörer. Vi har gått ut till aktörerna i vårt län och uppmanat dem att visa den dagboksfliken, samt att kryssa i rutan att de vill ha e-post vid förändringar. När nästa händelse väl inträffar byter vi namn på dagboksfliken till något mer passande och börjar använda den. För detta ska det finnas fastlagda kriterier i WIS-instruktionen för TiB. Vid behov aktiverar TiB (troligen i samråd med Krisberedskap) en ny dagboksflik för en händelse. Hur ser vardagsanvändningen ut hos er? Vi genomför daglig omvärldsbevakning i WIS och för en logg i vår TiB dagboksflik. Om ingenting särskilt händer kommer TiB åtminstone att rapportera övertagande och avlämning av beredskapen. Flera personer (inom Krisberedskap, information och chefer) har bevakning på ett antal dagbockflikar och läser när något nytt och av intresse dyker upp. Vi använder även WIS som dokumentbank för bl.a. Regionala rådet och räddningstjänstsamverkan i länet för att dela minnesanteckningar o.s.v. WIS används varje år för att redovisa händelser relaterade till vårfloden, samt även för den veckovisa vårflodsrapporteringen som läggs ut i WIS. Åtgärder för spridning i länet Vi försöker ta varje tillfälle i akt att diskutera WIS-frågor med våra samverkansparter. Exemplvis: Regionala rådet TiB-gruppen Räddningstjänstsamverkan Träffar med beredskapssamordnare

28 Mer information Länsstyrelsen Västerbotten UMEÅ vasterbotten Erfarenheter och några tankar kring WIS Det är viktigt att ha med sig cheferna på banan. Någon, helst flera, måste (outtröttligt) driva på i frågan och kunna hjälpa övriga användare när saker och ting krånglar! Genom att i förväg skapa händelseflikar underlättas informationsdelning när en händelse väl inträffar. Det är viktigt att peka ut vem/vilka som är ansvariga huvudredaktörer. Viktigt att dokumentera de interna rutinerna och att ständigt fortsätta utveckla dessa. Viktigt att hela krisledningsorganisationen känner till rutinerna. Ständiga dagboksflikar Veckodagbok TiB Utdelad nästa händelse

29 Bilaga Länsstyrelsen Västerbotten Datum Allmän instruktion för Tjänsteman i beredskap, TiB, vid Länsstyrelsen Västerbotten Ärendebeteckning Arkivbeteckning 1(2) Bakgrund Enligt länsstyrelseinstruktionen ska det vid alla länsstyrelser finnas en dygnet runt-beredskap som för myndighetens räkning initierar och samordnar det inledande arbetet för att upptäcka, verifiera, larma och informera vid allvarliga kriser som berör länet. Beslut Länsstyrelsen fastställer följande instruktion för tjänsteman i beredskap (TiB) att gälla från och med Allmänt TiB är dygnet runt Länsstyrelsens larmmottagare i ärenden som berör följande: - Utsläpp av radioaktiva ämnen från kärnteknisk anläggning inom eller utom landet eller överhängande fara för sådant utsläpp och som berör eller kan komma att beröra länet - Andra händelser (t ex sådana som kan kräva omfattande kommunala och/eller statliga räddningsinsatser) som framgår av händelselista i avtal med SOS Alarm AB, bilaga 1. TiB larmas av SOS Alarm AB eller av annan larmgivare, t ex central myndighet. TiB kan även vidta nödvändiga åtgärder utan att larm har kommit via SOS Alarm. Vid händelse av att Länsstyrelsen begär sändning av VMA ska SOS Alarm motringa till TiB för att få begäran bekräftad. TiB fattar vid behov initiala beslut om att omgående inrätta en ledningsfunktion och om andra åtgärder i avvaktan på att ledningsgruppen eller länsledningen tar över, se bilaga 2. Uppgifter TiB ska: dygnet runt vara anträffbar på personsökare/mobiltelefon via SOS Alarm AB ta emot larm och inom 10 minuter genom motringning bekräfta att larmet mottagits och uppfattats (kvittering) genomföra intervju med den som larmat enligt särskild instruktion i bilaga 3 vid larm vidta åtgärder i övrigt enligt bilaga

30 Bilaga Länsstyrelsen Västerbotten Ärendebeteckning Arkivbeteckning 2(2) utanför kontorstid kunna ta emot och skicka krypterade meddelanden via fax dokumentera all information och vidtagna åtgärder i WIS enligt instruktion i bilaga 4. Utrustning Tjänstgörande TiB tilldelas personsökare, mobiltelefon/handdator samt erforderliga skriftliga instruktioner, checklistor, telefonlistor mm. Beredskap Beredskapstjänstgöringens längd Beredskapstjänstgöringen är sju dygn i följd, från måndag kl till nästkommande måndag kl Vid skifte av TiB ska överlämning ske av TiB-väskan, personsökare etc. Om överlämning inte kan ske på normalt sätt på grund av sjukdom ska om möjligt telefonkontakt ske mellan avgående och pågående TiB för kontroll och avrapportering. Inställelse för tjänstgöring på Länsstyrelsen ska kunna ske inom 90 minuter från kvitterat larm. Avbrytande av tjänstgöring Den som på grund av sjukdom, delpension, semester eller av annat skäl inte kan fullgöra beredskapstjänsten ska i första hand själv skaffa ersättare från TiBgruppen. Om detta inte lyckas ska anmälan göras till försvarsdirektören eller personalchefen. Byte av tjänstgöring ska meddelas till SOS Alarm samt noteras i schemat i TiB-mappen på G och dokumenteras i WIS. Revidering av instruktionen Mindre revideringar av instruktionens bilagor sker kontinuerligt. Aktuella bilagor ska alltid finnas i TiB-pärmen. Beslut i detta ärende har fattats av länsråd Göran Theolin med krisberedskapshandläggare Ida Johansson som föredragande. I den slutliga beredningen av ärendet har också personalchef Inger Jonsson Furby och chefsjurist Håkan Törnström deltagit. Göran Theolin Länsråd Ida Johansson Krisberedskap Bilagor 1. Händelselista för larm enligt avtal med SOS Alarm AB 2. Åtgärdslista vid larm 3. Intervjumall vid larm 4. Instruktion för dokumentation i WIS

31 Datum Ärendebeteckning Instruktion för dokumentation i WIS vid tjänstgöring som TiB Vid övertagande av TiB-tjänstgöring Skapa en ny anteckning i din personliga anteckningsbok. Som rubrik anger du Veckodagbok v X 20XX. Alla mindre händelser under veckan ska noteras i denna anteckning. Välj kategori Information. Välj dagboksfliken Utdelad TiB-dagbok Länsstyrelsen Västerbotten. Ange vilken tid du tog över genom att klicka på knappen Händelsetid och fyll i vilken tid du tog över väska och minicall. I beskrivningen anger du med fetstil t.ex. Måndag 6 april som rubrik, och under den vem du övertagit TiB ifrån samt eventuell annan relevant information. Klicka på Förhandsgranska och sedan på Publicera. Vid provlarm Skapa en ny anteckning i din personliga anteckningsbok. Som rubrik anger du Provlarm v X 200X. Välj kategori Information. Välj dagboksflik Intern TiB-dagbok Länsstyrelsen Västerbotten. Ange vilken tid larmet kom genom att klicka på knappen Händelsetid. I beskrivningen anger du om larmet fungerade som det skulle eller om det uppstod några problem. Exempel: Provlarm via sms och minicall OK. eller 14:15 hade inget provlarm kommit. Ringde upp SOS Alarm som då testade larmet medan vi pratade. Både sms och minicall OK. Klicka på Förhandsgranska och sedan på Publicera. Vid mindre larm/händelse Tänk igenom om detta är information som bör publiceras i WIS! Utdelade dagboksflikar bör innehålla information som bedöms vara viktig för andra aktörer att ta del av. Viss information kanske enbart behöver publiceras i den interna TiB-dagboken. Kom ihåg att information som publiceras i en dagboksflik, såväl intern som utdelad, räknas som upprättad handling och kan komma att begäras ut

32 Bilaga Länsstyrelsen Västerbotten Datum Ärendebeteckning Gå till menyvalet Dagbok och klicka på fliken Utdelad TiB-dagbok Länsstyrelsen Västerbotten. Dubbelklicka på din notering med aktuellt veckonummer. Klicka på knappen "Ändra" längst upp. Ställ markören under den senaste noteringen. Skriv med fetstil t ex "Torsdag 9 april" och därefter en kort notering om vad som inträffat och vad du gjort. Klicka först på knappen "Spara" och därefter "Stäng" längst upp i samma ruta. OBS är det mycket att skriva, skriv då först i ett Word-dokument som du sedan klistrar in eller bifogar noteringen. Vid större händelser Om det är fråga om en större händelse kan det bli aktuellt att skapa en ny dagboksflik för den. Skapa i så fall en ny anteckning i din personliga anteckningsbok och ange en lämplig och informativ rubrik. Välj Föreslå ny dagboksflik i rullistan och döp den nya fliken efter händelsen, exempelvis Utdelad Vårflod 2008, Utdelad Skogsbrand Lycksele v eller något annat passande. Skapa sedan en intern dagboksflik för samma händelse. Ange vilken tid du fick larmet genom att klicka på knappen Händelsetid. Gör en tydlig och kortfattad beskrivning. Undvik förkortningar och fackspråk. Klicka på Förhandsgranska och sedan på Publicera OBS! För att den nya utdelade dagboksfliken ska kunna läsas av andra aktörer måste du komma ihåg att dela ut den. Klicka på Administrera och Dela ut. Välj den nya dagboksfliken och klicka i de aktörer du vill dela ut den till, vanligtvis samtliga aktörer i systemet. Klicka på Spara. Den nya utdelade dagboksfliken får nu en grön stjärna framför namnet i menyn till vänster. OBS - Om det är en större händelse och du har skapat en ny dagboksflik för denna ska du även publicera information om detta i en särskild anteckning i dagboksfliken Utdelad TiB-dagbok Länsstyrelsen Västerbotten. Detta ska göras för att aktörer som har bevakning på vår utdelade TiB-dagbok inte ska behöva missa information som publiceras i en annan dagboksflik. Du skapar då en ny anteckning i din personliga anteckningsbok med rubriken OBS! Ny dagboksflik för händelsens namn. Exempel på lämplig information: Länsstyrelsen har delat ut en ny dagboksflik för rapportering av händelser med anledning av X. Dagboksfliken heter Utdelad X Kommande rapporter angående X kommer hädanefter att publiceras i denna dagboksflik. Vi vill därför uppmana intresserade aktörer och användare att Visa den nya dagboksfliken, samt vid behov markera önskemål att bli meddelad via e-post vid uppdateringar av sidan. I dagboksfliken Utdelad TiB-dagbok Länsstyrelsen Västerbotten fortsätter rapportering av övriga händelser som vanligt

33 Bilaga Länsstyrelsen Västerbotten Datum Ärendebeteckning Klicka på Förhandsgranska och sedan på publicera. Vid e-post till När du är TiB har du ansvar för att hantera e-post som kommer till TiB-mejlen, så var uppmärksam på vem din post är adresserad till. Samtliga TiBar kommer att få denna e-post men det är du som måste bedöma om det är information som medför några åtgärder eller inte. Oavsett vilka övriga åtgärder du vidtar med anledning av informationen i e-posten ska du spara mejlet i WIS. Spara ner mejlet på din dator. Skapa en ny anteckning i anteckningsboken som heter E-post till TiB. Ange en lämplig och informativ rubrik. Skriv till exempel inte enbart E-post eller Information. Man ska inte behöva öppna en notering för att förstå vad den handlar om. Välj lämplig kategori utifrån informationens innehåll - Information, Beslut eller Lägesrapport. Välj inte någon dagboksflik. Ange vilken tid du öppnade e-posten genom att klicka på knappen Händelsetid. I beskrivningen anger du vem som skickat e-posten och vad det handlar om. Klicka på Spara. Klicka på knappen Bifogade filer och leta rätt på mejlet på din dator. Bifoga dokumentet. Klicka på Spara. Nu finns mejlet sparat och tillgängligt för alla TiB-ar utan att vara publicerad i någon dagboksflik. Vid överlämning av TiB-tjänstgöring Gå till menyvalet Dagbok och klicka på fliken Utdelad TiB-dagbok Länsstyrelsen Västerbotten. Dubbelklicka på din notering med aktuellt veckonummer. Klicka på knappen "Ändra" längst upp. Ställ markören under den senaste noteringen, Skriv med fetstil t ex "Måndag 13 april" och skriv in vem du lämnat över TiB till samt eventuell övrig relevant information. Klicka först på knappen "Spara" och därefter "Stäng" längst upp i samma ruta. Övrigt Kom ihåg att all information som publiceras i en dagboksflik i WIS är att betrakta som en upprättad handling. Allt som ligger i anteckningsböckerna, såväl den personliga som gemensamma, är att betrakta som arbetsmaterial. Vid tvekan om något bör publiceras eller inte ska kontakt tas med ledningsgruppen eller info

34 Bilaga Länsstyrelsen Västerbotten Datum Ärendebeteckning Vid en situation där krisledningsorganisationen är aktiverad ska all information som publiceras i såväl interna som utdelade dagboksflikar vara förankrad hos ledningsgruppen. Läs mer i KBM:s Metodik för WIS-användning (Utbildningsmaterial del 2) som finns sparad i TiB-gruppens gemensamma anteckningsbok. Om du har tappat bort din inloggning eller ditt lösenord ska du kontakta någon av aktörsadministratörerna. Aktörsadministratörer på Länsstyrelsen: Ida Johansson Christer Papmehl Robert Kihlberg MSB har användarsupport dygnet runt: WIS-support wis-support@msbmyndigheten.se

35 Med vår vardagsanvändning och höga grundkompetens finns möjligheten att börja publicera i WIS dygnet runt Per-Erik Nygren, WIS-ansvarig Region Skåne Region Skåne har jobbat aktivt med WIS för informationsspridning internt inom vår krisledningsorganisation och sjukhusens katastrofledning. Vi har väl utformade rutiner som testas och uppdateras ofta. Vi har valt att göra hela landstinget och alla sjukhusen till en enda aktör. Hur började det hela? Det hela började hösten 2005 då en representant från KBM var hos länsstyrelsen i Skåne och förevisade systemet. Efter att vi själva tittat på WIS och funnit att det skulle vara ett verktyg för oss, fattade Chefen för regional medicinsk katastrofledning (RMKL) 2007 ett beslut om att WIS ska användas. Det ska finnas tillgängligt för kommunikationen mellan RMKL och sjukhusens katastrofledningar. Under våren 2007 internutbildades alla som har en roll i RMKL, ca 40 personer. Från sommaren 2007 används WIS även för den interna TiB-rapporteringen. Alla ärenden loggas som en anteckning i en gemensam anteckningsbok. Hur har ni valt att organisera det hela? Den organisation som berörs av WIS i första hand består av RMKL. Denna är bemannad dygnet runt med en tjänsteman i beredskap, TiB, en läkare i beredskap, RLB, samt en pressjour. Vi har alltså tre personer i tjänst dygnet runt som kan hantera en uppkommen situation. Vid behov kan denna funktion förstärkas och en större stab bildas. Vi har inga fasta funktioner utan behovet styr antalet resurser vi tar i anspråk. De extra resurser som kallas in hämtas från gruppen av TiB/RLB/pressjour i första hand. Vissa specialister finns också knutna till RMKL. Inom RMKL finns mandat att styra alla sjukvårdsresurser inom Skåne. Snabba fakta om WIS inom Region Skåne Totalt har Region Skåne i dagsläget: Aktörsadministratörer 4 st Redaktörer 45 st Användare 150 st Sjukhusen äger inte själva rätt att publicera utan för deras behov används WIS som en intern informationsbärare På sjukhusen har katastrofsamordnarna en anteckningsbok som de använder som dagbok för att ge varandra information om vad som är på gång Sjukhusen i Skåne har sin katastrofledningsorganisation som styr sitt sjukhus. WIS finns tillgängligt för sjukhusens katastrofledningsorganisation för den interna kommunikationen. Forts. sid

36 Befintliga stöddokument Anvisning för användande av WIS i Region Skåne. Ärenderapporteringsblankett. Krisinformationsplan. WIS i krisledningen inom Region Skåne. Alla Redaktörer sitter inom RMKL medan sjukhusen är användare i systemet. Inom aktören RMLK ingår idag 9 av 10 sjukhus i regionen. Under våren kommer samtliga sjukhus att vara anslutna till WIS. Även primärvårdens krisledningsorganisation finns med som användare i WIS. Aktiviteter för spridning inom regionen WIS finns som en stående punkt på RMKLutbildningsdagar, 4 gånger per år. WIS finns ibland med på agendan då katastrofsamordnare från samtliga sjukhus har sammankomster, 2-4 gånger per år. forts. från sid. 35 Sjukhusens katastrofsamordnare jobbar i gemensamma anteckningsböcker för att dela information mellan sig. De kan i dagsläget inte själva publicera någon information externt. Har rutinerna testats vid händelse? Vi har testat våra rutiner vid ett flertal tillfällen, främst vid större evenemang inom regionen, t.ex. konferenser och liknande. Då har WIS främst fungerat som informationskanal mellan oss, polisen och räddningstjänsten. Hur ser er vardagsanvändning ut? Som aktörsadministratör får jag med jämna mellanrum förfrågningar om nytt lösenord eller nya konton som ska läggas upp. Jag genomför även kontinuerligt utbildningar för nya användare och redaktörer. Dessutom ägnar jag mig även åt viss registervård, avslutar användare som inte längre är aktuella samt lägger upp nya veckoanteckningsböcker. I dessa anteckningsböcker skapas i förväg ett antal anteckningar med förutbestämda rubriker utifrån vår ärenderapporteringsblankett. Anteckningar använder sedan TiB för att rapportera incidenter och händelser. Varje anteckning är en incident/händelse. forts. sid